TRABAJO FINAL

MIRYAN YANETH MOSTACILLA PEÑAC.C. 25.692.535.

 UNIVERSIDAD: QUINDIO – ARMENIA

 PPOGRAMA: FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS

ARTES   

CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

 

JAMBALÓ 25 DE 2013

TRABAJO FINAL UNIDAD No. CUATRO

ASIGNATURA: EXPRESION ORAL Y ESCRITA

CREACIÓN DE LA VENTANILLA ÚNICA

MIRYAN YANETH MOSTACILLA PEÑAC.C. 25.692.535.

TUTORA:MARHA LILIANA SABOGAL ALDANA

LICENCIADA EN TECNOLOGÍA EDUCATIVA DE LA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO.

UNIVERSIDAD: QUINDIO – ARMENIA

CREACIÓN DE LA VENTANILLA ÚNICA

ACUERDO, 060 DE 2001

INTRODUCCIÓNCon el manual de la ventanilla única se pretende normalizar los procedimientos en cuanto al manejo de las comunicaciones oficiales, con el fin de facilitar una metodología clara, en el desarrollo de las primera fases del Programa de Gestión Documental de la Alcaldía de Jambaló, las cuales son recepción, distribución y tramite, ya que las comunicaciones juegan un papel vital en la administración y es fundamental para continuar con la implementación del Programa de Gestión Documental en la entidad y poderle brindar al ciudadano una respuesta oportuna a cualquier requerimiento, con el fin de garantizar los derechos constitucionales y respetar los principios archivísticos.

OBJETIVOGestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales, de tal manera que se contribuya al desarrollo del Programa de Gestión Documental de la entidad, integrándose a los procesos que se llevaran en los archivos de gestión, central e histórico.

DOCUMENTOS Los documentos que produce recibe la empresa deben conservarse, no solo por funciones que cumplen los documentos, sino porque así lo exige la ley .

COMUNICACIONES: Oficiales: Son Todas aquellas recibidas o Producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente por una entidad, independiente del medio utilizado.

CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario .No generan trámite para las instituciones.

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: es el procedimiento por medio del cual se les asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o enviadas dejando constancia la fecha y la hora de recibo o de envío con el propósito de oficializar su trámite, y cumplir con los términos de vencimientos que establezca la ley, estos términos se cuentan a partir de la fecha de radicado por ejemplo: Derecho de petición tiene 15 a partir de la fecha de radicado.

CONFORMACIÓN DE LA VENTANILLA ÚNICA

Existe la tendencia a confundir las funciones del archivo, con la de la correspondencia y por lo tanto es necesario saber que actividades que se desarrollan son totalmente distintas aunque se realicen en el mismo lugar y dependan de la misma unidad administrativa.

La oficina de correspondencia se encarga de controlar la emisión, recibo y distribución de las comunicaciones oficiales mediante la radicación de las mismas asignando un numero consecutivo de acuerdo al orden de recibo y despacho, iniciando desde el primer día del año con el número 001.

Esto se debe apoyar en el manual de archivo y correspondencia para lo cual se creo.

Se recomienda separar el consecutivo de cartas y memorandos, el tiempo que determine el comité de archivo, con el fin de facilitar el control de los números de radicación y el turno.

Llevar unas planillas y/o libro para el control.

Implementar un sistema de alerta para solicitar a las diferentes unidades administrativas, las comunicaciones que se encuentren pendientes de respuestas como los derechos de petición.

LIBRO RADICADOR

Cuando haya en las empresas varias regionales deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y existan varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinara conforme a sus necesidades, si se centraliza en cada una de ellas la recepción de las comunicaciones o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia.

Firmas responsables: toda entidad en sus manuales de correspondencia, debe establecer quien firma la correspondencia, solo los funcionarios autorizados lo podrán hacer.

PROCEDIMEINTOS PARA LA RADICACIÓN DE LOS COMUNICACIONES OFICIALES: velaran por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual no se deben RESERVAR NÚMEROS DE RADICACIÓN, ni números repetidos, enmendados o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción, cuando el usuario presente la correspondencia, de inmediato se le dará su copia debidamente radicada, cuando haya errores se dejara constancia, con justificación y con la firma del jefe de la unidad de correspondencia.

NUMERACIÒN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS: Los procedimientos para la numeración de actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad se encargaran de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, y no se enumeraran actos que no estén debidamente firmados y se cumplan las disposiciones para este efecto, así se presenta error se dejara constancia por escrito por la firma del jefe, de la dependencia el cual es la función de enumerar los actos administrativos.

Para la comunicaciones internas: se debe realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportuna.

Se recomienda la papelería con gramaje 75 y 90 gm. libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de PH, este es un rango de 7.0 a 85 de acuerdo con las aspectos contemplados en las Normas ICONTEC, y para las tintas de impresión, se recomienda tener estabilidad química, ser solubles en contacto con la humedad.

Para información que esta en medios magnéticos se recomienda seguir las instrucciones por los fabricantes, en relación con la prevención y deben producirse en formatos compatibles.

Las comunicaciones que no estén firmadas se consideran anónimas y deberán ser remitidas sin radicar a la oficina de su competencia donde se determinan las afinaciones a seguir.

Las comunicaciones oficiales enviadas: en soporte de papel se elaboraran en original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva, de la oficina que genere el documento y la segunda copia en el consecutivo de correspondencia por el tiempo establecido en la Tabla de Retención documental.

Las comunicaciones via a Fax: recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran, teniendo en cuenta la información que forma parte de las series documentales en la TRD, para la respectiva unidad de correspondencia.

Para las oficinas que utilizan impresión de los Fax, deberán proceder sobre papel que garantices su permanencia y durabilidad.

Comunicaciones por correo electrónico: las entidades que dispongan de internet reglamentaran su utilización y asignaran responsabilidades de acuerdo a la cantidad de cuentas habilitadas.

Medios Magnéticos

Imagen corporativa: las entidades establecerán sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos, y otros teniendo en cuenta las normas ICONTEC.

Horarios de atención al publico: todas las unidades de correspondencia informaran el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil a acceso.

CONCLUSIÓN La ventanilla única contribuye al mejoramiento de procesos de sistematización en relación a tramites con la documentación necesaria y se convierte en una actividad ágil y rápida, disminuye tiempos en despacho siendo necesario que la Alcaldía de Jambaló siempre este a la vanguardia de actualizaciones tecnologías para mejorar los procesos.

BIBLIOGRAFIAwww.archivogeneral.gov.co

Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 – pautas para administración de comunicaciones

MIRYAN YANETH MOSTACILLA PEÑA

Técnica Profesional en Gestión Documental