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PRJNCIPlOS DE AUDlTORA Decimocuarta edicin

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ISBN 970-10-4665-X (ISBN 958-410-039-4 edicin anterior)

.::.i.

Traducido de la decimocuarta edicin en ingls de: PRJNCIPLES OF AUD!TlNG AND OTHER ASSURENCE SERVICES. Published by McGraw-Hill, a business unit of The McGnw-Hill Companies, !ne. Copyright il:I 2004. 200 l, 1998, 1995. 1992. 1989, 1988, 1985, 1982, 1977, 1973, 1969. 1964, 1959, 1953 by The McGraw-Hill Companies. lnc. All rights rcserved. lSBN 007-2822732

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Principios de Auditora

DECIMOCUARTA EDICIN

Whittington Pany

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OsErlvOS

Control interno ~1i~ir~~~;;1~~~~t1~;:~:~!~i}~; .' _ .~: . --.. ;,! :;:~ , -.ff;o;.!::0efilitJo-,qU:? ~ r"rilitr9Pint~rtiO~~~~.};;?~llil~1~; ~.,;~.':.. , . " ~ .. _ .. ~. r,... .. ~~a,.01,~.:. ... ~?l~ '1 -;~ ".?i ,,. -,t ... ~n ..... ~1 ... ~f~Y ~ ~ ' :' . ~;vmstinguirlosirncipaf~ i:olnl(lnentei!ertontrol. interno del cliente: ambiente ae - :i :!~\~:. cnirot~ valuacil)n 'dere5go,,sistem'ileinforriiacin contable, actividades de control' y 1 -r,{~;)np!!~reo de l~-'.:;~2~tr?les. -'8iiJ{j~i[:~-,/&tM:Jr' :-- _ . :

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La explicacin del concrol interno en este capitulo tiene tres grandes objetivos: primero, explicar el significado y la i1i1portancia del concrol interno; segundo. describir los principales componen tes del control interno del diente; tercero, mostrar cmo el auditor obtiene y conoce el control interno con el propsito de cumplir lo establecido por la segunda norma de ejecucin del trabajo. No pretendemos ofrecer una exposicin detallada de los controles aplicables a determinados tipos de activo o de pasivo ni de transacciones. Esta informacin se ofrecer en los siguientes captulos al ir presentando las fases de la auditoria.

Como se seal en el capitulo 1, el control interno ha cobrado muchsima importancia en las grandes empresas de negocios. De ah que una parte considerable de este captulo se destine a ellas. Al final dei captulo se incluye una seccin que aborda el problema de implantar el control interno en una empresa pequea.

interno Rtl cado del control ~ Hay diferencias de opinin en tomo al significado y los objetivos del control interno. Para mu-chos la designacin control interno son los pasos que toma una compaa para prevenir el fraude, tanto la malversacin de activos como los informes financieros fraudulentos . Otros admi ten su importancia en la prevencin del fraude. pero creen que contribuye adems a garantizar el control de la manufactura y de otros procesos. Las diferencias de interpretacin tambin apare cen en las publicaciones especializadas que publica el Americ:m lnstitute of Certified Public Accountants. el Institute of Interna! Auditors, lnc., y la Research Foundation del Financia! fae-cutives !nstitute. Fue apenas a principios de la dcada de 1990 cuando varias organizaciones profesionales se unieron para lograr el consenso sobre la naturaleza del control interno y su alcance.

Control interno 213

Debido a varios casos de informes financieros fraudulentos en la dcada de 1970 y a co-mienzos de la de 1980, las principales organizaciones contables' patrocinaron la National Com mission on Fraudulent Financial Reporting (la Treadway Cornrnission) para que estudiara los factores causales de esos informes. La comisin hizo varias recomendaciones que se centran directamente en el control interno. Por ejemplo, subray la importancia de un comit competente y comprometido de auditoria y de una funcin dinmica y objetiva de auditoria interna para prevenir las prcticas fraudulentas. Tambin inst a las organizaciones patrocinadoras para que integrasen los conceptos y las definiciones del control interno, a fin de establecer criterios comu nes para evaluar el control interno. Debido a ello, el Cornrnittee of Sponsoring Organizations (COSO) orden un estudio que:

Estableciera una definicin comn de control interno que atiendiera las necesidades de va rias partes.

e Ofreciera un criterio que permitiera a las empresas y a otras entidades evaluar su sistema de control y d~terminar la manera de mejorarlo.

El estudio titulado Control interno: marco de referencia integrado, define al control interno as:

La definicin anterior resalta que el control interno es un proceso, un medio para alcanzar un fin, no un fin, en s mismo. Lo realizan individuos, no slo los manuales de polticas. los docu-mentos y los formularios. Al introducir el concepto de seguridad razonable, la definicin admite que el control interno no puede garantizar de modo absoluto que los objetivos corporativos siem pre se alcanzarn. Una seguridad razonable reconoce que el costo para una organizacin no debera ser mayor que los beneficios que espera obtener.

Por ltimo, la definicin es amplia pues abarca la consecucin de los objetivos en los infor-mes financieros, las operaciones y el cumplimiento de leyes y reglamentos. Incluye los mtodos con que los altos directivos delegan autoridad y asignan la responsabilidad de funciones como venta, compra. contabilidad y produccin. El control interno incluye adems el programa para preparar, comprobar y distribuir a varios niveles ejecutivos los informes y anlisis que les permi ten mantener el control sobre las actividades y funciones que se realizan en una gran corporacin. Las tcnicas de presupuestacin. las normas de produccin, los laboratorios de inspeccin, los estudios de tiempos y movimientos y los programas de capacitacin requieren ingenieros y mu , chos otros profesionales ajenos a las actividades contables y financieras . Pese a ello, todo este( forma parte del control interno.

Aunque ste tiene una definicin muy amplia, no todos los controles son importantes en una auditoria de los estados financieros. En general, los que son importantes se refieren a la confiabi-lidad de los estados financieros, es decir los que influyen en la preparacin de la informacin financiera para informes externos. Sin embargo. otros controles pueden ser importantes si afec-tan a la confiabilidad de los datos con que los auditores realizan los procedimientos de auditoria. Por ejemplo, pueden ser importantes los controles aplicables a otro tipo de informacin (estads-ticas de produccin por ejemplo) que usan al efectuar los procedimientos analticos.

1 Entre las organizaciones patrocinadoras figuran las siguientes: American Institute of Certified Public Accoun-lants; American Accounting Association; Financial Executives Inslitute~ lnstitute of Intemal Auditors, Inc.; lnstitute of Management Accountants.

(;

aptulo

OBJETIVOS

Control interno -~ d.

-- ..

' 214 CAP1UL07

Los controles diseados para proteger los activos sern relevantes si afectan a la confiabili-dad de los informes financieros . Por ejemplo, los controles que limitan el acceso al inventario de la compaa pueden ser relevantes, no as los controles que previenen el uso excesivo de materia-les en la produccin. Mientras los estJdos financieros reflejen el costo de los materiales utiliza dos, a los auditores no les preocupan las ineficiencias de produccin.

