Costos y PresupuestosTEMAS

Conceptos Presupuestos. Limitaciones de los presupuestos. Planes. Programas.Ciclo Presupuestario Elementos de los presupuestos. Etapas del ciclo presupuestario. Principios presupuestarios.

CONCEPTOS

PresupuestoSe llama presupuesto al clculo de negociacin anticipado de los ingresos y egresos de una actividad econmica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un perodo, por lo general en forma anual.Cuando haces un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que ests haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cunto piensas vender, qu necesitas hacer para lograrlo, cunto tienes que gastar y, lo mejor de todo, sabrs cunto vas a ganar en un periodo.Por lo general vinculados al rea de las finanzas y la economa.El Estado, por su parte, debe presentar a sus ciudadanos, anualmente y de la manera ms trasparente posible, el presupuesto asignado para el gasto pblico del siguiente ejercicio fiscal.Las siguientes funciones son las ms importantes cuando hablamos en trminos generales: Los presupuestos podrn desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos lmites razonables. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia los Objetivos Estratgicos

Presupuesto base cero

El presupuesto base cero, como su nombre lo indica, es un mtodo presupuestario utilizado en entornos empresariales o en organismos pblicos, donde las solicitudes de recursos son presentadas, evaluadas y justificadas empezando desde cero, es decir, sin tomar en consideracin periodos o presupuestos anteriores. En este sentido, es un procedimiento orientado a presentar, de manera razonada y transparente, todos los requerimientos presupuestarios relativos a programas o gastos de una organizacin. Su finalidad es evitar vicios, corrupcin o malos manejos de los fondos, as como reducir gastos innecesarios.

Presupuesto de ventas

Como presupuesto de ventas o de ingresos se denomina la proyeccin de ingresos estimada por concepto de ventas para una empresa. Puesto que los ingresos son la principal fuente de fondos de una empresa, el presupuesto de ventas representa las expectativas de rentabilidad y sostenibilidad de esta. Es fundamental para determinar tanto el programa de produccin como la direccin comercial. Se basa en estudios, anlisis y pronsticos de la demanda en el sector, y es til para definir un plan de penetracin de mercado en empresas que estn iniciando su actividad y que basan su plan financiero en el presupuesto de ventas.

Limitaciones de los Presupuestos

Este basado en estimaciones, limitaciones que obliga a la administracin a utilizar determinadas herramientas estadsticas har reducir la incertidumbre al mnimo, ya que el xito de un presupuesto depende de la confiabilidad de los datos con que se cuenta. La correlacin y regresin estadstica, que se analizaron en el capitulo segundo, ayudan a eliminar, en parte limitacin Debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia, lo que significa que es una herramienta dinmica que debe adaptarse a cualquier inconveniente que surja, ya que de otra manera perder su sentido. Su ejecucin no es autnoma. Es necesario que en la organizacin se comprenda la utilidad de esta herramienta, de tal forma que todos se convenzan de que ellos son los primeros beneficiados por el uso del presupuesto de otra forma sern infructuosos todos los esfuerzos por aplicarlo. Es un instrumento que no debe sustituir a la administracin. Uno de los problemas ms graves que genera el fracaso de las herramientas administrativas es creer que por s solas pueden llevar al xito empresarial. El presupuesto es una herramienta que sirve a la administracin, no que compite con ella. Si bien existen limitantes, estas se hacen mayores cuando se presentan errores en la elaboracin del presupuesto, recordamos que los principales errores radican en la ausencia de una fase de planeacin y preparacin, problemas al pronosticar ingresos operacionales, desconocer condiciones de inductores de valor y no contar con mecanismos para el control presupuestal. La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operacin slidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta direccin y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones. El presupuesto puede fracasar por diversas razones: Cuando slo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea de la organizacin y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. Cuando no existe adecuada coordinacin entre diversos niveles jerrquicos de la organizacin. Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas. Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados. Cuando no se tienen controles efectivos respecto del presupuesto. Cuando no se siguen las polticas de la organizacin.

