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Contenido Manual de Usuario Coltefinanciera Digit@l Empresas

Bienvenido a Coltefinanciera Digit@l Empresas ......................................................................... 4

Registro en Coltefinanciera Digit@l Empresas ............................................................................ 4

Ingresar a Coltefinanciera Digit@l Empresas .............................................................................. 8

Recordar Usuario .............................................................................................................................. 9

Regenerar clave .............................................................................................................................. 12

Actualizar datos personales y de contacto ................................................................................ 15

Activar notificaciones y generar reporte de actividades......................................................... 17

Administración y configuración ................................................................................................... 19

Grupo de productos ................................................................................................................... 20

Roles ............................................................................................................................................. 24

Privilegios ................................................................................................................................ 24

Limites...................................................................................................................................... 25

Crear roles ............................................................................................................................... 26

Usuarios ....................................................................................................................................... 30

Personalizar productos propios .................................................................................................. 35

Generar reportes de Auditoría ...................................................................................................... 37

Inscribir cuentas ............................................................................................................................. 44

Inscribir cuentas – Coltefinanciera ......................................................................................... 45

Inscribir cuentas – Otros bancos ............................................................................................ 47

Inscribir cuentas – Nómina. ..................................................................................................... 50

Administración de cuentas inscritas ...................................................................................... 53

Aprobación o rechazo de cuentas ....................................................................................... 55

Editar o eliminar cuentas ...................................................................................................... 59

Estados de inscripción .......................................................................................................... 59

Plantillas .......................................................................................................................................... 60

Crear plantillas para transacciones ........................................................................................ 60

Administrar plantillas ................................................................................................................ 61

Uso de plantillas ......................................................................................................................... 62

Transferencias ................................................................................................................................ 63

Transferencias a cuentas propias ........................................................................................... 63

Transferencias a cuentas Coltefinanciera ............................................................................. 66

Transferencias Interbancarias ................................................................................................. 70

Realizar pagos de nómina (uno a uno) ....................................................................................... 74

Realizar pagos a créditos.............................................................................................................. 77

Pagos a créditos desde cuentas de ahorro Coltefinanciera ............................................... 77

Pagos a créditos desde PSE ..................................................................................................... 82

Realizar aprobación de operaciones ........................................................................................... 85

Transferencias Programadas ....................................................................................................... 89

Saldos y Movimientos ................................................................................................................... 90

Saldos consolidados ................................................................................................................. 90

Saldos por producto .................................................................................................................. 92

Movimientos ............................................................................................................................... 94

Detalle ...................................................................................................................................... 95

Reporte personalizado .......................................................................................................... 97

Consulta de transacciones ......................................................................................................... 101

Transacciones completadas .................................................................................................. 101

Transacciones programadas ................................................................................................. 103

Cancelar transacciones programadas .............................................................................. 105

Estado de las transacciones .................................................................................................. 106

Transacción enviada............................................................................................................ 106

Transacción en Proceso ..................................................................................................... 106

Transacción rechazada por banco .................................................................................... 106

Estado cancelada ................................................................................................................. 107

Documentos .................................................................................................................................. 107

Mensajes ....................................................................................................................................... 108

Radicar solicitudes....................................................................................................................... 109

Bienvenido a Coltefinanciera Digit@l Empresas

Coltefinanciera Digit@l Empresas - empresas es el portal web que le permitirá administrar y gestionar de manera integral los productos financieros, de manera fácil, cómoda y segura.

Para realizar su afiliación a Coltefinanciera Digit@l Empresas y comenzar a

disfrutar de sus beneficios, solicite los servicios a través de su Gerente de Cuenta

o comunicándose a la Línea Gratuita Nacional 01800 01800 40.

Para iniciar por favor ingrese a la página web www.coltefinanciera.com.co, y haga

clic en el icono de Coltefinanciera Digit@l Empresas.

*Para una adecuada navegación, le agradecemos ingresar a través del navegador

Google Chrome o Mozilla Firefox.

Registro en Coltefinanciera Digit@l Empresas

Para realizar el registro en el portal previamente debe ser pre-matriculado:

Si usted es un usuario principal debió haber sido pre-matriculado por

Coltefinanciera mediante la solicitud de servicios.

Si usted es un usuario secundario debió haber sido pre-matriculado por su

empresa.

Una vez pre-matriculado debe recibir un correo electrónico en el cual se informa

que puede iniciar con el proceso de autogestión para el registro de su usuario en

Coltefinanciera Digit@l Empresas y el código de su empresa.

http://www.coltefinanciera.com.co/

1. Ingrese al portal Coltefinanciera Digit@l Empresas.

2. Para iniciar su registro haga clic en Nuevo Usuario.

3. En la pantalla Autogestión de usuarios diligencie la información requerida.

El número de su documento de identificación, debe ingresarlo sin puntos, ni

espacios.

Recuerde que el Código del grupo empresarial, fue enviado en el correo

electrónico que recibió para la autogestión de su registro.

4. Haga clic en Continuar.

5. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de seis

dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.

6. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o comuníquese

con su empresa para que verifiquen los datos de creación de su usuario.

7. Haga clic en Verificar.

8. En pantalla visualizará los Términos y Condiciones de Uso de

Coltefinanciera Digit@l Empresas. Por favor lea y acepte para continuar.

9. También puede descargar el documento haciendo clic en Descargar en

PDF.

10. Haga clic en Sí, acepto, para continuar.

11. En la siguiente pantalla, asígnese un nombre de usuario que cumpla con

las siguientes características:

Debe ser alfanumérico y tener entre 8 y 16 caracteres.

No debe contener su número de identificación ni caracteres especiales.

No diferencia mayúsculas de minúsculas.

12. Seleccione el país de residencia.

13. Seleccione la ciudad de residencia.

14. Ingrese una dirección.

15. Cree y confirme su clave de acceso a Coltefinanciera Digit@l Empresas, la

cual debe cumplir las siguientes características:

Debe contener de 8 a 16 caracteres.

Debe contar con al menos una mayúscula o una minúscula.

Al menos un número.

Mínimo un carácter especial (#.¡-_@).

No usar el número de identificación.

No usar una clave anterior.

16. Ingrese su número de celular.

17. Ingrese un número de teléfono fijo con el indicativo de la ciudad.

18. Para terminar el proceso de registro haga clic en Finalizar.

Una vez finalice su proceso de registro visualizará en pantalla el mensaje Registro Exitoso y recibirá un correo electrónico con la información de bienvenida. A partir

de este momento podrá disfrutar de todos los servicios y beneficios de

Coltefinanciera Digit@l Empresas.

Ingresar a Coltefinanciera Digit@l Empresas

1. Para ingresar a Coltefinanciera Digit@l Empresas ingrese el usuario que se

asignó durante el proceso de registro.

2. Haga clic en Ingresar.

3. Digite su clave.

4. Haga clic en Ingresar.

Con esto visualizará la pantalla principal de su portal Coltefinanciera Digit@l

Empresas para empezar a disfrutar de sus servicios.

Recordar Usuario

Utilice esta opción si requiere recordar el nombre de usuario que definió en el

registro a Coltefinanciera Digit@l Empresas.

1. En la pantalla de inicio haga clic en Recordar Usuario.

2. Diligencie la información de su número de identificación.


4. Diligencie los datos de la identificación de la empresa.

5. Seleccione en Banco a COLTEFINANCIERA S.A. COMPAÑÍA DE

FINANCIAMIENTO COMERCIAL.

6. Seleccione el tipo de identificación que posee su empresa.

7. Ingrese el número de identificación de su empresa, sin puntos, ni espacios.


9. Ingrese la clave que definió en el proceso de registro a Coltefinanciera

Digit@l Empresas Personas, si no la recuerda vuelva a la pantalla anterior y

seleccione la opción Regenerar clave.







