Control Interno

Objetivos (Informe C.O.S.O.)

•Proveer información útil

•Asegurar el cumplimiento de normas

•Promover la eficiencia de las operaciones

¿ Cómo se ejerce el Control Interno ?

Mediante la existencia de:

•Estructura

•Políticas, normas y procedimientos

•Cualidades del personal

•Auditoría Interna

¿ Cómo se lleva a cabo el Control Interno ?

Mediante actos de control y estos se clasifican en:

• Actos de control Previos

• Actos de control Simultáneos

• Actos de control Posteriores

Actos de control previos: incluye entre otros:

•La estructura organizativa

•Las políticas, normas y procedimientos

•La separación de funciones

•la asignación de responsabilidades

•la diseño de los sistemas, circuitos de información, de los formularios

•Confección de planes, presupuestos

•etc.

Actos de control Simultáneos:

Son aquellos que se llevan a cabo en el momento de la transacción. Ej.

•Al firmar un cheque ( se verifica que corresponda el pago con la documentación adjunta )

•Al otorgar un descuento comercial ( se verifica que corresponda el descuento )

•Al decidir por un presupuesto enviado por un proveedor

•Etc.

Actos de control posteriores

Estos controles se llevan a cabo una vez ocurridos los hechos

Se clasifican en:

Posteriores de rutina: Se efectúan peródicamente ( Conciliaciones bancarias, análisis de cuentas, etc. )

Posteriores selectivos: Son sorpresivos , de distinta naturaleza y generalmente los que realiza la auditoría interna

¿ Para qué evaluamos el Control Interno ?

El alcance de los

Auditor de los EECC Naturaleza procedimientos

Para determinar Oportunidad de auditoria

Auditor Interno Constituye el propósito de su trabajo, evaluar la eficiencia en las operaciones

y evaluar la eficacia con que se han

alcanzado los resultados

Evaluación de CI (etapas)

a) Relevamiento

b) Identificación de controles claves

c) Pruebas de cumplimiento

d) Conclusión

a) Relevamiento:

Puede realizarse

a) Encuestas

b) Lecturas de manuales de Normas yProcedimientos.

En ambos casos debe documentarse. Diferentes formas de plasmarlo en los papeles de trabajo del auditor:

a) Descripciones Normativas

b) Cuestionarios de evaluación de CI a) standardb) standard adaptadoc) a medida

c) Cursogramas (mediate representaciones gráficas

PROGRAMA DE TRABAJO

Es la definición detallada de los procedimientos de auditoría a aplicar

en la etapa de ejecución. Para ello se debe tener en cuenta...

Enfoque

RI

RC

Naturaleza del negocioFactores del contextoObjetivos del examen

ExistenciaPropiedadIntegridadExposición

Control interno

Memorándum de Planeamiento

Contenido

-Nombre de la empresa

-Fecha de cierre

-Plazos para presentar los informes

-Objetivos del examen

-Experiencia de auditarías anteriores

-Diagrama de las visitas/oportunidad

-Estimación del tiempo a emplear

-Asistentes necesarios (junior, semi senior, experimentados o no)

-Arreglos con el cliente para elaboración de

información (elementos de juicio)

a) del trabajo de campo o terreno.

b) supervisión del trabajo (gerente o supervisor).

c) supervisado por el socio que firma el informe.

También se debe incluir:

PROGRAMA POR AREA

Es conveniente dividir el programa por área o por circuito de información, puesto que faculta la posterior división de las tareas por grupos de trabajo.De acuerdo a grupos de rubros o cuentas relacionadas y no necesariamente por rubro de los EECC.

Ejemplos: 1) Vtas. y ctas a cobrar/ deudores incobrables/comisiones

sobre Vtas./ gastos de distribución.

2) Compras y cuentas a pagar.

3) Pasivos a largo plazo / intereses a devengar.

4) Bienes de uso y amortizaciones/ reparaciones/ mantenimiento.

5) Sueldos y CS a pagar.

6) Existencias y CMV.

