correspondencia oficial, con ejemplos

INTRODUCCIÓN

La correspondencia es un elemento importante en las organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y recibir documentos y no sólo se pueden enviar documentos si no también paquetes ahorrando tiempo.

A continuación, conoceremos la correspondencia oficial donde pondrá apreciar su uso, importancia, estructura y como se redacta.Dicho contenido presenta información importante acerca de la correspondencia: La Solicitud, El Oficio, La Nota Oficial, La Circular, Memorándum, La Providencia, Resolución, Dictamen, Notificación, Acta, Conocimiento; el cual es un valioso instrumento en el ámbito administrativo.

Él envió de correspondencia tiene que ser oportuno y eficaz en toda institución, área específica de trabajo o personal. En las dependencias dicho envío puede ser de carácter interno o externo.

En todo Centro Educativo se manejan esos documentos, las cuales, como futuros pedagogos y Administradores de la Educación, por eso es importante manejar esos documentos para que ya no tengamos ningún inconveniente a la hora de estar al frente de una Institución Educativa.

Aunque actualmente algunos documentos se han omitido, por la tecnología, pero la mayoría de estos siguen en uso.

Iniciamos entonces con este trabajo, donde se tratará los diferentes tipos de documentos que hay en la correspondencia oficial, definiendo cada uno de ellas, al igual dando un ejemplo respectivo de las mismas.

¿Qué es Correspondencia?

Es la comunicación escrita entre personas que se encuentran en diferentes lugares o países. A la que correspondencia que se realiza entre lugares del interior se le llama interna, y a la que es fuera del país se le llama internacional.

Correspondencia Oficial.

Se llama correspondencia oficial a la que trata asuntos relacionados con el Estado, ya sean dirigidos del gobierno a particulares, de particulares a oficinas del gobierno, entre funcionarios públicos.

La Redacción debe ser clara, concisa y como requisito indispensable debe usarse sobriedad y precisión.

Para la aplicación de las normas, es necesario utilizar instrumentos de correspondencia oficial que deben responder a determinadas características entre otras:

- No usar abreviaturas.

- El destinatario en el oficio se anota después de la firma. En las notas oficiales se escribe después de la fecha, en el lugar acostumbrado.

- El membrete es mucho más sencillo, conteniendo únicamente el nombre de la oficina, la dirección y Guatemala, C. A.

- Anotar el número de registro y las referencias, tanto de quien instruye como de quien elabora el instrumento.

La Solicitud:

Documento por medio del cual el (los) interesados pide (n) a quien corresponde se le (s) proporcione un bien o servicio.

Elementos que lo Conforman:

- Datos del solicitante- Exposición de motivos- Petición- Cierre- Lugar y fecha- Nombres y firma del solicitante- Destinatario

Aplicación:

Puede ser individual o colectiva en función de los requerimientos de los interesados. Se escribe en hojas de papel español o bien hojas bond blancas.

Ejemplo de Solicitud

San Juan Ostuncalco, 5 de Setiembre de 2015

A la atención: Sección finanzas y créditosBanrural De San Juan OstuncalcoQuetzaltenango

Muy estimado señor:

Me dirijo ante usted con el fin de felicitarlo por la graduación de su hijo mayor y en mi carácter de cliente de su prestigiosa casa bancaria, aprovecho la oportunidad para solicitarle una nueva entrevista con el fin de conversar sobre el ofrecimiento de trabajo que me hicieron el mes pasado.

Adjunto a esta carta mi portafolio y currículo y aprovecho para desear el arribo a un pronto acuerdo entre ambos.

Desde ya muy agradecido por el tiempo concedido y reciba mis más sinceros saludos para usted y su familia.

Atentamente,

F: _______________________Ariel Wotsbeli Escobar Pérez

El Oficio

Documento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, o diversos funcionarios entre sí, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones.

