correo y correspondencia

Escuelas de oficios - Fundacin Cristo Vive Formacin Laboral

Profesor Tcnicas de oficina Direccin Acadmica 1

ROBERTO BUSTAMANTE CORTS Correo y correspondencia Ao 2015

Unidad: Correo y correspondencia

1. Circulacin interna de correspondencia y documentacin en la empresa.

Se refiere a cualquier documento generado en la empresa con destinatario otro u otros departamentos.

Es importante porque: - Sirve como medio de comunicacin - Hace que los trabajadores se sientan implicados en la empresa - Mejora las relaciones de los trabajadores y la eficacia de su trabajo

En cualquier envo aparecen 3 elementos: El remitente es la persona o empresa que hace el envo El destinatario es la persona o empresa que lo recibe La Correspondencia, objeto que se enva (carta, paquete, telegrama, )

2. Canales y medios de comunicacin interna

Hay muchos y cada empresa busca utilizar en cada momento el ms apropiado para la ocasin segn los objetivos que se proponga. Vamos a citar los siguientes:

Manual del empleado: Recoge toda la informacin que los empleados necesitan para realizar sus funciones, las condiciones de trabajo y el reglamento interno de la empresa

Memorando (memorndum): tambin conocido como nota interior Se trata de una comunicacin breve que deja constancia de instrucciones internas a realizar por todos o parte de los trabajadores

Boletn informativo o publicaciones internas: informan sobre acontecimientos, reuniones y novedades en la organizacin. Actualmente se utilizan medios informticos para su divulgacin.

Correo electrnico: Sistema de mensajes enviados entre ordenadores conectados en red. Permite adjuntar archivos.

Pgina web institucional(de la empresa): web a la que slo tienen acceso los trabajadores y que se utiliza para ofrecer informaciones, usar foros de debate, sugerencias, etc

Reuniones: facilitan el dilogo. En ellas la informacin es ms personal y verifican que se ha comprendido la informacin.

Sistemas de sugerencias y quejas: (buzn) para recoger ideas y quejas del personal Encuestas: recoge opiniones de los trabajadores Circulares internas: de informacin Tabln de anuncios(fsico o en formato digital en la pgina de la empresa) Informes: documento que detalla de forma ordenada datos, hechos y conclusiones relacionadas con

una actividad concreta que se ha realizado Acta: documento que resume los acuerdos tomados en una reunin, adems de incluir quines han

asistido a la misma, los votos emitidos, etc.

3. Servicios de Correos y Mensajera Externa

Cualquier empresa necesita hacer llegar sus comunicaciones escritas al exterior. Para ello y en general, podra elegir entre tres medios:

- Correos - Una empresa de Mensajera (externa a la propia empresa) - Un servicio propio de mensajera (contratando sus propios mensajeros)

4. CORREOS. Servicios que ofrece.

Se refiere a Correos de Chile, empresa estatal y autnoma chilena, dedicada al servicio de correspondencia, giros postales y al mercado de envos y encomiendas nacionales e internacionales, y cumpliendo con las




funciones de Servicio Postal Universal. Fue creada por el DFLN 10, del24 de diciembrede1981al disolverse el Servicio de Correos y Telgrafos y separarse los servicios de correo y tlex, fundndose Tlex-Chile para este ltimo. Depende administrativamente del Ministerio de Transporte y Telecomunicaciones de Chile. Por medio del servicio de Correos se pueden realizar diferentes envos:

Cartas y documentos: - cartas (mx. 2 kg y menos de 60 cm de dimensin) -Tarjeta postal (cartulina rectangular que incluye espacio para la direccin. Sin sobre) -Notificaciones administrativas: a la administracin y rganos judiciales, que requieren seguridad

(envo certificado), y prueba de su entrega, (acuse de recibo tambin llamado aviso de recibo)

Paquetes: - Postal Express: servicio urgente que garantiza entrega en mximo 24h - Paquete postal: mercanca de mximo de 2Kg. Es el ms econmico - Paquete azul: para ms de 2Kg

Libros y publicaciones: hasta 2Kg de peso mximo. Libros y peridicos, revistas Envo publicitario: para envos de publicidad diversa Envos telegrficos:

- Telegrama: mensajes urgentes, a travs del Servicio Telegrfico Nacional - Certificada: envo de documentacin urgente que tiene carcter de prueba frente a terceros.

