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PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA INTERNA (*)

(*) El objetivo de este programa de trabajo es ser una guía general de pruebas de Auditoría Interna, incluyendo la información básica encaminada a que el auditor interno adquiera un conocimiento general del área a auditar. En ningún caso sustituye a los programas de trabajo específicos que han de elaborarse para la realización de la auditoría interna de cada actividad auditable.

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CONTROL Y VALORACIÓN DE EXISTENCIAS INDICE

I. OBJETIVOS II. ALCANCE III. PROCEDIMIENTOS

III. 1 ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN III. 2. FUNCIONAMIENTO GENERAL

I. OBJETIVOS

Comprobar que los registros de control manuales y/o mecanizados y la contabilidad reflejan de forma exacta en cantidad y valor los materiales almacenados.

Revisar los controles establecidos para garantizar la fiabilidad de la información del área de Almacenes, tanto para los usuarios como para Contabilidad.

Evaluar la eficiencia con que se realizan los movimientos de existencias y su control.

Identificar los tipos de movimientos de materiales de cualquier tipo existentes en los almacenes y analizar la documentación que los soporta.

II. ALCANCE

Los sistemas de control establecidos en los almacenes que permiten conocer los flujos de materiales tanto internos como hacia o desde el exterior, los niveles de existencias y la valoración de todo ello a efectos contables. También revisa la realización de los recuentos rotativos, en cuanto control de la fiabilidad de las existencias El programa se desarrolla para los casos que el control de las existencias se realiza a través de un sistema informático y/o manual en el cual se recogen todos los movimientos que afectan a los artículos almacenados. Es indiferente el hecho de que existan una o varias ubicaciones físicas para los almacenes, e incluso que haya almacenes remotos. Quedan fuera del alcance de la auditoría los siguientes aspectos:

El proceso de recepción de artículos.

El proceso de expediciones.

Las condiciones físicas y de seguridad de los almacenamientos.

La gestión de stocks.


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Los recuentos totales de almacenes.

Se excluye del programa el control de productos semielaborados cuya responsabilidad recae habitualmente en Producción, si bien a efectos de control puede ser un almacén contable más.

III. PROCEDIMIENTOS

III.1. ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN

1. Determinar si existe una unidad de Almacenes, independiente, responsable de la custodia y movimientos internos y externos de los artículos de todo tipo, tanto para los procesos fabriles, comerciales, etc. como para uso general (mantenimiento, papelería, etc.)

2. Analizar si Almacenes dispone de:

Un Organigrama definido y actualizado.

Una descripción de las funciones que desarrollan los distintos puestos de trabajo y de sus responsabilidades.

Planes de formación del personal.

3. En el caso de que no esté definida por escrito la organización del Almacenes, por conversaciones con los responsables evaluar hasta que punto las prácticas vigentes están en línea con las funciones que debe desarrollar la función.

4. Con relación a la posición y dependencia funcional de Almacenes, comprobar que:

Está asignada a un nivel ejecutivo que asegure un adecuado desempeño de sus funciones y responsabilidades.

La función es independiente de Compras, Recepción, Gestión de Calidad, Producción, Expediciones y Control de Pagos.

La cualificación profesional del responsable de Almacenes es adecuada.

5. Comprobar si existen procedimientos escritos (Manual de Almacenes) para el uso del personal, que contemplen aspectos tales como:

Documentos que se emplean para los movimientos de existencias.

Circulación de los documentos, autorizaciones y restantes requisitos.

Descripción de los procesos físicos de movimiento de existencias, personas que los llevan a cabo, conteos que se realizan, sistemas de entrega, etc.

Instrucciones para el control de materiales propios, pero situados físicamente en el exterior.

Instrucciones para el control de materiales propiedad de terceros, pero situados en instalaciones de la Organización.

Instrucciones para el proceso mecanizado de los documentos que lo requieran.

Información de salidas on-line, listados, informes de valoración, etc.

Realización de recuentos rotativos, fijación de políticas y objetivos a alcanzar.


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Comprobar que los procedimientos escritos, o en su defecto las prácticas habituales, garantizan que los movimientos de existencias se controlan y registran correcta y puntualmente garantizando una información de salida fiable. Evaluar el grado de cumplimiento de los procedimientos.

