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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001:2008

PC-SGC-02

PROCEDIMIENTO DE CALIDAD FECHA: Septiembre 2014

CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS. Pág. : 1 de 6

DOC. Nº ESTADO CONTROLADO PC-SGC-02

REVISION 4 EDICION A

SI

NO

1. OBJETIVO.

El propósito de este Procedimiento de Calidad es establecer las pautas para controlar, aprobar, codificar, modificar, distribuir, reponer y eliminar, los documentos del Sistema de Calidad sometidos a control, asegurando que las ediciones actualizadas de los documentos apropiados estén disponibles en todos los puntos en que se realizan las operaciones fundamentales para el funcionamiento efectivo del Sistema de Calidad.

2. ALCANCE.

Este procedimiento se aplica a los documentos de Nivel I, II y III desarrollados para el Sistema de Calidad de Empresas Orsan.

3. RESPONSABILIDAD.

El Encargado del Sistema de Gestión de Calidad es responsable de la distribución, reposición, codificación y eliminación de la documentación. Las diferentes Gerencias y Jefaturas de Áreas o Departamentos emisores de los documentos antes mencionados son responsables de las actualizaciones de sus procedimientos y cumplir con lo establecido en este documento como en lo establecido en el PC-SGC-01. Las diferentes Jefaturas de Áreas o Departamentos, son responsables de mantener actualizadas las Instrucciones y documentación técnica.

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS.

4.1. Norma ISO 9001:2008, Cláusula 4.2.3 4.2. Manual de Calidad.

5. DEFINICIONES.

a) Copia Controlada: Copia destinada a los Departamentos operativos, sometida a un Procedimiento de distribución controlado, de modo que asegura que es la última versión del documento, mediante documento de


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recibo, eliminación de copias obsoletas, edición periódica de revisión en vigencia, procedimiento informático o procedimiento escrito.

b) Copia No Controlada: Copia sometida a un Procedimiento de distribución no

registrado, de carácter informativo. En caso de que se precise hacer uso de una copia no controlada para alguna actividad, deberá consultarse previamente cual es la revisión en vigencia.

c) Confeccionadores: Personal encargado de la creación del documento.

6. OPERACIÓN.

6.1. Control de la Documentación.

Se establece el control de la siguiente documentación: • Manual de Calidad y SGC. I Nivel • Procedimientos Operativos de Calidad, II Nivel • Instrucciones Técnicas de Trabajo, Lista Maestra de Documentos, III Nivel • Normas y Documentos Externos (planos, especificaciones del Cliente)

6.2. Realización, aprobación y revisión de la documentación.

Todos los documentos definidos en el punto 6.1, son realizados, revisados y aprobados según el siguiente cuadro de responsabilidades.

CUADRO DE RESPONSABILIDADES

Realizado por Revisado por Aprobado por Documento I Nivel Encargado SGC Encargado SGC Gerente General Documento II Nivel Confeccionador Jefe departamento Gerente de Área Documento III Nivel Confeccionador Jefe departamento Gerente de Área

El Gerente General en conjunto con el ESGC son quienes aprueban los siguientes procedimientos operativos generales de la Empresa: PC-SGC-01 al PC-SGC-08 Los demás procedimientos e instrucciones técnicas son aprobados según cuadro de responsabilidades antes descrito.


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6.3. Codificación de Procedimiento Operativo de Calidad.

Para su identificación, a cada documento se le asigna un código de referencia y un número de revisión para su registro y archivo. A modo de ejemplo, se identificará como:

PC _ _ _ _ 00

Procedimiento de Calidad

Sigla de identificación del Depto. de origen.

Indica el Nº del Procedimiento por Depto. (Correlativo).

6.3.1. Codificación de Instructivos de referencia a la Norma ISO 9001:2008

IT _ _ _ _ 00 / 00

Instructivo de Trabajo

Sigla de identificación del Depto. de origen.

Indica el Nº del Procedimiento por Depto. (Correlativo).

Indica el Nº del Instructivo (Correlativo).

6.4. Modificación.

Toda modificación de los procedimientos, debe efectuarse mediante una solicitud de cambio de documentación (anexo 4) la cual debe ser solicitada por la persona responsable del proceso al Encargado del Sistema de Gestión de Calidad. Una vez llenada, se debe proceder de la siguiente manera según el Nivel de documentación que corresponda:

a) Manual de Calidad: Cualquier propuesta de modificación del Manual de

Calidad, se dirige al Encargado del Sistema de Gestión de Calidad Corporativo mediante Memorándum Interno y/o correo electrónico, quien coordina con el Gerente General la aprobación de dicha propuesta.

b) Procedimientos Operativos de Calidad: Las propuestas de modificación

se deben realizar por cada ejecutor del proceso quien coordina con sus jefaturas de áreas la aceptación o rechazo, de ser aceptada la modificación se procede de acuerdo al punto 6.4.1.