14. En pantalla visualizará el nombre de usuario que definió para ingresar a


15. Para terminar el proceso de recordación de usuario haga clic en Finalizar.

Regenerar clave

Utilice esta opción si requiere establecer una nueva clave para Coltefinanciera

Digit@l Empresas, ya sea por olvido o porque se encuentra bloqueado.

1. Haga clic en Regenerar Clave.

2. Ingrese el usuario que definió para ingresar a Coltefinanciera Digit@l

Empresas, si no lo recuerda utilice la opción Recordar Usuario de la

pantalla anterior.







7. Cree y confirme su clave de acceso a Coltefinanciera Digit@l Empresas, la

cual debe cumplir las siguientes características:

Debe contener de 8 a 16 caracteres.

Debe contar con al menos una mayúscula o una minúscula.

Al menos un número.

Mínimo un carácter especial (#.¡-_@).

No usar el número de identificación.

No usar una clave anterior.

8. Para terminar el proceso de regeneración de clave haga clic en Finalizar.

9. Una vez finalice su proceso de regeneración de clave visualizará en

pantalla el mensaje Se ha regenerado la clave exitosamente y recibirá un

correo electrónico con la notificación del proceso realizado.

Actualizar datos personales y de contacto

Para actualizar su información personal como:

Nombres

Apellidos

Correo electrónico

Fecha de nacimiento

Nacionalidad

Idioma

O sus datos de contacto como:

País de residencia

Ciudad

Dirección

Teléfono fijo

Teléfono celular

Utilice la opción Preferencias del menú Administración.

1. En la pantalla de preferencias en la pestaña Perfil de usuario, modifique el

dato que requiere actualizar.

2. Para guardar las actualizaciones realizadas, haga clic en Guardar.






6. Una vez finalice su proceso de actualización visualizará en pantalla el

mensaje de éxito y recibirá un correo electrónico con la notificación del

proceso realizado.

7. Para terminar el proceso haga clic en Finalizar.

Activar notificaciones y generar reporte de actividades

Si requiere activar o desactivar las notificaciones electrónicas y la generación de

reporte de actividades, utilice la opción Preferencias del menú Administración.

1. En la pantalla de preferencias en la pestaña Otros, seleccione de acuerdo a

sus preferencias la notificaciones que desea recibir por parte de


2. Haga clic en Guardar.






6. Una vez finalice su proceso de configuración visualizará en pantalla el

mensaje de éxito del proceso realizado.


Administración y configuración

Usted podrá configurar los niveles de atribución a su portal de acuerdo a sus

necesidades por medio de la asignación de los derechos y privilegios que

adquiere un usuario al momento de asignarle un rol, por medio del menú de

Administración.

La administración de Coltefinanciera Digit@l Empresas se compone de varias

funcionalidades que trabajan de manera interconectadas:

Grupo de productos

Roles

Usuarios

Flujos de aprobación

Dado que la creación de usuarios se realiza de manera jerárquica, la primera

creación de estos deberá realizarse por el usuario principal.

Nota -usuarios principales:

Si su empresa posee el tipo de administración “dual” toda creación y modificación

en el portal deberá ser aprobada por el segundo usuario principal.

Si su empresa posee el tipo de administración “única” toda creación y

modificación quedará inmediatamente aplicada.

Grupo de productos

En esta funcionalidad puede crear un grupo de productos con uno o varios

productos que posea con Coltefinanciera, el cual será asociado en el proceso de

la creación de un rol.

La opción para la creación de grupos de producto, estará visible solo para

aquellos usuarios que en su rol tengan habilitado el permiso "Grupo de

productos" de la sección de administración, además que deben tener privilegios

de preparación.

A los usuarios que en su rol tienen el privilegio "Aprobador" asignado, nunca se

les presentará la opción para crear grupos de producto.

Importante: Existen grupos de productos por defecto por cada una de las

empresas con todos los productos disponibles.

1. Utilice la opción Grupo de Productos del menú Administración.

2. Para crear un nuevo grupo de productos haga clic en Nuevo grupo.

3. Asigne un nombre al grupo de productos.

Nota: En el primer paso del proceso de creación, NO se presentará en

pantalla un nombre por defecto para el grupo de productos, por tato debe

ingresar el nombre que desee asignarle al grupo de producto, pero se

validará que NO exista otro grupo de producto con el mismo nombre, ya

que éste debe ser único.

4. Seleccione en Banco a Coltefinanciera S.A.

5. Despliegue los productos disponibles para creación del grupo.

6. Seleccione los productos que harán parte del grupo, para este ejemplo solo

se incluyeron 2 productos para el grupo de nómina.


8. Verifique la información del nuevo grupo de productos a crear.






Nota: en caso de que la creación del rol sea por un usuario con privilegios

de preparación no se requerirá el código de seguridad y el rol deberá ser

aprobado por un usuario con privilegios de aprobación.




14. Al consultar nuevamente los grupos de productos visualizará el grupo

creado con las opciones de edición y eliminación.

Importante: si la creación del grupo económico es realizada por un usuario con

privilegios de Preparador, esta creación estará sujeta a la aprobación por parte de

un usuario con privilegios de Aprobador y registrará en la Lista de grupos de

producto pendientes de aprobación. Hasta tanto no se realice la aprobación, el

grupo no estará disponible para su uso.

Roles

En esta funcionalidad puede crear los roles de sus usuarios asignándoles los

privilegios, cuentas, transacciones y límites a los cuales tendrán acceso.

Estos roles posteriormente serán asignados a los usuarios secundarios al

momento de su creación. Los privilegios que puede asignar son:

Privilegios

a. Preparar: Este privilegio le permite al usuario preparar transacciones

monetarias y/o administrativas según las funcionalidades que el rol tenga

habilitadas. Como preparador no tiene posibilidad de aprobar

transacciones y tampoco puede enviar una transacción a procesar

directamente; toda aquella transacción que el usuario con este privilegio

realice quedará sujeta a aprobación; sin embargo puede visualizar las

transacciones (administrativas o monetarias) pendientes de aprobación

que ha preparado en modo consulta.

b. Aprobar: Este privilegio le permite al usuario aprobar transacciones

monetarias y/o administrativas según las funcionalidades que el rol tenga

habilitadas. Como aprobador no tiene posibilidad de preparar una

transacción, este privilegio habilita al usuario solo a aprobar (autorizar)

aquellas funcionalidades que el rol tenga habilitadas; toda aquella

transacción que el usuario con este privilegio apruebe será procesada en

caso que no tenga un flujo de aprobación asociado. Se debe tener en

cuenta lo siguiente para los usuarios que tengan un rol con estos

privilegios.

I. Transacciones monetarias: No se presentan las opciones de menú

asociadas a transacciones monetarias.

II. Transacciones administrativas: Se presentan todas aquellas

funcionalidades en las cuales se tenga toda la administración

(Crear, eliminar, modificar, aprobar y rechazar).

c. Preparar - Aprobar: Este privilegio le permite al usuario preparar

transacciones monetarias y/o administrativas según las funcionalidades

que el rol tenga habilitadas y también aprobar transacciones monetarias

y/o administrativas según las funcionalidades que el rol tenga habilitadas.

Como Preparador/Aprobador no tiene posibilidad de aprobar las

transacciones que el mismo usuario haya preparado y tampoco puede

enviar una transacción a procesar directamente; toda aquella transacción

que el usuario con este privilegio realice, queda sujeta a aprobación y solo

puede aprobar (autorizar) todas aquellas transacciones que el rol tenga

habilitadas y que el mismo no haya preparado.

d. Ejecución Directa: Este privilegio le permite al usuario preparar

transacciones monetarias y/o administrativas según las funcionalidades

que el rol tenga habilitadas y también aprobar transacciones monetarias

y/o administrativas según las funcionalidades que el rol tenga habilitadas.

