3.7 Control3.7.1 Definicin e importancia.El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.Analizando las diferentes definiciones empleadas por administradores como Stoner, Fayol, Robbins, entre otros; se obtiene lo siguiente:Para Robbins (1996) el control puede definirse como el proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa.Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas.Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las rdenes impartidas y a los principios administrativos.Tiene la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repeticin.El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn llevando a cabo.De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a travs de esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado. Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones significativas contra el desempeo planeado. La retroalimentacin de informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el proceso de planeacin.3.7.2 Principios del control.La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:EQUILIBRIO. A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida. DE LOS OBJETIVOS. Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se evala el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas especficas de actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin de lo establecido, mismas que se determinan con base en los objetivos. La efectividad del control est en relacin directa con la precisin de los estndares. Los estndares permiten la ejecucin de los planes dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente, prdidas de tiempo y de dinero.

DE LA OPORTUNIDAD. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecucin de los objetivos al mnimo.

DE LAS DESVIACIONES. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

COSTEABILIDAD. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que ste represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que ste reporte. Un control slo deber implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de l; de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redite resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantacin.

DE EXCEPCIN. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cules funciones estratgicas requieren de control. Este principio se auxilia de mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios.

DE LA FUNCIN CONTROLADA. La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Una aplicacin clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros de una empresa no ser la persona ms idnea para auditarlos o determinar si son verdicos o no, ya que en dicha evaluacin pueden intervenir aspectos de carcter personal.3.7.3 Procesos del control

La secuencia de etapas necesarias para efectuar el control viene dada de la siguiente manera:1. Establecimiento de estndares2. Medicin3. Correccin4. RetroalimentacinESTABLECIMIENTO DE ESTNDARESUn estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control.Los estndares representan el estado de ejecucin deseado, de hecho, no son ms que los objetivos definidos de la organizacin. Ralph C. Davis dice que los estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados: Utilidad de los Estndares 1. Rendimiento de beneficios. Es la expresin de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la comparacin o relacin entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones. Las tasas de rendimiento sirven, tambin, para seleccionar alternativas de operacin financiera futuras. 2. Posicin en el mercado. Estndares utilizados para determinar la aceptacin de algn producto en el mercado, y la efectividad de las tcnicas mercadolgicas. 3. Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no slo para el rea de produccin, sino para todas las reas de la empresa. Se determina con base en medidas, tales como horas-mquina, horas-hombre, etc. 4. Calidad del producto. Este estndar se establece para determina la primaca en cuanto a calidad del producto, en relacin con la competencia. 5. Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad. 6. Evaluacin de la actuacin. Establece las condiciones que deber existir para que el trabajo se desempee satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los lmites de productividad del personal de la empresa.

Tipos de Estndares Existen tres mtodos para establecer estndares, cuya aplicacin vara de acuerdo con las necesidades especficas del rea donde se implementen: 1. Estndares estadsticos. Llamados tambin histricos, se elaboran con base en el anlisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. No son del todo confiables, pues en ocasiones la situacin presente ha variado demasiado en relacin con el pasado, por tanto al establecerse, la informacin estadstica debe ser complementada con el criterio. 2. Estndares fijados por apreciacin. Son esencialmente juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, en reas en donde la ejecucin personal es de gran importancia. Se refieren a ciertas actividades cuyo carcter es intangible o cualitativo, tales como la moral de la empresa, actitud del personal y otras, pero cuya importancia es vital; su fijacin, como ya se dijo, es subjetiva o a juicio de los ejecutivos. 3. Estndares tcnicamente elaborados. Son aqullos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situacin de trabajo especfica. Se desarrollan en relacin con la productividad de la maquinaria, del equipo, y de los trabajadores; son llamados tambin estndares de produccin y de tiempos y movimientos. Por otra parte, los modelos, de acuerdo con sus caractersticas, pueden ser: cuantitativos, si son susceptibles de medirse en unidades numricas, o cualitativos, cuando se establecen subjetivamente y los aspectos que se evalan son referentes a ciertas cualidades. Una clasificacin de los estndares ms usuales:

