EL CONTROL DE CALIDAD EN LA GESTION LOGISTICAConferencia en la Universidad Centroamericana Jos Simen Caas, San Salvador, Mayo 2011 ING. JORGE VALENCIA, SAN SALVADOR, EL SALVADOR, 2011jvalenciasv2004@yahoo.com.mxwww.portallogistico.com

El Control de CalidadEs el seguimiento detallado de los procesos dentro de una empresa para mejorar la calidad del producto y/o servicio

Es una estrategia para asegurar el cuidado y mejora continua en la calidad ofrecida.

Consiste en la Implantacin de programas, mecanismos, herramientas tcnicas en una empresa para la mejora de la calidad de sus productos, servicios y productividad en general.

LAS 7 HERRAMIENTAS BASICASDiagrama espina pescado (Causa/ efecto) (Ishikawa)HistogramasAnlisis de Pareto (80-20)Diagramas de flujoDiagramas de dispersinGrfico de tendenciasGrficos de Control

PROVEEDORCLIENTECLIENTE DELCLIENTEPROVEEDORDELPROVEEDORMakeDeliverMakeDeliverMakeSourceDeliverSourceInterno/ExternoInterno/ExternoLA EMPRESASourcePROCESOS METRICAS KPI MEJORES PRACTICAS TECNOLOGIAALCANCE MODELO SCOR MODELO LOGISTICO SCOR (Supply Chain Operations Reference)

Logstica y Cadena de suministrosMientras que la logstica se encarga de coordinar operaciones y flujos de informacin, producto y dinero entre proveedores y clientes, la gestin de la cadena de suministros es ms amplia.

Hablar de cadena de suministros exige coordinacin, colaboracin y compartir informacin entre los departamentos logsticos de varias empresas de proveedores, clientes mayoristas, minoristas, etc con la empresa misma para obtener servir mejor al mercado y obtener beneficios compartidos.

El control de calidad debe estar presente en toda la cadena de suministro, principalmente en la interseccin de los procesos logsticos, que es donde se transfieren responsabilidades y riesgos.

Las 7 herramientas siguen siendo vlidas hoy en da en ambientes de alta y de poca tecnologa. Se requieren no slo para elaborar modelos matemticos de optimizacin, sino para analizar, evidenciar situaciones de negocio y comparar los resultados con los indicadores logsticos meta .

Existen muchos tipos de grficos y representaciones matriciales de datos. Las herramientas enfatizan el uso de diagramas de dispersin e histogramas porque resultaban ms fciles de utilizar en ausencia de tecnologas computarizadas.

Actualmente se utilizan herramientas complementarias como lo es la documentacin visual en base a fotografas, utilizacin de indicadores y cuadro de mando integral, grficos de radar, checklist, etc