Apartado Postal: buzn (cajetn) que est en la oficina de Correos, que se alquila para poder recibir en l correspondencia. Permite as que una empresa reciba correspondencia en una ciudad en la que no tiene direccin postal. Se identifica mediante un nmero (Apartado Postal: 1180), y el Cdigo Postal al que pertenece la oficina de correos

5. Modalidades de envo

Correos ofrece distintas formas de envo, que pueden combinarse entre s (hacerse de forma conjunta) a) Certificado: es una entrega de la que correos garantiza que el destinatario la ha recibido. La garanta

es la firma del destinatario cuando recibe el correo. Adems correos indemniza (paga) si se pierde el envo

b) Urgente: garantiza la rapidez del envo c) Reembolso: el destinatario tiene que pagar a Correos la cantidad que aparece en el documento de

envo, cuando recibe la mercanca. Se utiliza para ventas a distancia. Una vez entregado el envo y cobrado al destinatario, Correos reembolsa al remitente la cantidad acordada.

d) Aviso de recibo: avisa al remitente de que el envo ha sido entregado al destinatario, as como el da y hora de entrega.

e) Correo digital: permite enviar una carta, tarjeta postal o envo publicitario desde la pgina web de correos, accediendo desde la seccin oficina virtual. Es necesario estar registrado y que el documento est en Word o pdf. Una vez hecho el envo, Correos lo imprime, ensobra y deposita en el buzn del destinatario.

6. Recepcin y Registro de la correspondencia

En todas las empresas existe una persona encargada de la manipulacin de la correspondencia externa. Vamos a dividir la correspondencia en ENTRANTE y SALIENTE

- Entrada de Correspondencia: genera las siguientes tareas: Recepcin: cuando llega la correspondencia Clasificacin: una vez recibida es necesaria su clasificacin, segn si es carta, impreso, factura...




y a quin va dirigida. Tambin tendremos en cuenta su urgencia. Apertura y seleccin: existen algunas cartas que son confidenciales y no debemos abrir, segn a quin vayan dirigidas y las instrucciones que nos hayan dado en la empresa Registro: a pesar de no ser obligatorio por ley, la mayora de empresas grandes tiene un libro de registro de la correspondencia. Sus pginas deben ser correlativas (es decir, numeradas desde el 1 hasta la ltima pgina sin que falte ninguna). El formato del libro puede variar de unas empresas a otras, pero en general lleva la siguiente informacin:

Distribucin: es la entrega de la correspondencia a quin corresponda. En algunas empresas se digitalizan todos los documentos que llegan. Puede ocurrir que un mismo documento interese a ms de una persona o departamento, por lo que tendremos que fotocopiarlo

- Salida de Correspondencia: el personal de la empresa y los departamentos nos entregan correspondencia para enviar fuera de la empresa. Las tareas ahora son:

Registro Plegado y ensobrado Franqueo y expedicin (ponerle sello y llevarlo a correos)

El libro de registro de correspondencia saliente tiene la siguiente informacin:

ESQUEMA DE LAS TAREAS DEL RESPONSABLE DE CORRESPONDENCIA 1. Abrir la correspondencia, leer el asunto y clasificarla por destinatarios 2. Registrar la correspondencia en el Libro de registro de entradas 3. Entregar al correspondencia a los destinatarios (personas y departamentos) 4. Revisar los datos de los destinatarios de la correspondencia saliente, Registrarla en el Libro de

registro de salidas y clasificarla para su envo 5. Fotocopiar y archivar las copias de la correspondencia de entrada y salida (si en la empresa se

exige) 6. Guardar la ms estricta confidencialidad.