Como ejecutor directo tiene la posibilidad de enviar una transacción a

procesar directamente, sin necesidad de esperar una aprobación

(autorización) de otro usuario; toda aquella transacción que el usuario con

este privilegio realice no quedará sujeta a aprobaciones (en caso que no

tenga flujos de aprobación asociados) y también podrá aprobar (autorizar)

todas aquellas transacciones que el rol tenga habilitadas.

Limites

Algunas consideraciones a tener en cuenta al momento de asignar los límites a

los usuarios son las siguientes:

a. Los límites diarios comienzan a las 00:00 horas hasta las 23:59.

b. Los límites semanales comienzan desde el día en el que se esté haciendo

la transacción hasta 7 días anteriores.

c. Los límites mensuales comienzan desde el día en el que se esté haciendo

la transacción hasta 30 días anteriores.

d. Será posible configurar límites por transacción y también límites por

periodo de tiempo (Límite diario, Límite semanal, Límite mensual),

e. Los límites configurados en el grupo económico, son los valores máximos

que pueden ser asignados a un usuario con privilegios de aprobación

(Aprobar, Preparar-Aprobar, Ejecución directa).

Crear roles

1. Utilice la opción Roles del menú Administración.

2. Haga clic en Nuevo rol. En esta vista visualizará los roles que se

encuentran creados y el rol por defecto de Administrador principal, el cual

no tiene posibilidad de edición.

3. Asigne un nombre al nuevo Rol que creará. Se recomienda un nombre que

le permita reconocer fácilmente la finalidad de la creación del rol.

4. Seleccione el privilegio al cual tendrá acceso el nuevo rol (ver Privilegios).

5. Seleccione los grupos de productos a los cuales tendrá acceso el nuevo rol

(ver Grupo de Productos).

6. Seleccione las transferencias que puede ejecutar/aprobar el nuevo rol, así

mismo en este apartado podrá modificar el límite monetario autorizado

para la transacción seleccionada (ver Límites).

7. Seleccione de la lista los pagos (transferencias) que puede

ejecutar/aprobar el nuevo rol, así mismo en este apartado podrá modificar

el límite monetario autorizado para la transacción seleccionada (ver

Límites).

8. Seleccione las funcionalidades administrativas a las cuales tendrá acceso

el nuevo rol.

9. Seleccione las consultas administrativas a las cuales tendrá acceso el

nuevo rol.

10. Seleccione los links inteligentes a los cuales tendrá acceso el nuevo rol,

estos links se pueden acceder desde el menú Pagos PSE y otras consultas.

11. Para continuar con el proceso de creación del nuevo rol haga clic en

Verificar información, de lo contrario haga clic en Cancelar para declinar la

creación.

12. Verifique la información seleccionada para la creación del nuevo rol

desplegando cada sección haciendo clic en la flecha, si todo se encuentra

correcto haga clic en Continuar.

13. En caso de requerir corregir algún valor haga clic en Regresar.






Nota: en caso de que la creación del rol sea por un usuario con privilegios

de preparación no se requerirá el código de seguridad y el rol deberá ser

aprobado por un usuario con privilegios de aprobación.




19. Al consultar nuevamente los grupos de productos visualizará el grupo

creado con las opciones de edición y eliminación.

Importante: si la creación del Rol es realizada por un usuario con privilegios de

Preparador, esta creación estará sujeta a la aprobación por parte de un usuario

con privilegios de Aprobador y registrará en la Lista de roles pendientes de

aprobación. Hasta tanto no se realice la aprobación, el rol no estará disponible

para su uso.

Usuarios

Está funcionalidad permite a los usuarios principales o usuarios secundarios con

los privilegios apropiados, consultar, crear, editar y aprobar o rechazar cambios

pendientes para usuarios secundarios.

1. Para acceder a esta funcionalidad haga clic en la opción Usuarios del

menú Administración.

2. En esta pantalla registrará los usuarios creados en la sección Usuarios sin

aprobaciones pendientes. Para crear un nuevo usuario haga clic en Nuevo

usuario.

3. Diligencie los datos de identificación que se solicitan del nuevo usuario.

4. De la lista de roles seleccione el rol que ejecutara el usuario que está

creando (para crear un rol vea Roles).

5. Una vez diligenciado todo el formulario haga clic en Continuar.

Nota: en caso de que el usuario ya exista se presentará un mensaje

indicándolo y no se permitirá continuar con el proceso de creación.

6. Verifique los datos de la creación del usuario, si todo se encuentra correcto

haga clic en Continuar, en caso contrario haga clic en Regresar para hacer

las correcciones.

Nota: en caso de que la creación del usuario sea por un usuario con

privilegios de preparación no se requerirá el código de seguridad y el rol

deberá ser aprobado por un usuario con privilegios de aprobación.






10. Una vez finalizado el proceso se muestra en pantalla el mensaje de éxito de

la creación del usuario, con esto el nuevo usuario recibe en su correo

electrónico un mensaje para realizar la autogestión del Registro de usuario

en Coltefinanciera Digit@l Empresas (Ver Registro en Coltefinanciera

Digit@l Empresas).

Nota: con esto el usuario queda en estado Preafiliado, una vez este haga el

proceso de registro su estado cambiará a Afiliado, estos estados los podrá

consultar en la pantalla Administración de usuarios.

Nota: en caso de que la creación del usuario sea por un usuario con privilegios de

preparación, las aprobaciones pendientes se reflejarán en la sección Usuarios con

aprobaciones pendientes, las cuales deberán ser gestionadas por un usuario con

privilegios de aprobación.

Personalizar productos propios

Mediante esta funcionalidad, puede personalizar el nombre de sus productos lo

cual le permitirá identificarlos fácilmente al momento de consultas o

transacciones.

Para ejecutar esta opción el usuario está autorizado a la funcionalidad de

productos propios.

1. Para acceder a esta funcionalidad haga clic en la opción Consulta de

productos propios del menú Productos.

2. En la pantalla de productos propios encontrará el listado de sus productos

con Coltefinanciera, para personalizar el nombre del producto

(titular/alias), haga clic en el ícono en forma de lápiz de la columna

acciones.

3. En el campo Titular/Alias, digite el nombre que desea asignarle a su

producto. Como mínimo debe contener un carácter y una extensión de

máximo 40 caracteres.

Nota: esta personalización se reflejará para todos los usuarios que hagan

parte de la empresa.

4. Haga clic en Guardar para asignar el nombre personalizado.

5. Una vez realizado el cambio, visualizará en pantalla el mensaje de éxito “El

alias ha sido modificado” y en el listado de productos encontrará el nombre

que asignó para reconocer el producto.

Generar reportes de Auditoría

Esta funcionalidad tiene como objetivo suministrar información suficiente sobre

las acciones tales como creación, edición/modificación, eliminación y

aprobaciones o rechazos de transacciones realizadas por los usuarios del grupo

económico o empresa en el portal.

Nota: Para acceder a esta opción y realizar consultas, el usuario debe tener

habilitada esta opción desde su rol en Consultas Administrativas – Reporte de Auditoría.

1. Para ingresar a la funcionalidad, haga clic en la opción Reportes de

auditoria del menú Administración.

2. Haga clic en el icono de lupa para mostrar todos los usuarios

pertenecientes a la empresa.

3. En pantalla se listará todos los usuarios pertenecientes a la empresa,

seleccione el usuario sobre el cual realizará la consulta de auditoría.

También filtrar los resultados haciendo clic en el icono filtro y buscar

por Nombre de usuario o Id de usuario.

4. Seleccione el tipo de actividad transaccional sobre la cual desea generar el

reporte de auditoría.

