contenido cantidad riesgos de corrupcion 19 comp. 2
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Contenido Cantidad
RIESGOS DE CORRUPCION 19
COMP. 2 - RACIONALIZACION DE TRAMITES 5
COMP. 3 - RENDICION DE CUENTAS 1
COMP. 4 - MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO 9
COMP. 5 - MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION 11
COMP. 6 - INICIATIVAS ADICIONALES 8
PROCESO Causa Riesgo Control Elaboración Publicacion
Eectividad
de los
controles.
Acciones adelantadas Observaciones
P1 Direccion Estrategica
1. Intereses particulares que se
ponen por encima de los
intereses generales.
2. Tendencia a favorecer, sin la
debida justificación, a
determinadas personas,
organizaciones, partidos
políticos, etc., para lograr su
apoyo.
Clientelismo
1. Dar aplicación estricta al la Ley
Anticorrupcion.
2 Impedir que se ejecute el gasto y
por ende la celebracion de
contratos sin el lleno de los
requisitos legales.
3. Generar Auditorias de control a la
contratacion.
4. Dar aplicación estricta al conflicto
de intereses del ordenador Vs el
contratista.
30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
1. Se esta dando cumplimiento a cabalidad de los requisitos
que se consagran en el estatuto anticorrupcion, se evidencia
capacitacion del dia Agosto 8 de 2016 sobre ESTATUTO
ANTICORRUPCION.
2. El líder argumenta que dentro de la corporación existen
varios filtros para la afectacion del presupuesto, como los son
direccion administrativa, oficina gestion juridica, adicional los
expedientes de prestacion de servicios, contiene listas de
chequeo para controlar los requisitos de la contratacion, por
otro existe un control por parte de la auditoria general de la
nacion, en el cual la plataforma SIA OBSERVA, exige la
rendicion de la contratacion mes a mes con sus respectivos
soportes de legalidad anexos, del cual la corporacion se
encuentra al dia a 31 de agosto de 2016.
3. Al interior de la corporacion el proceso de control interno
realizo el seguimiento a la contratacion del primer semestre
de la vigencia 2016 en la semana del 25 al 28 de julio de
2016.
4.Desde el inicio de la vigencia se socializo Circular Normativa
No. 21.1.4.2-002 de 6 de enero de 2016 donde se socializa la
tabla de valores que regira para los contratos de prestacion
de servicio para la vigencia 2016.
P2 Comunicaciones y
Relaciones Corporativas
1. Concentracion de la
informacion o herramientas
utiles del proceso en un cargo
sin copia de seguridad a
disposicion del proceso.
Omision en la
entrega de
informacion y/o
herramientas para
el desarrollo del
proceso.
1. Articulacion en el manejo de
usuarios y contraseñas entre los
procesos de direccion estrategica,
informatica y telematica y la oficina
de comunicaciones y relaciones
corporativas.
2. Entrega de cargo con sus
diferentes usuarios y contraseñas de
redes sociales.
30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
1. Se evidencica actas de reunion con el proceso de gestion
informática y direccion estrategica, del dia 9 de junio de
2016, donde se socializo la importancia de la entrega de los
usuarios y contraseñas del proceso.
2. se evidencia acta de reunion del dia 27 de junio de 2016
donde el contratista Esteban garcia hace entrega a la
Profesional Universitaria Carolina Vargas Palomeque, de los
usuarios y contraseñas que tenia a cargo para cumplir con sus
actividades.
Mapa de Riesgos Cronograma MRC Acciones
Informe Mapa de Riesgos de Corrupcion.
P2 Comunicaciones y
Relaciones Corporativas
1. Presiones de Terceros.
2. Desconocimiento de los
prodcedimientos del proceso.
3. Falta de estructura en la
pagina WEB.
4. Deficiencia Tecnologica.
Ocultar a la
Ciudadania la
informacion
considerada
Publica.
1. Realizaciòn de transmision en
directo por pagina web de las
Comisiones y Plenarias.
2. Socializacion con la communidad
para el facil acceso de la
informacion.
30/03/2016 10/09/2016
1. El proceso de Comunicaciones y relaciones corporativas
viene adelantando gestion para para dichas transmisiones.
2. El material instructivo para la socializacion se encuentra en
construccion, el lider de proceso expresa la idea que esta
actividad aborde en primera instancia a los EDILES.
Se sugiere replantear el control
numero uno, considerando los
alcanzes del proceso frente a su
ejecución.
P3 Control Politico
1. Extravien Actos
Administrativos o se altere la
información contenida en ellas.
2. Daños Tecnicos.
3. Falta de devolucion oportuna
por parte de los generadores de
los elementos.
4.Amiguismo y clientelismo /
Trafico de influencias
Ocultar a la
ciudadanía la
información
considerada
pública.
1. Custodiar las copias y
documentación generada para
disminuir el riesgo.
2. Fomentar el Autocontrol sobre la
gestion documental.
30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
1. Los documentos originales no se prestan directamente al
solicitante, pero para sacar las copias se facilita a un
funcionario a fin de garantizar la custodia a dichos
documentos; el cual se puede evidenciar a traves de la
implementacion del Formato "SEGUIMIENTO PRESTAMO DE
DOCUMENTOS Y CDS" con codigo. 21.2.23.3.11.217 Version
2, que se emplea en el proceso Control Politico.
