contenidosknowledgecenter.kleos.wolterskluwer.com/wp-content/... · 2017-10-30 · debe instalar...
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Contenidos
Parte 1 – Empezar a trabajar con Kleos ........................................................................................ 4
Instalación ................................................................................................................................. 5
Configuración del escritorio ...................................................................................................... 8
Configuración básica del despacho ......................................................................................... 10
Primeros pasos ........................................................................................................................ 12
Mi primer expediente ............................................................................................................. 16
Parte 2 – Manual para usuarios .................................................................................................. 18
Introducción. Qué es Kleos ..................................................................................................... 19
Gestión de expedientes ........................................................................................................... 20
Gestión de contactos............................................................................................................... 24
Gestión de documentos .......................................................................................................... 26
Generación de documentos .................................................................................................... 30
Gestión de correo electrónico ................................................................................................. 31
Instalación y configuración de la extensión de Outlook ......................................................... 33
Agenda y tareas ....................................................................................................................... 34
Seguimiento ............................................................................................................................ 35
Gestión de vencimientos ......................................................................................................... 37
Gestión de actividades ............................................................................................................ 38
Facturación y contabilidad ...................................................................................................... 41
Informes básicos ..................................................................................................................... 45
Kleos Connect .......................................................................................................................... 46
Kleos Móvil .............................................................................................................................. 48
Parte 3 – Manual para administradores ..................................................................................... 50
Configuración de cuentas y perfiles ........................................................................................ 51
Configuración de campos adicionales ..................................................................................... 51
Configuración del correo electrónico ...................................................................................... 53
Configuración de plantillas ...................................................................................................... 55
Configuración de actividades y elementos facturables .......................................................... 56
Parte 4 - Referencia ..................................................................................................................... 59
Elementos comunes ................................................................................................................ 60
El escritorio .............................................................................................................................. 65
La pantalla de expedientes ..................................................................................................... 65
Búsqueda avanzada de expedientes ....................................................................................... 67
La ventana de expedientes ..................................................................................................... 68
Pestaña general – Panel de información general ................................................................ 69
Pestaña general – Panel de miembros del despacho.......................................................... 70
Pestaña general – Panel de partes del expediente ............................................................. 70
Pestaña general – Campos adicionales ............................................................................... 71
Pestaña de documentos ...................................................................................................... 71
Pestaña de calendario ......................................................................................................... 73
Pestaña de tareas ................................................................................................................ 73
Pestaña de actividades ........................................................................................................ 73
Pestaña de facturación ........................................................................................................ 74
Pestaña de cálculos ............................................................................................................. 77
Panel de notas ..................................................................................................................... 78
La pantalla de contactos ......................................................................................................... 79
Ventana de contactos ............................................................................................................. 80
La pantalla de calendario ........................................................................................................ 82
Ventana de eventos ................................................................................................................ 84
Pantalla de tareas .................................................................................................................... 86
Ventana de tareas ................................................................................................................... 87
La pantalla de documentos ..................................................................................................... 88
Pantalla de actividades ............................................................................................................ 91
Ventana de actividades ........................................................................................................... 92
La hoja de actividades ............................................................................................................. 94
La pantalla de facturación ....................................................................................................... 95
La pantalla de contabilidad ..................................................................................................... 96
La pantalla de configuración ................................................................................................... 98
Escritorio ............................................................................................................................. 98
Despacho ............................................................................................................................. 98
Expediente ......................................................................................................................... 102
Contacto ............................................................................................................................ 106
Calendarios, tareas y vencimientos................................................................................... 108
Documentos ...................................................................................................................... 110
Actividades ........................................................................................................................ 112
Herramientas de cálculo ................................................................................................... 115
General .............................................................................................................................. 116
Facturación ........................................................................................................................ 124
Contabilidad ...................................................................................................................... 127
Parte 1 – Empezar a trabajar con Kleos
Instalación
Kleos es un Sistema de gestión de expedientes diseñado por abogados para abogados. Contiene todas las funcionalidades necesarias para gestionar por completo sus expedientes. Kleos almacena toda la información de forma segura en la nube. Puede instalar Kleos en todos los dispositivos que desee y utilizar sus datos de usuario para acceder a sus datos desde cualquiera de ellos.
Debe instalar Kleos en su ordenador para poder utilizarlo. El software se ejecuta en su ordenador, pero los datos están almacenados en la nube. Por esta razón necesitará una conexión a Internet para poder trabajar con Kleos.
Antes de instalar Kleos compruebe si su ordenador cumple con los requerimientos técnicos. Kleos es compatible con ordenadores que utilicen como sistema operativo Windows Vista / 7 / 8.0 / 8.1 /10. Kleos no es compatible con el sistema operativo Windows XP.
Requisitos mínimos
Software
• Sistema operativo: Windows 7 (SP1), 8 o 10
• Microsoft Installer 3.1 o superior.
• Microsoft Net Framework 3.5 Service Pack 1.
• Adobe Acrobat Reader.
• Microsoft Office 2007 o superior
• PDF Creator
Hardware
• Procesador: Intel core i3, AMD Phenom II o AMD ATHLON II.
• Memoria RAM: 4 Gb.
• Resolución de pantalla: 1024×768.
• Almacenamiento: 1Gb Libre.
• Memoria gráfica: 1Gb.
Ancho de banda de Internet por Usuario
• Descarga: 2 Mbps(Archivos de 1MB pueden descargarse del servidor en 4 segundos aprox.)
• Carga:1 Mbps (Archivos de 1 MB pueden cargarse al servidor en 8 segundos aprox.)
Requisitos Recomendados
Software
• Sistema operativo: Windows 10
• Microsoft Installer 3.1 o superior.
• Microsoft Net Framework 3.5 Service Pack 1 (SP1).
• PDF Creator.
• Adobe Acrobat Reader.
• Microsoft Office 2010 o superior.
Hardware
• Procesador: Intel core i3, AMD Phenom II o AMD ATHLON II.
• Memoria RAM: 4 Gb.
• Resolución de pantalla: 1024×768.
• Memoria tarjeta gráfica: 1Gb dedicada.
• Disco duro: espacio libre 1Gb.
Ancho de banda de Internet por Usuario
• de Bajada: 2 Mbps (un archivo de 1 MB se descarga en el ordenador en aproximadamente 4 segundos)
• de Subida: 1 Mbps (un archivo de 1 MB se sube al servidor aproximadamente en 8 segundos)
Importante
Kleos No funciona en Mac y Wolters Kluwer no garantiza su funcionamiento. Si quieren que Kleos funcione en S.O Mac pueden utilizar emuladores disponibles en el mercado bajo la total responsabilidad del usuario.
Hardware Dispositivos Móviles (Sistemas Operativos)
• Android: 4.2 o superior
• iOS: 7.1+
• BlackBerry: OS 6+ (app no longer supported)
El primer paso para instalar Kleos es descargar el instalador desde esta dirección de Internet:
https://kleos.wolterskluwer.com/spain/
Haga click en el botón Instalar Kleos apra descargar el instalador. Una vez se haya completado la descarga, ejecute el programa instalador y siga las instrucciones que se mostrarán en pantalla.
Cuando la instalación se haya completado, haga click en el icono de Kleos para arrancar el programa.
La pantalla de conexión contiene tres campos: Oficina, usuario y contraseña. Use la información proporcionada por Wolters-Kluwer para conectarse al producto.
Configuración del escritorio
El escritorio es la pantalla principal de Kleos. Estará vacío la primera vez que se conecte a Kleos.
Puede configurar el escritorio para mostrar diferentes cajas que contienen la información más relevante para su despacho, como por ejemplo los expedientes utilizados recientemente, las tareas pendientes y los próximos eventos y citas.
Para ello, haga click en el centro de la pantalla.
También es posible navegar a la pantalla de configuración utilizado el icono de configuración situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
La pestaña de configuración del escritorio contiene seis iconos, cada uno de los cuales representa un panel del escritorio. Haga click en los iconos para activar o desactivar los paneles. Seleccione de esta forma la configuración del escritorio que mejor se ajuste a sus necesidades.
La mayoría de los usuarios configuran el escritorio para mostrar “Últimos expedientes”, “Mis tareas”, “Mi calendario” y “En seguimiento”.
Configuración básica del despacho
Antes de empezar a gestionar expedientes se recomienda configurar al menos la información básica del despacho, como el nombre del bufete, la dirección y la relación de miembros del despacho. Esta información es utilizada para personalizar los documentos y las comunicaciones con sus clientes y otros contactos.
Para configurar la información básica de su despacho navegue a la pantalla de configuración y seleccione la pestaña “Despacho”.
Por defecto se muestra la opción “Despacho, utilizada para definir la información básica de su bufete. Por defecto está vacio. Haga click en el botón “Abrir” para definir los datos básicos.
Kleos creará un contacto itnerno que será utilizado para identificar su despacho. Este contacto estará permanentemente enlazado con sus datos básicos, por lo que no puede ser borrado. Por otra parte, siempre tendrá la opción de modificar los datos del despacho.
Se recomienda incluir al menos la información más relevante, como el nombre del bufete, la dirección principal, la forma legal y el CIF.
Es possible incluir el logotipo de su firma. Kleos puede utilizarlo para personalizar sus documentos. Para incluir el logotipo haga click en el icono de un edificio situado en la pestaña general de la ventana.
Kleos puede utilizar los formatos de imagen más frecuentes, como jpg, png y bmp.
En este punto es importante revisar el número de licencias. Recuerde que puede instalar Kleos en todos los ordenadores que desee, pero no puede utilizar el mismo usuario en más de un ordenador simultáneamente. El número de licencias limita el número de miembros de su despacho que pueden utilizar Kleos.
Seleccione la opción “Contratos y permisos”.
Haga click en el icono “Administración del contrato”.
La ventana de administración de contratos contiene la información acerca del número de licencias disponibles, la fecha de vencimiento de las licencias y el espacio disponible para almacenamiento en la nube.
Por favor, diríjase a la sección Error! Reference source not found. en la página Error! Bookmark not defined. si desea aprender a definir nuevo miembros del despacho, asignar licencias de Kleos o cambiar el perfil de autorización de los usuarios.
Primeros pasos
Kleos es un software complejo, si bien su interfaz de usuario ha sido diseñado para facilitar el uso del programa. Todas las pantallas de Kleos comparten algunas características básicas. El primer paso para mejorar la productividad del despacho utilizando Kleos es familiarizarse con estas características.