Las actividades sobre las cuales puede generar el reporte de auditoría son:

Actividad Acciones Objeto

Autogestión Registrar Usuario sobre el cual se realiza la acción

Login Autenticar Usuario sobre el cual se realiza la acción

Recordar usuario Recordar usuario Usuario sobre el cual se realiza la acción

Regenerar clave Regenerar clave Usuario sobre el cual se realiza la acción

Cambio de clave Opcional Usuario sobre el cual se realiza la acción

Obligatorio Usuario sobre el cual se realiza la acción

Movimientos Crear Reporte personalizado creado

Eliminar Reporte personalizado eliminado

Preferencias Actualizar Usuario sobre el cual se realizó la


actualización

Plantillas Crear Plantilla creada

Eliminar Plantilla eliminada

Grupos de productos

Crear Grupo de productos creado

Actualizar Grupo de productos modificado

Eliminar Grupo de productos eliminado

Rechazar Grupo de productos rechazado

Aprobar Grupo de productos aprobado

Roles Crear Rol creado

Actualizar Rol modificado

Eliminar Rol eliminado

Rechazar Rol rechazado

Aprobar Rol aprobado

Flujos de aprobación

Crear Flujo de aprobación creado

Actualizar Flujo de aprobación modificado

Eliminar Flujo de aprobación eliminado

Rechazar Flujo de aprobación rechazado

Aprobar Flujo de aprobación aprobado

Usuarios Crear Usuario creado

Actualizar Usuario modificado

Eliminar Usuario eliminado

Rechazar Usuario rechazado

Aprobar Usuario aprobado

Productos propios

Actualizar Esta actualización, hace referencia a la actualización del alias.


Lotes personalizados

Crear Crear un lote personalizado

Actualizar Actualizar un lote personalizado

Eliminar Eliminar un lote personalizado

Terceros - Coltefinanciera

Crear Cuenta de tercero creada

Actualizar Cuenta de tercero modificada

Eliminar Cuenta de tercero eliminada

Aprobar Cuenta de tercero aprobada

Rechazar Cuenta de tercero rechazada

Terceros - Nómina






Terceros – Otro banco






Terceros - cuentas Coltefinanciera (En lote)

Crear Lote cargado

Terceros - nómina (En lote)

Crear Lote cargado

Terceros - Transacción interbancaria (En lote)

Crear Lote cargado


Servicios Crear Servicio inscrito

Actualizar Servicio modificado

Eliminar Servicio eliminado

Aprobar Servicio aprobado

Rechazar Servicio rechazado

Transferencias a cuentas propias

Crear NA

Transferencia a terceros cuentas Coltefinanciera

Crear NA

Pago de nómina Crear NA

Pago de servicios

Crear NA

Pago de créditos Crear NA

Transacción interbancaria

Crear NA

Transferencia a terceros cuentas Coltefinanciera (En lote)

Crear Lote cargado

Pago de nómina (En lote)

Crear Lote cargado

Transacción interbancaria (En lote)

Crear Lote cargado

Aprobaciones Monetarias

Aprobar NA

Rechazar NA

Estado de lotes Enviar Lote enviado desde la opción lotes en validación

Eliminar Lote eliminado desde la opción lotes en validación


Aprobar Lote aprobado desde la opción lotes pendientes de aprobación

Rechazar Lote rechazado desde la opción lotes pendientes de aprobación

Consulta de transacciones

Eliminar Programación eliminada desde la opción transacciones programadas pendientes

Términos y condiciones del canal

Aceptar

OTP (Código de seguridad)

Validar Hace referencia a la aceptación de los términos y condiciones del canal.

5. Seleccione la fecha desde la cual desea ejecutar la consulta, este no

puede ser mayor a 1 mes.

6. Seleccione la fecha hasta la cual desea ejecutar la consulta, este no puede

ser mayor a 1 mes.

7. Una vez diligenciada toda la información con los criterios de búsqueda,

haga clic en Buscar. Con esto el sistema mostrará en pantalla la lista de

resultados con tales criterios.

8. Esta consulta puede exportarse con todos sus resultados a formato PDF.

9. O se puede exportar a formato CSV.

10. Para cada registro puede ampliar el la descripción del evento haciendo clic

en el icono Detalle de las acciones.

Inscribir cuentas

Para inscribir las cuentas a las cuales desea realizar transferencias o pagos, realice los siguientes pasos:

1. Ingrese al Menú Administración. 2. Seleccione la opción Inscribir terceros 3. Haga clic en el tipo de tercero que desea inscribir, si es de Coltefinanciera o

si es una cuenta de otros bancos.

Inscribir cuentas – Coltefinanciera

1. Asigne un nombre con el cual identifique fácilmente la cuenta de la persona que está inscribiendo.

2. Puede digitar el correo electrónico de la persona dueña de la cuenta que está inscribiendo.

3. Seleccione el tipo de identificación del dueño de la cuenta. 4. Digite el número de identificación del dueño de la cuenta. 5. Seleccione el tipo de cuenta. 6. Digite el número de cuenta. 7. Seleccione la moneda. 8. Seleccione del grupo de empresas disponibles para cual desea hacer la

inscripción de la empresa. 9. Haga clic en Continuar.

10. Verifique la información de la cuenta que está inscribiendo.

11. Verifique si toda la información de la cuenta a inscribir está correcta, si es así haga clic en Continuar.

12. En su correo electrónico recibirá un código de seguridad numérico de

seis dígitos. Ingréselo por favor en el campo que aparece en pantalla.

13. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o

comuníquese con su empresa para que verifiquen los datos de creación

de su usuario.


Finalizado el proceso de inscripción de manera exitosa visualizará en pantalla el mensaje

La cuenta ha sido inscrita exitosamente y recibirá un correo electrónico con la

notificación del proceso realizado. Con esto, la cuenta inscrita de Coltefinanciera queda

habilitada para que realizar transferencias.

Inscribir cuentas – Otros bancos

Para inscribir una cuenta a la que desea realizar transacciones de otra entidad

financiera, acceda al Menú Administración, haga clic en la opción Inscribir

terceros, y seleccione la opción Otro banco.

Luego ingrese la siguiente información:

1. Seleccione el banco al que pertenece la cuenta.

2. Seleccione el tipo de cuenta (ahorros, corriente, etc.).

3. Digite el número de la cuenta que va a inscribir.

4. Se recomienda ingresar una descripción de la cuenta que está inscribiendo,

para fácil reconocimiento.

5. Asigne un nombre con el cual identifique fácilmente la cuenta de la

persona que está inscribiendo.

6. Seleccione el tipo de identificación del dueño de la cuenta.

7. Ingrese el número de identificación.

8. Ingrese el correo electrónico de la persona a la que se le realiza la

transferencia.

9. Seleccione del grupo de empresas disponibles para cual desea hacer la

inscripción de la empresa.


11. Verifique si toda la información de la cuenta a inscribir está correcta, si es

así haga clic en Continuar.

12. Si desea corregir algún dato haga clic en Regresar.

13. Si desea puede cancelar la operación haciendo clic en Cancelar.






17. Una vez finalice el proceso de inscripción de manera exitosa, visualizará en

pantalla el mensaje La cuenta ha sido inscrita exitosamente y recibirá un

correo electrónico con la notificación del proceso realizado. Con esto la

cuenta inscrita de otras entidades financieras queda habilitada para

realizarle transferencias.

Inscribir cuentas – Nómina.

Para inscribir cuentas de terceros mismo banco, para efectos de pagos de

nómina, acceda al Menú Administración, haga clic en Inscribir terceros, y luego

seleccione la opción Nómina.

Luego, ingrese la siguiente información:

1. Nombre de la persona (empleado) dueño de la cuenta de nómina.

2. Ingrese el correo electrónico de la persona a la que se le realiza la

transferencia.

3. Seleccione el tipo de identificación del dueño de la cuenta de nómina.

4. Ingrese el número de identificación.

5. Seleccione el tipo de cuenta.

6. Digite el número de la cuenta que va a inscribir.

7. Seleccione el tipo de moneda.

8. Active el campo Empresas del grupo económico.


10. Verifique si toda la información de la cuenta a inscribir está correcta,

Si es así haga clic en Continuar.

