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versión i REGLAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRADA DE

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Contenido . CAPITULO 1

ASPECTOS GENERALES • ARTICULO 1. (ANTECEDENTES) .........................................................................................5

• ARTICULO 2. (OBJETO) ............................. ... . ...................... . ... . ... . ...... . ............ ... ... ... ........ ... ... s .

ARTICULO 3. (ÁMBITO DE APLICACIÓN) .........................................................................5 ARTICULO 4. (RESPONSABILIDADES),..... ... . ...................... - ................................ - ..... - ...... S

• ARTICULO 5. (MARCO NORMATIVO Y REFERENCIAL) .......................................... . .... 6

• ARTICULO 6. (DEFINICIONES) .............. . ..... . ......... .... .......... . ................................................ 6 CAPITULO II

• GESTIÓN DOCUMENTAL

• ARTICULO 7. (COMPETENCIAS DE GESTIÓN) ............................. . ................ . ..... .........15 .

ARTICULO 8. (GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRADA DE ARCHIVOS)... ............. 15 ARTICULO 9. (CLASIFICACIÓN ARCHIVOS DOCUMENTALES OFICIALES) ......15

• CAPÍTULO III

• ARCHIVOS DE GESTIÓN ARTICULO 10. (ARCHIVOS DE GESTIÓN) ....................................................................16 ARTICULO 11. (ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN) .............................16

• Y ARTICULO 12. (CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS) ......................................17 ARTÍCULO 13. (CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA CORRIENTE) 17 ARTICULO 14. (ORDEN DE LA CORRESPONDENCIA CORRIENTE) .....................17

• ARTICULO 15. (CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA DE ASUNTOS). 18

• ARTICULO 16. (ORDEN DE LOS EXPEDIENTES O CARPETAS DE ASUNTOS) 19 . ARTICULO 17. (ELIMINACIÓN Y SELECCIÓN DE INFORMACIÓN EN LOS

((? J9te E. ARCHIVOS DE GESTION) ....... . ..... .......................... . ................................ ............... . ............. 19

• ARTÍCULO 18. (RESPONSABILIDADES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN) ................19 . ARTÍCULO 19. (ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN POR DESVINCULACIÓN DEL / CARGO) .... . ............ . .......... . ................................. . ... . .............. . ............... . ....... ... ............. . ............. 19 • ARTICULO 20. (FUSIÓN Y SUPRESIÓN DE UNIDADES ORGANIZACIONALES)20 . CAPÍTULO IV

TRANSFERENCIA Y PLAZOS DE RETENCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL • - ARCHIVO DE GESTIÓN

• « ARTICULO 21. (TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS) ............................................. 21 ARTICULO 22. (PLAZO DE RETENCIÓN) ........................................................................ 21 ARTICULO 23. (REQUISITOS PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL) .... . ... 21

• CAPITULO V . ARCHIVO DE CUSTODIA

ARTICULO 24. (ARCHIVO DE CUSTODIA) ..................................................................... 23 • ARTICULO 25. (ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE CUSTODIA) .......................... 23

• ARTICULO 26. (DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE V CUSTODIA) .... .. .................. . .................. ...... . .... . .......................... ............................................... 23

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ARTÍCULO 27. (ACCESO A LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE • CUSTODIA) ... . ........ . ....................... ... ....... . ..... . ........ . ... . ................ .. ... ... ........ .... ...................... .... 23

• ARTÍCULO 28. (TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE

•CUSTODIA) ................................................... . ................................ .............. . ....... . ..... . ............... 23

CAPÍTULO VI • ARCHIVO CENTRAL

• ARTÍCULO 29. (ARCHIVO CENTRAL) ....................... . ............. ..................... . .................... 24 ARTICULO 30. (TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIÓN) ................................... 24

• ARTÍCULO 31. (ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL) ......... . .......................... 25

• CAPÍTULO VII . ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO CENTRAL

ARTÍCULO 32. (ACCESO A LOS DOCUMENTOS) ........................................................ 26 • ARTÍCULO 33. (PRÉSTAMO DE DOCUMENTACIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL)

• ............................................................................................................. 27 ARTÍCULO 34. (PRESERVACIÓN) ...................................................................................... 27

• CAPÍTULO VIII

• SERVICIO FEDATARIO Y REPROGRAFIA .

ARTICULO 35 (LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS) .................................................. 28 ARTÍCULO 36. (CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS) .............................................. 28

• ARTICULO 37........................................................................................................................... 28

• (Y, (DIGITALIZACION DE ARCHIVOS) .................................................................................... 28

CAPITULO IX • PRODUCCIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

• ARTICULO 38. (PLAN DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE LOS — DOCUMENTOS)... ...................................... .... . ........................ . ............................................... 29 ARTÍCULO 39. (EDIFICIOS Y LOCALES) ........ . ....................................... .... ..................... 29

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c3 ARTICULO 40. (SALVAGUARDA DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL) ................... 29

• 4f CAPITULO X

- BIBLIOTECA DE LA APS • , ARTÍCULO 41. (BIBLIOTECA DE LA APS).. ................... .... .............................................. 30

• ARTICULO 42. (MANTENIMIENTO DE PUBLICACIONES) ...................... ... ................ 30

. -- ARTÍCULO 43. (SERVICIOS DE BIBLIOTECA) .............................................................. 30

CAPITULO XI • PROHIBICIONES Y SANCIONES

• .

ARTICULO 44. (PROHIBICIONES) ..................................................................................... 32 ARTICULO 45. (SANCIONES) .............................................................................................. 32

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• Gestión Documental Integrada de Archivos 2019 Autoridad de Fiscalización y Control de Pensiones y Seguros - APS

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REGLAMENTO

• DE GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRADA DE ARCHIVO

INFORMACIÓN GENERAL

Nombre del Documento: REGLAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRADA DE ARCHIVO

Código: RGDIA-2019

Versión: 1

2019

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IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

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• Gestión Documental Integrada de Archivos

Autoridad de Fiscalización y Control de Pensiones y Seguros - APS

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CONTROL DE VERSIONES

Versión Fecha 1 Versión

inicial

Descripción Reglamento de Gestión Documental Integrada de Archivo

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CAPÍTULO 1 ASPECTOS GENERALES

ARTÍCULO 1. (ANTECEDENTES)

La memoria institucional de la Autoridad de Fiscalización y Control de Pensiones y Seguros (APS) es el Patrimonio Documental útil y necesario; el cual está constituido por el conjunto de documentos generados en el cumplimiento de sus funciones.

ARTÍCULO 2. (OBJETO)

Se tiene por objeto establecer directrices y normativa reglamentaria para regular la aplicación de los procesos de Gestión Documental, definiéndose esta como el conjunto de acciones que se realizan para optimizar el manejo, mantenimiento, organización y administración de los documentos producidos.

ARTÍCULO 3. (ÁMBITO DE APLICACIÓN)

Es de carácter interno y aplicación obligatoria para todo el personal de planta, consultores de línea y personal eventual de la Autoridad de Fiscalización y Control de Pensiones y Seguros.

ARTÍCULO 4. (RESPONSABILIDADES)

I. NIVEL EJECUTIVO

El/La DirctorJa Fjcutivo/a a través del Director Administrativo Financiero tiene lo responsabilidad de implantar, cumplir y vigilar el cumplimiento del presente Reglamento.

