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MANUAL DE PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE ORGANIZACIONES SOCIALES

COORDINACIÓN GENERAL DE ASESORÍA JURÍDICA DIRECCIÓN ORGANIZACIONES SOCIALES

F.3.1

Versión 2.0, Revisión 2.0

© 2016 Dirección de Administración por Procesos – Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI

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DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS


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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600, Quito Ecuador

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TABLA DE CONTENIDO

INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO ................................................................................ 1

FIRMAS Y APROBACIONES ............................................................................................................. 1

LISTA DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 1

1.1 Objetivo general ............................................................................................................ 4

1.2 Objetivos específicos ..................................................................................................... 4

2.- Alcance ..................................................................................................................................... 4

3.- Responsables............................................................................................................................ 5

4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ....................................................................................... 5

5.- Lineamientos y Políticas del Proceso ...................................................................................... 6

6.- Información Básica del Proceso ............................................................................................... 7

6.1 Ficha del Proceso ................................................................................................................. 7

7.- Mapa de Interrelación de los Procesos .................................................................................... 8

8.- Descripción de los Subprocesos ............................................................................................... 9

8.1 Subproceso Aprobación de Personería Jurídica .................................................................. 9

8.1.1. Ficha del Subproceso de Aprobación de Personería Jurídica ...................................... 9

8.1.2 Controles del Subproceso. ........................................................................................... 9

8.1.3 Diagrama de Flujo Aprobación de Personería Jurídica .............................................. 10

8.1.4 Matriz Aclaratoria ....................................................................................................... 11

8.1.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Personería Jurídica ................................... 13

8.2 Subproceso Registro de Directiva ..................................................................................... 14

8.2.1. Ficha del Subproceso de Registro de Directiva ......................................................... 14

8.2.2 Controles del Subproceso. ......................................................................................... 14

8.2.3 Diagrama de Flujo de Registro de Directiva ............................................................... 15


8.2.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Personería Jurídica ................................... 18

8.3 Subproceso Aprobación de Reformas de Estatutos .......................................................... 19

8.3.1. Ficha del Subproceso de Aprobación de Reformas de Estatutos .............................. 19

8.3.2 Controles del Subproceso .......................................................................................... 19




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8.3.3 Diagrama de Flujo Aprobación de reformas de Estatutos ......................................... 20


8.3.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Reforma de Estatutos ............................... 23

8.4 Subproceso Registro de inclusión o exclusión de socios ................................................... 24

8.4.1. Ficha del Subproceso de Registro de inclusión o exclusión de socios ...................... 24


8.4.3 Diagrama de Flujo de Registro de inclusión y exclusión de socios............................. 25


8.4.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso de Inclusión y Exclusión de Socios............ 28

8.5 Subproceso de Certificación de documentos de Organizaciones Sociales ....................... 29

8.5.1. Ficha del Subproceso de Certificación de documentos de Organizaciones Sociales 29


8.5.3 Diagrama de Flujo de Certificación de documentos de Organizaciones Sociales ...... 30


8.5.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso de Certificación de documentos de

Organizaciones Sociales ...................................................................................................... 33

8.6 Subproceso de Disolución y liquidación de las Organizaciones ........................................ 34

8.6.1. Ficha del Subproceso de Disolución y liquidación de las Organizaciones ................. 34

8.5.2 Controles Del Subproceso .......................................................................................... 34

8.5.3 Diagrama de Flujo de Disolución y liquidación de las Organizaciones ....................... 35


8.5.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Disolución y Liquidación de las

Organizaciones .................................................................................................................... 38

8.- Anexos .................................................................................................................................... 39

8.1 Ficha técnicas y diagramas de proceso ............................................................................. 39

8.1.1 Aprobación de Personería Jurídica ............................................................................. 39

8.1.2 Registro de Directiva .................................................................................................. 40

8.1.3 Aprobación de Reformas de Estatutos ....................................................................... 41

8.1.4 Registro de Inclusión y Exclusión de Socios .............................................................. 42

8.1.5 Certificación de Documentos de Organizaciones Sociales ......................................... 43

8.1.6 Disolución y Liquidación de la Organizaciones ........................................................... 44




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PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE ORGANIZACIONES

SOCIALES

1.1 Objetivo general

Establecer un esquema de servicio institucional, ágil, con altos índices de calidad orientado a

resultados, al uso eficiente del recurso con el fin de garantizar la debida atención a las

organizaciones sociales y a sus requerimientos presentados a la institución.

1.2 Objetivos específicos

Incrementar la eficiencia y eficacia, reducir costos, mejorar la calidad de

servicios, definiendo objetivos en términos de una mejora atención a los

usuarios.

Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido a través de la

reducción de tiempos de ciclo de las actividades, que permita la ampliación de

las funciones y responsabilidades del personal.

Determinar métodos para asegurar que la operación y control de los procesos

sean eficaces a través de su seguimiento, medición, análisis y mejora continua.

2.- Alcance

El presente Manual será fuente de consulta y aplicación de todos los servidores (as) del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda a nivel nacional, en especial del personal involucrado en los procesos de Legalización de Organizaciones Sociales. Comprende el Sistema unificado de información de las Organizaciones Sociales, donde se podrá visualizar los procesos de la creación de organizaciones sociales, registro de directiva, inclusión y exclusión de socios, y liquidación de organizaciones en concordancia con lo especificado.