7) Caja y bancos (ingresos y egresos)

En la redacción de los

procedimientos a aplicar

No se pueden utilizar expresiones ambiguas.

Dejar claramente el trabajo concreto a realizar.

Una vez realizado se convierte en una constancia del trabajo realizado

ALCANCE

Debe quedar claramente establecido aunque de la manera más sintética posible. Ej: - Ver factura emitida

- Ver remito conformado por el cliente- Ver recibo emitido por el proveedor- Verificar saldo según el extracto bancario

CAJA Y BANCOS

• Cuentas: Caja. Fondo Fijo. Valores a depositar. Banco XX cta.cte.

• Objetivos Existencia: que los fondos contabilizados como tales realmente existan. Propiedad: que dichos fondos sean de propiedad del ente. Integridad: que se encuentren contabilizadas todas las transacciones del

período y que se encuentren expuestos todos los fondos del ente. Valuación: que los fondos se encuentren valuados de acuerdo a normas

contables profesionales. Exposición: que se hayan cumplido todas las normas de exposición

relacionadas con este rubro.

CAJA Y BANCOS

• Procesos. Custodia de fondos

Un adecuado diseño del circuito administrativo de ingresos y egresos de fondos a través de transferencias bancarias, pagos con cheques no a la orden y cruzados.

Definición del esquema de firmantes bancarios y apoderados. Definición del esquema de las cuentas bancarias. Normas claras respecto de la custodia de chequeras y dinero en efectivo. Normas para la asignación de los montos necesarios destinados a fondos fijos,

rendiciones y reposiciones. Definición de políticas de arqueos periódicos sorpresivos.

Ingresos de fondos: Identificación de sus orígenes.

Egresos de fondos: Identificación de sus orígenes, con clara determinación de las personas autorizadas para hacerlo.

CAJA Y BANCOS

• CONTROL INTERNO Adecuada norma de control interno que exija que todas las cobranzas

sean depositadas en su totalidad, y los pagos se realicen mediante cheques.

Preguntas:• ¿Se encuentran las funciones del sector caja separadas de las de contabilidad, cobranzas, cuentas a pagar?

• ¿Existen manuales de funciones y procedimientos escritos?

• ¿Los firmantes de las cuentas bancarias están autorizados por el directorio?

• ¿Es informado el banco cuando un firmante autorizado deja de pertenecer a la firma?

• ¿Están todas las cuentas bancarias registradas en el mayor general, en el subdiario de caja y en el libro bancos?

• ¿Las funciones del cajero están limitadas a las específicas de la caja?

• ¿Tiene prohibido el cajero el acceso a la registración contable y a las cuentas de deudores o clientes?

• ¿Tiene prohibido preparar o aprobar órdenes de pago?

• ¿Se depositan las cobranzas diariamente y en su totalidad?

• ¿Se efectúan controles o revisiones internas de los totales cobrados y los totales depositados?

• ¿Se realiza diariamente un arqueo de fondos? ¿Se deja constancia expresa de los mismos?

• ¿Efectúa algún funcionario ajeno al sector un arqueo de los fondos? ¿Deja constancia escrita?

• ¿Son los recibos prenumerados? Se controla la prenumeración?

• ¿Se requiere la emisión de una orden de pago debidamente autorizada para la emisión de un pago?

• ¿Son los pagos efectuados mediante cheques no a la orden y cruzados o mediante transferencias de fondos bancarias?

• ¿Existen políticas claras en relación con la estructura de firmas?

VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR

• Cuentas• Deudores por ventas en moneda local.

• Deudores por ventas en moneda extranjera.

• Deudores morosos.

• Deudores en gestión judicial.

• Documentos a cobrar.

• Documentos descontados.

• Previsión para deudores incobrables.

• Clasificación Documentados En cuenta corriente

o Ciertos

o Contingentes

Corrientes No corrientes

VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR• Objetivos

– Existencia: que los ingresos por ventas y/o prestación de servicios contabilizados correspondan a operaciones realizadas por la sociedad, que estas sean reales y que los créditos surjan por ventas de bienes y/o servicios no cobradas a la fecha de la medición.