Se aconseja que el oficio se trate un solo asunto porque esto ofrece mayor rapidez en el trámite y resolución del mismo. En caso de que se traten dos o más se separan por párrafo distinto


- Lugar y fecha- Vocativo- Contenido- Firma de quien envía el oficio- Identificación del título, nombre y cargo a quien se dirige el oficio.

Aplicación:

Generalmente se aplica para informar alguna disposición relacionada al servicio, solicitar o rendir informes, acusar recibo, transmitir disposiciones u órdenes.

Ejemplo de Oficio:

Colegio San Juan BautistaSan Juan Ostuncalco, Quetzaltenango

5 de noviembre de 2015Expediente 5567/2015

Estudiante: José Israel Escobar CortezAsunto: Beca

Sr. Padre de familia, le comunicamos que el Estudiante al rubro ya recibido el beneficio de la beca que otorga este colegio, y usted deberá presentarse a la brevedad para poder realizar los trámites correspondientes.

Cito: “…Firma del documento de aceptación y constatación de necesidad de beca por parte del padre o tutor…”

Sin más por el momento.

Colegio de profesores

F: ______________________Ariel Wotsbeli Escobar Pérez

Presidente.

La Nota Oficial:

Instrumento donde se trata un solo asunto, breve y de menor formalidad que el asunto a tratar en un oficio.


- Fecha- Destinatario- Vocativo- Asunto o contenido- Firma

Aplicación:

Se utiliza para informar o dar instrucciones de jefes a subalternos y entre jefes de menor categoría.

Ejemplo de Nota Oficial

Aldea La Victoria, San Juan Ostuncalco, 5 de noviembre de 2015

Sr. D. Francisco LópezDirectivo ejecutivo de “BANTRAB”

San Juan OstuncalcoQuetzaltenango

Muy señores míos:En primer lugar, quisiera hacerles llegar mi agradecimiento por el crédito otorgado el pasado día 10. En estos momentos delicados por los que pasa nuestra organización, su ayuda ha sido indispensable para el nuevo proyecto de expansión.

Gracias a su crédito podremos hacer frente a la nueva reorganización de las salas de informática y la renovación de los equipos, logrando de esta forma que reduzcamos un tedioso problema de lista de espera que nos estaba llevando a la ruina.Esta confianza que ustedes pusieron en nosotros le será devuelta muy pronto. Les mantendremos informados de nuestros progresos y les haremos participes de ellos.

Sin otro interés, se despide atentamente

F: _____________________________Ariel Wotsbeli Escobar Pérez

La Circular

Orden o conjuntos de instrucciones reglamentarios, aclaratorios o recordatorios que sobre una materia envía la autoridad a sus subordinados.


- Fecha- Destinatarios- Asunto o contenido - Firma

Aplicación:

Se utiliza para brindar información colectiva acerca de un determinado tema o asunto.

Ejemplo de Circular

San Juan Ostuncalco, Quetzaltenango, 5 de noviembre de 2015

CC. GERENTES DE ZONA PRESENTE

Con fecha 10 de septiembre del año actual, toda la línea de acumuladores cambiará de diseño e infraestructura interna, conforme las especificaciones que se indican en los catálogos anexos a la presente Circular, incrementándose precios de venta aproximadamente en un 21.5%.

Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que, a la brevedad, distribuyan entre los concesionarios de esta Empresa los pedidos pendientes y logremos agotar antes de la fecha citada los inventarios actuales que existen en los almacenes centrales, con la finalidad de poder sacar al mercado la nueva producción.

Atentamente

EL GERENTE DE PRODUCCIÓN

F: ______________________________ ARIEL WOTSBELI ESCOBAR PÉREZ

DIRECCIÓN GENERAL

Memorándum

El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno.

Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos Memoranda, Memorándums, Memorandos o Memorándumes).


- Nombre(s) de a quien se dirige- Nombre(s) del remitente(s)- Fecha- Asunto- Escrito redactado brevemente.- Firma(s)

Aplicación

Un oficio de este tipo se utiliza para comunicar disposiciones, consultas, órdenes e informes. También cumple funciones de invitación, de felicitación, de colaboración y de agradecimiento, entre otras.

