copia de (1,2) 1979 · directiva, que es el responsable de hacer los nombramientos. ... y calcular,...

7
ADMINI5TRACION HOSPITALARIA Por Dr. Lenín Sáenz Jiménez* La administración de personal constituye uno de los dos grandes pilares sobre los que se apoya la etapa de manejo ejecutivo del proceso de la Administración. Para que las actividades que la constituyen se desarrollen en forma óptima, los hospitales grandes o los de mediano tamaño utilizan los servicios de una dependencia que, según el caso, puede ser una simple oficina de personal o llegar a constituir un verdadero Departamento de personal. En cualquiera de estos casos, las funciones de dicha dependencia consisten en: Sus locales deben estar situados dentro del núcleo administrativo, próximos a los de la Dirección, la Administración y la Contabilidad, fácilmente accesibles al público .. y al personal del hospital y separados de los sitios de mayor tránsito, de pacientes. Debe contar con dotación adecuada de equipos y mobiliario de oficinas, incluyendo los archivos necesarios. La dependencia debe contar por lo menos con las siguientes unidades de trabajo: a) b) c) d) e) f) Analizar, clasificar y describir los distintos cargos del establecimiento de sus distintas categorías, y los requisitos necesarios para' desempeñarlos. Reclutar y administrar las pruebas de selección de los candidatos idóneos para los cargos. Colaborar en la orientación del personal oue , inicia sus labores en el establecimiento. Promover programas de entrenamiento del personal del establecimiento, incluyendo el desarrollo de la capacidad administrativa de jefes y supervisores. Asesorar al nivel de Dirección en todo lo relacionado con la administración de personal. Mantener registros actualizados de las modifica- ciones legales y reglamentarias que experimente la situación de todos los funcionarios del hospital, así como también del uso que ellos hagan de los derechos que les otorgan las leyes y reglamentos, tales como ascensos, vacaciones, etc. a) b) Selección y capacitación: encargada del reclutamiento de candidatos a empleados del hospital; administración de los procedi- mientos de selección y presentación arde· nada de sus resultados al nivel de Junta Directiva, que es el responsable de hacer los nombramientos. También es responsable esta unidad de la orientación de nuevos empleados y de la asesoría o la dirección de programas de entrenamiento de personal. Registro y control: encargada de la obtención y registro de los datos persona- les, tales como afiliación, residencia, antecedentes, capacitación, calificaciones, vacaciones, sanciones, etc., de todos y cada uno de los empleados del hospital; del control de la asistencía y puntualidad de los empleados y del registro y control del cumplimiento de las modificaciones legales y reglamentarias que experimenta la .situa- ción de los empleados del establecimiento y del uso que ellos hagan de los derechos y prestaciones que les otorgan las leyes y reglamentos. Además, le corresponde preo- cuparse de que los trámites indicados se lleven a cabo en el menor tiempo posible. Lógicamente, esta dependencia deberá estar a cargo de un jefe con conocimientos y experiencias amplIas en administración de personal y deberá contar con personal subalterno suficiente en calidad y cantidad, de acuerdo con la planta de personal del establecimiento. * Expresidente de la Asociación Costarricense de Hospitales. 30 e) Previsión y bienestar: del personal, encarga- da de fomentar entre el espíritu institucio- nal y las buenas relaciones humanas . , ayudarlas en la solución de sus problemas y orientarlos para el uso correcto de sus prerrogativas, derechos y deberes. Generalmente, esta última unidad de trabajo, utiliza la colaboración del Departamento de Servicio Social del hospital para el mejor desempeño de sus

Upload: dohuong

Post on 03-Oct-2018

215 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Copia de (1,2) 1979 · Directiva, que es el responsable de hacer los nombramientos. ... y calcular, archivadores de tipo Kardex, etc. Todo este mobiliario y …

ADMINI5TRACION HOSPITALARIA

Por Dr. Lenín Sáenz Jiménez*

La administración de personal constituye uno delos dos grandes pilares sobre los que se apoya la etapade manejo ejecutivo del proceso de la Administración.Para que las actividades que la constituyen sedesarrollen en forma óptima, los hospitales grandes olos de mediano tamaño utilizan los servicios de unadependencia que, según el caso, puede ser una simpleoficina de personal o llegar a constituir un verdaderoDepartamento de personal. En cualquiera de estoscasos, las funciones de dicha dependencia consistenen:

Sus locales deben estar situados dentro delnúcleo administrativo, próximos a los de la Dirección,la Administración y la Contabilidad, fácilmenteaccesibles al público.. y al personal del hospital yseparados de los sitios de mayor tránsito, depacientes. Debe contar con dotación adecuada deequipos y mobiliario de oficinas, incluyendo losarchivos necesarios.