6. Comprobar que Almacenes dispone de un sistema físico o informático actualizado para

la localización de materiales en sus ubicaciones y está permanentemente actualizado.

Efectuar pruebas suficientes para asegurar la fiabilidad de los ficheros.

7. Establecer los distintos movimientos de existencias que se producen. Los típicos son:

Entradas procedentes de proveedores.

Entradas de mercancías devueltas.

Entradas de elementos de otras factorías propias.

Entradas del exterior de elementos reparados.

Salidas de almacenes con destino a otras unidades propias (Producción, Mantenimiento, consumo por unidades diversas).

Devoluciones a almacén.

Salidas por ventas.

Salidas de productos devueltos a proveedores.

Salidas de elementos para su reparación.

Traspaso entre almacenes.

Aceptación de mercancías en consignación.

Envío de mercancías en consignación.

NOTA.- Algunos de estos movimientos son similares en cuanto a la documentación que emplean y los circuitos documentarios. Las diferencias radican en las autorizaciones, la valoración y el efecto contable.

8. Para cada tipo de movimiento identificado, representar en diagramas los movimientos

físicos y los flujos documentarios. Considerar los siguientes aspectos:

Asegurarse de que los documentos se adaptan a la transacción.

Comprobar que no hay duplicidades en documentos para una única transacción.

Analizar los sistemas de archivo.

Evaluar en que medida pueden simplificarse y/o eliminarse circuitos o número de documentos empleados.

NOTA.- Es posible que un número significativo de documentos sean virtuales, cuya autorización se realiza en el aplicativo. Por lo que las verificaciones deberán adaptarse a la realidad de cada caso.

9. Obtener o calcular estadísticas de la carga de trabajo del personal de Almacenes, tanto

de las que se ocupan de movimientos de mercancía como del puramente administrativo.


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10. Adicionalmente al punto anterior, observar la posible existencia de colas en Almacenes, exceso de documentos pendientes de proceso, etc.

11. Examinar los archivos documentales de Almacenes y desarrollar algunas

comprobaciones tendentes a evaluar su funcionamiento.

12. Obtener estadísticas de rechazos producidos en el tratamiento mecanizado de la información (para todos los tipos de movimiento)

Evaluar el origen, volumen e importancia de los mismos.

Determinar el grado de análisis que se realiza acerca de los motivos que originan los rechazos. Evaluar la suficiencia de las medidas correctoras que se adoptan.

Seleccionar una muestra de rechazos, comprobando que se han rectificado y que se deja adecuada constancia de este hecho.

13. Con relación a la codificación de los materiales propiamente dichos:

Determinar si existe una normativa común que garantice que todos los centros de la empresa utilizan criterios comunes para la codificación de los materiales. Evaluarla.

Comprobar que los criterios de codificación garantizan que se aplican en los distintos centros los mismos códigos a elementos con la misma denominación.

Investigar las discrepancias.

Seleccionar una muestra de ítems y comprobar su codificación de acuerdo con la norma.

III.2 FUNCIONAMIENTO GENERAL

III.2.1 Transacciones de Almacenes

NOTA PREVIA Los procedimientos de auditoría que se detallan a continuación cubren los movimientos más habituales de los almacenes. No obstante puede haber, como ya hemos comentado, muchos otros dependiendo de la propia entidad, su complejidad, sus procesos fabriles, comerciales, etc.

Para los movimientos que no se contemplan en el programa, deberán realizarse las correspondientes adaptaciones.

ENTRADAS Para la verificación del proceso de las entradas, deberán tener en cuenta los Programas de Recepción de Suministros y de Recepción cualitativa, ya que la documentación que se procesa se origina en dichos procesos.


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1. Seleccionar una muestra de recepciones (a partir de los documentos de entrada físicos o virtuales) y comprobar que se han procesado puntualmente y que en el Control de Existencias consta la fecha en que la mercancía entró, quedando marcada como pendiente de aceptación cualitativa.

2. Comprobar que a la aceptación cualitativa, se ha eliminado la situación de

transitoriedad y la mercancía ha pasado a estar disponible para su consumo en el Control de Existencias.

