PROGRAMA DISTRITAL DE ESTÍMULOS 2011

CONVOCATORIA FIESTA DE NIÑOS Y NIÑAS 2011

Instituto Distrital de Patrimonio Cultural.

Alcaldía Mayor de Bogotá Instituto Distrital de Patrimonio Cultural

Sede: Calle 13 N° 2-58 • Conmutador: 355 08 00 Ext.: 128-136 www.patrimoniocultural.gov.co

Instituto Distrital de Patrimonio Cultural

PROGRAMA DISTRITAL DE ESTÌMULOS 2011 CONVOCATORIA FIESTA DE NIÑOS Y NIÑAS – 2011

CONCURSO DESFILE METROPOLITANO DE COMPARSAS INFANTILES – 2011

A través de la convocatoria Fiesta de Niños y Niñas, el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural convoca a todas aquellas organizaciones, instituciones educativas, colectivos y agrupaciones que deseen hacer parte de la celebración de la Fiesta de Niños y Niñas 2011, a que presenten sus propuestas para la creación y montaje de una comparsa dentro del Desfile Metropolitano de Comparsas Infantiles, las cuales sean representativas de la población infantil, la diversidad cultural, el patrimonio y las tradiciones festivas de la localidad. Lo invitamos a leer atentamente toda la cartilla, pues en esta encontrará los términos y condiciones para la presentación de propuestas para la presente convocatoria “Fiesta de Niños y Niñas”. Tenga presente que para presentar una propuesta se requieren básicamente tres cosas:

Elaborar una propuesta que responda al objetivo de la convocatoria, con una estructura clara, sencilla, con objetivos bien planteados, medibles, con beneficiarios plenamente identificados, actividades concretas, entre otros asuntos que se describen en la presente cartilla.

Cumplir con la totalidad de la documentación solicitada, en los términos requeridos. Preste atención a

aspectos como las firmas (que firme quien debe firmar), los documentos exigidos, las condiciones que debe cumplir para participar, los plazos establecidos para aportar la documentación, los formatos solicitados, entre otros. En la presente cartilla se encuentra un listado que contiene la documentación requerida en la presente convocatoria.

Cumplir los términos y tiempos previstos en el cronograma de la convocatoria. Se sugiere que aliste su

propuesta y toda la documentación con la debida antelación, lo cual le permitirá entregar su propuesta a tiempo y completa. Así mismo, es indispensable que los concursantes revisen periódicamente el portal de la Entidad, en donde se realizan las eventuales actualizaciones o modificaciones tanto a las condiciones, como a los términos de la convocatoria.

La entidad responsable de esta convocatoria es: Instituto Distrital de Patrimonio Cultural Dirección: Calle 13 No. 2- 58 Teléfonos: 3 55 08 00 Ext. 128 - 136

Correo electrónico de contacto: convocatorias@idpc.gov.co Portal de la entidad: http://www.patrimoniocultural.gov.co/convocatorias

1. Presentación institucional y del Sector La Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte (SCRD), es un organismo del sector central con autonomía administrativa y financiera creado por el Acuerdo 257 de 2006. La SCRD funciona como cabeza del Sector Cultura, Recreación y Deporte de la ciudad y tiene por objetivo orientar y liderar la formulación concertada de políticas, planes y programas en los campos cultural, patrimonial, recreativo y deportivo del Distrito Capital, en coordinación con la Secretaría Distrital de Planeación y con la participación de las Entidades Adscritas y Vinculada y la sociedad civil. La Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, así como sus Entidades Adscritas y Vinculada, han orientado la institucionalidad y sus acciones para garantizar el ejercicio efectivo y progresivo de los derechos culturales de los habitantes de la ciudad. Como resultado de lo anterior y como producto de la concertación con el Sector, la ciudad de Bogotá cuenta en el 2011 con el Instituto de la Artes – IDARTES -, creado mediante el Acuerdo 440 del 24 de junio de 2010. La creación de este Instituto constituye un avance en la construcción de políticas, pues responde a las necesidades de modernización y mejoramiento de la Administración Pública Distrital, con el fin de incrementar los procesos participativos de los ciudadanos, la gobernabilidad democrática del Distrito Capital y la sostenibilidad del desarrollo y de la ciudad. La creación del Instituto de las Artes, se suma a importantes avances del sector en estos últimos años, como por ejemplo la “Seguridad Social para artistas en Bogotá – ASEGURARTE”; programa que permitirá garantizar el derecho a la salud de los creadores y gestores culturales más vulnerables de la ciudad, quienes recibirán los beneficios del régimen contributivo en salud, mediante un subsidio otorgado por la Administración Distrital. Con esta iniciativa, Bogotá será la primera ciudad del país en garantizar a sus artistas el derecho a la salud, lo que permitirá mejorar su calidad de vida y dignificar su valiosa labor. En este contexto, la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte (SCRD) y las entidades adscritas destinan un porcentaje considerable de su presupuesto de inversión, para fomentar los campos del arte, la cultura y el patrimonio, de manera articulada y coherente, con el propósito de dinamizar las prácticas en los distintos campos para aumentar la oferta y el impacto del quehacer cultural, así como promover el acceso a bienes y servicios culturales. Sobre la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte La misión de la Secretaría es ser la entidad del gobierno distrital que lidera la garantía de las condiciones para el ejercicio efectivo y progresivo de los derechos culturales y recreativos de los habitantes de Bogotá, mediante la formulación concertada de políticas, y la ejecución, evaluación y seguimiento a programas sectoriales, poblacionales y locales en los campos del arte, la cultura, el patrimonio, la recreación y el deporte para su promoción como factor de desarrollo humano y de sostenibilidad del Distrito Capital. Sobre el sector: El Sector está estructurado por la Secretaria Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y las siguientes Entidades Adscritas:

Instituto Distrital de las Artes (IDARTES)

Fundación Gilberto Alzate Avendaño (FGAA) Instituto Distrital de Patrimonio Cultural (IDPC) Orquesta Filarmónica de Bogotá (OFB) Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte (IDRD)

Adicionalmente, se encuentra la Entidad Vinculada:

Canal Capital

Sobre el Programa Distrital de Estímulos: El Programa Distrital de Estímulos busca fomentar y fortalecer los campos del Arte, la Cultura y el Patrimonio mediante el otorgamiento de estímulos para el desarrollo y visibilización de las prácticas culturales, artísticas y del patrimonio. Comprende el diseño, planeación y ejecución de un sistema de premios y becas a los agentes del Sector cuyas reglas se definen teniendo en cuenta las condiciones específicas de cada una de las prácticas artísticas, culturales y patrimoniales.