– Propiedad: que la sociedad sea titular de las cuentas a cobrar; que las mismas no hayan sido cedidas ni transferidas.

– Integridad: que los estados contables reflejen la totalidad de los créditos por ventas y que estos surjan de haber contabilizado todas las ventas y/o prestaciones de servicios y todas las cobranzas.

– Valuación: en relación con la medición de las ventas, estas deben ser disminuidas por bonificaciones y devoluciones y deberán registrarse a su valor de contado.

– Exposición: Las ventas, descuentos, bonificaciones y devoluciones deben estar adecuadamente agrupadas y descriptas según normas contables profesionales, como así también los saldos de los créditos por ventas, que deberán estar adecuadamente agrupados y clasificados a corto y largo plazo de acuerdo con su exigibilidad, y deducidas las previsiones regularizadoras de dichos saldos.

• ProcesosRecepción de nota de pedido.Entrega de bienes o prestación de servicios. Facturación.Cobranza.

• Toda transacción de venta comienza con la recepción e ingreso del pedido del bien o del servicio, objeto del negocio del ente. Luego de haber controlado el límite de crédito, si existen niveles de stock suficiente y una vez aprobado el pedido, se confecciona la factura y el remito.

VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR• CONTROL INTERNO/PREGUNTAS

• ¿Hay políticas referentes a condiciones generales de venta, otorgamiento de créditos en primera venta, límites de credito, determinación de precios?

• ¿Se encuentran claramente separadas las funciones de ventas, expedición, créditos, facturación, gestión de cobros, cobranzas, registración?

• ¿Existen controles para evitar que los pedidos de los clientes queden sin atender?• ¿Se emiten notas de ventas o notas de pedido?• ¿Son los formularios de Nota de Pedido prenumerados?• ¿ Son controlados en su correlatividad?• ¿Son autorizados?• Antes de darle curso al pedido, existen controles como el de stock suficiente y límite de

crédito?• ¿Existe un procedimiento para pedidos que no puedan ser cumplidos?• ¿Son los pedidos de los clientes revisados y aprobados por un Funcionario independiente de

expedición, facturación, contaduría?• ¿Existen presupuestos de ventas?• ¿Se comparan las ventas realizadas contra las presupuestadas?• ¿Se estudian las variaciones?• ¿A quién se informa sobre las variaciones?• ¿Existen normas o procedimientos sobre facturación? ¿Son claras y precisas? ¿Están por

escrito?• ¿Existe un sector específico para la facturación?

VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR• CONTROL INTERNO/PREGUNTAS• ¿Recibe el sector copia de la Nota de Pedido debidamente autorizada?

• ¿Los precios y condiciones de venta se obtienen de listas debidamente autorizadas?

• ¿Quién autoriza las listas de precios vigentes?

• ¿Son las facturas prenumeradas, aprobadas?

• ¿Por quién? ¿Revisadas? ¿Por quién?

• ¿Se controla la correlatividad numérica de las notas de pedidos de venta?

• ¿Existen controles peródicos suficientes para verificar que todos los pedidos aprobados sean facturados?

• ¿Se cerciora la empresa de que todo despacho de productos fue facturado? Quién lo hace?

• ¿Se emiten remitos prenumerados?

• ¿Se controla la correlatividad numérica de los remitos?

• ¿Son los remitos y las facturas preparadas al mismo tiempo?

• ¿Recibe el sector copia del remito conformado por el cliente?

• Cuando se trabaja con transportistas, el desfase entre el momento de facturación y el regreso del remito conformado por el cliente puede ser importante. ¿Existen controles suficientes para verificar que todas las mercaderías facturadas se encuentren entregadas?

• ¿Se pasa al sector Contaduría algún resumen de la facturación?

• ¿Con qué frecuencia?

• ¿Son controlados por el sector contable?

• ¿Se preparan resúmenes o estadísticas de ventas en un sector ajeno al contable?

• ¿El informe de ventas es conciliado por distitntos sectores?