La búsqueda global está situada en la esquina superior derecha de todas las pantallas de Kleos. Es la forma más rápida de encontrar información. Puede utilizarla para realizar búsquedas en toda la base de datos de Kleos.
El botón “Casa” navega directamente al escritorio. Está localizado a la izquierda del menú principal.
El botón de configuración navega a la pantalla de configuración. Está localizado a la derecha del menú principal, en la esquina superior derecha de todas las pantallas de Kleos.
El menu principal se utiliza para navegar por las pantallas de Kleos. Está localizado en la parte superior de todas las pantallas de Kleos.
Kleos permite trabajar simultáneamente con varios expedientes. Puede abrir un expediente y utilizar el menú principal para navegar a otras pantallas. Es posible regresar rápidamente a los expedientes abiertos utilizando la barra de navegación rápida situada a la derecha de la pantalla.
El botón de creación rápida está situado a la derecha del menú principal. Es la forma más rápida de crear entidades de datos en Kleos. Puede utilizarse para crear expedientes, documentos, contactos, citas y otros tipos de datos desde cualquier pantalla de Kleos.
El botón de ayuda está situado entre los botones de creación rápida y configuración. Es la forma más rápida de acceder a la documentación online de Kleos. También se utiliza para activar y desactivarlas “infodrops”.
Todas las pantallas de Kleos comparten algunas características de diseño.
El panel de búsqueda está situada en la parte superior izquierda. Está configurada para realizar búsquedas utilizando los criterios más comunes utilizados por los usuarios. El alcance de estas búsquedas es local. Esto significa que la búsqueda de la pantalla de expedientes sólo recuperará expedientes y la búsqueda de la pantalla de documentos sólo recuperará documentos.
La búsqueda avanzada está situada al lado del panel de búsquedas. Abre una ventana que permite combinar todos los campos disponibles para realizar una búsqueda específica. A través de la búsqueda avanzada se pueden realizar búsquedas utilizando los campos adicionales definidos por el usuario. Lea la sección Error! Reference source not found. en la página Error! Bookmark not defined. para aprender más sobre los campos adicionales.
En la parte superior central de muchas pantallas se pueden encontrar los botones de filtro rápido.
El menú local está situado en la esquina superior derecha de la pantalla. Las acciones más frecuentes están visibles en el primer nivel, las acciones menos frecuentes están agrupadas bajo la opción “Más”. Las mismas opciones están disponibles utilizando el menú contextual disponible en el botón derecho del ratón. Todas las pantallas de Kleos incluyen un menú contextual.
Es posible ordenar las listas por una columna específica haciendo click en la cabecera de la columna. Es posible filtrar los contenidos de la lista utilizando el icono con forma de embudo situado a la derecha de la cabecera de la columna. Es posible combinar filtros de diferentes columnas.
Es también posible ordenar las columnas de una forma diferente. Para ello, haga click sobre la cabecera de la columna y arrástrela sin soltar el botón del ratón hasta la posición deseada.
Para mostrar y ocultar columnas haga click con el botón derecho del ratón en la cabecera de cualquier columna y seleccione o elimine las columnas que desee mostrar u ocultar.
Si desea recuperar el diseño original de la pantalla, haga click en el pequeño icono de configuración situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla y seleccione la opción “Anular diseño”.
Mi primer expediente
Kleos es un sistema de gestión de expedientes. Todo está construido en Kleos alrededor de los expedientes. En Kleos un expediente es una carpeta virtual. Es posible incluir información muy diversa en un expediente de Kleos. Por ejemplo, es posible incluir documentos, notas, contactos, correos electrónicos, citas, vencimientos y tareas.
Para crear un expediente Nuevo haga click en el icono “Nuevo” situado en la pantalla de expedientes.
El único campo obligatorio para crear un expediente es el nombre del expediente, si bien se recomienda encarecidamente incluir información sobre las partes implicadas y otros detalles operativos del expediente. Esto facilita el trabajo del motor de búsquedas de Kleos. Por
ejemplo, es posible localizar un expediente utilizando el nombre de una de las partes como criterio de búsqueda.
Kleos proporciona diferentes métodos para crear un expediente. Es posible crearlo desde cualquier pantalla utilizando la opción de “Nuevo expediente” disponible en el botón de creación rápida. Desde la pantalla de expedientes, se pueden crear utilizando la poción “Nuevo” del menú local o la opción “Nuevo” del menú contextual disponible en el botón derecho del ratón.
Parte 2 – Manual para usuarios
Introducción. Qué es Kleos
Kleos es un software de gestión de expedientes. Ha sido diseñado para gestionar los expedientes del despacho y los registros de los clientes, pero también incluye funcionalidades para gestionar documentos, agendas, citas y facturas.
El negocio legal es muy complejo. En promedio es frecuente encontrar más de ochenta especialidades diferentes en cada país europeo. Cada despacho está formado por una combinación única de socios, procedimientos, clientes y especialidades. Kleos incluye un amplio conjunto de funcionalidades que resuelven casi todas las necesidades de la mayor parte de los despachos. Por otra parte, la mayor parte de los despachos necesitan realizar pequeños ajustes en sus procedimientos de trabajo para obtener las mejoras de productividad que pueden obtenerse al utilizar Kleos.
Kleos combina una base de datos relacional una base de datos documental. Esto significa que es posible utilizar Kleos para gestionar información estructurada y para almacenar grandes volúmenes de documentos. La complejidad técnica de manejar simultáneamente dos bases de datos está oculta a los usuarios. Kleos gestiona esta complejidad por usted.
Toda la información de Kleos está almacenada de forma segura en la nube. Cuando usted utilizando Kleos está trabajando en una base de datos remota localizada en una arquitectura distribuida y segura de servidores. Kleos le libera de la preocupación de pérdidas accidentales de información causada por virus informáticos o ataques ciber-criminales. Sus datos y documentos están protegidos por un despliegue masivo de medidas de seguridad, incluyendo encriptación, protocolos de seguridad y servidores distribuidos.
Para trabajar con Kleos necesita un ordenador con sistema operativo Windows Vista o más reciente y una conexión a Internet. Las versiones móviles de Kleos (iOS y Android) proporcionan las funcionalidades básicas en dispositivos móviles (teléfonos inteligentes y tabletas).
Toda la estructura de datos de Kleos está construida alrededor de los expedientes. Un expediente es una carpeta virtual que puede ser utilizada para registrar información estructurada y almacenar documentos.
Los expedientes están fuertemente relacionados con los contactos. Un contacto puede ser una persona, institución, organización o negocio que tiene existencia legal. Los contactos son utilizados, por ejemplo, para identificar las partes de un expediente, los participantes de las reuniones y los destinatarios de los correos electrónicos y las facturas.
Los abogados manejan miles de documentos cada año. Kleos puede manejar un gran volumen de documentos manteniendo las referencias a sus correspondientes expedientes y contactos.
La gestión del tiempo es resuelta en Kleos a través de una combinación de eventos, citas y tareas. Todas ellas pueden ser utilizadas para generar actividades que representan trabajo facturable. Las actividades pueden utilizarse para generar facturas.
El flujo de trabajo estándar de Kleos está formado por los siguientes pasos:
• Crear el expediente y registrar las partes implicadas.
• Trabajar en el expediente generando documentos y registrando eventos de calendario, citas y tareas.
• Generar las actividades que resumen el trabajo facturable realizado en el caso. Utilizar las actividades para generar las facturas.
• Archivar el expediente una vez que se cierra el caso y concluye el trabajo.
Gestión de expedientes
Kleos es un sistema de gestión de expedientes. Todo en Kleos está construido alrededor de los expedientes. Un expediente es una carpeta virtual. Es posible incluir diferentes tipos de información en un expediente de Kleos, como por ejemplo documentos, notas, contactos, correos electrónicos, citas, vencimientos y tareas.
Kleos proporciona diferentes formas para crear un expediente. Es posible crear un nuevo expediente utilizando el botón “nuevo expediente” disponible en el menú principal, el botón “nuevo” situado en la pantalla de expedientes y el menú contextual disponible en el botón derecho del ratón en la lista de expedientes.
El único campo obligatorio es el nombre del expediente. Para crear un expediente sobre la marcha introduzca el nombre y haga click en el botón “Aceptar”. Esta forma de trabajar permite crear un expediente de forma rápida para incluir posteriormente todos los
documentos y la información relacionada. Aunque el único campo obligatorio es el nombre, se recomienda incluir al menos la información sobre las partes del caso y los detalles operativos mínimos.
Si incluye toda la información relevante será posible optimizar su trabajo durante la gestión del expediente. Por ejemplo, será posible generar documentos, informes y facturas en pocos pasos. Asimismo, las búsquedas de información en Kleos serán más efectivas.
La ventana de expedientes contiene varias pestañas. Si observa cuidadosamente podrá comprobar que hay bastante correlación entre las pestañas del expediente y los elementos del menú principal. La razón de esto es porque en Kleos todo gira alrededor de los expedientes. Por ejemplo, los documentos deben formar parte de un expediente. Lo mismo sucede con las tareas, actividades, citas y eventos del calendario. Puede utilizar el menú principal para acceder a las listas completas de documentos, tareas o actividades y puede utilizar las pestañas del expediente para acceder a los documentos, tareas o actividades relacionados con el expediente.
Para añadir una parte del caso haga click en el icono “añadir parte” de la pantalla principal de la ventana del expediente.
Elija el tipo de parte y seleccione un contacto. La configuración estándar de Kleos contiene los tipos de partes más frecuentes. Puede añadir tipos adicionales mediante la pantalla de configuración. Vea La pantalla de configuración en la página 102 para aprender más sobre la configuración de tipos de partes.
Los contactos deben estar registrados en Kleos para poder utilizarlos como partes del expediente. Es posible registrar un nuevo contacto desde la ventana de partes del expediente utilizando el botón “nuevo contacto”.
Algunos contactos pueden tener múltiples direcciones. Es posible añadir nuevas direcciones o seleccionar una diferente utilizando el siguiente botón:
El campo “referencia” es utilizado para describir cómo la parte se refiere a este caso específico. Es muy útil para facilitar la comunicación con las partes, especialmente al trabajar con empresas y corporaciones.
Es posible definir relaciones entre las partes del caso mediante el botón “relaciones”. La información sobre relaciones entre contactos permite describer la
Navegue a través de las diferentes pestañas del expediente para familiarizarse con la información que puede ser registrada.
