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INSTITUCIÓN EDUCATIVA BOYACÁ

Proceso:GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

CódigoGAP-02

Procedimiento:COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

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SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001:2000

Responsable del Proceso

Responsable del Procedimiento

Versión Vigente desde:

Rectora. RectoraTesorera

01SEPTIEMBRE DE

2008.

Control de Cambios en el Documento

Causa del Cambio Cambio Realizado

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Tesorera. Comité de Calidad Rectora.



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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO.................................................................................................................................................................3

2 ALCANCE..................................................................................................................................................................3

3 DOCUMENTOS DE APOYO..................................................................................................................................3

NORMA ISO 9001:2000................................................................................................................................................3

4 TERMINOLOGÍA.....................................................................................................................................................3

5 DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO 9001:2000............................................................4

5.1 FLUJO GRAMA.....................................................................................................................................................4

5.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO..........................................................................................................5

6 INDICADORES.........................................................................................................................................................8

7 PRODUCTO NO CONFORME...............................................................................................................................8

8 ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA..........................................................................................................8

9 ANEXOS..................................................................................................................................................................9

9.1 ANEXO 1: GA2CC-R01 LISTADO DE PROVEEDORES….............................................................................9

9.2 ANEXO 2: PGA-03-R02 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS..........................................9

9.3 ANEXO 3: PGA-03-R03 ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS.........................................................10

9.4 ANEXO 4: PGA-03-R04 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS...............................................11

9.5 ANEXO 5: PGA-03-R05 RECIBIDO A SATISFACCIÓN..............................................................................12

9.6 ANEXO 6: PGA-03-R06 COMPARATIVO DE OFERTAS...........................................................................12

9.7 ANEXO 7: PGA-03-R07 ACTA DE INICIO.....................................................................................................13

9.8 ANEXO 8: PGA-03-R08 ACTA FINAL.............................................................................................................14

9.9 ANEXO 9: PGA-03-R09 ACTA DE AVANCE...................................................................................................14

9.11 ANEXO 10: PGA-03-R10 PRORROGA CONTRATO..................................................................................16



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1 OBJETIVO

Contratar los servicios de terceros y asegurar que estos sean de calidad y cumplan con las especificaciones técnicas requeridas.

2 ALCANCE

Este procedimiento aplica para contratación de servicios: Asesorías administrativas, laborales y jurídicas Asesorías técnicas para adecuación de obras civiles. Servicio de mantenimiento de instalaciones y equipos Servicio de seguridad y vigilancia

3 DOCUMENTOS DE APOYO

Norma ISO 9001:2000 Ley 80 de contratación. Ley 715 de 2001

4 TERMINOLOGÍA

No Aplica.



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5 DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO 9001:2000

5.1 Flujo grama

Presupuesto aprobadoPAC

1. Establecer los requisitos para la selección y registro de proveedores y realizar dicho registro.

GA02CC-R01 Listado de Proveedores .

Inicio



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5.2 Descripción del procedimiento

No Actividad Cargo persona responsable Detalle de la Actividad.

01

Establecer los requisitos para la selección de proveedores de servicios y realizar dicho registro.

RectoraTesorera

La Institución ha establecido los siguientes requisitos para el registro de sus principales proveedores de servicios.

1. Requisitos por tipo de proveedor: Persona jurídica: certificado de existencia y

representación legal de cámara de Comercio o RUT

Persona natural: Copia del RUT

Una vez seleccionado los proveedores se registran en el GAP-02-R01 Listado de Proveedores.

02Ejecutar el plan Anual de Compras.

RectoraTesorera

Contadora.

Teniendo como referencia el Plan de Compras: PGA-01-R08 Plan anual de compras, se procede a dar cumplimiento de la siguiente manera:

Se tienen las siguientes escalas de contratación y/o compras:

Desde 1 hasta 15 SMLMV

COMPRAS:

Orden de suministro: PGA-02-R03 Orden de Suministro

Factura o cuenta de cobro Recibido a satisfacción: PGA-02-R07 Recibido a

satisfacción.

CONTRATACIÓN:

Contratación directa sin formalidades plenas.

De conformidad con el artículo 46 decreto 2474 de 2008, la selección se hará con la única consideración de precios de mercado, garantizando en todo caso favorabilidad y conveniencia según el mejor precio en

2. Ejecutar el plan de Anual de compras.

GA02CC-R03 Orden de Prestación de ServiciosGA02CC-R04 Contrato de prestación de Servicios.GA02CC-R05 Comparativo de ofertas.GA02CC-R06 Orden de Suministro. GA02CC-R07 Recibido a satisfacción.