PlanesEs la versin cuantificada de si proyecto y para que este sea creble para los inversionistas este debe ser fuerte y sustentable. Para ello se utiliza un modelo financiero en el cual se proyectan finanzas futuras para luego evaluar las diferentes situaciones. Por otra parte si este modelo fracasa depender de los supuestos e insumos que se le proporciona al modelo. Las decisiones que se tomen tendrn una consecuencia financiera.Como ejemplo podemos mencionar un sistema de negocio en el cual se deber tomar en cuenta; Estructura organizacional (ms o menos personal) Fabricar o comprar ( inversiones y contratos) Decidir sobre las alianzas ( contratos)Desarrollo de un plan financiero

Plan de inversinSe necesitan principalmente fondos para iniciar la actividadY luego un plan de inversin el cual tiene que estar contenida la siguiente informacin; Mdulos tcnicos Recursos humanos Mercadeo

Por lo que hay que tomar en cuenta; Terreno Vehculos Inventario inicial Equipos de oficina Maquinaria Capital de trabajo Promocin y publicidad de inicio de operaciones Gastos legales y de organizacin

Plan de financiamientoSe necesitan fondos econmicos para financiar el plan de inversiones y estos se obtienen a travs de; Ahorros propios Deuda Inversionistas Socios

Para que este plan sea viable se debe identificar y gestionar el financiamiento total y programado de manera que sea un proyecto sostenible.

ProgramasPrograma de operacin Cumple con la funcin de la fijacin de metas u objetivos, ya sean cuantificables o no, y para su realizacin se utilizaran recursos humanos, financieros los cuales tiene que ser costeados con antelacin.Para esto se ejecute, se har cargo la dependencia ejecutora, en donde se contara;

Subprograma; corresponde a la subdivisin de un programa, segn su funcin especfica y metas parciales. Actividad; consiste en la realizacin de una meta o objetivo de acuerdo al programa o dentro del subprograma (empleo de los recursos ya sean materiales, humanos y financieros, para cumplir los objetivos). Tarea; esfuerzo que se necesita dentro de un proceso.

Programa de inversinSe fijan metas para obtener a travs de la aplicacin de diferentes recursos, aumentar la capacidad operativa.

Subprograma; subduccin del programa en areas especificas en los cuales se llevara a cado los proyectos de inversin. Proyecto; conjunto de obras que se quieren realizar dentro de un programa o subprograma de inversin, para obtener bines de capital. Obra; parte de un proyecto, es un bien de capital especfico. Trabajo; esfuerzo precisado dentro de un proceso.

Clasificacin de los programas Dentro de los proyectos, tanto el trabajo como la mano de obra, se utilizan como anlisis, control y evolucin de estos. Esta clasificacin se utiliza tanto para los programas de operacin, como para los programas de inversin;

Programas bsicos; el principal objetivo de este programa es la atencin directa de las necesidades de la comunidad. Programas de apoyo directo; sirven de base para que se concreten los programas bsicos, tanto de las actividades que estn en curso como las posteriores. Programas de apoyo interno general; comprende todas las actividades que desempea una secretaria en funcin de los programas finales que son de su competencia y que deba desarrollar. Programas de apoyo indirecto y/ o difundido; se otorga respaldo a los programas bsicos del gobierno.