EJERCICIO 1: REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE CORRESPONDENCIA

Registra en el documento correspondiente las siguientes entradas de correspondencia: La empresa FERMOSA, dedicada a la fabricacin textil, recibe el da 3 de abril los siguientes envos (el ltimo nmero del registro es el 126): - Carta de Julia Antn Moreno, de Rancagua. Adjunta pedido de artculos. - Carta de MEDRANO S.IL, de Valparaso, solicitando catlogos. - Factura de MANUFACTURAS DEL NORTE, de San Fernando. Mandan solamente la factura 308, sin ninguna carta que la acompae. - Revista CONSUMIR, desde Santiago, correspondiente al mes de abril. El Departamento comercial est suscrito a esta publicacin. - TERMODN, de Santiago, en una carta enva sobre el informe de unas muestras que llegarn a travs de la agencia MOVEL , S.A. - Antonio Jimeno Puente, de Concepcin, comunica que una partida de colchas lleg mal, las ha devuelto y pide una solucin al problema. - MODAS PONTES, de La Serena, informa en una carta sobre la transferencia bancaria que han realizado para cancelar la cuenta pendiente con la empresa. Envan una fotocopia del resguardo entregado por el banco. - Catlogos sobre ordenadores que enva INFORMATIC, de Santiago. - Se recibe un sobre dirigido al Director de Personal y en el mismo se indica confidencial. Completa el registro anterior si: - El nmero 127 inclua un pedido que se entrega en el departamento de ventas. - La solicitud de catlogos, con registro 128 interesa al departamento de ventas. - La factura correspondiente al nmero 129 interesa al departamento de compras, al que se entrega una fotocopia, y a contabilidad, que se hace cargo del original. - Nmero 130: La revista CONSUMIR se entrega en el departamento comercial. - La carta de TERMODN, nmero 131 informando sobre el envo de muestras, se deja en el departamento de compras. - De la carta del cliente Antonio Jimeno Puente, se ha hecho una fotocopia y entregado el original al departamento de ventas y la copia a almacn, ya que este asunto interesa a ambas secciones. - De la carta de MODAS PONTES se ha hecho tambin copia que se ha entregado al departamento de ventas; el original va destinado a Contabilidad. - Como se desconoce quin ha solicitado los catlogos de ordenadores a INFORMATIC, stos se entregan al gerente. - Se deja constancia en el apartado de observaciones que la carta confidencial, se entrega cerrada al director de personal.




EJERCICIO 2: REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE CORRESPONDENCIA

1.- Anota en los libros registros correspondientes los documentos que encontrars ms abajo y que pertenecen a la empresa Aprobados PCPI S.A con domicilio en Calle La Esperanza 19, 13019 de Moral de Calatrava (Ciudad Real); tel/fax 926 456 321. El ltimo nmero que se encuentra anotado en el registro de entrada es el 19, en el de salida 33.

a) Carta de fecha 01/02 de D. Pablo Chvez Prevost de Via del Mar, solicitando trabajo; adjunta Curriculum Vitae.

b) El banco BBVA Oficina Tobalaba comunica mediante recibo de fecha 03/01 que se ha efectuado el pago del gas correspondiente al mes de Diciembre.

c) Publicaciones Tobalaba Hoy nos enva con fecha 04/03 la revista Tuenti Montiel a la que estamos suscritos.

d) Con fecha 11/03 se enva fax al banco BBVA Oficina Tobalaba ordenando el no pago de la Factura N 69 a favor de Timofnica S.A de Santiago por incumplimiento de contrato. N de fax de destino 926 789 987. Hora de envo 13:55, nmero de pginas 2.

e) El 10/01 recepcin de paquete postal azul de Musical Los Borricos de La Florida con muestras de portadas para el prximo disco.

f) Con fecha 08/02 se enva un fax a D. Pablo Chvez Prevost para una entrevista de trabajo el da 14/02/10. N de fax de destino 926 689 687. Hora de envo 10:55, nmero de pginas 1.