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3.- Responsables

1. Secretaria General

2. Coordinador General Jurídico

3. Director de Organizaciones Sociales

4. Técnico de Organizaciones Sociales

4.- Glosario de Términos y Abreviaturas

ABREVIATURAS DEFINICIÓN

CGJ Coordinación General Jurídica

DAP Dirección de Administración por Procesos

RUOS Registro Único de Organizaciones Sociales

SUIOS Sistema Unificado de Información de las Organizaciones Sociales

ONG Organizaciones No gubernamentales

TÉRMINOS DEFINICIÓN

Quipux Es el Sistema de Gestión Documental utilizado dentro del Sector Público para elaborar memorando, oficios, circulares y todo lo que implica comunicación formal dentro y fuera de la institución.

Inclusión de Socios Es proceso dinámico, que permite a las personas ingresar en una organización.

Exclusión de Socios Es la facultad de extinguir el vínculo societario con un determinado socio sociedad por decisión de los demás que continúan formando parte de la sociedad.

Patrocinador Abogado en libre ejercicio profesional que asesora legalmente a las Organizaciones Sociales.

Personería Jurídica Persona ficticia que se crea legalmente para que puedan crear derechos y contraer obligaciones.

Asamblea Constitutiva Es una reunión de persona que junta con el fin de constituir una organización social para la consecución de beneficios para las personas que lo van a conformar.

Estatuto Normas legal que van a regular el funcionamiento de una Organización Social.

Directiva Personas elegidas para que dirijan a una Organización Social.

Oficio Documento por medio del cual la entidad del Estado se prenuncia respecto de un pedido realizado por alguna organización Social.

Resolución Acto Administrativo por el cual se resuelve dar reconocer el acto realizado por una Organización Social.




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5.- Lineamientos y Políticas del Proceso

Establecimiento de competencia de esta Cartera de Estado

Cumplimiento de las normas establecidas en el Decreto N° 739.

Cumplimiento de requisitos de manera obligatoria para los diferentes procesos.

Cumplimiento de las normas estatutarias de las organizaciones sociales.

Políticas

Todos los documentos que se entreguen para los procesos deben contener la

firma del peticionario.

EL funcionario deberá verificar la sumilla de su jefe inmediato y el mismo que se

encuentre reasignado por medio de QUIPUX.

Se verificara los requisitos establecidos en la ley, reglamento y estatuto.

Una vez cumplido los requisitos legales se procede a dar contestación de

manera escrita a la solicitud presentada por el peticionario.




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6.- Información Básica del Proceso

6.1 Ficha del Proceso

Proceso:

LEGALIZACIÓN DE ORGANIZACIONES SOCIALES

Código del Proceso: F.3.1 Descripción:

PROPÓSITO:

Otorgar a la organización social una personería jurídica al fin de tenga una representación judicial y extrajudicial dentro de su vida jurídica

DISPARADOR:

Solicitud del Usuario

ENTRADAS:

Solicitud de las Organizaciones Sociales

SUBPROCESOS:

1. Aprobación de Personería Jurídica

2. Registro de Directiva

3. Aprobación de Reformas de Estatutos

4. Registro de inclusión o exclusión de socios

5. Certificación de documentos de Organizaciones Sociales

6. Disolución y liquidación de las Organizaciones Sociales

Productos/Servicios del Proceso:

Aprobación de Personería Jurídica

Registro de Directiva

Registro de inclusión y exclusión de socios

Disolución y liquidación de Organizaciones

Aprobación de Reformas del Estatuto

Emisión de certificación de documentos

Tipo de Proceso: Adjetivo

Responsable del Proceso:

Coordinación General de Asesoría Jurídica

Tipo de cliente: Externo




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Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA

Art. 66 numeral 13, Ar. 96

Constitución de la República del Ecuador

Art. 1,30,31,32,36 Ley Orgánica de Participación Ciudadana

Art. 1 al 47 Decreto No. 739 de 3 agosto del 2015, por el cual se Codificación y Reforma al Decreto Ejecutivo 16 del 4 de junio de 2013

Art. 1 al Art. 215 Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva

Título XXX libro I Art. 564 al 582

Código Civil

7.- Mapa de Interrelación de los Procesos

A continuación se presenta una visión general del proceso.




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8.- Descripción de los Subprocesos

8.1 Subproceso Aprobación de Personería Jurídica

8.1.1. Ficha del Subproceso de Aprobación de Personería Jurídica

Subproceso: Aprobación de Personería Jurídica

Código del Subproceso:

F.3.1.1

Descripción:

PROPÓSITO:

Realizar la legalización de la aprobación de personería Jurídica de una organización social.

DISPARADOR:

Solicitud de la Organización Social para la aprobación de Personería Jurídica

ENTRADAS:

Solicitud de aprobación de Personería Jurídica

Productos/Servicios del Subproceso:

Estatutos aprobados.- Conjunto de normas legales que regula el funcionamiento de una Organización Social.

Resolución de aprobación.- Acto Administrativo mediante el cual se aprueban los estatutos y se concede la personería Jurídica a una Organización Social.

Responsable del Subproceso:

Dirección de Organizaciones Sociales


8.1.2 Controles del Subproceso.

ARTÍCULO NORMATIVA

14, 15 Decreto Presidencial N° 739




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8.1.3 Diagrama de Flujo Aprobación de Personería Jurídica




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8.1.4 Matriz Aclaratoria

No. Actividad Rol Descripción Documento

1 -Entregar solicitud Usuario

El usuario se acercará a entregar la solicitud de

otorgación de Personería Jurídica firmada por el

presidente provisional y adjuntando los

siguientes requisitos:

*Convocatoria de la Asamblea Constitutiva

*Acta Constitutiva

*Nómina de la directiva provisional

*Lista de socios fundadores

*Copia de cedula y papeleta de votación de los

socios.