3. Analizar las demoras que se producen en el proceso de estos movimientos y evaluarlas.

4. Para las otras entradas y que no son mercancías compradas, investigar los procesos

que se llevan a cabo y que normalmente serán unas subrutinas del programa principal. Efectuar similares comprobaciones en cuanto a la prontitud en su proceso y consiguiente información a los usuarios.

5. Comprobar que los procesos mecanizados se corresponden en realidad con los

movimientos de mercancía reales en almacenes; efectuar algunas pruebas para su comprobación.

6. Tener en cuenta en las comprobaciones anteriores que los procesos pueden realizarse

por introducción directa de datos en el ordenador, sin necesidad de documentos físicos.

SALIDAS

NOTA PREVIA

Aunque algunas de las comprobaciones que se exponen a continuación se refieren para los casos de un documento físico aunque también pueden emitirse a través del aplicativo por lo que deberán aplicarse las comprobaciones también a los documentos virtuales y a los procesos que se aplican a los mismos.

7. Para efectuar una prueba de detalle sobre la cumplimentación de los documentos de

salida, seleccionar una muestra para un período representativo cercano a la fecha de la auditoría, en función de la naturaleza de las extracciones (materiales directos, indirectos, etc.), por su significación económica y diversificada por las unidades emisoras de documentos, y verificar:

Que contiene los datos básicos de definición del suministro (orden de fábrica, centro de coste, orden comercial, proyecto, orden de mantenimiento, etc.).

Que se diferencie, si es necesario, la cantidad solicitada de la realmente servida.

Que los documentos están aprobados por personal autorizado.

Que se identifica la persona que entrega el suministro.

Que no existen tachaduras ni enmiendas en los datos básicos contenidos en el formulario.

8. Durante el trabajo de auditoría acudir a distintos almacenes y obtener un inventario de

todos los vales pendientes de entrega, a dicha fecha.


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Estratificar por antigüedad de la fecha de emisión, los documentos pendientes y por la naturaleza del suministro (directo o indirecto, etc.).

Determinar las causas de la demora en aquellos que, parcial o totalmente, estén aún pendientes de suministro y que tengan una cierta antigüedad.

Evaluar si los suministros pendientes corresponden a falta de capacidad de los almacenes para su entrega, o a comodidad de las unidades peticionarias.

Asegurarse que no es práctica habitual el retener los documentos de salida por no haberse completado la totalidad de las entregas de los suministros solicitados.

En caso que existan documentos retenidos por las causas señaladas en el punto anterior, cuantificar su volumen, repercusión económica e incidencia en el conjunto del control de existencias.

Verificar si las prácticas habituales determinan la emisión de documentos individuales, a nivel de código, o la utilización de documentos múltiples que originen dificultades y retrasos en la circulación documentaria.

NOTA Como criterio general desde el punto de vista de auditoría interna, aunque origine una mayor carga de trabajo administrativo, no es aceptable la utilización de documentos con entregas múltiples, salvo que sean suministrados en su totalidad o exista un seguimiento informático que facilite la emisión diaria de otro documento que detalle los materiales pendientes de entrega.

De no cumplirse este requerimiento no son aceptables procedimientos alternativos y distintos de los de la utilización de documentos individuales. Esta exigencia viene determinada por la necesidad de procesar los documentos en tiempo real, al producirse las extracciones de suministro, al objeto de disponer de una información sobre existencias físicas fiable y al día.

9. En base a la información disponible en la aplicación de existencias, o de no ser

practicable, de forma manual a partir de los formularios de salida, efectuar una prueba de detalle para calcular la demora existente entre la fecha en la que fueron entregadas al peticionario y la fecha de grabación y actualización, a efectos de existencias físicas.

Evaluar si la demora excede en más de un día, período que debe considerarse razonable con objeto de mantener un adecuado control de existencias en tiempo real.

Estratificar la demora existente por la naturaleza de las extracciones.

NOTA De no ser practicable efectuar estas pruebas a través de la aplicación mecanizada, posiblemente el procedimiento más sencillo sea acudir directamente a los lotes de grabación de documentos en donde figurarán todos los formularios clasificados por fechas.


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10. Durante la auditoría interna efectuar en una o en más ocasiones, una prueba de detalle acudiendo al área de Almacenes o de Informática y obtener un inventario de todos los documentos de salida pendientes de grabación a dicha fecha.