II. NIVEL OPERATIVO

a) El Director Administrativo Financiero a través del Jefe de Bienes y Servicios es el responsable de implantar operativamente el presente Reglamento, así como de la revisión periódica del mismo y de su actualización cuando corresponda.

b) El Jefe de Bienes y Servicios conjuntamente con el Técnico II en Archivo y Biblioteca diseñará, aplicará y coordinará la gestión documental integral, y tienen la responsabilidad de ser el custodio final para la preservación de las colecciones documentales y bibliográficas, publicaciones, disposiciones, normativas, expedientes, colecciones, soportes de información digital y otros que hubieran sido transferidos de manera formal al Archivo Central con base en las disposiciones legales y demás normas relacionadas.


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c) Los Directores y Jefes, servidores públicos de las dependencias, y la Dirección Administrativa Financiera, serán los responsables de cumplir y hacer cumplir todo lo relacionado con la administración y control de los Archivos de Gestión de acuerdo a normativa establecida.

d) El encargado del Archivo y Biblioteca, administra el Archivo Central, es parte de la coordinación con los encargados de los Archivos de Gestión y la Jefatura de Bienes y Servicios de la Dirección Administrativa Financiera en la elaboración y actualización del Cuadro de Clasificación Documental (CCD)

e) Las Secretarias o encargados de Archivo de las áreas organizacionales, tienen la responsabilidad de mantener actualizado y bien ordenados los archivos de gestión (físicos y digitales) para garantizar el adecuado manejo y control de la documentación que se administra.

f) Todos los servidores públicos que prestan sus servicios, tienen la responsabilidad de mantener actualizado y bien ordenados los archivos oficiales (físicos y digitales) en el ejercicio de las funciones asignadas de la APS,

ARTÍCULO S. (MARCO NORMATIVO Y REFERENCIAL)

La aplicación del presente reglamento se sustenta en las siguientes normas:

• Constitución Politica del Estado Plurinacional de Bolivia. • Código Civil. • Ley N° 1178 SAFCO de 20 de julio de 1990. • Ley N° 2341 de Procedimiento Administrativo de 23 de abril de 2002. • Ley N° 164 General de Telecomunicaciones, Tecnologías de Información y

Comunicación de 8 de agosto de 2011. • Ley N° 530 del Patrimonio Cultural Boliviano. • Ley NO 1883 de Seguros de la República de solivie de 25 de junio de 1998. • Ley N° 065 de Pensiones de 10 de diciembre de 2010. • Política de Seguridad de la Información aprobada con Resolución Administrativa

Interna APS/57-2018 del 20 de septiembre de 2018. • Reglamento Interno de Personal vigente

ARTÍCULO 6. (DEFINICIONES)

ACCESIBILIDAD. Posibilidad de consultar los documentos de archivo, dependiendo de la normativa vigente, de su estado de conservación y del control archivístico.

ACCESO. Posibilidad de acceder y consultar el Patrimonio Documental.

ACONDICIONAMIENTO. Conjunto de operaciones materiales realizadas para la instalación adecuada de los documentos.

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ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planificación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física.

ARCHIVÍSTICA. Disciplina que estudia los principios teóricos y prácticos del funcionamiento de los archivos y del tratamiento de sus fondos.

ARCHIVO. 1. Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. 2. Institución encargada de la custodia, control y difusión de determinados fondos documentales. En función del ciclo vital de los documentos pueden ser: archivos de oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos. 3. El archivo también es el lugar donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. El archivo central coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión en que se conserva la documentación tramitada por las unidades adscritas al mismo.

—, ARCHIVO DE CUSTODIA. Agrupa, reúne y resguarda todos los documentos correspondientes a aquellas entidades intervenidas en algún momento por la acción regulatoria de la APS o archivos entregados en custodia de un funcionario hasta la incorporación de su reemplazo en el cargo.

ARCHIVO DE GESTIÓN. Archivo de la oficina productora de los documentos en los que se reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas.

ARCHIVO HISTÓRICO. Es aquel al que se transfiere o ha transferido desde el Archivo

Y.

Central o el Archivo Intermedio la documentación que deba conservarse permanentemente.

ARCHIVO INTERMEDIO. Es aquel al que se transfieren los documentos desde los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores se hace esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.

f' Y : A aj ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos.

Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, — distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.


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AUTENTICACIÓN (Certificación o legalización). Proceso mediante el cual se confiere a una copia valor de testimonio para que pueda sustituir al documento original. Este proceso se realiza mediante la suscripción de determinadas diligencias, que, según las distintas fórmulas que adopten y la autoridad que la respalde, constituyen los diferentes tipos de copia: autorizada, certificada, compulsada, legitimada, testimonio, traslado, etc.

CARPETA. Conjunto rígido formado por dos tapas de cartón unidas por un material flexible y que sirve para conservación, generalmente en horizontal, de ciertos documentos, constituyendo una unidad de instalación. Cubierta en cartulina doblada para protección e individualización de documentos o expedientes (fólder).

CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de determinados datos en los documentos de archivo.

CICLO VITAL DEL ARCHIVO. Es el proceso de gestión documental que comprende: la producción o recepción, la distribución, la consulta, a retención, el almacenamiento, la recuperación, la preservación, y la disposición final de los documentos.

CLASIFICACIÓN. Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Esta operación se encuentra dentro de la fase de tratamiento archivístico denominado identificación.

CÓDIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos.

CONSERVACION. Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la prevención de posibles daños físicos en los documentos, y, por otra, la

e restauración de éstos cuando el daño se ha producido.

CONSERVACIÓN PERMANENTE. Situación derivada de la fase de valoración que afecta a los documentos que han desarrollado valores secundarios y que en consecuencia no pueden ser eliminados.

CONSULTA. Examen directo de la documentación por parte de los usuarios.

COPIA. Reproducción, simultánea o no, del texto de un documento original, generalmente definida por su función o por su procedimiento de realización.

COPIA AUTENTICADA. Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades según lo

c y establecido por la Ley y que le confieren la fuerza jurídica del original. a.J

-. CORRESPONDENCIA. Comunicación escrita entre dos personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, a través de documentos. La correspondencia corriente se define


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qp 40 . como la correspondencia eventual que pueda existir y la correspondencia de asuntos

es la correspondencia clasificada por asuntos recurrentes según las funciones de la persona receptora.

CORRESPONDENCIA CORRIENTE. Es la correspondencia que requiere una respuesta • inmediata simple o es de sólo conocimiento.

• CORRESPONDENCIA POR ASUNTOS. Es la correspondencia que da lugar a la apertura de un asunto o trámite para su atención a través de la generación de un expediente.

• CUSTODIA. Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los

Ø mismos.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (CCD) Instrumento de control y organización documentario que resume las series documentales producidas por las

• Direcciones y Unidades de la institución en el ejercicio de sus funciones.

• DEPÓSITO. Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos en una

• institución archivística, Es denominado también sala de archivo.

• DESCRIPCIÓN. Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los . instrumentos de información para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos. • \_ . DIFUSION. Función archivística fundamental cuya finalidad es por una parte, promover y generalizar la utilización de los fondos documentales de los archivos, y, por

1 ' otra, hacer partícipe a la sociedad del papel que desempeñan los archivos en ella.

. Actividades propias de esta función son: exposiciones, conferencias y actos culturales, gabinetes pedagógicos, convenios con instituciones docentes, etc. • . DIGITALIZACION. Conversión de datos o una imagen en un formato discreto que puede ser interpretado por las computadoras.