2. Se evidencia acta de reunion de autocontrol donde se
socializa al equipo de trabajo sobre la revision del
procedimiento de las actas y plan de mejoramiento. De Junio
2 de 2016, y agosto 10 de 2016.
P4 Tramite a Proyectos de
Acuerdo
1. Talento Humano con baja
ética Profesional y Moral.
2. Controles deficientes en el
proceso.
Falsedad en
documento
público
1. Retroalimentación del
reglamento interno de la Entidad
acerca de la aplicación de lo
estipulado o consagrado al proceso,
así como la Ley 136/94.
2. Retroalimentación al interior del
proceso acerca de los deberes y
funciones de un servidor público
consagrados en la Ley 734/02.
3. Incorporacion de controles frente
a la radicacion de documentos en el
proceso.
30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
1. Se evidencia que la capacitacion en "REGIMEN MUNICIPAL"
se ejecutara para el mes de octubre de 2016, segun la
programacion del PIC.
2. Se evidencia acta de reunion de autocontrol del dia 13 de
junio de 2016 donde se socializa los deberes y funciones del
proceso.
3. Los lideres de proceso argumentan que los acercamientos
con el jefe de de archivo se realizaron, y se concluyo que la
corporacion se acuerdo a la ley de archivo tiene restingido
dichos sellos, los cuales se habian propuesto como medida de
control para el primer seguimietno.
Los lideres de proceso
argumentar que se adelantaran
las acciones necesarias para
replantear el control numero 3,
por lo mencionado en las
acciones adelantadas en el
segundo cuatrimestre.
P5 Direccion
Administrativa
1. Manejo no ético de los
funcionarios públicos.
2. Amiguismo de los
funcionarios con personas que
requieren de los trámites
realizados en la Dirección
administrativa.
Trafico de
influencias
Revisión diaria de cada uno de los
trámites que se hacen en la
Dirección Administrativa.
30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
se evidencia la contunuidad por parte de la Lider de proceso
que sustenta con bitacora de cuentas por pagar, con registro
diario lo que es enviado a la tesoreria, adicional maneja
archivo en Excel (Herrmaienta Personal) donde se controla la
cuotas que se deben pagar en cualquier tipo de gasto o rubro
dentro de la Corporacion.
P5 Direccion
Administrativa
1. Manejo no ético de los
servidores publicos.
2. falta de controles y
segumientos a los procesos.
Cobro por
realización del
trámites
(Concusión).
Fomento del Autocontrol. 30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
La líder evidencia acta de reunion del dia 18 de abril 2016 y
acta de reunion del dia 20 de junio de 2016, donde se
socializo al equipo de trabajo los valores eticos del proceso de
administrativo y financiero, adicional se destaca el
afianzamiento con los riesgos de corrupcion del proceso al
equipo de trabajo.
P6 Gestión Talento
Humano
1. Abuso de poder para la
vinculación de personas.
2. Amiguismo utilizados para
influir sobre las actividades del
procedimiento de vinculación de
Talento Humano.
Tráfico de
influencias.
1.Capacitacion en Código
disciplinario.
2.Capacitacion Acuerdo 220 de
2007.
3. Socialización del Código de ética.
30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
1. Se evidencia que para el segundo trimestre de la vigencia,
se dio inicio al plan institucional de capacitaciones, se
evidencia cirular informativa No. 21.1.4.1-062 del dia 25 de
agosto de 2016, donde se cita al personal a las capacitaciones
"ACOSO LABORAL LEY 1010/06" Y "CODIGO UNICO
DISCIPLINARIO" la cual se desarrollaro el dia 31 de agosto de
2016.
2. La capacitacion en el Acuerdo 220 de 2007 se encuentra
programada para el 30 de septiembre de 2016, segun
programacion del PIC.
3.La socializacion del código de etica se realiza en el
momento que se vincula un nuevo funcionario a la
corporacion, la evidencia queda en cada una de las hoja de
vida de los funcionario, ademas se evidencian publicaciones
en las paredes de los pasillos de las instalaciones de la
corporacion on temas alusivos.
P6 Gestión Talento
Humano
1. Concentración de actividades
en una sola persona.
2. Sistemas susceptibles a
manipulación o adulteración.
Ingreso en la
nomina de
personas sin
posesionar
legalmente.
1. Revisión de planillas de nomina
por diferentes personas.
2. Autocontrol en en el proceso.
3. definiciones de perfiles en el
sistema para el proceso de nomina.
30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
1. Se evidencia que la verificacion de las planillas de nominas
se realizan por parte de la funcionaria que procesa la nomina,
es revisada por el auxiliar administrativo, la jefe de talento
humano, y por la jefe de Direccion administrativa.
2. Se evidencia Acta de reunion del dia 16 de mayo de 2016 y
11 de mayo de 2016, donde se socializo auditorias, y tareas
asignadas al equipo de trabajo.
3. Se evidencia la existencia de tres perfiles para acceder al
software de nomina IAS con diferentes roles los cuales dan
limites a la operatividad por cada usuario de acurdo a su rol.
P7 Gestion Documental
1. Falta de controles en la
manipulacion, organización y
prestamo de los documentos
por parte de los responsables.
2. Desconocimiento de las
politicas archivisiticas impartidas
por el comité interno de archivo.
Manipulacion
inescrupulosa por
parte de
funcionarios o
clientes externos
del acervo
documental de los
archivos de
gestion y archivo
central
1. Adoptar politicas Corporativas
frente a procesos de digitalizaion de
documentos.