La dependencia debe contar por lo menos conlas siguientes unidades de trabajo:

a)

b)

c)

d)

e)

f)

Analizar, clasificar y describir los distintoscargos del establecimiento de sus distintascategorías, y los requisitos necesarios para'desempeñarlos.

Reclutar y administrar las pruebas de selecciónde los candidatos idóneos para los cargos.

Colaborar en la orientación del personal oue,inicia sus labores en el establecimiento.

Promover programas de entrenamiento delpersonal del establecimiento, incluyendo eldesarrollo de la capacidad administrativa de jefesy supervisores.

Asesorar al nivel de Dirección en todo lorelacionado con la administración de personal.

Mantener registros actualizados de las modifica­ciones legales y reglamentarias que experimentela situación de todos los funcionarios delhospital, así como también del uso que elloshagan de los derechos que les otorgan las leyes yreglamentos, tales como ascensos, vacaciones,etc.

a)

b)

Selección y capacitación: encargada delreclutamiento de candidatos a empleadosdel hospital; administración de los procedi­mientos de selección y presentación arde·nada de sus resultados al nivel de JuntaDirectiva, que es el responsable de hacer losnombramientos. También es responsableesta unidad de la orientación de nuevosempleados y de la asesoría o la dirección deprogramas de entrenamiento de personal.

Registro y control: encargada de laobtención y registro de los datos persona­les, tales como afiliación, residencia,antecedentes, capacitación, calificaciones,vacaciones, sanciones, etc., de todos y cadauno de los empleados del hospital; delcontrol de la asistencía y puntualidad de losempleados y del registro y control delcumplimiento de las modificaciones legalesy reglamentarias que experimenta la .situa­ción de los empleados del establecimiento ydel uso que ellos hagan de los derechos yprestaciones que les otorgan las leyes yreglamentos. Además, le corresponde preo­cuparse de que los trámites indicados selleven a cabo en el menor tiempo posible.

Lógicamente, esta dependencia deberá estar acargo de un jefe con conocimientos y experienciasamplIas en administración de personal y deberácontar con personal subalterno suficiente en calidad ycantidad, de acuerdo con la planta de personal delestablecimiento.

* Expresidente de la Asociación Costarricense de Hospitales.

30

e) Previsión y bienestar: del personal, encarga­da de fomentar entre el espíritu institucio­nal y las buenas relaciones humanas. ,ayudarlas en la solución de sus problemas yorientarlos para el uso correcto de susprerrogativas, derechos y deberes.

Generalmente, esta última unidad de trabajo,utiliza la colaboración del Departamento de ServicioSocial del hospital para el mejor desempeño de sus

Page 2: Copia de (1,2) 1979 · Directiva, que es el responsable de hacer los nombramientos. ... y calcular, archivadores de tipo Kardex, etc. Todo este mobiliario y …

En cuanto a informes, en la dependencia deben

labores. Como es lógico suponerlo, las distintasunidades de trabajo de esta dependencia debenmantener una magnífica coordinación entre sí y conlas demás dependencias de la institución.

Debe existir una política definida y conocidapor todo el personal, que abarque, por lo menos, lorelatIvo a disposiciones administrativas relacionadascon el personal, de acuerdo con las disposicioneslegales y reglamentarias vigentes; a controles deasistencia del personal; a sanciones; a permisos;licencias y feriados; a programas de adiestramiento; aestímulos; a calificaciones periódicas; a ascensos otraslados; a trabajos extraordinarios; a previsión ybienestar del personal; a registros; a informes; etc.