2. Descripción de la convocatoria

2.1 En qué consiste la convocatoria La diversidad cultural que caracteriza a la capital de nuestro país la ha convertido en escenario de diferentes formas de celebración provenientes de sus distintas regiones y de variados orígenes. Una de estas manifestaciones festivas y una de las más queridas por las y los bogotanos son las comparsas capitalinas, que tradicionalmente se congregan alrededor de la Fiesta de Bogotá y de la Fiesta de Niños y Niñas para celebrar estas fechas y ofrecerle a los bogotanos un espacio de encuentro, esparcimiento y reflexión en torno a las distintas maneras de ser y de habitar la ciudad. La Administración Distrital ha venido apoyando la recreación y preservación de estas expresiones y prácticas festivas y patrimoniales de la ciudad, labor que ha sido liderada por el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural desde el año 2008, con un presupuesto aproximado de $4.400 millones de pesos en el cuatrienio de la Bogotá Positiva, y el apoyo a 200 grupos y organizaciones participantes en estas fiestas a lo largo de estos cuatro años. Con este objetivo, la actual administración instaura desde el año 2008 la Fiesta de Amor por Bogotá, llevando a cabo las últimas versiones del Desfile Metropolitano de Comparsas bajo la temática de “Te imaginas a Bogotá en el año 2050”, en el año 2009, y “Fiesta del Bicentenario de la Independencia”, en el año 2010, además de la realización de fiestas locales e interlocales en distintas zonas de la capital. Adicionalmente, en su versión de 2010 los concursos “Desfile Metropolitano de Comparsas” y “Desfile Metropolitano de Comparsas Infantiles” retoman su énfasis territorial premiando a las mejores comparsas representantes de cada localidad, propiciando una mayor participación de las comunidades locales y de las organizaciones que en los barrios han desarrollado y transmitido sus prácticas culturales en torno a la creación y montaje de comparsas, y al mismo tiempo, generando una mayor apropiación hacia la Fiestas de Bogotá especialmente en las generaciones más jóvenes, al involucrarlas en procesos de construcción de ciudadanía alrededor de la música, la danza, la dramaturgia y en general de la fiesta. Para el año 2011, la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural y la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte, continúa apostándole a la cultura festiva de la ciudad, con una nueva versión de la convocatoria Fiesta de Niños y Niñas bajo el lema de “Bogotá somos los niños y las niñas”, como una invitación abierta a toda la ciudadanía para expresar y celebrar la diversidad cultural que nos caracteriza, demostrar los variados sentidos de apropiación de los y las bogotanas hacia su ciudad, y al mismo tiempo, permitir a niños y niñas ser partícipes de la fiesta como protagonistas en un ejercicio pedagógico y vivencial de convivencia en la diferencia. A partir de estos objetivos, la convocatoria Fiesta de Niños y Niñas mantiene su enfoque participativo e incluyente de todos los sectores y poblaciones de la ciudad, con un énfasis en aquellas organizaciones, instituciones educativas, grupos o colectivos culturales y sociales que trabajan con población infantil en un esfuerzo por ofrecer espacios de participación, reflexión y goce de la fiesta a los más pequeños y pequeñas, y al mismo tiempo, involucrarlos en procesos de reconocimiento de los derechos culturales que les ofrece la Bogotá Positiva. Nota: Si usted está interesado en un concurso diferente al que hace referencia esta cartilla, le sugerimos remitirse al portal de la Entidad, en el cual encontrará las cartillas de todas las convocatorias:

www.patrimoniocultural.gov.co/convocatorias

2.2 Descripción del concurso: Desfile Metropolitano de Comparsas Infantiles: “Bogotá, somos los niños y las niñas”. En el año 2011, el Desfile Metropolitano de Comparsas Infantiles se desarrollará a partir de la temática Bogotá Capital de la Diversidad, proyecto liderado por el sector Cultura, Recreación y Deporte, cuyo

objetivo es propiciar la convivencia entre los distintos sectores de la población capitalina al reconocer las diferencias desde las perspectivas territorial y poblacional diferencial, para afianzar una ciudad incluyente, justa y equitativa, donde la diversidad y la interculturalidad generen puntos de encuentro. En este concurso se seleccionarán las veinte (20) mejores propuestas de comparsas, una por cada una de las veinte localidades de Bogotá, a partir de las siguientes líneas temáticas dentro de las cuales deberá

desarrollarse la propuesta plástica, artística, coreográfica y musical que sea desarrollada enteramente por niños y niñas:

Multiculturalidad e Interculturalidad

Diversidad poblacional, social y étnica

Convivencia en la Diferencia

Medio Ambiente y Biodiversidad

Riqueza patrimonial de la ciudad.

Diversidad de prácticas y expresiones culturales de los y las niñas capitalinas/os.

Este concurso está dirigido de manera especial a organizaciones, grupos culturales e instituciones que trabajen con población infantil, al igual que a organizaciones o grupos de diversos sectores, condiciones y poblaciones como afrocolombianos, Rom o gitanos, indígenas, raizales, personas con discapacidad, LGBT, mujeres, personas mayores, habitante de calle, en situación de desplazamiento, jóvenes, campesinos/as, entre otros, que presenten una propuesta en la que los niños y las niñas sean los protagonistas y que inscriban su propuesta en representación de alguna de las veinte (20) localidades de la ciudad.

2.3. Quiénes pueden participar en este concurso: 1. Personas jurídicas sin ánimo de lucro. 2. Agrupaciones o colectivos, cuyos integrantes cumplan con los requisitos generales y no se encuentren inhabilitados. 3. Personas naturales, UNICAMENTE bajo la figura de agrupación o colectivo. 4. Cabildos indígenas.

2.4. Quienes no pueden participar: a) Los servidores públicos de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y de sus entidades adscritas y vinculada. b) Los contratistas de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y de sus entidades adscritas no podrán presentarse a convocatorias de la misma entidad con la cual tienen relación contractual. c) Las personas naturales que directa o indirectamente hayan tenido injerencia en la preparación y elaboración de los términos, requisitos y condiciones de las convocatorias del Programa Distrital de Estímulos 2011 de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y de sus entidades adscritas. d) Las personas naturales que tengan vínculos de parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad, primero civil, compañero o compañera permanente de los servidores públicos de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y de sus entidades adscritas.

e) Las personas naturales que tengan vínculos de parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad, primero civil, compañero o compañera permanente de los contratistas de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y de sus entidades adscritas, que hayan tenido injerencia en la elaboración de los términos de esta convocatoria. f) Las personas naturales, jurídicas, agrupaciones o colectivos a quienes la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y sus entidades adscritas le hayan declarado por acto administrativo ejecutoriado el incumplimiento de sus obligaciones como contratistas de la entidad o beneficiarios del programa de Estímulos del sector, durante los dos años anteriores al cierre de la presente convocatoria. g) Las personas que formen parte del jurado de la presente convocatoria, así como sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil en forma independiente, para cada uno de los concursos, si aplica.

NOTA: Las anteriores causales se extienden a los representantes legales y miembros de las juntas directivas de las personas jurídicas, agrupaciones y/o colectivos. En el evento en que cualquiera de las personas mencionadas incurra en alguna de las prohibiciones anteriores se descalificará al concursante y a la propuesta presentada en la etapa en que se encuentre. En el caso de las Instituciones Educativas Distritales, se excluye la inhabilidad a los servidores públicos que actúen en representación de dichas instituciones. Las limitaciones de participación previstas anteriormente se tendrán en cuenta y se aplicarán en todas las etapas de la convocatoria, incluido el momento en el que se adelante el desembolso del estímulo económico correspondiente, determinado como premio de este concurso.

2.5. Sobre los premios a los ganadores: Se otorgarán estímulos a las propuestas que obtengan la mejor evaluación y por lo tanto resulten seleccionados como ganadores, de acuerdo con la metodología definida en la presente convocatoria.

Concurso No. de Estímulos

Valor

Desfile Metropolitano de Comparsas infantiles 20 $10.000.000

TOTAL 20 $200.000.000

2.6. Etapas del proceso – Cronograma A continuación se encuentra el cronograma de la presente convocatoria:

Actividad Fecha – Lugar - Hora

Lanzamiento de la Convocatoria Marzo 9

Jornada Informativa Marzo 18 Centro de Documentación y Atención al ciudadano – Instituto Distrital de Patrimonio Cultural. Calle 13 No. 2 – 96. 2:30 p.m.

Actividad Fecha – Lugar - Hora

Recepción de las propuestas Del 18 al 29 de abril Instituto Distrital de Patrimonio Cultural. Sede principal: Calle 13 No. 2 – 58 9:00 a.m. a 12:00 m. y 2:00 a 5:00 p.m.

Cierre de la convocatoria Viernes 29 de abril Instituto Distrital de Patrimonio Cultural. Sede principal: Calle 13 No. 2 – 58 10:00 a.m. NOTA: A las 10:00 a.m. se cerrará la urna y no se recibirán más propuestas.

Publicación de inscritos habilitados, no habilitados y aquellos que deben subsanar documentación

Mayo 5 Portal web del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural: www.patrimoniocultural.gov.co, enlace “Convocatorias”

Fecha límite para subsanar documentación

Mayo 10 Instituto Distrital de Patrimonio Cultural. Sede principal: Calle 13 No. 2 – 58 5:00 p.m.