The foreign Corrupt Practices Act de

1977

La importancia de implantar y mantener un buen control interno se demuestra en la aprobacin de esta ley. A mediados de la dcada de 1970, cientos de empresas norteamericanas reconocieron que haban hecho pagos (sobornos y comisiones confidenciales) a funcionarios de pases extran jeras con tal de obtener negucios. En la generalidad de los casos los pagos eran legales segn las leyes de los pases donde se hicieron, pero no respetaban las normas norteamericanas de \a tica empresarial. Algunas veces se efectuaron sin autorizacin o conocimiento de \os altos directivos de \a empresa en cuestin. Al aprobar la ley, el Congreso orden poner fin a esta prctica. Los pagos a funcionarios extranjeros con el propsito de conseguir negocios estn prohibidos expre-samente a rodt1s las compaas norteamericanas en las clusulas antisoborno de \a ley. En la ley tambin se incluyeron provisiones de control interno. a finde evitar que los altos directivos digan que no estaban enterados de los pagos. Requieren que rodas li1s empresas bajo la jurisdiccin de la Securicies a11d Exchange Commissi011 (tengan o no operaciones internacionales) mantengan un sistema de control interno que ofrezca suficiente seguridad de que:

Medios de obtener el control interno

1. Las transacciones se efectan con conocimiento Y: autorizacin de la gerencia. 2. Se registran obligatoriamente para permitir que se preparen estados financieros confiables y

para mantener la responsabilidad por los activos. 3. Se limita el acceso al personal autorizado. 4. Los registros contables de los activo:; .se cemparan con los activos actuales a intervalos

razona\J\es y se toman \as .medidas apropiadas respecto a las diferencias.

La violacin de la Foreign Corrupt Practices Act puede castigarse con multas hasta de S l milln y con pena de crcel par~ los ejecutivos culpables. As pues. la ley federal requiere un sistema eficaz de control interno, desde hace mucho considerado indispensable en las grandes

empresas. El control interno vara mucho entre las organiraciones. segn factores como el tamao, la natu ratera de las operaciones y los objetivos. No obstante, ciertas caractersticas son esenciales para un buen control interno en las grandes empresas. Incluye cinco componentes: l) ambiente de control. 2) proceso de evaluacin del riesgo. 3) sistema de informacin aplicable a \os informes financieros y a la comunicacin (en lo sucesivo, sistema de informacin contable), 4) actividades de control y 5) monitoreo de los controles.

Ambiente de control

Integridad y valores ticos

Crea el tono de la organizacin al influir en la conciencia de control. Puede verse como el funda mento del resto de los componentes. Entre sus factores figuran los siguientes: integridad y valo-res ticos. compromiso con la competencia, consejo de administracin o comit de auditora. filosofa y estilo operativo de los ejecutivos, estrUctura organizacional. asignacin de la autori dad y de responsabilidades. polticas y prcticas de recursos humanos.

La eficacia del control interno depende directamente de la comunicacin e imposicin de ln integridad y valores ticos del personal encarg:ido'de crear. administrar y vigilar los controles. Deben establecerse normas conductuales y ticas que desalienten la realizacin de actos desho nestos. inmorales o ilegales. No sern eficaces si no se comunican a travs de los medios apropia

dos: polticas oficiales, cdigos de conducta y ejemplo.

Compromiso con la competencia

Consejo de administracin o

comit de auditora

Filosofa y estilo operativo de los

ejecutivos

Estructura organizacional

Control interno 215

Otra manera de reducir la incidencia de la conducta impropia consiste en eliminar o dismi-nuir los incentivos y las tentaciones. Por ejemplo, los informes financieros fraudulentos a menu-do surgen en situaciones donde se presion demasiado a los empleados para cumplir metas irrea-listas de desempeo. Hay mayores probabilidades de incurrir en actos reprobables cuando la compensacin de los ejecutivos depende mucho del ingreso reportado. Aumenta la tentacin de cometer actos inmorales cuando los controles son inadecuados o ineficaces: falta de divisin de obligaciones o un consejo de administracin que no supervisa objetivamente a los altos ejecuti-vos. En el apndice A se incluyen ejemplos de programas y de controles que pueden implemen-tarse con el fin de prevenir, disuadir y detectar el fraude; se resumieron del apndice a SAS No. 99 {AU 3 l6): "Consideration of Fraud in a Financial Statement Audit."

Los empleados debern dominar las tcnicas y los conocinenlos necesarios para cumplir con sus obligaciones. Si carecen de ellos, quiz no las realicen en forma satisfactoria. Esto es espe-cialmente importante cuando participan en la aplicacin de los controles. En teora, los ejecuti-vos deberan contratar personal con la escolaridad y la experiencia adecuadas, dndoles despus una supervisin y capacitacin apropiadas.

El ambiente de control se ve profundamente afectado por la eficiencia del consejo de administra-cin o el comit de auditora. He aqu los factores de los que depende su eficacia: grado de independencia de la gerencia, experiencia y prestigio de sus miembros, plantear ante la gerencia cuestiones difciles y resolverlas, interaccin con los auditores internos y externos. En las audito-ras a las empresas registradas en la Securities and Exchange Commission, la Sarbanes-Oxley Act del 2002 exige que el comit de auditora se encargue de nombrar, compensar y supervisar la labor del despacho contable {entre otras cosas resolver los desacuerdos que pueda haber con la gerencia).

Como se seal en el captulo 6, el comit de auditora del consejo de administracin habr de integrarse con miembros independientes que no sean funcionarios ni empleados y que tampo-co tengan otras relaciones que merme su independencia. As podr supervisar eficazmente la calidad de los informes financieros de la organizacin e impedir que los ejecutivos burlen los controles y camelan fraude.

Las filosofas de los directivos hacia los informes financieros y sus actitudes ante la aceptacin de los riesgos de negocios son diferentes. Algunos son exlremauamente agresivos en los infor-mes financieros y conceden gran importancia a cumplir con las proyecciones o a superarlas. Quizs estn dispuestos a emirenuer actividades de alto riesgo dada la perspectiva de un alto rendimiento. Otros equipos son extremadamente conservadores .y evitan el riesgo. Estas filoso-fas y estilos operativos tan diferentes afectan a la confiabilidad gl.obal de los estados financieros.

La fosofa de los directivos y su estilo operativo tambin se reflejan en la forma de admi-nistrar la organizacin. En una organizacin informal los controles se implementan a veces a travs del contacto personal entre empleados y ellos. Una organiracin ms formal establecer polticas escritas, informes de desempeo e informes de excepcin para con~lar sus actividades .

Es otro factor del ambiente de control. Una estructura bien diseada ofrece la base para planear, dirigir y controlar las operaciones. Divide la autoridad, las responsabilidades y obligaciones entre los miembros, resolviendo cuestiones como la toma centralizada y descentralizada de deci-siones y la divisin apropiada de actividades entre los departamentos. Cuando las decisiones estn centralizadas y dominad.as por un individuo, sus capacidades y su carcter moral son extre-madamente importantes para los auditores. Cuando se utiliza un estilo descentralizado, los pro-cedimientos para vigilar este proceso entre muchos gerentes cobran la misma importancia.