La dependencia debe desarrollar sus labores conbase en programas sujetos a las necesidades delhospital y éstos deben usarse a su vez para laelaboración de los respectivos presupuestos.

En la dependencia debe existir un manual deprocedimientos y métodos, sujeto a revisión periódicapara su actualización. Debe existir además un manualde clasificación de puestos, en que se describan,analicen y clasifiquen, todos y cada uno de los cargosdel hospital, en su distinta categoría, y los requisitosnecesarIOS para desempeñarlos.

En el Departamento de Personal debe existir,por lo menos, los siguientes registros:

a)

b)

c)

d)

e)

f)

g)

h)

i)

J)

k)

Registros individuales de cada empleado,que incluyen todos sus antecedentes y elhistorial de su situación de trabajo en elhospital.Registros de las vacantes periódicas que seproduzcan en el establecimiento.Registros de personal elegible para losdistintos cargos del hospital, que incluyanlos antecedentes respectivos.Registros de todo el personal, por catego­rías y escalafones;Registros de la distribución del personal enlas distintas dependencias del estableci­miento donde estén desempeñando suslabores;Registros de las inasistencias y retrasos delpersonal;Registros de los permisos, licencias yferiados del personal;Registros de sanciones aplicadas a cadaempleado del establecimiento;Registros de las calificaciones periódicas delpersonal;Registros de los ascensos de cada empleadodel hospital;Registros de las actividades de cadaempleado.

31

elaborarse por lo menos los siguientes:

a) Informes de antecedentes de los empleadosque sean solicitados por el nivel deDirección para formarse juicio en casos enque se hayan presentado problemas discipli-narios; ..

b) Informe a cada empleado cada vez queexista alguna resolución relacionada con susituación como funcionario del estableci·miento;

c) Informes mensuales del movimiento depersonal, al nivel de Dirección;

d) Informes anuales del movimiento delpersonal a este mismo nivel;

e) Informes mensuales al nivel de Dirección delas actividades desarrolladas por la depen­dencia;

f) Informes anuales de este mismo tipo, paraeste mismo nivel. De los informes mensua­les y anullies del movimiento del personal,debe enviarse copia al departamento decon tabilidad.

PROVEEDURIA

Para su adecuado funcionamiento, un hospitalnecesita adquirir bienes y servicios.

Los bienes pueden ser: 1. de capital; lI. de~onsumo. A su vez los bienes de capital pueden ser: a)mmuebles, que comprenden los terrenos y edificios, yb) muebles, que comprenden el mobiliario, lamaquinaria y los equipos. Los bienes de consumo sonlos suministros.

A su vez, los servicios pueden ser: 1. personalesque, como su nombre lo indica, son desempeñadospor personas que efectúan labores para el estableci­miento; lI. no personales, tales como los deaprovisionamiento de agua, energía eléctrica, teléfo­no, etc.

Los suministros y los servicios no personales seagrupan bajo el término común de "insumas".

Los bienes inmuebles los adquiere directamenteel nivel superior del hospital.. Los servicios personales se obtienen a través dela dependencia encargada de la administración depersonal. Los servicios no personales se puedenobtener mediante contratos directos con el nivelsuperior, o a través de la Administración del hospital.La obtención de los bienes muebles y de los bienes deconsumo, o suministros corresponde a la Proveeduríay constituye una de las etapas del proceso deabastecimiento.

El abastecimiento es un proceso; por lo tanto, esdinámico, constante y susceptible de realizarse enetapas relacionadas entre sí. Dichas etapas son:

a) Etapa de compra, que tiene por objeto la

Page 3: Copia de (1,2) 1979 · Directiva, que es el responsable de hacer los nombramientos. ... y calcular, archivadores de tipo Kardex, etc. Todo este mobiliario y …

c) Guardar y conservar los artículos destina-

De acuerdo con lo anterior, la Proveeduríatendrá por objetos:

b) Mantener los registros y estadísticas necesa­rios para facilitar el correcto manejo de lascompras en el establecimiento.

a) Procurar que la compra de abastecimientos,mobiliario, equipos, medicamentos y mate­riales usados en el hospital se lleve a caboen el momento preciso y en las cantidadesnecesanas.

dos a satisfacer las necesidades de lainstitución.

