Contribución de la serie ISO 30300 a la gestión de documentos en las organizaciones:

claves de su implementación

Sevilla, 30 de noviembre de 2012

Montserrat Garcia Alsina

Panorama de la gestión de documentos: respuestas de las normas ISO a los retos actuales y

perspectivas de futuro

mgarciaals@uoc.edu

2

Sumario

1. Aclaraciones y reflexiones.

2. ¿Por qué un sistema de gestión para documentos?

3. Familia de normas 30300 e informes técnicos para GD.

4. Contenido serie 303005. Beneficios

6. Conclusiones7. Estudio de caso: documentación judicial

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1. Aclaraciones y reflexionesSignificados de documentos y su gestión

– Documentos � información– Evidencias (records)� información de los procesos de trabajo

(activos � capital intelectual)

Reutilización de la información (Ley 37/2007; Real Decreto 1495/2011) � valor GD

Normas de sistemas de gestión

Autoridades en normas y estándares: – Organismos internacionales sectoriales o multisectoriales– Organismos nacionales

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ISOS y UNES

Fundamentos y vocabulario

Requerimientos– Sistema– Auditoría

Guías– Implementación– Evaluación

UNE-EN ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad.

UNE-EN ISO 14000 Sistemas de gestión ambiental

UNE-ISO/IEC 27000: 2009 Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información

UNE 166000 Gestión de la I+D+i

UNEUNE--ISO 30300 ISO 30300 Sistemas de gestiSistemas de gestióón para n para documentosdocumentos

Sistemas de gestión: ESTRUCTURA Y TERMINOLOGIA COMUNES

UNE-ISO 26000: 2012 Guía de responsabilidad social

UNE-ISO 31000: 2010 Gestión del riesgos.

UNE-ISO 15489-1 e UNE-ISO/TR 15489-2: Gestión de documentos

Normas, guías, especificaciones técnicas, informes técnicos

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Autoridades

International Electrotechnical Commission

� UNE (España)

(Alemania)

(Francia)

European TelecommunicationsStandards Institute (TIC)

Comités nacionales

…

…(Gran Bretaña)

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2. ¿Por qué un sistema de gestión para documentos?

Cambios en el entorno de la gestión documental– Surge el entorno digital– Incremento de los documentos en papel y electrónicos– E-administración y e-business � gestión de documentos– Incremento de normas y estándares relacionados con documentos

Necesidad de hacer emerger las actividades de gestión documental como un proceso de negocio más.

Comunicar a la alta dirección como se está haciendo la gestión de documentos

Conseguir el compromiso de alta dirección para obtener:– liderazgo adecuado para la gestión de documentos– Recursos económicos y humanos para implementar procesos de gestión

documental

Obtener un marco para implementar los procesos operativos de GD, sistemas y controles.

Vincular los sistemas de gestión a las actividades operativas de los documentos.

(reconocimiento)

Sistemas de gestión ISO

Del nivel operativo de GD al estratégico

7

Normas y estándares para GDISO 15489-1(2001) UNE-ISO 15489-1(2006): Gestión de documentos� base operativa de la GD

ISO 15489-2(2001) UNE- ISO 15489 (2006) ���� informe técnico que desarrolla la anterior.

ISO 23081-1(2006) UNE- ISO 23081-1 (2008). Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios.

ISO 23081-2 (2009) UNE- ISO/TR 23081-2 (2011). Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales.

ISO 23081-3 (2011) UNE- ISO/TR 23081-3 (2012). Metadatos para la gestión de documentos. Parte 3: Método de auto-evaluación

UNE-ISO TR 26122: 2008 IN. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.

UNE-ISO 19005-1:2008. Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).

UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservación a largo plazo de la información basada en documentos.

MoReq 2010 Modular Requirements for Records Systems [Model requirements for Electronic Records Management ]

UNE-ISO 16175-1:2012. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1: Generalidades y declaración de principios.

UNE-ISO 16175-2:2012 Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.

UNE-ISO 16175-3:2012 Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organización.

…

8

GD: proceso de negocio

9

3. Família de normas e informes técnicospara GD

Familia: ¿por qué? Soporte: ¿Cómo?

Enfoque sistemático y verificable

(UNE-ISO 30300)Publicadas

En elaboración

Niv

eles

trat

égic

o Niveloperativo

10

4. ContenidoUNE-ISO 30300. Fundamentos y vocabulario UNE-ISO 30301. Requisitos

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Estructura del SGD

(UNE-ISO 30301)

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Contexto de la organización

Estructura organizativa, roles y responsabilidades.

Políticas, objetivo y estrategias.

Capacidades, recursos y conocimientos.

Sistemas de información, flujos de información, procesos de toma de decisiones.

Cultura de la organización: relaciones, percepciones, valores, directrices, normas.

