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7/25/2019 Contestar El Pliego de Observaciones Ihaem PDF Eh 56

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Serie: Procedimientos Hacendarios Municipales

Contestar el Pliego de Observaciones

CONTENIDO

I. Justificacin

II. Objetivo

III. Metodologa

IV. Base Legal

V.

Estructura

1.

Identificacin

2. Descripcin Genrica

3. Descripcin de Productos

4. Descripcin Especfica

VI. Formatos del Procedimiento

VII. Diagrama de Flujo del Procedimiento


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Procedimiento Hacendario

Contestar el Pliego de Observaciones

I. Justificacin

La presentacin de los informes mensuales y la cuenta pblica anual reflejan la actuacin financiera yadministrativa del Ayuntamiento en periodos determinados. El rgano f iscalizador estatal procede a realizar laverificacin de las operaciones enviadas y verifica su apego a las normas de carcter fiscal, administrativo,contable, presupuestal y de control, en la aplicacin de recursos; siendo en est proceso donde se originan ensu caso, las diferentes observaciones y deteccin de incongruencias administrativas o directas.

En caso de que la entidad municipal se encuentre en alguna situacin discrepante en la informacinpresentada, sta debe procurar solventar dichas observaciones de carcter fiscal, contable, presupuestal o

administrativo, a travs de la presentacin de la documentacin comprobatoria y corrigiendo en su caso, lasomisiones cometidas.

II. Objetivo

Apoyar a la administracin municipal en la presentacin de las solventaciones y aplicacin de correcciones alas incongruencias detectadas en el paquete presentado (integrado por los informes mensuales y/o la cuentapblica anual), y en su caso; mostrar los procedimientos viables para presentar los documentoscomprobatorios ante el rgano fiscalizador.

III. Metodologa

La estrategia que se sigui para la elaboracin del Procedimiento Hacendario, se divide en las siguientesetapas:

Etapa Descripcin1.- Investigacin de gabinete Se obtuvo informacin sobre el marco jurdico y los fundamentos

administrativos del procedimiento; as como los textos que describen lasactividades y que muestra el desarrollo de este evento administrativo.

2.- Investigacin de campo Se acudi a un municipio con el propsito de observar en campo real deaplicacin las actividades planteadas en el procedimiento; as como suoperatividad.

3.-Integracin de informacin Se aplicaron medidas correctivas al formato con la informacin obtenida en

campo.4.- Diagramacin Se utilizar los lineamientos de la Gua Tcnica ProcedimientosAdministrativos para elaborar el diagrama del procedimiento en cuestin.

5.- Digitalizacin Utilizando la aplicacin informtica desarrollada por el Instituto Hacendario delEstado de Mxico, se elaborar el diagrama y el procedimiento en multimedia.


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IV. Base legal

Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de MxicoArt. 61

Facultades y Obligaciones de la Legislatura:XXXII. Recibir, revisar, fiscalizar y calificar cada ao las cuentas pblicas del Estado y municipios.XXXIII. Revisar por conducto del rgano Superior de Fiscalizacin, las cuentas y actos relativos deaplicacin de los fondos pblicos del Estado y municipios.XXXIV. Fiscalizar la administracin de los ingresos y egresos de los municipios y de sus organismosauxiliares.XXXV. Fincar responsabilidades que resulten de la revisin, fiscalizacin y calificacin de lascuentas pblicas del Estado y de los municipios, y del ejercicio del gasto del los Ayuntamientos.

Ley Orgnica Municipal del Estado de Mxico

Art. 95

Son atribuciones del tesorero municipal:XIV. Ministrar a su inmediato antecesor todos los datos oficiales que le solicite, para contestar lospliegos de observaciones y alcances que formule y deduzca el rgano Superior de Fiscalizacin delEstado de Mxico.XVI. Glosar oportunamente las cuentas del Ayuntamiento.XVII. Contestar oportunamente los pliegos de observaciones y responsabilidades que haga elrgano Superior de Fiscalizacin del Estado de Mxico, informando al Ayuntamiento.

Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de MxicoArt. 3

La revisin, fiscalizacin y calificacin de las cuentas pblicas, es facultad de la Legislatura.Para efectos de la fiscalizacin, se auxiliar del rgano Superior, dotado de autonoma tcnica y degestin.