Estratificar la antigüedad.

Analizar aquellos que presenten una antigüedad superior a un día, obteniendo explicaciones que la justifiquen.

DEVOLUCIONES A ALMACÉN

11. Para efectuar una prueba de detalle sobre la cumplimentación de los documentos de devolución a almacén, seleccionar una muestra para un período representativo cercano a la fecha de la auditoría en función de la naturaleza de las devoluciones y diversificada por unidades emisoras, y verificar:

Que contienen los datos básicos de definición del suministro original (orden de mantenimiento, almacén, etc.), al objeto de asegurar una correcta imputación del descargo de costes que proceda.

Verificar, por conversaciones con personal de Calidad, o a través de los registros de Almacenes o Producción, que estas devoluciones corresponden a materiales que continúan siendo de utilidad en el proceso productivo y que, por tanto, no se dan entrada en almacén de materiales rechazables.

Que los documentos están aprobados por personal debidamente autorizado.

Que consta la firma de la persona que recibe el suministro.

12. Al objeto de poder efectuar una prueba de detalle de la adecuada asignación e imputación contable, seleccionar una muestra de devoluciones y verificar:

Si corresponden a devoluciones de materiales imputados en su día para una orden o un Centro de Coste, al objeto de asegurar el descargo de los costes correspondientes.

Si esta información está disponible, verificar que se ha descargado el coste de lo devuelto.

Comprobar el desfase temporal existente entre las extracciones originarias realizadas en su día y la fecha en la cual se ha efectuado la devolución al almacén. Analizar, en función del desfase temporal existente, si es práctica habitual el devolver el sobrante al almacén, o si por el contrario, esta devolución no se realiza de manera automática lo que impediría una correcta imputación de costes.

Si no consta orden o Centro de coste, analizar el tratamiento contable seguido para esta recuperación de material, determinando la adecuación de su imputación.

13. Efectuar una prueba de inspección ocular para determinar si es práctica habitual efectuar

devoluciones a almacén, una vez que se ha finalizado la fabricación para la cual fueron extraídos los suministros, o, si por el contrario, los sobrantes retenidos para utilizarlos en otras fabricaciones "sin coste" o sencillamente permanecen en talleres durante un plazo largo de tiempo. Analizar aquellos talleres que en un período cercano a la fecha de la


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auditoría interna hayan tenido, tengan y esté prevista su continuidad en la fabricación, y acudir físicamente a los mismos para:

Recorrer las instalaciones y verificar si existen sobrante que permanezcan almacenados en el taller, al pie de máquina, o en cualquier otra situación que les identifique como sobrantes no devueltos a almacén.

Comentar con personal responsable la situación de estos materiales, determinando las disposiciones más usuales que las prácticas seguidas por los talleres dan a los mismos.

Cuantificar su volumen económico, si éste es representativo.

14. Llevar a cabo una prueba de detalle sobre las demoras existentes en la grabación de los documentos, aplicar los procedimientos de auditoría ya descritos en pasos anteriores, adaptados a la peculiaridad de las devoluciones a almacén.

DEVOLUCIONES A PROVEEDORES:

15. Para efectuar una prueba de detalle sobre la cumplimentación de los documentos de devolución, seleccionar una muestra para un período representativo cercano a la fecha de la auditoría interna.

Verificar si consta la información necesaria para identificar el suministro de forma tal que permita su relación con la entrega original efectuada por el proveedor.

Verificar que existe una no aceptación cualitativa, rechazando el suministro de forma total o parcial.

Comprobar que la devolución al proveedor ha sido aprobada y tramitada a través del departamento de Compras.

16. Para efectuar una prueba de demoras seleccionar una muestra de devoluciones y

comparar la fecha del rechazo cualitativo y la fecha de la devolución; estratificar la demora resultante y evaluar la razonabilidad de la misma.

17. Acudir al área de recepción física y para efectuar una prueba de detalle, inventariar todos

los suministros rechazados y pendientes de devolución a la fecha de la auditoría interna; determinar su antigüedad y analizar las causas justificativas, evaluando su razonabilidad.