GA02CC-R08 Acta de Inicio. GA02CC-R09 Acta de Final.GA02CC-R10 Acta de AvanceGA02CC-R11 Prorroga Contrato

3. Realizar seguimiento al contrato y acta de inicio, avance y terminación.

4. Aplicar la evaluación a los proveedores de materiales, suministros y activos.

FIN

GA02CC Evaluación de Proveedores de Servicios.



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atención a la calidad, detalles técnicos, valor agregado, experiencia e idoneidad según corresponda en bien o servicio requerido.

Se elabora el contrato PGA-03-R04 Contrato de prestación de servicios y se le anexan los siguientes documentos.

Seguridad social. Antecedentes disciplinarios Antecedente fiscales ARP Pasado judicial. Se requieren 1 cotización.

DE 15 SMLMV Y MENOR DE 20 SMLMV.

Se solicitaran como mínimo dos cotizaciones, la combinación de precio, calidad, detalles técnicos, valor agregado, experiencia e idoneidad, serán los factores que determinen la conveniencia y favorabilidad para la selección.

Compras:

2 cotizaciones PGA-03-R06 Comparativo de ofertas. PGA-02-R03 Orden de Suministro Factura o cuenta de cobro Recibido a satisfacción. PGA-02-R07

Recibido a satisfacción.

Contratación:

Se elabora el contrato PGA-03-R04 Contrato de prestación de servicios. y se le anexan los siguientes documentos.

Seguridad social. Antecedentes disciplinarios Antecedente fiscales ARP Pasado judicial. Pólizas de cumplimiento.



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Se requieren 1 cotización y diligenciar el comparativo de cotizaciones.

MAYOR DE 20 SMLMVse realiza licitación pública mediante los siguientes pasos:

Elaborar el pliego de condiciones o términos de referencia especificando los requisitos necesarios para participar en el proceso. Se definen reglas justas y claras que permitan objetividad e imparcialidad en el proceso. Se establecen los costos y la calidad de los servicios objeto de la licitación. Se establece el objeto del contrato, la regulación jurídica, los derechos y obligaciones de las partes, la determinación y ponderación de los factores que determinan la selección del oferente.

La Rectora ordena la apertura por Resolución debidamente motivada.

El texto definitivo de los términos de referencia se publica en un aviso.

Se publica la resolución en un periódico de amplia circulación municipal, identificando la licitación, el objeto, el día de apertura y de cierre, el sitio y horas en que se suministrarán los pliegos de condiciones y su valor. Igualmente se incluirán las reglas de adjudicación del contrato. Se realizan tres avisos con intervalos entre dos y cinco días calendario.

Realizar audiencias de adjudicación: Se realizan con el objeto de dar respuesta a las observaciones presentadas por los oferentes. Se desarrollan en dos etapas en días diferentes.

DOCUMENTOS REQUERIDOS:

Seguridad social. Antecedentes disciplinarios Antecedente fiscales ARP Pasado judicial Pólizas de garantía.



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03

Realizar seguimiento al contrato y acta de inicio, avance y terminación.

RectoraTesorera

En cada contrato se debe realizar control. Se realizan actas de iniciación, avance y terminación de contrato, antes de realizar los pagos correspondientes previa presentación de la factura o cuenta de cobro Igualmente lo correspondiente a seguridad social y riesgos profesionales actualizados. PGA-03- R07 ACTA DE INICIO. PGA-03-R08 ACTA FINAL.

05 Aplicar la evaluación a los proveedores de materiales, suministros y activos.

Rectora.Tesorera

Cada seis meses Se realiza la Evaluación a los Proveedores y la registra en el PGA-03-R02 Evaluación de Proveedores de Servicios.

El objetivo de la evaluación de los contratistas es tomar correctivos a tiempo o para garantizar la continuidad del servicio.

EVALUACION:Marque con una X, si el proveedor o contratado cumple, cada punto bueno tendra un valor de 20 puntos.



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6 INDICADORES

Nombre Definición Fórmula Frecuencia

Técnica estadística Responsable

Evaluación de proveedores

Hacer seguimiento al resultado de la evaluación de los proveedores

Nº de proveedores con calificación > = a 80 puntos X 100 / Nº de proveedores evaluados

Cada seis

meses

Gráfico de Barras

RectoraTesorera(o)

7 PRODUCTO NO CONFORME

No aplica.