Distribuir los materiales indicados y obser·var que las requisiciones de los distintosservicios sean uniformes y acordes con lasfunciones de los mismos para no permitirque se soliciten artículos de manera que sesobrepasen las existencias mínimas requeri­das.

d)

La Proveeduría debe estar a cargo de un Jefe oProveedor, con amplios conocimientos y experienciaen el proceso de abastecimiento, preferentemente enlo relacionado con artículos utilizados en el hospital ydebe contar con el personal auxiliar necesario, deacuerdo con el tamaño del hospital.

Debe contar con locales adecuados para oficinasy para bodegas, ubicados dentro de una sola seccióndel edificio y fácilmente accesible a los vehículos quetransporten la mercadería y al personal del hospitalque solícita los artículos que necesita. Los localesdeben tener ventilación e iluminación adecuadas ydeben estar protegidos contra robos, incendios,contra insectos, y roedores y contra excesos dehumedad.

Debe existir la adecuada dotación de mobiliarioy equipo que incluya desde luego la estanteríasuficiente en calidad y cantidad, máquinas de escribiry calcular, archivadores de tipo Kardex, etc. Todoeste mobiliario y equipo no debe tener antigüedadsuperior a la que garantice su buen funcionamiento, ydebe ser periódicamente revisado por el departamentode Mantenimiento.

La Proveeduría es la responsable de preparartodas las órdenes de pedidos, de acuerdo con lasinstrucciones de la Administración y ajustándose a losprogramas de adquisiciones que deben existir. Paradeterminar el tamaño de los lotes de compra y lafrecuencia de los pedidos, deben existir en laproveeduría, en los inventarios permanentes deartículos existentes en boga, registros de lasexistencias máxima y mínima de todos y cada uno delos artículos que se consumen en el hospital,determinados respectivamente por la capacidad dealmacenamiento y el tiempo que habitualmentedemora la adquisición del producto. Es recomenda­ble, para una mayor eficiencia en las adquisiciones,que en la proveeduría existan catálogos de cada unode los artículos que se consumen en el hospital, en losque se especifiquen si es de almacenamiento operecible; renglón presupuestario a que pertenece;dependencias que lo consumen; especificación decaracterísticas óptimas del artículo; unidades derecepción; unidades de almacenamiento; unidades dedistribución; mermas normales que se producen por elalmacenamiento; tiempo promedio que demora laadquisición; consumo promedio programado, capaci-

Etapa de pago, que es prácticamente laúnica del proceso en la que no interviene enforma directa la proveeduría en la mayoríade las ocasiones,

Etapa de control de consumos, cuyosobjetivos finales consisten en tratar degarantizar una oportuna distribución y unuso adecuado de los productos. Lo primerolo logra estableciendo las cantidades decada producto que necesita tener almacena­das para que no lleguen a faltar, 10 que esindicado por el consumo habitual que decada artículo hacen las distintas dependen­cias del establecimiento. El uso adecuadode los productos se trata de lograr medianteel estudio de las razones que hacen que endeterminado momento el consumo de unartículo se aleje de los promedios habitua­les.

Etapa de distribución, cuya finalidad es laentrega de los productos adquiridos a lasunidades de organización que los utilizaránpara el adecuado cumplimiento de susactividades.

adquisición de los bienes muebles y deconsumo en cantidad adecuada (ni inferiorni superior a la que se determine pormedios técnicos como óptima), en elmomento oportuno, al mejor precio quepermita que la calidad no se deteriore y conadecuado servicio de mantenimiento.

Etapa de recepción y almacenamiento, quetiene por objeto la verificación de lacantidad y calidad de los productosentregados por los abastecedores y elalmacenamiento de dichos productos encondiciones que garanticen su mejorconservación posible y su rápida localiza­ción para fines de distribución y control.

b)

d)

e)

c)

32

Page 4: Copia de (1,2) 1979 · Directiva, que es el responsable de hacer los nombramientos. ... y calcular, archivadores de tipo Kardex, etc. Todo este mobiliario y …

aad de bodegas para almacenarlo y proveedores del~rtículo, con sus direcciones y último precio.