DOCUMENTO. Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, • incluso los soportes informáticos. Se incluyen los ejemplares no originales de ediciones. • / DOCUMENTO ELECTRÓNICO. Información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica / para leerse o recuperarse

• DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal. . Gestión Documental Integrada de Archivos 2019 Autoridad de Fiscalización y Control de Pensiones y

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• DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede ser simple o autenticado. •

• EXPEDIENTE. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que

• pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

FLUJO DOCUMENTAL. Representación gráfica del origen, recorrido y archivo o despacho de los documentos que acompañan un procedimiento.

• FONDO DOCUMENTAL. Conjunto de series documentales de una misma procedencia.

• . GESTION DOCUMENTAL. Conjunto de acciones regladas que se realizan para optimizar el manejo, mantenimiento, organización y administración de los documentos producidos por una persona/institución natural o jurídica de carácter público o privado.

GUÍA. Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios

• archivos, indicando las características fundamentales de los mismos. Organismos que

• los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la fi documentación.

• ( IDENTIFICACION. Fase de tratamiento archivistico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la . estructura de un fondo.

• ÍNDICE. Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomásticos, Men toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos

>' como en instrumentos de referencia y descripción.

INFORMACIÓN. Conjunto de datos interrelacionados que transmiten conocimientos.

• INSTALACIÓN. Conjunto de medios físicos dispuestos para la adecuada conservación .

de los documentos. Según las características del formato, esta instalación puede ser horizontal o vertical.

. INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de

• establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su

. adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento ( ?.Y archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden

• \ distinguir instrumento de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos

• de referencia (fases de descripción y difusión).

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INSTRUMENTO DE CONTROL Es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, son instrumentos de control los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos (fase de identificación); y en la fase de valoración: relaciones, calendarios de conservación, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de expurgo, informes, etc.

INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS. Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Existen tres clases de instrumentos descriptivos: 1) Inventario Esquemático. Donde se describe el fondo documental, 2) Inventario Registro. Donde se describe la serie documental, 3) Inventario Analítico. Donde se describe la pieza documental.

INVENTARIO. Relación más o menos detallada que describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su organización en series documentales.

NORMALIZACIÓN. Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón o criterio dado.

ORDENACIÓN. Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas.

ORGANIZACIÓN. Adaptación material o física de un fondo a la estructura que le corresponde; una vez realizado el proceso intelectual de identificación. Incluye las fases de clasificación y ordenación.

fJoeE. ' ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

PATRIMONIO DOCUMENTAL. Totalidad de documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital partícipe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios. También los documentos con la antigüedad superior a los treinta y cinco años, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religiosos, y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado. Por último, integran el Patrimonio Documental los documentos con una antigüedad superior a los cien años, generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras

Ami¡ r entidades particulares o personas físicas. Ac

PLAZO PREVENTIVO DE CONSERVACIÓN. Período durante el cual se mantiene en suspenso la decisión de eliminar una serie documental, a pesar de que hayan prescrito


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sus valores primarios, para prevenir la posibilidad de que pueda tener alguna utilidad administrativa.

• PLAZO DE RETENCIÓN. Es el término de tiempo que se le otorga a los documentos

. para que permanezcan en un determinado nivel de archivo.

. PLAZOS DE RESERVA. Período de tiempo durante el cual, según la normativa vigente, una documentación no puede ser consultada públicamente. . PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS. Acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de difusión cultural.

e

. PRINCIPIO DE INTEGRIDAD DEL DOCUMENTO. Acción que exige que los documentos sean resguardados de manera completa con la finalidad de transmitir de manera íntegra el contenido de la información.

• PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Principio fundamental que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Derivan del principio de procedencia:

• ,.--. a) El principio de respeto a la estructura establece que la clasificación interna de un

C fondo debe responder a la organización y competencias de la unidad productora. b) El principio de respeto al orden original o natural establece que no se debe alterar la

• / organización dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que ésta sea.

REGISTRO. Instrumento de control, normalmente en forma de volumen que contiene la inscripción, generalmente enumerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas.

• a

• % f REPERTORIO DE SERIES. Instrumento de control que permite conocer la distribución en el depósito de cada una de las fracciones cronológicas de una serie documental, su volumen, fecha de ingreso, fecha de salida, etc.

REPROGRAFÍA. Acción de reproducir por cualquier medio los documentos originales pertenecientes a un archivo (fotocopia, escáner, fotografía, etc.).

• . RESTRICCIÓN DE CONSULTA. Limitación temporal del derecho de acceso a los documentos establecida por las disposiciones legales para garantizar la reserva de

C determinados datos cuya difusión puede afectar a la intimidad o el honor de las personas y/o instituciones, la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los

• k delitos, la propiedad intelectual, etc.

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)j SELECCION. Operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie

• \ •t-/ que han de ser conservadas o eliminadas en virtud de los plazos establecidos en el

proceso de valoración.

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• SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento.

SERVICIO FEDATARIO. Conjunto de acciones destinadas a dar fe sobre la originalidad de un documento mediante la certificación documental, o autenticación y legalización de documentos.

• TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. (TRD) Es un documento de gestión . archivística utilizado para registrar esquemáticamente los asuntos principales y los títulos de las series documentales que las integran, así como sus correspondientes

• períodos de retención. Las Tablas de Retención Documental son herramientas de . control documentario cuyo contenido establece los tiempos de permanencia de los expedientes y series documentales producidos por la APS en un determinado archivo.

• . TIPO DOCUMENTAL. Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos (por ejemplo, el expediente personal).

TRÁMITE. Procesamiento de un asunto en las oficinas internas de una institución a solicitud de un interesado, para lo cual se tienen establecidas previamente las unidades que participan, las operaciones que se efectúan, y los tiempos de

• procesamiento en un orden secuencia¡ determinado.

'S j TRANSFERENCIA. Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales una vez que éstas han

.. cumplido el plazo de permanencia en la etapa anterior dentro del sistema de archivos • ¿ en la que esté integrada,

°M zC.. • * TRATAMIENTOS ARCHIVISTICOS. Conjunto de fases que componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos.

• UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Cualquiera de las agrupaciones de unidades documentales homogéneas destinadas a su colocación en los depósitos (caja, carpeta, legajo, empastado, libro, etc.). Debe contar con una signatura unívoca.

• .. . VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administración de origen o aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades.

• f VALOR HISTÓRICO. Aquel que posee el documento como fuente primaria para la historia.

• VALOR JURÍDICO. Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común.


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VALOR PRIMARIO. Aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución. Este valor puede ser de carácter fiscal, judicial, jurídico-administrativo, etc.

VALOR SECUNDARIO. Aquel que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico e informativo.

VALORACIÓN. Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de los documentos, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación, total o parcial.

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lo • CAPITULO II

GESTIÓN DOCUMENTAL

• ARTÍCULO 7. (COMPETENCIAS DE GESTIÓN)

El proceso de Gestión Documental administrado por la Jefatura de Bienes y Servicios de la Dirección Administrativa Financiera, tiene competencia para establecer y difundir . normas, procedimientos y mejores prácticas que reglamenten la administración de la gestión de documentos (físicos y digitales) en la institución, a través de procesos y mecanismos de control documentario.

