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MACROPROCESO
PROCESO: SUBPROCESO:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS TRATAMIENTO DATOS PERSONALES
Versión: 1.0 Código: Fecha Vigencia: Pág. 1 de 22
Elaborado por Nombre: Michael Moreno Álvarez
Cargo: Asesor Externo –Paniagua &
Tovar Abogados S.A.
Validado por Nombre: José Gabriel Bernal
Cargo: Gerente Financiero Colombia
Aprobado por Nombre: Juan Ricardo Puyo Hoyos
Cargo: Primer Suplente del Representante
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CONTROL DE CAMBIOS
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1.0 Todas Nuevo 06/11/2019 Michael Moreno A. Versión Inicial
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS TRATAMIENTO DATOS PERSONALES
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CONTENIDO
Pag.
1. OBJETIVO .............................................................................................................................. 4
2. ALCANCE ............................................................................................................................... 4
3. MARCO LEGAL ...................................................................................................................... 4
4. DEFINICIONES ...................................................................................................................... 4
5. PRINCIPIOS RECTORES ....................................................................................................... 6
5.1. Tratamiento de Datos Sensibles ............................................................................................ 7
5.2. Datos de los niños, niñas y adolescentes .............................................................................. 8
6. SUMINISTRO DE DATOS PERSONALES ............................................................................. 8
7. OBLIGACIONES ..................................................................................................................... 8
7.1. Obligaciones de MERZ COLOMBIA S.A.S. ........................................................................... 8
7.2. Obligaciones de los encargados del tratamiento ................................................................. 10
8. AVISO DE PRIVACIDAD ...................................................................................................... 11
9. POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ...................................................... 12
9.1. Definición de Responsabilidades ......................................................................................... 12
9.2. Recolección y obtención de Información .............................................................................. 13
9.3. Tratamiento y Finalidad del Tratamiento .............................................................................. 13
10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÒN ................................................ 15
11. AUTORIZACIÓN .................................................................................................................. 16
11.1. Autorización para el Tratamiento de datos personales ........................................................ 16
12. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN ............................................................................ 17
13. CONSULTAS ........................................................................................................................ 17
14. RECLAMOS.......................................................................................................................... 18
15. DERECHO DE ACCESO A LOS DATOS ............................................................................ 19
16. ACTUALIZACIÒN Y RECTIFICACIÓN DE DATOS ............................................................. 19
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17. SUPRESIÓN DE DATOS ..................................................................................................... 19
18. ALMACENAMIENTO Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ............................................ 20
19. LIMITACIONES AL TRATAMIENTO DE DATOS ................................................................ 20
20. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS ................................ 21
21. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS ...................................................... 21
22. CONTROL DE CAMBIOS Y MODIFICACIONES ................................................................ 21
23. IMPLEMENTACIÓN Y SOCIALIZACIÓN ............................................................................. 22
24. SANCIONES......................................................................................................................... 22
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1. OBJETIVO
Definir las responsabilidades y manejo de los Datos Personales de los grupos de interés de MERZ
COLOMBIA S.A.S.
2. ALCANCE
Este manual, sus anexos y modificaciones regulan el Tratamiento de datos personales de MERZ
COLOMBIA S.A.S.
3. MARCO LEGAL
Constitución Política de Colombia, artículos 15 del Habeas Data, 20 y 74 sobre acceso a
la información.
Ley Estatutaria 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la
protección de datos personales.
Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581
de 2012.
4. DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del
Tratamiento, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la
cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que
le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que
se pretende dar a los Datos Personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
o Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima,
reservada, ni pública y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a
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un Titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como
el dato financiero y crediticio.
o Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante
para el Titular.
o Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen
racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como datos relativos a la salud, a la
orientación sexual, y los datos biométricos.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados
datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión
u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos
públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,
gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén
sometidas a reserva.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del
responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular o Titulares: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado
del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos
personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra
dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos
dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la
realización de un Tratamiento por el Encargado o por cuenta del Responsable.
