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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: DP-PT-67

NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / CELEBRACIÓN

Y TERMINACIÓN DE TRATADOS VERSION: 9

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS INTERNACIONALES /

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TRATADOS Página 1 de 21

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 27/09/2017

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento

2 Cambio de proceso de Gestión jurídica a Desarrollo de la política Exterior

3

Ajuste del nombre establecer mejor la función de la Dirección de Asuntos Jurídicos en el tema de tratados internacionales Modificación de la responsabilidad y realización de las actividades de acuerdo a la modificación de la estructura establecida en el decreto 3355 de 2009. Ampliación del alcance de acuerdo al nombre del procedimiento Ajuste de las definiciones.

4

Actualización del Desarrollo del Procedimiento Ajuste al formato vigente para el SIG Actualización de registros, inclusión del formato DP-FO-74 Documentos transferidos y tramitados Actualización de la base legal e inclusión de la Resolución No. 5813 de 2011

5

Actualización de registros: Se incluyo el formato DP-FO-88 Lista de chequeo tratados bilaterales y DP-FO-89 Lista de chequeo tratados Multilaterales Modificación de políticas de operación Actualización puntos de control Actualización del Desarrollo del Procedimiento

6 Actualización del Desarrollo del Procedimiento: Incluir al Director como responsable en una actividad y su correspondiente observación e incluir una observación en relación con el “Registro ante la Organización de las Naciones Unidas – ONU”

7 Actualización de la base legal e inclusión del Decreto 869 de 2016 “Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones”

8

Actualización del Objetivo: inclusión de la palabra terminación. Actualización del Alcance: Se incluye el responsable de aplicación. Actualización de la base legal e inclusión de las modificaciones de leyes y decretos. Eliminación del formato DP-IN-01 “Instructivo Esquema para los Conceptos” del punto 5. “Documentos Asociados”. Inclusión punto 7 “sistemas de información y otros medios electrónicos” Actualización de los Registros: Adición de Notas Verbales, Oficios, correos electrónicos, Tratado y eliminación de Notas Remisorias. Actualización del desarrollo del procedimiento: inclusión de registros, modificación del diagrama de flujo de coordinación para la elaboración del proyecto de ley, y modificación de responsables de algunas actividades.

9 Actualización de Documentos Asociados: adición de los documentos de caracterización de los productos “plenos poderes” e “instrumento de ratificación o adhesión” Actualización de los Registros: adición de las listas de chequeo relativas a los productos “plenos








poderes” e “instrumento de ratificación o adhesión Actualización del desarrollo del procedimiento: se modifica de acuerdo con la forma en que se realizan las actividades en la actualidad. Además, los ajustes se efectuaron de conformidad con la estructura definida en la guía de elaboración de documentos. Actualización de Puntos de Control: se actualiza el número de la actividad para la cual se ejerce el control

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

ANDREA MALDONADO RAMIREZ Asesora 14/09/17

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRÁN Asesor 19/09/17

REVISÓ CARGO FECHA

ALEJANDRA VALENCIA GÄRTNER Directora de Asuntos Jurídicos

Internacionales 27/09/17

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ Jefe Oficina Asesora de Planeación

y Desarrollo Organizacional 27/09/17








1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas para dar cumplimiento a las diferentes etapas que se realizan en el procedimiento de celebración y terminación de un tratado. 2. ALCANCE Este procedimiento es de responsabilidad de aplicación de la Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales y del Grupo Interno de Trabajo de Tratados, inicia con la recepción del proyecto de tratado y la solicitud de concepto respecto del mismo, y termina con la expedición del decreto de promulgación, el registro ante la Organización de las Naciones Unidas (ONU) y eventualmente con la expedición del decreto de terminación del tratado. 3. BASE LEGAL • Constitución Política de 1991 • Ley 5 de 1992: por la cual se expide el Reglamento del Congreso, el Senado y la Cámara de

Representantes, y sus modificaciones • Ley 32 de 1985: la cual aprueba la Convención de Viena sobre el derecho de los Tratados de 1969. • Ley 7 de 1944: por la cual se dictan normas sobre la vigencia en Colombia de los tratados internacionales, y

su publicación. • Decreto por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras

disposiciones. • Decreto 2067 de 1991: por el cual se dicta el régimen procedimental de los juicios y actuaciones que deban

surtirse ante la Corte Constitucional, modificado por el Decreto 121 de 2017. • Resolución por la cual se modifican los Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores. • Directiva Presidencial No 003 del 15 de noviembre de 1994 por medio de la cual se asegura el debido

cumplimiento de las normas vigentes en materia de negociación, celebración y perfeccionamiento de tratados y otros instrumentos internacionales.