La Gestión Documental y Archivo normaliza estructuralmente los diferentes procedimientos de gestión documental desde el momento de su creación o recepción . hasta su disposición final de resguardo. Asimismo, define las condiciones de su transferencia, conservación y accesibilidad

ARTÍCULO S. (GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRADA DE ARCHIVOS)

. I. El proceso de Gestión Documental y Archivo a cargo de la Jefatura de Bienes y Servicios de la Dirección Administrativa Financiera, sistematiza e integra las tareas • de organización, administración y planificación archivística en los archivos oficiales . de la institución, con la finalidad de optimizar la calidad de la información contenida en los documentos producidos a lo largo de todo su ciclo vital, desde la generación de los documentos hasta su disposición final de archivo.

II. La Gestión documental y archivo se fundamenta en la aplicación del Cuadro de • Clasificación Documental (CCD) para el tratamiento de toda la documentación

. J geE.\ producida en la APS, entendiéndose éste como la matriz o conjunto de documentos generados por la institución. Este Cuadro debe actualizarse de manera anual.

• III. La de Gestión Documental y Archivo se fundamenta en la aplicación de la Tabla de

• Retención Documental (TRD) para el tratamiento de toda la documentación producida en la APS, entendiéndose ésta como la matriz de determinación de - plazos de permanencia de los documentos producidos por la APS en los Archivos

• de Gestión y el Archivo Central.

• ., . ARTÍCULO 9. (CLASIFICACIÓN ARCHIVOS DOCUMENTALES OFICIALES)

Los archivos documentales oficiales de la APS son: a) Los Archivos de Gestión

,frnii r b) El Archivo de Custodia. c) El Archivo Central. • d) La Biblioteca Central.


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CAPÍTULO III ARCHIVOS DE GESTIÓN

ARTÍCULO 10. (ARCHIVOS DE GESTIÓN)

Los Archivos de Gestión corresponden a la información producida por una Unidad organizacional durante su gestión administrativa, contenidos en cualquier tipo de soporte (papel, soporte digital, electrónico, etc.). Son documentos y/o soportes digitales activos, sometidos a continua utilización, consulta y circulación, resguardados y organizados por la oficina productora. Constituyen una fase del Proceso de Gestión Documental Integrada de Archivo, donde se establecen las siguientes directrices documentales de carácter archivístico para su administración y organización.

ARTÍCULO 11. (ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN)

La obligación de organizar técnicamente el Archivo de Gestión corresponde a la secretaria o secretario, o servidor público designado al archivo, quien ha sido debidamente preparado y capacitado por el área de Archivo de la APS, y es responsable por la custodia y organización de la documentación y/o soportes digitales, ante la institución.

Los servidores públicos de la APS son responsables en la organización de los expedientes (documentación y/o soportes digitales) producidos por la Unidad organizacional a la que pertenecen, y entregarán de manera ordenada y completa, al responsable del Archivo de Gestión, los expedientes generados en el cumplimiento de sus funciones, usando dos ejemplares originales: uno para archivo y otro para el destinatario.

II. Los expedientes pertenecen al Archivo de Gestión de la Unidad que atienda efectivamente la correspondencia y concluya su trámite y es responsable de su custodia hasta la prescripción del valor administrativo, legal y/o contable de acuerdo a a Tabla de Retención Documental (TRD) elaborada por el área de Archivos.

III. La/El Secretaría/o o servidor público designado para el Archivo de Gestión clasificará en series naturales, determinadas por la clase documental a la que pertenezcan en: a) correspondencia corriente, que es la correspondencia que exige una respuesta inmediata ordinaria o es la de simple conocimiento; b) correspondencia de asuntos, que es la correspondencia que origina la apertura de un trámite para su atención; y las ordenará, por uno o más sistemas de archivo que se adecuen a su naturaleza (alfabético, numérico, cronológico, etc.).

IV. Cualquier solicitud de préstamo de las carpetas del archivo a su cargo, el encargado del archivo de gestión será anotada en el registro diario de consultas, préstamos y devolución; manteniendo un inventario actualizado de la

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documentación. Asimismo, depurará los expedientes los duplicados o triplicados sin valor administrativo y legal

V. El empaste de los documentos lo realizará las secretarias o encargado del archivo de gestión, previa verificación del cumplimiento de especificaciones por servidores públicos del Archivo Central. Forman parte de éstas, el acompañamiento en cada volumen documental a empastar de una carátula que describa la procedencia institucional del documento, la serie documental y el año de producción. El color del empaste, así como el lomo de cada volumen debe tener el formato definido por el área de archivo para cada Dirección o Jefatura de Unidad. En el caso de la correspondencia y los informes, los volúmenes documentales deben estar acompañados de sus respectivos índices. Cada volumen documental no debe pasar las 400 hojas o 5 centímetros de espesor, debiéndose abrir los tomos que sean necesarios en caso de sobrepasar estas cantidades, siguiendo la numeración correlativa correspondiente.

ARTICULO 12. (CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS)

Los documentos serán clasificados organizacionalmente teniendo como base la estructura de la entidad y el principio de orden natural, mediante un proceso de identificación y organización de los mismos en secciones y series, utilizando el Cuadro de Clasificación Documental que corresponda a la Dirección y/o Jefatura, elaborado en coordinación con las secretarias o encargados de Archivos.

ARTÍCULO 13. (CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA CORRIENTE)

Las carpetas o archivadores de palanca organizarán su documentación, juntando tanto la correspondencia que se reciba como la respuesta que diera a lugar. Se establece el principio de "integridad documental" en los documentos organizados y por tanto, se

prohíbe clasificar el archivo de correspondencia corriente por "Recibida" y "Despachada", porque rompe la unidad de la comunicación e impide ubicar oportunamente las respuestas. El archivo de correspondencia corriente se subdividirá en dos sub-series y se ordenará como sigue:

a) Correspondencia externa. Agrupa la correspondencia con instituciones externas en general, sean de carácter nacional o internacional. Es recomendable separar los grupos documentales por este doble carácter.

b) Correspondencia interna. Agrupa la correspondencia institucional, entre las oficinas de la institución. Se debe utilizar las referencias del organigrama vigente para elaborar el Cuadro de Clasificación Documentaria (CCD).

ARTÍCULO 14. (ORDEN DE LA CORRESPONDENCIA CORRIENTE)

I. La correspondencia corriente externa se ordenará respetando la estructura organizacional nacional (pública y privada) y en su defecto internacional, aplicando el orden jerárquico correspondiente. Si se trata de correspondencia con muchos

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centros desplegados en el territorio nacional y/o internacional, se aplicará previamente el orden geográfico.

II. La correspondencia corriente interna se ordenará respetando la estructura organizacional de la institución, respetando el organigrama institucional.

III. Cada carpeta debe ser rotulada, respetando la razón social de las instituciones, sin usar siglas o abreviaciones. El rótulo o título de las carpetas de asunto se identificará según formato definido por el área de archivo.

IV. El orden de las carpetas, en la correspondencia corriente (externa e interna) se determinará de acuerdo a la procedencia. En el caso de la correspondencia interinstituciona!, el sistema de ordenamiento será nominativo (alfabético) institucional. Se deberá identificar en algunos casos, primero un nombre genérico, seguido de las instituciones y sus dependencias, según el organigrama institucional. La ordenación de las carpetas del archivo, será alfabética guardando el orden de prelación de lo general a lo específico. Internamente cada carpeta se organizará cronológicamente, en forma ascendente.