Un sub-expediente es un expediente relacionado con otro previo. Cuando se crea un sub-expediente, Kleos asigna un nuevo código de expediente, pero mantiene la referencia del expediente original.
Crear un sub-expediente es muy sencillo, simplemente haga click en el botón “nuevo sub-expediente”. El sub-expediente sólo hereda el código de referencia del expediente original. El resto de la información (partes, documentos, tareas…) debe ser gestionado como si se tratase de un nuevo expediente.
Los sub-expedientes pueden ser utilizados en muchas situaciones diferentes. Por ejemplo, se usan para dividir casos complejos que contienen muchos documentos en piezas más pequeñas, o para manejar las demandas y las apelaciones como expedientes separados pero relacionados entre sí, o para manejar diferentes demandas del mismo cliente relacionadas entre sí.
El número de sub-expedientes relacionados con un caso se muestra en la pestaña general de la ventana del expediente.
El número entre paréntesis describe cuantos expedientes comparten el mismo código de referencia. Esto incluye el expediente original y todos los demás expedientes creados como sub-expedientes. Al hacer click en el icono sub-expedientes se obtiene la lista de expedientes relacionado entre sí.
Encontrará un botón de sub-expedientes en cada una de las pestañas del expediente, pero su comportamiento es diferente en cada pestaña. En la pestaña de documentos, el botón de sub-expedientes recupera todos los documentos de todos los casos relacionados; en la ventana de tareas recupera la lista completa de tareas de todos los expedientes relacionados.
Es posible configurar Kleos para incluir información adicional de los expedientes. Esto se hace mediante los atributos adicionales.
Kleos permite definir atributos adicionales para diferentes entidades de datos. Algunas de ellas están estrechamente relacionadas con la gestión de expedientes. Por ejemplo, es posible defiir atributos adicionales para expedientes, tipos de expedientes y tipos de partes.
Vea Error! Reference source not found. en la página Error! Bookmark not defined. para aprender más sobre los campos adicionales.
Gestión de contactos
Los contactos representan todas las personas legales y naturales que interaccionan con su despacho. Los contactos se utilizan en los expedientes, actividades, eventos de calendario y facturas.
La pantalla de contactos muestra la lista complete de contactos. La forma más rápida de identificar un contacto es mediante la caja de búsqueda situada en la esquina superior izquierda de la pantalla. Otras formas de encontrar contactos es la búsqueda avanzada y los filtros situados en las cabeceras de las columnas.
Kleos permite registrar mucha información sobre contactos. La información genérica se muestra en la pestaña general y la pestaña de información adicional.
Es posible ampliar la información registrada por Kleos definiendo campos adicionales para los contactos. Lea el capítulo Error! Reference source not found. en la página Error! Bookmark not
defined. para aprender más sobre la información adicional. Los campos definidos como información adicional estarán disponibles para todos los contactos registrados en Kleos.
También es posible incluir información adicional utilizando la función “perfiles”. Un perfil es un conjunto Un perfil es un conjunto de datos agregado bajo la descripción del rol del contacto. Es posible definir tantos perfiles como sean necesarios a un mismo contacto. La definición de perfiles se describe en el
Parte 4 - Referenc, La pantalla de configuración en la página Error! Bookmark not defined..
Es posible definir relaciones entre contactos. Por ejemplo, es posible definir que un contacto (persona física) es empleado de otro contacto (persona jurídica). Es también posible definir información adicional para las relaciones entre contactos. Por ejemplo, una relación entre entidades descrita como “empleado” puede incluir un campo adicional definido como “posición en la compañía”.
Gestión de documentos
La base de datos documental de Kleos puede manejar un número ilimitado de documentos de muchos tipos diferentes.
El editor interno de Kleos se utiliza para leer y editar memos, actas y correos electrónicos en formato EML o MSG. Kleos incluye también un visor PDF. Para editar los documentos, Kleos utilizará el procesador de textos instalado en su ordenador y los programas que tenga asociados a las extensiones de los archivos para editar otros tipos de ficheros.
Todos los documentos gestionados por Kleos se almacenan de forma segura en la nube. Cuando edite un documento utilizando su procesador de textos, el documento será transferido automáticamente a la base documental de Kleos.
Al editar un documento Kleos genera una copia local. Su procesador de textos estará trabajando contra un fichero local temporal. Para subir el documento automáticamente a la nube debe cerrar y grabar el documento. Después de cerrar el editor de textos, Kleos mostrará una ventana con la información relacionada con el documento que acaba de editar.
Haga click en el botón “validar” para aceptar los cambios y subir el documento a la nube. El botón “descartar” cancela la actualización del documento y elimina los cambios realizados.
La forma recomendada de importar un documento en Kleos es mediante la función “arrastrar y soltar”. Kleos mostrará una ventana de diálogo para completar la importación.
Cuando suelte sobre un expediente abierto el documento será importado en el expediente. Cuando suelte el documento sobre la lista de expedientes o cualquier otra pantalla de Kleos, el campo expediente de la ventana de importación estará en blanco y tendrá que seleccionar uno para completar la importación.
Es posible arrastrar y soltar un conjunto de documentos. Esta es la forma recomendada de importar varios documentos. El botón “importar” mostrará ventanas de diálogo sucesivas para cada uno de los documentos. El botón “importar en masa” importará todos los documentos en el mismo expediente sin incluir los detalles de los mismos.
Es posible utilizar la función “arrastrar y soltar” para importar los archivos incluidos como anexo de los correos electrónicos.
La forma recomendada de importar un documento es mediante la función de arrastrar y soltar. Por otra parte es posible importar documentos utilizando el botón “importar” disponible en la pantalla de documentos y la pestaña de documentos de la ventana de expedientes.
Seleccione el documento y complete la información básica: título, descripción y expediente. Se muestra una pre-visualización en el panel de la derecha. Si selecciona la opción “mostrar siempre”, la pre-visualización será mostrada para todos los documentos importados en el futuro.
En algunas circunstancias puede necesitar recuperar un documento de la nube para utilizarlo localmente en si ordenador. Puede hacer esto mediante la opción “copiar”. Esta opción está
disponible en la pantalla de documentos y la pestaña de documentos de la ventana de expedientes.
Es posible recuperar un único documento o un conjunto de documentos. También es posible recuperar el documento original editable o una copia en formato PDF.
La descarga del documento puede requerir algo de tiempo, dependiendo del tamaño del documento seleccionado y la velocidad de su conexión a Internet. Por otra parte, puede seguir trabajando con Kleos mientras continua la descarga. Kleos mostrará un mensaje informativo cuando la descarga se haya completado.
Generación de documentos
La generación de documentos en Kleos se basa en el uso extensivo de plantillas. La configuración por defecto de Kleos contiene plantillas para los documentos más frecuentes. Es posible añadir nuevas plantillas personalizadas que estarán disponibles en la categoría “plantillas del despacho”.
Crear un nuevo documento es muy sencillo. Simplemente provea un nombre, elija una plantilla y haga click en aceptar. La plantilla será descargada de la nube y el nuevo documento se abrirá para su edición utilizando el procesador de textos que tenga configurado por defecto en su ordenador.
Vea Error! Reference source not found. en la página Error! Bookmark not defined. para aprender más sobre cómo definir nuevas plantillas. Vea Documentos en
Parte 4 - Referenc en la página 110 para aprender a editar las plantillas existentes.
Gestión de correo electrónico
Kleos incluye las características básicas de un gestor de correo electrónico estándar. Es posible utilizar Kleos para enviar y recibir correos electrónicos.
Es posible crear y enviar un correo electrónico utilizando el botón “nuevo correo” disponible en menú principal, la pestaña de documentos de la ventana de expedientes y la pantalla de documentos. Kleos permite definir plantillas de correos electrónicos incluyendo los textos estándar utilizados en la mayor parte de las comunicaciones por correo electrónico.
El botón “enviar” enviará el correo electrónico y almacenará una copia como un documento del expediente. El botón “grabar” almacenará el correo como un borrador que podrá ser editado y enviado en otro momento.
Para configurar la cuenta de correo electrónico, navegue a la pestaña general de la pantalla de configuración. Seleccione la opción de correo electrónico y añada una nueva cuenta. Deberá incluir la información técnica proporcionada por su proveedor de correo electrónico. Podrá empezar a utilizar su cuenta desde Kleos una vez que la conexión haya sido verificada.
Puede definir tantas cuentas de correo electrónico desee, pero sólo una de ellas podrá ser definida como la cuenta por defecto.
Vea el apartado Configuración del correo electrónico en la página 53 para aprender más sobre la configuración del correo electrónico.
Instalación y configuración de la extensión de Outlook
La extensión de Kleos para Outlook está disponible en la siguiente dirección:
https://kleos.wolterskluwer.com/spain/
Para instalar la extensión, descárguela en su ordenador, ejecute el fichero y siga las instrucciones de la pantalla.
Una vez instalada, la extensión añade nuevas funciones a Outlook que automatizan la conexión entre Kleos y Outlook:
• Importar correos. Esta función permite copiar correos y sus ficheros anexos en un expediente de Kleos. El correo y los ficheros serán importados como documentos del expediente seleccionado.
• Importar ficheros. Esta función permite importar los ficheros anexos de los correos electrónicos como documentos de un expediente de Kleos sin importar el correo electrónico.
• Enviar a través de Kleos. Esta función permite un correo electrónico importando automáticamente el correo enviado como un documento del expediente seleccionado de Kleos.
Es necesario incluir una tabla de compatibilidad. ¿Con qué versiones de Outlook es compatible el plugin?
Agenda y tareas
La gestión del tiempo en Kleos se basa en eventos de calendario y tareas. Las citas son simplemente un evento de la agenda. Los eventos de la agenda son sucesos que tendrán lugar en una fecha y hora específica. En la práctica, cuando se define un evento de agenda en Kleos se está reservando un intervalo de tiempo para realizar una actividad concreta. Por ejemplo, las citas con clientes o las audiencias en el tribunal son gestionadas en Kleos como eventos de agenda.
Una tarea en Kleos es un trabajo específico que debe ser realizado por alguien concreto antes de una fecha dada.
Los eventos de la agenda y las tareas comparten algunas características en Kleos. Ambas pueden ser usadas para generar actividades. Las actividades son un componente importante de Kleos porque se registran el trabajo facturable y pueden utilizarse para generar facturas.