CASO 1: ANALISIS CICLO DE PEDIDO EN EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS INDUSTRIALES

ANALISIS DE IMPACTO DE LOS PEDIDOS TELEFONICOS SOBRE EL NIVEL DE SERVICIO A CLIENTES

Grfico1

489115604

465176641

525134659

266125391

243265508

322180502

290228518

148226374

196240436

Nmero Pedidos Telefnicos

Pedidos en sistema

Total Pedidos

MES

PEDIDOS

PEDIDOS DE SUCURSALES

Hoja1

Jan-04Feb-04Mar-04Apr-04May-04Jun-04Jul-04Aug-04Sep-04

Nmero Pedidos Telefnicos489465525266243322290148196

Pedidos en sistema115176134125265180228226240

Total Pedidos604641659391508502518374436

Hoja1

Nmero Pedidos Telefnicos

Pedidos en sistema

Total Pedidos

MES

PEDIDOS

PEDIDOS DE SUCURSALES

Hoja2

DISTRIBUCION PEDIDOS TELEFONICOS

SEGN MUESTRA

SUCURSALPEDIDOSPORCENTAJE

12 SOYAPANGO2313.5%

26 APOPA2112.4%

09 USULUTAN2112.4%

04 SERVICIO TECNICO2011.8%

26 LOURDES1911.2%

20 ZACATECOLUCA1911.2%

24 SANTA TECLA1710.0%

06 SONSONATE137.6%

10 LA UNION95.3%

08 SAN MIGUEL84.7%

170100%

Hoja2

PEDIDOS

Hoja1

Jan-04Feb-04Mar-04Apr-04May-04Jun-04Jul-04Aug-04Sep-04

Nmero Pedidos Telefnicos489465525266243322290148196

Pedidos en sistema115176134125265180228226240

Total Pedidos604641659391508502518374436

Hoja1

Nmero Pedidos Telefnicos

Pedidos en sistema

Total Pedidos

MES

PEDIDOS

PEDIDOS DE SUCURSALES

FACTURAS DESPACHADAS POR BODEGA GENERAL (LOCALIDADES 05 Y 02)En promedio, el tiempo de despacho es de 4 horasDurante Septiembre se despach $79,000 en facturas

Grfico2

53

98

100

157

174

206

230

180

224

FACTURAS

Hoja3

MESFACTURASMONTOMONTO/FACTURA

ENERO53

FEBRERO98

MARZO100

ABRIL157

MAYO174

JUNIO206

JULIO230

AGOSTO180

SEPTIEMBRE224

Hoja3

FACTURAS

Hoja2

DISTRIBUCION PEDIDOS TELEFONICOS

SEGN MUESTRA

SUCURSALPEDIDOSPORCENTAJE

12 SOYAPANGO2313.5%

26 APOPA2112.4%

09 USULUTAN2112.4%

04 SERVICIO TECNICO2011.8%

26 LOURDES1911.2%

20 ZACATECOLUCA1911.2%

24 SANTA TECLA1710.0%

06 SONSONATE137.6%

10 LA UNION95.3%

08 SAN MIGUEL84.7%

170100%

Hoja2

PEDIDOS

Hoja1

Jan-04Feb-04Mar-04Apr-04May-04Jun-04Jul-04Aug-04Sep-04

Nmero Pedidos Telefnicos489465525266243322290148196

Pedidos en sistema115176134125265180228226240

Total Pedidos604641659391508502518374436

Hoja1

Nmero Pedidos Telefnicos

Pedidos en sistema

Total Pedidos

MES

PEDIDOS

PEDIDOS DE SUCURSALES

Y an as, slo enviamos envos perfectos menos del 50% de las veces. Eso implica que el 46.51% de los pedidos no tendran problemas con su pago y, por el contrario, el 53.49% de la facturacin mensual ($79,000) tendr problemas en su cobro al cliente y requerir esfuerzos y recursos adicionales.