6.4.1. Proceso de Modificación.

Después de ser aceptada la modificación de los documentos de Nivel I, II y III y aprobada según punto 6.2, el Encargado del Sistema de Gestión de Calidad procederá


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SI

NO

a modificar el documento y su posterior distribución y reposición según punto 6.5, del presente Procedimiento. En la última edición actualizada del documento, el cambio se debe destacar con letra negrita y cursiva. Las solicitudes de modificaciones rechazadas, las comunicará el Encargado de Gestión de Calidad vía memorándum interno (mail), indicando las causas de la No aceptación directamente al solicitante. Cada vez que exista alguna modificación el Encargado del Sistema de Gestión de Calidad entrega una edición actualizada del documento, utilizando la “Lista Maestra de Documentos”. El registro de modificaciones será controlado mediante tabla de revisiones y modificaciones ANEXO 1 D

6.4.2. Documentos que no pueden ser modificados.

En el caso particular de los documentos que no pueden ser modificados, como normas (nacionales o internacionales), especificaciones de los clientes, catálogos y manuales son sometidos al siguiente control: Distribución, vigencia y eliminación.

a) Distribución y eliminación: Se realiza según el presente procedimiento. b) Vigencia: Los responsables de manejar la documentación de origen externo, de

cada Departamento, deben solicitar al confeccionador por lo menos una vez al año su estado de vigencia actual.

6.4.3. Estado de la Documentación.

En el pie de página se indica el Nº de documento, repitiendo el Nº y codificación del encabezado de página. También se indica el estado de “Revisión” del documento. Después de la cuarta revisión (modificación) el responsable del proceso edita el documento completo nuevamente (quitando las negrillas y cursivas), registrando el cambio de edición con una letra mayúscula siguiendo el orden alfabético.

Ejemplo: Para revisiones de la 0 a la 9, corresponde Edición: A. Para revisiones de la 0 a la 9, corresponde Edición: B.


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SI

NO

Para revisiones de la 0 a la 9, corresponde Edición: C.

6.4.4. Documentos de uso restringido o confidencial.

Para aquellos documentos, original y copia, que siendo controlados, además tienen un uso restringido o confidencial, se estampará un timbre que diga “USO RESTRINGIDO”, en cada una de sus páginas, firmado por el Encargado del SGCC. (Anexo Nº 3, letra B).

6.4.5. Fotocopias de Documentos.

Para aquellos documentos que siendo controlados, se requiere enviar una copia del mismo a un cliente o persona externa a la organización, el Gerente del Área deberá pedir al Encargados del SGCC una copia de dicho proceso y estampará un timbre en cada página del documento, indicando “FOTOCOPIA AUTORIZADA” firmando sobre el timbre (Anexo Nº 3, letra C).

6.5. Distribución y reposición.

Con el fin de garantizar el envío y reposición de los documentos (definidos en punto Nº 6.1. del presente Procedimiento de Calidad) a todos quienes mantengan copias controladas, de documentos del SGC, el Encargado del Sistema de Gestión de Calidad Corporativo hace entrega del documento actualizado dejando constancia (firma) por parte del receptor, en el registro “acuse de recibo” (anexo nº 2) contra la entrega del documento obsoleto. El Encargado del Sistema de Gestión de Calidad Corporativo verificará así mismo la correcta distribución de la documentación a través de un documento llamado “Lista Maestra de Documentos”. (Anexo Nº 1A y Anexo Nº 1B).

6.6. Eliminación.

Encargado del Sistema de Gestión de Calidad entrega copia actualizada de los documentos definidos en el punto 6.1, que hayan experimentado algún cambio, procede a reemplazar los documentos obsoletos y reemplazarlos por las nuevas versiones.

La copia controlada obsoleta (identificada según anexo Nº 3, letra A), perteneciente al Encargado del Sistema de Gestión de Calidad Corporativo, se mantendrá en un archivo especial con un timbre Obsoleto, durante un año (Archivo Histórico).


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7. REGISTROS.

Toda la documentación actualizada generada por las Gerencias, Áreas o Departamentos, es mantenida en el archivo de cada unidad que tenga copia de ella según se indica en el Índice del Manual de Procedimientos del Área. Los registros que se derivan de la aplicación de este Procedimiento de Calidad, los archiva el Encargado de Sistema de Gestión de Calidad Corporativo.

8. ANEXOS.

8.1. Nº 1A Lista Maestra de Documentos: Procedimiento de Calidad. 8.2. Nº 1B Lista Maestra de Registros: Registros de Calidad. 8.3. Nº 4 Solicitud de cambio de la documentación 8.4. Nº 1D Tabla de Revisiones y Modificaciones

EJECUTADO POR Nombre: Emilio Arce Firma:

REVISADO POR Nombre: Alberto Gálvez Firma:

APROBADO POR Nombre: Alberto Gálvez Firma:

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