MANUAL DE USUARIO - SE 3PLANILLAS Y PROVEEDORES

2007

TABLA DE CONTENIDOS

CMO INGRESAR A LA SUCURSAL ELECTRNICA?...................................... 2 CMO AGREGAR REFERENCIAS? ........................................................................ 5 CMO EDITAR O ELIMINAR UNA REFERENCIA?............................................ 7 CMO REALIZAR UN ENVI DE UN ARCHIVO?............................................... 9 CMO REALIZAR UNA CONSULTA DE ENVO?.............................................. 12 CMO APROBAR UN ENVO PENDIENTE?........................................................ 14 CMO DEFINIR PERMISOS A USUARIOS? ........................................................ 17

Cmo ingresar a la sucursal electrnica? Para ingresar a nuestra sucursal electrnica, digite la direccin electrnica www.bac.net en su navegador. Una vez que ingrese seleccione el icono de la sucursal electrnica, tal y como se muestra.

Digite su usuario y contrasea para ingresar a nuestro sistema.

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Cuando ingrese a nuestro sistema, seleccione la pestaa de pagos que se encuentra en el encabezado de nuestra pgina.

Dentro de esta pestaa se ubica la opcin de Planillas y Proveedores, favor mrquela.

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Seleccione la cuenta bancaria que tiene relacionado el plan en nuestro sistema, al inicio de cada cuenta aparece el pas donde pertenece dicho producto.

Cuando haya seleccionado la cuenta, el sistema le mostrar los planes que existen actualmente con el banco. Para ingresar a la primera opcin del mdulo seleccione las referencias del plan que desea visualizar. Nota: Las consultas mostradas en esta seccin van a depender del acceso que defina el usuario administrador de la sucursal electrnica. Vea las opciones para estos accesos mas adelante en este Manual.

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Cmo Agregar Referencias? Una vez que tenga la cuenta del pas y el plan definido, marque la opcin agregar y llene los pasos a continuacin. Nota: En cualquier momento puede realizar bsquedas de referencias. Los accesos dependern del permiso que el administrador de la sucursal electrnica otorgo.

Para incluir una o varias referencias, digite los datos del recuadro como requeridos. Si desea incluir ms de una referencia, seleccione la opcin otra referencia, puede incluir hasta 5 referencias mximo por accin.

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Una vez que finalice de incluir las referencias, el sistema le desplegar una confirmacin, la cual le permite validar lo que esta ingresando antes de aceptarlo. Nota: Toda referencia que se incluya es mancomunada y debe ser autorizada por los usuarios que el administrador de la sucursal designe para ello.

Una vez que se aprueben dichas referencias el sistema las mostrar dentro del listado.

Al final de la pantalla, le permite descargar, en diferentes formatos, el listado de las referencias que existen en el plan. Nota: Recomendamos utilizar el formato PDF para reportes de auditoria interna, ya que este documento esta protegido y es una copia fiel de nuestro sistema

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Cmo Editar o Eliminar una Referencia? Si desea editar o eliminar una referencia de un plan, seleccione el vnculo de detalle para ingresar a la informacin de la misma.

Si desea editar informacin sobre la referencia, digite la informacin por la que desea modificar los datos. Una vez que finalice seleccione el botn aceptar. Nota: El nombre de beneficiario siempre mostrar el verdadero que tiene el cliente en la cuenta bancaria. Cualquier modificacin a una referencia, necesita aprobacin del grupo de mancomunacin definido por el administrador de la sucursal.

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Para eliminar una referencia simplemente marque el botn Eliminar

Una vez que elimine la referencia, el sistema le mostrar una confirmacin para estar seguro de lo que desea hacer. Nota: Si la referencia tuviera algo pendiente, cuando se edita, el sistema mostrar el detalle de los movimientos antes de eliminarla.

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Cmo realizar un envi de un archivo? Para realizar un envo de archivo, seleccione el vnculo del plan que desea ingresar.

Siempre es importante identificar la cuenta y el plan que est enviando. Incluya los datos marcados, monto y cantidad de registros, esto depende de la informacin del archivo que procesar.

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Una vez que el sistema procesa el archive de forma correcta, le mostrar una confirmacin antes de GUARDAR o APLICAR el archivo. Nota: La opcin GUARDAR puede darse si el plan es mancomunado y necesita autorizacin, si sale la opcin APLICAR, significa que el plan no requiere aprobacin y se aplicar de inmediato.

Cuando se acepte el archivo enviado, el sistema mostrar el resultado del envo y si desea mas detalla podr ingresar seleccionando el vnculo indicado. Si es mancomunado, mostrar los usuarios que deben aprobar el plan.

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La consulta del detalle del envo le mostrar el resultado de las transacciones que proces, al mismo tiempo le dir el estado de cada una de ellas. Existen varios estados cuando remite un archivo:

1. Pendiente: Indica que el archivo es mancomunado y esta pendiente de autorizacin.

2. Aprobado: Indica que el archivo esta aceptado en nuestro sistema y se aplicar en cualquier momento.

3. Aplicado: Indica que el archivo se proceso en nuestro sistema. 4. Enviado: Indica que el archivo se recibi en nuestro sistema, pero no se completo

la transaccin satisfactoriamente, ingrese al link de modificar para que termine de completar el proceso.

