Control fiscal realizado por la Contraloría de Bogotá a finales

del siglo XX

Jairo Alberto Páez Domínguez

Bogotá, Agosto de 2008

Control fiscal realizado por la Contraloría de Bogotá a finales del siglo XX

• Marco legal

• Aspectos generales del control fiscal desarrollado

• Esquema general del proceso de evaluación

Marco legal

• Constitución política

• Ley 42 de 1993

• Decreto 1421 de 1993

• Acuerdo 16 de 1993

• Resolución reglamentaria 035 de octubre de 1999

Decreto 1421 de 1993

• Realizar cualquier examen de auditoría, incluido el de los equipos de cómputo o procesamiento electrónico de datos, respecto de los cuales podrá determinar la confiabilidad y suficiencia de los controles establecidos, examinar las condiciones del procesamiento y el adecuado diseño del soporte lógico.

• Realizar las visitas, inspecciones e investigaciones que exija el cumplimiento de sus funciones.

• Evaluar la ejecución de las obras públicas.

Art. 112

“Si finalizadas sus labores de auditoría el contralor encuentra que los sistemas contables, presupuestases o de control interno no cumplen con las exigencias legales y, por lo tanto, no garantizan la debida protección y adecuado manejo de los bienes y fondos públicos, formulará sus reparos y solicitará los correctivos que considere pertinentes en un pliego de observaciones.

En el ejercicio siguiente deberán realizarse los ajustes necesarios con el fin de dar aplicación a los correctivos sugeridos, a menos que la Contraloría acepte las explicaciones suministradas al respecto”

Artículo 113

“Las glosas que resultaren del ejercicio del control fiscal se formularán solidariamente a los responsables que con sus actuaciones u omisiones las originen. La responsabilidad de cada uno de ellos se determinará conforme al procedimiento administrativo fiscal que para el efecto se adelante”.

Gestión fiscal

Conjunto de actividades, operaciones y procesos que realizan los sujetos de control con los bienes que integran el fisco o erario, dirigidos a su manejo o administración, en sus diferentes y sucesivas etapas de recaudo o percepción, conservación, adquisición, enajenación, gasto, inversión, explotación y disposición.

Objetivo del control fiscal

Establecer si en el desarrollo de la gestión fiscal se cumplió con:

• Las normas prescritas por las autoridades competentes

• Los principios de contabilidad universalmente aceptados o señalados por el Contador General

• Los principios de la gestión fiscal• Los objetivos , planes, programas y proyectos

que constituyen, en un periodo determinado, las metas y propósitos de la administración

Integralidad del control fiscal

• Los procesos de rendición de cuentas, planeación de la auditoría, aplicación de los diferentes sistemas de control, tipos de evaluación de la gestión fiscal y los procesos de responsabilidad fiscal, sancionatorios y de jurisdicción coactiva han de ser coordinados y articulados

• Análisis de los resultados globales de la gestión administrativa a partir de los diferentes sistemas de control cuantificando los principios de la gestión fiscal

Elementos involucrados en el ejercicio del control fiscal

• La información

• Sujetos de control

• Principios de la gestión fiscal

• Sistemas de control fiscal

• Formas

• Modalidades de control

• instrumentos

Resultados y consecuencias del ejercicio de control fiscal

• Informes de evaluación de la gestión anual– Observaciones y conclusiones o pronunciamientos

sobre el cumplimiento de los principios de la gestión fiscal.

• Iniciación de las siguientes actuaciones:– Procesos de responsabilidad fiscal por detrimento– Procesos sancionatorios fiscales– Traslado a otros organismos

Participación social ciudadana

• Como mecanismo de control y de gestión– Intervenir en las decisiones sobre el uso de los recursos, la

contratación pública y el comportamiento de los servidores públicos

– Participar en la vigilancia de los planes, programas y proyectos que tengan que ver con el patrimonio cuya destinación se dirija al mejoramiento de la calidad de vida.

– Pqr

• En los planes y programas de auditoría– Establecer el grado de satisfacción respecto de obras o

servicios consultando directamente a la ciudadanía, mediante encuestas, entrevistas y audiencias públicas

Cuenta

• Anual– Informe de control interno – Ejecución presupuestal, reservas y cuentas por pagar– Estados contables y/o financieros– Informe del plan de desarrollo y de los planes

institucionales– Balance social– Informe de gestión y resultados

• Ocasional

Fenecimiento de la cuenta

• El objetivo es establecer si los recursos puestos a disposición de la entidad sujeto de control, fueron administrados de acuerdo a los principios de eficiencia, eficacia, equidad, economía y valoración de costos ambientales en un período determinado, en desarrollo de su objeto social y de las políticas de la Administración distrital

Fundamentos para fenecer

Sistema

Principio

Control

financiero

Control de legalidad

Control de gestión

Control

de resultados

Revisión de cuentas

Evaluaci control interno

Evaluac gestión ambient

Eficiencia

x xEficacia

x x x x x xEconomía

x xEquidad

x xValoración costos ambiental

x

Estructura orgánica

• Unidades sectoriales de control– División de control de gestión y resultados– División de control legal– División de control financiero– División de examen de cuentas

Comité de jefes de Unidad

Comité de Auditoría Integral

Grupos de Auditoría- permanentes x vigencia

ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO DE EVALUACIÓN PARA EMITIR EL FENECIMIENTO

Diagnóstico de la entidad y elaboración del PAA

Sistemas CF

•Legal

•Financiero

•Gestión

•Resultados

•Revisión de cuentas

•Control int.