La proveeduría es responsable de recibir todaslas adquisiciones que se hagan en el establecimiento, einformar de ellas, por 10 menos, a la Administración,Contabilidad y Tesorería.

Tanto las adquisiciones como las entregas debenser controladas por mecanismos adecuados.

La entrega de los artículos a las distintasdependencias del hospital deben hacerse medianteprogramas de distribución periódica y los mismosdeben solicitarse en fórmulas especiales de requisi­ción, firmadas por el jefe de la dependenciasolicitante. De tales requisiciones debe informarse a laContabilidad, con el fin de que los costoscorrespondie~tes le sean asignados a las dependenciasque consumen los productos.

El personal de la Proveeduría debe distribuirseconstituyendo unidades de trabajo, de las cuales esconveniente que por lo menos existan en un hospitalya de cierta categoría, las siguientes: Jefatura yControl; Compras; Almacenamiento; Distribución. Enhospitales de gran tamaí'ío, estas unidades puedenestar a su vez subdivididas, de acuerdo con susnecesidades y recursos, pudiendo así existir, porejemplo, distintas sub-unidades de almacenamiento,tales como: bodegas de medicamentos de vajilla yutensilios de cocina, de telas, de materialesmédico-quirúrgicos, etc. Desde luego, este sistema dealmacenamiento ordenado y de tipo funcional queconduce a esta subdivisión, debe emplearse en todotipo de bodegas. Además, los estantes de almacena­miento deben encontrarse codificados y los códigoscorrespondientes deben encontrarse registrados en lasta~etas del inventario permanente de cada artículo,para facilitar su localización.

La Proveeduría debe estar representada en elConsejo Administrativo del Hospital, y es recomenda­ble que también se encuentre representada en elComité de Presupuestos.

Deben existir mecanismos administrativos ade­cuados que garanticen una adecuada coordinación delas distintas unidades de trabajo que integran estadependencia, entre sí y con las demás dependenciasdel establecimiento.

Debe existir una política bien definida yconocida, que por 10 menos abarque 10 relativo a:adquisiciones en general; adquisiciones de productosalimenticios; adquisiciones de combustibles, lubrican­tes y' otros artículos de difícil control en susconsumos; adquisiciones de drogas y medicamentos;adquisiciones de maquinaria y equipos; adquisicionesde papelería; a calidades de las adquisiciones; atamaño y frecuencia de los pedidos; a compras porlicitación y compras directas; a controles de recepciónde los artículos; a almacenamiento; a distribución; acontroles de almacenamiento y de distribución; a

33

devoluciones; a registros y a informes. Tal políticadebe ser posible de ejecutar y de controlar en suejecución.

Deben existir manuales de procedimientos, quedeben ser revisados periódicamente.

En cuan to a registros, en Proveeduría debenexistir por lo menos, los siguientes:

a) Registros de los bienes muebles de ladependencia.

b) Registro de tipo Kardex, del inventariopermanente de las existencias en bodegas.

e) Registros de las notas de pedidos pendien­tes.

d) Registro de órdenes de compra pendientes.e) Registro de artículos ingresados a la

Proveeduría.f) Registro de las devoluciones de Proveeduría

a las casas proveedoras.g) Registro de requisiciones de las distintas

dependencias del hospital.h) Registro de las devoluciones de las distintas

dependencias a Proveeduría.i) Registro de proveedores, con sus respecti­

vas direcciones.j) Registro de los resultados de las distintas

actividades de control efectuadas a laProveeduría, tales como inventarios, inspec­ciones, etc.

k) Registro de la actividad mensual de laProveeduría.

Además, cuando se trata de hospitales quepueden hacer sus propias licitaciones, deben existirregistros de licitaciones de productos ya recibidos;registros de licitaciones en proceso y registros deposibles postores para las licitaciones.

Todos los registros señalados deben estarconvenientemente archivados.