La estructura organizacional debera dividir las responsabilidades de l) autorizar las tran-sacciones, 2) llevar registro de ellas y 3) custodiar los activos. Adems, en la medida de lo posible, la ejecucin de la transaccin debera separarse del resto de las responsabilidades. La eficacia de la estructura suele obtenerse contando con jefes que sean evaluados atendiendo al

.desempeo de su departamento. Los gerentes de los principales departamentos debern tener igual rango y reportar directamente al presidente o al vicepresidente ejecutivo. Esta estructura se

16 CAPTULO 7

Durante una auditoria a Foster Company, el .examen de las lineas organizacionales de autoridad y el cuestionario de con-trol interno reveiaron que el personal del departamento de recepcin estaba bajo la direccin del agente de compras. A los empleados del departamento de cuentas por pagar se les hJba ordenado aceptar los memorandos informales del agente como evidencia de la recepcin de mercanca y de la propie-dad de las faduras.

de un proveedor y que contenan la aclaracin: "sujeta a ajus-tes en el tiempo de entrega de la mercanca". Al investigarlas se supo que la mercanca no haba sido entregada todava, pero que las faouras ya haban sido pagadas. El agente de compras explic que haba pedido una factura anticipada con el propsito de reducir el ingreso gravable del ao auditado, en el cual las utilidades haban sido mayores de lo habitual. Una investigacin ms rigurosa revel que el agente tenia gran inters personal en que el proveedor recibiera las factu-ras anticipodas y que los altos directivos del cliente descono-can este conilido de intereses.

Debido a esta deficiencia del control interno, !os Judito-res efectuaron un examen exhaustivo de las faduras de com-pras y hallaron muchas del mes de diciembre que provenan

Asignacin de autoridad y de

responsabilidades

Polticas y procedimientos de recursos humanos

ilustra en el organigrama parcial de la figura 7. 1. Por ejemplo. si el contralor es un subordinado de lnea del gerente de produccin, la independencia del depanamento de contabilidad se vera seriamente afectada.

Responsabilidades de los departa_menros de finan:.as y de contabilidad Estos dos departamentos intervienen muy directamente en los asuntos financieros de la compa-a. La divisin de responsabilidades entre los dos ilustra la separacin de la funcin contable respecto a las operaciones y tambin respecto a la custodia de activos. Bajo la direccin del tesorero el depanamento de finanzas se encarga de las operaciones financieras y de la custodia de los valores realizbles. Entre sus actividades figuran las siguientes: planear las necesidades futuras de efectivo, establecer polticas de crdito para los clientes. atender las necesidades fi-nancieras a corto y a largo plazo. Adems, custodia las cuentas bancarias y otros valores realiza-bles, invierte el efectivo ocioso. maneja los ingresos de efectivo y realiza desembolsos en efecti-vo. En una palabra. es este departamento el que lleva a cabo las actividades financieras.

Bajo la autoridad del contralor; ; l depanamento de contabilidad realiza estas funciones, adems de disear e implementar el control interno. Respecto a la actividad financiera. registra las transacciones pero sin que maneje !Os activos. Los registros contables establecen la contabi-lidad de los activos y proporcionan la informacin necesaria para los informes financieros, las declaraciones de impuestos y las decisiones operativas ordinarias. Respecto al control interno, ;;onserva los registros independientes con los cuales compara las cantidades de activos y los resultados de las operaciones. A menudo esta funcin de conciliacin la efecta el grupo de control de operaciones u otro subdepanamento con contabilidad.

Muchos de los subdepartamentos que forman pane del de contabilidad se incluyen en la figura 7. l. Es iinportante que sean relativamente independientes uno de otro. Por ejemplo, el grupo de control de operaciones concilia los activos en los registros contables. es indispensable que el personal de control de operaciones no los conserve.

El peSonal de la empresa necesita conocer bien sus responsabilidades. asi como las normas y reglas que las rigen. Por eso. para mejorar el ambiente de control los directi vos preparan descrip-ciones de puestos y definen claramente la autoridad y la responsabilidad en el seno de la organi-zacin. Tambin se establecen polticas que describen las pr:cticas correctas de negocios. los conocimientos y la experiencia del personal clave, as como el uso de los recursos.

En ltimo trmino. las caractersticas del personal influyen en la eficacia del control interno. As( pues, las polticas y prctkas de contratacin, la orientacin. la capacitacin. la evaluacin, d asesoramiento, la promocin y compensacin de los empleados influyen mucho en la idoneidad del ambiente de control. Un ejemplo: los criterios para contratar a los candidatos m:s calificados con hincapi en la escolaridad, la experiencia y la evidencia de integridad y de conducta ticu

FIGURA 7.1 Organigrama parcial

Director de ventas

Tesorero o director de finanzas

Accionistas

Consejo de admn.

Presidente o presidente ejecutivo -~e:=:=:

Director ejecutivo

Control interno

Director de sistemas de informacin Contralor

Gerente de produccin

Planeacin de imp. y devol. ~- - e

Pronstico y presupuestacin rr

Jefe de contabilidad

Contabilidad general

Compras

Embarque y recepcin

Control de inventario o

tiendas

~/

,

" ilustran el deseo de contratar personas competentes y dignas de confianza. Otras debilidades del ambiente de control a menudo se mitigan con buenas polticas de recursos humanos. Pliza de seguro de fidelidad Una administracin eficiente de los recursos humanos no es una garanta contra las prdidas causadas por empleados deshonestos. Con frecuencia los que gozan de mayor confianza son quienes maquinan los desfalcos. Es tanta la confianza en ellos que tienen acceso al efectivo, a los valores y a los registros; estn, pues, en excelente posicin para desfalcar a la compaa.

En general, las organizaciones compran plizas de seguro de fidelidad para cubrir el ma-nejo de efectivo u otros activos negociables por parte de su personal. Son un tipo de seguro en que la empresa de fianzas se compromete a reembolsar dentro de ciertos lnites las prdidas atribuibles a robo o desfalco. _Las compaas con pocos empleados en riesgo obtienen plizas individuales; las grandes prefieren comprar una pliza que cubra a varios empleados. Antes de

217

218 CAPTULO 7

emitir sus plizas, las aseguradoras investigan exhaustivamente el historial de los empleados en cuestin. Este servicio brinda mayor proteccin pues impide. emplear individuos con historial dudoso en posiciones de confianza. Las aseguradoras tienden mucho m:s a enjuiciar vigorosa-mente los casos de fraude que las empresas; el conocimiento generalizado de este hecho es otro disuasor de la deshonestidad de los empleados asegurados.

Proceso de evaluacin del riesgo La evaluacin del riesgo sirve para describir d proceso con que los ejecutivos identifican y responden a los riesgos c!e negocios que encara la organizacin y el resultado de ello. Como se seal en el captulo 6, estos ltimos incluyen lo que amenaza la consecucin de los objetivos. La evaluacin del riesgo se parece a la del riesgo de auditora. como se explic en los captulos 5 y 6. Sin embargo, tiene mayor' alcance pues se tienen en cuenta las amenazas contra los objetivos en :reas como operaciones. infonnes financieros, cumplimiento de las leyes y regulaciones. Con-siste en identificar los riesgos relevantes, en estimar su importancia y seleccionar luego las medi-das para enfrentarlos. .