Hoja1

PEDIDOS

FACTOR A CONSIDERARDE SUC.FACTURAS

Entregados a tiempo90.0%90.0%

Cantidades solicitadas60.0%95.0%

Items correctos y completos90.0%80.0%

Documentacin correcta95.0%80.0%

Direccin correcta y contacto100.0%85.0%

% PEDIDOS PERFECTOS46.17%46.51%

Caso 2: Distribuidora de productos farmacuticos

LAY OUT DE BODEGA

PEDIDOS RECIBIDOS POR MES Y PROVEEDOR

Proveedorene-10feb-10mar-10abr-10may-10jun-10jul-10ago-10sep-10oct-10nov-10dic-10Total por ProveedorGSK EL SALVADOR, S.A. DE C.V.131524152418171318151712201BAYER,971416171314141412157152ETHNOR DEL ISTMO, S.A.- CARIBE (PRODUCTS)710346141085761494PFIZER ZONA FRANCA, S.A.18551471563127790ETHNOR DEL ISTMO, S.A. JC843787412118981AZ UK LTDA54365994524662SAN-AVEN PANAMA, S.A.134102337795256J & J EL SALVADOR, S.A.14527863945SOPHIE LABORATORIES34554211223344WYETH INTERNACIONAL INC.14154443445342LABORATORIOS LA SANTE, S.A.5365323344341LABORATORIOS STEIN, S.A.4325632245238ETHNOR DEL ISTMO, S.A.- CARIBE (ENDOCIRUGIA)21413223328738LABORATORIO ROCH2335524232132NOV SAN BIO24323214322331BRISTOL LABORATORIES INTERNATIONAL` S.A.14224223223128L`OREAL GUATEMALA22333323221127AL & AL5232213133126INPRONAT, SA DE CV2331322212223ABBOTT24212161322LABORATORIOS S & M, S.A. DE C.V.424121115GF EL SALVADOR, S.A. DE C.V.11111111231115GRACEWAY21241313GSK EXPORT PANAMA` S. A.11135112ALFA FARMACEUTICA, S.A.111137ROTT PHARM111216DROGUERIA QUINFICA,S.A.11215BIAL PORTELA & COMPANHIA, S.A.2114*LAB1214AMERICAS GENE INT11114McKOY11114CORPORACION CEFA, S.A. DE C.V.11114EUROSALVADOREA, S.A. DE C.V.1113M & M1113NEGOCIOS CONSOLIDADOS213DISZASA, DE C.V.123AVENT LTD.123FOLGRIS123GENZYME CORPORATION112LABORATORIOS TERAMED112SOMA CHEMIE GMBH & CO. KG11ROCH DIABETES11LABORATORIOS LOPEZ, S.A. DE C.V.11COMERSAL, S.A.11Total por Mes5610598102126132118112102123120981292

PROMEDIO DE LNEAS Y ARTCULOS POR PEDIDO

ProveedorPromedio de Lneas por PedidoPromedio de Artculos por PedidoAVENT LTD.19.675667.67J & J EL SALVADOR, S.A.16.313603.53NOV SAN BIO13.6820174.26SOPHIE LABORATORIES13.275331.34L`OREAL GUATEMALA13.11816.85LABORATORIOS L S S.A.12.373459.85SAN-AVEN PANAMA, S.A.8.702959.93BAYER6.551114.35INPRONAT, SA DE CV6.39295.22ETHNOR DEL ISTMO, S.A. JC6.363822.00M & M6.001473.75GSK EL SALVADOR, S.A. DE C.V.5.701012.91GF EL SALVADOR, S.A. DE C.V.5.60721.53ETHNOR DEL ISTMO, S.A.- CARIBE (PRODUCTS)5.59320.18AZ UK LIMITED5.4812224.98LABORATORIO ROCH5.47754.53WYETH INTERNACIONAL INC.5.403431.40COMERSAL, S.A.5.003240.00SOMA CHEMIE GMBH & CO. KG5.004425.00LABORATORIOS STEIN, S.A.4.682955.11BRISTOL4.464551.54GRACEWAY3.853932.38ETHNOR DEL ISTMO, S.A.- CARIBE (ENDOCIRUGIA)3.55204.55LABORATORIOS TERAMED3.504175.50McKOY3.005200.00BIAL PORTELA & COMPANHIA, S.A.2.751381.25PFIZER ZONA FRANCA, S.A.2.646672.33CORPORACION CEFA, S.A. DE C.V.2.50413.50ALFA FARMACEUTICA, S.A.2.4322062.14LABORATORIOS LOPEZ, S.A. DE C.V.2.00327.00ROTT PHARM1.83813.67AL & AL1.811939.00DROGUERIA QUINFICA,S.A.1.80739.00DISZASA, DE C.V.1.33600.00ABBOTT1.093457.59EUROSALVADOREA, S.A. DE C.V.1.00523.33GENZYME CORPORATION1.0025.50ROCH DIABETES1.00150.00GSK EXPORT PANAMA` S. A.1.0012293.25NEGOCIOS CONSOLIDADOS1.00301.67AMERICAS GENE INT1.00106.00LABORATORIOS S & M, S.A. DE C.V.1.001286.67*LAB1.001175.00FOLGRIS1.001155.00Total general6.393435.62

RDENES POR TIPO DE TRANSPORTE Y CANAL DE VENTA

Transporteene-10feb-10mar-10abr-10may-10jun-10jul-10ago-10sep-10oct-10nov-10dic-10Total generalFlota propia13041235154314071443150916141094140913101430111416412Express9168478047767297688365946535756386178753Departamental5855997306967147578106376686476814617985Cliente espera3222883663163113623913583103933733214111Refacturaaciones12592122102981411451511411711511461585Cliente pasar344150414552564955392328513Proveedores111819181732332440426911334Entregar Vendedor221630262038372625182814300Total por mes33193136366433823377365939222933330131953393271239993