En cuanto a informes, deben hacerse, por lomenos, los siguientes:

a) Periódicos: de ingresos de mercaderías a ladependencia, conforme se van producien­do, a Contabilidad y Administración.

b) Mensuales: para Administración y Contabi­lidad, de requisiciones despachadas y delmovimiento general de la dependencia. Encaso de que inventario permanente de tipokardex se lleve valorizado; debe hacersetambién un informe mensual de los ajustesde precios del período.

e) Anual, de todas las actividades del período,para la Dirección y la Administración.

Page 5: Copia de (1,2) 1979 · Directiva, que es el responsable de hacer los nombramientos. ... y calcular, archivadores de tipo Kardex, etc. Todo este mobiliario y …

DEPARTAMENTO DE FINANZAS

A diferencia de las empresas de negocios, lamayoría de los hospitales son organizaciones nolucrativas, destinadas a atender enfermos de todas lascategorías económico-sociales, cuyo objetivo final esel de prestar servicios y no el de obtener beneficioseconómicos. Sin embargo, ante el elevado costo de laatención médica moderna, los hospitales deben operarsobre una sana base financiera, que los conduzca, poruna parte, a tratar de disminuir los costos hasta dondesea posible sin que se deteriore la calidad de laatención y, por otra parte, a recuperar, hasta dondesea posible las inversiones hechas para dar un buencuidado al paciente, para lo que se recurre al cobrototal ó parcial de los servicios, de acuerdo con lasposibilidades de los pacientes atendidos que, según elcaso, pueden tomar el aspecto de pago de tarifas o decontribución aportada al hospital. Además un elevadoporcentaje de los ingresos económicos de loshospitales proviene de subvenciones del Estado, queen esta forma asume parte de su obligación de velarpor la salud de sus ciudadanos.

Todo esto obliga a un cuidadoso manejo ycontrol de las finanzas de los hospitales, lo que selleva a cabo en dependencias que, según el tamaño delos establecimientos, pueden variar desde simplesoficinas a cargo de un par de personas, hasta grandesdepartamentos con abundantes recursos.

Un adecuado sistema de control de recursoseconómicos exige dividir las tareas entre no menos dedos individuos, de manera que ninguno de ellos tengael control total de una operación contable. Dentro deeste postulado, en Costa Rica, como en muchos otrospaíses, el manejo y control de los recursoseconómico-financieros se ha repartido entre dosdependencias en los hospitales: la Tesorería, encarga­da básicamente de la recepción de los ingresos, pagode los gastos y vigilancia de estos últimos para que seajusten a los presupuestos; y la Contabilidad,encargada del registro, clasificación, resúmen, análisise interpretación de los hechos económico-financieros,con el fin de informar y permitir un control efectivosobre los mismos.

TESORERIA

A la Tesorería le están asignadas las siguientesobligaciones:

a) Percibir, extendiendo los recibos correspon­dientes, toda suma de dinero que porcualquier motivo ingrese al Hospital.

b) Asumir la plena responsabilidad de losbienes confiados a su cuidado, que debenser depositados diariamente en las respecti­vas cuentas bancarias.

34

c) Hacer efectivas todas las órdenes de pagolque se libren contra la Tesorería en formaladecuada.

d) Pagar los salarios del personal del estableci·miento.

e) Certificar la correspondiente disponibilidadpresupuestaria, mediante la firma delTesorero o del funcionario en quien sedelega esta responsabilidad, en cada ordende pedido que se elabore en el Hospital.

f) Participar activamente en la elaboración delos presupuestos y sus modificaciones.

g) Rendir cuenta de sus actuaciones, a travésde los informes que se indicarán másadelante.

Esta dependencia debe estar bajo la jefatura deuna persona de honorabilidad comprobada, conconocimientos de contabilidad y con experiencia enmanejo de personal. Es recomendable que este jefeesté protegido por una fianza de garantía (póliza defidelidad) cuyo monto dependerá de acuerdo con elde los fondos confiados a su cuidado.

La cantidad de personal subalterno dependerádel tamaño del hospital.

Esta dependencia debe estar representada en elConsejo Administrativo y en el Comité de Presupues­to.

Los locales de trabajo deben hallarse cerca de laContabilidad, Administración y Dirección, constitu­yendo un sólo núcleo. Sin embargo, pueden existiroficinas de cobros, dependientes de la Tesorería,ubicadas en distintos sitios del hospital donde puedanconsiderarse necesarias.

