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Convocatoria Semana de las Artes PRO-02-1-01-05
FECHA PUBLICACIN 08/07/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Investigacin Produccin de Conocimiento Generacin de Convocatorias
Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1
Tabla de Contenido
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2
3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2
3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2
4. RESPONSABILIDADES................................................................................................................... 2
4.1. Responsable del Proceso ..................................................................................................... 2
4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 2
5. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 3
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ............................................................. 3
6.1. Diagrama de flujo Convocatoria Semana de las Artes ..................................................... 3
6.2. Descripcin de actividades Convocatoria Semana de las Artes ....................................... 3
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 5
8. INDICADORES .............................................................................................................................. 5
9. RIESGOS ....................................................................................................................................... 7
10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 7
11. APROBACIN ............................................................................................................................... 7
12. ANEXOS ....................................................................................................................................... 7
No aplica. ......................................................................................................................................... 7

1. OBJETIVO
Gestionar las actividades necesarias para organizar y ejecutar la Semana de las Artes y las
Humanidades con el fin de promover actividades artsticas a cargo de miembros de la comunidad
uniandina.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la apertura de la convocatoria de actividades para Semana de las Artes y las
Humanidades, y finaliza con la presentacin de un informe sobre la ejecucin de las actividades, a
la decana de la Facultad de Artes y Humanidades.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
REGLAMENTO Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - Comit de Investigacin y Creacin
3.2. Lineamientos
En la semana de las Artes y Humanidades participan miembros de la comunidad uniandina
as como medios culturales externos.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
Director CIC
4.2. Responsabilidades
Decano Facultad de Artes y Humanidades
Supervisar el desarrollo de las actividades de preparacin, logstica y ejecucin de la
Semana de las Artes.
Director del CIC:
Garantizar el cumplimiento del Reglamento y Manual de Procedimientos del CIC.
Gestor de Investigaciones:
Facilitar la informacin necesaria respecto al procedimiento y los lineamientos del
proceso de la convocatoria.
Coordinar las actividades logsticas requeridas para la ejecucin de las actividades.
Gestionar el registro fotogrfico de las actividades.
Asistente Administrativo y Financiero:

Controlar los recursos destinados a la ejecucin de actividades.
Apoyar la planeacin de las actividades logsticas necesarias para la ejecucin de las
actividades.
Realiza la solicitud de las compras requeridas por el sistema SAP (transaccin ME51N).
5. DEFINICIONES
CIC: Centro de Investigacin y creacin
Equipo CIC: Grupo conformado por el Director del CIC, la Gestora de Investigaciones y
Gestora Administrativa y Financiera.
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
6.1. Diagrama de flujo Convocatoria Semana de las Artes
6.2. Descripcin de actividades Convocatoria Semana de las Artes
ENTRADA Inters en fomentar las actividades artsticas en la Universidad de los Andes.
PROVEEDOR CIC
SALIDA Informe de la Semana de las Artes
CLIENTE Decana de Facultad de Artes y Humanidades
ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Abrir y divulgar convocatoria para Semana de las Artes
Se disean piezas para la divulgacin de la Semana de las Artes y las Humanidades, de igual forma se publica informacin por redes sociales, a travs de la pgina web y del correo electrnico.
Equipo CIC
2 Recibir y revisar propuestas
De acuerdo al formato establecido se reciben las propuestas de actividades.
Gestor de Investigaciones
Formato de propuesta
3 Organizar equipo logstico
Se organiza un equipo logstico con todas las personas que vayan a participar en la realizacin de actividades. Dentro del equipo se reparten funciones logsticas para la preparacin de las actividades.
Equipo CIC
4 Divulgar semana de las artes
A travs de distintos medios como la pgina web del CIC, boletn uniandino y redes sociales se promociona la semana de las artes indicando los
Equipo CIC

PRO-02-1-01-05
CONVOCATORIA SEMANA DE LAS ARTESD
EC
AN
AT
UR
A A
RT
ES
Y H
UM
AN
IDA
DE
S
Ejecucin y cierreAprobacin de actividades Preparacin
1- Abrir y divulgar
convocatoria para Semana de
las Artes
2- Recibir y revisar
propuesta
Se aprueba la propuesta?
No
5- Gestionar reservas de
espacios
6- Organizar cronograma
7- Pasar cronograma y memorando de
ingreso a Seguridad
8- Tramitar compras de
recursos
9- Crear piezas, escarapelas e invitaciones
10- Designar coordinadores
por rea
4- Divulgar semana de las
artes
Si
15- Documentar fotos y videos de las actividades
16- Gestionar ejecucin de actividades
20- Preparar y presentar
informe de la Semana de las
Artes
18- Organizar evento de cierre
19- Lanzar revista del CIC en el evento de
cierre
3- Organizar equipo logstico
13- Solicitar requerimientos especficos de las actividades
11- Solicitar labores
ocasionales
12- Solicitar apoyo de Saludo
Ocupacional
Solicitud de servicios de
audiovisuales
Contratacin de servicios
alimenticios
Apoyo a Eventos Institucionales -
Seguridad
14- Supervisar y apoyar montaje
de las actividades
17- Llevar control de asistentes
Formato de propuesta1-Cronograma
2- Memorando de ingreso
Informe
Listas de asistentes
Inicio de la Semana de las Artes
Despus de la Semana de las Artes
ltimo da de la Semana de las Artes
PRO-02-1-01-05 Convocatoria Semana de las artes.vsd
Plantilla 1
m.pena366Archivo adjuntoPRO-02-1-01-05 Convocatoria Semana de las artes DF.pdf

horarios de las distintas actividades.
5 Gestionar reservas de espacios.
Se realiza la reserva de espacios para la ejecucin de actividades por correo electrnico
6 Organizar cronograma
Se organiza el cronograma de toda la Semana de las Artes.
7 Pasar cronograma y memorando de ingreso a Seguridad
Se entrega a Seguridad el cronograma de las actividades indicando su duracin y lugar, as como el memorando de ingreso de personas externas a la universidad.
1-Cronograma 2- Memorando de ingreso
8 Tramitar compras de recursos
De acuerdo a las necesidades de las actividades a realizar, se gestiona la compra de los recursos.
Asistente Administrativo y Financiero
9 Crear piezas, escarapela

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