Para crear un nuevo evento haga click en el icono “nuevo”.
Las actividades creadas desde eventos de calendario serán asignadas al mismo expediente. Por este motivo se recomienda asignar los eventos a expedientes concretos, si bien no es obligatorio.
El evento será mostrar en la agenda de todos los miembros de la oficina registrados como participantes del evento.
La ventana de dialogo utilizada para crear tareas es muy similar:
Cuando cree un nuevo evento o una tarea, tiene la opción de definir los siguientes pasos relacionados. Para ello, expanda la sección de información adicional y seleccione los siguientes pasos. Es posible definir la creación de nuevas tareas, citas, actividades, documentos y correos electrónicos relacionados con el evento. Cuando haga click en el botón aceptar se mostrarán sucesivas ventanas de dialogo a través de la cual se crearán los elementos correspondientes.
Es posible personalizar la lista de los eventos de calendario y los tipos de tareas. Vea el apartado Error! Reference source not found. de
Parte 4 - Referenc en la página Error! Bookmark not defined. para aprender más sobre la configuración de eventos y calendarios.
Seguimiento
La bandeja de seguimiento es una herramienta de comunicación interna. Se pueden asignar seguimientos a muchos elementos diferentes, como documentos, correos electrónicos, memos o actas. Al hacerlo, se está pidiendo a una persona concreta que realice una actividad específica, como leer, revisar, escribir o imprimir.
Se pueden definir tantos seguimientos como se desee a cada documento, y asignarlos a una o varias personas diferentes. Por ejemplo, si recibe una petición de seguimiento para revisar un documento, usted puede definir un nuevo seguimiento pidiendo a otra persona que revise el documento por usted.
Los elementos en seguimiento son mostrados en el escritorio de Kleos.
Es posible definir seguimientos para documentos, correos electrónicos, memos y actas. Para definir un seguimiento, haga click en el botón “seguimiento”
Este botón está disponible en la lista de documentos del expediente y la lista general de documentos. En el caso de los memos y las actas es también posible definir el seguimiento en el momento en el que se crea el elemento.
Para borrar un seguimiento es necesario cerrarlo. Cuando cierre un seguimiento Kleos ofrecerá la opción de crear tareas, citas o actividades relacionadas con él.
Gestión de vencimientos
Un vencimiento es la fecha límite para realizar una tarea concreta. Los vencimientos en Kleos se muestran en la agenda, el panel de tareas de la agenda y la lista de tareas de la pantalla de tareas. Kleos permite definir diferentes tipos de vencimientos. Es posible definir secuencias de tareas relacionadas con el vencimiento. Cuando se define un vencimiento Kleos define automáticamente la secuencia encadenada de tareas, siguiendo para ello los criterios especificados en la definición del tipo de vencimiento.
Es posible añadir tantas tareas como se desee en la secuencia encadenada de tareas. El campo “días antes” el número de días de entre la tarea definida y la tarea siguiente. La primera tarea de la lista indica el número de días antes de la fecha de vencimiento.
Al crear un vencimiento Kleos intentará encajar todas las tareas de la secuencia entre la fecha actual y la fecha de vencimiento. Si no fuera posible Kleos mostrará un mensaje de advertencia. La secuencia de tareas y fechas propuesta por Kleos puede ser modificada en cualquier momento por el usuario. Las tareas pueden ser asignadas a cualquier miembro de la oficina.
Kleos no realiza chequeos de integridad relacionados con la secuencia de tareas. Por ejemplo, es posible modificar la fecha límite de una tarea para que sea posterior a la fecha límite de la tarea siguiente.
Gestión de actividades
Kleos puede utilizar las actividades para generar facturas. Una actividad puede ser definida como un conjunto de uno o más elementos facturables. Las actividades son creadas a medida que se gestionan los expedientes.
Es posible crear actividades desde diferentes lugares:
• El botón de creación rápida de elementos del menú principal.
• El botón “nuevo” de la pantalla de actividades.
• El botón “nuevo” del menú contextual del botón derecho del ratón.
• El botón “nuevo” de la pestaña de actividades de la ventana del expediente.
• El botón “nueva actividad” disponible al crear un nuevo evento de agenda o una nueva tarea.
• El cronómetro.
• Y desde la hoja de actividades en la pantalla de actividades.
Todas las actividades deben ser asignadas a un expediente. Para definir una actividad es necesario escoger el tipo. Es posible asignar un conjunto por defecto de elementos facturables a cada tipo de actividad. Lea el apartado Error! Reference source not found. en La pantalla de configuración en la página Error! Bookmark not defined. para aprender más sobre la configuración de actividades y elementos facturables.
Es posible añadir tantos elementos facturables como se desee a una actividad concreta.
Las tarifas de los elementos facturables se recuperan de las tarifas definidas en la pantalla de configuración. Los elementos facturables pueden corresponder a una tarifa o un gasto. Es posible utilizar el tiempo, cantidad y tarifa para definir el importe del elemento facturable.
Haga click en aceptar para grabar la actividad. El botón “Aceptar y nuevo” graba la actividad y crea una nueva que será asignada por defecto al mismo expediente.
Facturación y contabilidad
Kleos puede utilizar las actividades y los elementos facturables para generar facturas.
La forma más frecuente de crear una factura es mediante el botón “nueva factura” situado en la pestaña de facturación de la ventana de expedientes. Seleccione la actividad y haga click en el botón. También puede utilizarse el menú contextual del botón derecho del ratón.
El cliente de la factura debe ser una parte del caso con el perfil “facturable”. La información relativa a los impuestos, como el CIF, es parte del perfil “facturable”.
Después de seleccionar los elementos facturables, Kleos presentará un resumen de la factura.
Las facturas, las notas de crédito y las notas de provisión son almacenadas en Kleos como documentos de facturación. Estos documentos pueden ser grabados como borrador o versión final. Los documentos en estado borrador no son incluidos en el sistema de contabilidad. Los documentos en estado borrador pueden ser editados para su modificación y borrados. Kleos asigna el número de factura cuando los documentos de facturación pasan a estado “definitivo”. A partir de este momento no podrán ser modificados o borrados.
Es posible generar facturas y otros documentos de facturación desde la pantalla de facturación. Para ello haga click en el botón adecuado del menú y seleccione el expediente. En Kleos todos los documentos de facturación tienen que estar asociados a un expediente.
Kleos incluye las funciones básicas de un sistema simple de contabilidad. Todas las facturas, notas de crédito, notas de devolución y notas de provisión generadas en Kleos son registradas en el sistema de contabilidad.
Los documentos de facturación deben ser asignados a un año fiscal válido La forma más sencilla de configurar el año fiscal es añadiendo un nuevo año fiscal a alguno de los existentes. Navegue a la pantalla de configuración, pestaña de contabilidad y seleccione las cuentas. Elija el libro contable, añada un nuevo año y márquelo como activo.
Para completar el proceso, abra el año fiscal haciendo doble-click en él y genere los periodos. Es posible generar periodos mensuales y trimestrales.
Kleos incluye un módulo opcional de facturación avanzada que incluye las siguientes funciones:
• Generación masiva de facturas, que permite generar las facturas a partir de las actividades que no hayan sido facturadas previamente.
• Combinar diferentes actividades pendientes de facturación en una única factura. Por defecto Kleos genera una factura para cada actividad.
• Flujo de trabajo para validad facturas.
• División de facturas entre las partes de un expediente.
Por favor, consulte la documentación específica de facturación avanzada para aprender más sobre estas funcionalidades.
El núcleo del sistema de contabilidad está situado en la pestaña de facturación de la pantalla de configuración. Aquí encontrará la configuración de las cuentas relacionadas con cada elemento de las facturas.
Cuando se crea un documento facturable, los importes son añadidos a las cuentas y diarios contables correspondientes siguiendo las reglas descritas en esta pantalla.
La pantalla de contabilidad contiene toda la información relacionada con las funciones de contabilidad de Kleos.
La información está organizada en diferentes pestañas, incluyendo el inventario de cuentas y los libros de contabilidad.
La pestaña de informes permite imprimir los informes relacionados con la contabilidad.
La pestaña de exportación contiene las opciones de exportación de la información contable. Por otra parte, en lugar de editar los campos se recomienda utilizar el asistente de exportación, que le guiará a través de un proceso interactivo que permitirá generar los ficheros que pueden utilizarse para transferir la información de contabilidad a una aplicación de contabilidad externa.
Informes básicos
Kleos incluye muchos informes pre-definidos. Puede localizarlos utilizando el botón “informes” que está presente en multitud de pantallas de Kleos.
Es posible imprimir la lista de elementos mostrados en cualquiera de las pantallas de Kleos utilizando el botón “imprimir lista”:
La configuración por defecto de Kleos incluye los siguientes informes:
Incluir aquí la lista de informes.
Kleos Connect
Qué es Kleos Connect
Kleos connect es una plataforma segura de intercambio de documentos. Permite intercambiar documentos con personas ajenas al despacho, eliminando los riesgos relacionados con el intercambio de documentos confidenciales a través del correo electrónico o sistemas de almacenamiento compartido en la nube.
En lugar de enviar correos electrónicos con documentos anexos, sus contactos recibirán correos electrónicos con notificaciones. Sólo tendrán que hacer click en el enlace adjunto para descargar los documentos que usted desee compartir.
Cómo activar Kleos Connect
Para utilizar Kleos Connect debe activarlo primero. Navegue a la pantalla de configuración, seleccione la pestaña Despacho, haga click en “contrato y autorizaciones” y seleccione el icono gestión de contratos.
Compartición segura de documentos
La opción de menú “compartir” aparece en los menús una vez que Kleos Connect ha sido activado. Seleccione el documento uy haga click en el icono “compartir”.
Cuando comparta un fichero, Kleos le preguntará por el receptor del fichero y le enviará un correo electrónico que incluye un enlace al portal de Kleos Connect. Para descargar el fichero, el destinatario deberá registrarse en Kleos connect utilizando su dirección de correo.
Kleos connect mantiene el control de los ficheros compartidos y proporciona el historial de todas las operaciones relacionadas con el (compartición, subida y descarga).
Kleos Móvil
Kleos móvil está disponible para dispositivos iOs y Android. La aplicación puede descargarse de forma gratuita desde Apple iTunes y Google Play. Instale la aplicación y acceda a la misma utilizando sus credenciales de Kleos (nombre del despacho, usuario y palabra de acceso).