III.2.2 Control y valoración

CORTE DE OPERACIONES

Los procedimientos de auditoría interna que se desarrollan en este capítulo hacen referencia, exclusivamente, al cierre mensual.

18. Para las entradas en almacén de cualquier tipo de material o producto:

Seleccionar un cierto número de las últimas entradas anteriores al cierre y de las

primeras posteriores al mismo.


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Para las últimas entradas anteriores al cierre, cotejar que han sido incluidas en los registros de inventario permanente antes del cierre.

Para las primeras entradas posteriores al cierre, verificar que se han anotado en los inventarios permanentes con posterioridad.

19. Para las salidas de almacén:

Asegurarse de que la totalidad de los vales de salida producidos en el período antes de cierre se han dado de baja de los registros permanentes de inventario antes del cierre.

En las salidas posteriores a la fecha de cierre, verificar que se han dado de baja en los registros permanentes de inventario del siguiente periodo.

20. Con relación a las salidas de almacén destinado a facturación o a transferirse a otros

centros, llevar a cabo las verificaciones ya comentadas que sean aplicables.

Para el caso de "transferencias a otros centros" comprobar que el tratamiento aplicado a través de las cuentas de "enlaces internos" ha sido adecuado.

Obtener un detalle de los documentos de entrada y salida pendientes de procesar, analizar su importancia económica y su incidencia en el cierre. Adicionalmente evaluar posibles repercusiones en los resultados del periodo.

Si no existe un control numérico de los documentos de entrada y salida mediante conversaciones con personal responsable determinar si es viable un procedimiento fiable con vistas a la prueba del "corte de operaciones, que permita llevar a cabo las verificaciones previstas en los apartados anteriores.

21. Analizar los controles establecidos para el seguimiento de los materiales pendientes del

parte de inspección cualitativa. 22. Obtener (si es practicable) un detalle de los partes de recepción pendientes de utilidad

cualitativa al cierre. Preparar un PT en el que se desglose por antigüedad.

Analizar y evaluar los retrasos producidos, juzgando las causas determinantes.

Evaluar su posible incidencia económica en los Estados Financieros al cierre.

23. En el supuesto de que no sea posible la obtención del detalle previsto en el punto anterior, establecer procedimientos alternativos que permitan conocer la antigüedad e importancia de los partes de recepción pendientes de verificar cualitativamente.

24. En base a la información obtenida en los apartados anteriores seleccionar una muestra

de partidas para la revisión. Comprobar que se han contabilizado como compras del ejercicio en que se han devengado y establecido la provisión correspondiente al cierre.

25. Concluir sobre la corrección del "corte de operaciones" al cierre contable.

26. Para los materiales de terceros en el almacén y para los que siendo propiedad del

almacén no están en el mismo, obtener un detalle individualizado por partidas en el que se señale: Número y fecha del documento de entrega, depositante, descripción, precio unitario y unidades físicas (si es aplicable) e importe.


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Verificar su exactitud aritmética.

Analizar los sistemas de control establecidos sobre este material.

Determinar los criterios de valoración, concluyendo sobre su corrección.

Comprobar si se realizan confirmaciones periódicas con terceros del material en consignación.

Para aquellas partidas que presenten un cierto desfase temporal analizar su situación y concluir sobre si responden a un verdadero material en consignación o en depósito.

27. Para comprobar si se mantiene una adecuada cobertura de seguros sobre las existencias:

Comparar los capitales asegurados (fijos y flotantes) con los niveles medios de los inventarios.

Evaluar la suficiencia de la cobertura y riesgos abiertos.

Determinar si se informa en el tiempo y forma adecuados, para mantener actualizada la cobertura de seguros.

28. Para el capítulo de repuestos, determinar que se encuentran correctamente

clasificados contablemente, revisando los criterios establecidos.

29. En relación a los subproductos y residuos, obtener un inventario detallado por partidas en el que se señale: código, descripción, unidades físicas, precio unitario e importe.

Verificar su exactitud aritmética.

Analizar los sistemas de control establecidos para este material.

Determinar los criterios de valoración, concluyendo sobre su corrección.

Analizar los controles y procedimientos de venta establecidos, evaluándolos y concluyendo sobre su adecuación.

Comparar los precios de venta usuales con los costes, y si éstos son superiores evaluar su posible incidencia en los resultados.