El rgano Superior ser vigilado y supervisado por una Comisin de la Legislatura, en los trminosde la presente Ley y el Reglamento.

Art. 4

Son sujetos de fiscalizacin:I. Los Poderes Pblicos del Estado;II. Los municipios del Estado de Mxico;III. Los organismos autnomos;IV. Los organismos auxiliares;

V. Los dems entes pblicos que manejen recursos del Estado y Municipios y, en su caso, de laFederacin.

Art. 5

La fiscalizacin superior se realizar en forma posterior a la presentacin de las cuentas pblicas, demanera externa, independiente y autnoma de cualquier forma de control y evaluacin internos delas entidades fiscalizables y de conformidad con lo establecido en la presente Ley.

Art. 8

El rgano Superior tendr las siguientes atribuciones:III. Revisar las cuentas pblicas de las entidades fiscalizables y entregar a la Legislatura, a travs dela Comisin, el informe de resultados;


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XIV. Verificar que las cuentas pblicas y los informes trimestrales se hayan presentado en lostrminos de las disposiciones legales y reglamentarias conducentes, y se hayan elaborado conformea los principios de contabilidad aplicables al sector pblico;

XV. Rendir los informes a la Comisin sobre el resultado de la verificacin de los informestrimestrales y de los estados de origen y aplicacin de recursos de las entidades fiscalizables;XVI. Requerir, segn corresponda, a los titulares de la Secretara de la Contralora del PoderEjecutivo y de los dems rganos de control interno de las entidades fiscalizables, en trminos de lasdisposiciones legales aplicables, los dictmenes de acciones de control y evaluacin por ellospracticadas, relacionados con las cuentas pblicas que el rgano Superior est fiscalizando, ascomo las observaciones y recomendaciones formuladas, las sanciones impuestas y los seguimientospracticados;XVIII. Requerir, en su caso, a los terceros que hubieren contratado obras, bienes o servicios,mediante cualquier ttulo legal, con las entidades fiscalizables, la informacin relacionada con ladocumentacin justificativa y comprobatoria de las cuentas pblicas, con la nica finalidad de realizarla compulsa correspondiente;

XIX. Requerir a las entidades f iscalizables la informacin, documentacin o apoyo necesarios para elcumplimiento de sus atribuciones;XX. Investigar los actos u omisiones que puedan implicar alguna conducta irregular respecto de laadministracin, ejercicio, custodia o aplicacin de los recursos pblicos, durante el periodo quecomprenda las cuentas pblicas que est fiscalizando;XXI. Fincar las responsabilidades resarcitorias que le correspondan en trminos de esta Ley; y, en sucaso, turnar a las autoridades competentes, los pliegos que hubiese formulado para que stasprocedan al fincamiento de las responsabilidades resarcitorias procedentes;XXII. Promover ante las instancias competentes el fincamiento e imposicin de las demsresponsabilidades a que se refiere el Ttulo Sptimo de la Constitucin Poltica del Estado Libre ySoberano de Mxico;

Art. 13

El Auditor Superior tendr las siguientes atribuciones:III. Emitir y entregar a la Legislatura, por conducto de la Comisin, los informes relativos a la revisinde las cuentas pblicas, en los plazos y trminos previstos por la Ley;IV. Formular los pliegos de observaciones y recomendaciones necesarias a las entidadesfiscalizables, as como verificar su debida cumplimentacin;IX. Promover el fincamiento e imposicin de las dems responsabilidades y sanciones a que hubierelugar ante las instancias competentes;

Art. 23

Sin perjuicio del ejercicio directo por parte del Auditor Superior, los Auditores Especiales tendrn lasfacultades genricas siguientes:II. Requerir a las entidades fiscalizables y a los terceros que hubieren celebrado operaciones conaqullas, la informacin y documentacin que sea necesaria para realizar la funcin de fiscalizacin;

IV. Formular pliegos de observaciones, en los trminos de esta Ley;VII. Informar al Auditor Superior, de las dems responsabilidades y sanciones a que hubiere lugar;IX. Revisar y analizar la informacin incluida en las cuentas pblicas;