A los auditores les preocupan principalmente los riesgos relacionados con los objetivos de obtener infonnes financieros confiables: los pellgrs ~l preparar los estados .financieros confor-me a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Los siguientes factores podran indicar un mayor riesgo_ para el cliente en este aspecto:

1 Cambios en el ambiente regulatorio u oper~tivo de la organizacin. 1 Cambios de personal. 1 Sistemas de informacin nuevos o modernizados. 1 Crecimiento rpido de la organizacin. 1 Cambios de la tecnologa que afectan los procesos de produccin o los sistemas de infonna-

cin. 1 Nuevos modelos de negocios, productos o actividades. 1 Reestructuraciones corporativas. Expansin o adquisicin de empresas extranjeras. 1 Adopcin de nuevos principios contables o cambios en \os principios de contabilidad.

El sistema de informacin contab\e2

Se necesita infonnacin en todos los niveles para ayudar a los ejecutivos a alcanzar los objetivos de la organizacin. A los auditores les interesa principalmente el sistema de infonnacin contable y la manera en que las responsabilidades del control interno sobre los informes fi nancieros se

.. .. comunican en ella. El sistema de infonnacin contable se compone de los mtodos y de los registros estableci-

dos para incluir, procesar, resumir y presentar las transacciones y mantener la responsabilidad del activo, del pasivo y del p~trimonio conexo. As pu~s, un sistema debera:

1. Identificar y registrar todas las transacciones vlidas. 2. Describir oportunamente las transacciones con suficiente detalle para poder clasificarlas ~

incluirlas en los informes financieros. 3. Medir el valor de las transacciones de modo que pueda anotarse su valor monetario en los

estados financieros.

~ lntemal Control-lntegrated Framework se refiere a este componente como el sistema de infonnacin y comu . nicacin. Sin embargo. el sistema Je informacin contable es de capilaJ importancia en una auditoria de los cstado:t

tinancieros.

Control interno 219

4. Determina el periodo en que ocurrieron las transacciones para registrarlas en el periodo contable correspondiente.

5. Presentar correctamente las transacciones y las revelaciones respectivas en los estados fi-nancieros.

Adems del sistema ordinario de diarios, de mayores y otros medios de llevar los registros, el sistema de informacin contable deber incluir un catlogo de cuentas y un manual de las polticas y de los procedimientos para comunicarlas ms fcilmente al personal. El catlogo de cuentas es una lista clasificada de todas las que se utilizan, junto con una descripcin detallada de su contenido y su propsito. En el manual de polticas y procedimientos contables se descri-ben claramente los mtodos para tratar las transacciones. Juntos, el resumen y el manual debern dar directrices bien definidas que permitan manejar las transacciones de modo adecuado y uni-fonne.

Una buena comunicacin consiste en explicar a los empleados sus funciones y obligaciones individuales relacionadas con los informes financieros. Los canales de comunicacin abierta son indispensables para que el sistema de infonnacin funcione bien. El per.;onal encargado de pro-cesarla debera saber cmo sus actividades estn ligadas al trabajo de otros y la importancia de comunicar las excepciones y otros asuntos inusuales al nivel apropiado de la gerencia.

Actividades de control

., Evaluaciones del desempeo

Controles del procesamiento de

informacin

Son polticas y procedimientos que sirven para cerciorarse de que se cumplan las directivas d los ejecutivos. Favorecen las acciones que acometen los riesgos de la organizacin. En ella se llevan a cabo muchas actividades de control, pero slo los siguientes tipos se relacionan general7 mente con la auditora a los estados financieros:

Evaluaciones del desempeo. 1 Controles del procesamiento de la informacin. 1 Controles fsicos . Divisin de obligaciones.

Estos controles consisten en revisar el desempeo real comparado ccin los presupuestos, los pronsticos y el desempeo de periodos anteriores; en relacionar los conjuntos de datos entre s; en hacer evaluaciones globales del desempeo. Estas ltimas ofrecen a los ejecutivos una indica-cin global de si el personal en varios niveles est cumpliendo bien los objetivos de la organiza-cin. Los ejecutivos investigan las causas de un desempeo inesperado y luego realizan oportu-namente los cambios de estrategias y de planes o introducen las medidas correctivas apropiadas.

Se efectan diversas actividades de control para comprobar la veracidad, integri~ad y autoriza-cin de las transacciones. Las dos categoras generales de controles del proces~ento de infor-macin incluyen actividades generales de control, que se aplican a todos los procedimientos del procesamiento y las actividades de control de aplicaciones, que se usan slo en una actividad particular. Entre los ejemplos de las actividades del primer tipo se encuentran las que ayudan a garantizar la confiabilidad de este tipo de actividades.

Para entender su naturaleza consideremos los controles de la nmina que ayudan a cerciorar-se de que l) slo se procesen las operaciones autorizadas y 2) se procesen en fonna ntegra y correcta. Se trata de actividades que no slo afectan a la confiabilidad del procesamiento de la nmina. En el captulo 8 se ofrece una descripcin completa de las actividades de control general y de aplicacin en un entorno de computadoras.

Un aspecto importante de los controles del procesamieto de infonnacin se refiere a la autorizacin legtima de todos los tipos de transacciones. La autorizacin puede ser general o especfica. La autorizacin general ocurre cuando la alta direccin establece criterios para acep-tar cierta clase de transacciones. Por ejemplo, puede determinar las listas de precios y las polti-

CAPTULO 7

cas de crdito para nuevos clientes. El departamento de crdito autoriza las .ope.raciones con los clientes que cumplen con esos criterios. La autorizacin especfica ocurre cuando las transaccio-nes se autorizan de modo individual. Por ejemplo. la alta direccin podra esmdiar indivilual-

. mente y autorizar las operaciones de ventas mayores a determinada cantidad, digamos a $100 000. Otro control del procesamiento de inform~cin es un sistema de formularios y documentos

bien diseados. Pongamos por ejemplo el procesamiento de una operacin de ventas a crdito. El departamento de contabilidad recibe copias de los documentos internos preparados por los de-partamentos de ventas, de crdito y de embarque para registrarla debidamente. Los documentos informan al departamento de contabilidad que la venta fue autorizada y aprobada y .que los pro-ductos se enviaron al cliente. '

Un control muy comn consiste en utilizar nmeros seriales en los documentos. Esos nme-ros permiten controlar la cantidad de los documentos emitidos. De este modo se controlan los cheques. los boletos. las facturas de ventas, las rdenes de compra, los certificados de acciones y muchos Otros documentos de negocios. En algunos casos -en los cheques por ejemplo- con-viene indicar la secuencia usada en una inspeccin semanal o mensual de los documentos. En otros casos. como sucede ~on los boletos de admisin numerados serialmente, puede lograrse el comrol indicando el ltimo nmero que se emita cada da; as se calcula el valor tmal de los que se emitieron durante el da. En los sistemas computarizados de contabilidad, la computadora asigna nmero a las transacciones y documentos.

ontroles fsicos A este tipo de control pertenecen los que dan seguridad fsica respecto a los registros y o.tros acci 'los. U na de las actividades con que se 'protegen los registros consiste en mantener el control siempre sobre los documentos prenumerJdos que no se emitan, lo mismo que sobre otros diarios y mayores. adems de restrigir el acceso a .los programas de computacin y a los archivos de datos. . . . ...