CONTROL DE EXISTENCIAS – REGISTROS MECANIZADOS

En este apartado las verificaciones previstas están encaminadas a determinar si el mantenimiento de los registros de inventario, físico y contable asegura que éstos reflejan en todo momento la realidad de los inventarios.

30. Con relación a los registros físicos de existencias, de los distintos almacenes y a partir

del análisis de los documentos de entrada y salida pendientes de registrar, determinar la demora existente en la actualización de los registros, ya sean manuales o mecanizados.

Comprobar la frecuencia con la que se editan los movimientos documentales.

Determinar la periodicidad que se registran los movimientos producidos.

Concluir sobre la razonabilidad de las demoras denotadas.

31. En los registros de inventario permanente valorados (contables):


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Comprobar si son comparados periódicamente con los registros físicos.

Determinar si los procedimientos en vigor aseguran una adecuada correlación entre ambos registros.

Con referencia al último inventario permanente disponible a la fecha de la auditoría, seleccionar una muestra de partidas representativa de los distintos almacenes, cotejar las existencias físicas según registros físicos y contables, analizar las posibles diferencias y concluir acerca de la coordinación existente entre ambos registros.

Comprobar la frecuencia con la que se actualizan estos registros.

Revisar los documentos existentes pendientes de su registro.

Concluir sobre la razonabilidad de las demoras denotadas.

32. En los casos en los que únicamente exista un registro de inventario (físico y contable), determinar si las personas encargadas de la actualización de los registros son independientes de las encargadas de la custodia física de las existencias.

33. En los casos de acceso directo a los registros (pantallas).

Comprobar si sólo personas autorizadas acceden a su manejo.

Determinar si la introducción de datos se efectúa exclusivamente en base a documentos adecuadamente cumplimentados y aprobados.

ANÁLISIS DE VALORACIÓN

34. Obtener o preparar un papel de trabajo a nivel financiero, para el período auditado, en la que se presente comparativamente, el saldo inicial, saldo final y su variación.

Verificar la exactitud aritmética.

Cotejar con el balance y los papeles de trabajo del período anterior, el balance final auditado y el libro Mayor.

35. Obtener o preparar un papel de trabajo en el que se comparen los saldos de Existencias

según contabilidad Analítica y según Contabilidad General.

Verificar la exactitud aritmética.

Cruzar referencia al papel de trabajo obtenido en el punto anterior.

Los saldos de la Contabilidad Analítica cotejarlos con el Balance de la Interna y el Libro Mayor.

Analizar la razonabilidad de las cuentas Analíticas que configuran los saldos de Existencias según la Contabilidad General, comprobando si por su concepto y contenido se ajustan a lo establecido en el Plan de Cuentas de la sociedad.

36. Obtener un inventario detallado por almacenes y elementos por elementos en el que

se señale: código, descripción, precio unitario, unidades físicas e importe.

Verificar su exactitud aritmética. Cuando por el volumen de los inventarios esta verificación sea laboriosa, se podrá establecer procedimientos alternativos de auditoría interna que satisfagan estos requisitos, tales como: grupos de artículos,


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almacenes, etc. y para el resto de los listados revisarlos de forma global si existen partidas cuyo cálculo aritmético pueda parecer dudoso.

Revisar, de forma global, el inventario comprobando si existen partidas anormales o poco usuales que tengan una cierta significación económica, tales como: importes acreedores, existencias negativas, precios sin valor, etc.; analizando su origen y concluyendo sobre su corrección.

37. Para llevar a cabo una prueba de valoración seleccionar una muestra de partidas

representativa de los distintos inventarios y aplicar los siguientes procedimientos de auditoría interna:

Obtener las últimas entradas anteriores a la fecha de la auditoría interna, hasta que cubran un nivel razonable del stock final.

Calcular, mediante la aplicación de los criterios de valoración fijados por la empresa, los precios unitarios resultantes.

En los casos en que sea aplicable, evaluar la incidencia que sobre este cálculo pueda tener el capítulo de impuestos, transportes, seguros, descuentos, etc. y en la medida en que sea significativo establecer una estimación de incrementos para el cálculo del coste unitario.