Art. 24

Sin perjuicio del ejercicio directo por parte del Auditor Superior, el Auditor Especial de CumplimientoFinanciero, tendr las facultades siguientes:I. Revisar y fiscalizar las cuentas pblicas del ao anterior, incluidos los informes mensuales ytrimestrales, que rindan las entidades fiscalizables;II. Realizar, conforme a los programas, las actividades relacionadas con la revisin de las cuentaspblicas; y elaborar los anlisis que sirvan para la preparacin de los informes de resultados;III. Revisar y analizar la informacin programtica incluida en las cuentas pblicas;


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VI. Formular las recomendaciones y/o los pliegos de observaciones que deriven de los resultados dela revisin y fiscalizacin de las cuentas pblicas, de las auditorias practicadas, y de los informesmensuales y trimestrales; las cuales se notificarn a las entidades fiscalizables;

VII. Substanciar la etapa aclaratoria a que se refiere esta Ley, derivada de la revisin y fiscalizacinde las cuentas pblicas, informes mensuales, trimestrales y de las auditorias que practique. En elcaso de que en esta etapa las observaciones no hayan sido debidamente solventadas, dar cuenta ala Unidad de Asuntos Jurdicos para que de inicio al procedimiento resarcitorio;IX. Determinar y cuantificar los daos y perjuicios causados a las haciendas pblicas o al patrimoniode las entidades fiscalizables, y formular los pliegos correspondientes, para que se inicien losprocedimientos administrativos resarcitorios;

Art. 25

Sin perjuicio del ejercicio directo por parte del Auditor Superior, el Auditor Especial de Evaluacin deProgramas, tendr las facultades siguientes:VI. Formular las recomendaciones o los pliegos de observaciones que deriven de los resultados de larevisin de los programas a cargo del Estado y de los Municipios; los cuales se notificarn a las

entidades fiscalizables;VII. Substanciar la etapa aclaratoria a que se refiere esta Ley, derivada de la revisin de losprogramas a cargo del Estado y de los Municipios. En el caso de que en esta etapa lasobservaciones no hayan sido debidamente solventadas se dar cuenta a la Unidad de AsuntosJurdicos para que de inicio al procedimiento administrativo resarcitorio;

Art. 26

El rgano Superior contar con una Unidad de Asuntos Jurdicos cuyo titular tendr las siguientesfacultades:II. Substanciar los procedimientos para el fincamiento de las responsabilidades administrativasresarcitorias en que incurran los servidores pblicos, por actos u omisiones de los que resulte undao o perjuicio estimable en dinero, que afecte al Estado o municipios en sus haciendas pblicas oal patrimonio de las entidades fiscalizables, conforme a los ordenamientos legales y reglamentarios

aplicables;Art. 32Los Presidentes Municipales presentarn a la Legislatura las cuentas pblicas anuales de susrespectivos municipios, del ejercicio fiscal inmediato anterior, dentro de los quince primeros das delmes de marzo de cada ao; asimismo, los informes mensuales los debern presentar dentro de losveinte das posteriores al trmino del mes correspondiente.

Art. 34

El rgano Superior conservar en su poder las cuentas pblicas del Estado y municipios de cadaejercicio fiscal y los informes de resultados de su revisin, en tanto no prescriban lasresponsabilidades derivadas de las irregularidades que se observen en las operaciones objeto derevisin. Asimismo, conservar las copias autgrafas de los pliegos que formulen y copias de lostrmites que hubiere realizado ante las instancias competentes para la presentacin de denuncias o

querellas penales derivadas del ejercicio de sus funciones.Art. 37Respecto de los informes trimestrales, el rgano Superior auditar los conceptos reportados en elloscomo procesos concluidos. Al efecto, el rgano Superior realizar observaciones, disponiendo lasentidades fiscalizables de hasta cuarenta y cinco das hbiles para formular los comentarios queprocedan.

Si transcurrido el plazo que como lmite seala el prrafo precedente, la entidad fiscalizable, sincausa justificada, no presenta los comentarios respectivos el Auditor Superior impondr la medida deapremio que estime conveniente.