2. Establecer controles en los
archivos de gestion y archivo central
frente al prestamo y consulta de
documentos.
3. Determinar puntos criticos de
control en el procedimiento
consulta de documentos.
30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
1. Se evidencia Acta de reunion de comité de archivo del dia
30 de junio de 2016, donde se trato el tema, y se determino
por parte del presidente del comité, que se va arealizar un
acercamiento formal con secretaria general de la alcaldia de
santiago de cali, teniendo en cuenta que son ellos quienes
poseen los talleres de digitalizacion de documentos.
2. Se evidenciaque se realizan los controles con el FORMATO
FICHA DE CONSULTA INTERNOS Y EXTERNOS No.
21.2.23.3.09.101 version 2, y el ultimo formato diligenciado
para el priemer cuatrimestre se realizó el 31 de agosto de
2016 para un total de 58 fichas de consultas en lo corrido del
segundo cuatrimestre.
3. Se evidencia la modificación del procedimiento No.
21.2.23.2.08-042 version 5 con la implementación de dos
puntos critivos. ver evidencia.
P8 Recurso Fisico
Incoherencia voluntaria o
involuntaria en la toma del
inventario fisico de los bienes
devolutivos no coherentes con el
inventario registrado en el
sistema.
Omision en la
toma fisica de
inventarios de
bienes devolutivos
de la corporacion.
1. Actualizar el inventario de los
bienes devolutivos anualmente.
2. Asignar formalmente a los
seividores púlicos y exigir a los
responsables de los bienes
la conservación de los útiles,
equipos, muebles y bienes confiados
a su guarda o administración y
rendir cuenta oportuna de su
utilización.
30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
1.la líder de proceso manifiesta que el inventario de las
oficinas de los Honorables Concejales se encuentra en 100%
ejecuctado y consolidado en cada de las carpetas. Para las
oficinas administrativas de la corporacion se realizara
aparartir del mes de septiembre y durante el ultimo trimestre
de la vigencia.
2. se evidencia capacitacion el "CODIGO UNICO
DISCIPLINARIO" desarrollada el 31 de agosto a los servidores
publicos, donde se enfatizó las responsabilidad de la
conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes
confiados a la guarda de cada uno de los funcionarios de la
corporación.
P8 Recurso Fisico
Digitación erronea de los
movimientos (Entradas y salidas)
del almacen.
Omision en el
registro de las
entradas y salidas
de los bienes
devolutivos y de
consumo del
almacen.
1. Verificar los soportes
documentales tanto para bienes
nuevos como para devoluciones y/o
baja de bienes antes de realizar el
ingreso al almacen
30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
1. Se evidencia que al 30 de agosto de 2016 se han realizado
dos compras:
- compra de dos aires acondicionados
-compra de elementos de oficina y papeleria.
Donde manifiesta que los registros de entrada al SAP,
reposan en la carpeta de los Contratitas, debido a que es un
requisito pára efectuar el pago del contrato.
para los registros de salida del almacen, el proceso lleva
control con el formato Cod. 21.3.23.3.10.157 versión 3. La
ultima salida de almacen a la fecha de corte fue al 26 de
agosto
P9 Gestion Juridica
1. Falta de tiempo y exceso de
carga laboral de quien elabora
los contratos
2. Inexperiencia del personal a
cargo del proceso.
3. Falta de oportuna
capacitacion en temas de
regimen en contratacion.
Celebracion
indebida de
contratos
1. Armonizar capacitaciones en el
componente contractual en el PIC
de la corporacion vigencia 2016 y
medicion de la eficacia de la misma.
2. socialización de las
responsabilidades de supervisión.
30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
1. Se evidencia que el 15 de julio de 2016, se desarrollo la
capacitación de "CONTRATACIÓN ESTATAL" a los funcionarios
de la corporación. Las evidencias de asistencia quedan
registradas en los archivos de Talento Humano.
2. La accion se viene realizando mediante un oficio Cod.
21.1.23.3.13.242 "COMUNICACIÓN DE INTERVENTORIA", el
cual es socializado a los supervisores donde se especifica las
responabilidades como tal, y se incluye dentro de la carpeta
de cada uno de los contratistas. Como accion de mejora, se
modifico el mencionado formato el 22 de junio de 2016, en
donde el nombre quedo asi "NOTIFICACIÓN SUPERVISION
Y/O INTERVENTORIA DE CONTRATO DE PRESTACION DE
SERVICIO", vario en su contenido a fin especificar con mayor
claridad las responsabilidades de supervision.
P9 Gestion Juridica
1. Desconocimiento de la
normatividad.
2. Falta de personal idoneo.
3. Debilidad en el control y falta
de seguimiento en el cual se
revisen los criterios de: calidad,
calidez, oportunidad y
coherencia en las respuestas
dadas al peticionario.
Trafico de
influencias en las
respuestas a los
derechos de
petición.
1. Indicador en las actividades del
plan de accion en el proceso de
Gestion Juridica, para el
seguimiento a los derechos de
petición recibidos vs respuesta.
2. Capacitacion en normatividad
vigente armonizado en el PIC de la
corporacion vigencia 2016.
3. Vinculacion del personal idoneo a
la funcion.
4. Contar con una estrategia de
autocontrol que permita
monitorear el cumplimiento del
procedimiento "Respuestas a
Derechos de Peticion".