MEDICIN DE RESULTADOSConsiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas ms difciles, sobre todo en reas con aspectos eminentemente cualitativos.Para llevar a cabo su funcin, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de informacin; por tanto, la efectividad del proceso de control depender directamente de la informacin recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), vlida (que mida realmente el fenmeno que intenta medir), con unidades de medida apropiadas, y fluida (que se canalice por los adecuados canales de comunicacin).Una vez efectuada la medicin y obtenida esta informacin, ser necesario comparar los resultados medidos en relacin con los estndares preestablecidos, determinndose as las desviaciones, mismas que debern reportarse inmediatamente.Es virtualmente imposible mencionar todas las unidades de medida susceptibles de aplicarse; a manera de ejemplo pueden mencionarse algunas: tiempo por pieza producida, porcentaje de material rechazado, horas-mquina utilizadas, etc.

CORRECCINLa utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para integrar las desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es funcin de carcter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa. Un ejemplo frecuente de esta situacin sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que indica que algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta baja no es causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre.El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacin; es aqu en donde se encuentra la relacin ms estrecha entre la planeacin y el control.

RETROALIMENTACINEs bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.De la calidad de la informacin, depender el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL Por ltimo, es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere:

1. Contar con objetivos y estndares que sean estables.2. Que el personal clave comprenda y est de acuerdo con los controles3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los objetivos.4. Tomar en cuenta que un sistema de control por s solo no contribuye a la eficiencia.5. Evaluar la efectividad de los controles: - Eliminando aquellos que no sirven. - Simplificndolos. - Combinndolos para perfeccionarlos.

3.7.4 Tipos de controlLos controles pueden ser de muy diversos y variados tipos, estn en funcin de las necesidades de la empresa, y estos pueden ser diseados de acuerdo a lo que se quiere controlar y como se puede o debe hacerlo, de aqu podra afirmarse que hay controles nicos e irrepetibles, que el control que es funcional para una cosa puede no serlo para otra.Para efectos de estudio en esta ocasin presentaremos dos tipos de control que son de carcter bsico y funcional para toda empresa, razn por la cual podemos decir que sirven de modelo y estudio, y son los siguientes:

1) CONTROL SEGN LA PERIODICIDAD DE APLICACIN PRELIMINAR CONCURRENTE POSTERIOR2) CONTROL POR AREAS FUNCIONALES PRODUCCIN RECURSOS HUMANOS VENTAS FINANZAS

a) CONTROL PRELIMINAREs aquel que se efecta antes de realizar las actividades.

b) CONTROL CONCURRENTESe ejerce de manera simultnea a la realizacin de actividades, como un proceso continuo. Un control espordico de nada sirve para la consecucin de las metas de la organizacin.

c) CONTROL POSTERIOR.Se aplica despus de haber realizado las actividades planeadas. Su objeto es suministrar informacin para comparar los resultados obtenidos, en relacin con lo preestablecido.

1) CONTROL DE PRODUCCIN.La funcin de control en esta rea busca el incremento de la eficiencia, la reduccin de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto se aplican tcnicas tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programacin lineal y dinmica, anlisis estadsticos y grficas.

2) CONTROL DE RECURSOS HUMANOS.Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo bsicamente a travs de la auditoria de recursos humanos.

3) CONTROL DE VENTAS.Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realizacin sin las cuales sera imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. La funcin de este sistema sirve para medir la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crdito, aumentar el nmero de visitas, reforzar al vendedor a travs de campaas publicitarias, revisar peridicamente las visitas de los vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus reas de accin y ampliar sus perspectivas.

4) CONTROL DE FINANZASProporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamento y actividades que la integran.Establece lineamientos para evitar prdidas y costos innecesarios y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organizacin, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros.3.7.5 Tcnicas de control Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control.Tal y como se enunci, muchas de las tcnicas de planeacin son, a su vez, de control y, en esencia, los controles no son ms que sistemas de informacin; el cuadro sinptico muestra las tcnicas de control ms usuales.Debido a que es virtualmente imposible estudiar cada una de estas tcnicas en este texto, se mencionan de manera informativa las ms relacionadas con la administracin; es aconsejable estudiar con detenimiento en libros de la especialidad correspondiente, cada una de estas tcnicas.