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Art. 38

Las observaciones a que se refiere el artculo anterior, debern notificarse a las entidadesfiscalizables dentro de los cinco das hbiles siguientes al en que haya concluido la revisin de que

se trate, con el propsito de que sus comentarios se integren al informe de resultados de la revisinde la cuenta pblica correspondiente.Art. 48

Los informes mensuales y la cuenta pblica de los municipios, debern firmarse por el PresidenteMunicipal, l o los Sndicos segn corresponda; el Tesorero y el Secretario del Ayuntamiento.Quienes firmen la cuenta pblica o el informe de que se trate y no estn de acuerdo con sucontenido, tendrn derecho a asentar las observaciones que tengan respecto del documento encuestin en el cuerpo del mismo, debiendo fundar y motivar cada una de ellas.

Art. 49Los informes mensuales o la cuenta pblica municipal, segn corresponda, as como ladocumentacin comprobatoria y justificativa que los ampare, quedarn a disposicin de los sujetosobligados a firmarlos, para que puedan revisarlos y en su caso, anotar sus observaciones.

Los tesoreros municipales debern notificar por escrito esta situacin a los sujetos obligados a firmardichos documentos y apercibirlos de que en caso de que no acudan a hacerlo, se tendr poraceptada la documentacin de que se trate en los trminos sealados en el informe o cuenta pblicarespectiva.

Dichos documentos estarn disponibles en las oficinas de la Tesorera Municipal, cuando menos concinco o con treinta das de anticipacin a su presentacin, segn se trate de los informes o de lacuenta pblica, respectivamente.

Art. 51

El informe de resultados de los informes mensuales y la cuenta pblica, deber contener comomnimo lo siguiente:I. El resultado de la revisin de la respectiva cuenta pblica;

VIII. Las observaciones y recomendaciones que se deriven de la revisin.

El informe de resultados deber elaborarse considerando los principios de contabilidadgubernamental y las disposiciones legales aplicables.

Art. 52

El rgano Superior en el informe de resultados, dar cuenta a la Legislatura de los pliegos deobservaciones que hubiere formulado, de las responsabilidades resarcitorias que hubiere fincado, ascomo de los procedimientos que las autoridades competentes hubieren iniciado para el fincamientode responsabilidades y la imposicin desanciones.

Art. 53

Si del ejercicio de las atribuciones de fiscalizacin del rgano Superior, se observa o determinaalguna irregularidad que implique dao a la hacienda pblica estatal o municipal o al patrimonio de

las entidades fiscalizables, se deber iniciar una etapa de aclaracin en cualquier momento, previo alinicio del procedimiento resarcitorio.

La etapa de aclaracin tiene como finalidad dar oportunidad a las entidades fiscalizables parasolventar y aclarar el contenido de las observaciones o la determinacin del dao y, en su caso,cubrir el monto a que ascienda y quede resarcido.

Art. 54

La etapa de aclaracin se desarrollar de la siguiente manera:I. El Auditor Superior o el Auditor Especial correspondiente, notificar el contenido de laobservaciones o la determinacin del dao y conceder a la entidad fiscalizable un plazo no menorde veinte das ni mayor a cuarenta y cinco das hbiles, para que las solvente o repare, y manifiestelo que a su inters convenga;


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II. La entidad fiscalizable, dentro del plazo concedido, presentar los elementos que considerenecesarios para justificar o aclarar las observaciones efectuadas, para acreditar la reparacin oinexistencia del dao. En caso de no hacerlo, se entender que la entidad fiscalizable acepta en sus

trminos lo expuesto por el rgano Superior y ste proceder conforme a derecho;III. Si el rgano Superior concluye que las observaciones han quedado debidamente solventadas oel dao reparado, dictar la determinacin correspondiente, misma que notificar a la entidadfiscalizable; yIV. Si el rgano Superior concluye que las observaciones no fueron debidamente solventadas o eldao reparado, iniciar o promover en su caso, el procedimiento resarcitorio.