Si desea corregir algún dato haga clic en Regresar.

Si desea puede cancelar la operación haciendo clic en Cancelar.






14. Una vez finalice el proceso de inscripción de manera exitosa, visualizará en

pantalla el mensaje La cuenta ha sido inscrita exitosamente y recibirá un

correo electrónico con la notificación del proceso realizado. Con esto la

cuenta de nómina inscrita queda habilitada para realizar transferencias.

Administración de cuentas inscritas

Usted puede administrar las cuentas de terceros que tiene inscritas como

empresa accediendo al Menú Administración, y haciendo clic en la opción

Terceros.

1. Una vez ingrese podrá visualizar todas las cuentas de otros bancos que

tiene inscritas:

2. En la columna Acciones, al hacer clic en el ícono Detalle, podrá

visualizar toda la información detallada de la respectiva cuenta.

3. Al hacer clic en el ícono Editar, solo podrá editar el correo electrónico

registrado para la respectiva cuenta, registrando un nuevo correo

electrónico y haciendo clic en Guardar.

4. Al hacer clic en el ícono Eliminar, tiene la opción de cancelar o de continuar:

5. Si hace clic en Continuar, visualizará en pantalla el mensaje La cuenta de terceros

xxxx fue eliminada.

Aprobación o rechazo de cuentas

La persona autorizada para aprobar cuentas inscritas, puede ingresar al Menú

Administración, y seleccionar la opción Terceros.

1. El sistema le permite visualizar las cuentas inscritas en la columna estado

Pendiente de aprobación. Para mayor información, puede en la columna

Acciones, seleccionar la cuenta requerida y hacer clic en el ícono Detalle.

2. Puede verificar toda información de la cuenta, y hacer clic en Regresar.

3. La persona autorizada también puede visualizar en su bandeja las

Aprobaciones administrativas, en la columna Descripción Creación cuenta.

4. Luego, puede visualizar las cuentas inscritas en estado pendiente de

aprobación, y en el campo Acciones, puede aprobar o rechazar la creación

de una cuenta.

5. Para aprobar la inscripción de una cuenta debe hacer clic en el ícono

Aprobar.

6. Debe verificar la información de la cuenta inscrita. Si ésta se encuentra

conforme puede hacer clic en Aprobar, de lo contrario puede hacer clic en

Regresar.

7. Al seleccionar Aprobar, finalizando el proceso de inscripción de la cuenta

de manera exitosa, visualizará en pantalla el mensaje La inscripción de la

cuenta del tercero xxxx fue aprobada.

Para rechazar la inscripción de una cuenta debe hacer clic en el ícono

Rechazar.

8. Puede seleccionar la opción de Rechazar o de Regresar.

9.

10. Si hace clic en Rechazar, visualizara un mensaje para que registre el

motivo del rechazo, y haga clic en Continuar.

11. Finalizando el proceso de rechazo de la cuenta de manera exitosa,

visualizará en pantalla el mensaje La inscripción de la cuenta del tercero

xxxx fue rechazada.

Editar o eliminar cuentas

La persona autorizada para editar o eliminar cuentas de terceros inscritas, puede

acceder al Menú Administración, opción Terceros.

Para los terceros inscritos sin aprobaciones pendientes, puede seleccionar en la

columna Acciones, el ícono Editar, o el ícono Eliminar.

Estados de inscripción

En caso de que existan terceros inscritos en el grupo empresarial con

aprobaciones pendientes el tercero puede estar en alguno de los siguientes

estados:

a. Pendiente de aprobación.

b. Pendiente de actualización.

c. Pendiente de eliminación.

Un usuario con privilegios de aprobación y autorizado para la funcionalidad

administración de terceros debe gestionar estas aprobaciones, para que el

sistema realice las siguientes acciones.

Si el tercero estaba en estado Pendiente de aprobación, el sistema realiza

la creación del tercero y este quedará disponible para ser usado.

Si el tercero estaba en estado Pendiente de actualización, el sistema

realiza la actualización del tercero.

Si el tercero estaba en estado Pendiente de eliminación, el sistema realiza

la eliminación del tercero.

Plantillas

Esta opción le permite en el momento de realizar la verificación de alguna

transacción monetaria almacenar las transacciones como plantillas para un uso

posterior en el portal, de esta manera podrá reutilizar los datos de sus

transacciones en futuras ocasiones.

Crear plantillas para transacciones

Para guardar una transacción como plantilla, durante el proceso de verificación

de la transacción (de cualquier tipo) haga clic en Guardar plantilla.

1. Asigne un nombre a la plantilla y un alias o palabras claves que le permitan

identificarla.

2. Seleccione el tipo plantilla (para uso personal o para uso general)

3. Para guardar haga clic en Continuar.

4. Una vez guardada la información de la plantilla visualizará en pantalla el

mensaje de éxito de creación de la plantilla para el tipo de transacción.

5. Posterior a esto puede continuar en el proceso de ejecución de su transacción.

Administrar plantillas

Para administrar las plantillas que haya almacenado, puede hacerlo a través de la

opción de menú Administración, y luego haga clic en la opción Plantillas.

En esta pantalla encontrará para su administración el listado de todas las

plantillas para transferencias almacenadas.

Puede eliminar una plantilla haciendo clic en el ícono eliminar de la columna

acciones.

También puede ejecutar directamente la transacción de la plantilla haciendo clic

en el icono Descargar de la columna acciones, lo cual lo llevará directamente

a la pantalla de verificación de su transacción para que continúe con el

procesamiento.

Uso de plantillas

Usted puede seleccionar la plantilla que desea usar directamente en la

preparación de una transacción.

1. En la parte superior de la pantalla encontrará el botón Seleccionar plantilla.

2. En la ventana para cargar la plantilla, seleccione la plantilla a usar haciendo

clic en el icono Descargar de la columna acciones y continúe con su

transacción.

Transferencias

Usted puede transferir recursos desde sus cuentas de ahorro en Coltefinanciera

hacia sus propias cuentas, a terceros en Coltefinanciera o a terceros en otros

bancos.

Transferencias a cuentas propias

Para realizar transferencias a sus cuentas en Coltefinanciera, acceda al Menú

Pagos y transferencias, seleccione la opción Transferencia a cuentas propias, y

haga clic en Uno a Uno. Dependiendo de la configuración inicial de su empresa

las transferencias pueden realizarse a cuentas inscritas o no (para realizar la

inscripción previa de la cuenta, véase Inscribir cuentas).

1. Seleccione la cuenta origen desde la cual desea transferir los recursos,

haciendo clic en la lupa.

2. Seleccione la cuenta destino para la cual desea transferir los recursos,

haciendo clic en la lupa. Si ya inscribió la cuenta a la cual va a transferir, haga

clic en la lupa de la cuenta destino para seleccionar al beneficiario.

3. Digite el monto que desea transferir.

4. Seleccione el tipo de programación, y haga clic en Guardar.

5. Puede registrar una breve descripción (opcional).

6. haga clic en Continuar.

7. Verifique toda la información de la transferencia, puede hacer clic en Regresar

si requiere modificar algún dato o en Continuar si toda la información esta

correcta.

8. Una vez guardada la información de la transferencia, visualizará en pantalla el

mensaje La transferencia a la cuenta xxxx debe ser aprobada. Y haga clic en

Finalizar.