Programas presupuestales, segn sus caractersticas: Programas simples estructuralmente:no pertenecen a una subdivisin de subprogramas, sino que pasan directamente a las actividades o proyectos. Programas complejos estructuralmente: pasan a los subprogramas y de ah a las actividades o proyectos. Programas simples institucionalmente: sern ejecutados por un solo organismo, de acuerdo a su estructura. Programas complejos institucionalmente: su ejecucin se asigna a varios organismos, de acuerdo a su nivel jerrquico. Programas nacionales:comprenden todo el pas o casi su totalidad. Programas regionales:no integran todo el pas, sino slo de una a tres regiones. Programas de funcionamiento:su objetivo es la produccin de bienes o la prestacin de servicios, mediante el empleo de la capacidad instalada. Programas de transferencia de capital:sirven de intermediarios para el traspaso de recursos financieros a las personas o entidades que los van a utilizar en su consumo. Programas financieros:no producen bienes o servicios, pero generan una transaccin bilateral. Programas temporales:son de ejecucin transitoria, durante algunos perodos. Programas permanente:son los que se ejecutan todo el tiempo.CICLO PRESUPUESTARIO

Elementos de los presupuestosEs un plan quiere decir que el presupuesto expresa lo que la administracin tratar de realizar, de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en determinado periodo.1. Integrador indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de la empresa. Es un plan visto como un todo, pero tambin est dirigido a cada una de las reas, de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organizacin. A este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes reas que lo integran.

2. Coordinador significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armona. Si estos planes no son coordinados, el presupuesto maestro no ser igual a la suma de las partes y creara confusin y error.

En trminos financieros manifiesta la importancia de que el presupuesto sea representado en la unidad monetaria para que sirva como medio de comunicacin, ya que de otra forma surgiran problemas en el anlisis del plan maestro.

3. Operaciones uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es determinar los ingresos que se pretende obtener, as como de los gastos que se van a producir. Esta informacin debe elaborarse en la forma ms detallada posible.

4. Recursos no es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro; la empresa tambin debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operacin, lo cual se logra bsicamente con la planeacin financiera, que incluye al presupuesto de efectivo y al presupuesto de adiciones de activos (inventarios, cuentas por cobrar, activos fijos)

Dentro de un periodo futuro determinado un presupuesto siempre tiene que estar en funcin de cierto periodo.

Etapas del ciclo presupuestario

Este proceso debe entenderse como el estudio de las cuatro fases por las que normalmente atraviesa la vida del documento presupuestario: preparacin, discusin y aprobacin, ejecucin, intervencin y control.

1. Preparacin o formulacin

La primera fase del ciclo presupuestario consiste en preparar y solicitar un presupuesto. Normalmente, un comit de personas presenta la propuesta. Este comit puede ser nombrado por el Poder Ejecutivo o puede ser un subconjunto que proveniente de la rama legislativa.

2. Discusin y aprobacin

Una vez que el comit haya evaluado los presupuestos anteriores, considerar los gastos previstos, confirmar los recursos disponibles, elaborar una propuesta de presupuesto y la presentar a la legislatura para su aprobacin.

Por lo general, la legislatura tiene la facultad de aprobar o rechazar un presupuesto. Una vez que el proyecto lo ha recibido el poder legislativo, es tarea de los legisladores revisarlo y votarlo. Si el presupuesto es aprobado, pasa a la fase de ejecucin. Si es rechazado, se enviar al comit de presupuestos para que se revise y vuelva a enviarse.

3. Ejecucin

Una vez que el presupuesto haya sido aprobado, corresponde al Poder Ejecutivo implementar y ejecutar el presupuesto. Esto consiste, primordialmente, en distribuir los recursos presupuestarios a los destinatarios que se encuentran dentro del gobierno.

4. Intervencin y control

Por ltimo, un presupuesto se audita y revisa segn criterios preestablecidos. Se evala la eficacia del presupuesto y su uso eficiente para orientar las futuras decisiones presupuestarias.