Slo las personas autorizadas debern tener acceso a los activos valiosos de la compaa. El acceso fsico dir~cto puede controlarse inediante cajas de seguridad, cerraduras. cercas y guar-di a.~: Hay que evitar e! acceso indire~to no.autorizado a los activos. que generalmente se logra falsificando los regi,stros financieros.,Para e ll~. los registros financieros se guardan bajo estrictas medidas de seguridad, segn dijimos con anterioridad:

Se comparar.in peridicamente !os registros contables y los activos fsicos a la mano. La investigacin de la causa de posibles discrepant:iS revelar una debilidad de los procedimientos con.que se protegen los activos o en el mantenimiento de la contabi lidad y los registros conews. Sin esas comparaciones pueden pasar inadvertidos el desperdicio. la prdida o robo de activos relacionados.

En la figura 7.2 se muestra grficamente el uso de un registro mantenido independientemen-te para establecer la responsabilidad de !oS' activos. No es indispensable que las tres partes del diagrama (A, By C) sean empleados de la compaa: uno o ms pueden ser externos o un aparato electrnico. Por ejemplo, si A es un banco con la custodia de efectivo en depsito, B seran los empleados encargados de conservar los registros de los ingresos en efectivo y de los desembol-sos y C podra ser un programa de computacin que efecta las conciliaciones bancarias peridi-

Un fabricante de palos de golf operaba un gran almacn don-de habfa mi les de palos 1 istos para ser embarcados. El alma-cen ista conservaba registros detallados de inventarios perpe-tuos. Sobrevino una escasez de palos a causa del robo cometido por otro empleado que sin autorizacin haba con-seguido la llave de la bodega. El almacenista descubri la discrepancia entre los palos en existencia y las cantidades que Jparecian en los registros. Por temor a que lo acusaran

de negligencia, cambi lm registros para que coincidieran con las cantidades disponiWes. Los robos continuaron y hubo grandes prdidas-antes que se descubrieran los faltantes. Si los registros del inventario hubieran estado en manos de al guien no responsable de la custodia fsica de la mercanca, no habra habido un incentivo para falsificar los registros y ocultar los faltantes.

Control interno 221

FIGURA 7.2 Asignacin de la

responsabilidad de los activos y (s) Y'

Divisin de obligaciones

nene Conserva

Custodia de ________ {c\ _____ _ los activos v '=- - =d

-- -

Conciliacin -a intervalos razonables- de los

activos que tiene A con los registros que conserva B

cas. O bien, si A es el encargado de ventas que guarda los ingresos de efectivo, B podra ser un cajero con una cinta de cierre automtico y C podra ser el supervisor departamental. Sin impor-tar la naturaleza de las partes en cuestin, el principio permanece inalterado: los registros conta-bles han de conservarse independientemente de la custodia de los activos relacionados y compa-rarse a intervalos razonables con las cantidades a la vista.

Un concepto fundamental del control interno consiste en que nngn departamento ni individuo debe encargarse de todos los aspectos de una transaccin de principio a fin. Ya hablamos de la divisin de responsabilidades entre departamentos. De modo anlogo, ninguna persona debera , realizar ms de una de las funciones de autorizar transacciones, registrarlas o custodiar los . activos. Adems, en la medida de lo posible, los que efectan la transaccin han de estar separa- ' dos de esas funciones. La finalidad es que ningn individuo tenga obligaciones incompatibles que le permitan cometer y ocultar errores o fraudes en el cumplimiento normal de sus tareas.

Una operacin de ventas a crdito nos servir para ilustrar la autorizacin apropiada y la divisin de obligaciones. Los altos directivos suelen autorizar la venta de mercanca con ciertas condiciones de crdito a los clientes que cumplan determinados requisitos. El departamento de crdito las aprueba determinando antes que la concesin del crdito y las condiciones de la venta se ajusten a las polticas de la compaa. Una vez aprohada la venta, para ejecutar la operacin el departamento de embarques recibe la custodia de la mercanca procedente del departamento de inventario y la enva al cliente. El departamento de contabilidad usa las copias de la documenta-cin originada en los departamentos de ventas, de crdito y embarques para registrar la opera-cin y facturar. Gracias a esta divisin de obligaciones, ningn departamento ni individuo puede iniciar ni ejecutar una transaccin no autorizada.

Monitoreo de los controles

..

Este ltimo componente del control interno, es un proceso consistente en evaluar su calidad con el tiempo. Hay que vigilarlo para determinar si funciona como se prevea o si se requieren 'modi-ficaciones. Para monitorear pueden efectuarse actividades permanentes o evaluaciones indivi-duales. Entre las actividades peml(lnentes de monitoreo se encuentran las de supervisin y admi-nistracin como la vigilancia continua de las quejas de los clientes o revisar la verosimilitud de los informes de !os ejecutivos. Las evaluaciones individuales se efectan en forma no sistemti-ca; por ejemplo, mediante auditoras peridicas por parte de los auditores internos. la funcin de la auditora interna Esta funcin es un aspecto importante del sistema de monitoreo. Los auditores internos investi-gan y evalan el control interno, as como la eficiencia con que varias unidades de la organiza-cin estn desempeando sus funciones; despus comunican los resultados y los hallazgos a la

222 CAPTULO 7

alta direccin. Como representantes de ella, les. interesa detenninar si las sucursales o departa-mentos conocen bien su misin; si cuentan con suficiente personal; si mantienen los registros en forma adecuada; si cuentan con buenas medidas idneas, inventario y otros activos; si cooperan

. armoniosamente con otros departamentos. Adems. muchos departamentos de au

224 CAPTULO 7

Evaluacin del riesgo

El sistema de informacin

contable

Es necesario conocer el proceso con que el cliente id~ntifica y responde a los riesgos del negocio. Entre otras cosas hay que detenninar cmo los ejecutivos identifican estos riesgos, estiman su importancia y toman medidas para m~nejarlos. El conocimiento del proceso de evaiuacin del riesgo ayudar a los auditores a identificar los de error (laterial. porque muchos de estos errores surgen a consecuencia de los riesgos que encaran los ejecutivq.s. -

El proceso con que el cliente juzga el riesgo difiere del conocimiento que los auditores tienen del riesgo de auditora en un trabajo. Este proceso tiene por objeto identificar, analizar y manejar los riesgos que afectan la capacidad de la empresa para cumplir los objetivos de los directivos. En una auditora se determinan \o.s riesgos con el fin de evaluar la probabilidad de que ocurran errores materiales en los estados financieros.

Si quieren conocer este sistema. los auditores debern familiarizarse con:

e Los tipos de transacciones importantes para _los estados financieros . e Los procedimientos --tanto automalizados como. manuales- con que las. transacciones se

inician, se registran. se procesan y se presentan. desde su aparicin hasta su inclusin en los

estados financieros. Los registros contables rel:icionauos y las cuetaS de soporte. Manera en q111: el sistema de informacin captura otros hechos y condiciones importantes

para los estados financieros. e Proceso de los infonnes financieros con que se preparan los estados, entre ellos las estima ciones y revelaciones contables importantes.