Art. 55

Para los efectos de esta Ley incurren en responsabilidad resarcitoria:I. Los servidores pblicos o quienes hayan dejado de serlo o las personas fsicas o jurdicascolectivas que reciban, administren o manejen recursos del erario, cuyos actos u omisiones causendao y/o perjuicio a las haciendas pblicas, o al patrimonio de las dems entidades fiscalizables, loscuales sern fijados en cantidad lquida;

II. Los servidores pblicos de las entidades fiscalizables, o quienes hayan dejado de serlo, queomitan rendir sus informes acerca de la solventacin de los pliegos preventivos formulados yremitidos por el rgano Superior, que no sean solventados dentro de los plazos correspondientes, obien, la documentacin y argumentos presentados no sean suficientes o procedentes para

justificarlos, conforme a una valoracin debidamente fundada y motivada que lleve a cabo el rganoSuperior;III. Los servidores pblicos del rgano Superior, o quienes hayan dejado de serlo, cuando, conmotivo de la revisin y fiscalizacin superior de las cuentas pblicas, no hubieren formulado lasobservaciones correspondientes, sobre las situaciones irregulares de las que tuvieron conocimiento.

Art. 58

El rgano Superior informar a las entidades fiscalizables, por conducto de sus reas financieras,sobre los pliegos que hubiese formulado y las responsabilidades que haya fincado con base en esta

Ley y el Reglamento, para los efectos contables y legales a que hubiere lugar.

V. Estructura

El desarrollo de este procedimiento hacendario es bajo un esquema de fcil compresin e implantacin,como a continuacin se muestra y se presenta como formato.

1. Identificacin2. Descripcin Genrica3. Descripcin de Productos4. Descripcin Especfica

NOMBRE: Contestar el Pliego de Observaciones

1. IDENTIFICACIN

INICIO REARecepcin del pliego de observaciones Tesorera MunicipalINSTRUCCIN PUESTOS PARTICIPANTESContestar el pliego de observaciones Presidente Municipal, Sndico, Tesorera Municipal,

Dependencias Administrativas y OSFEMFINALIZACIN FECHARecepcin del oficio de liberacin deobservaciones

Dentro de los 5 das, una vez recibido el pliego deobservaciones (hasta solventarse)


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2. DESCRIPCIN GENRICA

Solventar el pliego de observaciones fincadas por el rgano fiscalizador de acuerdo a las formalidades

establecidas al respecto, y en su caso, presentar debidamente fundada y motivada la justificacin del hecho ola documentacin probatoria que libere de la omisin fiscal, administrativa o jurdica.

3.DESCRIPCIN DE PRODUCTOS1. Oficio de contestacin firmado por el Tesorero al rgano Superior de Fiscalizacin2. Citatorios, Actas Administrativas, emisin de Pliegos Preventivos3. Pliego de Descargo4. Oficio de Solventacin emitido por el rgano Superior de Fiscalizacin

4. DESCRIPCIN ESPECIFICA

SEC. ACTIVIDAD RESPONSABLE

DOCUMENTACIN

SOPORTE PARA LAOPERACIN

DOCUMENTACIN

GENERADA EN ESTAOPERACIN

1Recibe y revisa el Pliego deObservaciones

Presidente Municipal Pliego deObservaciones

2

Elabora y enva oficio instruyendo alTesorero Municipal para que encolaboracin con las reasadministrativas involucradas,conteste y sustente lasobservaciones del Pliego, anexandoel Pliego de Observaciones.

Presidente Municipal Pliego deObservaciones

Oficio de Presidentedirigido a el TesoreroMunicipal

3

Recibe y revisa el Pliego de

Observaciones

Tesorero del Municipio/

Organismos autnomos/Organismos auxiliares

Pliego de

Observaciones

4

Elabora y enva oficio dirigido a lasreas administrativas involucradaspara que contesten y revisen lasobservaciones que lescorresponden, anexando copia delPliego de Observaciones.

Tesorero del Municipio/Organismos autnomos/Organismos auxiliares

Pliego deObservaciones

Oficio del Tesorerodirigido a reasadministrativasinvolucradas.

5Reciben y revisan lasobservaciones que lescorresponden.

reas administrativasinvolucradas


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Elaboran y entregan a Tesorera larespuesta y sustento de las

Observaciones

reas administrativasinvolucradas


-Respuesta a lasobservaciones

-Documentos quesustentan la respuestaa cada observacin.

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Recibe y revisa la respuesta y elsustento de las observaciones decada una de las reasadministrativas involucradas.

Tesorero Municipal -Pliego deObservaciones-Respuesta y sustentode las Observaciones

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Contesta en tiempo el Pliego deObservaciones.

En caso NEGATIVO:Solicita prrroga al OSFEM parasustentar las Observaciones.

