Control ¿Qué es el control? La última etapa del proceso administrativo es el control. En esta etapa el propósito es asegurarse de que se cumplan las actividades tal como fueron planeadas, y en caso de ser necesario, se establezcan las medidas correctivas. Control significa comparar el desempeño real con el estándar deseado. El proceso del control El control tiene tres etapas: 1. Medición del desempeño obtenido. 2. Comparación del desempeño con el estándar y comprobación de las diferencias, en caso de que existan. 3. Corrección de las desviaciones desfavorables aplicando las medidas correctivas que sean necesarias. Para determinar el desempeño real es necesario tener un sistema de medición, lo cual implica haber determinado con toda claridad lo que se quiere medir y cómo se medirá. Para poder desarrollar un sistema de medición es preciso contar con información de lo que está sucediendo. Las fuentes de información más utilizadas en las organizaciones son: a. La observación personal: puede ser directa o indirecta, y resulta muy importante debido a que brinda información de primera mano que permite identificar una situación real. b. Los informes estadísticos: este es uno de los medios a los que se les da más importancia hoy en día, debido a que retratan la realidad con objetividad numérica. c. Los informes orales: se basa en las opiniones de otras personas para conocer de mejor manera lo que está sucediendo. Por ejemplo, los administradores hoy en día dedican una buena parte de su tiempo a escuchar a otras personas, convocar a juntas para el intercambio de información, o realizar llamadas telefónicas. d. Los informes escritos: a través de los documentos escritos (ya sea en papel, en correo electrónico o en sitios web), se puede documentar información relevante para la empresa, se pueden crear manuales de operación o incluso registrar de manera escrita los sucesos o acontecimientos que contribuyan a una mejor toma de decisiones.

Tipos de controles Existen tres grandes tipos de controles en la organización, dentro de los cuales se pueden clasificar a las herramientas más utilizadas para el control administrativo: 1. Control preliminar: tiene lugar desde el momento de la planeación e incluye la elaboración de políticas, procedimientos, normas y reglas que permitan asegurar que las actividades planeadas se ejecuten de manera adecuada. Las herramientas más utilizadas en el control preliminar son: • Los manuales de organización: establecen la manera en que una organización debe desarrollar sus actividades y tareas: definen los procesos, las responsabilidades y funciones, señalan los límites de actuación, etc. • Los presupuestos: son planes de acción expresados en forma numérica y que comprenden un periodo de tiempo. Los tipos de presupuestos más importantes son: o Los presupuestos de operación: entre éstos se encuentran los presupuestos de ventas, los de producción y los de gastos. o Los presupuestos financieros: se incluyen aquí los presupuestos de gastos de capital, los de flujo de efectivo y los de utilidades. Una vez que se tiene elaborado el presupuesto, se debe desarrollar el control presupuestal, que consiste en comparar lo planeado en el presupuesto con los resultados obtenidos. 2. Control concurrente: este tipo de control se presenta durante la fase de ejecución de los planes, incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades. La herramienta más utilizada para llevar a cabo el control concurrente es el sistema de información administrativa. El sistema de información administrativa se compone de sistemas específicos de cada una de las áreas de la empresa. Por ejemplo, un gerente de finanzas debe tener información del flujo de efectivo por los créditos que han sido pagados. El gerente de mercadotecnia requiere información diaria de las ventas de los productos. 3. Control de retroalimentación: este tipo de control está enfocado al empleo de la información de los resultados obtenidos para corregir las posibles desviaciones futuras a partir del estándar fijado. Dos de las herramientas más importantes de este tipo de control son: Auditorías: una auditoría es una revisión del cumplimiento de las normas, políticas y procesos de una empresa, para asegurar el logro de los objetivos de la organización, además, permiten evaluar el desempeño de las actividades de la empresa. Las hay tanto internas (desarrolladas por personal de la propia empresa) como externas (llevadas a cabo por personal ajeno a la empresa).

Las principales auditorías son: • Auditorías administrativas: su propósito es revisar la eficacia de la organización en sus diversas actividades. • Auditorías contables: evalúan y controlan el uso y la aplicación de los recursos financieros de la empresa. Evaluación del desempeño: consiste en medir el desempeño de las personas que trabajan en una empresa, con el propósito de identificar aspectos tales como: si están cumpliendo con sus actividades, si se responsabilizan de lo que hacen, quiénes están cumpliendo y quiénes no, entre otros. Esta información servirá para que el administrador decida qué tipos de recompensas o incentivos aplicar, cómo motivar a las personas, cómo orientarlos para que superen sus errores, cómo identificar sus aciertos. Variables que se deben controlar Las siguientes cuatro variables resumen los elementos que es preciso controlar en una empresa: • Cantidad. • Calidad. • Tiempo. • Costo. El control tiene como finalidad conseguir lo que queremos en la cantidad deseada (por ejemplo: volumen de producción, número de clientes, tamaño del inventario, etc.); con la calidad requerida (por ejemplo: productos estándar, sin defectos); a tiempo (con oportunidad, justo a tiempo) y con los costos adecuados (sin desperdicios, mejorando los recursos). Referencias

Garza, J. G. (2000). Administración contemporánea (2a. ed.). México: McGraw- Hill.

Robbins, S. R., y de Cenzo, D. (1996). Fundamentos de administración. México: Prentice Hall.

Stoner, J., y Freeman, E. (1998). Administración. México: Prentice Hall.