Principios presupuestarios

1. ProgramacinSe desprende de la propia naturaleza del presupuesto y sostiene que ste -el presupuesto- debe tener el contenido y la forma de la programacin. Contenido: establece que deben estar todos los elementos que permitan la definicin y la adopcin de los objetivos prioritarios. El grado de aplicacin no est dado por ninguno de los extremos, pues no existe un presupuesto que carezca completamente de una base programtica, as como tampoco existe uno en el que se hubiese conseguido la total aplicacin de la tcnica. Forma: en cuanto a la forma, con l deben explicitarse todo los elementos de la programacin, es decir, se deben sealar los objetivos adoptados, las acciones necesarias a efectuarse para lograr esos objetivos; los recursos humanos, materiales y servicios de terceros que demanden esas acciones as como los recursos monetarios necesarios que demanden esos recursosRespecto de la forma mediante este principio se sostiene que deben contemplarse todos los elementos que integran el concepto de programacin. Es decir, que deben expresarse claramente los objetivos concretos adoptados, el conjunto de acciones necesarias para alcanzar dichos objetivos, los recursos humanos, materiales y otros servicios que demanden dichas acciones y para cuya movilizacin se requieren determinados recursos monetarios, aspecto este ltimo que determina los crditos presupuestarios necesarios.

2. IntegralidadEn la actualidad, la caracterstica esencial del mtodo de presupuesto por programas, est dado por la integralidad en su concepcin y en su aplicacin en los hechos.El presupuesto no sera realmente programtico si no cumple con las condiciones que imponen los cuatro enfoques de la integralidad. Es decir, que el presupuesto debe ser: Un instrumento del sistema de planificacin; El reflejo de una poltica presupuestaria nica; Un proceso debidamente vertebrado; y Un instrumento en el que debe aparecer todos los elementos de la programacin.

3. UniversalidadDentro de este postulado se sustenta la necesidad de que aquello que constituye materia del presupuesto debe ser incorporado en l.Naturalmente que la amplitud de este principio depende del concepto que se tenga de presupuesto. Si este slo fuera la expresin financiera del programa de gobierno, no cabra la inclusin de los elementos en trminos fsicos, con lo cual la programacin quedara truncada.En la concepcin tradicional se consideraba que este principio poda exponerse cabalmente bajo la "prohibicin" de la existencia de fondos extrapresupuestarios.4. ExclusividadEn cierto modo este principio complementa y precisa el postulado de la universalidad, exigiendo que no se incluyan en la ley anual de presupuesto asuntos que no sean inherentes a esta materia. Ambos principios tratan de precisar los lmites y preservar la claridad del presupuesto, as como de otros instrumentos jurdicos respetando el mbito de otras ciencias o tcnicas. No obstante, de que en la mayora de los pases existe legislacin expresa sobre el principio de exclusividad, en los hechos no siempre se cumplen dichas disposiciones legales.En algunos pases de Amrica Latina, particularmente en pocas pasadas, se estableci la costumbre de incluir en la ley de presupuestos disposiciones sobre administracin en general, y de personal en particular, tributacin, poltica salarial, etc., llegando, excepcionalmente, desde luego, a dictar normas que ampliaban o reformaban el Cdigo Civil y el Cdigo de Comercio. Sobre todo, en este ltimo aspecto, tal inclusin no era fruto de un error, sino que se procuraba evitar la rigurosidad del trmite parlamentario a que estn sujetas tales cuestiones.