30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
1. Se evidenica indicador en el plan de accion, con avances en
el primer y segundo trimestre.
2.Se evidencia que el 15 de julio de 2016, se desarrollo la
capacitación de "CONTRATACIÓN ESTATAL" a los fncionarios
de la corporación. Las evidencias de asistencia quedan
registradas en los archivos de Talento Humano.
3. El proceso cuenta con una abogada contratista y una
estudiante de derecho contratista para apoyar la
contestación a los derechos de petición recibidos por la
corporación.
4. Para el presente cuatrimestre se evidencia actualizacion
del procedimiento "PROCEDIMIENTO RESPUESTAS A
DERECHOS DE PETICION" con fecha de aprobacion 05-05-
2016, con codigo 21.1..23.2.08.051, version 6.
P10 Gestión Informática
1. Obsolescencia en los equipos
tecnológicos.
2.Vulneracion de las claves de
acceso.
3. Manejo inadecuado de la
Información por parte de los
usuarios.
Acceso ilegal a la
información
1. Socialización de Políticas de
Seguridad
2. Estandarización en los
requerimientos de tecnología
30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
1.Se evidencia acta de reunion donde se aprobo y se socializo
ante el comite de teconologia, con fecha 01 de Junio de
2016, donde se aprobó y se socializó las politicas de seguridad
de la Corporación.
2. Se evidencia oficio con No. 21.3.1.36 con fecha 13 de mayo
de 2016, donde se solicita la compra de equipos para la
sustitucion de 16 equipos obsoletos que funcionan dentro de
la corporacion.
P10 Gestión Informática
1. Vulneración de las claves de
acceso.
2. Manejo inadecuado de las
contraseñas por pate de los
usuarios.
Suplantación de
personas
1. Socialización de Políticas de
Seguridad de Información30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
El líder evidencia una socializacion se las politicas de
seguridad informática a cada uno de los procesos que
funcionan dentro de la corporación. "revision del documento
con cada proceso, se explico su contenido, y se compartio el
doc. Digital". La evidencia con el registro de firmas se
encuentra en los archivos del proceso P10.
se resalta la labor del líder de
proceso, que debido a la baja
asistencia a la citaciones hechas
para la induccion, decide
realizar un recorrido por cada
proceso para dicha socializacion.
P11 Control Interno
1. Insuficiencia de recursos
humano competente, fisico y/o
Tecnologico.
2. El alcance de las
capacitaciones no cumpla con
las necesidades del proceso en
norma vigente.
3. Interpretaciones subjetivas de
las normas vigentes para evitar
o postergar su aplicación.
Omision al
cumplmiento de
las obligaciones
de ley.
1. Inclusion de capacitaciones de
acuerdo a la necesidad del proceso
en el PIC.
2. Analisis en el perfil de los
aspirantes a formar parte del
equipo de trabajo
30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
1. Se evidencia en la ejecución del PIC, temas de capacitación
como "TALLER SOBRE REDACCION DE HALLAZGOS - ISO
9001:2015", del 25 de julio, "NORMA NTC GP 1000:2009 - ISO
9001:2008", del 29 de julio, "TALLER EN AUDITORIA, ENFASIS
EN INDICADORES Y RIESGOS", del 19 de agosto, de las cuales
se han ejecutado en lo corrido de la vigencia entre otros
temas.
2. Se evidencia oficio del 7 enero 2016, en donde el lider de
la oficina de control interno solicita a la presidencia, la
necesidad de la incorporacion idoneo para las actividades del
proceso, ademas se especifica el perfil de los funcionarios.
P11 Control Interno
1. Informes de auditoria que
omitan hallazgos detectados a
los procesos de la corporacion
que no permiten reflejar las
debilidades en cada proceso
evaluado. (independencia,
objetividad e imparcialidad)
2. Amiguismo (Exceso de
confianza y vinculos de amistad)
Inobservancia de
principios eticos.
En los informes finales de auditoria
interna, emitir juicios basados en
evidencias sobre los aspectos mas
importantes de la gestión, asi como
los resultados obtenidos.
30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
Se evidencia que se han realizado Auditoria de Gestion a los
doce (12) procesos, y un seguimiento a la contratación
correspondiente al primer semestre de la vigencia 2016.
Debidamente documentado y socializado a los diferentes
procesos de la Corporación.
P12 Control Interno
Disciplinario
Actuacion del servidor de forma
inescrupulosa y corrupta,
falencias en principios y valores
eticos y desconocimiento de la
norma
Dilatación de los
Procesos con el
propósito de
obtener el
vencimiento de
términos o la
prescripción del
mismo
1. Actuar conforme lo establece la
normatividad vigente Ley 734 de
2002 y ley 1474 de 2011, 2.
Incorporar en el PIC de la
Coroporación, capacitación a los
servidores públicos de la
reglamentación disciplinaria
vigente. 3. Realizar oportunamente
el diligenciamiento y monitoreo del
formato SEGUIMIENTO A PROCESOS
DISCIPLINARIOS
30/03/2016 10/09/2016 Efectivo
1. Se evidencia actualizadas en normograma del proceso las
Leyes 734 de 2002 y 1474 de 2011, que el procedimiento C.I.
Disciplinario, se rige en las normas mencionadas.