*Cuenta de integración

*Estatutos de la Organización.

Solicitud

2

-Receptar

solicitud del

Usuario

Secretaria

General

Receptar la documentación y solicitud entregada

por el usuario sellar, escanear e ingresar al

QUIPUX.

Quipux

3 - Enviar solicitud Secretaria

General

Se remite al Coordinador Jurídico la solicitud con

la documentación recibida.

4 -Receptar

solicitud

Secretaria

(Coordinación

General Jurídica)

Se receptará la documentación entregada y se

registra el sello de recibido con la fecha y hora.

5

Sumillar y

designar a la

unidad ejecutora

Coordinador

(Coordinación

General Jurídica)

El Coordinador sumilla la documentación y

remitirá la documentación al encargado de la

unidad de Organizaciones Sociales

6

Receptar y

designar

funcionario

Director

(Dirección de

Organizaciones

Sociales)

El Director revisará la solicitud y asignará a un

técnico para que realice con la Revisión de la

solicitud y la documentación entregada.

7

Revisar solicitud

Técnico (Dirección

de Organizaciones

Sociales)

El técnico verificará que la solicitud conste con

las sumillas respectivas y que se encuentre

debidamente firmada por el presidente de la

directiva.

8

Verificar

documentos

habilitantes


de Organizaciones

Sociales)

El técnico verificará que se encuentre todos los

documentos habilitantes para realizar el trámite.

Si se encuentra correcto los documentos se

realizará la actividad N° 9.

Si no se encuentra correcto los documentos se




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9 Revisar

expediente


de Organizaciones

Sociales)

El técnico cotejará la información con el

expediente de la organización social que reposa

en el archivo de organizaciones sociales.

Si reposa el expediente se realizara la actividad

N° 10.

Si no reposa el expediente se realizara la

actividad N° 20.

10 Elaborar

resolución


de Organizaciones

Sociales)

El técnico elaborará la resolución de otorgación

de personería jurídica y se enviará a la

Coordinación General Jurídica.

Resolución

11 Revisar informe y

suscribir

Coordinador

(Coordinación

General Jurídica)

El Coordinador revisará la resolución y la

suscribirá, para que se proceda con la entrega

al usuario.

Informe

12 Revisar y enviar

resolución


de Organizaciones

Sociales)

Se verificará la suscripción de la resolución y se

enviara a la Secretaría General.

13 Enumerar y fechar

resolución

Secretaria

General

Se verifica la resolución y se procede a

enumerarlas y fecharlas. Donde un ejemplar

reposará en la secretaria general y dos

ejemplares se enviarán de la siguiente manera:

uno para la Coordinación General Jurídica y otro

para la Dirección de organizaciones sociales

14 Entregar y firmar

registro


de Organizaciones

Sociales)

El usuario o la persona autorizada recepta un

ejemplar de la resolución aprobada por la

autoridad, con un ejemplar del estatuto

enumerado y fechado. Y firmará la recepción de

la resolución con la fecha de entrega.

15 Archivar


de Organizaciones

Sociales)

El funcionario entregará una copia de lo

suscripto por el Coordinador al archivo de la

unidad para que sea archivada en el expediente

de la organización

16

Realizar y enviar

oficio de

notificación


de Organizaciones

Sociales)

El técnico emite un oficio el cual se detallará la

documentación requerida no está completa

para dar trámite la solicitud que el proceso. Y se

comunicará con el usuario para hacerle la

entrega formal.

Oficio de

notificación

17 Verificar oficio Usuario El usuario verificará el oficio entregado por el

técnico para regularizar la documentación




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8.1.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Personería Jurídica

Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Personería Jurídica son los

siguientes:

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad

de Medida

Responsable de Medición

Fuente de la

Medición

Frecuencia de

Medición

1 Cumplimiento en atención en requerimiento

(N° de Trámites contestados / N° de trámites recibidos ) *100

Porcentaje Coordinación General Jurídica

Quipux Mensual

18

Enviar

documentación

solicitada

Usuario

El usuario enviará la documentación solicitada al

técnico para que pueda continuar con el

proceso.

19

Notificar

incongruencia de

información


de Organizaciones

Sociales)

Funcionario procede a realizar el oficio donde

consta las observaciones o incumplimientos de

requisitos dela petición o a su vez cuando no

reposan los físicos en el archivo de la unidad




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8.2 Subproceso Registro de Directiva

8.2.1. Ficha del Subproceso de Registro de Directiva

Subproceso:



F.3.1.2

Descripción:

PROPÓSITO:

Otorgar un documento legal a fin de que la organización esté representada judicial y extrajudicialmente.

DISPARADOR:

Solicitud de la Organización Social para la aprobación de Directiva

ENTRADAS:

Solicitud de Registro de Directiva


Oficio de registro de Directiva.- Es un documento escrito en el cual se deja constancia de las personas que han sido elegidas por voto popular para formar la directiva de la organización social.

Registro de la Directiva.




8.2.2 Controles del Subproceso.

ARTÍCULO NORMATIVA





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8.2.3 Diagrama de Flujo de Registro de Directiva




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registro de directiva debidamente realizada y

firmada por el presidente de la directiva

adjuntando los siguientes requisitos:

*Convocatoria a la Asamblea en original o copia

debidamente certificada por el secretario.