W V. Deberá conservarse la correspondencia original o en copias originales. Se deberá

• evitar la duplicidad de documentos (fotocopias, documentación de apoyo . informativo), que no tengan relación intrínseca con el asunto, Cada carpeta deberá contener 200 hojas como máximo con el propósito de evitar el deterioro físico y la incomodidad para consultar los documentos. Si la documentación excede esta cantidad, se abrirá un segundo, tercer, y cuantos cuerpos sean necesarios, con la misma identificación y numeración correlativa. • -4--_ ,

VI. Cada carpeta deberá estar acompañada de un indice que describa las referencias • % de l correspondenci recibida y de su respuesta. En el caso de la correspondencia . recibida "sólo para conocimiento", los índices deberán consignar esta situación. Asimismo, se deberán utilizar índices electrónicos complementarios para agilizar la • r * ubicación de la correspondencia recibida y su correspondiente respuesta. Al . / momento de la transferencia al Archivo Central, debe entregarse en físico y digital, según el formato establecido por el área de Archivo.

• • - ARTICULO 15. (CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA DE ASUNTOS)

La correspondencia de asuntos, forma una clase diferente de correspondencia. Su tratamiento archivístico, es igualmente diferente. Los asuntos surgen de la solicitud de atención de un trámite, por servidora o servidor público competente. Al inicio del

• ,') trámite, se abre una carpeta, que se denomina expediente, que recoge y/o almacena cada uno de los documentos emergentes de la actuación de los servidores y las respuestas de los peticionarios, más cualquier otro documento emergente del asunto.

• A

El expediente se cierra, con la atención debida, positiva o negativa, del trámite o asunto, para su posterior organización en el Archivo de Gestión. La clasificación se

• hará por series, de acuerdo al asunto tratado. Gestión Documental Integrada de Archivos 2019

Autoridad de Fiscalización y Control de Pensiones y Seu,os - APS

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ARTÍCULO 16. (ORDEN DE LOS EXPEDIENTES O CARPETAS DE ASUNTOS)

• La ordenación de las carpetas de asuntos, se hará por el nombre del asunto tramitado,

• aplicando estricto orden alfabético. Se podrá separar grupos de asuntos específicos por guías principales genéricas (rótulos). Los asuntos formarán series, de acuerdo al

• resultado de la agrupación genérica, y cada tipo de asunto o trámite formará una serie . documental independiente. La totalidad de estas series documentales formará parte

del Cuadro de Clasificación Documental de la APS. Al momento de la transferencia al • Archivo Central, debe entregarse en físico y digital, según el formato establecido por el

área de Archivo.

ARTÍCULO 17. (ELIMINACIÓN Y SELECCIÓN DE INFORMACIÓN EN LOS • ARCHIVOS DE GESTIÓN)

e . La eliminación en el Archivo de Gestión, se limita a los documentos de apoyo o la

duplicidad documental, siempre y cuando se verifique la existencia del documento original. Los documentos que se envíen al Archivo Central, no pueden ser modificados, o desempastados.

ARTÍCULO 18. (RESPONSABILIDADES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN)

47f El Director y/o Jefe de cada Unidad es el responsable de la documentación generada a JtFr3Ft.tX)) través de la Secretaria o servidor público designado de la misma Unidad para el

• . manejo del Archivo de Gestión, quien velará por la adecuada organización, .

conservación y buen uso de los documentos; la apertura e identificación de las unidades documentales; los procesos de organización por series y/o sub-series, de

• 7" acuerdo con los tiempos de retención e5tablecido5 en lo archivos de gestión ort los . ! Jor criterios formulados en el Manual de Organización y Funciones de la APS; la ubicación

Mle física de los documentos; la consulta y préstamo de la documentación que se

• . encuentra bajo su responsabilidad para trámites internos, y la preparación y envío oportuno de las transferencias documentales al Archivo Central,

ARTÍCULO 19. (ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN POR DESVINCULACIÓN DEL • CARGO)

e Al desvincularse de cualquier cargo, los servidores públicos, consultores en línea,

la consultores por producto y personal eventual deberán entregar a la secretaria o encargado del Archivo o Contraparte del Servicio, o en su defecto al encargado del Archivo Central, la totalidad de la documentación en su poder debidamente

• inventariada, y de ser necesario notariada, de acuerdo a normas de gestión documental establecidas en este Reglamento para su posterior entrega a su

' reemplazante. • 1 --


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ARTICULO 20. (FUSIÓN Y SUPRESIÓN DE UNIDADES ORGANIZACIONALES)

Cuando se supriman áreas o unidades Organizacionales de la estructura orgánica será obligación del Jefe de Planificación y Operaciones informar de este cambio con tiempo suficiente para que el Director, Jefe o Responsable de la Unidad Organizacional haga la entrega total del Archivo de Gestión al Archivo Central o a la nueva Unidad Organizacional encargada, que se entenderá como un trámite cerrado en ese momento.

En caso de fusión de áreas organizacionales, el acervo documental o la memoria institucional de la(s) área(s) fusionada(s) será asumido plenamente en custodia y responsabilidad por el Director superior o jefe de despacho que asume las funciones de la anterior estructura. Ello implicará el necesario ajuste del Cuadro de Clasificación Documental y otros instrumentos de control documentario.


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CAPÍTULO IV TRANSFERENCIA Y PLAZOS DE RETENCIÓN DE LOS

DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

ARTÍCULO 21. (TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS)

Todos los documentos producidos por la APS en originales y excepcionalmente en copias (anexos) deben ser transferidos al Archivo Central, cualquiera sea el tipo de soporte en el que está contenida la información (papel, documentación escaneada y digitalizada, CDs y otros soportes electrónicos, fotográficos, grabaciones de imagen y sonido, etc.).

La Transferencia de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central será realizada por la Secretaria o el servidor público encargado del Archivo de Gestión de cada área organizacional de acuerdo al cronograma de transferencias establecido por el área de archivo, en la Tabla de Retención documental (TRD).

ARTÍCULO 22. (PLAZO DE RETENCIÓN)

Se introduce la política de "cero papel en las oficinas" con la finalidad de alcanzar mayor eficiencia en la Gestión Documental Integrada de Archivos. En este sentido, salvo excepciones establecidas en las Tablas de Retención Documental elaboradas por la Gestión Documental Integrada de Archivos, cada área organizacional podrá mantener un archivo físico de gestión con documentación hasta 2 años de antigüedad. Por lo tanto, la documentación que tenga más de dos años después de su generación deberá ser transferida al Archivo Central de la - APS.

A efectos de control documentario, las Secretarias y/o los encargados de los Archivos de Gestión deberán remitir al Archivo Central el listado de documentos que habiendo cumplido su plazo de conservación en el Archivo de Gestión permanecerán todavía resguardados en este archivo conforme a TRD o por un tiempo máximo de 5 años.

ARTÍCULO 23. (REQUISITOS PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL)

La transferencia de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central se realizará cumpliendo los siguientes requisitos:

1) Las Unidades transferirán los documentos de acuerdo al cronograma establecido por el área de archivo de la Jefatura de Bienes y Servicios de la Dirección Administrativa Financiera en coordinación con las secretarias y/o encargados del Archivo de Gestión y difundido hasta el último viernes del mes de enero de cada gestión.