Publicación de los participantes habilitados y no habilitados, después del proceso de subsanación

Mayo 13 Portal web del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural: www.patrimoniocultural.gov.co, enlace “Convocatorias”

Publicación de la selección del jurado y resolución de ganadores

Junio 10 Portal web del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural: www.patrimoniocultural.gov.co, enlace “Convocatorias”

Retiro de las propuestas no ganadoras

Junio 13 al 24 Instituto Distrital de Patrimonio Cultural. Sede principal: Calle 13 No. 2 – 58 9:00 a.m. a 12:00 m. y 2:00 a 5:00 p.m.

NOTA: Las fechas, lugares y horas previstas en el cronograma podrán ser modificadas, en cuyo caso se

publicarán los cambios a través del portal web de la Entidad: www.patrimoniocultural.gov.co

3. Requisitos para participar: Para presentar la propuesta debe tener en cuenta todos los aspectos contenidos en la presente cartilla. A continuación se encuentran las indicaciones que los concursantes deben seguir para presentar su propuesta a la convocatoria Fiesta de Niños y Niñas 2011, así como la documentación que debe ser adjuntada a la misma:

3.1 Sobre la propuesta: A continuación se presentan las indicaciones para la elaboración de la propuesta que será presentada a esta convocatoria: CONCURSO DESFILE METROPOLITANO DE COMPARSAS INFANTILES:

La propuesta de diseño, montaje y desarrollo de la comparsa deberá contener la siguiente información:

Página de portada, que deberá contener: a) Nombre del concursante (persona jurídica, agrupación o colectivo). b) Título de la comparsa c) Localidad por la que se presenta d) Programa Distrital de Estímulos 2011

Instituto Distrital de Patrimonio Cultural Convocatoria B. Fiesta de Niños y Niñas 2011 Concurso Desfile Metropolitano de Comparsas Infantiles

Índice que señale cada uno de los puntos que se desarrollan en la propuesta, en el orden que se propone a continuación:

1. Concepto de la comparsa (que esté relacionado con alguna de las líneas temáticas propuestas en la descripción del concurso). 2. Breve reseña con la descripción de la comparsa para divulgación y publicación en materiales impresos. 3. Propuesta de participación colectiva y de la localidad en la construcción y el montaje de la comparsa y la puesta en escena. 4. Propuesta plástica: incluye el componente visual de la comparsa, vestuario, disfraces, maquillaje, propuesta escenográfica, estructuras animadas, estructura móvil sin motor (opcional). 5. Propuesta musical o ambientación sonora: en lo posible original, en vivo y sin equipos de amplificación. Se tendrán en cuenta aspectos sonoros, melódicos e instrumentales u organológicos y no solo rítmicos y percusivos. 6. Propuesta dramática: concepto y justificación (qué, por qué y cómo). 7. Propuesta coreográfica: componente actoral, movimientos base de la comparsa. 8. Propuesta de divulgación y convocatoria de asistencia al desfile en la localidad. 9. Viabilidad presupuestal detallada que incluya los montos y porcentajes asignados a la adquisición de insumos para la elaboración de la comparsa: vestuario, maquillaje, estructuras, talento humano, ensayos, etc., así como el porcentaje destinado para la divulgación del desfile en la localidad correspondiente. 10. Cronograma de actividades. Aspectos adicionales a tener en cuenta en la propuesta: En el diseño de la comparsa se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos: 1. Ser un proyecto de creación original. El montaje, incluyendo su propuesta plástica, no debe haber sido utilizado en desfiles anteriores. 2. Estar diseñada para desplazarse por la ruta que establezcan los organizadores del evento. 3. No utilizar ningún elemento inflamable, explosivo o pirotécnico. 4. Cada comparsa deberá tener un equipo logístico propio de máximo diez (10) personas adultas, que se encargará del cuidado y protección de los niños y niñas participantes, así como de acompañar, coordinar y atender cualquier eventualidad durante el recorrido de la comparsa en el desfile, previa coordinación con los equipos de logística del evento que el IDPC determine. Este equipo logístico NO debe hacer parte de la puesta en escena de la comparsa y debe llevar un distintivo que los identifique claramente como tal. 5. El elenco deberá conformarse con un mínimo de cuarenta (40) niñas, niños o jóvenes y un máximo de

ciento cuarenta (140) y como máximo un (1) adulto acompañante por cada diez (10) menores. El rol de los adultos acompañantes dentro de la comparsa no debe ser central y debe limitarse a un acompañamiento musical, si es el caso. La edad de los menores participantes será entre 4 y 17 años. Para definir su rol debe tenerse en cuenta tanto la distancia de los desplazamientos como el tiempo de su permanencia en el desfile. 6. El concepto de la comparsa deberá incluir en todo momento aspectos que garanticen la seguridad de los niños y niñas participantes. Los menores que participen no deberán manipular estructuras ni exponerse físicamente a peligros que puedan encontrar a lo largo del recorrido. Condiciones especiales de participación: Para participar en este concurso, y por tratarse de comparsas que representarán a cada localidad, las organizaciones deberán haber comunicado sobre la propuesta de comparsa al Consejo Local de Arte, Cultura y Patrimonio de la localidad a representar, por medio de comunicación escrita. Por esta razón el IDPC solicitará que se adjunte a la propuesta una (1) copia del soporte de radicación de la comunicación sobre el proyecto participante ante dicho Consejo, de acuerdo con lo señalado en el formato Anexo 4. Nota: No es obligatorio radicar el proyecto ante dicho Consejo.

3.2 Sobre la documentación: A continuación se relaciona la documentación que debe allegarse con la propuesta, las características que debe tener cada documento, así como la información sobre si el documento es subsanable o no.

Así mismo, se debe tener en cuenta que si el concursante es persona jurídica o agrupación o colectivo, la documentación que se debe adjuntar a la propuesta puede variar. En este sentido, identifique claramente qué tipo de concursante es y adjunte los documentos que se solicitan en el siguiente cuadro. Nota: Tenga presente que el Anexo 1: Formulario de inscripción a la presente convocatoria del Programa Distrital de Estímulos 2011 – Instituto Distrital de Patrimonio Cultural (que se encuentra sombreado en los siguientes cuadros), NO ES SUBSANABLE. Se le solicita a los concursantes entregar los documentos en el orden que aparecen en el siguiente cuadro: Si el concursante es PERSONA JURÍDICA:

Tipo de persona

Documento Descripción

Persona Jurídica

Anexo 1: Formulario de inscripción a la convocatoria Fiesta de Niños y Niñas del Programa Distrital de Estímulos 2011 – Instituto Distrital de Patrimonio Cultural

Debe estar firmado con firma original, por el representante legal de la entidad privada sin ánimo de lucro, en la parte de Firma y declaración de conocimiento de éste formulario. No se aceptan firmas en scanner, en fotocopia, facsímile o sello.

El formulario debe ser diligenciado en todos los espacios que resulte pertinente, de acuerdo con la propuesta.

Debe ser el formulario de esta convocatoria. No serán aceptados formularios de otras convocatorias ni de convocatorias de otros años.

El formulario debe estar completo. NO RETIRE NINGUNA HOJA DEL FORMULARIO

Diligencie el formato en computador o máquina, o con letra legible.

Diligencie el campo correspondiente a correo electrónico. Este será un mecanismo de comunicación frecuente entre el IDPC y los concursantes.

Recuerde que el formulario de inscripción NO es subsanable y deberá ser aportado completo sin eliminar ninguna hoja, diligenciado en su totalidad (en los espacios que aplique) y firmado en original por el Representante Legal de la entidad privada sin ánimo de lucro o cabildo. En caso de no presentarlo o no reunir el mismo las condiciones aquí establecidas, implicará que el proyecto sea considerado como “no habilitado”.

Recuerde que los datos de contacto aportados en el Anexo 1 deben estar actualizados.