* Acta de la Asamblea donde se eligió la nueva

directiva en original o copia debidamente

certificada por el secretario.

*Registro de asistencia de los socios a la

asamblea general. (nombres completos, número

de cédula y firma)

*Nómina de los directivos electos (dignidad,

nombres completos y número de cédula).

* Copias de cédula y papeletas de votación

actualizada de los directivos.

*Copia del registro de la última directiva.

*Copia del estatuto de la Organización

*Copia del certificado provisional del RUOS.

Solicitud

2

-Receptar

solicitud del

Usuario

Secretaria

General



QUIPUX.

Quipux


General



4 -Receptar

solicitud

Secretaria

(Coordinación

General Jurídica)



5

Sumillar y

designar a la

unidad ejecutora

Coordinador

(Coordinación

General Jurídica)




6

Receptar y

designar

funcionario

Director

(Dirección de

Organizaciones

Sociales)


técnico para que realice con la solicitud

entregada.

7

Revisar solicitud


de Organizaciones

Sociales)




directiva y abogado patrocinador.




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8

Verificar

documentos

habilitantes


de Organizaciones

Sociales)







9 Revisar

expediente


de Organizaciones

Sociales)





N° 10.


actividad N° 16.

10

Emitir el oficio de

registro y

aprobación de

directiva


de Organizaciones

Sociales)

El técnico emitirá un oficio del registro de la

directiva y se remitirá al coordinador para la

sumilla respectiva.

Oficio de

registro

11

Sumillar Oficio de

registro de

directiva

Coordinador

(Coordinación

General Jurídica)

El coordinador revisará el oficio y sellará para

que se proceda con la entrega al usuario

12

Informar y

entregar al

usuario


de Organizaciones

Sociales)

El técnico revisará el oficio sellado por el

Coordinador y se procederá con la entrega del

oficio debidamente suscrito

Conjuntamente se realizarán las actividades N°

12,1 y 12,2

12.1

Firmar de

Registro de

entrega


de Organizaciones

Sociales)

Al momento de entregar el oficio el técnico

realizará el registro manual donde se deberá

solicitar a la persona que retira el oficio firme

como respaldo de la entrega del documento

12.2 Archivar


de Organizaciones

Sociales)

El técnico sacara una copia del oficio suscrito

antes de entregarle al usuario, para colocar en el

expediente correspondiente de la organización

13

Realizar y enviar

oficio de

notificación


de Organizaciones

Sociales)


documentación requerida para que el proceso se

pueda iniciar. Y se comunicará con el usuario

para hacerle la entrega formal.

Oficio de

notificación

14 Verificar oficio Usuario

El usuario verificara el oficio entregado por el


solicitada.




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8.2.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Personería Jurídica


siguientes:


de Medida


Fuente de la

Medición

Frecuencia de Medición




Quipux Mensual

15

Enviar

documentación

solicitada

Usuario



proceso.

16

Notificar

incongruencia de

información


de Organizaciones

Sociales)

El técnico procederá a realizar el oficio donde

contará las observaciones o incumplimiento de

requisitos de la petición.

Notificación




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8.3 Subproceso Aprobación de Reformas de Estatutos

8.3.1. Ficha del Subproceso de Aprobación de Reformas de Estatutos

Subproceso:

Aprobación de reformas de Estatutos


F.3.1.3

Descripción:

PROPÓSITO:

Realizar legalmente la aprobación de las reformas que se realicen en los Estatutos de las organizaciones sociales.

DISPARADOR:

Solicitud del usuario para la aprobación de reformas de Estatutos.

ENTRADAS:

Solicitud de aprobación de Reformas de Estatutos


Reforma de Estatutos aprobados.- Actualización de normas legales por las que se regula el funcionamiento de una Organización Social.

Resolución de Aprobación de Reforma de Estatutos.- Acto Administrativo mediante el cual se aprueban la Reforma de los estatutos.




8.3.2 Controles del Subproceso

ARTÍCULO NORMATIVA





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8.3.3 Diagrama de Flujo Aprobación de reformas de Estatutos




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Reforma de Estatutos debidamente firmada por

la secretaria y el presidente adjuntando los

siguiente requisito:

*Solicitud firmada por el presidente de la

organización y el abogado patrocinador.

*Convocatoria a la asamblea en original o copia

*Acta de asamblea donde se aceptó las reformas

del estatuto en original o copia debidamente

certificado por el secretaria/o

*Copia del último registro de la directiva.

*Copia del estatuto vigente de la organización

(comité)

* Dos copias de físico de estatutos reformado

debidamente certificado por el secretario /a.

*Certificado del RUOS.

* Cd con estatutos reformados en documento

Word.

Solicitud

2

-Receptar

solicitud del

Usuario

Secretaria

General



QUIPUX.

Quipux


General



4 -Receptar

solicitud

Secretaria

(Coordinación

General Jurídica)



5

Sumillar y

designar a la

unidad ejecutora

Coordinador

(Coordinación

General Jurídica)




6

Receptar y

designar

funcionario

Director

(Dirección de

Organizaciones

Sociales)



entregada.

7

Revisar solicitud


de Organizaciones

Sociales)








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8

Verificar

documentos

habilitantes


de Organizaciones

Sociales)







9 Revisar

expediente


de Organizaciones

Sociales)





N° 10.


actividad N° 20.