Tesorero Municipal/Organismos autnomos/Organismos auxiliares

Informe deobservaciones yanlisis contable


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9

Contesta en tiempo el Pliego deObservaciones.

En caso AFIRMATIVO:Elabora y enva un oficio decontestacin dirigido al AuditorSuperior del OSFEM, en original ycopia para su acuse, indicando:nmero de folio y nmero de controldel pliego que se est contestandoy anexa documentacin soporte quesustente las observaciones, ascomo nota explicativa.


Informe deobservaciones yanlisis contable

Oficio de contestacin

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Recibe contestacin al Pliego deObservaciones en tiempo y forma

En caso NEGATIVO:Elabora y enva al Tesorero delMunicipio/ Organismo Citatorios,Actas Administrativas, PliegosPreventivos y Definitivos deResponsabilidades.Pasa a la actividad # 2.

Auditora Superior deOSFEM

Oficio de contestaciny documentacinanexa

Citatorios, ActasAdministrativas, PliegosPreventivos yDefinitivos deResponsabilidades.

11

Recibe y revisa Citatorios, ActasAdministrativas, Pliegos Preventivosy Definitivos de Responsabilidades.Se conecta con la operacin dos deelaboracin de oficio decontestacin.


Ninguna

12

El OSFEM recibe contestacin al

Pliego de Observaciones en tiempoy forma:

En caso AFIRMATIVO:Recibe y registra oficio decontestacin y documentacin, yfirma acuse.

Auditora Superior de

OSFEM

Oficio de contestacin

y documentacinanexa

Registra

13Enva oficio de contestacin ydocumentacin al Departamento deSolventaciones.


Ninguna

14

Recibe y analiza oficio decontestacin, conoce losargumentos que plantean los

funcionarios municipales respecto acada una de las observaciones yrevisa los documentos remitidos,cerciorndose de que seanverificables, que renan losrequisitos legales (fiscales ynormativos), y administrativosnecesarios para determinar si laevidencia es suficiente ycompetente, para ser susceptible desolventarse y enva al AuditorSuperior.

Departamento deSolventaciones deOSFEM

Oficio de contestaciny documentacinanexa

Ninguna


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SEC. ACTIVIDAD RESPONSABLEDOCUMENTACI N

SOPORTE PARA LAOPERACIN

DOCUMENTACI NGENERADA EN ESTA

OPERACIN

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Elabora la conclusin a la que selleg, anotando nombre, firma yfecha de la persona que realiz larevisin, indexando prueba de cadaobservacin con el pliego deobservaciones.


Oficio de Contestaciny documentacinremitida

Conclusin del procesode revisin

16

Elabora y enva a Auditora elPliego de Descargo anotando elfolio numrico del lado derechopara su fcil identificacin,indicando con las letras: L si selevanta y S si se subsiste comoresultado del trabajo de revisin.


Pliego deObservaciones,Conclusin delproceso de revisin

Pliego de Descargo

17Recibe y revisa Pliego de Descargo Auditora Superior de

OSFEMPliego de Descargo

18

La documentacin rene laevidencia suficiente.

En caso NEGATIVO:Regresa Pliego de Descargo alDepartamento de Solventacionesde OSFEM.


Pliego de Descargo

19

Elabora y enva oficio de respuestanegativa dirigida al PresidenteMunicipal.Inicia procedimiento.

20

La documentacin rene laevidencia suficiente.

En caso AFIRMATIVO:Elabora Pliego de Solventacionesen doce tantos, uno por cada mesdel ejercicio fiscal y enva alTesorera Municipal / Organismo.


Pliego de Descargo Doce Pliegos deSolventacin paragarantizar que todas lasobservaciones fincadashan quedadodebidamente aclaradasy/o justificadas

21Recibe y archiva Pliegos deSolventacin

Tesorera del Municipal/Organismos autnomos/Organismos auxiliares


Ninguna

VI. Diagrama de Flujo del Procedimiento(Documento Anexo)

VII. Formatos del ProcedimientoPHM-CPO-001 Pliego de Observaciones de Auditora a los Informes MensualesPHM-CPO-002 Contestacin al Pliego de ObservacionesPHM-CPO-003 Pliego de Solventacin de Observaciones de Glosa y Anlisis Contable

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