Canal de Ventaene-10feb-10mar-10abr-10may-10jun-10jul-10ago-10sep-10oct-10nov-10dic-10Total generalFarmacias17341701217920422102215223491651201919182010152223379Libre Gestin4534604815225006357325385275635325246467Doctores7386186075224374864123854242663373315563Supermercados3212502622052552592542282772782952043088Licitaciones731071359183127175131541702191311496Total general33193136366433823377365939222933330131953393271239993

PROMEDIO DE LNEAS Y ARTCULOS POR FACTURA

TransporteDatosene-10feb-10mar-10abr-10may-10jun-10jul-10ago-10sep-10oct-10nov-10dic-10Total generalDEPARTAMENTALPromedio de Lineas6.425.275.876.166.036.016.436.906.066.066.116.676.16Promedio de Articulos84.7967.3065.8079.3773.0864.8971.0591.7580.3865.0866.4860.4272.51FLOTA PROPIAPromedio de Lineas5.825.425.655.755.725.345.566.066.405.606.306.115.80Promedio de Articulos354.642857.9097.39364.67188.98411.17445.20255.08152.36220.75145.18203.50452.53PROVEEDORESPromedio de Lineas2.001.613.631.562.001.501.702.081.711.865.1710.912.87Promedio de Articulos218.3650.4429.0065.8998.7141.7248.9411.6322.5428.7421.8786.4543.42REFACTURACIONESPromedio de Lineas1.521.922.112.181.881.682.451.902.041.501.261.231.78Promedio de Articulos301.7521226.6316074.24324.26932.402185.21850.61440.45667.28337.271449.46687.753165.91CLIENTE PASARPromedio de Lineas1.741.341.641.501.511.852.091.721.501.932.121.731.72Promedio de Articulos5.505.834.3410.054.0022.654.636.223.739.005.0810.637.76ENTREGAR VENDEDORPromedio de Lineas1.271.942.431.171.291.891.191.081.882.061.862.071.66Promedio de Articulos24.6821.0028.608.0421.5213.295.358.3811.0072.5620.8927.5019.62EXPRESSPromedio de Lineas1.491.461.481.491.521.461.631.621.541.591.631.811.55Promedio de Articulos7.027.217.7211.9810.919.3613.0310.9411.0212.0010.6314.2410.30CLIENTE ESPERAPromedio de Lineas1.511.531.341.481.401.451.641.651.481.401.531.471.49Promedio de Articulos5.243.422.9212.7648.236.285.916.623.413.393.605.118.52Total Promedio de Lineas4.063.754.134.234.254.014.264.434.554.114.544.354.22Total Promedio de Articulos168.081748.73593.99182.08130.23268.59230.60139.72112.22124.07140.94134.88328.26

COMPLEJIDAD DE LAS OPERACIONES

ALMACENAMIENTO EN PISO POR QUE LA MERCADERA ES MUY PESADA PARA LA CAPACIDAD DE LOS ESTANTESALMACENAMIENTO DE ARTCULOS QUE NO DEBEN PERTENECER A LA BODEGA

CUELLOS DE BOTELLA POR OPERACIONES DE ETIQUETADO

Caso 3: Anlisis ABC del inventario

EL PRINCIPIO DE PARETO (ANALISIS ABC DE LOS INVENTARIOS)Es denominada frecuentemente la regla 80/20, porque el 80% de los efectos es causado por el 20% de las causas. En inventarios, esto se traduce a que el 80% de los items representan el 20% del valor total del inventario y el 20% de los items representan el 80% del valor del inventario.Permite asignar prioridades en el control del inventario.

EN INVENTARIOSConsidrese el caso de un almacen con 12000 sku por un valor de $800,000. La ley de pareto establece que es posible encontrar 2400 items (20% de 12,000) que tengan un valor de $640,000 (80% de 640,000) . Los restantes 9600 items valen solo $160,000.