4. DEFINICIONES ACTA DE CANJE: acta suscrita por las personas designadas en constancia del intercambio de instrumentos de ratificación respecto de un tratado.

APROBACIÓN LEGISLATIVA: Proceso que se adelanta ante el Congreso de la República para la aprobación de las leyes.

INSTRUMENTO DE DENUNCIA: Instrumento por el cual un Estado manifiesta su voluntad de retirarse o dar por terminado un Tratado.








INSTRUMENTO DE “RATIFICACIÓN”, “ACEPTACIÓN”, “APROBACIÓN” Y/O “ADHESIÓN”: Instrumento por el cual un Estado expresa su consentimiento en obligarse por un tratado.

NOTIFICACIÓN: Instrumento por el cual el Gobierno Nacional informa el cumplimiento de sus requisitos constitucionales para la entrada en vigor de un tratado.

PLENOS PODERES: Documento por el que se designa a una o varias personas para representar un Estado, en la negociación, la adopción o la autenticación del texto de un tratado, para expresar el consentimiento de un Estado en obligarse por un tratado, o para ejecutar cualquier otro acto respecto de un tratado. REVISIÓN CONSTITUCIONAL: Proceso que se adelanta ante la Corte Constitucional a efectos de determinar la constitucionalidad de un tratado internacional y su ley aprobatoria.

TRATADO INTERNACIONAL: Acuerdo internacional celebrado por escrito entre sujetos de derecho internacional público, cualquiera que sea su denominación. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS • DP-PD-26 Plenos Poderes • DP-PD-27 Instrumento de ratificación o adhesión 6. REGISTROS • DP-FO-74 Documentos transferidos y tramitados • DP-FO-88 Lista de chequeo tratados bilaterales • DP-FO-89 Lista de chequeo tratados Multilaterales • Proyecto de Tratado • Conceptos (Si aplica) • Plenos Poderes (Si aplica) • DP-FO-191 Lista de chequeo instrumento de ratificación o adhesión • DP-FO-192 Lista de chequeo plenos poderes • Notas Diplomáticas • Notas Verbales • Aprobación Ejecutiva (Aplica únicamente para tratados solemnes) • Proyectos de Ley (Aplica únicamente para tratados solemnes) • Ley Aprobatoria (Aplica únicamente para tratados solemnes) • Sentencia Corte Constitucional (Aplica únicamente para tratados solemnes) • Instrumento de Ratificación, Adhesión, Aprobación o Aceptación • Canje de Instrumentos y Notificaciones • Decretos de Promulgación (Si aplica) • Memorandos Internos • Oficios • Correos electrónicos