Fotocopia ampliada y legible del documento de identidad del representante legal de la persona jurídica

Tener en cuenta que la fotocopia debe corresponder a la cédula amarilla con hologramas, de conformidad con lo establecido en el Decreto 4969 de 2009, expedido por el Ministerio del Interior y de Justicia. De no contar con la cédula amarilla y con hologramas, debe allegarse, además de la fotocopia de la cédula blanca laminada o café plastificada, la contraseña que acredite que el documento de identidad se encuentra en trámite ante la Registraduría General de la Nación

RUT De la entidad privada sin ánimo de lucro.

Certificado de existencia y representación legal

Este documento debe ser expedido por la Cámara de Comercio o por la entidad competente, mediante el cual acredite la existencia y representación legal de la entidad privada sin ánimo de lucro concursante

El documento debe ser expedido dentro de los dos (2) meses anteriores al cierre de esta convocatoria o al término de subsanación de la misma, según corresponda.

En el documento debe constar un mínimo de seis (6) meses de existencia y representación legal de la entidad privada sin ánimo de lucro concursante, y una duración por el término de desarrollo del proyecto, y un año más.

En este certificado debe constar que el objeto de la persona jurídica guarda relación con el objeto de la convocatoria, es decir, que realizan actividades de carácter cultural, artístico, patrimonial y/o trabajo con diferentes grupos poblacionales. Esta condición debe ser pre-existente a la fecha de cierre de la convocatoria y no es

subsanable.

Nota: En caso de prorrogarse la fecha de cierre, dicho certificado tendrá validez.

Carta de compromiso afiliación a seguridad social en salud.

Carta de compromiso con el IDPC en donde se establezca que el elenco de la comparsa y el equipo de trabajo, en caso de ser seleccionados, estarán amparados o afiliados de manera individual o colectiva al régimen de seguridad social en salud (Anexo 5)

Copia del soporte de radicación de comunicación de la propuesta frente al Consejo Local de Arte, Cultura y Patrimonio de la localidad a representar.

La comunicación al Consejo Local de Arte, Cultura y Patrimonio de la localidad a representar debe contener la información que se presenta en el Anexo 4.

Si el concursante es AGRUPACIÓN O COLECTIVO:

Tipo de persona

Documento Descripción

Agrupaciones o colectivos

Anexo 1: Formulario de inscripción a la convocatoria Fiesta de Niños y Niñas del Programa Distrital de Estímulos 2011 – Instituto Distrital de Patrimonio Cultural.

Debe estar firmado con firma original, por el representante legal de la Agrupación o Colectivo, en la parte de Firma y declaración de conocimiento de éste formulario. No se aceptan firmas en scanner, en fotocopia, facsímile o sello.

El formulario debe ser diligenciado en todos los espacios que resulte pertinente, de acuerdo con la propuesta.

Debe ser el formulario de esta convocatoria. No serán aceptados formularios de otras convocatorias ni de convocatorias de otros años.

El formulario debe estar completo. NO RETIRE NINGUNA HOJA DEL FORMULARIO

Diligencie el formato en computador o máquina, o con letra legible.

Diligencie el campo correspondiente a correo electrónico. Este será un mecanismo de comunicación frecuente entre el IDPC y los concursantes.

Recuerde que el formulario de inscripción NO es subsanable y deberá ser aportado completo sin eliminar ninguna hoja, diligenciado en su totalidad (en los espacios que aplique) y firmado en original por el Representante Legal de la entidad privada sin ánimo de lucro o cabildo. En caso de no presentarlo o no reunir el mismo las condiciones aquí establecidas, implicará que el proyecto sea considerado como “no habilitado”.

Recuerde que los datos de contacto aportados en el Anexo 1 deben estar actualizados.

Fotocopia ampliada y legible del documento de identidad del representante legal de la Agrupación o Colectivo y de cada uno de sus integrantes.

Tener en cuenta que la fotocopia debe corresponder a la cédula amarilla con hologramas, de conformidad con lo establecido en el Decreto 4969 de 2009, expedido por el Ministerio del Interior y de Justicia. De no contar con la cédula amarilla y con hologramas, debe allegarse, además de la fotocopia de la cédula blanca laminada o café plastificada, la contraseña que acredite que el documento de identidad se encuentra en trámite ante la Registraduría General de la Nación

RUT De cada uno de los integrantes de la agrupación o colectivo.

Carta de compromiso afiliación a seguridad social en salud.

Carta de compromiso con el IDPC en donde se establezca que el elenco de la comparsa y el equipo de trabajo, en caso de ser seleccionados, estarán amparados o afiliados de manera individual o colectiva al régimen de seguridad social en salud (Anexo 5)

Copia del soporte de radicación de comunicación de la propuesta frente al Consejo Local de Arte, Cultura y Patrimonio de la localidad a representar.

La comunicación al Consejo Local de Arte, Cultura y Patrimonio de la localidad a representar debe contener la información que se presenta en el Anexo 4.

El anexo denominado Autorización para la participación de menores de edad, Anexo 2, sólo debe diligenciarse y allegarse al IDPC por parte de los ganadores de la presente convocatoria durante los siguientes diez (10) días hábiles a la publicación de la Resolución de ganadores. La presentación de este documento es un requisito indispensable previo a la presentación de las organizaciones ganadoras el día del desfile. Los integrantes de las agrupaciones o colectivos de origen extranjero deberán acreditar su residencia continua en el país de mínimo dos (2) años anteriores a la fecha de cierre del concurso, a través del documento expedido por la autoridad competente (Cédula de Extranjería, Visa de Permanencia o copia de las visas que den cuenta de la permanencia en Colombia). Nota: Los ítems sombreados con color gris son de estricto cumplimiento y deben adjuntarse a la propuesta obligatoriamente. No adjuntarlos a la propuesta en el momento de su entrega implica la descalificación del concursante y por consiguiente se incorporará en el listado como “No habilitado”.

El formulario de inscripción no es subsanable y deberá ser aportado completo sin eliminar ninguna hoja, diligenciado en su totalidad cuando haya lugar, y firmado en original por el Representante Legal de la Persona Jurídica o de la Agrupación o Colectivo participante según sea el caso. En caso de no presentarlo o no reunir el mismo las condiciones mínimas aquí establecidas, implicará la no habilitación del respectivo concursante.

4. Cómo presentar y entregar la propuesta En el presente numeral se establecen las condiciones para presentar la propuesta. 4.1 Cómo se debe presentar la propuesta:

La propuesta debe presentarse en tres (3) copias idénticas en físico, argolladas cada una por separado, y una (1) copia en digital (CD-R). Se recomienda no entregar material o piezas sueltas que deban ser manejadas separadas del cuerpo del proyecto, así como tampoco originales únicos. NOTA: Tenga en cuenta que cada una de las copias de la propuesta se entregará a cada uno de los tres (3)

jurados evaluadores. De entregarse por parte del concursante sólo una copia con material original (con dibujos, fotografías e imágenes a color, muestras de materiales, etc.), los otros dos jurados que reciban este material en copia, evaluarán la propuesta de acuerdo con la calidad del material que reciban.

El proyecto debe ser escrito en un medio digital, en un formato de fácil lectura, en el orden establecido en el numeral 3.1 Sobre la propuesta, a doble espacio, papel tamaño carta y con las páginas numeradas.

NOTA: CADA COPIA DEBERÁ SER NUMERADA POR SEPARADO.

Para inscribir la propuesta se deben utilizar tres (3) sobres así:

SOBRE No. 1: En éste se deberán introducir los documentos del concursante señalados en el numeral 3.2 Sobre la documentación. Es indispensable que la documentación se entregue legajada, ordenada en la misma forma en que allí se señala y debidamente numerada de principio a fin. Este sobre deberá estar marcado como se indica abajo, en el recuadro correspondiente.

SOBRE No. 2: Éste deberá contener las tres (3) copias idénticas del proyecto y una (1) copia en digital.

Este sobre deberá estar marcado como se indica abajo, en el recuadro correspondiente.