La pantalla principal muestra los últimos expedientes utilizados, las citas próximas, las tareas pendientes y un conjunto de iconos que permiten acceder a las últimas actividades y la lista de documentos.
Seleccione uno de los expedientes de la lista para acceder a la información del expediente. Pulse sobre “Últimos expedientes” o el icono de la carpeta para acceder a la lista completa de expedientes.
Los documentos almacenados en Kleos están disponibles en Kleos Móvil a través de la lista de documentos del expediente y la lista general de documentos. Seleccione un documento para descargarlo en su dispositivo móvil. También puede utilizar Kleos Móvil para subir documentos a Kleos. Es posible subir un documento desde el sistema de archivos de su dispositivo móvil, o también puede tomar una fotografía y subirla a Kleos como un documento.
Kleos Móvil puede ser utilizado para consultar las citas, eventos de calendario y tareas registradas en Kleos. También es posible definir nuevas citas y tareas. Toda la información almacenada en Kleos a través de la aplicación de escritorio o de Kleos Móvil estará inmediatamente disponible en todos los dispositivos en los que utilice Kleos.
Parte 3 – Manual para administradores
Configuración de cuentas y perfiles
This is a local specific topic of the handbook. Each country may have a different policy with impact on sales agents, invoicing and other internal thigs.
Write it in coordination with the countries.
Configuración de campos adicionales
Los campos adicionales se utilizan para personalizar la información almacenada en la base de datos de Kleos. Kleos gestiona la información registrada en los campos adicionales de la misma forma que gestiona la información de los campos estándar. Por ejemplo, las opciones de búsqueda avanzada permiten definir criterios de búsqueda basados tanto en campos estándar como en campos adicionales.
Kleos permite definir campos adicionales para expedientes y contactos. Esto se hace a través de la pestaña general de la pantalla de configuración. Los campos adicionales definidos apra los expedientes estarán disponibles para todos los expedientes, incluyendo lo existentes antes de definir los campos adicionales. De la misma forma, los campos adicionales de los contactos estarán disponibles para todos los contactos.
Por otra parte, también es posible definir campos adicionales secundarios que sólo estarán disponibles en los expedientes y contactos en los que se especifique de forma expresa. Kleos puede definir campos adicionales secundarios para las siguientes entidades de datos:
• Perfiles. Los perfiles se utilizan en los contactos. Es posible definir tantos perfiles como se desee y asignarlos a tantos contactos como sea necesario. Un contacto puede contener varios perfiles. Cada perfil puede contener un conjunto de campos adicionales. Estos campos adicionales serán añadidos al contacto una vez que el perfile se añada al contacto. Los campos adicionales asignados a perfiles sólo estarán disponibles para los contactos que contengan dicho perfil.
• Tipos de expedientes. Es posible definir campos adicionales relacionados con los tipos de expedientes. Estarán disponibles sólo para los expedientes que pertenezcan a dicho tipo.
• Tipos de partes. Es posible definir campos adicionales para los tipos de partes de un expediente. Estos campos sólo estarán disponibles para los contactos que hayan sido declarados en un expediente con el tipo de parte correspondiente.
• Relaciones entre contactos y relaciones entre tipos de partes.
Todas las ventanas de Kleos utilizadas para definir campos adicionales tienen el mismo aspecto.
El menú situado en la cabecera de la ventana permite definir nuevos grupos y campos. La lista de grupos y los campos está situada a la izquierda. El lado derecho de la pantalla se utiliza para mostrar las características del grupo o campo seleccionado.
Todos los campos adicionales deben formar parte de un grupo. Haga click en el botón “Crear grupo” e incluya el nombre del grupo. Los grupos de campos adicionales son tan solo una
forma de agregar los campos con el propósito de mostrarlos posteriormente de forma organizada en las pantallas de Kleos. No es posible definir campos adicionales hasta que no se creado al menos un grupo.
Se recomienda definir los campos adicionales de forma sistemática:
It is strongly recommended to follow a systematic approach for defining extra fields:
• Identificar el tipo del campo adicional. Kleos admite diferentes tipos de datos: numérico, alfanumérico, fecha...
• Definir el nombre del campo adicional. Se recomienda utilizar un nombre descriptivo. Es posible pero no recomendable utilizar el mismo nombre de campo adicional en diferentes entidades de dato. Por ejemplo, es posible definir un campo adicional para expedientes llamado “referencia_interna” y utilizar después el mismo nombre (referencia_interna) para nombrar un campo adicional de contactos.
• Definir la etiqueta que será mostrada en la pantalla para identificar el campo adicional. Se recomienda utilizar una etiqueta descriptiva lo más similar que sea posible al nombre del campo adicional. La posición relativa del campo adicional en la pantalla puede ser modificada utilizando las flechas situadas en el menú.
• Definir los criterios de validación del campo adicional. Las opciones de validación disponibles dependen del tipo de campo asignado al campo adicional.
Es posible añadir, editar o borrar los campos adicionales en cualquier momento. Borrar un campo adicional significa borrar la información registrada en dicho campo adicional en los expedientes o contactos que lo utilicen. Para mover un campo adicional de una entidad de datos a otra es necesario duplicar el campo adicional y replicar la información de forma manual antes de borrarlo de la entidad de datos original.
La definición de campos adicionales requiere realizar algunas labores previas de diseño:
1. Identifique la información adicional que desea tener en Kleos.
2. Identifique el alcance del dato. Esto significa escoger en qué entidades de datos estará disponible el campo adicional.
3. Identifique el tipo y las reglas de validación del campo adicional.
4. Agregue los campos adicionales en grupos funcionlmente relacionados entre sí.
Se recomienda completar el diseño antes de comenzar a definir los campos adicionales en Kleos.
Configuración del correo electrónico
Kleos incluye las características básicas de un cliente de correo electrónico estándar. Es posible enviar y recibir correos electrónicos directamente desde Kleos.
Para configurar la cuenta de correo electrónico navegue a la pestaña “general” en la pantalla de configuración, seleccione la opción de correo electrónico y añada una nueva cuenta.
Incluya la información técnica proporcionada por su proveedor de correo electrónico. Podrá empezar a utilizar su cuenta de correo desde Kleos una vez que la conexión con el servidor haya sido verificada.
Puede definir tantas cuentas de correo electrónico como necesite, pero sólo una de ellas puede ser configurada como la cuenta por defecto. La cuenta por defecto será utilizada para enviar los correos electrónicos si no se especifica lo contrario en el momento de enviar el correo.
Configuración de plantillas
Las plantillas son utilizadas para generar documentos. Kleos puede generar documentos legales, contratos, cartas, correos electrónicos, documentos de facturación y otros muchos tipos de documentos.
Las plantillas utilizan una combinación de texto, campos variables y formularios de entrada de datos. Los campos variables pueden ser completados con información proveniente de la base de datos de Kleos y de los formularios de entrada de datos.
Las plantillas de Kleos se componen a partir de dos tipos diferentes de archivos: plantillas y bloques de texto.
Las plantillas son muy similares a los documentos. Contienen texto y campos. Los bloques de texto son más complejos. Algunos bloques de texto contienen fragmentos de texto que serán insertados en los documentos. Otros bloques de texto contienen definiciones de campos variables. Estos bloques de texto son los responsables del enlace entre las definiciones de campos de las plantillas y la información almacenada en la base de datos de Kleos.
Kleos incluye un editor interno de plantillas. Para activarlo navegue a la pestaña general de la pantalla de configuración y seleccione “mis preferencias”.
Seleccione “editor MS Word interno” para activar el editor interno de plantillas. Si selecciona la opción “editor externo por defecto” Kleos utilizará el software editor de texto que tenga instalado en so ordenador para editar las plantillas.
Configuración de actividades y elementos facturables
La configuración de este módulo requiere la definición de actividades, elementos facturables y tablas de tarifas. Las actividades se utilizan como contenedores de elementos de facturación. Los elementos facturables describen las cosas específicas que pueden ser facturadas a los clientes, como tarifas, gastos o reembolsos. Las tablas de tarifas describen las tarifas genéricas y específicas utilizadas para calcular el valor monetario de los elementos de facturación.
La configuración de actividades y elementos facturables en Kleos es muy flexible. Es posible definir los mismos conceptos de diferentes formas. Por otra parte, se recomienda utilizar los tipos de actividad para describir los servicios proporcionados a los clientes y los elementos facturables para describir los componentes facturables de los servicios.
Por ejemplo, “representación legal” debería definirse como una actividad y “hora de asistencia” como un elemento facturable.
Cada actividad puede contener tantos elementos facturables como se desee. Por ejemplo, la actividad “representación legal” puede contener “tarifa horaria” y “gastos de desplazamiento” como elementos facturables por defecto. Cuando se cree una actividad de tipo “representación legal” Kleos generará automáticamente los elementos facturables de “tarifa horaria” y “gastos de desplazamiento” como componentes iniciales de la actividad. Es posible modificar la tarifa y el volumen de cada elemento para calcular el valor individual de cada elemento facturable. El importe de la actividad se calcula como la suma de los elementos facturables que contiene.
Es posible eliminar o añadir nuevos elementos facturables a las actividades. Por ejemplo, si un servicio específico de “asistencia legal” no requiere desplazamiento, el elemento facturable “gastos de desplazamiento” puede ser eliminado. Si un servicio específico de “asistencia legal” requiere un viaje por carretera es posible añadir un elemento facturable de “kilometraje”. La definición de las actividades como servicios y los elementos facturables como componentes económicos del servicio es sólo una forma de hacer simplificar la gestión, por otra parte, Kleos no impone restricciones sobre los criterios de definición de actividades y elementos facturables. Es posible organizar la información de otra forma si fuera necesario
Para configurar el módulo de actividades navegue a la pestaña de actividades de la pantalla de configuración.
Es posible añadir, editar y eliminar actividades y elementos facturables. Las tablas de tarifas pueden ser desactivadas, pero no pueden ser borradas.
Las tablas de tarifas contienen las tarifas por defecto para los elementos facturables. Es posible definir tantas tablas de tarifas como se desee.
Las tarifas genéricas aplican a categorías de elementos facturables. Por ejemplo, la categoría kilometraje puede incluir elementos facturables relacionados con los gastos de desplazamiento. Una tarifa genérica para la categoría kilometraje afectará a todos los elementos facturables incluidos en esta categoría. Por otra parte, las tarifas específicas aplican sólo a elementos facturables específicos.