Transferencias a cuentas Coltefinanciera

Para realizar transferencias a terceros con cuentas en Coltefinanciera, acceda al

Menú Pagos y transferencias, seleccione la opción Transferencia a terceros

cuentas Coltefinanciera, y haga clic en Uno a Uno. Dependiendo de la

configuración inicial de su empresa las transferencias pueden realizarse a

cuentas inscritas o no (para realizar la inscripción previa de la cuenta, véase

Inscribir cuentas).




haciendo clic en la lupa si la cuenta se encuentra previamente inscrita, en caso

de no estarlo:

3. Despliegue el campo Información del beneficiario, y diligencie los campos:

Nombre (de la persona dueña de la cuenta destino), tipo de identificación

(puede seleccionar de la lista desplegable), número de identificación, tipo de

cuenta (puede seleccionar de la lista desplegable), número de cuenta, Moneda

(puede seleccionar de la lista desplegable), correo electrónico (opcional), y

activar la casilla Inscribir tercero otros bancos (opcional si desea que el

tercero quede inscrito).



6. Puede registrar una breve descripción (opcional) y puede activar la opción

Enviar notificación automática de la transacción.



si requiere modificar algún dato, o en Continuar si toda la información esta

correcta.



10. Si no lo ha recibido, haga clic en No he recibido el código o comuníquese con

su empresa para que verifiquen los datos de creación de su usuario.


12. Una vez verificada la transferencia, visualizará en pantalla el mensaje El pago

a la cuenta xxxx se realizó exitosamente.

13. Haga clic en Finalizar.

14. Tiene la opción de descargar el soporte de la transacción haciendo clic en el

ícono Descargar.

Transferencias Interbancarias

Para realizar transferencias a cuentas en Coltefinanciera, acceda al Menú Pagos y

transferencias, seleccione la opción Transferencias interbancarias, y haga clic en

Uno a Uno. Las transferencias pueden realizarse a cuentas inscritas (para

cuentas no inscritas, debe realizar la inscripción previa de la cuenta, véase

Inscribir cuentas).

1. Seleccione la cuenta a debitar desde la cual desea transferir los recursos,


2. Seleccione la cuenta a acreditar (destino) para la cual desea transferir los

recursos, haciendo clic en la lupa si la cuenta se encuentra previamente

creada, en caso de no estarlo:


Banco (seleccione el banco de la cuenta destino), tipo de cuenta (puede

seleccionar de la lista desplegable), número de cuenta, Descripción (opcional),

Nombre (de la persona dueña de la cuenta destino), tipo de identificación

(puede seleccionar de la lista desplegable), número de identificación, correo

electrónico (opcional), y activar la casilla Inscribir tercero otros bancos

(opcional).



6. Puede digitar un número de factura o cuenta (opcional) que está cancelando,

que indique el motivo de la transferencia interbancaria.





si requiere modificar algún dato, o en Continuar si toda la información esta

correcta.






13. Una vez verificada la transferencia, visualizará en pantalla el mensaje El pago

a la cuenta xxxx se realizó exitosamente. De haberse dado el caso de inscribir

una cuenta para la transferencia, visualizará en pantalla el mensaje La

inscripción de la cuenta xxxx se ha realizado exitosamente.

14. Haga clic en Finalizar. Tiene la opción de descargar el soporte de la

transacción haciendo clic en el ícono Descargar.

Realizar pagos de nómina (uno a uno)

Para realizar pagos de nómina no programados, acceda al Menú Pagos y

transferencias, seleccione la opción Pago de nómina, y haga clic en Uno a Uno.

Las transferencias pueden realizarse a cuentas inscritas (para cuentas no

inscritas, debe realizar la inscripción previa de la cuenta, véase Inscribir cuentas).




haciendo clic en la lupa si la cuenta se encuentra previamente creada, en caso

de no estarlo:


Nombre del beneficiario (persona dueña de la cuenta destino), tipo de

identificación (puede seleccionar de la lista desplegable), número de

identificación, tipo de cuenta (puede seleccionar de la lista desplegable),

número de cuenta, Moneda (puede seleccionar de la lista desplegable), correo

electrónico (opcional), y activar la casilla Inscribir tercero otros bancos

(obligatorio).







si requiere modificar algún dato, o puede hacer clic en Continuar si toda la

información esta correcta.






12. Una vez verificado el pago, visualizará en pantalla el mensaje El pago a la

cuenta xxxx se realizó exitosamente. Haga clic en Finalizar. Tiene la opción de

descargar el soporte de la transacción haciendo clic en el ícono Descargar.

Realizar pagos a créditos

Mediante esta funcionalidad Coltefinanciera Digit@l Empresas le permite realizar

el pago de los préstamos propios ya sea desde sus cuentas de ahorro en

Coltefinanciera o usando el servicio de PSE para realizar pagos en línea desde

otras entidades financieras.

Pagos a créditos desde cuentas de ahorro Coltefinanciera

1. Para acceder a esta funcionalidad haga clic en la opción Pagos de créditos

del menú Pagos y transferencias.

Notas:

Para ejecutar esta funcionalidad el usuario debe estar autorizado

para realizar pagos de préstamos y tener privilegios para preparar o

ejecutar directamente pagos.

En la cuenta origen se presentarán las cuentas débito a las cuales el

usuario se encuentra autorizado.

Los créditos presentados serán a los cuales el usuario se encuentra

autorizado.

Esta funcionalidad se acoge a procesos de participación dual

(preparador- aprobador).

2. En la pantalla de preparación seleccione la cuenta de ahorros desde la cual

debitara los fondos para el pago del crédito.

3. Seleccione el crédito a pagar.

4. Haciendo clic en la flecha podrá desplegar la sección información del

crédito y visualizar sus saldos actuales.

5. Seleccione el tipo de pago que va a realizar a su crédito, ya sea:

Cuota Mensual: Para cancelar la cuota del mes.

Pago total: Para cancelar totalmente su crédito.

Otro Valor: Para realizar abonos por el valor que requiera.

6. Si seleccionó el tipo de pago “Otro valor”, ingrese el valor a pagar, en caso

contrario en este campo se cargará automáticamente el valor a pagar.

7. Seleccione el tipo de programación (para más información vea

Transferencias programadas).

8. Si lo requiere puede ingresar una descripción adicional al pago.


10. Verifique la información del pago y si todo está correcto haga clic en

Continuar, en caso contrario puede editar la información haciendo clic en

Regresar.

Importante: Si usted posee privilegios de ejecutor directo continuará con la

verificación del código de seguridad (paso 11), en caso de tener privilegios de

preparador, visualizará la siguiente pantalla, lo cual indica que el pago se

encuentra listo para ser aprobado por un usuario con estos privilegios.

El usuario aprobador deberá ingresar a Coltefinanciera Digit@l Empresas a

Gestionar sus aprobaciones pendientes para dar continuidad al proceso de pago.






14. Con esto visualizará el mensaje de éxito en pantalla de la

ejecución/aprobación del pago.

Pagos a créditos desde PSE

1. Para realizar el pago de su crédito utilizando cuentas en otros bancos,

ingrese a través del menú Pagos PSE y otras consultas y luego haga clic en

la opción Pagos PSE, con esto se abrirá otra ventana de su navegador.

2. En la siguiente pantalla se listaran los NIT de sus empresas, seleccione el

NIT de la empresa a la cual le realizará el abono del crédito.

3. Seleccione el tipo de liquidación que desea hacer para realizar su pago:

Ponerse al día: Para pagar los saldos adeudados a la fecha.

Cancelación total: Para pagar todo el saldo de su crédito.

4. Fecha de liquidación, esta fecha la trae el sistema, es la del día y no es

editable.

5. Haga clic en Consultar.

6. Se listarán sus créditos activos con Coltefinanciera, desplácese a la

derecha y seleccione la obligación u obligaciones que desea pagar

haciendo clic en la casilla de la columna Pagar todo.

7. Haga clic en el botón Pagar por internet.

8. En la pantalla de confirmación visualizará el valor a pagar. Seleccione el

tipo de persona que paga la obligación.

9. Haga clic en el botón PSE.

10. De la lista, seleccione el banco a través del cual realizará el pago.

11. Haga clic en el botón PSE.

Nota: Con esto se desplegará una nueva ventana de su navegador para que

continúe con el pago en la página del banco seleccionado.