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Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales
como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. PRINCIPIOS RECTORES
a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos personales: El Tratamiento a
que se refiere la 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido
en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo
con la Constitución Política de Colombia y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo,
expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados
sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de
datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a
obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que
se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones del presente
documento y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por
personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en el presente documento
o en la ley. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles
en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o
terceros autorizados conforme al presente documento y las políticas de manejo y acceso de
información de MERZ COLOMBIA S.A.S.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del
Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere el presente documento, será
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manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de
Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la
reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de
Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en
el presente documento, la ley y en los términos de la misma.
5.1. Tratamiento de Datos Sensibles
MERZ COLOMBIA S.A.S., no podrá dar Tratamiento alguno a los datos catalogados por la ley
vigente como sensibles a excepción de que:
El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos en que
por ley no sea necesario el otorgamiento de la autorización.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre
física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán
otorgar la autorización.
El Tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas y con las debidas
garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo
de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran
exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por
razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la
autorización del Titular.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán
adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
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5.2. Datos de los niños, niñas y adolescentes
MERZ COLOMBIA S.A.S. sólo podrá dar Tratamiento a los datos de niñas, niños y adolescentes que
sean catalogados como públicos; así mismo MERZ COLOMBIA S.A.S. deberá asegurar el uso
correcto y adecuado de estos datos.
MERZ COLOMBIA S.A.S. y los Encargados del Tratamiento declaran que el Tratamiento de los
Datos Personales de los niños, niñas y adolescentes responde y respeta el interés superior y los
derechos fundamentales de estos.
La autorización del Tratamiento de estos datos deberá estar otorgada únicamente por el
representante legal del menor previo ejercicio de su derecho de ser escuchado, opinión que será
valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad del menor para entender el asunto
tratado.
6. SUMINISTRO DE DATOS PERSONALES
La información y Datos Personales que reúnan las condiciones establecidas por la ley y las demás
normas sobre la materia, podrán suministrarse a las siguientes personas:
a) A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
7. OBLIGACIONES
7.1. Obligaciones de MERZ COLOMBIA S.A.S.
Sin perjuicio de las demás disposiciones legales MERZ COLOMBIA S.A.S. deberá cumplir con los
siguientes deberes:
Garantizar al Titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
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Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobante y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar
las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga
actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del
Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente
Manual.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la
ley, la Política de Tratamiento de Datos Personales o en el presente Manual.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la adicionen, modifiquen o
reglamenten y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en
discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado
el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
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Informar a la autoridad de protección de datos y a MERZ COLOMBIA S.A.S. cuando se
presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de
la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, el
Gobierno Nacional y las entidades competentes, respecto del Tratamiento de Datos
Personales.
7.2. Obligaciones de los encargados del tratamiento
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás
disposiciones legales:
Garantizar al Titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los
términos establecidos en la ley vigente y el presente manual
Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco
(5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados
en la ley y el presente manual.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento del presente documento y en especial, para la atención de consultas y
reclamos por parte de los Titulares.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula
en el presente manual y en la ley.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado
por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad
del dato personal.
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Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo objeto
haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por la entidad
competente.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que se hayan facultado para
tal fin o que por la finalidad u objeto de su oficio o labor indiscutiblemente deban acceder a
dicha información.
Informar a la autoridad de protección de datos y a MERZ COLOMBIA S.A.S. cuando se
presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de
la información de los Titulares.
Cumplir con las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, el
Gobierno Nacional y las entidades competentes, respecto al Tratamiento de Datos
personales.
8. AVISO DE PRIVACIDAD
Cuando no sea posible poner a disposición del titular la Política de Tratamiento de la Información,
MERZ COLOMBIA S.A.S. informará por medio de un Aviso de Privacidad, sobre la existencia de
tales políticas.