Ejemplo de Memorándum

Aldea La Victoria, 13 de octubre de 2015

Lic. Carlos Salvatierra Montano

Gerente de Relaciones IndustrialesPresente

Le comunico que, durante el período del 10 al 31 de marzo próximo, se deberá revisar el Contrato Colectivo de Trabajo con los integrantes del Comité Ejecutivo de la Sección XXIV del Sindicato de Trabajadores de la República Mexicana, por lo que, deberá tener contemplado las estrategias de incremento de sueldo y prestaciones, previa consulta con el suscrito.

Atentamente:

F: ________________________Ariel Wotsbeli Escobar PérezGerente de Planta Suroeste

La Providencia

Es un documento que se elabora como consecuencia de una petición escrita, de la cual el funcionario indica el trámite que debe seguir, pide informes o deja constancia del cumplimento de una disposición legal.


- Identificación de la institución- Lugar y fecha- Asunto- Número - Decisión- Nombre completo y firma del Jefe de la Dependencia de la cual se traslada.

Aplicación:

Se utiliza cuando es necesario trasladar a otra instancia para: pedir antecedentes; mandar a ratificar; mandar a oír a otra ofician; pedir presentación de pruebas; mandar archivar.

Ejemplo de Providencia

Providencia Administrativa DF-25-2013

Visto que los artículos 1 al 3 de la Ley de Telecomunicaciones vigente disponen como un derecho ciudadano el acceder en igualdad de condiciones a los servicios de telecomunicaciones y a recibir un servicio de calidad, eficiente e ininterrumpido, con excepción de las fallas que el servicio por su propia naturaleza presenta.

Visto que los artículos del 1 al 5 disponen la obligación de los prestadores de servicio de telecomunicaciones a respetar los derechos de los usuarios proporcionándoles información clara, veraz y objetiva sobre las características de los productos y servicios que ofrecen.

El Secretario de Comunicaciones, en el ejercicio de sus atribuciones resuelve, mediante esta Providencia Administrativa, dictar las siguientes Normas para la conexión y uso de Internet en la ciudad.

Artículo I. El objetivo de estas Normas es la creación de un sistema de control de Redes, Dominios y direcciones IP.

Artículo II. Esta Secretaría establecerá, mediante licitación pública, al o los proveedores que deberán prestar el servicio de Internet en la Ciudad.

Artículo III. Es responsabilidad del Secretario de Obra Pública el desarrollar la infraestructura, dentro de los siguientes 4 años, para que la ciudad cuente con una red de acceso a Internet que sea gratuita y de alta calidad.

Artículo IV. Para garantizar la continuidad del servicio se crea la Subsecretaria de Servicios de Internet de la Ciudad, como parte de la Secretaria de Comunicaciones.

La presente Providencia Administrativa entrará en vigencia a partir de su publicación en la Gaceta Oficial de la ciudad.

Comuníquese y publíquese.

Resolución

Documento que contiene la decisión de la autoridad competente.


- Identificación de la institución- Lugar y fecha - Asunto- Considerandos o motivos- El, por Tanto, que contiene los elementos que fundamentan la decisión. - La resolución, o sea la decisión sobre el asunto- Nombre y cargo de la persona que resolvió

Aplicación:

Se utiliza para dar la respuesta final a un asunto planteado, ya sea favorable o desfavorable al peticionario.

Ejemplo de Resolución:

Municipalidad de San Juan OstuncalcoQuetzaltenango, Guatemala

Dirección de ecología:

Señor: Cristian Romero Escobar, se le notifica por medio de la presente, la resolución administrativa, concerniente a su petición de:

Poda/Tala, del árbol que se ubica en el frente de su domicilio en la 5ta. Avenida de la Zona 3 de este municipio, árbol del cual nos informa rompe el pavimento y banqueta aledaños a su casa habitación.