Parte 4 - Referencia
Elementos comunes
Todas las pantallas de Kleos comparten algunos elementos y funcionalidades comunes.
El botón desconexión está situado en el centro de la barra superior de la pantalla. Por razones de seguridad se recomienda salir de Kleos utilizando el botón de desconexión. Es posible salir de Kleos utilizando el botón estándar cierre de ventana de Windows, pero en caso de salir de esta forma la sesión permanecerá registrada como abierta en el servidor.
Los nombres de usuario y del despacho están situados también en el centro de la barra superior de la ventana. Se muestran en pantalla sólo a efectos informativos. Si desea utilizar una cuenta diferente deberá desconectarse de Kleos y volver a conectar utilizando el identificador de usuario y la palabra clave correspondientes.
En la esquina superior izquierda puede encontrar la fecha, la hora del día y un recordatorio de las citas del día. Puede hacer click para navegar rápidamente a la pantalla del calendario.
En la esquina inferior derecho de la pantalla podrá encontrar una bandeja con la relación de elementos que le han sido asignados para su seguimiento. El icono mostrará una bandeja vacía si no tiene nada asignado para seguimiento.
Es posible cambiar la configuración de las pantallas de expedientes, contactos, tareas, documentos y actividades. Puede ocultar, mostrar, redimensionar o reordenar cualquier columna. Para cambiar el tamaño de una columna sitúe el cursor entre dos columnas. Puede arrastrar el borde de la columna cuando el cursor estándar cambia a una flecha de dos cabezas.
Es también posible reordenar las columnas de una forma diferente. Para ello, haga click en la cabecera de la columna y sin soltar el botón del ratón arrástrela y suéltela en la posición deseada.
Para ocultar o mostrar columnas haga click con el botón derecho del ratón en la cabecera de cualquier columna de la lista y seleccione o deseleccione las columnas que desee mostrar u ocultar.
Si desea recuperar el diseño original de la pantalla, haga click en el icono de configuración situado en la esquina inferior izquierda de la lista y seleccione la opción correspondiente.
El botón de búsqueda global está situado en la esquina superior derecha de todas las pantallas de Kleos. Esta es la forma más rápida de localizar información en Kleos. Las búsquedas realizadas de esta forma localizan elementos almacenados en toda la base de datos de Kleos.
Haga click en la fleche situada a la derecho de la ventana de búsqueda para recuperar una lista con las últimas búsquedas globales realizadas. Es posible eliminar individualmente cada elemento de la lista o borrar la lista entera.
El icono en forma de casa le permite navegar al escritorio de Kleos. Este botón está situado en la izquierda del menú principal.
El botón de configuración navega a la pantalla de configuración de Kleos. Está situado a la derecha del menú principal, en la esquina superior derecha de todas las pantallas de Kleos.
El menu principal se utiliza para navegar a las pantallas principales de Kleos. Está situado en la parte superior de todas las pantallas de Kleos.
El botón de adición rápida de elementos está situado en la derecha del menú principal. Es la forma más rápida de crear elementos en Kleos. Es posible utilizar el botón de adición rápida para crear expedientes, documentos, contactos, citas y otros tipos de elementos desde cualquier pantalla de Kleos.
Los elementos creados mediante el botón de adición rápida no están asociados a priori a ningún expediente. Deberá especificar el expediente en la ventana de diálogo correspondiente.
El botón de ayuda está situado entre los botones de adición rápida y el botón de configuración. La opción ayuda abrirá la página de la comunidad de soporte de Kleos en el navegador web que tenga configurado por defecto. El botón acerca de mostrará una ventana de diálogo mostrando la versión de Kleos instalada en su ordenador. Es posible activar o desactivar los mensajes informativos. Estos mensajes se actualizan en cada nueva versión de Kleos para indicar los principales cambios que se han realizado.
La barra de navegación rápida está situada a la derecha de la pantalla. Contiene tres botones: ventanas, expedientes y documentos. Estos botones están activos cuando tiene ventanas, expedientes o documentos abiertos. Haga click en el botón para obtener la lista de los elementos abiertos y seleccione el elemento para navegar a él.
El cronómetro está situado en el centro de la barra inferior de las pantallas de Kleos. Al detener el cronómetro se muestra una ventana de diálogo ofreciendo la opción de crear una nueva actividad.
El escritorio
Las cajas del escritorio pueden ser activadas o desactivadas en la pantalla de configuración.
El panel de “expedientes recientes” muestra la lista de los últimos expedientes utilizados por el usuario. Las listas serán diferentes para cada usuario de un despacho, mostrando a cada usuario los últimos expedientes utilizados por él mismo. Puede utilizar la cada de expedientes recientes para abrir o editar los expedientes. Vea el capítulo expedientes en la página Error! Bookmark not defined. para aprender más sobre la diferencia entre abrir y editar un expediente.
El panel “mis tareas” contiene la lista de tareas asignadas al usuario. La lista muestra sólo las tareas pendientes en las que la diferencia entre la fecha límite y la fecha actual es menor que el número de días de alerta configurado en la definición de la tarea. La lista de tareas puede utilizarse para abrir la tarea y para abrir el expediente al que pertenece la tarea. También es posible marcar la tarea como realizada. Las tareas marcadas como terminadas no son mostradas en el panel “mis tareas”.
El panel “mi calendario” muestra la lista de los próximos eventos de calendario y las citas registrados en el calendario del usuario. Es posible utilizar “mi calendario” para editar, borrar y copiar a una nueva fecha las citas y eventos. Si el evento o la cita están asociados a un expediente será posible abrir el mismo.
El panel “en seguimiento” contiene la relación de acciones en seguimiento asignadas a su usuario o asignadas por su usuario a otros usuarios. Es posible utilizar el panel “en seguimiento” para editar, ver, copiar, imprimir, o enviar por correo el documento asociado. También es posible marcar el seguimiento como completado o reasignarlo a otro usuario.
El “resumen de tiempos” contiene la lista de actividades creadas en el día actual. Esta caja puede ser utilizada para crear nuevas actividades y para editar o borrar actividades existentes. Es posible crear actividades para otros usuarios del mismo despacho. El botón “refrescar” actualiza la lista de actividades.
El panel de “operaciones pendientes” está relacionada con la importación de documentos desde bases de datos externas.
Es posible realizar búsquedas en bases de datos externas mediante la función de búsqueda global y desde las pantallas específicas de bases de datos externas. Los documentos recuperados de bases de datos externas no se importan automáticamente en Kleos. Deberá seleccionarlos desde la lista mostrada en el panel de “operaciones pendientes” e importarlos asignándolos a un expediente.
Todas las funciones de las cajas del escritorio están disponibles en los menús locales situados en la esquina inferior izquierda de cada caja o mediante el menú contextual disponible en el botón derecho del ratón.
La pantalla de expedientes
La pantalla de expedientes muestra la lista de expedientes. Por defecto se muestran en primer lugar los últimos expedientes utilizados. Puede utilizar las características comunes de Kleos para configurar la lista como desee.
La caja de búsqueda realiza búsquedas de expedientes por nombre, referencia y descripción. Estos son con diferencia las búsquedas más frecuentes. Simplemente escriba el texto que desea buscar. La búsqueda comienza automáticamente cuando deje de teclear. La flecha muestra una lista con las últimas búsquedas realizadas y las búsquedas almacenadas.
Si desea recuperar la lista completa de expedientes haga click en la pequeña “x” que se muestra a la derecha del criterio de búsqueda.
El menú de expedientes está situado en la esquina superior derecha de la lista de expedientes. Contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción creará un nuevo expediente. Si su versión de Kleos está configurada con más de un tipo de expediente, Kleos mostrará una ventana de diálogo para seleccionar un tipo de expediente antes de mostrar la ventana del expediente.
• Abrir. Esta opción abrirá el expediente seleccionado en la ventana de expedientes. Esta es la opción estándar que utilizará cuando comience a trabajar con un caso existente. También es posible abrir un expediente hacienda doble-click sobre él.
• Añadir. Esta opción permite añadir contenido a un expediente sin necesidad de abrirlo.
• Imprimir. Esta opción abrirá la ventana de selección de informes, a través dela cual es posible seleccionar e imprimir los informes asociados a los expedientes.
• Editar (agregado en la relación de opciones adicionales). Esta opción abre una ventana de diálogo que permite editar la información básica del expediente.
• Añadir sub-expediente. Esta opción crea un nuevo expediente manteniendo la referencia del expediente seleccionado. El comportamiento de esta opción es esencialmente igual a la creación de un nuevo expediente mediante la opción “nuevo”, pero en este caso la referencia del caso seleccionado se incluye como parte de la información básica del nuevo expediente creado.
• Archivar. Esta opción actualiza el estatus de un expediente a “archivado”. Se recomienda marcar como archivados todos los expedientes finalizados y mantener como abiertos sólo aquellos que están en curso.
• Reabrir. Esta opción actualiza el estatus de un expediente archivado a “abierto”.
• Duplicar. Esta opción crea un nuevo expediente como un duplicado del expediente seleccionado. Toda la información y contenidos del expediente original se duplican en el nuevo expediente.
• Autorización. Esta opción abre una ventana de diálogo a través de la cual es posible gestionar los derechos de acceso del expediente seleccionado.
• Borrar. Esta opción borra permanentemente un expediente y toda la información que contiene.
Búsqueda avanzada de expedientes
La pantalla de búsqueda avanzada de expedientes permite realizar búsquedas complejas combinando todos los campos de la estructura de datos de los expedientes. Es posible utilizar en las búsquedas los campos adicionales definidos en la configuración de su despacho. Los campos adicionales aparecerán en la parte inferior de la pantalla.
El botón “buscar” realiza la búsqueda utilizando como criterio de búsqueda la combinación de los campos en los que se ha cumplimentado información.
El botón “casos recientes” realiza la misma búsqueda, pero sólo recupera los 25 expedientes que han sido utilizados más recientemente.
El botón “limpiar criterio” borra el contenido de todos los campos de la pantalla de búsqueda.
Si desea cancelar la búsqueda avanzada y regresar a la lista de casos, haga click en el botón marcado con una “X” en la esquina superior derecha de la pantalla de búsqueda.
El botón “búsquedas almacenadas” muestra la lista de búsquedas almacenadas. Puede realizar la búsqueda simplemente haciendo click en el elemento correspondiente de la búsqueda.
El botón “grabar” abrirá una ventana de diálogo a través de la cual es posible grabar el criterio de búsqueda como una búsqueda almacenada.