El Aviso de Privacidad se expedirá en medios físicos, electrónicos o en cualquier otro formato, en
donde se ponga a disposición del Titular de los datos, además de la existencia de la Políticas de
Tratamiento de Datos Personales, la forma de acceder a ellas y la finalidad que se pretende dar a la
información; el aviso se enviará al correo electrónico o dirección física cuando se disponga de dicha
información. En caso contrario, se publicará en la página web de la entidad en documento dirigido al
titular de los Datos Personales.
En cumplimiento a la normatividad colombiana vigente en referencia al manejo de información
personal, MERZ COLOMBIA S.A.S. pone a disposición de los Titulares el Aviso de Privacidad como
mecanismo de protección de los Datos Personales, el Tratamiento y uso de la información de todos
sus grupos de interés; éste mismo aplica para todos los productos y servicios que pudiese ofrecer
MERZ COLOMBIA S.A.S. en cualquier momento por medio de cualquier canal de comunicación
establecido con los Titulares de la información.
Para mayor información sobre este aviso, la Política de Privacidad y los derechos de los Titulares
(acceso, rectificación, cancelación o supresión de los datos personales), los Titulares de la
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información pueden comunicarse en la ciudad de Bogotá D.C. a la línea [●], a la Carrera 11 # 87-51
Piso 3, o al correo electrónico [email protected].
9. POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En MERZ COLOMBIA S.A.S. y sus filiales a nivel mundial es de vital importancia el cumplimiento de
la ley y el buen desarrollo de las relaciones con sus grupos de interés, por lo que, a través de su
Política de Tratamiento de Datos Personales, busca fortalecer y consolidar el compromiso que
caracteriza el ADN de la compañía, en concordancia con sus estrategias de gobernabilidad y de
desempeño.
MERZ COLOMBIA S.A.S. es la Responsable del Tratamiento de Datos Personales, por lo que
establece un compromiso claro en todos los niveles de la organización a fin de garantizar que los
datos personales recolectados de sus grupos de interés serán debidamente tratados y que bajo
ninguna circunstancia dará Tratamiento a los que hagan referencia a información personal no
catalogada como pública por el Gobierno Nacional o las entidades territoriales competentes o que
no se encuentre en fuentes de acceso público y/o que no esté debidamente autorizada por el Titular
de la información.
9.1. Definición de Responsabilidades
Responsable del Tratamiento de Datos. MERZ COLOMBIA S.A.S. es el responsable del
Tratamiento, y se faculta al Representante Legal Principal y/o Suplente o quien haga sus veces y el
o los funcionarios que por cadena de mando éste autorice o delegue para ejercer la función de
Protección de Datos Personales y quien dará trámite a las solicitudes de los Titulares.
Los Titulares de la información podrán realizar las consultas, peticiones, quejas o reclamos sobre el
Tratamiento de sus Datos Personales y cómo ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y
suprimir datos o revocar la autorización de forma gratuita, por lo menos una vez por mes y cuando
MERZ COLOMBIA S.A.S. realice modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento y las
cuales motiven nuevas consultas a:
Domicilio: Carrera 11 # 87-51 Piso 3, en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: [email protected]
Los datos anteriores deberán estar en todo momento publicados en la página web de MERZ
COLOMBIA S.A.S. https://www.merz.com/co/politica-de-privacidad/ y en sus instalaciones físicas, en
lugar de fácil acceso y visibilidad.
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9.2. Recolección y obtención de Información
MERZ COLOMBIA S.A.S., recolecta información y Datos Personales en el momento en que el
cliente, proveedor, colaborador, contratista o demás persona perteneciente o representante de
alguno de los grupos de interés de la compañía suministra datos por medio de solicitudes o
suministro de cotizaciones de productos o servicios, o a través de vinculación de personal, datos que
son necesarios en los procesos de selección y contratación, registro y cumplimiento de normatividad
legal, o registro de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones y consultas, en la cuales
el titular informa libremente sus datos personales, principalmente los relacionados con su nombre,
tipo y número de documento de identidad, dirección de correo electrónico, número telefónico de
contacto, entre otros.