• Tratado

Los citados documentos se podrán o no encontrar en los expedientes físicos de cada tratado dependiendo de la etapa en que se encuentre cada uno de los instrumentos. 7. SISTEMAS DE INFORMACION Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS No aplica 8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN La celebración de un Tratado por parte de Colombia está sujeta a la elaboración de un concepto mediante el cual se explica la viabilidad jurídica, que implica la adopción de ese acuerdo internacional. De igual manera, se deberá realizar una verificación del consenso a nivel temático. El concepto es realizado por el abogado del Área de Tratados, a quién le fue asignado. Una vez realizado el proyecto de concepto, éste debe ser revisado por el Coordinador del Área de Tratados, y luego debe ser firmado por el Director de Asuntos Jurídicos Internacionales. Asimismo, el concepto que emite la Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales debe ser numerado y entregado al Área solicitante; una copia se archiva en la carpeta correspondiente. El área de tratados también presta apoyo directamente, mediante la participación de los abogados en las negociaciones a las cuales es convocada para la discusión y adopción de tratados. Para la suscripción de un tratado, tanto el Ministro de Relaciones Exteriores como el Presidente de la República deben firmar los plenos poderes, que el Gobierno Nacional otorga a un tercero. El traslado de los plenos poderes del Ministerio de Relaciones Exteriores a la Presidencia de la República se hará directamente entre la Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales del Ministerio y la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República. En caso tal que no se hayan expedido los plenos poderes, se deberá refrendar la firma de la persona que firmó a nombre de Colombia, mediante la expedición del instrumento de refrendación. Los tratados que suscribe Colombia deben pasar por un proceso de aprobación en el Congreso de la República y de revisión por parte de la Corte Constitucional, quien verificará que el texto aprobado en el Congreso de la República no sea contrario a lo consagrado en la Constitución Política. El Proyecto de Ley que se aprueba en el Congreso de la República es preparado en la Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales. La defensa de la ley y el tratado aprobado ante la Corte Constitucional es adelantada por esta Dirección, con los aportes de las entidades pertinentes. Cuando se declara exequible tanto la Ley como el Tratado, el gobierno nacional queda en libertad de realizar el perfeccionamiento del vínculo internacional a través de un Instrumento de Ratificación, Adhesión, aceptación, o mediante la notificación del cumplimiento de los requisitos internos.








Posteriormente debe expedirse un Decreto de Promulgación, en el cual se incluye la fecha de entrada en vigor, así como las declaraciones, reservas y notificaciones formuladas por Colombia; anexo al cual obra el texto del tratado. Por último, el Tratado debe ser registrado ante la Organización de las Naciones Unidas, con sede en Nueva York. Si el Tratado es denunciado se deberá preparar el Instrumento de Denuncia, el cual es depositado y luego entregado a la otra parte. Una vez el Tratado pierde vigor o deje tenerlo para Colombia, se deberá expedir un Decreto declarándolo sin vigencia para Colombia, con indicación de la fecha en que perdió vigor para Colombia.








9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

9.1 EMISIÓN DE CONCEPTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar proceso

2

Recibir y radicar la solicitud en la Jefatura de la Dirección de Asuntos Jurídicos

Internacionales

Asistente administrativo (Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales)

Memorando internos Oficios

3

Remitir al coordinador del área Director(a) (Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales)

DF-FO-74 Documentos transferidos y tramitados

4

Repartir al abogado correspondiente Coordinador (Grupo Interno de Trabajo de Tratados)


5 Preparar proyecto de concepto

Abogado asignado (Grupo Interno de Trabajo de Tratados)

6 Revisar el proyecto de concepto

Coordinador (Grupo Interno de Trabajo de Tratados)

7 Firmar el concepto

Director(a) (Dirección de Asuntos Jurídicos

Concepto








9.1 EMISIÓN DE CONCEPTO



Internacionales)

8

Remitir el concepto al destinatario

Asistente administrativo (Grupo Interno de Trabajo de Tratados)

Memorandos internos

9 Finalizar Proceso








9.2 TRÁMITE DE PLENOS PODERES



1 Iniciar proceso

2

Recibir y radicar la solicitud y remitir al Área de tratados

Director(a) (Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales)


3

Preparar los plenos poderes y memorando remisorio al Jefe de Gabinete


DP-FO-192 Lista de chequeo plenos poderes

4

Revisar los plenos poderes y memorando remisorio


5

Firmar memorando remisorio de los plenos poderes

Director / Coordinador (Grupo Interno de Trabajo de Tratados)

Memorando internos

En atención a la urgencia del trámite si el Director no se encuentra presente el Coordinar efectúa la suscripción

6 Firmar los plenos poderes

Ministro (Despacho del Ministro)

Plenos poderes

7

Preparar nota remisoria de los plenos poderes a la Presidencia de la República


8 Formar nota remisoria

Director / Coordinador (Grupo Interno de

Oficios








9.2 TRÁMITE DE PLENOS PODERES



Trabajo de Tratados)

9

Remitir los plenos poderes a la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República

para la firma del Presidente

Asistente Administrativo (Grupo Interno de Trabajo de Tratados)

10

Recibir de la Secretaría Jurídica de la Presidencia los plenos poderes firmados

por el Presidente


Oficios

11

Elaborar memorando remisorio de los plenos poderes a la Dirección temática,

dependencia o entidad que haya formulado la respectiva solicitud


12 Revisar y firmar memorando remisorio



13 Archivar copia en su respectiva carpeta


Plenos poderes

14 Finalizar Proceso








9.3 COORDINACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROYECTOS DE LEY



1 Iniciar Proceso

2

Recibir el texto del tratado y elaborar consulta a autoridades competentes sobre

la conveniencia de presentarlo al Congreso



En caso de considerarlos conveniente remitir exposición de motivos.