As mismo, existen dos posibles estados en una referencia:

1. Sin Errores: Indica que la referencia se procesar sin problemas en nuestro sistema.

2. Un Error: Para esto, es importante validar si la cuenta destino dice 0 es por que la referencia no existe en el plan, para ello puede incluirlo en la opcin de cmo incluir referencias? que vimos al principio de este manual.

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Cmo realizar una consulta de envo? En el men principal del mdulo, ingrese al vnculo Consultar Envos.

En la consulta del envo del plan que seleccion, valide siempre que este en el pas o cuenta que desea validar. La consulta puede realizarse por fecha o bien existe un filtro de bsqueda avanzada para un mayor detalle.

Si no desea utilizar la bsqueda avanzada, el sistema siempre le desplegar todo lo que proceso durante el mes para un acceso ms rpido. Para ver el detalle de los envos, seleccione el vnculo detalle para visualizar el envo que proceso.

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Para modificar o eliminar un envo, marque el vnculo.

Si desea eliminarlo, simplemente marque el botn al final de la pantalla. Si desea modificar la fecha y hora de aplicacin por otra definida, seleccione desde la pantalla.

Si desea visualizar el detalle de una transaccin seleccione el vnculo de detalle.

El sistema le desplegar la informacin completa y el estado de la misma.

Al final de la pantalla le permite descargar un reporte completo para su uso o control interno. Nota: El formato PDF es un documento fiel de nuestro sistema y protegido de nuestro sistema para que valide si las referencias coinciden con las enviadas en el archivo.

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Cmo aprobar un envo pendiente? Cuando un usuario aprobador ingrese a la sucursal electrnica, al lado izquierdo le aparecer un mensaje que indica que Tiene Transacciones Pendientes por Autorizar. Deber ingresar al vnculo, marcando el mensaje.

El sistema le mostrar uno o varios envos pendientes que tiene por aprobar, en este caso si desea ver el detalle de cada uno de ellos, marque el nmero de envo y el sistema le generar un reporte de PDF para su control.

Si desea ver el detalle de aprobadores, seleccione el vinculo y se mostrar el detalle completo de los usuarios que han aprobado y los que estn pendientes de hacerlo.

Una vez que finalice de validar todo lo que necesita marque si desea aprobar o rechazar el envo.

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Qu puedo hacer en el Histrico Transaccional? Cuando el usuario ingrese en la sucursal electrnica, deber seleccionar la opcin de histrico transaccional para visualizar el proceso histrico de un envo. Nota: El acceso al histrico transaccional depender del acceso que el usuario administrador de la sucursal electrnica haya definido.

Siempre se debe validar el nmero de cuenta bancaria y el tipo de transaccin a consultar, el cul debe indicar Planillas y Proveedores. Nota: Si aparece el nmero de envo subrayado indica que dicho envo se realizo en forma mancomunada, caso contrario sera que se aplico sin mancomunacin.

Existe una opcin de bsqueda avanzada para el usuario pueda tener un detalle mas especifico.

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Cuando se marque el nmero subrayado el sistema le desplegara paso a paso como va el proceso de aprobaciones o bien el resultado final del envo.

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Cmo definir permisos a usuarios? Para poder asignar permisos, el nico autorizado es el administrador de la sucursal electrnica, usuario maestro. El usuario maestro debe ingresar en Configuracin Personal.

Seleccionar Administracin de Permisos.

Seleccionar la cuenta Internet donde trabajar con los grupos de usuarios que desea asignar los diversos permisos. Si el usuario no existe podr incluirlo desde el sistema, con solo marcar el botn agregar.

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Para dar acceso a uno o ms usuarios es necesario que cree un grupo donde defina quienes y que accesos tendrn.

Utilizaremos como ejemplo el nombre de CONSULTA DE PLANES, el cul definiremos 2 usuarios para el mismo.

Una vez que lo incluimos, ingresaremos al link de permisos para asignar los respectivos accesos al grupo de usuarios.

El sistema desplegar el nombre del grupo que estar editando y es importante que seleccione el producto (Cuenta Bancaria) que tiene relacionado el plan para definirle los accesos. Nota: Este mismo proceso se repetir tantas veces exista planes en diferentes pases, segn sea el acceso que el usuario maestro debe definir.

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Cuando se ha seleccionado el producto con el que desea trabajar, aparecer el siguiente men de opciones por plan.

1. Consultar Referencias: nicamente permite consultar referencias del plan seleccionado, (NO podr editar, incluir o eliminar referencias, as como visualizar envos).

2. Consultar Envos: Solo permite consultar envos de planes, (NO podr editar, incluir o eliminar referencias, as como enviar un archivo)

3. Mantenimiento de Referencias: Permite visualizar, editar, incluir y eliminar una referencia, si el usuario desea mancomunar las inclusiones, en este proceso deber seleccionar la mancomunacin previamente definida, (NO podr enviar, editar o eliminar un envo).

4. Mantenimiento de Envos: Permite visualizar, editar, incluir y eliminar un envo, si el usuario desea mancomunar las inclusiones, en este proceso deber seleccionar la mancomunacin previamente definida, (No podr editar, incluir y eliminar una referencia)

Una vez que finalice los accesos definidos, ir al final de la pantalla y marcar Aceptar, recuerde que esto mismo debe hacerlo por cada una de cuentas, si aplica.

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