Al conocer el sistema de informacin contable del cliente y las actividaues respectivas de control. el auditor casi siempre lo divide en los principales ciclos de las transacciones. La expre-sin ciclo d~ trnsaccin designa las politicas y la secu.encia de procedimientos con que se procesan un tipo especial de ella. As, el sistema contable en una empresa manufacturera podra subdividirse en los siguientes ciclos principales:

l. Ciclo de ingresos (o de ventas y cobran~a). Incluye lo siguiente: procesos. procedimientos y polticas para obtener pedidos de los clientes, aprobar el crdito. enviar la mercanca, elabo-rar las facturas de venta (facturacin), registmr los ingresos y las cuentas por cobrar, mane jar y registm las entradas de efectivo.

2. Ciclo de adquisiciones (o de compras y desembolsos). Abarca lo siguiente: procesos. proce dimientos y polticas para iniciar-la compra de existencias. de otros activos y servi~ios: colocar rdenes de compra. inspeccionar los productos al recibirlos y preparar los informe! de recepcin; anotar las obligaciones con los proveedores: autorizar los pagos; realizar y

registrar \os desembolsos de efectivo. 3. Ciclo de conversin (produccin): Incluye \o siguiente: procesos, procedimientos y polli

cas para almacenar materiales, ponerlos en produccin. asignar los costos de produccin :11 inventario y contabilizar el costo de los productos vendidos.

4. Ciclo de nmina. Abarca lo siguiente: procesos. procedimientos y polticas para contrarnr, liquidar y calcular las tarifas salariales; cronometraje del tiempo: clculo de la nmina brutI, impuestos a la nmi~a y cantidades retenidas del sueldo bruto: mantenimiento de los regi' tros de nmina: preparar" y distribuir \os cheques de pago.

5. Ciclo de financiamiento. Incluye \o siguiente: procesos. procedimientos y polticas pnfll autorizar, ejecutar y registrar las transacciones referentes a prstamos bancarios, arrend 11 miento. bonos por pagar y capital en acciones.

6. Ciclo de inversin. Abarca lo siguiente: procesos, procedimientos y polticas para autoriza1 ejecutar y registrar las transacciones referentes a inversin en activo tijo y en valores.

El ciclo de transacciones de una compaa depender de la naturaleza de sus actividadc~ 1\a negocios. As, un banco no tiene ciclo de produccin pero s un ciclo de concesin de prsta11111 y un ciclo de depsitos a la vista. Por lo dems. cada auditor optar por uetinir el ciclo de u11.1 compaia en forma diferente. Por ejemplo, el ciclo de ventas y de cobranza podra uelinll

Actividades de control

Monitoreo de los controles

Fuentes de informacin sobre el control interno

Documentacin del conocimiento del

control interno

Control interno 225

tambin en dos ciclos individuales de 1) procesamiento y registro de las ventas a crdito y 2) manejo y registros de Jos ingresos en efectivo. Lo importante es recordar que, al dividir el control interno en ciclos de transacciones, el auditor podr concentrarse en los que afecten la confiabili-dad de las afirmaciones referentes a ciertas cuentas de los estados financieros.

Al conocer el resto de los componentes del control interno (ambiente de control, evaluacin del riesgo, sistema de informacin contable y monitoreo), los auditores casi siempre se enteran de las actividades de control del cliente. As, al investigar los documentos relacionados con las transac-ciones en efectivo, seguramente descubrirn si las cuentas bancarias estn conciliadas. Las cir-cunstancias de su trabajo determinarn si es necesario que procuren conocer las otras actividades de control.

Para conocer y probar algunas de ellas, quiz sea necesario auditar una afrrrnacin en parti-cular. Por ejemplo. al auditar una organizacin de caridad que recibe fuertes donativos en efecti-vo, quiz no pueda planearse bien la auditora de la aftrrnacin referente a la integridad en el caso de las aportaciones en efectivo, si no se conocen y se prueban los controles referentes a las entradas de efectivo. En otras circunstancias habra que concluir que costara demasiado auditar una afrrrnacin en particular aplicando procedimientos sustantivos solamente; la mejor opcin consiste en conocer ms a fondo el control interno del cliente y en someterlo a pruebas.

Finalmente. los auditores deben conocer a fondo los mtodos de monitoreo de la compaa que se refieren a los informes financiems, pues de lo contrario no comprendern cmo se utilizan para tomar medidas tendientes a mejorar un desempeo inadecuado. Tambin detenninarn cmo la labor de los auditores internos contribuye a perfeccionar el control interno. M:s adelante en este captulo se estudia el conocimiento del trabajo que realizan Jos auditores internos.

Cmo conocen los auditores el control interno del cliente? Lo hacen interrogando al personal apropiado del cliente, inspeccionando sus documentos y registros, .observando sus actividades y .operaciones de control. En las auditoras que realizan peridicamente, su investigacin del ao actual se concentrar en reas que muestren controles discutibles en los aos anteriores. Es indis-pensable que reconozcan lo siguiente: el patrn de operaciones cambia constantemente, pues los controles que fueron adecuados en el ao anterior quiz no lo sean en el actual.

Los auditores pueden detenninar las obligaciones y responsabilidades del personal del cliente, al examinar los organigramas y descripciones de puesto y al entrevistar al personal. Muchos clientes cuentan con manuales y diagramas de flujo que describen las prcticas oficiales a seguir en todas las fases de las operaciones. Otra excelente fuente de informacin son los informes, los documentos de trabajo y los programas de auditora del personal de auditora interna.

El conocimiento del control interno comprende no slo el diseo de controles, sino tambin si han sido instalados o no. Instalados significa que el control existe y se usa, es decir, no slo existe en teora ni en papel.

Al conocer el control interno, los auditores tambin recaban irtformacin sobre la eficacia operativa de algunos controles. Es importante la distincin entre saber que un control ha sido instalado y recabar evidencia sobre su eficiencia operativa. Para realizar debidUU:ente una audi-tora, es preciso averiguar si Jos controles principales estn instalados; no se reqaiere evaluar su eficacia operativa. Pero si los auditores quieren evaluar el riesgo de control en un nivel por debajo del ptimo, habrn de recabar informacin sobre la eficiencia operativa de los controles. La consiguen realiz.a.rW,~pruebas que se explicarn m:s adelante en el captulo.