3 Revisar y firmar la consulta


4 Preparar la Aprobación Ejecutiva


5

Revisar la aprobación ejecutiva y firmar nota remisoria a Jefe de Gabinete


Memorandos Internos

6 Firmar la Aprobación Ejecutiva


7

Preparar nota remisoria de la Aprobación Ejecutiva y del Proyecto de Ley para la

Presidencia de la República


8 Revisar y firmar nota remisoria


Oficios











9

Archivar la aprobación ejecutiva en la carpeta respectiva


Aprobación Ejecutiva

10

Remitir el Proyecto de Ley para la forma de los Ministros temáticos


11

Enviar el Proyecto de Ley para la firma del Ministro de Relaciones Exteriores


12 Firmar el Proyecto de Ley


13

Remitir el Proyecto de Ley al asesor del Ministro para asuntos del Congreso de la

República


14 Radicar el Proyecto de Ley en la Secretaría General del Senado

Funcionario Encargado (Despacho del Ministro)

15 Archivar en la carpeta correspondiente


Proyectos de Ley

16 Efectuar seguimiento al proyecto de Ley

en el Congreso Asesor (Despacho del Ministro)

17

Recibir de la Secretaría Jurídica de la Presidencia el proyecto de Ley para

formulación de objetivos de la


DP-FO-74 Documentos transferidos y

En caso de que no sea aprobado un proyecto de ley, el Gobierno Nacional











conveniencia o de la inconstitucionalidad; previa a la sanción presidencial

tramitados considerará su presentación nuevamente

18 Preparar respuesta o concepto


19

Revisar y firmar respuesta o concepto y enviar a la Presidencia de la República


Oficios









9.4 INTERVENCIÓN ANTE LA CORTE CONSTITUCIONAL EN LA DEFENSA DE LA CONSTITUCIONALIDAD DE LA LEY Y DEL TRATADO



1 Iniciar Proceso

2

Atender los requerimientos de la Corte Constitucional sobre la negación y firma

del tratado entre otros


3

Recibir la solicitud de la Corte Constitucional para intervenir en la

defensa de constitucionalidad de la ley y del tratado



4

Elaborar la defensa, de considerarlo procedente


Concepto El ministerio podrá adherir a la defensa que efectué otra Entidad

4.1 ¿Se adhiere? Sí Pasar a punto 5

4.2 No Pasar a paso 8

5 Revisar la defensa proyectada


6 Firmar la defensa de la constitucionalidad


Oficio

7

Presentar la defensa de constitucionalidad y archivar copia en la carpeta

correspondiente


8 Ejercer control y obtener copia de la Funcionario asignado Sentencia Corte








9.4 INTERVENCIÓN ANTE LA CORTE CONSTITUCIONAL EN LA DEFENSA DE LA CONSTITUCIONALIDAD DE LA LEY Y DEL TRATADO



sentencia (Grupo Interno de Trabajo de Tratados)

Constitucional

9 Archivar en carpeta correspondiente










9.5 PERFECCIONAMIENTO DEL VÍNCULO INTERNACIONAL DE COLOMBIA FRENTE AL TRATADO



1 Iniciar Proceso

2

Recibir copia de la sentencia de la corte constitucional y verificar el alcance de la

decisión

Abogado asignado / Responsable del Área (Grupo Interno de Trabajo de Tratados)

Sentencia Corte Constitucional

2.1

¿La sentencia es favorable? Sí

Pasar a punto 4

2.2

¿La sentencia es favorable? No

Pasar a punto 3

3

Consultar si se estima pertinente presentar nuevamente el proyecto de ley

al congreso

Abogado asignado / Responsable del Área (Grupo Interno de Trabajo de Tratados)