2.se evidencia que la capacitacion en "CODIGO UNICO
DISCIPLINARIO" se realizo el dia 31 de agosto de 2016, y que
se cito al personal de la corporacion el dia 25 de agosto de
2016 a traves de circular informativa No. 21.1.4.1-062. Las
evidencias de la participación, reposan en el proceso de
Talento Humano.
3. Se evidencia formato "SEGUIMIENTO A PROCESOS
DISCIPLINARIOS" con Cod. 21.1.23.3.09.02 Versión 3
normalizado y aprobado en el SGC, y aplicación por el
proceso. Adicional se evidecia que el formato posee una
estructura que cumple con los requisitos de la ley 734 de
2002.
Por reserva sumarial la lider del
proceso no puede mostrar los
expedientes de los procesos que
lleva a cargo.
2016 FECHA DE PUBLICACION:
2 FECHA DE SEGUIMIENTO:
Proceso Componente Actividades programadas Actividades cumplidas % de avance Observaciones
Control Politico TramiteReduccion de tiempo en la actividad de la autenticacion de
Acuerdos
El líder de proceso evidencia que para reducir el tiempo de
autenticacion de acuerdos, proyectos de acuerdo y resoluciones, se
ha realizado la transferencia primaria de documentos hasta el año
2012, asi entonces cuando se es solicitado un acuerdo se direcciona
directamente al proceso de Gestion Documental, para que este
remita todo lo necesario para dicho tramite, cuando se entrega se
diligencia el formato "AUTENTICACION DE DOCUMENTOS" con
codigo, 21.2.23.3.11.219.
100%
Control Politico TramiteReduccion de tiempo en la actividad de la autenticacion de
Actas
El líder de proceso evidencia que para reducir el tiempo de
autenticacion de acuerdos, proyectos de acuerdo y resoluciones, se
ha realizado la transferencia primaria de documentos hasta el año
2012, asi entonces cuando se es solicitado un acuerdo se direcciona
directamente al proceso de Gestion Documental, para que este
remita todo lo necesario para dicho tramite, cuando se entrega se
diligencia el formato "AUTENTICACION DE DOCUMENTOS" con
codigo, 21.2.23.3.11.219.
100%
Control Politico
& Tramite A
Proyectos de
Acuerdo
Solicitud de Audio
Comisiones y/ PlenariasReduccion de tiempo de entrega al peticionario del audio.
El líder de proceso manifiesta que cuando el peticionario solicita un
audio es remitido directamente hasta el encargado de Sonido, del
proceso de Comunicaciones y Relaciones Corporativas.
60%
Se sugiere implementar
un formato para llevar un
control sobre las
solicitudes de audios, e
integrar esto a un proceso
o procedimiento.
ENTIDAD: CONCEJO MUNICIPAL SANTIAGO DE CALI
VIGENCIA: 2016
FECHA PUBLICACION: SEPTIEMBRE 10 DE 2106
COMPONENTE: RACIONALIZACION DE TRAMITES
VIGENCIA: 10 -SEPTIEMBRE DE 2016
SEGUIMIENTO NUMERO: 30/08/2016
Gestion Documental ServicioReduccion de tiempo de recepcion y radicacion de
documentos en la Corporacion
El lider del proceso manifiesta frente a la columna descripcion de
propuesta de racionalizacion, se tiene a la fecha esbozada una
decision pero no se tiene formalmente incluida en el procedimiento.
50%
El porcentaje de avance
esta sujeto a l
formalizacion de la alta
direccion, de la
normalizacion del
procedimiento de PQRS
La actividad tiene plazo de
ejecución a Diciembre de
2016
Gestion Documental ServicioReduccion de tiempo de consulta de documentos en el
archivo central
Se evidenciaque se realizan los controles con el FORMATO FICHA
DE CONSULTA INTERNOS Y EXTERNOS No. 21.2.23.3.09.101 version
5, y el ultimo formato diligenciado para el priemer cuatrimestre se
realizó el 25 de abril. Con respecto al procedimiento se ajustaron la
actuvidad 3 y 6 segun el procedimiento actual dando cumplimiento
a la actividad.
100% Actividad cumplida
2016 FECHA DE PUBLICACION:
2 FECHA DE SEGUIMIENTO:
Proceso Componente Actividades programadas Actividades cumplidas % de avance Observaciones
Control Politico 3. Rendicion de Cuentas
La Corporación Concejo de Cali asumirá esta responsabilidad
a través de un informe anual de gestión elaborado por el
proceso control político en cabeza de la mesa directiva.
La acción está programada para ejecución durante los
siguientes meses, hasta el mes de diciembre 0% Para reporte en el siguiente informe
SEGUIMIENTO NUMERO: 30/08/2016
ENTIDAD: CONCEJO MUNICIPAL SANTIAGO DE CALI
VIGENCIA: 2016
FECHA PUBLICACION: SEPTIEMBRE 10 DE 2106
COMPONENTE: RENDICION DE CUENTAS
VIGENCIA: 10 -SEPTIEMBRE DE 2016
2016 FECHA DE PUBLICACION:
2 FECHA DE SEGUIMIENTO:
Proceso Componente Actividades programadas Actividades cumplidas % de avance Observaciones
Dirección Estratégica -
Gestión Documental
4. Mecanismos para
mejorar la Atencion al
Ciudadano
1) Reestructurar fisicamente la Ventanilla Única del Concejo
Municipal de Santiago de Cali
2) Incorporar personal que permita recepcionar las PQRS,
direccionarlas y realizar su respectivo seguimiento y control.