Al obtener los auditores independientes un conocimiento funcional del control interno, han de incluirlo en sus documentos de trabajo. El tipo y el alcance de la documentacin se ve afectado por el tamao y la complejidad del cliente, lo mismo que por la ndole de su controLinterno. Casi siempre se presenta en forma de cuestionatios, relaciones escritas o diagramas de flujo. Cuestionario de control interno El mtodo tradicional de descripcin consiste en llenar un cuestionario estandarizado de con-trol interno. Muchos despachos contables han diseado su propio cuestionario para ello. Gene-

CAPTULO 7

El repaso

Una vez descrito el control interno en sus documentos de trabajo, los auditores hacen un repaso para verificar que haya sido instalado en las operaciones. El trmino repaso se refiere a seguir varias transacciones (quiz slo una o dos) en los psos de un ciclo. Por ejemplo, para repasar el ciclo de ventas y de cobranza podtian seleccionar varios p:didos y seguir las tr.insacciones en la secuencia de procedimientos del cliente. As determinaran si algunos procedimientos (aproba-cin de crdito. embarque de la mercanca, preparacin de las facturas de venta, registro de las cuentas por cobrar y procesamiento de las remesas de los clientes) fueron efectuados por el personal adecuado de cliente y en la secuencia indicada en los documentos de trabajo. Los modi-ficarn para describir el proceso real en caso de descubrir que d control interno funciona de modo diferente a la descripcin.

Evaluacin dei riesgo de control

Determinar el nivel planeado y evaluado del riesgo de control

y disear ms pruebas de los

controles y prueba~ sustantivas

A fin de determinar el riesgo de control, hay que evaluar la eficacia con que d control interno del cliente previene o detecta errores materiales en los estados financieros. Una vez que se prueba el control y se verifica que logra hacer ambas cosas, los a~ditores esfarn en condic!on~s de reducir la naturaleza, la oporrunidad o el alcance de sus procedimientos principales.

En d captulo 5 se menciona que en general los auditores independientes deben reunir Y juzgar la informacin referente a las afirmaciones de los estados financieros: existencia u ocu-rrencia, integridad, derechos y obligaciones, valuacin o asignacin. presentacin y revelacin. Por tanto. juzgan el riesgo de control a partir de esas cinco afirmaciones. Se trata de un proceso reiterativo que se pe1fecciona a medida que se obtiene mayor informacin sobre la eficacia de diversos controles. Puede resumirse en los siguientes pasos: \)determinar el nivel planeado y evaluado del riesgo de control y disear ms pruebas de los controles y pruebas sustantivas planeadas. 2) aplicar ms pruebas a los controles, 3) reevaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas. 4) comprobar el nivel evaluado de riesgo.

Una vez anotado su conocimiento de loscontroles. los auditores determinar.in un nivel planea-do Y evaluado del riesgo de control que muestren las afirmaciones de los estados financieros. Tratndose de afirmaciones en controles dbiles, pueden \imitarse a planear la determinacin del riesgo en el nivel ms alto, sin que se necesiten pruebas de los controles conexos.

Las aftrmaciones que parecen contar con controles eficaces. deben determinar si conviene conseguir la evidencia necesaria que justifique. una evaluacin del riesgo de control en un nivel ms bajo. Para evaluar una afirmacin en'un nivel menor del m.mo. debern:

1. Identificar los controles que probablemente prevengan o detecten los errores materiales de la aftrrnacin.

2. Efectuar pruebas de tos controles para evaluar su eficacia.

El nivel planeado y evaluado del riesgo de control y las evaluaciones del riesgo inherente sirven para disear el programa inicial de auditoria de las pruebas sustantivas. Los auditores planearn procedimientos especiales para \as afirmaciones con un alto ni1el de planeacin y evaluacin. Pueden restringirse, y en algunos casos eliminarse. en d caso de afirmaciones con un bajo nivel planeado y evaluado del riesgo de control. No obstante. cuanto ms bajo sea el nivel de riesgo, ms evidencia habr que reunir respecto a la eficacia operJtiva de los controles.

Por tanto, al -seleccionar \os niveles planeados y evaluados. los auditores han de tener en cuenta las ventajas y desventajas de las pruebas de controles y de las pruebas sustantiva>. Las pruebas de controles aportan evidencia de que el control interno est funcionando bien y de que permite a los auditores evaluar \os riesgos en un nivel ms bajo: esto a su vez les permit~ reducir el tiempo dedicado a los procedimientos sustantivos. Cuando los controles parecen di-caces, los auditores debern preguntarse: Es el momento de efectuar pruebas de los controks

Aplicar ms pruebas a los controles

Conuol interno !

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internos para justificar una evaluacin en un nivel ms bajo del riesgo, justificado pq cin resultante del alcance de las pruebas sustantivas?" El riesgo podr evaluarse slo 'en un nivet inferior al mximo, cuando haya evidencia de la eficacia operativa conseguida mediante las pruebas de control.

El mtodo de los auditores tal vez se deba a la naturaleza del sistema de informacin del cliente. Por ejemplo, cuando cuenta con un sistema refinado de tecnologa de la informacin, concluirn que las pruebas sustantivas no bastan para obtener suficiente evidencia de auditoria. De ser as, quiz no queda otra opcin que recurrir a una combinacin de pruebas y de procedi-mientos sustantivos.

Como se mencion antes, cuando los auditores aplicaron procedimientos para conocer los controles, quiz hayan recabado informacin sobre la eficacia de algunos controles. Por ejemplo, al evaluar el diseo del ambiente seguramente preguntaron sobre el uso de los presupuestos por parte de los ejecutivos, los observaron comparar las gastos mensuales presupuestados con los reales y examinaron los informes relacionados con la investigacin de las variaciones. Para me-jorar la eficiencia, quizs hayan decidido realizar prcticamente todas las pruebas de control a medida que iban conociendo el control interno. Sin embargo. en muchas auditoras se disean pruebas adicionales en ese momento con el propsito de apoyar su nivel evaluado del riesgo de control.

Las pruebas de control se centran en l) cmo se aplican los controles, 2) la uniformidad con que se hace y 3) a travs de quin o de qu medios (los electrnicos por ejemplo) se aplican.

Naturaleza de las pruebas de controles He aqu los procedimientos de auditoria con que se prueba la eficacia del control interno:

1. Preguntas al personal apropiado del cliente. 2. Inspeccin de los documentos e informes. 3. Observacin de la aplicacin de los controles. 4. Repeticin de los controles.

Es importante reconocer que las pruebas de controles se centran en su funcionamiento y no en la verncidad de las cantidades incluidas en los estados financieros . Para explicar esta distin-cin, suponga que el cliente ha implementado el control de que una segunda persona revise las cantidades. los precios, las extensiones y el total de las columnas de cada factura. Con ello se pretende evitar errores materiales al facturar a clientes y al anotar las transacciones.

Para probar la eficacia operativa de este control, los auditores interrogarn al personal del cliente y observarn cmo se aplica el procedimiento. Incluso podrian seleceionar una muestra de -digamos- 30 facturas de venta preparadas a lo largo del ao. Examinaran la copia en busca de las iniciales del revisor y repetirian el procedimiento comparando las cantidades con las incluidas en los documentos del embarque, comparando los precios unitarios con las listas del cliente y verificando las extensiones y sumas de columnas. Los resultados les ofrecer~evidencia respecto a la existencia y la valuacin de ventas y cuentas por cobrar registrad~. Si hay muchas desviaciones respecto al control, ampliarn los procedimientos bsicos respecto a la existencia y la valuacin de cuentas por cobrar y de transacciones de ventas. Por ejemplo, una prueba sustantiva de las cantidades de los estados financieros podra consistir en seleccionar una muestra de las transacciones registradas para determinar as, que hayan sido registradas debida-mente e incluidas en las ventas totales del ao.