SOBRE No. 3: Éste deberá contener el SOBRE No.1 y el SOBRE No. 2. Este sobre deberá estar

marcado tanto con la información del destinatario, como con la del remitente, tal como se indica abajo, en el recuadro correspondiente.

NOTA: Para la radicación de las propuestas en el IDPC, el sobre No. 3 deberá estar acompañado por un formato de radicación (Anexo No. 6), el cual debe ser diligenciado con anterioridad a la entrega de la propuesta y presentarse por separado al sobre, en original y copia (el original se radicará junto con el sobre, y la copia permanecerá con el concursante como comprobante de inscripción).

Sobre No. 1

Nombre de la propuesta Nombre del concursante Convocatoria B. FIESTA DE NIÑOS Y NIÑAS 2011 Concurso Desfile Metropolitano de Comparsas Infantiles

Contenido: Documentos del concursante

Sobre No. 2

Nombre de la propuesta

Nombre del concursante Convocatoria B. FIESTA DE NIÑOS Y NIÑAS 2011 Concurso Desfile Metropolitano de Comparsas Infantiles

Contenido: Tres (3) copias idénticas del proyecto en físico y una (1) copia en digital.

Sobre Nº 3

Destinatario Remitente

Señores: INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO CULTURAL Convocatoria B. FIESTA DE NIÑOS Y NIÑAS 2011 Concurso Desfile Metropolitano de Comparsas Infantiles Representante de la Localidad:_________

Calle 13 N° 2 - 58 Bogotá Contenido: Sobre Nº 1 y sobre Nº 2

Nombre del concursante Nombre del representante legal Dirección Número telefónico Celular Correo electrónico

4.2 Entrega o envío de la propuesta

Entrega en Urna:

El sobre No. 3 debe ser radicado en la sede principal del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, oficina de radicación y correspondencia, ubicada en la Calle 13 No. 2-58, y depositado directamente en la urna que el IDPC dispondrá en sus instalaciones. Solo se recibirán propuestas en el lugar indicado anteriormente.

La recepción de las propuestas se llevará a cabo de acuerdo con las fechas y horarios establecidos en el cronograma de la presente convocatoria. NOTA: El proponente deberá prever el tiempo necesario para que su propuesta sea radicada antes de las 10:00 a.m. del día de cierre de inscripciones. Se recuerda que después de las 10:00 a.m. se cierra la radicación y las propuestas que no se radiquen a tiempo no quedarán inscritas. Se recomienda entonces llegar con tiempo suficiente para radicar y, posteriormente, hacer la inscripción formal. Al momento de hacer la radicación de la propuesta, el depositante deberá entregar el original del formato de radicación (Anexo No. 6). A continuación el depositante deberá inscribirse en la planilla que el IDPC elaborará, en la que se incluirá el código de inscripción, fecha y hora de presentación de la propuesta, número de radicación, nombre del concursante, nombre y firma del depositante. Se le entregará a cada concursante la copia del formato de radicación (Anexo No. 6), como comprobante de inscripción.

Entrega por Correo: El concursante deberá prever el tiempo necesario para enviar su propuesta por correo certificado, con el fin de que ésta sea recibida en la sede del IDPC a más tardar en la fecha y hora límite de cierre de la convocatoria.

Las propuestas que sean enviadas por correo y que se reciban con posterioridad a la fecha y hora límite de cierre de la convocatoria, no serán consideradas en la verificación de requisitos por ser extemporáneas, aún cuando el envío haya sido anterior a la fecha de cierre. Estas propuestas permanecerán sin abrir a disposición del interesado para su correspondiente retiro en las fechas establecidas por el IDPC. Por lo tanto se reitera que las propuestas deberán ser entregadas por la

empresa transportadora a más tardar en la fecha y hora límite de cierre de la convocatoria.

En la planilla de inscripción se especificará que la propuesta fue enviada por correo certificado.

NOTA: No habrá revisión de requisitos formales al momento de depositar las propuestas en la urna. Una vez cerrada la convocatoria y para garantizar la transparencia del proceso, los paquetes recibidos serán abiertos en SESIÓN ABIERTA y en presencia del comité de verificación, el cual estará conformado por un funcionario de la Subdirección de Divulgación de los Valores del Patrimonio Cultural, un funcionario de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado y un funcionario de la Oficina Asesora de Control Interno o su delegado, los cuales levantarán un acta en la cual se registrarán todas las propuestas presentadas, e incluirá número de inscripción, fecha y hora de presentación de la propuesta, nombre del concursante, nombre y cédula del representante legal, contenido de los sobres, número de folios y observaciones.

5. Verificación, subsanación y causales de descalificación

5.1. Verificación de cumplimiento de la documentación requerida Una vez terminada la apertura de sobres en sesión abierta, los documentos del concursante son remitidos a la oficina asesora jurídica para su verificación. Esta oficina verificará que la documentación allegada por los concursantes se encuentre de acuerdo con las condiciones previstas en la presente cartilla. Finalizado el proceso de verificación se fijará en el portal de la Entidad www.patrimoniocultural.gov.co/convocatorias, el listado total de los concursantes inscritos, indicando cuáles se encuentran habilitados, no habilitados y cuáles deben subsanar documentación.

Una vez realizada la verificación, los concursantes pasarán a alguno de los siguientes estados:

a) Concursantes habilitados para evaluación: Aquellos concursantes que entregaron la documentación formal y propuesta completa (numeral 3 de la presente cartilla). Se entenderá que pasarán a la siguiente etapa del concurso, es decir, a la etapa de evaluación.

b) Concursantes no habilitados para evaluación: Aquellos concursantes que no presentaron la propuesta o el formulario de inscripción o que habiéndolo presentado lo hicieron sin el lleno de requisitos establecidos en el numeral 3 de esta cartilla. Los concursantes no habilitados no continúan en el proceso de la convocatoria.

c) Concursantes que deben subsanar documentación: Aquellos concursantes que presentaron en forma incompleta o no presentaron la documentación formal prevista en el numeral 3 de esta cartilla, con excepción del formulario de inscripción, de conformidad con lo previsto en el literal b del presente numeral.

d) Concursantes rechazados: Aquellos concursantes que incurran en alguna de las causales previstas en el numeral 5.3 de esta cartilla.

5.2. Proceso de subsanación El Instituto Distrital de Patrimonio Cultural publicará en su portal web (www.patrimoniocultural.gov.co) el listado con los resultados de la verificación de documentos. Este listado tendrá la información sobre los concursantes que se encuentran habilitados para evaluación, los que se encuentran no habilitados y aquellos que deben subsanar documentación, de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en la presente cartilla. Es responsabilidad de los participantes verificar el estado de la propuesta en el listado publicado en el portal web, así como allegar los documentos de acuerdo con lo solicitado en la presente cartilla. La documentación a subsanar deberá ser allegada por los concursantes dentro del plazo máximo establecido en el cronograma de la presente cartilla. De no recibir los documentos solicitados dentro de este plazo, la propuesta será declarada como “NO habilitada”. No podrán ser evaluadas las propuestas de los concursantes “NO habilitados”.

NOTA: El formulario de inscripción (Anexo 1) y la propuesta son documentos NO subsanables. Únicamente son subsanables los documentos del concursante y NO los de la propuesta en sí misma. El formulario de inscripción no es subsanable y deberá ser aportado completo, sin eliminar ninguna hoja, diligenciado en su totalidad (en los espacios que aplique) y firmado en original por el representante legal de la Persona Jurídica o Agrupación o Colectivo, según sea el caso. En caso de no presentarlo o de no reunir las condiciones aquí establecidas, implicará la descalificación y rechazo del respectivo concursante.

5.3 Causales de rechazo del concursante El Instituto Distrital de Patrimonio Cultural aplicará el principio constitucional de la buena fe, respecto de las manifestaciones efectuadas por los concursantes en las convocatorias, en relación con el cumplimiento de las condiciones, los términos y los requisitos aquí establecidos.