Expectativas internas, reglamentaciones, estatutos, ...

Conocer el entornoSocial y culturalLegalReglamentarioFinancieroTecnológicoEconómicoCompetenciaNatural

Ámbito: Nacional / regional / local

Expectativas de las partesinteresadas

Requisitos de negocio, legales, buenas prácticas, conducta, ética

INTERNO EXTERNO

SGD compatible con la dirección estratégica

Determinar riesgos y oportunidades

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Integración de los sistemas de información

CRM (Customer Relationship management)

ERP(Enteprise Resource Planning)

DatawarehouseExplotación y análisis de los datos

EDRMS(Electronic Documents Records Management Systems)

14

Integración de los sistemas de información

CRM CRM CRM (((CustomerCustomerCustomer RelationshipRelationshipRelationship managementmanagementmanagement)))

ERPERPERP(((EntepriseEntepriseEnteprise ResourceResourceResource Planning)Planning)Planning)

DatawarehouseDatawarehouseDatawarehouseExplotaciExplotaciExplotacióóón y ann y ann y anááálisis de los datoslisis de los datoslisis de los datos

EDRMSEDRMSEDRMS(((RecordsRecordsRecords, , , documentdocumentdocument, , , managementmanagementmanagement systemssystemssystems)))

Gestión de la

inform

ación

Activos

CAPITAL INTELECTUAL

15

Liderazgo

Alta dirección:- implicación- compromiso

Asegurar compatibilidad del SGD con la dirección estratégica de la organización

Dirigir y apoyar la mejora continua

Provisión de recursos

Divulgación de la importancia de un SGD

Lograr los resultados esperados

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Liderazgo

- Creación y control de documentos auténticos, fiables y usables.

- Estrategias para apoyar las funciones y las actividades de la organización.

- Protección de la integridad de los documentos durante el tiempo que sea preciso.

Políticas de GD

Roles organizativos, responsabilidades y competencias

- Se asignan y se comunican a toda la organización

- Responsabilidades de la dirección

- Responsabilidades operativas: rol específico con especial formación y competencia

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Planificación

Identificar riesgos y oportunidades para:– Asegurar que el SGD logra los resultados esperados.– Prever los efectos no deseados.– Percibir los oportunidades de mejora.– Asegurar que la información estará disponible.

Fijar objetivos de SGD y planes para lograrlos.

Determinar: – Responsables– Recursos– Qué se hará– Quando– Cómo se evaluará

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SoporteAsignación y mantenimiento de recursos

Capacitación / formación: – Procesos– Aplicaciones de GD

Concienciación– Relevancia e importancia de las actividades de GD– Conformidad con la política y procedimientos del SGD y con los requisitos del SG– Impactos reales o potenciales– Beneficios de la mejora– Roles y responsabilidades– Potenciales consecuencias del abandono de los procedimientos específicos

Comunicación– Procedimientos operacionales– Responsabilidades– Acceso a la información

Documentación– Documentar

• Política y objetivos• Interdependencia y relaciones entre el SGD y otros sistemas de gestión• Procedimientos• Planificación, operación y control de sus procesos

– Controlar la documentación: aprobar, actualizar asegurar versiones pertinentes, evitar documentación obsoleta.

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Operación

Planificar y controlar operaciones para tratar riesgos y oportunidades.

Diseñar procesos de GD:– Análisis de procesos GD (15489 y anexo A – normativo)– Evaluar riesgos de fallos en el control de documentos– Evaluar procesos para crear y controlar documentos

Implementar aplicaciones de GD– Implementar procesos en las aplicaciones.– Establecer una supervisión periódica del funcionamiento de las

aplicaciones.– Gestionar el funcionamiento de las aplicaciones de GD.

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Operación

ISO 15489

21

Procesos y controles (normativo)

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Evaluación

Supervisar, medir, analizar y evaluar para:– Determinar:

• Qué se precisa medir y supervisar• Métodos para supervisar, medir, analizar y evaluar• Cuándo supervisar y medir• Cuándo analizar y evaluar resultados de la supervisión y de la medición

– Evaluar:• El funcionamiento de los procesos y aplicaciones• La efectividad del SGD

Evaluar la efectividad:– Política– Objetivos

Sistema de auditoria interna

Revisión por parte de la dirección

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Mejora

Control de las no conformidades – Identificar– Reaccionar � acciones correctivas� revisar su efectividad

Mejora continua

Priorizar mejoras según el análisis de riesgos

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Vinculación con otros sistemas de gestión

(UNE-ISO 30301)

(anexo informativo)

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5. ¿Para qué?: beneficiosCapturar y controlar documentos

- fiables (contenido)- auténticos (autoria y datación)- íntegros (completos e inalterables) - conformes (con la política y objetivos del SGD)

Control de la información sobre las actividades de la organización

Facilitar la eficiencia en la GD:� eliminación de duplicados� facilitar el acceso a información

Suportar la toma de decisiones

Rendir cuentas� responsabilidad social� cumplimiento de la legalidad vigente

Gestionar riesgos

Continuar con el negocio

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6. ConclusionesSituación de la GD al nivel estratégico de la organización� Impulso / reconocimiento del valor de las actividades de GD� Fortalecimiento del valor que aportan los profesionales� Nuevos perfiles: AUDITORES, CONSULTORES 30300

Adopción de prácticas sistemáticas.