El control antes descrito deja una evidencia documental del desempeo -las iniciales de revisor- que permiten probarla mediante el muestreo. Los controles que no dejan este tipo de evidencia han de ser probados enteramente por observacin de los auditores y haciendo pregun-tas al personal. As, la divisin de obligaciones se prueba observando a los empleados del cliente cumplir con sus obligaciones y preguntando quin se encarg de ellas durante el periodo audita-do. Los auditores tambin determinan si los empleados efectuaron tareas incompatibles cuando otros se ausentaron, se enfermaron y estuvieron de vacaciones.

32 CAPTULO 7

Rccvaluar el riesgo de control y

modificar ias pruebas sustantivas

planeadas

Inclusin de la informacin sobre

e l nivel evaluado del riesgo de control

Oportunidad de las pruebas de los controles

La oportunidad en que se realizan las pruebas depern.!er: de los objetivos de[ auditor. Si prueba el funcionamiento de los controles en un momento dererminado, la informacin obtenida se referir a ese momento exclusivamente (por ejemplo. las pruebas de los procedimientos de conteo en el inventario fsico que se levanta al final del periodo); pero si los pnteba a lo largo de un periodo, recabar infonnacin sobre la eficacia del funcionamiento en ese periodo (por ejemplo. las prue-bas de los controles generales referentes a la modificacin y el uso de un programa de compu-tacin). Trat:ndose de muchos controles. querr.in evidencia sobre la eficacia operativa durante l. Aica11ce de las pruebas de control En general los auditores acrecientan el alcance de las pruebas de control al reducir el nivel pla-neado y evaluado del riesgo. Pero no sucede lo mismo con los controles automatizados. Su con-gruencia inherente hace innecesarias las pruebas exhaustivas; si operan eficazmente por un tiem-po sin que se modiiquen, seguirn hacindolo as. En el capitulo 9 se explican los tamaos de las muestrns que se requieren en las pruebas de los controles.

Evidencia de las prueb

236 CAPTULO 7

C

CAPTULO 7

FIGURA 7.11 ~elacin entre las -~ncias del control

clef interno

Deficiencias de diseo o de funcionamiento del control interno

troles ms convenientes dadas las circunstancias. Las siguientes prcticas casi siempre pueden utilizarse hasta en el negocio ms pequeo:

1. Registrar inmediatamente todos los ingresos en efectivo. a. En los cobros directos usar cajas registradoras fcilmente visibles para el cliente. Diaria-

mente se anotan las lecturas del registro. b. Preparar una lista de las remesas por correo inmediatamente al abrir la correspondencia 'J

conservarla para compararla despus con las fichas de depsito y con los asientos en el diario de ingresos de efectivo.

2. Diaamente depositar intactos los ingresos de ~fecti vo. 3. Efectuar los pagos con cheques serialmente numerados, exceptuados los :desembolsos e

queos hechos con la caja chica. 4. Conciliar mensualmente las cuentas bancarias y conservar en archivos las copias de las con-

ciliaciones. 5. Usar facturas de ventas. rdenes de compra e informes de recepcin con nmeros seriales. 6. Emitir cheques a los proveedores slo al pagar fs facturas aprobadas que hayan sido coteja-

das con los pedidos de compra y con los informes de recepcin. 7. Equilibrar a intervalos regulares el mayor auxi liar con las cuentas de control; preparar y

enviar mensualmente los estados de los clientes. 8. Preparar mensualmente los estados financieros con suficiente detalle para revelar las varia-

ciones importantes en cualquier categma de ingresos o de gastos.

El cumplimiento de estas ~r.cticas bsicas de control d;smi nuye de modo significativo el riesgo de que pase inadvertido un error material o un grnn d~sfalco. Si el tamao del negocio lo permite. se logra un control satisfactorio dividiendo las responsabilidades en el manejo del efec-tivo y en la conservacin de registros. Si .es necesario que un empleado sea a la vez contador y cajero, el dueo deber participar en ciertas funciones clave para evitar el encubrimiento de fraude o de errores. Si el dueo dedica algunos minutos diarios aunque no tenga fo rmacin con-table. podr. ejercer un considerable control interno si personalmente 1) lee los totales diarios de los registros de efectivo. 2) concilia mensualmente la cuenta banca1ia. 3) firma todos los cheques y cancela los documentos de soporte, 4) aprueba los asientos generales del diario y 5) analiza crticamente los estados mensuales comparativos de ingresos y gastos.

Control interno 239

Resumen del En este captulo se explicaron el significado y la importancia del control interno, sus principales captulo componentes y la manera en que el auditor interno lo considern. En resumen:

1. El control interno es un proceso implantado por el consejo de administracin, los directivos y otro personal para obtener una seguridad razonable de que se consigan los objetivos en las siguientes categoras: a) eficacia y eficiencia de las operaciones, b) confiabilidad de los informes financieros y e) cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

2. He aqu los cinco componentes del control interno: ambiente de control, evaluacin del riesgo, sistema de informacin contable y de comunicacin, actividades de control y moni-toreo. La parte importante para los auditores es la referente a la capacidad de la empresa para preparar estados financieros confiables.

3. El examen del control interno por parte de los auditores se efecta para obtener la informa-cin necesaria que permita planear la auditora y evaluar el riesgo de control. Un conoci-miento adecuado de los cinco componentes del control interno debe incluirse en todas las auditoras. Esto se logra mediante cuestionarios sobre el control, relaciones escritas y diagra-mas de !lujo.

4. Los auditores evalan el riesgo de control de las principales afirmaciones sobre los estados financieros para determinar la naturaleza, la oportunidad y el alcance de las pruebas sustan-tivas correspondientes. Si lo evalan a un nivel menor del mximo, habrn de efectuar prue-bas de controles para saber si los controles respectivos estn funcionando eficazmente. Las pruebas de control son preguntas que se hacen al personal apropiado del cliente, la revisin de documentos e informes, el cumplimiento de los controles y la repeticin de stos.

5. Los auditors estn obligados a comunicar al comit de auditora las situaciones reportables que descubran durante la auditora. La situacin reportable es una deficiencia de diseo o de funcionamiento de un control interno que puede mermar la capacidad de registrar los datos financieros, de procesarlos, de resumirlos y presentarlos.

238 CAPTULO 7

FIGURA 7.11 Relacin entre \as

deficiencias del control interno

troles ms convenientes dadas \as circunstancias. Las siguientes pr:cticas casi siempre pueden

utilizarse hasta en el negocio ms pequeo:

1. Registrar inmediat.amente todos \os ingresos en efectivo. a. En los cobros directos usar cajas registradoras fcilmente visibles para e\ cliente. Diaria

mente se anotan \as lecturas de\ registro. b. Preparar una lista de las remesas por correo inmediatamente al abrir \a correspondencia 'J conservarla para compararla despus con \as fichas de depsito y con \os asientos en el

diario de ingresos de efectivo. 2. Diariamente depositar intactos los ingresos de efectivo. 3. Efectuar los pagos con cheques serialmente numerados, e~ceptua