El Instituto Distrital de Patrimonio Cultural procederá a excluir del proceso de selección al concursante, incluidos sus integrantes, en el evento de que exista alguna inconsistencia o incumplimiento de los requisitos de participación y/o deberes descritos en esta cartilla, así como de comprobarse de su parte falsedad o fraude en cualquiera de las etapas de inscripción, verificación, evaluación, selección y desarrollo de la respectiva propuesta. En el evento que la inconsistencia, incumplimiento, falsedad o fraude sea advertida con posterioridad a la comunicación del acto administrativo que acoge la recomendación de selección del jurado, o al desembolso del estímulo económico determinado como premio, la Entidad deberá adelantar las actuaciones a que hubiere lugar a efectos de obtener la restitución del estímulo económico entregado, y adelantará las acciones penales correspondientes. Como consecuencia de lo anterior, en cualquiera de los casos expuestos, el concursante y sus integrantes no podrán participar en ninguna de las convocatorias que adelante el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte o sus demás Entidades Adscritas, por el término dos (2) años contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo disponga. La presente prohibición se hace extensiva a aquellos ganadores a quienes les haya sido formalmente

declarado el incumplimiento de las obligaciones derivadas del estímulo económico que les fue otorgado en una determinada convocatoria.

Adicionalmente, las propuestas serán rechazadas y por consiguiente descalificadas cuando:

a) La propuesta sea presentada en forma extemporánea o entregada en oficina o dependencia diferente a la indicada en la presente cartilla, o enviado por correo electrónico o fax. b) El Instituto Distrital de Patrimonio Cultural solicite alguna información como aclaración y la misma no sea suministrada por el concursante dentro del plazo establecido en la solicitud o ésta llegue incompleta o en forma extemporánea. c) El concursante se encuentre incurso en algunas de las causales de inhabilidad o incompatibilidad o conflicto de intereses, para participar o proponer, establecidos sobre la materia en la legislación vigente. d) El concursante presente más de una propuesta a la presente convocatoria.

6. Proceso de Evaluación

6.1. Criterios de evaluación Las propuestas serán evaluadas por el jurado de acuerdo con los siguientes criterios: CONCURSO DESFILE METROPOLITANO DE COMPARSAS INFANTILES:

Ítem Puntaje

Originalidad del concepto integral de la propuesta y concordancia con las temáticas propuestas.

20 Puntos

Propuesta Plástica: incluye el componente visual de la comparsa, vestuario, disfraces, maquillaje, propuesta escenográfica y/o estructuras animadas, o móviles sin motor.

15 Puntos

Propuesta Dramaturgia o de contenido: concepto, justificación y puesta en escena.

15 Puntos

Propuesta Musical: En vivo y sin equipos de amplificación. Se tendrán en cuenta aspectos sonoros, melódicos e instrumentales u organológicos y no solo rítmicos y percusivos. Tendrán un puntaje mayor aquellas propuestas que propongan música original. 15 Puntos

Propuesta Coreográfica: componente actoral, movimientos base de la comparsa.

15 Puntos

Pertinencia del presupuesto desglosado y detallado. 15 Puntos

Propuesta de divulgación y convocatoria de asistencia al desfile en la localidad. 5 Puntos

Nota: El puntaje de las propuestas ganadoras no podrá ser inferior a sesenta (60) puntos.

6.2. Deliberación del Jurado

El Instituto Distrital de Patrimonio Cultural designará jurados expertos quienes revisarán y evaluarán las propuestas que cumplieron con los requisitos de documentación exigidos en la presente cartilla, y emitirán individualmente un concepto escrito de cada una de ellas. Posteriormente, se reunirán en jornada de deliberación con el fin de determinar las propuestas seleccionadas, finalistas, suplentes y menciones de honor, si las hubiere, del concurso, previa suscripción de un acta en donde se dejará constancia de los criterios aplicados para efectuar la recomendación de la selección. El Jurado tendrá las siguientes facultades:

Previa a la decisión, el jurado podrá citar a sustentación a los representantes de las propuestas cuando así lo considere pertinente. En caso que el representante no pueda asistir a la sustentación deberá delegar por escrito a un integrante de la propuesta.

Las deliberaciones del jurado son secretas. No obstante la decisión que allí se tome deberá consignarse en el acta de recomendación. En todos los casos el jurado sustentará su decisión con argumentos técnicos claros, necesarios y suficientes para el concurso en concreto, los cuales deberán quedar consignados en el acta respectiva.

El jurado efectuará la selección por unanimidad o mayoría calificada.

La recomendación de selección efectuada por el jurado será inapelable.

Si el jurado por unanimidad encuentra en la deliberación, que la calidad de las propuestas evaluadas, no ameritan el otorgamiento del estímulo, podrá recomendar declarar desierto el concurso y su decisión quedará consignada en el acta de correspondiente.

El jurado podrá recomendar la asignación del estímulo al concursante calificado en el siguiente puesto en orden descendente de calificación y así sucesivamente, en el evento de sobrevenir inhabilidad, impedimento o renuncia por parte del ganador.

El Jurado podrá hacer recomendaciones relacionadas con las propuestas no seleccionadas. En dicho caso, el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural tendrá la potestad de incluir estas propuestas en una base de datos e invitar a los concursantes para participar en los diversos programas o actividades que realice por fuera de las convocatorias, sin que ello implique desembolso alguno de presupuesto adicional.

6.3. Fallo del Jurado El Instituto Distrital de Patrimonio Cultural revisará la recomendación de selección de los ganadores efectuada por el jurado y la aprobará en Comité de Dirección si considera que ésta es pertinente y acorde con los objetivos misionales de la entidad, mediante acto administrativo debidamente motivado contra el cual no procede ningún recurso por la vía gubernativa, siempre y cuando se ajuste a las condiciones previstas en la presente convocatoria. Una vez comunicado dicho acto administrativo surgen las obligaciones recíprocas a cargo del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural y el ganador.

6.4. Publicación de los resultados de la evaluación Los resultados de la evaluación se publicarán en el portal web de la Entidad (www.patrimoniocultural.gov.co/convocatorias) de acuerdo con el cronograma previsto en la presente cartilla. Además de la publicación de la Resolución en el portal de la Entidad, se comunicará telefónicamente a los ganadores dicho acto administrativo.

7. Desembolso del Estímulo

7.1. Comunicación al ganador El Instituto Distrital de Patrimonio Cultural comunicará telefónicamente a los ganadores la resolución que acoge la recomendación efectuada por el jurado. En cualquier caso, es responsabilidad de los concursantes

revisar el portal de la Entidad (www.patrimoniocultural.gov.co/convocatorias), en la sección de la

presente convocatoria, en donde se publicarán los resultados de la evaluación.

7.2. Documentación requerida para realizar el desembolso Los ganadores deberán allegar los documentos que se indican a continuación, que son requisitos indispensables para el desembolso del estímulo económico y la ejecución del premio:

Formato para pagos diligenciado, el cual se encontrará colgado en el portal web del IDPC (www.patrimoniocultural.gov.co, enlace Convocatorias 2011).

Factura: Aquellos concursantes obligados a facturar, deben tener en cuenta que la Resolución de facturación expedida por la DIAN no debe tener una fecha de expedición superior a dos (2) años antes de la fecha de cierre de la presente convocatoria.

7.3. Otorgamiento del Estímulo El estímulo otorgado en calidad de premio por el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural es indivisible, por consiguiente, lo constituye tanto el estímulo económico como las presentaciones artísticas o la ejecución de la propuesta seleccionada, si a ello hubiere lugar, de acuerdo con lo contemplado en el presente concurso. Una vez comunicado el acto administrativo que acoge la recomendación de selección, el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural procederá al desembolso de los estímulos económicos de acuerdo con las condiciones establecidas en esta cartilla. En todo caso dichos desembolsos, estarán sujetos a la disponibilidad de recursos de acuerdo con el Programa Anual de Caja (PAC) asignado al Instituto Distrital de Patrimonio Cultural. Por lo anterior, se recomienda que el concursante prevea y cuente con recursos propios para iniciar el desarrollo de su propuesta, en la fecha indicada de acuerdo con los términos de cada concurso, si a ello hubiere lugar. De acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 1º de la Ley 863 del 29 de diciembre de 2003, se elimina la exención de impuestos a los premios y distinciones obtenidos en concursos y certámenes nacionales e internacionales de carácter científico, artístico, literario, periodístico y deportivo. Por lo tanto, el 100% del valor de todos los premios será objeto de tributación y se les aplicará las retenciones tributarias a que haya lugar.

