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ekon Gestión de viajes
In business for people.
Controltotal de los desplazamientos
2 Unit4 ekon Gestión de viajes
Control total de los desplazamientos en tu empresa
Nuevos retosEn un mundo con empresas cada vez más
globalizadas, cobra especial importancia la gestión
óptima de sus desplazamientos, de modo que se
simplifiquen sus procesos administrativos, se reduzcan
sus costes y se controle todo el proceso de validación
para confirmar que se ajustan a las necesidades reales
de la empresa.
Nuevas necesidadesEl control de costes es una de las principales
prioridades en la gestión de los viajes. Los
profesionales de las empresas deben poderse
desplazar a sus destinos de una manera eficaz, fácil
y económica. La empresa, por su parte necesita
disponer de un control constante y permanentemente
actualizado de los desplazamientos de sus
profesionales y cómo inciden éstos en sus resultados.
La soluciónekon Gestión de viajes es la solución integral
para todas las necesidades de desplazamiento en
su empresa. Con Unit4 ekon Gestión de viajes su
inversión no caduca, ya que incorpora las últimas
funcionalidades de negocio y de
las novedades tecnológicas que
surjan (rápidas actualizaciones –en
horas– y con el menor coste del
mercado). El software Unit4 ekon
Gestión de viajes le aporta valor
diferencial y le garantiza el menor
coste de propiedad.
Beneficios • Ahorro. Sus capacidades para la planificación
de los procesos aseguran el menor coste en los
desplazamientos y la adecuación a las necesidades
de su empresa. La fijación de conceptos de viaje,
plantillas, grupos y políticas aseguran, de forma
fácil, la categorización y optimización de cualquier
desplazamiento.
• Control. La capacidad para el diseño de los
procesos de validación y la fijación de roles ofrecen
un control total del proceso, desde la petición inicial
a la confirmación y validación, hasta el cierre del
proceso
• Simplicidad. Unit4 ekon Gestión de viajes se
beneficia de las capacidades de todos los
desarrollos de Unit4, creados especialmente para
facilitar la realización de los procesos y con la
simplicidad como meta. Tanto la gestión de los
procesos como su diseño pueden ser realizados
directamente por el usuario de una manera fácil,
intuitiva y efectiva.
Unit4 ekon Gestión de viajes
Unit4 ekon Gestión de viajes en acción – Presentación clara del estado de todos los procesos
Avanzadas funcionalidades en todos los ámbitos• Diferentes roles para clarificar funciones,
responsabilidades y procesos: Agente de viajes,
usuario y validador. El agente de viajes es la persona o
entidad encargada de tramitar las peticiones de viaje.
El usuario es el beneficiario del viaje, que se categoriza
en función de sus funciones dentro de la organización.
El validador es el responsable de confirmar la
adecuación del viaje a su motivo de realización.
• Circuitos de validación, para asegurar el correcto
trámite de los desplazamientos. El registro del viaje
muestra todos los colaboradores que, de acuerdo
a la secuencia de autorización definida en los parámetros,
deberán validar la solicitud. Se indican los distintos conceptos que
componen el viaje: hotel, vuelos, coche de alquiler, etc. En cada
una de las líneas, se incorpora el concepto, la categoría (opcional),
la cantidad y una serie de datos que dependen del concepto
indicado, tales como la fecha y hora de salida, fecha y hora límite
de llegada, población de origen, población de destino, etc. En la
definición de los conceptos se indica cuáles de estos datos se
deben pedir al indicar el concepto en una línea.
• Conceptos de viaje, que determinan los componentes que
se utilizan para desglosar las solicitudes de viaje. Para cada
concepto puede establecerse un determinado comportamiento,
o limitaciones, que se tengan en cuenta en la entrada de las
solicitudes de viaje. Para cada uno de ellos se puede definir las
diferentes categorías en que puede encontrarse. Por ejemplo, en
caso de un hotel, las diferentes estrellas.
• Plantillas de viaje. Tienen como finalidad facilitar el registro de las
peticiones de viaje, de manera que las líneas de la petición puedan
generarse de forma automática a partir de los datos contenidos en
una plantilla.
• Grupos de viaje. Distinguen entre los distintos tipos de viaje y
establecen las plantillas a las que tienen acceso los colaboradores.
Los colaboradores pueden estar asignados a un grupo de
viaje y las plantillas de viaje también disponen de este dato. En
consecuencia, en el registro de la solicitud de un viaje y en función
del grupo de viaje al que pertenezca el colaborador, tendrá acceso
a unas u otras plantillas.
Una solución con los valores de Unit4Ágil. Se adapta a las necesidades
actuales de tu organización, países
donde opera, mercados, modelos de
distribución y facilita su adaptación a
cambios futuros.
Conectada. Gracias a su tecnología
100% internet, ofrece el acceso a la
información y procesos en cualquier
momento y lugar, aplicando altos
niveles de seguridad y facilitando
la intercomunicación con la red de
ventas, los clientes y los proveedores.
Transparente. Ofrece perspectiva
y control sobre la gestión mediante
herramientas de supervisión y alerta
con los indicadores claves en su
gestión.
Orientada a resultados. Aporta
valor, reduce costes operativos, evita
errores, agiliza los procesos e integra
la gestión con el resto de procesos
empresariales.
Recepciónpor agentede viajes
Propuestasde viaje
Confirmación
Gestiónde viajes
Circuitode validación
Petición
Cierre
Polít
icas
Grupos
Plantillas
Co
ncep
tos viaje
Sobre Unit4Unit4 es un proveedor líder de software empresarial para organizaciones de servicios y centrado en las
personas. Con ingresos anuales superiores a 500 millones de euros y más de 4.000 profesionales en todo
el mundo, Unit4 ofrece al mercado soluciones ERP y aplicaciones empresariales diseñadas para satisfacer
las necesidades de mercados verticales específicos y que ayudan a los clientes a facilitar el cambio de forma
simple, rápida y rentable. Miles de organizaciones de diversos sectores, incluidos los servicios profesionales, la
educación, los servicios públicos, las organizaciones sin ánimo de lucro, de bienes inmuebles, de distribución y
de servicios financieros se benefician de sus soluciones.
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