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2) La documentación física a transferirse deberá ser previamente preparada por el encargado del Archivo de Gestión, quien deberá agrupar la Correspondencia Corriente y la Correspondencia por Asuntos producida por su Unidad, de acuerdo al Cuadro de Clasificación Documental correspondiente, en volúmenes de acuerdo al siguiente detalle:

a. no mayores a cinco (5) centímetros o cuatrocientas (400) hojas de espesor.

b. Cada volumen deberá contener una Carátula que contenga los datos de la procedencia del documento, el nombre de la serie documental y el año de gestión,

c. El índice correspondiente en físico y digital. d. CD con toda la información escaneada y electrónica (si corresponde)

3) Se deberá incluir en la transferencia toda la información electrónica elaborada de manera complementaria para organizar y administrar la documentación transferida como son: índices electrónicos, bases de datos, documentos escaneados y digitalizados, back ups, etc. de todos los documentos físicos.

4) La Secretaria o el encargado del Archivo de Gestión, mediante Formulario de Transferencia de Documentación ARCH-1 debidamente firmado por su Director o Jefe de Unidad de Despacho, remitirá en doble ejemplar el listado de la documentación a transferirse. Dicho formulario también deberá ser enviado por correo electrónico al área de Archivo y Biblioteca.

5) Los servidores públicos del Archivo Central verificarán el cumplimiento de las disposiciones establecidas para la transferencia de documentos y la coincidencia del contenido del Formulario de Transferencia de Documentación con los documento físi(-os, y digitales a ser transrericios.

6) El encargado del Archivo Central emitirá su conformidad por el cumplimiento de las disposiciones establecidas para la transferencia de documentos en el plazo de 30 días calendario y se procederá al traslado de la documentación al Archivo Central. En caso de detectarse una observación en los documentos físicos o digitales, se deberá subsanar en 10 días calendario.

7) Para garantizar la conservación de los documentos, durante las transferencias documental, además de su resguardo físico en cajas de archivo normalizadas, rotuladas y numeradas de manera preliminar, se deben aplicar las medidas de seguridad correspondientes, para evitar la contaminación, ingreso de humedad, y propagación de factores nocivos que puedan afectar la integridad de los documentos.


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CAPÍTULO V ARCHIVO DE CUSTODIA

ARTÍCULO 24. (ARCHIVO DE CUSTODIA) El Archivo de Custodia agrupa, reúne y resguarda todos los documentos correspondientes a aquellas entidades intervenidas en algún momento por la acción regulatoria de la APS o archivos entregados en custodia de un funcionario hasta la incorporación de su remplazo en el cargo. El inicio o recepción de los archivos en custodia deberá ser realizado con copia de la Resolución de nombramiento de Sindico (para intervenidas) o con el detalle de Documentos entregados en Inventario (para funcionarios).

ARTÍCULO 25. (ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE CUSTODIA) Los documentos del Archivo de Custodia se organizarán identificando en primera instancia la entidad productora; y luego las series documentales que la constituyen, ordenadas de manera cronológica.

ARTÍCULO 26. (DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE CUSTODIA) Los documentos del Archivo de Custodia serán descritos mediante inventarios simples que traduzcan el nombre de las series documentales, la referencia general de su contenido, el año de su producción, y los datos del lugar de su ubicación en el correspondiente archivo.

ARTÍCULO 27. (ACCESO A LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE CUSTODIA) Tendrán acceso a los documentos del Archivo de Custodie, la Autoridad designada como Síndico de la Entidad Intervenida, el personal de la Jefatura Jurídica de Liquidadas, y personal del área de Archivo Central designado para la organización, administración y vigilancia de este archivo o servicio contratado para tal efecto.

ARTÍCULO 28. (TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE CUSTODIA) Una vez finalizadas las acciones y responsabilidades legales y administrativas del proceso de intervención de las entidades, la documentación será transferida conforme el Dictamen correspondiente (para entidades liquidadas) o al Archivo de Gestión correspondiente (para funcionarios de la APS).

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CAPÍTULO VI ARCHIVO CENTRAL

ARTÍCULO 29. (ARCHIVO CENTRAL)

El Archivo Central agrupa, reúne y resguarda todos los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, Asimismo, custodia y administra series documentales de entidades extintas en el área de pensiones y seguros que la antecedieron, como también los de aquellas entidades intervenidas en algún momento por la acción regulatoria. El Archivo Central se constituye conforme las siguientes directrices:

I. El Archivo Central tiene el propósito de ser fuente de información sobre el quehacer de la institución desde una perspectiva histórica, para mantener viva e íntegra la memoria de la institución inscrita en sus documentos.

II Su objetivo es regular todo el acervo documental producido y recibido en la institución, en el cumplimiento de sus funciones; así como asesorar y coordinar en las tareas de organización y administración de los archivos oficiales establecidos en la institución.

III. Su función específica según el Manual de Organización y Funciones aprobado es "administrar y custodiar el Archivo Transitorio, Histórico y Central según el Reglamento", debiendo realizar el control de la calidad de la información generada en los documentos a lo largo de todo su ciclo vital.

att ARTÍCULO 30. (TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIÓN) me

* La entrega y recepción de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central se efectuará una vez que los documentos hayan agotado el tiempo de retención estipulado en la Tabla de Retención Documental (TRD). El acto de transferencia deberá tomar en cuenta el resguardo físico de los documentos transferidos mediante el uso de cajas de archivo normalizadas, y el uso del Formulario de Transferencia de Documentación.

• 1. El encargado del Archivo Central notificará al Director Administrativo Financiero vía el Jefe de Bienes y Servicios, sobre el incumplimiento del cronograma de transferencias documentales ya establecido, o las correcciones no atendidas por parte de las dependencias, para que se instruyan las medidas correctivas de

(/Arnhl ar acuerdo al Reglamento Interno de Personal.

/ II. El encargado del Archivo Central realizará el trámite necesario de transferencia de documentación de la institución al Repositorio Intermedio del Poder Ejecutivo o al


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APS REGLAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRADA DE

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Archivo y Biblioteca Nacional de Bolivia cumpliendo con todas las prerrogativas técnicas y legales estipuladas en la normativa vigente.

ARTÍCULO 31. (ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL)

Las transferencias documentales de cada dependencia deben ser recibidas y cotejadas por los servidores públicos del Archivo Central, respetando la estructura orgánico-funcional y los principios archivísticos. Se tendrá un inventario general actualizado para facilitar las consultas.

I. Para la organización de los documentos, el personal de Archivo Central identificará adecuadamente la dependencia productora de documentos dentro de la entidad, siguiendo el principio archivístico de respeto a la procedencia de los documentos.

II. Para la organización de los documentos el Archivo Central respetará el orden original de los expedientes de las series documentales, siguiendo el principio archivístico de respeto al orden original de los documentos. En este sentido, el Archivo Central reproduce de manera fiel las políticas, técnicas, instrumentos y procedimientos de organización archivística aplicados en los Archivos de Gestión.