Cuando hay menos de 10,000 sku o referencias, se utiliza una clasificacin ABC. Cuando hay ms, se considera una clasificacin ABCD

El 5% de los items representan el 55% del valor. El 10% de los items representan el 65% del valor El 20% de los items representan el 25% del valor El 70% de los items representan el 10% del valor

Ejemplo - EjercicioItems A: 75% del valorItems B: 20% del valorItems C: 5% del valor

Resultado Final

Aplicacin al conteo cclicoClase No. Frec. Total % Items Items Conteo Conteo por da======================================A 275 x 12 3,300 38% 17B 525 x 4 2,100 24% 11C 1,700 x 2 3,400 39% 17

Total Cuentas anual 8,800Das hbiles 200Items a contar por da 44 aprox

Caso 4: Exactitud del Inventario

Exactitud de Inventario EI/IRA: Mide la exactitud porcentual entre el conteo fsico de los inventarios y su registro documental

EI = Cantidad items exactos x 100 Cantidad de items verificados

SKU Conteo Sistema 1 95 100 2 99 100 3 101 100 Total 295 300 IRA: UN EJEMPLOIRA = 295/300 = 98.3 %

SKU Conteo Sistema Clculo IRA 1 95 10095 % 2 99 10099 % 3 101 100 99 % Total 295 300 IRA = Promedio de los tres 97.7 %

Perspectiva de medicin del IRA1. Financiera ($$$$)2. Planeacin (Unidades con tolerancia)3. Produccin (Unidades con/sin tolerancia)

SKU Costo Conteo Sistema Ajuste $$$ 1 $ 10 95 100 - 5 - 50 2 $ 30 99 100 - 1 - 30 3 $ 80 101 100 + 1 + 80Total295 300 0Financiera ($$$)No Se requiere Ajuste Financiero100 % Exactitud

SKU Costo Conteo Sistema Ajuste $$$ 1 $ 10 95 100 - 5 50 2 $ 30 99 100 - 1 30 3 $ 80 101 100 + 1 80Total295 300 160Otra perspectiva financiera ($$$)Se vala el inventario y el valor absoluto de sus diferencias. 160/10*100+30*100+80*100= 160/12000 = 99 % Exactitud = 1% INEXACT.

Toler- Dentro FueraSKU ancia Conteo Sistema Tolerancia Tolerancia 1 7 % 95 100 X 2 3 % 99 100 X 3 0 % 101 100 X Total 295 300 Planeacin (Unidades vrs Tolerancias)IRA = 2/3 = 67 %

SKU Conteo Sistema 1 95 100 2 99 100 3 101 100 Total 295 300 Produccin (Unidades)IRA = 0/3 = 0 %ErrorErrorError

Exactitud en el ControlSegn la American Production and Inventory Control Society (APICS), los niveles de exactitud para el control de inventarios son aproximadamente:

Artculo A 0,2%:Artculo B 1,0%:

Artculo C 5,0%:

Inexactitud de InventarioExternosMaquinariaMano de obraMtodosMaterialesANALISIS DE CAUSAS DE INEXACTITUD DE INVENTARIO

***En este ejercicio, se han tomado datos de veinte artculos, definiendo nicamente tres categoras. La de productos A, que representan un setenta y cinco porciento del valor de los inventarios; los productos BE representan el veinte por ciento de items de mayor valor y los items CE representan noms el cinco por ciento del valor de la bodega, aunque sean ms numerosos.*En esta tabla aparecen los resultados finales de la clasificacin. Podemos ver que los items A son slo los primeros cuatro y que controlando las existencias de estos cuatro podemos obtener control sobre el setenta por ciento aproximadamente del valor de la bodega. Los items BE van desde el artculo seis hasta el dieciocho. El resto de la lista son los items CE. Trate de realizar el ejercicio en excel y , si tiene dudas, se aclararn en clase.*En este ejemplo sencillo, se explica como funciona.

Primero y antes que todo, deben haber realizado la clasificacin ABECE de su inventario y haber determinado cuntos items tienen en cada categora.