g) Con fecha 15/02 se recibe un fax de Multimedia Montiel S.L de Almagro en el que se detalla el presupuesto de instalacin de un puesto de telecomunicaciones en nuestra empresa. N de fax de origen 926 589 087. Hora de recepcin 11:45, nmero de pginas 3.

h) Con fecha 14/03 se enva carta certificada con acuse de recibo a D. Pablo Chvez Prevost, trabajador de nuestra empresa en el que se le comunica su despido laboral.

i) Con fecha 12/03 se enva carta a Timofnica S.A de Santiago explicndole las causas del impago de la Factura N 69. Se adjuntan unas fotos del estado del terminal telefnico que nos haba facilitado dicha empresa para que pudiramos realizar nuestras llamadas.

j) Con fecha 09/02 se recibe fax de la empresa Pachn Pance S.A anunciando la llegada de su agente de ventas para el da 14/02/10 para tratar el tema de las nuevas condiciones de ventas de sus productos. N de fax de origen 969 289 681. Hora de recepcin 15:55, nmero de pginas 2.

k) Con fecha 10/03 se recibe fax de Timofnica S.A reclamndonos el pago de la factura N 69 que se encuentra impagada. N de fax de origen 91 42 89 681. Hora de recepcin 17:20, nmero de pginas 2.

l) Con fecha 20/01 se enva fax a Musical Los Borricos solicitndole que nos enve una nueva copia de las muestras de portadas para el prximo disco ya que las que recibimos se han deteriorado debido a la humedad. N de fax de 91 42 24 681. Hora de envo 19:20, nmero de pginas 3.




m) Con fecha 24/01 se enva escrito a la Agencia Tributaria de Via del Mar con las alegaciones sobre la sancin que nos han impuesto por el fraude el IVA. Adjuntamos copia de las facturas emitidas en el ao 2008.

n) Con fecha 02/02 se enva fax a la Cmara de Comercio de Providencia confirmndole nuestra asistencia a la prxima feria del stock que tendr lugar en Providencia entre el 12 y el 14 de febrero. N de fax 926 089 081. Hora de envo 18:40, nmero de pginas 4.

o) Se enva carta de fecha 20/02 a la Cruz Roja de Rancagua confirmndole nuestra presencia en la entrega de los premios Con sangre en las venas 2012 el prximo 4 de marzo. Se adjunta cheque a nombre de Cruz Roja Rancagua con nuestro donativo.

p) Con fecha 04/02 se recibe fax de la Agencia Tributaria de Concepcin para que nos personemos en sus oficinas y aclaremos nuestro escrito de fecha 24/01. N de fax de origen 926 890 810. Hora de recepcin 16:06, nmero de pginas 2.

q) Enviamos carta a la oficina del SEPECAM de Providencia con fecha 14/01 solicitando trabajadores/as para nuestra empresa.

r) Recibimos con fecha 22/02 fax de Cruz Roja de Rancagua agradecindonos nuestro donativo y confirmndonos la mesa que tenemos asignada en la entrega de premios. N de fax de origen 944 589 781. Hora de recepcin 19:20, n de pg. 1.

s) Enviamos con fecha 13/03 fax a la abogada D Raquel Jurado Garca para que se persone en nuestro nombre ante la Agencia Tributaria de Via del Mar y nos represente en el procedimiento que tenemos abierto. N de fax de destino 91 42 43 445. Hora de envo 20:20, nmero de pginas 5.

t) Se recibe con fecha 30/03 notificacin de la Agencia Tributaria en la que se nos comunica que nuestras alegaciones no han prosperado y debemos hacer frente al pago de una multa de $20.000.000 en el plazo de 15 das.




REGISTRO DE ENTRADA DE CORRESPONDENCIA DATOS DE ENTRADA REMITENTE Clase de

envo Anexos Asunto Destino Observaciones

N Da Mes Nombre o Razn social Localidad




REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA DATOS DE SALIDA DESTINATARIO SALIDA

Asunto Origen Observaciones N Da Mes Nombre o Razn social Localidad Fecha Clase de envo Anexos

correo y correspondencia

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