En base a los puntos anteriores determinar los costes unitarios resultantes y compararlos con los consignados en el inventario. En caso de que existan diferencias de importancia, analizar sus causas y concluir sobre la razonabilidad de las justificaciones obtenidas.

NOTA Las pruebas de valoración anteriores se refieren fundamentalmente a los elementos que se compran, no siendo aplicables a productos semiterminados y productos finales, en cuya composición de coste intervienen otros factores.

III.2.3 Recuentos físicos

Las verificaciones que se detallan a continuación están basadas en un sistema de recuentos rotativos periódicos, que se desarrollan a lo largo del ejercicio económico, de forma periódica (semanal, mensual...) Si se efectuara un recuento único total (con parada de actividades de todo tipo), al cierre del ejercicio o a cualquier otra fecha prefijada, se elaboraría un programa de auditoría interna específico en donde se comprenderían las comprobaciones de auditoría interna a desarrollar.

38. Describir el procedimiento utilizado para llevar a cabo los conteos físicos y:

Verificar si se efectúan a partir de la información mecanizada que selecciona las partidas a contar.

Analizar, a través de los registros de almacenes, que el alcance anual del trabajo cumple razonablemente los objetivos previstos


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Comprobar que los equipos de conteo llevan a cabo su función de forma que asegure un recuento eficaz de las existencias seleccionadas.

Evaluar si los equipos de recuentos conocen adecuadamente sus funciones (Desde el punto de vista de auditoría interna no es aceptable que las personas que van a efectuar los conteos dispongan de una información previa sobre las cantidades de unidades físicas en inventario).

Comprobar que se deja evidencia suficiente de los conteos, con un nivel de desarrollo adecuado.

39. Efectuar una selección previa de la muestra a recontar por auditoría interna, en base

a una clasificación ABC, de los inventarios, de su naturaleza, cantidad en stock, valor económico (unitario o total), que sea representativa.

40. Previamente a la realización de los conteos comentar y convenir con personal

responsable el momento idóneo para llevar a cabo nuestras pruebas de recuento.

41. Establecer un procedimiento que asegure que los registros de inventario permanentes se encuentran correctamente actualizados:

Si no es posible actualizar los registros de inventario, obtener, controlar y segregar los movimientos de entrada y salida pendientes de anotar en los registros.

Si se han actualizado los registros revisar, por muestreo, los movimientos de altas y bajas contabilizados en los días anteriores a nuestra visita, comprobando que corresponden a movimientos soportados por documentos debidamente cumplimentados y autorizados.

42. Asegurarse de que mientras se realiza el recuento no se produce movimiento alguno

de entradas y salidas del almacén. Si no es posible, establecer, de acuerdo con el responsable del mismo, un sistema que permita controlar las altas y bajas realizadas durante el recuento.

43. Antes de iniciar el muestreo, recorrer el almacén, juzgar la adecuacidad del mismo,

determinando si los materiales están debidamente controlados, ubicados y salvaguardados.

44. Comentar con personal responsable la posible existencia de material obsoleto excesivo

o inutilizado. Anotar los códigos y cantidades de las partidas detectadas y comprobar posteriormente su valoración contable.

45. En base a la muestra seleccionada se verificará la existencia física partiendo del registro

permanente. Tomar otra muestra directamente del almacén, recontar y cotejar posteriormente con el registro permanente de inventario.

46. Para todas las partidas seleccionadas por ambos procedimientos en el punto anterior

comprobar si la existencia según registros de inventario permanente y las fichas de control físico son coincidentes a la fecha del balance auditado. En caso contrario solicitar la conciliación de las diferencias existentes entre ambos registros y analizar las


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partidas de conciliación comprobando si el "corte" de movimientos de altas y bajas ha sido adecuado.

47. Para las partidas seleccionadas y recontadas físicamente preparar un PT en el que por

lo menos se señale: código, descripción del material o producto, proveedor (si procede), existencias a la fecha de la auditoría, movimientos de altas y bajas hasta la fecha del recuento físico, total existencias según registro de inventario de almacén, cantidad recontada por auditoría, diferencia surgida (en términos absolutos y relativos), valor económico en existencias, e importe en pesetas de la desviación y comentarios explicativos si la misma es significativa.

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