8 ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA

Acción preventivaSe aplica sobre los riesgos.

Acción correctiva.Se aplican sobre las no conformidades que requieran análisis de causas.



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9 ANEXOS

9.1 Anexo 1: PGA-03-R01 Listado de Proveedores de Servicios.

Proveedor Actividad Rut Dirección Teléfono y/o

Fax Contacto

9.2 Anexo 2: PGA-03-R02 Evaluación de Proveedores de Servicios.

Nombre proveedor Cédula o NIT Servicio Frecuencia de evaluación

Variable a evaluarPeriodo a evaluar ( Frecuencia)

F1 F2 F3

Total

Observaciones:

Evaluador: Aprobado por:



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9.3 ANEXO 3: PGA-03-R03 Orden de Prestación de Servicios

INSTITUCION EDUCATIVA BOYACÁ

PROVEEDOR

NIT o RUT

REGIMENTELEFONOFECHADe acuerdo a la Disponibilidad Presupuestal Nro. ________ y oferta presentada por ustedes, comedidamente solicitamos prestar los siguientes servicios: __________________________________________________________________________________

NOTA: El contratista se compromete a prestas a la Institución por sus propios medios y con plena autonomía Técnica y administrativa los servicios de______________________________________________________, sin que la presente orden de prestación de servicios se genere relación laboral alguna.

CODIGO PRESUPUESTAL:_______________________________________

POR LA SUMA DE:___________________________________

FORMA DE PAGO: _____________________

OBSERVACIONES:

Este servicio se encuentra registrado en el plan de compras, es obligación contractual a cargo del contratista el cumplimiento de sus obligaciones frente al sistema de seguridad social integral (EPS, AFP, ARP) y parafiscales (SENA, ICBF, COMFAMILIAR). El incumplimiento de esta obligación será causal para la imposición de multa sucesiva hasta tanto se de el cumplimiento. Previa verificación de la mora mediante liquidación efectuada por la entidad administradora. Cuando durante la ejecución del contrato o a la fecha de su liquidación se observe la persistencia de este incumplimiento, por 4 meses la entidad estatal dará aplicación a la cláusula excepcional de caducidad administrativa (Ley 828 de julio/03, por la cual se expiden normas para el control de la evasión del sistema de seguridad social)Bajo la gravedad de juramento expreso que no se presento inhabilidad ni incompatibilidad tal como lo expresa los artículos 8. 9 y 10 de la Ley 80 de 1993.

FIRMA__________________________________ NIT o RUT________________________________

____________________________________HTA. MARIA GLADYS BURBANO GELPUD.Rectora



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9.4 Anexo 4: PGA-03-R04 Contrato de Prestación de servicios

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS Nº____

CONTRATANTE: REPRESENTANTE LEGAL: CONTRATISTA: DURACIÒN: INICIACIÒN: TERMINACIÒN: VALOR Y FORMA DE PAGO

Entre los suscritos ___________________ C.C ___________de ____, como representante legal de la Institución Educativa “BOYACA”, mayor de edad y vecina de la ciudad de _________, quién se en adelante se denominará CONTRATANTE y_______________________ identificada con C.C ___________de ______, quién se denominará CONTRATISTA, hemos acordado celebrar el presente contrato el cual se regirá por las siguientes cláusulas:

PRIMERA: OBJETO, EL CONTRATISTA, se compromete a prestar sus servicios en la INSTITUCION EDUCATIVA BOYACA con las siguientes funciones: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ SEGUNDA: El presente contrato será iniciado el día____ del mes de ____ del año 2008 y finaliza cuando sea entregada la obra y recibida a entera satisfacción por parte del contratante. TERCERA: VALOR Y FORMA DE PAGO. Por la prestación de sus servicios EL CONTRATISTA recibirá de la Institución Educativa “BOYACA” la suma de ________________( ), por toda la obra. CUARTA: Por ser de prestación de servicios este contrato no tendrá remuneración distinta a la pactada. Las partes dejan constancia expresa que el presente contrato de prestación de servicios no genera relación laboral alguna y el CONTRATISTA no gozará de prestaciones sociales ni de remuneración diferente a la establecida para esta clase de contratos. QUINTA: EL CONTRATISTA no podrá ceder las obligaciones contraídas en el presente contrato. SEXTA: SUJECIÓN A LAS NORMAS PRESUPUESTALES. El pago del valor del presente contrato se sujetará a las apropiaciones que para el efecto se hallen en el presupuesto del COLEGIO para la actual vigencia, bajo el Rubro Presupuestal ____________________de la vigencia del año ____. SEPTIMA: PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Este contrato se entiende perfeccionado una vez firmado por las partes. Para constancia se firma en Pereira, a los ___ () días del mes de ____ del año _____