Realizar aprobación de operaciones

Mediante esta funcionalidad, puede realizar las aprobaciones de las

transacciones monetarias que se encuentran pendientes de aprobación si posee

un rol con estos privilegios (ver Privilegios). Para esto se deben tener en cuenta

los siguientes puntos:

Una transacción en línea puede ser aprobada en cualquier momento, hasta

que el día finalice y se cambie a vencida.

Una transacción programada puede ser aprobada en cualquier momento,

hasta el mismo día de su ejecución. No se permite aprobar después de ese

día. Esta queda vencida.

El código de verificación (OTP) solo se solicitará para las transacciones en

las cuales se está realizando la última.

Cuando un usuario intenta aprobar una transacción en estado "Pendiente

de aprobación", pero la transacción supera el límite configurado en su rol o

en su empresa, el sistema no permite ejecutar la transacción y la

mantendrá pendiente de aprobación, con el fin de que sea aprobada por un

usuario con límites monetarios permitidos.

Los preparadores tendrán visibles las transacciones que preparan, en la

funcionalidad de aprobaciones pendientes, hasta que las mismas sean

ejecutadas y pasen al histórico de transacciones.

Cuando un usuario intenta aprobar/rechazar una transacción en estado

"Pendiente de aprobación", Pero alguna de las cuentas (propias) ya no

pertenece a la empresa por inactivación de la cuenta o la empresa, el

sistema no permite ejecutar la transacción.

1. Para consultar sus aprobaciones monetarias pendientes puede hacerlo

desde la pantalla principal del portal en la sección.

También puede consultar sus aprobaciones pendientes desde la opción

Aprobaciones / Aprobaciones pendientes del menú Pagos y transferencias.

2. En pantalla se listarán todas las probaciones pendientes que pueda

gestionar.

3. Seleccione las transacciones a las cuales realizará gestión.

4. Al final de la pantalla encontrará las opciones Rechazar y Aprobar, haga

clic en la acción a realizar.

Aprobar transacciones

5. Verifique las transacciones a aprobar y haga clic en aprobar para

continuar.






9. En pantalla visualizara el mensaje de éxito informando que las

transacciones fueron aprobadas, de igual manera recibirá una notificación

en su correo electrónico.

Rechazar transacciones

5. Para rechazar la transacción, verifique la información de esta y haga clic en

rechazar para continuar.

6. Registre el motivo por el cual se rechaza la transacción, el cual será

informado al usuario preparador.


8. Con esto visualizará en pantalla el mensaje de éxito del proceso de

rechazo, de igual manera recibirá una notificación en su correo electrónico.

Transferencias Programadas

Usted puede agendar sus transacciones para que sean ejecutadas de forma

puntual o repetitiva durante un periodo de tiempo determinado.

Durante la preparación de su transacción despliegue las opciones del Tipo de

programación. Las opciones que puede utilizar son:

Fecha futura: Podrá seleccionar la fecha en la que desea que se ejecute la

transacción.

Semanal: Podrá seleccionar la fecha de inicio de la programación, el día de

la semana en que se ejecutará la transacción y el número de veces en que

se debe ejecutar.

Quincenal: Podrá seleccionar el día de la quincena en el que desea se

ejecute la primera transacción y el número de veces en que se debe

ejecutar.

Mensual: Podrá seleccionar el día del mes en el que desea que inicie la

ejecución de la transacción.

*Todos los tipos de programación se podrán agendar dentro de un periodo no

mayor a un año.

Saldos y Movimientos

Saldos consolidados

Usted puede consultar los saldos consolidados de sus productos en

Coltefinanciera (cuentas de ahorro, créditos, inversiones, etc.) por medio de una

opción en el menú Productos o directamente en la página de inicio de su portal, si

desea consultar el detalle de los últimos movimientos directamente en esta

pantalla haga clic en el ícono que se encuentra frente al saldo.

Nota: El sistema solo debe mostrará los saldos consolidados de la cuentas a las

cuales el usuario está autorizado.

También puede consultar los saldos consolidados de sus productos a través de la

opción de menú Productos y luego hacer clic en Saldos consolidados.

Por medio de esta opción puede aplicar diferentes filtros para realizar las

consultas sobre sus productos.

En tipo de producto despliegue las opciones haciendo clic en el ícono y

seleccione para consultar.

También puede usar la búsqueda por palabras claves haciendo clic en el embudo

. Con esto se habilitará en cada columna un campo para que escriba lo que

desea buscar.

Saldos por producto

Para consultar la información de sus saldos según el tipo de producto ingrese a la

opción Saldos por producto a través del menú Productos.

En esta consulta encontrará una lista por cada tipo de producto que usted posea

en Coltefinanciera, aquí además puede consultar mayor detalle de su cuenta

haciendo clic en el ícono de la columna acciones o ver los movimientos a

través del ícono .

Al hacer clic en el ícono de la columna acciones se muestran en pantalla todos

los detalles de la cuenta consultada, además puede descargar esta información

haciendo clic en Ver en PDF.

Al hacer clic en el ícono de la columna acciones se direcciona directamente a

la pantalla para la consulta detallada de sus movimientos, este funcionamiento

se describe mejor en la sección Movimientos.

Movimientos

Esta opción le permite consultar la información de los movimientos que ha

presentado en los productos que tiene actualmente con Coltefinanciera. Para

acceder, ingrese a la opción Movimientos a través del menú Productos.

Nota: Esta consulta no aplica para el producto CDT.

En esta pantalla en la pestaña Consultar movimientos, puede realizar la búsqueda

aplicando filtros de los productos a los cuales se encuentra autorizado.

1. Seleccione el tipo de producto (cuentas de ahorro, crédito, tarjeta de

crédito).

2. Seleccione el número de cuenta que desea consultar.

3. Ingrese la fecha desde la cual va a realizar la consulta.

4. Ingrese la fecha hasta la cual va a realizar la consulta.

5. Haga clic en Buscar.

De acuerdo a su búsqueda se mostrarán en pantalla los resultados. También

puede usar la consulta por palabras claves haciendo clic en el embudo ,

habilitando en cada columna un campo para que escriba lo que desea buscar,

también puede seleccionar qué columnas de la lista de movimientos desea ver

haciendo clic en el ícono .

Detalle

Para consultar más detalle de algún movimiento en particular:

1. Haga clic en el ícono detalle de la columna Acciones.

2. En pantalla visualizará toda la información del movimiento.

3. Si desea descargar esta información en un documento PDF, haga clic en

Ver en PDF.

En la pestaña Descargar movimientos, puede obtener un reporte en formato PDF

o CSV sobre los movimientos que han presentado sus productos.

1. En tipo de reporte seleccione una de las opciones:

Genérico

Personalizado

En caso de seleccionar el reporte Genérico, se habilitarán los campos que le

permitirán seleccionar los criterios para su descarga.

Reporte genérico

2. Ingrese el periodo de tiempo que desea consultar.

3. Seleccione el producto sobre el cual generará el reporte.

4. Seleccione la cuenta a consultar.

5. Seleccione el formato en el que desea ver el archivo.

PDF

CSV

MT940

MX

MULTICASH

6. Seleccione el tipo de movimiento:

Débitos

Créditos

Ambos

7. Haga clic en Crear.

Una vez terminado el proceso de generación en pantalla verá el siguiente

mensaje de éxito:

En la parte inferior de la pantalla en Reportes generados, haga clic en el

ícono para refrescar los resultados. Cuando visualice el reporte puede

hacer clic en el ícono para descargarlo.

Reporte personalizado

Usted tiene la posibilidad de crear un reporte Personalizado con la

información que requiera para consultar los movimientos de sus

productos.

1. Para crear su reporte ubíquese en la pestaña Reportes personalizados de

la opción Movimientos y haga clic en Crear.