3) Brindar orientación y atención al ciudadano para la
realización de trámites al interior de la Corporación.
1. La acción está programada para ejecución durante los
siguientes meses, hasta el mes de diciembre
2 y 3. Se evidencia que se realiza nombramiento para la
practica juridica (Judicatura) en calidad AD HONOREM, por
medio de resolucion del dia 26 de agosto de 2016, con
No.21.2.22-409, que dentro de sus funciones esta la de
recepcionar y orientar al ciudadano en la ventanilla unica de
la corporacion.
67%
la actividad 1, tiene plazo de
ejecución hasta 31 diciembre de
2016.
Dirección Estratégica -
Gestión Informatica
4. Mecanismos para
mejorar la Atencion al
Ciudadano
1) Realizar convenios con diferentes intituciones públicas que
fortalezcan los mecanismos actuales de interacción con los
ciudadanos (pagina WEB, telefonico, etc.).
Se solicito una reunión de acercamiento con el Lider de la
Oficina de Telematica e Informatica de la Alcaldia de Cali, a
fin de apoyar al Concejo con una herramienta de gestion
documental "ORFEO". Queda pendiente una segunda
reunión que permita aterrizar el proyecto y establecer
convenios.
10%
La acción está programada para
ejecución durante los siguientes
meses,hasta el mes de diciembre
Talento humano
4. Mecanismos para
mejorar la Atencion al
Ciudadano
Ejecucion del Plan Institucional de Capacitacion 2016.
Se evidencia que se ha venido ejecutando el plan
institucional de capacitaciones, que de acuerdo al plan de
accion la actividad se encuentra a 100% ya que su meta
tiene 11 Capacitaciones.
100%
La líder evidencia que las
capacitaciones se realizan de
acuerdo a las necesidades de cada
proceso, y que en ocasiones surgen
mas de 11.
Comité Calidad MECI
4. Mecanismos para
mejorar la Atencion al
Ciudadano
Actualizar el procedimiento atencion de peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias codigo 21.2.23..2.08.041, Version 5.
El líder de proceso evidencia actualmente existe borrador
proyectado y tramitado con la alta direccion con Version 6.70%
La actividad tiene plazo de ejecución
30 septiembre.
Alta Direccion
4. Mecanismos para
mejorar la Atencion al
Ciudadano
Definir con claridad por parte de la Alta Direccion el proceso
que sera el responsable o administador de la recepcion ,
tamite y consolidacion de las PQRS
Se evidencia acta de reunion del dia 8 de julio de 2008,
donde se designa al Líder de Control politico como
responsable del procedimeinto; adicional se evidencia en la
actividadl 5 del procedimiento de PQRS, se encuentra en
cabeza del proceso misional Control Politico.
100%
ENTIDAD: CONCEJO MUNICIPAL SANTIAGO DE CALI
VIGENCIA: 2016
FECHA PUBLICACION: SEPTIEMBRE 10 DE 2106
COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO
VIGENCIA: 10 -SEPTIEMBRE DE 2016
SEGUIMIENTO NUMERO: 30/08/2016
Alta Direccion &
Comité de
Planeacion & Todos
los Procesos
4. Mecanismos para
mejorar la Atencion al
Ciudadano
Adecuar los mecanismos existente para la recepcion
de las PQRS en la Corporacion.
Se evidencia la actividad numero 1 del procedimiento (que
se encuentra en borrador), los mecanismos por via
electronica, buzon de sugerencias, pagina institucional, y
ventanilla unica.
70%
Direccion Estrategica,
Control Politico,
Tramite de
Proyectos, Gestión
Documental, Gestión
Juridica y
Comunicaciones y
Relaciones
Corporativas
4. Mecanismos para
mejorar la Atencion al
Ciudadano
Medición de satisfacción cliente externo (ciudadano) Frente
a la percepción de la calidad del servicio y resultados.
Se evidencia que el proceso de comunicaciones y relaciones
corporativas, realizo el analisis de las encuestas de cliente
externo para el segundo trimestre de 2016, con fecha de
corte 30 de junio de 2016.
100%
Direccion Estrategica,
Control Politico,
Tramite de
Proyectos, Gestión
Documental, Gestión
Juridica y
Comunicaciones y
Relaciones
Corporativas
4. Mecanismos para
mejorar la Atencion al
Ciudadano
Este mecanismo de medición tiene como objetivo evaluar la
eficacia del logro de los objetivos estratégicos corporativos,
en lo concerniente al control político, el trámite de los
proyectos de acuerdo, la participación ciudadana y
determinar si los canales de comunicación facilitan el acceso
a la información. (Socializar a los procesos que tienen como
actividad atención al ciudadano, el formato de encuesta de
cliente externo (ciudadano).)
Se evidencia que el proceso de comunicaciones y relaciones
corporativas, socializo la encuesta de cliente externo e
instructivo, a traves de correo electronico el dia 20 de abril
de 2016 y reunion adelantadas con cada uno de los
procesos, se evidencia acta de reunion con fecha 22 de abril
de 2016.
100%
Direccion Estrategica,
Control Politico,
Tramite de
Proyectos, Gestión
Documental, Gestión
Juridica y
Comunicaciones y
Relaciones
Corporativas
4. Mecanismos para
mejorar la Atencion al
Ciudadano
Este mecanismo de medición tiene como objetivo evaluar la
eficacia del logro de los objetivos estratégicos corporativos,
en lo concerniente al control político, el trámite de los
proyectos de acuerdo, la participación ciudadana y
determinar si los canales de comunicación facilitan el acceso
a la información. (Recopilar la información trimestralmente,
informe y analisis de datos por los procesos que interactuan
con el ciudadano.)