Debe contarse con la adecuada dotación demobiliario y equipo, que incluye máquinas calculado­ras y de escribir y una caja de caudales.

Debe existir una política bien definida yconocida, que abarque por lo menos la correspondien­te a: pagos; cobros, créditos; depósitos; tarifas;registros; informes; controles; etc.

Deben existir por lo menos los siguientesregistros:

a) de remuneraciones del personal del hospi-tal;

b) del activo circulante del establecimiento;c) del activo fijo del establecimiento;d) de las depreciaciones de los bienes del

hospital;e) de control presupuestario;f) de facturas de las adquisiciones hechas por el

Page 6: Copia de (1,2) 1979 · Directiva, que es el responsable de hacer los nombramientos. ... y calcular, archivadores de tipo Kardex, etc. Todo este mobiliario y …

como el más débil de sus eslabones.Los locales de Contabilidad deben estar

localizados dentro de un núcleo administrativo, cercade la Dirección, Administración, Tesorería, etc., enun sitio accesible al público y al personal, peroseparado de los sitios de mayor tránsito de pacientes.

Debe contarse con la adecuada dotación deequipo, mobiliario y materiales. Es recomendable queel personal de la misma dependencia tenga participa­ción en la elaboración de los formularios impresosque se usan en sus labores.

Esta dependencia debe tener representación enel Consejo Administrativo del Hospital y debe tenerparticipación muy activa en la elaboración de lospresupuestos.

Debe existir una política bien definida yconocida, que por lo menos abarque lo relativo asistemas de trabajo, registros, informes y controleseconómicos sobre otras dependencias.

Dentro de estos controles, es recomendable queperiódicamente se efectúen inventarios selectivosparciales en otras dependencias, de acuerdo con elinventario permanente valorizado que debe existir enContabilidad.

Para que Contabilidad pueda efectuar susfunciones en forma adecuada, debe mantener1ctualizados por lo menos los siguientes registros:

estableCimiento;g) del movimiento económico del hospital;h) de deudores;i) de acreedores;j) de reservas de créditos;k) de facturas pendientes de pago;1) de órdenes de compra.

Deben elaborarse por lo menos los siguientesinformes:

I. Informes mensuales: a) de la conciliaciónbancaria; b) de la conciliación de la cajachica; c) cuentas pendientes con acreedo­res; d) de cuentas pendientes con deudores;e) de estado de caja y cuentas de saldosexistentes en todas las operaciones realiza·das por la dependencia durante el mes; f)de control de presupuesto.

n. Informes anuales: a) balance general delperíodo; b) liquidación del presupuesto; e)mformegeneral de labores realizadasdurante el período.

CONTABILIDAD

La contabilidad tiene por objeto el registro,clasificación, resumen, análisis e interpretación de loshechos económico-financieros del establecimiento,con el fin de informar y permitir un contr'ol efectivo alas autoridades respectivas sobre tales hechos.

El sistema de contabilidad~del hospital debe dara la Dirección y Administración la informacióndeseada y en el tiempo en que se necesita. Entérminos amplios y generales el sistema debe daraquella información que permita adoptar las decisio­nes adecuadas en el momento opOrtuno. Debe sersencillo y, dentro de él, cada registro que se mantengadebe tener un propósito útil. Además, debe serpráctico y realizable y debe permitir el máximoposible de control interno. Para poder cumplir conestos requisitos, el sistema de contabilidad debe estarligado a la organización del hospital y en él los datoseconómicos deben fluir de uno a otro nivel, en formasimilar a aquella en que la autoridad escalona ensucesivos niveles jerárquicos.