MERZ COLOMBIA S.A.S., obtiene la autorización para el Tratamiento de los Datos Personales de
la información cuando la misma cumpla como mínimo:
1. Los requisitos exigidos por la legislación vigente y los determinados en la Política de
Tratamiento de Datos Personales o en el presente Manual.
2. Cuando ésta se manifieste por escrito o por conductas inequívocas del Titular que permitan
concluir a MERZ COLOMBIA S.A.S., de una forma razonable que el mismo otorgó la debida
autorización.
3. Cuando ésta se recolecte de forma verbal siempre y cuando MERZ COLOMBIA S.A.S.
cuente con los medios necesarios para conservar prueba verificable de la misma.
En ningún caso el silencio del Titular podrá ser considerado como una conducta inequívoca.
9.3. Tratamiento y Finalidad del Tratamiento
Previa autorización del Titular de los Datos Personales, los datos personales de los Titulares de la
información son recopilados, almacenados, usados, circulados, compartidos, transferidos,
procesados, etc., de acuerdo a los parámetros legales y con ocasión del vínculo comercial y/o
contractual que los Titulares de la información tengan o hayan tenido con MERZ COLOMBIA S.A.S.
especialmente con la siguiente finalidad:
Fines administrativos propios de MERZ COLOMBIA S.A.S., incluyendo, pero sin limitarse a
ello, a la contratación de personal.
Comercialización de productos.
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Cargo: Primer Suplente del Representante
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Análisis de datos de encuestas y sus resultados, programas y estrategias de marketing y
gestión de ventas con o sin fines estadísticos, investigativos, comerciales o actuariales.
Caracterización de grupos de interés e implementación de estrategias de mejoramiento en
la prestación del servicio.
Tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y/o
felicitaciones presentados a la entidad.
Cumplimiento de la normatividad del sector en Colombia o en los países en donde MERZ
COLOMBIA S.A.S. tenga filiales o aliados comerciales o estratégicos.
Envío de notificaciones, avisos y publicidad sobre los servicios y productos ofrecidos.
Envío de información sobre educación o capacitación relacionada con los contratos
comerciales y/o contractuales adquiridos con o a través de MERZ COLOMBIA S.A.S o con
cualquier filial o aliado estratégico.
Manejo de pagos y controles contables.
Entrega y remisión de informes a las autoridades de control.
Envío de reportes financieros a centrales de riesgo.
Envío de información comercial, financiera y tributaria a la entidad que MERZ COLOMBIA
S.A.S., defina como proveedor de la póliza de riesgo crediticio y/o de crédito.
Transferencia y/o transmisión internacional de datos a Casa Matriz o países donde MERZ
COLOMBIA S.A.S. tenga filiales o aliados estratégicos o comerciales y en virtud del
cumplimiento de sus obligaciones contractuales y/o comerciales con los mismos para fines
informativos, estadísticos, auditables o que por el giro normal del negocio resulte
indispensable su transferencia y/o transmisión.
Las demás que sean requeridas para el normal y correcto funcionamiento del objeto social
de la compañía y sus procedimientos.
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MERZ COLOMBIA S.A.S., no utiliza medios engañosos o ilegítimos para recolectar y/o dar
Tratamiento de datos personales y deberá conservar una prueba de la autorización dada por el
Titular.
MERZ COLOMBIA S.A.S. asegura al Titular de la Información que, durante toda la relación laboral,
comercial y/o contractual que sea originada con el mismo, podrá ejercer su derecho a solicitar la
supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de LOS
MISMOS a través de los canales de comunicación indicados anteriormente, salvo que la misma sea
necesaria en cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales de MERZ COLOMBIA
S.A.S.
10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÒN
MERZ COLOMBIA S.A.S. deberá garantizar los siguientes derechos a los Titulares de la información
durante el Tratamiento de sus Datos Personales:
Conocer, actualizar y rectificar los datos ante MERZ COLOMBIA S.A.S. o los Encargados
del Tratamiento de sus datos. Este derecho se podrá ejercer entre otros frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo
Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el Titular de los
Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito
para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley como son: a) Información requerida
por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d)
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
Ser informado por MERZ COLOMBIA S.A.S. o el Encargado del Tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus Datos Personales.
Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las
demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
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Legal
Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales a sus Datos Personales que hayan sido
objeto de Tratamiento.
Los derechos del Titular podrán ser ejercidos por:
Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad conforme a la Ley.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación
apoderamiento.
Por estipulación a favor del otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas
para representarlos.
11. AUTORIZACIÓN
MERZ COLOMBIA S.A.S., solicitará durante la recolección de la información, autorización del Titular
para el uso y tratamiento de sus Datos Personales, salvo en los casos exceptuados en la ley (art. 10
Ley 1581/12). Dicha autorización deberá estar registrada en un documento físico o electrónico,
siempre que éste último registre la firma del Titular de los datos.
11.1. Autorización para el Tratamiento de datos personales
MERZ COLOMBIA S.A.S. obtiene la autorización por parte de los Titulares de la información para el
manejo de su información una vez los mismos la suministran a cualquier funcionario de la entidad
por cualquier canal de comunicación con el fin de obtener cotizaciones, solicitar cupos de crédito,
iniciar procesos de vinculación laboral, contractual y/o comercial, etc., o cualquier acción necesaria
para una eficaz atención comercial y/o contractual.
Como complemento de lo anterior, MERZ COLOMBIA S.A.S. ha desarrollado, implementado y/o
adoptados procedimientos para solicitar a los Titulares de la información, a más tardar al momento
de la recolección de datos personales la respectiva autorización para el Tratamiento de los mismos
por medio de los siguientes documentos:
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1. Contrato laboral de trabajo y/u Otro Sí al mismo
2. Formato de creación de clientes
3. Formato de creación de proveedores.
12. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
El Titular de la información, sus causahabientes o apoderados, podrán en cualquier momento
solicitar a MERZ COLOMBIA S.A.S., la revocatoria de la autorización otorgada, mediante la
radicación por escrito (correo físico o correo electrónico). La revocatoria de la autorización no
procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de
datos o MERZ COLOMBIA S.A.S., un mandato legal o judicial de conservarlos.
La solicitud se radicará ante el Representante Legal y/o el Encargado del Tratamiento y deberá
contener como mínimo la siguiente información:
- Nombre completo del Titular de los Datos Personales o el solicitante.
- Tipo y documento de identificación personal
- Dirección física y/o electrónica donde desea se remita la respuesta
El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se
deberá informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá dicha solicitud,
la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
Vencido el término legal respectivo, MERZ COLOMBIA S.A.S. o el Encargado del Tratamiento, según
sea el caso, no hubieran eliminado los Datos Personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la
Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que haga de sus veces que ordene la
revocatoria de la autorización de los datos personales.
13. CONSULTAS
Los titulares, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal del
titular que repose en cualquier base de datos de la compañía, por lo que MERZ COLOMBIA S.A.S.,
como Responsable del Tratamiento deberá suministrar a éstos, toda la información contenida en el
respectivo registro y/o la que esté vinculada con la identificación del Titular.
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La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la
fecha de recibo de la misma. De cumplirse el término sin que sea posible atender la consulta, MERZ
COLOMBIA S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos, informará al interesado,
expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual
no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
14. RECLAMOS
Los titulares, sus causahabientes o representantes que consideren que la información contenida en
una base de datos de MERZ COLOMBIA S.A.S, debe ser objeto de corrección, actualización o
supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos
en la presente Política, la Ley 1581 de 2012, así como las demás normas que la desarrollen,
modifiquen o complementen, podrán presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes
reglas:
El correspondiente reclamo deberá contener:
La identificación del Titular de los Datos Personales.
La descripción precisa de los hechos que dan lugar al reclamo.
Los datos de notificación, dirección física y/o electrónica.
Los demás documentos que considere necesarios para adelantar la reclamación.