7.4. Forma de desembolso del estímulo Los estímulos serán consignados en pesos colombianos, en la cuenta indicada por el ganador, previa disponibilidad presupuestal y adjudicación por parte del IDPC. El estímulo se entregará en dos (2) pagos: el primero correspondiente al 80% del valor asignado previo cumplimiento de las obligaciones que se señalan más adelante para la entrega del primer desembolso y una vez iniciado el proceso de creación y montaje de la propuesta; y un 20%, una vez culminada la presentación artística en el marco del Desfile Metropolitano de Comparsas Infantiles 2011 y luego de la entrega del informe final, previa certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del área designada para tal fin

por parte del IDPC. Es requisito indispensable para la entrega del primer desembolso:

Suscripción de la póliza de cumplimiento: El ganador deberá suscribir una garantía única de cumplimiento por el 20% del valor del estímulo, por el término de ejecución de los proyectos y cuatro (4) meses más contados a partir de la fecha de constitución de dicha garantía, con el propósito de garantizar el cumplimiento de los deberes y obligaciones previstos en esta convocatoria.

Firma del Acta de compromiso. Es requisito indispensable para la entrega del segundo desembolso:

Entrega del informe final con sus respectivos soportes y de la memoria audiovisual y fotográfica.

Con el primer desembolso del estímulo (80%), la organización debe garantizar la totalidad de los pagos a grupos, organizaciones, artistas y demás, que hayan sido proveedores o participantes en el desarrollo de la actividad. El informe financiero debe dar cuenta e incluir copia de TODOS los soportes de estos pagos.

Nota. Para el desembolso de los respectivos estímulos, es indispensable que todas las propuestas ganadoras entreguen toda la documentación necesaria en las fechas establecidas para tal fin. En todo caso, el desembolso del estímulo otorgado por el IDPC queda subordinado a la apropiación presupuestal que para el efecto se lleve a cabo y al flujo de caja y situación de fondos por parte de la Tesorería Distrital.

8. Deberes y derechos de los ganadores

8.1. Derechos de los ganadores

a) Recibir los estímulos económicos determinados como premios en los montos señalados en la presente convocatoria. b) Gozar de las acciones de divulgación que el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural pueda realizar dentro del ámbito de sus funciones y conforme a la disponibilidad de recursos con que cuente para tal efecto. c) Ser los titulares de los derechos patrimoniales de sus obras o propuestas objeto del estímulo recibido, autorizando al Instituto Distrital de Patrimonio Cultural o a quien este designe, por el tiempo que la entidad defina, la reproducción por el medio que requiera el tipo de obra, con fines promociónales, de divulgación, de elaboración y mantenimiento de la memoria colectiva. El IDPC, a su vez, deberá hacer mención siempre y dar el crédito correspondiente a los respectivos autores de sus obras o propuestas objeto del estímulo recibido cuando a ello hubiere lugar.

8.2. Deberes de los ganadores a) Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de la resolución que acoge la recomendación de selección del jurado, el ganador deberá entregar la documentación requerida, a efectos de que la Entidad pueda tramitar el desembolso del estímulo económico. b) Ejecutar íntegramente durante la vigencia 2011 la propuesta (si es del caso) tal como fue presentada y seleccionada por el jurado, salvo cuando las condiciones específicas del concurso indiquen lo

contrario. Cualquier modificación debe ser autorizada por el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural mediante acta suscrita por las partes. c) Acoger las observaciones que realice el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural en el desarrollo y cumplimiento de la propuesta, cuando a ello hubiere lugar. d) Solicitar autorización por escrito a la Entidad en caso de requerirse cualquier modificación que surja en desarrollo de la propuesta, si a ello hubiere lugar y siempre y cuando se cumplan con los términos y condiciones establecidos en la cartilla. En tal caso, la Entidad responderá por escrito si autoriza o no la modificación en cuestión. e) Cumplir con las condiciones previstas por el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural para la entrega de los estímulos y la ejecución de la propuesta, así como con el cronograma de actividades que establezca el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural a los ganadores. f) Destinar la totalidad del estímulo económico otorgado para la realización de la propuesta ganadora y asumir todos los gastos necesarios para su desarrollo integral, cuando a ello hubiere lugar. g) Asistir puntualmente a las reuniones, actividades de divulgación, prensa y/o presentaciones públicas y/o privadas que les sean programadas por el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural. h) Realizar las actividades de seguimiento y evaluación que solicite el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural i) Acatar los protocolos de funcionamiento y seguridad de los escenarios destinados para las presentaciones y adecuar sus propuestas a las condiciones técnicas del lugar, o suplir bajo su cuenta y riesgo los requerimientos adicionales para la ejecución de la propuesta. j) El ganador deberá tramitar, por su cuenta, los permisos para la realización de espectáculos públicos a que haya lugar para la ejecución de la propuesta, en caso que el concurso lo requiera. k) Entregar en las fechas señaladas por el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural los informes y en general toda la documentación que se le solicite para efectos de trámites de desembolso, divulgación, compilación de memorias (textos explicativos de la propuesta, imágenes, fichas técnicas), seguimiento y evaluación, entre otros. l) Todas las piezas de comunicación que se generen dentro del desarrollo de la propuesta deberán contar con el visto bueno de la Oficina Asesora de Comunicaciones del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural antes de entrar a impresión, con el fin de garantizar un adecuado uso de la imagen institucional del Distrito y de la entidad, de acuerdo con las instrucciones contenidas en el Anexo 7, sobre el manejo de la imagen institucional. m) Asumir la constitución de pólizas y demás gastos de legalización del estímulo. (Gastos que no podrán ser asumidos con cargo a los recursos que les fueron otorgados en calidad de estímulo). n) Presentar los informes, de acuerdo con los requerimientos realizados por la Entidad o) Las demás que señale el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural. Deberes específicos del concurso:

a) Socializar el proyecto ante el Consejo Local de Arte, Cultura y Patrimonio. b) Establecer, en conjunto con el IDPC y/o el equipo encargado de la dirección artística y logística del desfile, todo lo concerniente a la realización del proyecto, previo inicio del mismo, así como los ajustes que sean necesarios para su óptimo desarrollo. c) Asistir puntualmente y participar de forma activa en las reuniones y jornadas de coordinación que organice el IDPC y/o el equipo encargado de la dirección artística y logística del desfile. d) Acoger las recomendaciones que para ejecutar su proyecto realice el IDPC y/o el equipo encargado de la dirección artística y logística del desfile. e) Garantizar los espacios idóneos para la preparación y realización de las actividades propuestas. f) Presentar permiso firmado por los padres o apoderados de las niñas y niños participantes en la propuesta, a través del cual se autoriza su participación en la presente convocatoria y en las presentaciones artísticas o actividades que se deriven de ésta, con copia de las cédulas de los padres y los registros civiles de nacimiento de las niñas y niños, documentos que deben ser adjuntados y allegados al IDPC dentro de los siguientes diez (10) días hábiles posteriores a la publicación de la Resolución de ganadores, según formato señalado en el Anexo 2 de la presente cartilla. La presentación de este documento es un requisito