4

Consultar a las autoridades competentes para perfeccionar el vínculo internacional

de Colombia respecto al tratado

Abogado asignado/ (Grupo Interno de Trabajo de Tratados)


4.1

¿Existen objeciones de las autoridades? Sí

Pasar a punto 5

4.2

¿Existen objeciones de las autoridades? No

Pasar a punto 6

5

Detener el proceso hasta que las autoridades competentes decidan lo

contrario


6 Preparar instrumento de ratificación, Coordinador (Grupo DP-FO-191 Lista de El instrumento contendrá











adhesión, aceptación o aprobación, o la Nota Diplomática correspondiente

Interno de Trabajo de Tratados)

chequeo instrumento de ratificación o adhesión

las reservas y declaraciones a que haya lugar.

7

Revisar el instrumento o la nota diplomática correspondiente, así como el

oficio remisorio


Cada documento habrá de ir acompañado de su respectivo oficio remisorio.

8 Dar visto bueno al instrumento


9

Firmar el instrumento o nota diplomática Ministro (Despacho del Ministro)

Instrumento de ratificación, adhesión, aceptación o aprobación Nota Diplomática

10

Remitir el instrumento a la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República

para la firma del Presidente


Si el documento es un instrumento llevará además la firma del señor Ministro la forma del señor Presidente

11 Elaborar nota remisoria correspondiente. Abogado asignado/ Memorando interno











Una vez se reciba el instrumento de la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la

República

Grupo Interno de Trabajo de Tratados)

12

Revisar y firmar la nota remisoria correspondiente


Memorando interno

13

Recibir información acerca del depósito del instrumento o la respectiva remisión

de la Nota


Memorando interno

14

Archivar copia del instrumento o de la nota diplomática, de la constancia del depositario y/o del acta de canje en la

carpeta respectiva


Instrumento de ratificación, adhesión, aceptación o aprobación Nota Diplomática









9.6 DECRETO DE PROMULGACIÓN DEL TRATADO



1 Iniciar Proceso

2

Preparar el Decreto de promulgación, el cual debe contener las reservas,

declaraciones, notificaciones realizadas y el texto del Tratado. Una vez

perfeccionado el vínculo internacional


3

Revisar el Decreto de Promulgación y nota remisoria al Jefe de Gabinete


4

Dar visto bueno al Decreto de Promulgación y Nota Remisoria para la

consideración y firma del Ministro de Relaciones Exteriores


Memorando interno

5 Firmar el Decreto de Promulgación


Decreto de Promulgación

6

Remitir el Decreto de Promulgación a la Secretaría Jurídica de la Presidencia


Oficio

7

Recibir copia del decreto y realizar los registros correspondientes


8 Finalizar Proceso








9.7 REGISTRO ANTE LA ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS - ONU



1 Iniciar Proceso

2 Expedir copia certificada del tratado


3 Prepara nota remisoria


4

Enviar nota remisoria del embajador de Colombia ante la ONU (Nueva York)


Memorando interno

No siempre se adelanta este procedimiento en cuanto a los tratados pueden ser registrados por los otros Estados o por las Organizaciones en las que se adoptan

5

Verificar información sobre el registro en la ONU


6

Archivar la constancia del registro en la carpeta respectiva


7 Finalizar Proceso








10. PUNTOS DE CONTROL

PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA

ACTIVIDAD CRITICA O VULNERABLE

DESCRIPCION DEL CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

4 (perfeccionam

iento del vínculo

internacional)

Demora en el surtimiento de los trámites en razón de la participación de las diferentes dependencias del MRE y Entidades del Estado.

Efectuar seguimiento y reiterar solicitudes en caso de demora, por diferentes medios (vía correo electrónico, telefónica, memorando y/u oficio)

En caso que se requiera

Auxiliar Administrativo/ Coordinador de

Tratados / Abogado designado

Nota, memorando o correo

electrónico (cuando aplique)

11. ANEXOS No Aplica

control de revisiones - sigc.cancilleria.gov.co · • ley 7 de 1944: por la cual se dictan normas...

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