Segundo, vamos a suponer que los items A los contamos todos en forma mensual, lo cual me da una frecuencia de conteo de doce. Los items BE vamos a suponer que los quiero contar todos cada tres meses, por lo que al ao los contar cuatro veces. Finalmente los items CE los contaremos todos cada seis meses, lo que equivale a dos veces por ao.

Calculamos los conteos que tenemos que realizar multiplicando el nmero de items por la frecuencia de conteo. En el caso A , esto es doscientos setenta y cinco por doce, lo que me da tres mil trescientos.

Sumo el total de cuentas de A, de BE y de CE, dndome una cantidad de ocho mil ochocientos.

Este nmero de cuentas lo debo dividir entre los das hbiles que tiene un ao, vamos a suponer que en esta empresa ejemplo son doscientos.

El resultado de cuarenta y cuatro unidades debe distribuirse proporcionalmente entre el total de cuentas A,BE y CE.

Entonces obtenemos que cada da hbil debo contar diecisiete items A, once items BE y diecisiete items CE. Al final del ao habr contado doce veces los items A, cuatro veces los BE y dos veces los CE.**Existe, entonces, un indicador logstico, el IRA, que me mide la exactitud porcentual entre el conteo fsico de los inventarios y su registro en el sistema informtico o manual de la empresa (Kardex)*Calcular el IRA es fcil, pero el problema que existe es que hay , al igual que en el nivel de servicio, algunos niveles y perspectivas de cmo hacerlo. En este caso, el IRA se basa en la sumatoria de items fsicos reportados y los que tiene el sistema. Podemos tener una idea, pero no es muy exacto este mtodo, ya que podremos tener cien por ciento de exactitud en el caso que las diferencias entre faltantes y sobrantes se anulen.*En este otro caso, el clculo del IRA se basa en un promedio de los IRA de cada producto en almacn. *Otras tres perspectivas son la financiera, la de planeacin y la de produccion. Vamos en que consiste cada una*La perspectiva financiera es muy popular entre los contadores y se manifiesta con el balance entre sobrantes y faltantes. En este ejemplo, como hay ochenta dlares de sobrante y ochenta de faltante, el inventario se encuentra bien. Esto es noms una parte del anlisis, ya que en logstica nos interesa conocer la raz de las diferencias, sean stas positivas o negativas. *Otra perspectiva financiera es calcular el valor absoluto de las diferencias de inventario y determinar en base al valor total del inventario el porcentaje de exactitud.

Esta perspectiva es la que ms se acerca a la realidad y, en consecuencia, es la que personalmente recomiendo utilizar.*En algunas industrias resulta muy complicado verificar los inventarios , bien sea por la naturaleza de los items (qumicos, producto a granel, voltiles, etc) o bien por las unidades de almacenamiento y venta. Imaginmonos una bobina de alambre, que se haya comprado como bobina y se venda por yardas. Al momento de realizar el inventario, deberamos verificar las yardas que quedan como remanente en la bobina, haciendo complicado todo el proceso. Otro caso es el de un amigo que tena una venta de peces de colores, los cuales se reproducan en la pecera (y tambin moran). Los peces eran el inventario en constante movimiento. En este mtodo se determinan porcentajes de tolerancias para los productos y si el conteo fsico cae dentro del rango, pues se acepta como bueno.*Para produccin, cuyo objetivo es mantener ininterrumpida su labor, la inexactitud de inventarios supone grandes prdidas en productividad y carreras innecesarias. Es sencillo con esta perspectiva. Cualquier variacin no est permitida, lo que supone una calificacin dura para la gestin de inventarios.*Para concluir , debemos decir que es muy difcil pero no imposible tener una exactitud del cien por ciento. Existen tolerancias naturales en las que los productos pueden andar sin considerarse que se tiene mala gestin del inventario. Algunas variables son:

Nivel de rotacin o movimiento Clasificacin A-B-C. Tiempo de Entrega. Nivel en la Lista de Materiales (BOM). Peligrosidad Otros.

Los temas de inventario ABECE, conteo cclico y exactitud de inventario estn entrelazados. Espero haberle brindado una visin general y fcil de comprender. *