Dándose la orden a los empleados de limpia y foresta municipal, de podar o en su caso talar el árbol en cuestión, informando a protección civil municipal para verificar que no haya peligro a propiedades de terceros, durante el proceso de poda o tala.

F: __________________________Ariel Wotsbeli Escobar Pérez Atentamente el director de Ecología

Dictamen

Constituye la respuesta a la consulta del interesado, sometido, sometido a consideración de una autoridad o técnico, en relación a determinado asunto.

Elementos que lo conforman:

- Identificación de la institución - Lugar y fecha- Asunto- Descripción del asunto objeto del dictamen- Opinión técnica del experto - Nombre y firma del experto

Aplicación:

Se utiliza cuando es necesario contar con una opinión técnica previo a resolver una determinada petición o asunto. Contiene informes sobre disposiciones legales aplicables el caso y precedentes.

Ejemplo de Dictamen:

Comisión de Legislación y Puntos ConstitucionalesCongreso de la RepúblicaGuatemala, C. A.

8 de octubre de 2015

LicenciadaAbel Romero PérezDirección LegislativaCongreso de la República

Su Despacho.

Apreciable Señor Director:

De manera atenta me dirijo a usted y de conformidad con la regulado en los artículos 39, 40 y 41 de la Ley Orgánica del Organismo Legislativo, adjunto el DICTAMEN FAVORABLE, emitido en la Comisión de Legislación y Puntos Constitucionales, el día seis de septiembre del año dos mil quince, al Iniciativa de Ley número 4055, que dispone aprobar LEY DE DELITOS INFORMATICOS.

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterar al señor Director, las muestras de mi alta estima.

Ariel Wotsbeli Escobar PérezPresidente de la Comisión.

Notificación

Instrumento donde una autoridad comunica lo resuelto de un trámite al interesado.


- Fecha y hora de la notificación- Dirección en donde se hace la notificación- Persona a quien se hace la notificación- Firma de la persona a quien se notificó- Firma del notificador

Aplicación:

Generalmente se utiliza para hacer del conocimiento de los interesados, el estado o finalización del trámite requerido, ya sea adónde dirigirse, cuándo debe presentarse o si se concede o no lo solicitado

Ejemplo de Notificación

Aldea La Victoria, 13 de Octubre de 2015

A todo el personal:

Por este conducto tengo el gusto de notificarles que el pasado 23 de septiembre del año en curso, esta empresa cumplió un año sin presentar ningún accidente de trabajo, cumpliendo así con la meta de 365 días sin accidentes.

Este logro no hubiera sido posible sin la colaboración de todos ustedes, por lo que la empresa ha decidido otorgar un bono equivalente a 3 días de sueldo a todo el personal, el cual se verá reflejado en la nómina de la primera quincena de octubre.

Reciban un caluroso saludo y mis más sinceras felicitaciones.

ATENTAMENTE

Ariel Wotsbeli Escobar PérezDir. Recursos Humanos

Acta

Es un documento que se fracciona en el libro autorizado para el efecto, que contiene la descripción de actos o hechos que ocurren en un momento determinado.


- Lugar, fecha y hora- Identificación de participación- Cuerpo del acta, o sea las cláusulas o puntos tratados- Cierre- Firmas de los participantes y sellos

Aplicación:

Se aplica para dejar constancia de actos o hechos ocurridos, considerados como parte del historial de la institución.