Contratante: Contratista:

______________________________ ______________________________



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9.5 Anexo 5: PGA-03-R05 Recibido a Satisfacción

EL RECIBIDO A SATISFACCION

EL SUSCRITO (a)

RECTORA

CERTIFICA:

Que recibió a entera satisfacción:

________________________________________________________________________________

Fecha: __________________________________________________________________________

____________________________________HTA. MARIA GLADIS BURBANO GELPUDCC Nº 30.720.896 de Pasto - NariñoRectora

9.6 Anexo 6: PGA-03-R06 Comparativo de ofertas

FECHA: DESCRIPCION:

5. Nombre Proveedor

6. Variables a Comparar 7. Proveedor seleccionado

6.1 Precio 6.2 Calidad 6.3 Tiempo de entrega

6.4 Experiencia

6.5 Servicio posventa

Observaciones:

9. Elaborado Por 10. Aprovado Por



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9.7 Anexo 7: PGA-03-R07 Acta de inicio

ACTA DE INICIO

CONTRATO DE PRESTACIÒN DE SERVICIOS

El día __________ de ____, se reunieron de una parte ____________________Rectora de la INSTITUCION EDUCATIVA BOYACA, quien para el efecto obra como interventor del Contrato de Prestación de Servicios No._____; y de la otra, __________________, en calidad de contratista, identificado con cédula de ciudadanía Nro ________ de ________; para suscribir el Acta de Inicio de este Contrato en los siguientes términos:

OBJETO DEL CONTRATO DE PRESTACIÒN DE SERVICIOS:

VALOR Y FORMA DE PAGO:

El valor del presente contrato de Prestación de Servicios será de ________________________ ($_______); y se pagará _________. Previo cumplimiento de las obligaciones derivadas del objeto del contrato y su aceptación a satisfacción por parte de la INSTITUCION EDUCATIVA BOYACA, certificado por el interventor.

TÈRMINO:

FECHA DE INICIO:

Interventora: Contratista:

_________________________ ________________________



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9.8 Anexo 8: PGA-03-R08 Acta Final

ACTA FINAL

CONTRATO DE PRESTACIÒN DE SERVICIOS PROFESIONALES U ORDEN DE PRESTACION DE SERVICIOS O DE SUMINISTROS

El día __________ de ________, se reunieron de una parte _________________________, rectora de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA BOYACA, quien para el efecto obra como interventor del Contrato de Prestación de Servicios No._____; y de la otra, _______________ en calidad de contratista, identificado(a) con cédula de ciudadanía ____________ de ________ ; para dar por terminado el Contrato No. ________, cuyo objeto es ____________________________________.

Suscrito el día __________ de ___________, por un termino de _______________

Por lo anterior el interventor certifica, que este contrato se llevo a cabalidad por parte del contratista y que se cumplió a satisfacción el objeto establecido, al igual que el contratante se obligo de realizar los pagos derivados de este contrato.

Interventora Contratista

_________________________ ________________________

9.9 ANEXO 9: PGA-03-R09 ACTA DE AVANCE.

ACTA DE AVANCE No. ___

Pereira, _____ de ______ de _____

Se Revisó:

Puntos pendientes:

Asistentes:

________________________________ _________________________________



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9.10 Anexo 10: PGA-03-R10 Contrato de Arrendamiento.