III. Clasificará las series y secciones, aplicando el Cuadro de Clasificación Documental (CCD) establecido.

IV. Desarrollará instrumentos descriptivos para el servicio institucional y público. La elaboración de instrumentos de consulta para facilitar el acceso, conocimiento, control y uso de las serles documentales existentes en este archivo en forma inmediata y oportuna. Se elaborará Inventarios de Documentación físicos y electrónicos que conformen Bases de Datos que describan el contenido de las series documentales pertenecientes al archivo; estableciéndose la Norma Internacional de Descripción Archivística (ISAD-G), como instrumento general básico de descripción archivística. El Formulario de Inventario de Documentación ARCH-2 se utilizará como documento base en la realización de descriptores documentales.

V. Establecerá servicios mediante instrumentos de control de búsqueda y solicitud de documentos para la consulta de información correspondiente.

VI. Custodiará las series hasta la prescripción del valor documental establecido.

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VII ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO CENTRAL

ARTÍCULO 32. (ACCESO A LOS DOCUMENTOS)

Los documentos que se custodian y administran en los archivos oficiales de la APS se dividen, atendiendo a la información que contienen, en:

a) Confidencial b) Documentos de acceso restringido o reservado c) Información Interna d) Información pública

Tendrán acceso a la información categorizada como información confidencial en el Archivo Central, previo permiso por escrito de el(la) Director(a) Ejecutivo(a) la misma que solo se dará en consulta para evitar copias salvo, aquellas personas que estén autorizadas por el(la) Director(a) Ejecutivo(a) de la institución.

Se consideran documentos de acceso restringido todos aquellos documentos que correspondan a procedimientos inconclusos administrativamente, los que contengan datos que puedan afectar a la intimidad de las personas, a la seguridad o defensa del Estado o la información de los delitos. En el caso de los documentos de acceso restringido, éstos quedan reservados a los titulares y a los funcionarios competentes de la Institución que intervengan en la tramitación y archivo de los documentos en el ámbito de sus competencias.

Tendrán acceso a la información categorizada como información interna, organizada y administrada en los Archivos de Gestión, el(la) Director(a) Ejecutivo(a), los Directores, Jefes y Servidores Públicos de la Unidad a la que pertenece este archivo.

Documentos de libre acceso: Se consideran de libre acceso todos aquellos documentos que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad de la entidad o la intimidad de las personas.

El acceso a documentos por parte de las servidoras y servidores públicos de la APS será registrado por el encargado del Archivo. En el supuesto de que algún expediente contenga documentos que puedan afectar a la intimidad de las personas, estos deberán ser puestos en conocimiento al personal de Archivo para evitar ser mostrados a terceros.

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ARTÍCULO 33. (PRÉSTAMO DE DOCUMENTACIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL)

La salida temporal de documentos del Archivo Central se registrará para efectos de control documentario en el formulario de Registro Diario de Consulta, Préstamo y Devolución de la Documentación del Archivo Central ARCH-3.

I. Finalizada la consulta de la documentación prestada ésta deberá ser devuelta de manera inmediata al Archivo Central para no alterar el sistema de organización y resguardo establecido y no extraviar la documentación señalada.

II. La salida temporal de documentos, solo se hará en casos imprescindibles. El área solicitante o servidor público solicitante es responsable del cuidado y devolución de la documentación a archivo en las mismas condiciones que fue entregado.

III. El tiempo de préstamo de documentos a las diferentes áreas de la APS, será estipulado en el registro de la fecha de devolución. En caso de sobrepasar el tiempo de préstamo se procederá conforme al Reglamento Interno de Personal.

IV. El requerimiento de documentos del Archivo Central solo se podrá entregar por fotocopia simple o legalizada o en su defecto en medio digital.

ARTÍCULO 34. (PRESERVACIÓN)

Las servidoras y servidores públicos de la APS no deben extraer o incorporar folios, hacer anotaciones, calcos o rayas en las piezas documentales que tengan en consulta.

La consulta de los documentos se realiza en la oficina de Archivo o la íblioteca de la APS. El control de la información que se presta para consulta es responsabilidad de los encargados de los archivos oficiales de la institución.

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• CAPÍTULO VIII • SERVICIO FEDATARIO Y REPROGRAFÍA

• ARTÍCULO 35 (LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS)

El área de Archivo solo podrá legalizar documentos que la APS tiene competencia de

• emitir y se verifique el original se encuentra en custodia de Archivo Central.

• ARTÍCULO 36. (CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS)

El área de Archivo procederá a la extensión de certificación de autenticación y certificación de documentos y/o información original sin valor legal, únicamente a los titulares de los mismos y a requerimientos que justifiquen interés legítimo, en base a documentos originales custodiados en los archivos oficiales de la APS. • ARTICULO 37. (DIGITALIZACION DE ARCHIVOS)

• El área de Archivo de la Jefatura de Bienes y Servicios de la Dirección Administrativa . Financiera, en coordinación con la Dirección de Sistemas y la Unidad de Seguridad y

Cumplimiento de la Información, serán las encargadas de la custodia y administración

• de los documentos reproducidos mediante la digitalización de archivos.

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I. Las Direcciones y Jefaturas de Despacho deberán de subir (cargar) los

• ( documentos digitales al Sistema de Correspondencia con el objetivo de . conformar el Archivo Digital de la APS conforme el Artículo 23 de este

\Ç/ reglamento. II. La Jefatura de Bienes y Servicios de la Dirección Administrativa Financiera será

' la responsable de implantar las directrices necesarias para una oportuna y

ez. eficiente administración de los documentos digitalizados, estableciendo acciones

. . de trabajo relacionadas con:

• 1) La preparación física de los documentos originales antes de su

.

digitalización (retiro de grampas, desdoblamiento de papeles, alineación, etc.). • - 2) Obtención de las imágenes mediante escaneo en formato TIFF o PDF. . 3) Tratamiento de imágenes.

4) Creación de Ficheros maestros y conservación de estos en diferentes • soportes (CPU, CDs, etc.). . 5) Creación de ficheros de consulta. 6) Incorporación de imágenes en otros sistemas de información. • rnt , 7) Otros que deriven de éstas acciones • •

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• REGLAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRADA DE versión 1

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e • CAPÍTULO IX

PRODUCCIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

e . ARTÍCULO 38. (PLAN DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE LOS

DOCUMENTOS) e . El área de Archivo Central y Biblioteca establecerá dentro del Plan de Gestión

Documental de la APS un Programa Anual de Conservación Preventiva de los • Documentos de Archivo que deberá inscribirse en el Plan Operativo Anual de la

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institución con el objetivo de conservar en óptimas condiciones la memoria institucional de la APS.

e ARTICULO 39. (EDIFICIOS Y LOCALES)

• Los edificios y locales destinados a ser repositorio de los archivos oficiales de la APS .

deberán cumplir las condiciones técnicas que garanticen la conservación de los documentos de acuerdo al programa de conservación preventiva de documentos

• establecido: a. Extintores de incendio al alcance

• b. Deberá contar con servicio de limpieza regular y control de plagas de ser

• requerido.

¡ c. Deberá contar con sistema de alarma, servicio de vigilancia por cámaras y/o • servicio de seguridad.

• \, ç.

d. Las puertas y accesos deberán tener medidas de seguridad para el ingreso de personal.

• e. Iluminación clara e indirecta a los documentos en custodia.

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ARTICULO 40. (SALVAGUARDA DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL) •

1.,

. * Los lugares de archivo deberán contar con espacio físico necesario, apropiado y equipo necesario para el personal, teniendo como requisitos mínimos lo siguiente:

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C a) Mobiliario apropiado para desarrollar el trabajo archivístico. b) Equipo y ropa de trabajo adecuado, para efectuar el manipuleo y conservación

• de las colecciones documentales.