5. UnidadEste principio se refiere a la obligatoriedad de que los presupuesto de todas las instituciones del sector pblico sean elaborados, aprobados, ejecutados y evaluados con plena sujecin a la poltica presupuestaria nica definida y adoptada por la autoridad competente, de acuerdo con la ley, basndose en un solo mtodo y expresndose uniformemente.En otras palabras, es indispensable que el presupuesto de cada entidad se ajuste al principio de unidad, en su contenido, en sus mtodos y en su expresin. Es menester que sus polticas de financiamiento, funcionamiento y capitalizacin sean totalmente complementarios entre s.6. AcuciosidadPara el cumplimiento de esta norma es imprescindible la presencia de las siguientes condiciones bsicas en las diversas etapas del proceso presupuestario: Profundidad, sistema y organicidad en la labor tcnica, en la toma de decisiones, en la realizacin de acciones y en la formacin y presentacin del juicio sobre unas y otras, y Sinceridad, honestidad y precisin en la adopcin de los objetivos y fijacin de los correspondientes medios; en el proceso de su concrecin o utilizacin; y en la evaluacin de nivel del cumplimiento de los fines, del grado de racionalidad en la aplicacin de los medios y de las causas de posibles desviacionesU otras palabras, este principio implica que se debe tender a la fijacin de objetivos posibles de alcanzar, altamente complementarios entre s y que tengan la ms alta prioridad.7. ClaridadEste principio tiene importancia para la eficiencia del presupuesto como instrumento de gobierno, administracin y ejecucin de los planes de desarrollo socio-econmicos. Es esencialmente de carcter formal; si los documentos presupuestarios se expresan de manera ordenada y clara, todas las etapas del proceso pueden ser llevadas a cabo con mayor eficacia.8. EspecificacinEste principio se refiere, bsicamente, al aspecto financiero del presupuesto y significa que, en materia de ingresos debe sealarse con precisin las fuentes que los originan, y en el caso de las erogaciones, las caractersticas de los bienes y servicios que deben adquirirse.En materia de gastos para la aplicacin de esta norma, es necesario alejarse de dos posiciones extremas que pueden presentarse; una sera asignar una cantidad global que servira para adquirir todos los insumos necesarios para alcanzar cada objetivo concreto y otra, que consistira en el detalle minucioso de cada uno de tales bienes y servicios.La especificacin significa no slo la distincin del objetivo del gasto o la fuente del ingreso, sino adems la ubicacin de aquellos y a veces de stos, dentro de las instituciones, a nivel global de las distintas categoras presupuestarias, y, en no contados casos, segn una distribucin espacial. Tambin es indispensable una correcta distincin entre tales niveles o categoras de programacin del gasto.

9. PeriodicidadEste principio tiene su fundamento, por un lado, en la caracterstica dinmica de la accin estatal y de la realidad global del pas, y, por otra parte, en la misma naturaleza del presupuesto.A travs de este principio se procura la armonizacin de dos posiciones extremas, adoptando un perodo presupuestario que no sea tan amplio que imposibilite la previsin con cierto grado de minuciosidad, ni tan breve que impida la realizacin de las correspondientes tareas.La solucin adoptada, en la mayora de los pases es la de considerar al perodo presupuestario de duracin anual.10. ContinuidadSe podra pensar que al sostener la vigencia del principio de periocidad se estuviera preconizando verdaderos cortes en el tiempo, de tal suerte que cada presupuesto no tiene relacin con los que le antecedieron, ni con los venideros. De ah que es necesario conjugar la anualidad con la continuidad, por supuesto que con plenos caracteres dinmicos.Esta norma postula que todas la etapas dcada ejercicio presupuestario deben apoyarse en los resultados de ejercicios anteriores y tomar, en cuenta las expectativas de ejercicios futuros.

11. FlexibilidadA travs de este principio se sustenta que el presupuesto no adolezca de rigideces que le impidan constituirse en un eficaz instrumento de: Administracin, Gobierno y Planificacin.Para lograr la flexibilidad en la ejecucin del presupuesto, es necesario remover los factores que obstaculizan una fluida realizacin de esta etapa presupuestaria, dotando a los niveles administrativos, del poder suficiente para modificar los medios en provecho de los fines prioritarios del Estado.Segn este principio es necesario sino eliminar, por lo menos restringir al mximo los llamados "Recursos Afectados" es decir, las asignaciones con destino especfico prefijado.En resumen, la flexibilidad tiende al cumplimiento esencial del presupuesto, aunque para ello deban modificarse sus detalles.

12. EquilibrioEste principio se refiere esencialmente al aspecto financiero del presupuesto an cuando ste depende en ltimo trmino de los objetivos que se adopten; de la tcnica que se utilice en la combinacin de factores para la produccin de los bienes y servicios de origen estatal; de las polticas de salarios y de precios y en consecuencia, tambin del grado de estabilidad de la economa