CONTROL DE MATERIALES

PROCEDIMIENTOS DE CONTORL DE MATERIALES

Es muy importante el control exhaustivo de sus almacenes, tanto para mantener los costes a un nivel mínimo como para evitar rupturas del proceso productivo. Para realizar un control en almacén, la empresa deberá comprobar los siguientes conceptos en cada uno de los pedidos recibidos:

 Verificar la cantidad, realizando un recuento de materiales, independientemente de su origen y valor.

 Verificar la calidad, con relación a sus propiedades físicas o químicas y a sus dimensiones.

 Verificar la factura de los proveedores, para comprobar si los materiales recibidos responden a las cantidades y especificaciones requeridas en la orden de compra.

 Prevenir errores modificando, en su caso, los documentos que sean precisos.

OBJETIVO DEL CONTROL DE MATERIALES

 Las compras no deben comprometer los fondos de la empresa.

 No deben aceptarse materiales que no han sido pedidos o que no están de acuerdo con las especificaciones.

 Los materiales no deben aceptarse a menos que se haya llegado a un acuerdo con el vendedor, en el caso de materiales dañados o en cantidades distintas a las solicitadas.

 Debe tenerse la seguridad de que los materiales se han recibido y que se han cargado los precios adecuados en todos los gastos incurridos.

 Debe haber un control físico adecuado sobre el almacenamiento de las existencias.

 Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre las cantidades de materiales y suministros.

 Debe haber un equilibrio adecuado entre la inversión en pesos en inventarios y los costos incurridos en la adquisición, utilización y almacenamiento de materiales, así como las pérdidas causadas por las interrupciones en la producción o las ventas pérdidas debido a la falta de existencias.

IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIALES

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar.

El control se emplea para:

 Crear mejor calidad:

Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

 Enfrentar el cambio:

Esta forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

 Producir ciclos más rápidos:

Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.

 Agregar valor:

Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser “agregar valor” a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo:

La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los

empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE MATERIALES

Los diferentes procedimientos de control de materiales son:

1) El pedido cíclico

Es un método basada en la revisión de los materiales en un ciclo regular o de forma periódica. El período de tiempo transcurrido entre una revisión u otra, o la duración del ciclo, dependerá de la naturaleza de los artículos del almacén. Los artículos que tengan mayor importancia, tendrán un ciclo más corto.

2) El método mín-máx

Se basa en la suposición de que los elementos deben presentarse a niveles mínimos y máximos. Una vez que se han determinado ambos niveles, cuando el inventario alcanza el volumen mínimo es el momento para realizar el pedido y llegar a alcanzar el volumen máximo.

3) El método de doble compartimento

Se utiliza cuando los materiales son económicos. Se trata de un método sencillo y de mínimo trabajo. Dentro de los almacenes se establecen dos compartimentos. En uno de ellos, se coloca la cantidad de materiales que se consumen entre un pedido y otro. En el segundo, se mantienen los materiales que se pueden consumir entre que se tramita una orden de compra hasta que el pedido se recibe más el stock de seguridad.

4) El sistema de pedido automático

Consiste en un sistema de almacén que se basa en la solicitud automática de un nuevo pedido de materiales cuando el almacén alcance una determinada cantidad.

5) El plan ABC

Se utiliza cuando la empresa dispone de un número considerable de artículos distintos con valores diferentes. El Plan ABC es un método de clasificación sistemática de los elementos y de determinación del grado de control de cada uno de ellos.

Los artículos clasificados como A tendrán un mayor valor y serán los primeros en incorporarse al proceso productivo; tendrán las siguientes

características: cantidad pequeña de existencias de seguridad, revisión frecuente, pedidos frecuentes, registros detallados y alto nivel de suspensión. Los artículos C se caracterizan por: cantidad grande de existencias de seguridad, fidelidad estricta con los puntos de pedido predeterminados con poca revisión, pocos pedidos al año y no es necesario un sistema de inventario permanente. Los artículos B se sitúan con características intermedias entre A y C.

El control de materiales de un artículo de alto valor será diferente del control de un artículo de bajo valor. De esta manera, el plan ABC es una forma sistemática de agrupar los materiales en clasificaciones separadas y de determinar el grado de control de cada grupo.

Finalmente los artículos se dividen en tres categorías. Por ejemplo, un ejemplo del plan ABC:

10% de los artículos = 72% del costo de consumo = A

28% de los artículos = 25% del costo de consumo = B

62% de los artículos = 3% del costo de consumo = C

Los artículos que se clasifiquen como A tendrán las siguientes características de control:

- Cantidad pequeña de existencias de seguridad

- Revisión frecuente

- Pedidos frecuentes

- Registros detallados

- Alto nivel de suspensión

Por el contrario, los artículos colocados bajo C tendrán las siguientes características de control:

- Cantidad grande de existencia de seguridad

- Fidelidad estricta con los puntos de pedido predeterminados con poca revisión

- Únicamente uno o dos pedidos al año

- No es necesario un sistema de inventario perpetuo

- Es eficiente un bajo nivel de suspensión

Las características de control de los artículos colocados bajo B, por lo general se encuentran entre las que se aplican a los artículos clasificados como A y C

En conclusión, debería notarse que el plan ABC es un esquema de clasificación que permite decidir que herramientas debe utilizarse en el control de inventarios. Por ejemplo, los artículos clasificados como B pueden ser analizados corrientemente sobre una base de fin de trimestre; los artículos A necesitan un análisis individual y más elaborado; por su parte un control básicamente menos estricto y más económico puede ser mejor aplicado a los artículos clasificados como C.