10 Elaborar informe

y resolución


de Organizaciones

Sociales)

Se elaborará el respectivo informe y resolución

de aprobación de la Reforma Estatutos para ser

enviada al Coordinador General Jurídico

Informe y

resolución

11 Revisar y suscribir

resolución

Coordinador

(Coordinación

General Jurídica)

El Coordinador revisa el informe y la resolución,

posteriormente realizara la suscripción de la

resolución.

12 Revisar y enviar

resolución


de Organizaciones

Sociales)



13 Enumerar y fechar

resolución

Secretaria

General







14 Enumerar

Estatutos


de Organizaciones

Sociales)

Se enumerará los estatutos con la numeración

que se encuentre en la resolución receptada por

la secretaria general

15

Entregar y firmar

registro


de Organizaciones

Sociales)

El usuario o la persona autorizada recepta un

ejemplar de la resolución aprobada por la

autoridad, con un ejemplar del estatuto

enumerado y fechado. Y firmará la recepción de

la resolución con la fecha de entrega.

16 Archivar


de Organizaciones

Sociales)

El funcionario entregará una copia de lo

suscripto por el Coordinador al archivo de la

unidad para que sea archivada en el expediente




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8.3.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Reforma de Estatutos

Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Reforma de Estatutos son los

siguientes:

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de

Medida


Fuente de la

Medición

Frecuencia de

Medición




Quipux Mensual

de la organización

17

Realizar y enviar

oficio de

notificación


de Organizaciones

Sociales)





Oficio de

notificación

18 Verificar oficio Usuario El usuario verificará el oficio entregado por el


19

Enviar

documentación

solicitada

Usuario



proceso.

20

Notificar

incongruencia de

información


de Organizaciones

Sociales)

Funcionario procede a realizar el oficio donde

consta las observaciones o incumplimientos de

requisitos dela petición o a su vez cuando no

reposan los físicos en el archivo de la unidad

Notificación




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8.4 Subproceso Registro de inclusión o exclusión de socios

8.4.1. Ficha del Subproceso de Registro de inclusión o exclusión de socios

Subproceso:

Registro de inclusión o exclusión de socios


F.3.1.4

Descripción:

PROPÓSITO:

Realizar legalmente el registro de inclusión y exclusión de socios de las organizaciones sociales.

DISPARADOR:

Solicitud de la organización de registro de inclusión y exclusión de socios

ENTRADAS:

Solicitud de Inclusión de socios

Solicitud de exclusión de socios


Informe de inclusión de socios.

Informe de exclusión de socios.





ARTÍCULO NORMATIVA

20 Decreto Presidencial N° 739




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MIDUVI, 2016.

8.4.3 Diagrama de Flujo de Registro de inclusión y exclusión de socios




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MIDUVI, 2016.





registro de inclusión o exclusión de socios

firmada por el presidente de la organización

adjuntando los siguientes requisitos:

*Solicitud por escrito de los socios a incluir o

excluir en la organización (comité)

*Copia de último registro de la directiva

* Convocatoria a la asamblea original o copia

debidamente certificada por el secretario(a)

*Acta de la asamblea donde se aceptó a los

nuevos socios o se excluya en original o copia

debidamente certificada por secretaria/o

*Registro de asistencia de los socios a la

asamblea general en donde debe constar

nombres completos, números d cédula y firmas

en original o copia debidamente certificadas por

el secretario/a.

*Copias de cédula y papeletas de votación de los

socios a incluir o excluir.

*Copia del certificado del RUOS

* Cd con listado de los socios a incluir o excluir

donde debe constar nombres y apellidos

completos, número de cédula en documentos

Word.

Solicitud

2

-Receptar

solicitud del

Usuario

Secretaria

General



QUIPUX.

Quipux


General



4 -Receptar

solicitud

Secretaria

(Coordinación

General Jurídica)



5

Sumillar y

designar a la

unidad ejecutora

Coordinador

(Coordinación

General Jurídica)




6

Receptar y

designar

funcionario

Director

(Dirección de

Organizaciones



entregada.




32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.

Sociales)

7

Revisar solicitud


de Organizaciones

Sociales)





8

Verificar

documentos

habilitantes


de Organizaciones

Sociales)







9 Revisar

expediente


de Organizaciones

Sociales)





N° 10.


actividad N° 17.

10 Elaborar oficio


de Organizaciones

Sociales)

El técnico elabora un oficio y registrará la

inclusión o exclusión de socios y se enviará a la

Coordinación General Jurídica.

Oficio

11 Revisar oficio y

suscribir

Coordinador

(Coordinación

General Jurídica)

El coordinador revisará el oficio y lo suscribirá

para que se proceda con la entrega al usuario

12 Revisar y enviar

oficio


de Organizaciones

Sociales)

Se verificará la suscripción del oficio

13

Informar y

entregar al

usuario


de Organizaciones

Sociales)

El técnico revisará el oficio sumillado por el

Coordinador y se entregará el oficio

debidamente suscrito

Conjuntamente se realizarán las actividades N°

13,1 y 13,2

13.1

Firmar de

Registro de

entrega


de Organizaciones

Sociales)

Al momento de entregar el oficio el técnico

realizará el registro manual donde se deberá

solicitar a la persona que retira el oficio firme

como respaldo de la entrega del documento




32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.

8.4.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso de Inclusión y Exclusión de

Socios

Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Inclusión y Exclusión de socios

son los siguientes:


de Medida


Fuente de la

Medición

Frecuencia de

Medición




Quipux Mensual

13.2 Archivar


de Organizaciones

Sociales)

El técnico sacara una copia del oficio suscrito

antes de entregarle al usuario, para colocar en el

expediente correspondiente de la organización

14

Realizar y enviar

oficio de

notificación


de Organizaciones

Sociales)





Oficio de

Notificación




solicitada.