Cuando la solicitud resulte de algún modo incompleta se requerirá al solicitante que subsane las
fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la misma. Transcurridos dos
(2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida,
se entenderá que ha desistido de la reclamación.
En caso de quien reciba el reclamo no esté facultado o no sea de su competencia la resolución de
la petición o solicitud del Titular, deberá remitirlo al área pertinente en un plazo no superior a dos (2)
días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el requerimiento a quien corresponda y deberá
dar aviso de tal situación al interesado.
Una vez recibida la información completa, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en
trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá
permanecer dentro de la base de datos hasta que la solicitud sea atendida en debida forma o
desistida por el Titular.
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El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se
deberá informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá dicha solicitud,
la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
Requisito de Procedibilidad. El Titular o su causahabiente sólo podrán elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio o el ente que haga de sus veces, una vez haya agotado
el trámite de consulta o reclamo ante MERZ COLOMBIA S.A.S. o el Encargado del Tratamiento.
15. DERECHO DE ACCESO A LOS DATOS
MERZ COLOMBIA S.A.S., garantiza el derecho de acceso a los Datos Personales, una vez se haya
verificado la identidad del Titular, su causahabiente y/o representante, poniendo a disposición de
éste, los respectivos Datos Personales y permitiéndole ejercer los derechos establecidos en la
Política de Tratamiento de Datos Personales, este Manual o en la ley.
16. ACTUALIZACIÒN Y RECTIFICACIÓN DE DATOS
Los Titulares, sus causahabientes o representantes podrán solicitar a MERZ COLOMBIA S.A.S., la
rectificación o actualización de los datos que éstos consideren que resultan incompletos o inexactos.
Para tal efecto, los Titulares, sus causahabientes o representantes deberán señalar las
actualizaciones y rectificaciones a que den a lugar, junto con la respectiva documentación que
soporte la solicitud.
MERZ COLOMBIA S.A.S., habilitará los medios electrónicos o físicos para garantizar este derecho,
que serán los mismos utilizados para la recepción de solicitudes o consultas de Datos Personales,
registrados en el presente documento.
17. SUPRESIÓN DE DATOS
Los Titulares, sus causahabientes y/o representantes podrán en cualquier momento y cuando
consideren que los datos no están recibiendo un tratamiento adecuado o los mismos no son
pertinentes o necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados, solicitar a MERZ
COLOMBIA S.A.S., la supresión de sus Datos Personales mediante la presentación de un reclamo.
La revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o
contractual de permanecer en la base de datos o MERZ COLOMBIA S.A.S., un mandato legal
o judicial de conservarlos.
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Si vencido el término legal respectivo, no se han eliminado los datos personales, el Titular tendrá
derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio, o quien haga sus veces, que
ordene la supresión de los Datos Personales.
MERZ COLOMBIA S.A.S., habilitará los medios electrónicos o físicos para garantizar este derecho,
que serán los mismos utilizados para la recepción de solicitudes o consultas de Datos Personales,
registrados en el presente documento
18. ALMACENAMIENTO Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
La Seguridad de la información es muy importante en MERZ, por lo cual se han definido políticas y
procedimientos orientados a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la
información, así como el control de acceso de los usuarios a la misma, los cuales están disponibles
para los usuarios de la información en la página web de MERZ COLOMBIA S.A.S.
https://www.merz.com/co/politica-de-privacidad/.
Las políticas y procedimientos son administrados, gestionados y monitoreados por la Gerencia
Comercial de MERZ a través de las gerencias y jefaturas respectivas en cada país y son aplicadas
a todos los colaboradores de MERZ COLOMBIA S.A.S. (directos o indirectos).
Así mismo, para el cabal cumplimiento de sus políticas, MERZ COLOMBIA S.A.S. implementa
compromisos de confidencialidad de la información a cargo de los funcionarios y personal externo
que sea en algún momento parte del proceso del negocio el Encargado de la información personal
perteneciente a los grupos de interés del grupo MERZ.