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• Gestión Documental Integrada de Archivos 2019

Autoridad de Fiscalización y Control de Pensiones y - Seguros - APS

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CAPfTULO X BIBLIOTECA DE LA APS

ARTÍCULO 41. (BIBLIOTECA DE LA APS)

La Jefatura de Bienes y Ser-vicios de la Dirección Administrativa Financiera a través de los encargados de Archivo, administran la Biblioteca de la entidad, quienes administran las colecciones bibliográficas para los servidores públicos de esta Autoridad, así como para usuarios externos que acuden a ella. Para tal efecto, el presente reglamento considera

a) Adquisición de Material Bibliográfico. Toda adquisición de material bibliográfico, que ingresa a la Biblioteca Central deberá regirse bajo los procedimientos de compra regulares definidos en la institución.

b) Registro del Material. Todo material bibliográfico adquirido o recepcionado por la APS deberá ser registrado en la base de datos de la biblioteca.

ARTÍCULO 42. (MANTENIMIENTO DE PUBLICACIONES)

Con el propósito de mantener una colección bibliográfica actualizada y pertinente a las actividades de la APS, se aplicarán normas para el resguardo y exclusión de las colecciones bibliográficas:

a) El material bibliográfico adquirido por la APS, se constituye como parte de la colección permanente, cuya custodia está a cargo del personal del área de Archivo.

b) El registro del material bibliográfico debe mantenerse permanentemente actualizado.

c) Cuando se defina que el material bibliográfico ya no represente una colección de consulta recurrente deberá ser transferido a un ambiente alternativo a fin de optimizar el uso de espacios físicos de la Biblioteca Central.

d) El proceso de exclusión de material bibliográfico de la colección, para su transferencia a un espacio alternativo deberá ser notificado al el/la Director(a) Administrativo(a) Financiero(a).

ARTÍCULO 43. (SERVICIOS DE BIBLIOTECA)

1. La Biblioteca Central de la APS, proporcionará los siguientes servicios:

a) Préstamo de Publicaciones. b) Atención de Consultas de referencias bibliográficas. c) Consulta en Sala.

II. Los usuarios internos y externos de la Biblioteca Central manera inmediata la devolución de los libros y publicaciones

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deberán realizar de Drestadas cuando su

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consulta haya finalizado. El personal de Archivo controlará la devolución del material bibliográfico prestado.

III. La atención a usuarios internos de la APS como a usuarios externos se realizará en horario de oficina; de 08:30 a 12:30 y de 14:30 a 18:30


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CAPÍTULO XI PROHIBICIONES Y SANCIONES

ARTICULO 44. (PROHIBICIONES)

Queda prohibido:

a) Hacer anotaciones, subrayar y/o hacer modificaciones, sobre los documentos del Archivo.

b) Utilizar información consultada con fines de obtener beneficios o ventajas personales, diferentes a los intereses institucionales.

c) Efectuar sin la orientación y asesoría, restauración, reparaciones o trabajos sobre los documentos deteriorados por alguna causa.

d) Realizar actividades que pongan en peligro la integridad física de los documentos, tales como: consumir comidas o bebidas, en forma imprudente cerca de la documentación.

e) El ingreso a los ambientes de Archivo y Biblioteca fuera de horarios de oficina sin la debida autorización.

f) La eliminación total o parcial de la documentación original que forma parte del Patrimonio Documental de la Autoridad de Fiscalización y Control de Pensiones y Seguros APS.

g) Incumplimiento en los plazos definidos en el TRD o devolución de los documentos fuera del plazo estipulado en el Formulario.

ARTÍCULO 45. (SANCIONES)

El incumplimiento a lo establecido en el presente Reglamento, será sancionado de acuerdo a lo dispuesto en el Reglamento Interno de Personal de la APS.

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ANEXO 1: Cuadro de Clasificación Documental (CCD)

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ANEXO 3: Formulario de Transferencia ARCH-1

ARCHIVO CENTRAL APS

"Formulario de Transferencia de la Documentación" ARCH- 1

Dirección/ Jefatura/ Unidad Fecha de Transferencia

1

N° NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTAL Fechas

Extremas Unidad de

Conservación Cantidad Observaciones

2

3

4

ciwtotirenia, dd iø 11114114 cIIU,flloi a .]ut irrc4ronddn lodos nt dcanwnio,Ir,nalr,dns

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Entregué Conforme Entregué Conforme Firma y Sello encargado

Firma y Sello Director / Jefe Unidad

Archivo de Gestión

En fecha ............. .luego de la revisión del cumplimiento de la normativa establecida para la Transferencia de Documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central se procedió a la recepción de los documentos contenidos en el Formulario de Transferencia correspondiente en el Archivo Central.

Recibí Conforme Firma .v Sello encargado

Archivo Central

ANEXO 4: Carátula Institucional

APS CARÁTULA INSTITUCIONAL

DATOS DE LA PROCEDENCIA

Dirección:

UNIDAD:

DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL

NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTAL

ORGANIZADA:

Tomo N :

GESTIÓN:

NÚMERO CORRELATIVO DE LA SERIE DOCUMENTAL O DE LAS HOJAS DE RUTA:

DATOS DEL ARCHIVO DE GESTIÓN O TEMPORAL

NOMBRE RESPONSABLE:

nireccion IflsCflC ti nomore compreso ce a ijirecciori cuece se produce ei oocumento Unidad: Inserte el nombre completo de la Unidad donde se produce el documento Nombre de la Serie Documental Organizada: inserte el nombre de la serie documental. Ej.: Correspondencia, Informes, Resoluciones Administrativas, etc Tomo NS: inserte el número de tomo del documento. Gestión: Inserte el año ysi es necesario los mesen de producción del documento

Número correlativo de la serie documental o de las hojas de tato: Inserte el correlativo ce la serie documental cdc las hojas de ruta incluidas en el volumen. Ej.: Gel 001 al Oto. Nombre Responsable: Inserte el nombre completo del Responsable del Archivo de Gestión o Temporal que organiza a documentación

ANEXO 4: Formato de Lomo Institucional

APS tras-* a &t&a

Nombre Dirección /

Jefatura

Nombre Serie Documental

No TOMO

Año

ANEXO 5: Inventario de la Documentación ARCH-2

ANEXO 6: Índice de la Documentación

J100-km---- ¡'.̂a "ÍNDICE DE LA DOCUMENTACIÓN'

NOMBRE DE LA SERTE( FECHA / REFERENCIA -- REFERENCIA DE

DOCUMENTAL AÑO LA RESPUESTA

(? y

Arrt,r \\ t AC#e

jr,far.

ANEXO 7; Registro Diario de Consultas, Prestamos y Devolución

"Archivo Central" APS

- - "Regtru Diaxio de Conuita. Priatamo y Devolución de la Documentación ARCH.3

1. DOCUMEOTO SOLICFANTE tJEID,¼0 oeeVCuNE DbYU1XCLó9 rAÉ5T~0

FlaxA I'EVOLUCIÓ

S. OS). Consrnt. Ooupfl.. cori P,éfl (Pi, O..u,,0u IDI.

Año:

Uma D.

V3r s

contenido - aps.gob.bo

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