16

Enviar

documentación

solicitada

Usuario



proceso.

17

Notificar

incongruencia de

información


de Organizaciones

Sociales)




Notificación




32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.

8.5 Subproceso de Certificación de documentos de Organizaciones Sociales

8.5.1. Ficha del Subproceso de Certificación de documentos de

Organizaciones Sociales

Subproceso:

Certificación de Documentos de Organizaciones Sociales


F.3.1.5

Descripción:

PROPÓSITO:

Entregar la copia de del documento solicitado por la directiva de la Organización Social, que reposa en el expediente del MIDUVI.

DISPARADOR:

Solicitud de emisión de copias certificada.

ENTRADAS:

Solicitud de copia certificada.


Copia Certificada del documento solicitado.





ARTÍCULO NORMATIVA

16 Constitución del Ecuador




32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.

8.5.3 Diagrama de Flujo de Certificación de documentos de Organizaciones

Sociales




32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.





copia certificadas debidamente firmada por el

solicitante adjuntando los siguiente requisito:

*Copia de cédula y papeleta de votación de

quien solicita

Solicitud

2

-Receptar

solicitud del

Usuario

Secretaria

General



QUIPUX.

Quipux


General



4 -Receptar

solicitud

Secretaria

(Coordinación

General Jurídica)



5

Sumillar y

designar a la

unidad ejecutora

Coordinador

(Coordinación

General Jurídica)




6

Receptar y

designar

funcionario

Director

(Dirección de

Organizaciones

Sociales)



entregada.

7

Revisar solicitud


de Organizaciones

Sociales)





8

Verificar

documentos

habilitantes


de Organizaciones

Sociales)







9 Revisar

expediente


de Organizaciones

Sociales)




Si se encuentra en el expediente el documento

solicitado se realizara la actividad N° 10.




32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.

Si no se encuentra en el expediente el

documento solicitado se realizara la actividad N°

17.

10 Sacar copia


de Organizaciones

Sociales)

El técnico realizará la búsqueda física del

expediente en el archivo de la unidad y se

procede a sacar copias de los documentos

solicitados.

11 Certificar la copia


de Organizaciones

Sociales)

Funcionario emite un oficio y adjunta las copias

certificadas y lo remiten al Coordinador Jurídico

12 Sumillar oficio


de Organizaciones

Sociales)

El Coordinador revisará el oficio y suscribirá para

que se proceda entregar al usuario Oficio

13 Entregar y firmar

registro


de Organizaciones

Sociales)

El usuario o persona autorizada recepta el oficio

emitido por la autoridad con las copias

certificadas de acuerdo a lo solicitado por el

usuario.

14

Realizar y enviar

oficio de

notificación


de Organizaciones

Sociales)





Oficio de

notificación




solicitada.

16

Enviar

documentación

solicitada

Usuario



proceso.

17

Notificar

incongruencia de

información


de Organizaciones

Sociales)




Notificación




32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.

8.5.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso de Certificación de

documentos de Organizaciones Sociales


siguientes:


de Medida


Fuente de la

Medición

Frecuencia de

Medición




Quipux Mensual




32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.

8.6 Subproceso de Disolución y liquidación de las Organizaciones

8.6.1. Ficha del Subproceso de Disolución y liquidación de las Organizaciones

Subproceso:

Disolución y liquidación de las Organizaciones


F.3.1.6

Descripción:

PROPÓSITO:

Realizar legalmente la disolución y liquidación de la Organización Sociales.

DISPARADOR:

Solicitud del usuario de la disolución y liquidación de las organizaciones.

ENTRADAS:

Solicitud de disolución.


Copia Certificada del documento solicitado.




8.5.2 Controles Del Subproceso

ARTÍCULO NORMATIVA

22, 23, 24, 25 y 26 Decreto Presidencial N° 739




32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.

8.5.3 Diagrama de Flujo de Disolución y liquidación de las Organizaciones




32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.





disolución y liquidación de la organización

debidamente realizada y firmada por el

presidente de la directiva con los siguientes

requisitos:

*Original o copia de la convocatoria a la

Asamblea General de Socios debidamente

certifica por el secretario.

*Original o copia del Acta de Asamblea General

de Socios Donde se resolvió la Disolución y

Liquidación de la Organización Social, con el

nombramiento del Liquidador.

*Informe del de Liquidador designado por la

Organización Social.

*Registro de Asistencia de los socios a la

Asamblea General donde debe constar nombres

y apellidos completos, número de cédula y firma.

*Copia del último Registro de la última

Directiva.

*Copia del Estatuto Vigente.

Solicitud

2

-Receptar

solicitud del

Usuario

Secretaria

General



QUIPUX.

Quipux


General



4 -Receptar

solicitud

Secretaria

(Coordinación

General Jurídica)



5

Sumillar y

designar a la

unidad ejecutora

Coordinador

(Coordinación

General Jurídica)




6

Receptar y

designar

funcionario

Director

(Dirección de

Organizaciones

Sociales)



entregada.




32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.

7

Revisar solicitud


de Organizaciones

Sociales)




directiva.

8

Verificar

documentos

habilitantes


de Organizaciones

Sociales)







9 Revisar

expediente


de Organizaciones

Sociales)





N° 10.


actividad N° 18.