•Ev. G. amb

Programas auditoría realizados en la vigencia

Procedimientos básicos

(cuenta anual)•Ev. Sist C.I

•Ev. Presup.•Ev. Financi•Ev. P.D•Blnce social•Aud. Sist.•Ev. G. amb

Observaciones

Afectan los principios de la gestión fiscal

Observaciones

En términos de los principios

Informe anual de

evaluación a la

gestión

E”s

Fenec

Imi

en

t

o

PlaneaciónPlaneaciónEjecuciónEjecución ResultadosResultados

ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO DE EVALUACIÓN PARA EMITIR EL FENECIMIENTO

• Etapa de Planeación- PLAN ANUAL DE AUDITORIA-

1.Fase de Coordinación-INFORMACIÓN REQUERIDA, LINEAMIENTOS GRALES PARA SELECCIÓN DE MUESRA, FORMAS DE PRESENTACIÓN DE INFORMES Y APOYO DE OTRAS UNIDADES.

Etapa de planeación

2. Fase de Diagnósticos institucionales- SÍNTESIS DE LA PROBLEMÁTICA, IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS

CRÍTICAS QUE AMERITEN EVALUACÍÓN • Normatividad, planes, estructura orgánica, procesos

administrativos, operativos, financieros y presupuestales, planta de personal y en general información que revele, naturaleza, características del negocio, especificidad del sujeto de control y su entorno (Ficha técnica)

• Información de periodos anteriores: ejecución activa y pasiva del presupuesto, informes del plan de desarrollo o institucionales, control interno, estados contables balance social y de gestión.

• PQRs• Estudios, evaluaciones y observaciones anteriores elaborados

por la Contraloría u otros organismos de control• Acciones judiciales, administrativas, policivas y de cualquier otra

índole que se hayan ejercido en contra del sujeto de control

Etapa de planeación3. Fase de elaboración del Plan Anual de Auditoría- PAA

contenido• Definición de objetivos, metas, indicadores de avance del PAA y

programas de auditoría• Alcance y cobertura concreción y descripción de las áreas y

enunciación de programas de auditoría• Lineamientos generales para selección de la muestra• Organización y distribución de recursos• Asignación de responsabilidades• Definición de mecanismos de participación otras Unidades• Cronograma de elaboración, ejecución y presentación de informes

de cada uno de los programas de auditoría• Mecanismos de verificación, modificación y seguimiento.

ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO DE EVALUACIÓN PARA EMITIR EL FENECIMIENTO

• Etapa de ejecución- proporciona elementos básicos para la evaluación final de la cuenta anual

1. Elaboración de programas de auditoría2. Comunicación de Visitas de auditoría3. Manejo de la información4. Muestra5. Utilización de indicadores6. Aplicación de pruebas de auditoría7. Soporte documental de la ejecución de la

auditoría

Elaboración de los programas de auditoría

El objetivo de cada programa es medir uno o varios principios de la gestión fiscal con el fin de tener una visión integral de los sujetos de control y emitir un juicio acerca de su gestión, para ser plasmado en el informe anual de la gestión de la entidad, sin perjuicio de que el informe de cada programa se comunique al sujeto de control.

A los resultados de los programas de auditoría se debe ejecutar seguimiento permanente, mediante matrices o tableros de control que proporcionen elementos de juicio para calificar la gestión anual de la entidad.

Contenido básico de los programas de auditoría

• Identificación del sujeto de control, objeto de evaluación y nombre del programa, indicando área, proceso, actividad proyecto a dependencia auditada.

• Identificación de coordinador y responsabilidades del grupo auditor• Objetivos y alcance del programa• Cronograma de actividades• Determinación de muestras indicando método de selección y representatividad• Procedimientos de auditoría• Definición del apoyo de las Divisiones de la U. sectorial• Definición de la intervención y participación de otras unidades• Relación de los documentos en que se consignarán los resultados de aplicación

de pruebas• Definición de procedimientos e indicadores que permitan la evaluación de los

principios de la gestión. Entendiendo que las evaluaciones de C.I, legal y presupuestal están inmersas en cualquier auditoría que se ejecute.

• Criterios para la evaluación de los indicadores adoptados por el sujeto de control.• Enunciación de las actividades de seguimiento a observaciones efectuadas en

programas anteriores

Procedimientos básicos para la Evaluación a la cuenta anual

Principio

Procedimiento

Eficiencia Eficacia Economía Equidad Valoración costos amb

Evaluación SCI x x xE.presupuestal x x xE.financiera x x x E. Plan desarr x x x x xBlce social xAud. sistemas x xE. gest. amb x

ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO DE EVALUACIÓN PARA EMITIR EL FENECIMIENTO

• Etapa de Resultados- INFORMES– Informes derivados de los programas de

auditoría– Informe anual de la evaluación a la gestión– Informe sectorial y global de la gestión en el

Distrito Capital– Actuaciones frente a hechos eventuales

Informes

Como resultado de la ejecución de programas se pueden generar observaciones que deriven oportunamente en correctivos o procesos sancionatorios o contribuir a la evaluación de la cuenta anual, mediante un conjunto de indicadores señalado anteriormente.

Contenido del informe anual de evaluación a la gestión

1.Formulación de pliego de observaciones por áreas y programas detallando condición, criterio, causa y efecto.

2.Pronunciamiento sobre la gestión fiscal y conclusiones por procedimiento básico y

3. Conclusiones de la evaluación y fenecimiento de la cuenta

Un anexo con el tablero de indicadores que aportaron a la conclusión.