Se evidencia informe que contiene el analisis del tabulado
de la encuesta de cliente externo de segundo trimestre.100%
Se sugiere realizar la socializacion a
los procesos del analisis de la
encuesta de cliente externo al
finalizar cada trimestre.
2016 FECHA DE PUBLICACION:
2 FECHA DE SEGUIMIENTO:
Proceso Componente Actividades programadas Actividades cumplidas % de avance Observaciones
Dirección Estrategica -
Gestión Informatica
5. Mecanismos para la
Transparencia y Acceso a
la Información
Identificar los contenidos del portal oficial bajo los
parámetros establecidos de Gobierno En Línea.
La acción sera ejecutada durante los siguientes meses. El
líder de proceso manifiesta que se solicito de manera
verbal, a la empresa que presta el servicio de HOSTING, la
matriz de evaluacion de GEL, de la pagina web de la
corporación.
0%
la fecha limite de ejecución de la
actividad va hasta 31 de diciembre
de 2016.
Dirección Estrategica -
Gestión Informatica
5. Mecanismos para la
Transparencia y Acceso a
la Información
Establecer los lineamientos de acceso a la
información contenida en el portal oficial.Para revision en el seguiente trimestre 0%
la fecha limite de ejecución de la
actividad va hasta 31 de diciembre
de 2016.
Comunicaciones y
Relaciones
Corporativas-
Dirección Estrategica -
Gestión Informatica
5. Mecanismos para la
Transparencia y Acceso a
la Información
Creación del enlace para la transmisión vía streaming de las
Comisiones y Plenarias a traves del portal oficial.Para revision en el seguiente trimestre 0%
la fecha limite de ejecución de la
actividad va hasta 31 de diciembre
de 2016.
Comunicaciones y
Relaciones
Corporativas-
Dirección Estrategica -
Gestión Informatica
5. Mecanismos para la
Transparencia y Acceso a
la Información
Socialización del instructivo para el acceso al portal oficial. Para revision en el seguiente trimestre 0%
la fecha limite de ejecución de la
actividad va hasta 31 de diciembre
de 2016.
Dirección Estrategica -
Gestión Informatica
5. Mecanismos para la
Transparencia y Acceso a
la Información
Incorporar rubro presupuestal para el mejoramiento
continuo en el acceso a la información y dando cumplimiento
a los estándares del programa nacional del servicio al
ciudadano.
La acción está programada para ejecución durante los
siguientes meses, hasta el mes de diciembre 0% Para reporte en el siguiente informe
ENTIDAD: CONCEJO MUNICIPAL SANTIAGO DE CALI
VIGENCIA: 2016
FECHA PUBLICACION: SEPTIEMBRE 10 DE 2106
COMPONENTE: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION
VIGENCIA: 10 -SEPTIEMBRE DE 2016
SEGUIMIENTO NUMERO: 30/08/2016
Dirección Estrategica -
Gestión Informática
5. Mecanismos para la
Transparencia y Acceso a
la Información
Garantizar el corecto funcionamiento de la página web con
cumplimiento de lineamientos de Gobierno en linea
Se evidencia contrato hasta el mes de septiembre con la
empresa Nexura, para garantizar servicio de HOSTING de la
pagina web de la corporación.
75%
Se sugiere que la contratación de
servicio se extienda hasta el mes de
diciembre, para garantizar la
sostenibilidad de la pagina.
Dirección Estrategica -
Gestión Informatica -
Comunicaciones y
Relaciones
Corporativas
5. Mecanismos para la
Transparencia y Acceso a
la Información
1) Diseñar campañas de sensibilización de canales de
participación ciudadana.
2) Guia de utilización de canales de participación ciudadana
en pagína WEB y redes sociales.
1. Se evidencia que campañas de sencibilizacion de canales
de participacion ciudadana, a traves de boletines
corporativos que se encuentran publicados en pagina web,
se evidencia boletin de 11 DE ABRIL, y 17, 20 de MAYO de
2016. Adicional se realizan registros en bitacoras que
reposan en el proceso de Tramite a Proyectos de acuerdo.
50%
Gestión Documental
5. Mecanismos para la
Transparencia y Acceso a
la Información
Construcción del Programa de Gestión Documental
El lider de proceso manifiesta que el documento se
encuentra esbozado en su construcción a la fecha, aun no
se encuentra el documento consolidado ya que esta
pendiente la socializacion del comite interno de archivo.
50%
La acción está programada para su
ejecución durante los siguientes
meses,hasta el mes de diciembre
Gestión Informática
5. Mecanismos para la
Transparencia y Acceso a
la Información
1) Revisar si los servicios información que se brindan a la
ciudadania estan acordes a los lineamientos de GEL, que
permitan acceso a grupos étnicos y culturales de la región y
para personas en situación de discapacidad.
2) Solicitar la contratacion de un asesor para el
acompañamiento en la implementacion GEL..
3) Crear Comite GEL.
4) Generar plan de accion GEL en el cual se revise si los
servicios de informacion que se brindan a la ciudadania estan
acordes a los lineamientos de GEL, que permita acceso a
grupos etnicos y cultura de la region y para personas en
situacion de discapacidad.