10

Realizar informe y

resolución de

liquidación


de Organizaciones

Sociales)

Se elaborará el respectivo informe y resolución

de liquidación para hacer enviada al

Coordinador General Jurídico

Informe y

resolución

11 Revisar y suscribir

resolución

Coordinador

(Coordinación

General Jurídica)

El Coordinador revisar el informe y la resolución,

posteriormente realizara la suscripción de la

resolución.

12 Revisar y enviar

resolución


de Organizaciones

Sociales)



13 Enumerar y

fechar resolución


de Organizaciones

Sociales)







14 Entregar al

usuario


de Organizaciones

Sociales)

El técnico verificará la resolución fichada y

numerada, y se procederá a la entrega de la

resolución.

Conjuntamente se realizaran las actividades N°

14,1 y 14,2




32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.

8.5.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Disolución y Liquidación de las

Organizaciones

Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Disolución y Liquidación de las

Organizaciones son los siguientes:

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de

Medida Responsa

ble de Medición

Fuente de la

Medición

Frecuencia de

Medición




Quipux Mensual

14.1

Firmar registro de

entrega de

documento


de Organizaciones

Sociales)

Se registra manualmente la entrega y se

despacha la contestación requerida por la

Organización con la firma de la persona

(autorizada o profesional del derecho) que

solicitó dicho requerimiento.

14.2 Archivar


de Organizaciones

Sociales)

Se remite una copia al profesional del

documento despachado, procede a la entrega

del expediente para que sea Archivado y

Custodiado.

15

Realizar y enviar

oficio de

notificación


de Organizaciones

Sociales)





Oficio de

notificación




solicitada.

17

Enviar

documentación

solicitada

Usuario



proceso.

18

Notificar

incongruencia de

información


de Organizaciones

Sociales)




Notificación




32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.

8.- Anexos

8.1 Ficha técnicas y diagramas de proceso

8.1.1 Aprobación de Personería Jurídica

NIVEL:

FECHA: 21/08/2015

CÓDIGO: CGAJ-DOS-RPPC-01

VERSIÓN: 1.0

MACROPORCESO

PROCESO

SUBPROCESO

CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA


FISICOS

Infraestructura

Suministros de Oficina

TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno

RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO DOCUMENTADO No - En proceso

LINEA BASE TIEMPO DE CLICLO (DIAS)

PROCESO CERTIFICADO FECHA DE CERTIFICACIÓN XX-XX-XXXX

Elaborado por:Ma. Elena Serrano

Elaborado por: Paulina Velasco

Elaborado por: Pavel Ruiz

Fecha: 21/08/2015

LINEA BASE

META

RESPONSABLE DE MEDICIÓN

FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO

NO

Fecha: 21/08/2015 Fecha: 21/08/2015

& Constitución Política del Ecuador

&Código Civil

&Decreto Presidencial N° 739

& Ley Organiza del Participación ciudadana

DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO

INDICADOR No. 2

PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)

Estatutos aprobados y enumerados

DENOMINACIÓN

Resolución de aprobación

OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO

ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO

Desde la solicitud de la organización para la aprobación de Personería Jurídica

CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS

Realizar legalmente la aprobación de personería Jurídica

ENTRADAS

Solicitud de Aprobación

DISPARADOR

Solicitud de la Organización Social para la aprobación de Personería Jurídica

0 (según GPR)

REGISTROS

Código

PROVEEDORES

CLIENTES


Secretaría General

MIDUVI


HUMANOS

INDICADORES

Registro de entrega de resolución de aprobación

Copiadora

FICHA DE PROCESO

Dirección de Organizaciones Sociales Organizaciones Sociales

Aprobación de Personería Jurídica

RECURSOS

INDICADOR No. 1

Procesos Adjetivos

TECNOLÓGICOS

Computadora

Coordinación Jurídica Impresora

Revisado por: Ing. Javier Becerra Albuja

Revisado por:Ing. Silvia Gómez Romo Aprobado por: Lcdo. Pavel Ruiz

Aprobado por: Dr. Paúl Lara




32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.

8.1.2 Registro de Directiva

NIVEL:

FECHA: 21/08/2015


VERSIÓN: 1.0

MACROPORCESO

PROCESO

SUBPROCESO



Municipios

}

FISICOS

Infraestructura






Elaborado por: Ma. Elena Serrano



Fecha: 21/08/2015

LINEA BASE

META




&Código Civil

&Reglamento sistema unificado de información de Organizaciones Sociales Decreto Ejecutivo N° 16


INDICADOR No. 2

NO

0 (según GPR)

REGISTROS

Fecha: 21/08/2015 Fecha: 21/08/2015



Este proceso tendrá alcance hasta el registro legal de la directiva de las organizaciones sociales legalmente inscritas


Otorgar un documento legal a fin de que la organización este representada judicial y extrajudicialmente

ENTRADAS

Solicitud de la Organización Social

DISPARADOR

Solicitud del Usuario de inscripción de directiva


INDICADORES

Registro de entrega de documento legal de registro de Directiva Código

CLIENTES

Secretaría General

Mies


HUMANOS


Registro de la Directiva

FICHA DE PROCESO



RECURSOS

Acta de Registro de Directiva

PROVEEDORES

INDICADOR No. 1

Procesos Adjetivos

TECNOLÓGICOS

Coordinación Jurídica


Revisado por: Ing. Javier Becerra Albuja Aprobado por: Dr. Paúl Lara

DENOMINACIÓN




32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.