indispensable previo a la presentación de las organizaciones ganadoras el día del desfile. g) Garantizar en todo momento la seguridad de los niños y niñas participantes, tanto en los ensayos requeridos para el montaje de la propuesta, como el día del desfile, antes, durante y después de la presentación. Los ganadores deberán tener en cuenta que el desarrollo y el concepto de la propuesta no ponga en riesgo la seguridad e integridad física de los menores que participen. h) Entregar de manera oportuna la documentación e información que requiera el IDPC y/o el equipo encargado de la dirección artística y logística del desfile, para la divulgación y desarrollo del evento. i) Apoyar las actividades de divulgación organizadas por la oficina de comunicaciones del IDPC cuando así se requiera, así como la divulgación del evento en cada una de las localidades a las que se esté representando. j) Apoyar, desde la realización de la logística de la comparsa, la logística del Desfile Metropolitano de Comparsas Infantiles en la Fiesta de Niños y Niñas 2011. k) Atender las recomendaciones del equipo logístico antes, durante y después del evento. l) Asistir a las reuniones de evaluación y jornadas de premiación organizadas por el IDPC. m) Presentar al IDPC durante los siguientes diez días (10) hábiles a la realización del desfile, un informe escrito, en medio físico y digital, el cual dé cuenta del montaje, desarrollo y puesta en escena de la propuesta, de acuerdo a los formatos de informe de actividades e informe financiero -que el IDPC entregará oportunamente a los ganadores-, así como la documentación de soporte respectiva (facturas, cuentas de cobro, contratos, actas de reuniones, fotos de los ensayos, etc). La no presentación del informe final en las fechas estipuladas por el IDPC puede implicar la descalificación del concursante para participar en las convocatorias de 2012.

n) Elaborar una (1) memoria escrita y en formato audiovisual y fotográfico del proceso de creación, montaje y puesta en escena de la comparsa, que se entregará en medio físico y digital, junto con el informe final. La calidad del registro fotográfico digital que se entregue debe haberse capturado con una cámara digital de no menos de 6 Mega píxeles, y los archivos fotográficos digitales entregados deben tener un tamaño mínimo de 2000 kb (2MB) cada foto. El registro audiovisual debe haberse capturado con una cámara de video HD (High-definition) y los archivos digitales de video deben entregarse en formato MOVE, AVI o MPEG. NOTA 1:La presentación del informe final en las fechas indicadas y de acuerdo a los formatos

suministrados, es requisito indispensable para el pago de la totalidad del estímulo.

NOTA 2: Al finalizar el proceso, el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural en conjunto con el equipo de la dirección artística y logística del desfile, emitirán un concepto escrito sobre el desempeño de cada uno de los grupos participantes en el desfile y sobre el cumplimiento de los deberes arriba mencionados. Este concepto tendrá incidencia en la participación de las organizaciones en el desfile de comparsas del año 2011, pudiéndose declarar su inhabilidad para participar en el mismo si se llegara a presentar incumplimiento como beneficiarios del Programa Distrital de Estímulos 2012.

8.3. Deberes en relación con los derechos de autor a) Autorizar al Instituto Distrital de Patrimonio Cultural o a quien esta designe, por el tiempo que la entidad defina, la reproducción por el medio que requiera el tipo de obra, con fines promocionales, de divulgación, de elaboración y mantenimiento de la memoria colectiva. El IDPC, a su vez, deberá hacer mención siempre y dar el crédito correspondiente a los respectivos autores.

b) En caso que el ganador no sea directamente el titular de los derechos de autor y/o conexos sobre las obras, interpretaciones, ejecuciones o fonogramas involucrados en los proyectos y productos objeto de las convocatorias, el ganador se obliga bajo su cuenta y riesgo a tramitar ante los titulares las respectivas licencias en los términos aquí señalados. Con este propósito, el ganador diligenciará, a su costa, la firma y reconocimiento ante notario de los contratos de licencia de derechos de autor con todas y cada una de las personas que tengan la calidad de titulares de los derechos de autor y conexos de las obras, interpretaciones o ejecuciones artísticas y/o fonogramas en cuestión. c) Acreditar que se cuenta con la debida autorización del titular en caso de la utilización de obras protegidas. d) El ganador garantiza a el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural que con la elaboración, entrega, ejecución y uso de la propuesta presentada no se violan derechos de autor o conexos de terceras personas y saldrá al saneamiento frente a cualquier reclamación de terceros, en caso de que el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural sea objeto de requerimiento en materia de propiedad intelectual.

e) Registrar, si aplica, la propuesta ante la Dirección Nacional del Derecho de Autor, con el fin de proteger sus derechos. Para ello pueden obtener información en las oficinas de dicha entidad ubicadas en la Calle 28 No. 13A-15 piso 17, Bogotá D.C.; teléfono: 3418177; fax: 2849440. f) Suscribir con el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural los documentos relacionados con las respectivas licencias de uso y/o cesión de derechos a que hubiere lugar, en virtud del estímulo que le sea otorgado.

g) Autorizar al Instituto Distrital de Patrimonio Cultural o a quien esta designe, por el tiempo que la entidad defina, la reproducción por el medio que requiera el tipo de obra, con fines promocionales, de divulgación, de elaboración y mantenimiento de la memoria colectiva. El Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, a su vez, deberá hacer mención siempre y dar el crédito correspondiente a los respectivos autores.

h) En caso que el ganador no sea directamente el titular de los derechos de autor y/o conexos sobre las obras, interpretaciones, ejecuciones o fonogramas involucrados en los proyectos y productos objeto de las convocatorias, el ganador se obliga bajo su cuenta y riesgo a tramitar ante los titulares las respectivas licencias en los términos aquí señalados. Con este propósito, el ganador diligenciará, a su costa, la firma y reconocimiento ante Notario de los contratos de licencia de derechos de autor con todas y cada una de las personas que tengan la calidad de titulares de los derechos de autor y conexos de las obras, interpretaciones o ejecuciones artísticas y/o fonogramas en cuestión. (Anexo 3)

i) Acreditar que se cuenta con la debida autorización del titular en caso de la utilización de obras protegidas. (Anexo 3)

Se entiende que la licencia en materia de derecho de autor y conexos a que hace mención el presente numeral (deberes en relación con los derechos de autor) queda enteramente remunerada por el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural a instancias del estímulo económico que le fue otorgado como premio. De acuerdo con las autorizaciones que sobre derechos de autor efectúen los concursantes, éstos aceptan que el premio incluye en su totalidad los derechos patrimoniales de la propuesta y sus productos surgidos por la edición, reproducción, divulgación o comunicación al público, que haga el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural. El Instituto Distrital de Patrimonio Cultural no se hace responsable por los significados ni por las interpretaciones que puedan sugerir los proyectos concursantes.

9. Deberes del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural

a) En virtud de la facultad de autotutela, el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural podrá solicitar las explicaciones al jurado, durante y con posterioridad al proceso de selección, cuando a su juicio existan inconsistencias que afecte la recomendación de selección efectuada.

b) Vigilar el cumplimiento de las obligaciones a cargo del ganador.

c) Efectuar los desembolsos al ganador en las oportunidades y términos previstos en las

convocatorias, previa verificación del cumplimiento de los deberes adquiridos por el mismo si a ello hubiere lugar, y de acuerdo con el PAC de la entidad.

10. Cómo y cuándo se retiran las propuestas no ganadoras Las propuestas no ganadoras se podrán retirar en las fechas estipuladas en el cronograma previsto en la presente cartilla, en la calle 13 No. 2 - 58. Para tal efecto es indispensable presentar los siguientes

documentos: a) Documento de identidad del representante legal de la persona jurídica, de la agrupación o colectivo concursante.

b) Comprobante o número de inscripción entregado al momento de radicar la propuesta en urna.

Las personas que no puedan acercarse al IDPC para retirar su proyecto, podrán autorizar a un tercero por medio de una carta que deberá ir acompañada por una fotocopia del documento de identidad del representante legal de la persona jurídica, de la agrupación o colectivo. NOTA: Las propuestas que no sean retiradas en el periodo estipulado en esta cartilla serán destruidas conforme con la autorización otorgada por el concursante en el formulario de inscripción de la propuesta.