19. LIMITACIONES AL TRATAMIENTO DE DATOS
MERZ COLOMBIA S.A.S. y los Encargados del Tratamiento sólo podrán recolectar, almacenar, usar
o circular los Datos Personales durante el tiempo razonable y necesario, de acuerdo con las
finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de
que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la
información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales
que dispongan lo contrario, MERZ COLOMBIA S.A.S. y el Encargado deberán proceder a la
supresión de los Datos Personales en su posesión, a excepción que dichos datos deban ser
conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal y/o contractual.
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20. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS
MERZ COLOMBIA S.A.S. en cumplimiento de sus obligaciones legales, comerciales, contractuales
o corporativas con Casa Matriz y/o sus filiales en el extranjero podrá compartir y transferir parcial o
totalmente los datos del Titular de la información, en virtud del cumplimiento de sus obligaciones
contractuales y legales, quienes serán los Encargados y Responsables del Tratamiento de la
información, de acuerdo con las excepciones establecidas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
En caso de que la información sea requerida por entidades judiciales, administrativas o entidades de
control, no será necesaria la autorización de los Titulares para que MERZ COLOMBIA S.A.S. o el
Encargado suministre dicha información; esto también podrá ser aplicado cuando los datos deban
ser facilitados por razón de auditorías internas y/o externas, en las cuales los Responsables de dicho
proceso actuarán bajo el principio de confidencialidad y transparencia legalmente inherente a sus
funciones.
En todo caso para la Transferencia y Transmisión internacional de Datos Personales, que se
efectúen entre MERZ COLOMBIA S.A.S. y el Encargado del Tratamiento en otro país, no se requerirá
informar al Titular ni contar con su autorización cuando exista un contrato en los términos previstos
en el artículo 26 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
21. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos de MERZ COLOMBIA S.A.S. tendrán una vigencia igual y exacta de acuerdo a
la finalidad para la cual fueron obtenidos y autorizados en caso de haberse determinado en algún
momento expresamente o en su defecto un periodo máximo de diez (10) años.
22. CONTROL DE CAMBIOS Y MODIFICACIONES
MERZ COLOMBIA S.A.S. podrá efectuar cambios a la presente política y/o al Aviso de Privacidad
en cualquier momento a causa de modificaciones en la normatividad local o en las políticas
corporativas que tengan relación con los temas y disposiciones tratados en el presente documento
y que resulten de relevancia para cualquiera de los grupos de interés de MERZ COLOMBIA S.A.S.
Los mismos, deberán ser publicados en la página web de la compañía
https://www.merz.com/co/politica-de-privacidad/ de forma previa a su implementación para
conocimiento del público en general. Igualmente, MERZ COLOMBIA S.A.S. deberá obtener de los
Titulares la nueva autorización cuando los cambios se refieran a la finalidad del Tratamiento de sus
Datos Personales.
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23. IMPLEMENTACIÓN Y SOCIALIZACIÓN
MERZ COLOMBIA S.A.S. deberá adoptar los mecanismos necesarios para la puesta en marcha de
las políticas, lineamientos y procedimientos descritos en Política de Tratamiento de Datos Personales
y en este Manual a fin de garantizar la correcta implementación, entrenamiento de Responsables y
Encargados, así como la realización de los programas de capacitación con el apoyo del
Representante Legal y el/los Encargado (s) del tratamiento a nivel interno en la compañía.
24. SANCIONES
El incumplimiento de cualquiera de los elementos que componen y/o hacen o hagan parte esencial
de este documento será considerado como una FALTA GRAVE y se le dará el Tratamiento
estipulado en el Reglamento Interno de Trabajo, sin perjuicio de las demás disposiciones legales que
puedan estas acciones acarrear, de acuerdo a lo establecido en el artículo 23 de la Ley 1581 de
2012, las demás normas que la adicionen, modifiquen o reglamenten.
Dado en Bogotá D.C., diciembre 1 de 2019
JUAN RICARDO PUYO HOYOS
Primer Suplente del Representante Legal
MERZ COLOMBIA S.A.S.
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