8.1.3 Aprobación de Reformas de Estatutos

NIVEL:

FECHA: 21/08/2015


VERSIÓN: 1.0

MACROPORCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Infraestructura









Fecha: 21/08/2015

LINEA BASE

META



Fecha: 21/08/2015 Fecha: 21/08/2015


&Código Civil




INDICADOR No. 2

NO


Estatutos aprobados y enumerados

DENOMINACIÓN

CLIENTES




Desde la solicitud de la organización para la aprobación y suscripción de las reformas de Estatutos


Realizar legalmente la aprobación de las reformas que se realicen en los Estatutos de la organizaciones sociales

ENTRADAS

Solicitud de Aprobación

DISPARADOR

Solicitud del usuario para la aprobación de reformas de Estatutos

0 (según GPR)

REGISTROS

INDICADORES

Registro de entrega de estatutos Código

MIDUVI


Copiadora

FICHA DE PROCESO


Aprobación de reformas de Estatutos

RECURSOS

HUMANOS

Resolución de aprobación

PROVEEDORES

INDICADOR No. 1

Procesos Adjetivos

TECNOLÓGICOS

Computadora


Revisado por:Ing. Silvia Gómez Romo


Aprobado por: Lcdo. Pavel Ruiz


Secretaría General




32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.

8.1.4 Registro de Inclusión y Exclusión de Socios

NIVEL:

FECHA: 21/08/2015


VERSIÓN: 1.0

MACROPORCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Infraestructura









Fecha: 21/08/2015

LINEA BASE

META



Aprobado por: Lcdo. Pavel Ruiz


Fecha: 21/08/2015 Fecha: 21/08/2015


&Código Civil




INDICADOR No. 2

NO

Revisado por:Ing. Silvia Gómez Romo

Realizar legalmente el registro de inclusión y exclusión de socios de las organizaciones sociales

ENTRADAS

Solicitud de inclusión de socios

Solicitud de exclusión de socios

Informe de Inclusión de socios


Secretaría General

MIDUVI



CódigoDENOMINACIÓN

INDICADORES

CLIENTES

FICHA DE PROCESO


Registro de Inclusión y Exclusión de Socios

RECURSOS

PROVEEDORES

DISPARADOR

Solicitud de la organización de registro de inclusión y exclusión de socios


Informe de exclusión de socios



Desde la solicitud del abogado patrocinador hasta la entrega y archivo del informe de inclusión o exclusión de socios

INDICADOR No. 1

Registro de entrega de documento legal al usuario solicitante

Copiadora

HUMANOS

Procesos Adjetivos

TECNOLÓGICOS

Computadora


0 (según GPR)

REGISTROS




32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.

8.1.5 Certificación de Documentos de Organizaciones Sociales

NIVEL:

FECHA: 21/08/2015

CÓDIGO: CGPGE-DPI-GPI-05

VERSIÓN: 1.0

MACROPORCESO

PROCESO

SUBPROCESO



Directivas de Organizaciones Sociales

FISICOS

Infraestructura

Equipos Tecnológico

Suministro de Oficina








Fecha: 21/08/2015

LINEA BASE

META



TECNOLÓGICOS

Coordinación Jurídica

0 (según GPR)

REGISTROS



Este proceso tendrá inicio desde que el usuario realice el ingreso formal de la solicitud de la emisión de la copia certificada hasta la entrega de la copia

solicitada por parte de la directiva de la Organización Social

INDICADOR No. 1

Registro de entrega de documento certificado

HUMANOS

Procesos Adjetivos

PROVEEDORES

DISPARADOR

Solicitud de emisión de copias certificada


CódigoDENOMINACIÓN

INDICADORES

CLIENTES

FICHA DE PROCESO


Certificación de documentos de Organizaciones Sociales

RECURSOS

Copia Certificada del documento solicitado


Secretaría General


Municipio


INDICADOR No. 2

NO


Entregar la copia de del documento solicitado por la directiva de la Organización Social, que reposa en el expediente del MIDUVI.

ENTRADAS

Solicitud de copia certificada

Revisado por: Ing. Silvia Gómez Romo Aprobado por: Lcdo. Pavel Ruiz


Fecha: 21/08/2015 Fecha: 21/08/2015


&Código Civil







32232101011211111101045


MIDUVI, 2016.

8.1.6 Disolución y Liquidación de la Organizaciones

NIVEL:

FECHA: 21/08/2015


VERSIÓN: 1.0

MACROPORCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Infraestructura









Fecha: 21/08/2015

LINEA BASE

META





Fecha: 21/08/2015 Fecha: 21/08/2015

DISPARADOR

Solicitud del usuario de la disolución y l iquidación de las organizaciones

Código


Informe de disolución

DENOMINACIÓN

HUMANOS



Desde la solicitud del abogado patrocinador hasta la entrega y archivo de la resolución de la l iquidación de la organización.


Realizar legalmente la disolución y l iquidación de la Organización Sociales

ENTRADAS

Solicitud de disolución

Resolución de liquidación de Organizaciones

0 (según GPR)

REGISTROS


&Código Civil




PROVEEDORES

CLIENTES


Secretaría General

MIDUVI


INDICADOR No. 2

INDICADORES

Registro de entrega de documento legal al usuario solicitante

Copiadora

FICHA DE PROCESO


Disolución y liquidación de las Organizaciones

RECURSOS

NO

INDICADOR No. 1

Procesos Adjetivos

TECNOLÓGICOS

Computadora


coordinación general de gestión estratégica€¦ · manual de proceso de legalizaciÓn de...

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