Definición de un SGD:– POLÍTICAS– OBJETIVOS– PROCESOS para un SGD– EVALUACIÓN y MEJORA continua

Formación continua en GD� Diseño e implementación de proyectos de GD� Auditores

Estudio de caso

Gestión de la documentación judicial

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Sumario

1. Contextualización

2. Contribución 30300

3. Problema de investigación

4. Futuras líneas de investigación

5. Metodología

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1. Contextualización: ¿qué está pasando?

2004

2009

2010

2011

2008

Ordenación

Evaluación

Procesos de GD

Sistemas de información insuficientes / obsoletos

(B.O.E. 3/7/2003, Ministerio de Justicia)

(B.O.E. 12/6/2006, Ministerio de Justicia)

2006

2003

30

1. Contextualización: Normas y estándares para GD

ISO 15489-1(2001) UNE-ISO 15489-1(2006): Gestión de documentos � base operativa de la GD

ISO 15489-2(2001) UNE- ISO 15489 (2006) ���� informe técnico que desarrolla la anterior.

ISO 23081-1(2006) UNE- ISO 23081 (2008). Metadatos para la gestión de documentos. Generalidades.

ISO 23081-2 (2009) UNE- ISO/TR 23081 (2008). Metadatos para la gestión de documentos. Aspectos conceptuales y de implementación.

UNE-ISO TR 26122: 2008 IN. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.

UNE-ISO 19005-1:2008. Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).

UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservación a largo plazo de la información basada en documentos. …

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ISOS y UNES

Fundamentos y vocabulario

Requerimientos– Sistema– Auditoría

Guías– Implementación– Evaluación

UNE-EN ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad.

UNE-EN ISO 14000 Sistemas de gestión ambiental

UNE-ISO/IEC 27000: 2009 Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información

UNE 166000 Gestión de la I+D+i

UNEUNE--ISO 30300 ISO 30300 Sistemas de gestiSistemas de gestióón para n para documentosdocumentos

Sistemas de gestión: ESTRUCTURA Y TERMINOLOGIA COMUNES

UNE-ISO 26000: 2012 Guía de responsabilidad social

UNE-ISO 31000: 2010 Gestión del riesgos.

UNE-ISO 15489-1 e UNE-ISO/TR 15489-2: Gestión de documentos

Normas, guías, especificaciones técnicas, informes técnicos

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(B.O.E. 3/5/2011)

1. Contextualización

(B.O.E. 4/11/2009)

2009

2011

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2. Contribución 30300

SGD nivel operativo:- Secretario de Gobierno del TSJ

- Secretarios Judiciales

Funcionamiento deficitario retrasos,

extravíos

Contribución claveSituación actualSGD nivel estratégicoRendición de cuentas

Verificación del cumplimiento- certificación- auditorias

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3. Problema de investigación

Conocer los SGD en el sistema judicial.

� ISO 15489 (2001)

Ubicación de la gestión documental en el organigrama.

� ISO 30300 (2011)

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4. Futuras líneas de investigación

Estudios empíricos: prácticas de GD en las oficinas judiciales.

Desarrollo de los sistemas de gestión de la calidad.

Integración de prácticas de GD y sistemas de gestión

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5. Metodología

Fuentes de información

Webs institucionales

Entrevistas / encuestas

Bases de datos: ISI,Emerald,EBSCO,ISOC, ScienDirect, Springer-Link y Google Académico

Palabras clave: archivos judiciales, España, UNE-ISO 15489, UNE-ISO 9001, UNE-ISO 30300, calidad, seguridad informática, gestión documental,legislación

InformesEstudios de casoProyectosArtículos

Análisis de texto

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Montserrat Garcia Alsina (mgarciaals@uoc.edu)

Directora académica de:

Postgrado en Implementación de proyectos de gestión de documentos electrónicos (EDRMS)

Cursos de especialización:

- Experto en análisis y diseño de sistemas de gestión documental

- Experto en herramientas tecnológicas de gestión documental

Estudios de Ciencias de la Información y de la ComunicaciónPrograma de Información y Documentaciónhttp://www.uoc.edu