La ventana de expedientes
La ventana de expedientes es la pantalla principal de Kleos. Se utiliza para gestionar toda la información y los documentos de los expedientes. La información está organizada en varias pestañas y cajas.
La ventana contiene seis pestañas: General, Documentos, Calendario, Tareas, Actividades y Cálculos. La pestaña general contiene cuatro cajas de datos: Etiqueta, Miembros del despacho, Partes y Campos adicionales. El panel de Notas está disponible en todas las pestañas de la ventana.
Estructura de información de la ventana de expedientes:
• Pestaña general
o Caja de información general
o Caja de miembros del despacho
o Caja de partes del expediente
o Caja de campos adicionales
• Pestaña de documentos
o Caja de explorador de documentos
o Caja de lista de documentos.
• Pestaña de calendario
• Pestaña de tareas
• Pestaña de actividades
o Caja de actividades
o Caja de elementos facturables
• Pestaña de cálculos/facturación
• Caja de notas.
Pestaña general – Panel de información general
El panel de información general contiene los datos descriptivos básicos del expediente, como el tipo, referencia y descripción.
El menú de información general está situado en la esquina superior derecha del panel. Contiene las siguientes opciones:
• Editar. Abre una ventana de diálogo que permite editar la información básica del expediente.
• Imprimir. Abre la ventana de gestor de informes. Puede utilizar esta ventana para generar e imprimir los informes relacionados con los expedientes que están instalados en su configuración de Kleos.
• Sub-expedientes. Está opción se muestra activada sólo si existen otros expedientes relacionados con el expediente actual. El número entre paréntesis indica cuantos otros expedientes están relacionados con el expediente abierto. Al utilizar esta opción se ejecutará una consulta avanzada automática que recuperará la lista de expedientes relacionados con el expediente actual.
• Actualizar y Actualizar todo recupera la información actualizada del expediente de la base de datos. Diferentes usuarios del despacho puede trabajar simultáneamente con el mismo expediente. Esta opción actualiza los datos permitiendo ver los cambios realizados por otros usuarios.
El comportamiento de los botones “Añadir sub-expediente”, “Archivar”, “Reabrir”, “Duplicar”, “Autorizaciones” y “Borrar” es idéntico a las opciones equivalentes del menú disponible en la lista de expedientes (para más información consulte el apartado La pantalla de expedientes).
Pestaña general – Panel de miembros del despacho
El panel “miembros del despacho” incluye la relación de personas del despacho que están implicadas en la resolución del expediente. Esta información no está necesariamente relacionada con las autorizaciones del caso. Las autorizaciones describen los usuarios autorizados a acceder a la información del caso. Los miembros del despacho son una lista de personas (contactos) que trabajan en el caso y que pueden no ser usuarios de Kleos.
El menú de miembros del despacho está situado en la esquina superior derecha del panel. A través de este menú es posible:
• Añadir un nuevo contacto a la lista de miembros del despacho.
• Editar la función del miembro del despacho seleccionado.
• Eliminar el miembro del despacho seleccionado del expediente.
Pestaña general – Panel de partes del expediente
El panel de partes contiene la relación de las partes del expediente. Es posible definir diferentes tipos de partes y relaciones entre las partes. Por ejemplo, es posible definir la parte opuesta y el abogado de la parte opuesta, incluyendo la relación entre ambas partes “abogado de…”.
El menú de partes del expediente está situado en la esquina superior derecha del panel. Es posible realizar las siguientes operaciones:
• Añadir parte. Esta opción abre una ventana de diálogo que permite definir una parte del expediente, seleccionado el tipo de parte y el contacto. Es posible crear un nuevo contacto sobre la marcha si no estuviera registrado previamente en la base de datos. También es posible incluir direcciones adicionales si es necesario.
• Editar parte. Esta opción abre una ventana de diálogo que permite modificar la función de la parte en el expediente, incluir direcciones adicionales o editar las relaciones entre partes.
• Añadir contacto relacionado. Esta opción permite definir como parte a un contacto relacionado con la parte seleccionada.
• Editar contacto. Esta opción abre la ventana de contactos para editar la información del contacto. Es importante recordar que las partes del expediente son tan sólo referencias a los contactos registrados en Kleos. Si desea cambiar el nombre de una parte del expediente, tendrá que cambiar su nombre como contacto.
• Mostrar expedientes (activos/todos). Esta opción genera una búsqueda avanzada automática que recupera la lista de expedientes en las que la parte seleccionada ha sido incluida como parte.
• Borrar. Esta opción elimina la parte seleccionada como parte del expediente.
Pestaña general – Campos adicionales
Si su instalación de Kleos incluye campos adicionales para los expedientes, podrá acceder a ellos a través de esta pestaña:
Puede obtener más información acerca de cómo definir y configurar campos adicionales en el manual del administrador y el apartado campos adicionales de la pantalla de configuración.
Pestaña de documentos
La pestaña de documentos contiene el explorador de documentos y la lista de documentos.
El explorador de documentos está situado a la izquierda. Contiene la estructura de carpetas virtuales. El número entre paréntesis indica cuantos documentos contiene cada carpeta. Por defecto la pestaña de documentos muestra todos los documentos del expediente, representados por una carpeta virtual denominada “todas las carpetas. Seleccione una carpeta si desea visualizar sólo los documentos de dicha carpeta.
Los documentos son asignados a una carpeta cuando se crean o se importan. Para cambiar la carpeta de un documento seleccione la opción “Propiedades” del menú, Esta opción está ubicada en la opción “Más” del menú.
Es posible configurar la estructura de las carpetas virtuales. Para ello, navegue a la pestaña de documentos de la pantalla de configuración. En la sección “Otros” encontrará el botón “carpetas de documentos”. Haga click sobre él para configurar su estructura de carpetas virtuales.
El menú de la pestaña de documentos de la ventana del expediente contiene las mismas opciones que la pantalla de documentos (vea el apartado Pantalla de documentos). Cuando estas funciones son utilizadas desde la pestaña de documentos de la ventana de expedientes, el expediente está siempre pre-seleccionado. Por ejemplo, si utiliza la función nuevo documento desde esta pestaña, el documento será creado en el expediente abierto. Cuando utilice la misma función desde la pantalla de documentos el expediente estará en blanco y deberá seleccionarlo antes de crearlo.
Es posible reemplazar el expediente por otro expediente definido como sub-expediente del actual.
Hay dos funciones disponibles en la pestaña de documentos de la ventana de expedientes que no están disponibles en la pantalla de documentos:
• Importar carpeta. Esta opción abre una ventana de diálogo que permite seleccionar una carpeta del sistema de ficheros de su ordenador. Todos los documentos de la carpeta serán importados en Kleos y subidos a la nube.
• Sub-expedientes. Realiza una búsqueda avanzada automática para recuperar la lista de todos los documentos incluidos en el expediente actual y todos los sub-expedientes relacionados con él. El resultado de la búsqueda será mostrado en la pantalla de documentos.
Pestaña de calendario
La pestaña de calendario contiene la lista de eventos de calendario y citas relacionadas con el expediente. El diseño de la lista puede configurarse tal y como se describe en el apartado de Elementos comunes.
El menú de la pestaña del calendario contiene las mismas opciones que el menú de la pantalla de calendario (ver el apartado Pantalla de calendario). Cuando se utiliza desde aquí el expediente está siempre pre-definido. Cuando se utilizan las funciones equivalentes desde la pantalla de calendario el expediente está vacío y deberá seleccionarlo.
La función sub-expedientes del menú de la pestaña de calendario no está disponible en la pantalla del calendario. Esta opción realiza una búsqueda avanzada de los eventos de calendario y citas asignadas al expediente actual y los expedientes relacionados.
Pestaña de tareas
La pestaña de tareas contiene la lista de tareas relacionadas con el expediente. Como en todas las demás listas de Kleos, puede configurar el diseño de la lista tal y como se describe en el apartado Elementos comunes.
El menú de la pestaña de tareas del expediente contiene las mismas opciones que el menú de la pantalla de tareas (ver el apartado Pantalla de tareas). Cuando se utiliza desde aquí el expediente está siempre pre-definido. Cuando se utilizan las funciones equivalentes desde la pantalla de tareas el expediente está vacío y deberá seleccionarlo.
La función sub-expedientes del menú de la pestaña de tareas no está disponible en la pantalla general del tareas. Esta opción realiza una búsqueda avanzada de las tareas del expediente actual y los expedientes relacionados.
Pestaña de actividades
La pestaña de actividades contiene la lista de actividades asociadas al expediente. La parte superior de la pestaña contiene las actividades. La parte inferior contiene los elementos facturables. A la derecha podrá encontrar un resumen financiero, conteniendo los importes agregados de las tarifas, gastos y reembolsos descritos en las actividades y los elementos facturables del expediente.
El menú de la pestaña de actividades del expediente contiene las mismas opciones que el menú de la pantalla de actividades (ver el apartado Pantalla de actividades). Cuando se utiliza desde aquí el expediente está siempre pre-definido. Cuando se utilizan las funciones equivalentes desde la pantalla de tareas el expediente está vacío y deberá seleccionarlo.
La función sub-expedientes del menú de la pestaña de actividades no está disponible en la pantalla general del actividades. Esta opción realiza una búsqueda avanzada de las actividades del expediente actual y los expedientes relacionados.
Pestaña de facturación
La pestaña de facturación se utiliza para generar facturas. Es posible generar facturas desde actividades existentes, pero también es posible definir las actividades sobre la marcha para crear las facturas.
Pestaña de elementos facturables
La pestaña de elementos facturables contiene la lista de elementos facturables asociados al expediente que no han sido facturados.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nueva factura. Esta opción permite crear una nueva factura utilizando actividades existentes o creando nuevas actividades sobre la marcha. Para completar la creación de la factura será necesario seleccionar una contabilidad y un libro contable antes de seleccionar los elementos facturables.
• Nueva nota de crédito. Esta opción permite crear una nueva nota de crédito. Las notas de crédito de Kleos tienen una estructura estándar pre-determinada. La nota de crédito sólo podrá ser creada una vez que se defina su importe.
• Nueva nota de provisión. Esta opción permite crear una nueva nota de provisión. Al igual que sucede con las notas de crédito, las notas de provisión de Kleos tienen una estructura estándar. En la nota de provisión es posible especificar importes separados para reembolsos, tarifas y gastos.