Ejemplo de Acta

Acta No. 04-11-2013En Caserío Los Escobares, Aldea La Victoria, de la Villa de San Juan Ostuncalco, departamento de Quetzaltenango, siendo las nueve de la mañana, del día jueves veintiocho de noviembre del año dos mil trece reunidos en las instalaciones que ocupa la Academia Comercial de Mecanografía “La Victoria”, estando presentes las siguientes personas; el Director Federico Vásquez Méndez, el Instructor Ariel Wotsbeli Escobar Pérez, el Propietario Hilario Escobar Marroquín y los estudiantes. Que se someterán a la evaluación final de Mecanografía del curso Libre, con el propósito de dejar constancia de lo siguiente: PRIMERO: El Licenciado Federico Vásquez Méndez director, dio las palabras de bienvenida a los presentes, luego se dirigió a los estudiantes para darle algunas indicaciones, el instructor procedió a dar pautas sobre la evaluación final, los estudiantes empezaron con las actividades presentadas. SEGUNDO: Luego de practicar la evaluación final se procedió a recoger y calificar el mismo, en donde cada estudiante obtuvo la nota final los siguientes: No. Nombre del Estudiante Porcentaje Resultado 1) González Carreto, Ana Elvira 88 Acreditado2) González Carreto, Selvin Joselino 80 Acreditado3) Romero Esteban, Oscar Uliser 71 Acreditado

4) Vicente Hernández, María Cecilia 85 Acreditado5) Vicente Vicente, Flor de María 88 AcreditadoDe esta manera los estudiantes obtuvieron sus calificaciones correspondientes. No habiendo más que hacer constar se da por finalizada la presente en el mismo lugar y fecha, a dos horas después de su inicio, firmando en ella los que intervenimos, damos fe.

F: _________________________Ariel Wotsbeli Escobar Pérez

Instructor

Conocimiento

Es un documento que contiene la manifestación escrita de haber recibido alguna cosa.


- Lugar y fecha - Nombre de quien recibe- Descripción de lo recibido- Nombre y firma del receptor.

Aplicación:

Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos.

Ejemplo de Conocimiento:

Caserío Los Escobares, Aldea La Victoria, 13 de octubre de 2015

A: Marco Tulio Méndez OrtegaDirector de la Escuela Oficial Rural MixtaCaserío Los Escobares.

Se presentó el Licenciado Federico Vásquez Méndez, en la Escuela antes mencionado, para hacer revisar los documentos que se utilizan en la Dirección:

- Actas- Asistencia- Balance- Inventario

Luego dejo algunas recomendaciones de los documentos presentados, ya que algunos no estaban al día y sin mayores observaciones, firmo la presente como constancia del mismo.

F: ________________________ Vo. Bo. _______________________________ Marco Tulio Méndez Ortega Lic. Federico Vásquez Méndez

Director DIGEDUCA

CONCLUSIÓN

A lo largo de la historia, los medios de comunicación han ido avanzando en paralelo con la creciente capacidad de los pueblos para configurar su mundo físico y con su creciente grado de interdependencia. La revolución de las telecomunicaciones y de la transmisión de datos ha empujado al mundo hacia el concepto de "aldea global". Los efectos de estos nuevos medios de comunicación sobre la sociedad han sido muy estudiados. Hay quienes sostienen que los medios de comunicación tienden a reforzar los puntos de vista personales más que a modificarlos, y otros creen que, según quién los controle, pueden modificar decisivamente la opinión política de la audiencia. En cualquier caso, ha quedado demostrado que los medios de comunicación influyen a largo plazo, de forma sutil pero decisiva, sobre los puntos de vista y el criterio de la audiencia.En todo caso, existen diferentes formas de realizar un documento comercial según la necesidad que se tenga, todas ellas, por supuesto, deben cumplir con una serie de características básicas, necesarias para la mejor presentación tanto del texto como de la idea que se tenga o para qué se tenga.Después de haber finalizado el presente trabajo se puede concluir que es de vital importancia el uso y manejo de los documentos de la Correspondencia Oficial, en la organización como en la vida cotidiana. Dichos documentos son implementos muy importantes y sencillos, si se cumple con todos los pasos requeridos para su uso sin embargo en muchos casos no es utilizado correctamente, de manera que no es explotado todos los beneficios que nos pueden brindar este tipo de comunicación. Estas son importantes para el mundo Administrativo ya que son de gran utilidad.

correspondencia oficial, con ejemplos

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