La acción está programada para ejecución durante los
siguientes meses, hasta el mes de diciembre 0% Para reporte en el siguiente informe
Gestion Juridica
5. Mecanismos para la
Transparencia y Acceso a
la Información
Revisar el procedimiento respuesta a derechos de peticion
Para el presente cuatrimestre se evidencia actualizacion del
procedimiento "PROCEDIMIENTO RESPUESTAS A DERECHOS
DE PETICION" con fecha de aprobacion 05-05-2016, con
codigo 21.1..23.2.08.051, version 6.
100%
Alta Direccion -
Comité Calidad Meci
- Todos los Procesos
5. Mecanismos para la
Transparencia y Acceso a
la Información
Revisar y armonizar el procedimiento atencion PQRS con el
mecanismo de seguimiento que sugiere la guia
El líder de proceso evidencia que en el borrador del
procedimiento de PQRS en la actividad 3 apunta al
cumplimiento a la periodicidad en las respuestas en las
peticiones, quejas, reclamos, y sugerencias.
70%
La acción está programada para su
ejecución durante los siguientes
meses,hasta el 30 mes de
septiembre.
2016 FECHA DE PUBLICACION:
2 FECHA DE SEGUIMIENTO:
Proceso Componente Actividades programadas Actividades cumplidas % de avance Observaciones
Proceso Talento
humano6. Iniciativas Adicionales
Socializacion del codigo del codigo de etica adoptado por la
corporacion concejo de Cali según Res. No. 21.2.22-225 de
marzo 27 de 2015.
La socializacion del código de etica se realiza en el
momento que se vincula un nuevo funcionario a la
corporación La evidencia reposa en la hoja de vida de cada
funcionario y a traves de cuadros que estan distribuidos en
las instalaciones de la corporación, con temas alusivos al
código de etica.
100%
Proceso Talento
humano6. Iniciativas Adicionales
Capacitacion ley 1474 DE 2011 Estatuto
Anticorrupcion.
Se evidencia circular normativa del dia 05 de agosto de
2016 con No. 21.2.4.1-050 donde se citan al personalde la
corporación para el dia 08 de agosto para la capacitacion
del Estatuto Anticorrupción en las instalaciones de
comfenalco Valle.
100%
Proceso Talento
humano6. Iniciativas Adicionales
Capacitacion Decreto Ley 019 de 2012 Decreto
Antitrámite.
La capacitacion se encuentra programada para el siguiente
cuatrimestre.0%
La ejecución de la actividad tiene
plazo de ejecución hasta 31 de
diciembre de 2016.
Proceso Talento
Humano6. Iniciativas Adicionales Codigo Disciplinario Unico ley 734-2002.
Se evidencia circular normativa el dia 25 de agosoto de
2016, donde se cita al personal de la corporación a
capacitacion sobre Código Disciplinario Unico Ley 734 de
2002 el dia 31 de agosto de 2016 a traves de circular
normativa No. 21.1.4.1-062.
100%
ENTIDAD: CONCEJO MUNICIPAL SANTIAGO DE CALI
VIGENCIA: 2016
FECHA PUBLICACION: SEPTIEMBRE 10 DE 2106
COMPONENTE: INICIATIVAS ADICIONALES
30/08/2016
10 -SEPTIEMBRE DE 2016
SEGUIMIENTO NUMERO:
VIGENCIA:
Recursos Físicos 6. Iniciativas AdicionalesPlanear y ejecutar una capacitación respecto al uso y cuidado
de los Activos Fijos de la Corporación.
Se evidencia por parte de la líder del proceso de recurso
fisico, capacitacion en código unico disciplinario, acoso
laboral a traves de circular informativa 21.1.4.1-062, del dia
agosto 25 de 2016 con su respectiva listado de asistencia,
adicional sobre estatuto anticorrupcion, a traves de circular
informativa No. 21.1.4.1-050 del dia Agosto 04 de 2016
con su respectiva lista de asistencia.
100%
Control Interno 6. Iniciativas Adicionales
Adelantar reuniones y encuentros con los diferentes líderes
de procesos de la corporación, sobre la gestión, avances y
dificultades encontradas para el control del riesgo.
Se evidencias actas de reunion con los procesos de la
corporación, donde se plasmaron recomendaciones y
sugerencias para la adecuada ejecución para el control del
riesgo
100%
Control Interno 6. Iniciativas Adicionales
Para la vigencia del 2016 se tiene planeado implementar un
informe de la revisión a las acciones realizadas sobre los
riesgos de cada proceso, con el fin de rendir a la Dirección
Estratégica, para que sirva de herramienta de
retroalimentación.
La acción está programada para ejecución durante los
siguientes meses, hasta el mes de diciembre 0% Para reporte en el siguiente informe
Control Interno 6. Iniciativas Adicionales
Para dinamizar el proceso de gestión del riesgo se ha
establecido en primer lugar, realizar recordatorios a los
diferentes procesos de la corporación con el fin mantener
presente la amortización del riesgo (Autocontrol).
El proceso de control para el segundo cuatrimestre gestiono
a traves de la oficina de talento humano un seminario taller
en MOTIVACION INSTITUCIONAL el dia, 22 de agosto de
2016, se evidencia circular informativa No. 21.1.4.1-059 del
18 de agosto de 2016.
100%