La dependencia debe estar, lógicamente, bajo lajefatura de un contador incorporado a su respectivocolegio, profesional, que además tenga experiéncia encontabilidad de hospitales, que tiene rlluchascaracterísticas particulares, y en manejo de personal.La cantidad de personal subalterno necesaria dependedel tamaño del hospital y es conveniente que seorganice en unidades de trabajo, de modo que cadafase del sistema se asigne a una persona o a un grupode personas, debidamente capacitadas, recordando,como lo señala Owen, que toda. cadena es tan fuerte

35

a)

b)

e)

d)

e)

f)

g)

h)i)j)

k)1)m)n)

o)

del movimiento económico de todas lascuentas del establ~cimiento;

del inventario del activo fijo del estableci­miento, que incluya todas las bajas, altas ytraslados de las especies inventariables.registro de tipo kardex del inventariopermanente valorizado de las existencias enbodegas del establecimiento;de entrada y salida de todos los artículos deconsumo del establecimiento;de las depreciaciones de los bienes delhospital;de facturas de todas las adquisicioneshechas por el establecimiento;de remuneraciones de todo el personal de lainstitucÍón;de deudores;de acreedores;de reservas de créditos para pedidos entránsito;de pedidos;de órdenes de compra;de control de presupuesto;de las requisiciones (solicitudes de pedido)hechas por todas las dependencias conside­radas en la contabilidad de costos;de las actividades realizadas mensualmentepor todas y cada una de las dependenciasconsideradas en la contabilidad de co.stos;

Page 7: Copia de (1,2) 1979 · Directiva, que es el responsable de hacer los nombramientos. ... y calcular, archivadores de tipo Kardex, etc. Todo este mobiliario y …

Informes mensuales: a) estado de deudores quecomprenda saldos al iniciarse el períodoinmediato anterior, ingresos del mes y saldos alfinalizar el período; b) estado de acreedoressimilar al de deudores; c) movimiento debodegas, en forma similar a los dos informes

l.

p) registros de costos de las dependencias yactividades del establecimiento. Contabili­dad debe entregar por lo menos, lossiguientes informes a las autoridadescorrespondientes del hospital.

anteriores; d) estados presupuestarios de lo~

distintos programas y actividades del hospital: elaltas, bajas y traslados del activo fijo durante ~

mes; f) informe de la conciliación bancaria dperíodo; g) cálculo de costos de las distinta!dependencias y actividades, durante el período,

n. Información anual: a) balance anual analizado¡b) cálculo de costos general de las distinta!dependencias y actividades durante el períodoc) informe general de labores desarrollada!durante el período.

EXPLORADOR MULTIPLE DEULTRASONIDOS PARA EL H. MEXICO

El Hospital México contará próximamente conun moderno explorador múltiple de ultrasonidos parauso del servicio de Ginecoobstetricia.

El equipo será donado por la Asociación deDamas Diplomáticas y Extranjeras de Costa Rica. Laentrega se hará el 15 de Agosto conmemorando deesta forma, el Día de la Madre y el Año Internacionaldel Niño, personas a las que vendrá a .,servir lamáquina en cuestión.

Para la recaudación de los 9't500.000, suma enque está valorizada, la asociación llevará a cabo unaferia posiblemente en los primeros días de Agosto.

Esta máquina explorador múltiple de ultrasoni­dos tiene varios usos o alcances en el campo de lamedicina. Pero para los fines que se le darán, o sea enel campo de ginecoobstetricia¡ es utilizado entre otrascosas para diagnosticar embarazos normales oanormales. La existencia de tumores malignos o

benignos en el aparato genital y senos. Todo tipo deirregularidades de la madre durante el estado deembarazo, etc.

Según lo manifestó el doctor Cecilia Aranda,Jefe del Servicio de Ginecoobstetricia del Hospit~1

México, muchos de estos diagnósticos se puedenrealizar sin el uso de el explorador, pero son enormedesventaja de que requiere de mucho tiempo y unaserie de exámenes muy engorrosos. Además delpeligro que representa en la mayoría de los casos paralas madres y sus hijos.

Funciona mediante la emisión de ondas sonorasque son rechazadas por los elementos que se buscan,de acuerdo al diagnóstico que se desea.

El manejo estará a cargo de un grupo defuncionarios del Hospital México, bajo la direccióndel doctor Alfredo Solano, quien se especializó en elextranjero.

Si usted contribuye a que el paciente recupere su salud rápidamente, le rogamos ser atento, cariñoso y

eficip.nte.A.C.H.

36