2. Seleccione el tipo de producto para el cual se quiere generar el reporte. En

pantalla se mostrarán los datos que puede incluir en el reporte.

3. Asigne un nombre para el reporte.

4. Seleccione el periodo de tiempo que desea que contenga el reporte.

Semana anterior: Es la semana inmediatamente anterior a la fecha

actual. Las semanas inician el día domingo y finalizan el día sábado.

Mes anterior: es el mes anterior a la fecha actual. El mes inicia el día

1 y finaliza el día 30 o 31 según corresponda.

Últimos 30 días: Corresponde a los movimientos de la fecha actual

más los movimientos de 30 días anteriores a la fecha actual.

Últimos 7 días: Corresponde a los movimientos de la fecha actual

más los movimientos de 7 días anteriores a la fecha actual

5. En la sección Datos del reporte*, se encuentra toda la información que

puede contener el reporte.

6. Para eliminar información que no desee ver, arrastre el campo a la sección

Eliminar datos del reporte y deje sólo los datos en la primera sección que

desea visualizar.


8. Una vez finalice la creación del reporte visualizará en pantalla el mensaje

de éxito del proceso.

9. En la parte inferior de la pantalla, en Reportes generados encontrará la

estructura del reporte lista para ser generada.

10. Para descargar el reporte vaya a la pestaña Descargar movimientos.

11. Para obtener su reporte personalizado en la pestaña Descargar

movimientos, seleccione el tipo de reporte Personalizado.

12. Seleccione el reporte personalizado que desea descargar y que ha creado

previamente.

13. Seleccione el formato, PDF o CVS.

14. Seleccione qué tipo de movimientos desea consultar.


16. Una vez terminado el proceso de generación del reporte personalizado en

pantalla verá el mensaje de éxito.

17. En la parte inferior de la pantalla en Reportes generados, haga clic en el

ícono para refrescar los resultados. Cuando visualice el reporte puede

hacer clic en el ícono para descargarlo.

Consulta de transacciones

Para realizar estas consultas debe acceder al Menú Pagos y transferencias, y

seleccionar Consulta de transacciones.

Con esto se desplegará la pantalla para consultar sus transacciones en la

pestaña transacciones completadas, En esta funcionalidad, el usuario puede

consultar todas las transacciones en un estado final, es decir, transacciones que

ya no tendrán una transición de estado, dado que ya se finalizó su procesamiento.

Transacciones completadas

Visualizará la pantalla con la pestaña Transacciones completadas y el listado de

las transacciones realizadas.

Puede consultar por periodo de tiempo seleccionando la opción que desee en la

lista desplegable (últimos 7 días, semana anterior, mes anterior, últimos 30 días, y

por rango de fechas).

Al hacer clic en calendario de transacciones, podrá visualizar el calendario y por

defecto las transacciones del día.

Puede hacer clic en el ícono o Filtro, el cual le permite filtrar el listado de

transacciones por: Fecha, tipo, cuenta origen, cuenta destino, monto origen,

monto destino, estado, y fecha de aplicación.

Finalmente, puede hacer clic en Descargar en formato PDF, o en formato

CSV.

Transacciones programadas

Puede consultar todas las transacciones que estén en un estado pendiente de

ejecución (agendadas o programadas), más no las que estén pendiente de

aprobación.

Visualizará la pantalla con la pestaña Transacciones programadas y el listado de

las transacciones.

En la columna Acciones, puede seleccionar la cuenta requerida y hacer clic en el

ícono Detalle. También puede descargar la transacción haciendo clic en el

icono Descargar de la columna acciones.

Cancelar transacciones programadas

Al hacer clic en el ícono eliminar de la columna acciones, puede cancelar la

transacción que se encuentra en estado programado (transacción que aún no se

ha ejecutado), y visualizará el mensaje ¿Desea eliminar la transacción

seleccionada?

Al hacer clic en el botón SI, visualizará el mensaje Se ha eliminado la transacción

de forma exitosa.

Al volver a la pantalla de Consulta de transacciones en la pestaña Transacciones

completadas se visualizará la transacción en estado Cancelada.


ícono Detalle.

Estado de las transacciones

Transacción enviada

Estado intermedio que indica que la transacción fue enviada al banco para

posteriormente ejecutarla en ACH/Otros bancos o en SWIFT y se está en espera

de una respuesta. En la pestaña Transacciones completadas y el listado de las

transacciones, visualizará las transacciones enviadas.


ícono Detalle para más información.

Transacción en Proceso

Estado intermedio que indica que la transacción fue entregada al Banco y se está

en espera de una respuesta.

Transacción rechazada por banco

Estado final que indica que la transacción fue rechazada por el banco o el ocurrió

un error por fallas en la comunicación o timeout. En la pestaña Transacciones

completadas y el listado de las transacciones, visualizará las transacciones

rechazadas por banco.


ícono Detalle.

Estado cancelada

Estado final que indica que la transacción se encontraba en un estado

programado y el usuario la cancela.

Documentos

A través de la opción Documentos del menú Centro de comunicaciones, podrá

generar los siguientes documentos para tenerlos a su disposición:

Extractos Cuentas de ahorro

Estados de cuenta

Extracto Tarjeta de Crédito

Informe anual de costos

Certificado de renta unificado

1. Puede efectuar la búsqueda del documento ingresando el

nombre y haciendo clic en el ícono Lupa.

También puede consultar por los filtros:

2. Haga clic en categoría.

3. Seleccione el año que requiere consultar.

4. Seleccione el mes.

5. Haga clic en Consultar.

6. Para descargar el documento haga clic en el nombre del mismo.

Mensajes

Puede acceder a sus mensajes a través de la opción Mensajes del

menú Centro de comunicaciones.

O directamente desde la pantalla principal, haciendo clic en Ver más

de la sección Mensajes.

Nota: Los mensajes de esta bandeja son enviados únicamente por

Coltefinanciera.

Radicar solicitudes

Usted puede remitir sus solicitudes a través de Coltefinanciera Digit@l

Empresas para:

Solicitar los productos en los cuales esté interesado.

Notificar su salida del país para evitar el bloqueo por seguridad

de su Tarjeta de Crédito Colombia Visa.

Registrar sus novedades administrativas que requiera para

cambios de usuarios principales, cambios en el tipo de

administración y/o límites monetarios del grupo económico.

Para gestionar su solicitud ingrese por el menú Centro de

comunicaciones y haga clic en Solicitudes.

1. En la pantalla haga clic en el botón Nueva Solicitud.

Nota: En esta misma pantalla posteriormente encontrará el

listado de las solicitudes que haya radicado.

2. Seleccione la categoría de la solicitud que requiere radicar.

3. Seleccione la solicitud disponible para su diligenciamiento.

4. De acuerdo a la solicitud seleccionada se mostrará una breve

descripción de la misma.

5. Para radicar la solicitud seleccionada haga clic en Guardar y

continuar.

6. Diligencie completamente la información del formulario, esto

nos permitirá ofrecerle un mejor servicio en la atención de su

requerimiento.

7. Una vez complete la información haga clic en Guardar y

continuar.

8. En caso de que lo requiera, se habilitará el paso 3 para que

adjunte los documentos que sean necesarios.

9. Verifique la información de su solicitud, si todo se encuentra

correcto haga clic en Guardar y continuar. En caso de que

requiera realizar correcciones, haga clic en Regresar.

10. Al finalizar el proceso verá en pantalla el mensaje de éxito.

11. En la parte inferior le aparecerá el Número de solicitud para que

realice seguimiento a su requerimiento.


13. Al finalizar, en la pantalla principal de este menú visualizará sus

solicitudes y el estado en el que se encuentran.

14. En las acciones al hacer clic en el ícono se desplegará todo el

Detalle de la solicitud.

contenido manual de usuario coltefinanciera digit@l empresas · de preparación. a los usuarios que...

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