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO N. ___

CONTRATANTE: REPRESENTANTE LEGAL: CONTRATISTA: DURACIÒN: INICIACIÒN: TERMINACIÒN: VALOR Y FORMA DE PAGO

Entre los suscritos ___________________ C.C ___________de ____, como representante legal de la ___________________________, mayor de edad y vecina de la ciudad de _________, quién se denominará contratante y_______________________ identificada con C.C ___________de ______, quién se denominará contratista, hemos acordado celebrar el presente contrato el cual se regirá por las siguientes cláusulas:

PRIMERA: OBJETO: La Institución Educativa “BOYACA” entrega en calidad de arrendamiento el local No. _________ Para el funcionamiento de __________con su respectiva dotación de acuerdo con el inventario anexo a__________________________________________para uso exclusivo de _____________________ para las estudiantes de la Institución Educativa en la (s) jornada (s) de _____________________________ los días_________de cada semana. SEGUNDA: ASEO: El contratista se compromete a mantener el aseo permanente del local que le corresponda y deberá responder por los elementos que son propiedad del colegio. TERCERA: PERSONAL: El contratista se compromete a mantener el personal debidamente uniformado, necesario para el buen servicio y atención al público sin que con ello se configure vinculo laboral alguno con la Institución, CUARTA: ATENCIÓN, el contratista se compromete a atender con respeto y buena educación a las personas que utilicen las instalaciones cedidas en calidad de arrendamiento e igualmente debe responsabilizarse de los elementos y demás accesorios proporcionados para el servicio que ofrece la entidad contratista. QUINTA: El contratista deberá presentar la documentación correspondiente: Copia del Rut, Fotocopia de Cedula del Representante Legal, Certificado de Cámara de Comercio actualizado, copia del certificado judicial actualizado, antecedentes fiscales de la Contraloría General de la República, Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación, Pólizas de Cumplimiento, Pago de Salud durante la vigencia del contrato y ARP. NOTA: Los riesgos que corran las personas que laboren como empleada (o) s del contratista estarán bajo su estricta responsabilidad. SEXTA: PRECIO. El contratista pagará a la Institución Educativa la suma de ____________________________________($___________) pesos diarios, los cuales deben ser consignados en la Cuenta de Ahorros No._____________del Banco _____________ a nombre de la Institución Educativa “BOYACA” en los primeros cinco (05) días de cada mes vencido de acuerdo con la liquidación que haga la Pagaduría del Plantel el último día de cada mes, debiendo acreditar este pago con la entrega de la respectiva copia de consignación ante la pagaduría de la Institución. SEPTIMA: SERVICIOS, en cuanto a lo que se refiere a los servicios públicos el contratista utilizara la energía eléctrica y el servicio de acueducto y alcantarillado no estando autorizado para solicitar algún tipo de servicio diferente, como por ejemplo líneas telefónicas. OCTAVA: El incumplimiento de una o más de estas cláusulas dará pie a la terminación del presente contrato. NOVENA: Los precios de los productos que se expendan en ________ no deben ser superiores a los que comercialmente se



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oferten en los negocios de esta índole a titulo de minoristas. DECIMA: El personal destinado a la manipulación de alimentos debe acreditar los requisitos exigidos por las autoridades sanitarias. UNDECIMA. El contratista no podrá ceder total o parcialmente el presente contrato, ni del cumplimiento de sus obligaciones sin autorización expresa y escrita del contratante. DUODECIMA.DURACION. El presente contrato tendrá un término de___________, que comienza el día______del mes de __________de 200___ y termina el día_____del mes de ___________de 200_.

PARAGRAFO:

1. El contratista no estará en la obligación de proporcionar en forma gratuita el servicio de ________ a la institución, más si prestar toda su colaboración cuando sea solicitada.

2. De los créditos a profesores, estudiantes y demás, solo ellos serán los responsables, sin que la Institución Educativa asuma responsabilidad alguna sobre los mismos.

Para constancia se firma en Pereira a los ___días del mes de ____ del año____

CONTRATANTE CONTRATISTA

____________________ ______________________

9.11 Anexo 11: PGA-03-R11 Prorroga Contrato.

ADICION EN TIEMPO AL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS Nº_____

Entre los suscritos a saber__________, identificado con cedula de ciudadanía nº__________, actuando como (interventor) del contrato Nº_____ y ______________ identificado (a) con cedula de ciudadanía Nº, quien actúa como contratista, se reunieron en la ciudad de Pereira, en las Instalaciones de la Institución Educativa Boyacá, el día__________, con el animo de adicionar en tiempo el contrato de prestación de servicios nº _____, por ____ días mas.

Lo anterior en razón a _______________________________________________por parte del contratista, para lo cual se anexa _______________.

El contratista se compromete a cumplir todas las obligaciones señaladas en el contrato inicial, incluida su seguridad social integral.

Para constancia se firma en Pereira a los _________ del mes de _________ de _________

INTERVENTOR CONTRATISTA



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