• Editar. Abre la actividad seleccionada para su edición.
• Marcar como facturado. Marca el elemento facturable seleccionado como facturado. Al hacer esto se impide su inclusión posterior en una factura.
• Imprimir. Esta opción abre la ventana del visor de informes mostrando la lista de informes relacionados con los elementos facturables. Esta ventana se utiliza para seleccionar, generar e imprimir los informes.
• Añadir gastos/reembolsos/provisiones externos. Esta opción permite definir gastos, reembolsos y provisiones con la particularidad de que es posible definirlos para una fecha anterior a la fecha actual.
• Importar provisiones. Esta opción recupera la información de provisiones del sistema de contabilidad y asociarlas al expediente abierto.
• Opciones. Esta opción permite definir una contabilidad por defecto para el expediente a vierto. Es posible también definir condiciones de acuerdos especiales de precios para el cliente asociado al expediente.
• Actualizar. Esta opción actualiza la lista de elementos de la pantalla.
• Borrar. Esta opción permite borrar el elemento facturable seleccionado, pero sólo en el caso de que no haya sido incluido previamente en una factura.
Pestaña de documentos de facturación
La pestaña de documentos contiene la lista de documentos de facturación asociados al expediente abierto.
La mayor parte de las opciones del menú son equivalentes a las que se encuentran en el menú de la pestaña de elementos facturables. Esto sucede en las opciones de nueva factura, nueva nota de crédito, nueva nota de provisión, imprimir, opciones y actualizar.
Las opciones específicas de esta pestaña son:
• Nueva nota de crédito de reversión. Esta opción permite crear una nueva nota de crédito de reversión para la factura seleccionada.
• Generar documento. Genera un nuevo documento de facturación a partir de la relación de plantillas disponibles.
• Enviar. Envía el documento seleccionado por correo electrónico. Sólo se pueden enviar aquellos documentos de facturación que han sido marcados como definitivos.
• Ver documento. Esta opción abre una copia de sólo lectura del documento de facturación utilizando para ello el visor de documentos PDF que tenga configurado en su ordenador por defecto.
• Abrir entrada de contabilidad. Esta opción abre la entrada de contabilidad asociada al documento de facturación en la pantalla de contabilidad.
Pestaña de clientes
La pestaña de clientes contiene el resumen de todas las facturas, notas de provisión y notas de crédito agregadas por cliente.
Las opciones del menú diferentes de los disponibles en las pestañas de elementos de facturación y documentos son las siguientes:
• Añadir. Esta opción añade un nuevo cliente como receptor potencial de documentos de facturación en el contexto del expediente abierto. Es posible incluir un código de referencia asociado al cliente.
• Editar. Esta opción permite modificar el código de referencia del cliente seleccionado.
• Borrar. Esta opción elimina el cliente seleccionado de la lista de receptores potenciales de documentos de facturación en el contexto del expediente abierto. Sólo es posible eliminar un cliente de esta lista si no tiene asignado ningún documento de facturación.
• Documentos del expediente. Esta opción realiza una búsqueda avanzada que permite recuperar todos los documentos de facturación relacionados con el cliente seleccionado, incluyendo en la búsqueda tanto el expediente actual como otros expedientes almacenados en Kleos.
Pestaña de cálculos
La pestaña de cálculos permite calcular tablas de pagos y amortizaciones asociadas a préstamos y pagos aplazados.
El menú de la pestaña de cálculos contiene los siguientes elementos:
• Nuevo cálculo de intereses. Esta opción permite definir una nueva tasa de interés para el expediente abierto. La tasa de interés será utilizada para calcular la planificación de los pagos y amortizaciones.
• Nuevo cálculo de deuda. Es opción permite definir una nueva tasa de deuda para el expediente abierto.
• Nuevo índice de cálculo. Esta opción permite incluir un nuevo valor de índice de cálculo para el expediente activo.
• Editar. Esta opción abre el elemento seleccionado en una ventana de diálogo para su edición.
• Imprimir. Esta opción genera un informe de cálculo de pagos y amortización. El informe es mostrado en pantalla y puede ser impreso.
• Actualizar. Esta opción actualiza los datos mostrados en pantalla.
• Borrar. Esta opción borra el elemento seleccionado.
• Delete. This option deletes the selected element from the list.
Panel de notas
El panel de notas se encuentra a la derecha de la ventana expediente. Las notas son textos breves y sin estructura que pueden utilizarse como recordatorios, apuntes o comentarios asociados al expediente abierto.
Es posible ocultar el panel de notas utilizando la pequeña fleche situada entre los dos paneles.
En la esquina superior derecho del panel se encuentran tres iconos, que permiten:
• añadir una nueva nota,
• editar la nota seleccionada y
• Eliminar la nota seleccionada.
El panel de notas está disponible en todas las pestañas de la ventana de expedientes.
La pantalla de contactos
La pantalla de contactos contiene la lista de contactos registrados en Kleos. Es posible configurar el diseño de la lista tal y como se describe en el apartado de Elementos comunes.
La caja de búsquedas permite localizar contactos por su nombre. Puede utilizar el nombre, los apellidos o la razón social de la empresa. Utilice la caja desplegable para recuperar las últimas búsquedas realizadas y las búsquedas almacenadas en la base datos.
La búsqueda avanzada permite realizar búsquedas complejas para localizar contactos. Es posible combinar todos los campos que desee. Es posible además utilizar en las búsquedas los campos adicionales que haya definido para los contactos.
El menú de contactos está situado en la esquina superior derecha de la lista. Contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción abre la ventana de contactos para crear un Nuevo contacto.
• Editar. Esta opción abre la ventana de contactos con los datos del contacto seleccionado, permitiendo su actualización.
• Imprimir. Esta opción abre la ventana del gestor de informes. Puede utilizar esta ventana para generar e imprimir los informes asociados a los contactos que tenga definidos en su configuración de Kleos.
• Mostrar expedientes. Esta opción ejecuta una búsqueda avanzada en la que se mostrará la lista de expedientes que contenga el contacto seleccionado como una de las partes del expediente.
• Importación de Outlook. Esta opción permite importar en Kleos la lista de contactos que tenga registrados en Outlook. Esta opción requiere de la instalación del plug-in de Kleos para Outlook.
• Desactivar. No es posible borrar un contacto que haya sido registrado como parte de un expediente. Por otra parte, en algunas ocasiones puede ser necesario impedir el uso de un contacto que ya no está en uso. Los contactos desactivados no serán mostrados en las búsquedas estándar, evitando de esta forma que sean utilizados de forma accidental. La búsqueda avanzada dispone de una opción para incluir los contactos desactivados en los resultados.
• Reactivar. Esta opción reactiva un contacto desactivado.
• Borrar. Esta opción elimina el contacto seleccionado. Sólo es posible borrar los contactos que no hayan sido utilizados como partes de expedientes.
Ventana de contactos
La ventana de contactos contiene toda la información asociada a los contactos organizada en siete pestañas.
La pestaña de Información general contiene la información que permite identificar un contacto. Esta información es diferente para personas físicas y jurídicas.
Debajo de la información general se encuentra la dirección principal del contacto. Es posible definir direcciones adicionales en la pestaña de “notas y otras direcciones”.
El panel de contactos de la pestaña de información general contiene los canales de contacto con el contacto. Es posible incluir números de teléfono, números de fax, direcciones de correo, direcciones web e identificadores de Skype.
La pestaña de Información adicional contiene otros campos de información relevante del contacto, como por ejemplo el número de identificación fiscal. Esta información está adaptada a su país específico como parte de la configuración local de Kleos.
La pestaña de Notas y otras direcciones contiene dos paneles:
• El panel de Notas permite incluir texto desestructurado relacionado con el contacto. Es posible añadir, editar y borrar estas notas.
• El panel de Otras direcciones permite registrar direcciones adicionales para el contacto. Es posible registrar tantas direcciones como sea necesario. Es posible añadir etiquetas identificativas a las direcciones adicionales para hacer más sencillo su identificación. Por ejemplo, “residencia de verano” o “oficina del departamento jurídico”.
La pestaña de Contactos relacionados se utiliza para describe relaciones entre diferentes contactos. Las relaciones entre contactos en Kleos son unidireccionales. La pestaña de contactos relacionados contiene dos paneles. El primero contiene los contactos para los que existe una relación definida desde el contacto actual. El segundo contiene los contactos que tienen una relación definida en la que el destinatario es el contacto actual.
La pestaña de Perfiles es muy útil para incluir información adicional asociada a grupos específicos de contactos. Por ejemplo, si el contacto es un cliente probablemente tendrá que registrar información específica asociada sólo a los clientes. Cada vez que añade un perfil a un contacto, los campos específicos asociados al perfil se añadirán a la información del contacto.
La información de cada perfil es definida como un conjunto específico de campos adicionales en la pantalla de configuración (ver apartado Configuración de campos adicionales).
La pestaña de Campos adicionales contiene la información de campos adicionales definida en su instalación de Kleos (ver apartado Configuración de campos adicionales).
La pantalla de Documentos muestra la lista de documentos relacionados con el contacto seleccionado. Es posible utilizar esta pestaña para trabajar con los documentos de la misma forma que usted trabaja habitualmente con los documentos de la ventana de expedientes o la pantalla de documentos. Por favor, consulte las funcionalidades disponibles en el apartado Pantalla de documentos.
La pantalla de calendario
La pantalla de calendario contiene diferentes elementos orientados a proporcionar una visión clara de la planificación y el trabajo pendiente.
El centro de la pantalla contiene una vista tradicional del calendario. En la parte superior central de la pantalla podrá encontrar los controles que permiten configurar el aspecto del calendario. Es posible elegir entre diferentes vistas: Diaria, Semana laboral (de lunes a viernes), Semanal (de lunes a domingo), Mensual y Agenda. La vista de Agenda combina información del calendario y las tareas. Muestra los siguientes eventos de calendarios y las tareas pendientes. El botón “Hoy” muestra la agenda del día actual.
En la izquierda de la pantalla puede encontrar una vista global del calendario incluyendo cuatro meses. Puede utilizar esta vista para seleccionar un día, semana o mes concreto. Los días marcados en negrita indican la existencia de un evento fijado en esa fecha.
En Kleos es posible consultar simultáneamente la agenda de dos usuarios. Para ello tiene en primer lugar que configurar el calendario en la vista de un único día. Bajo la cabecera del panel del calendario podrá encontrar dos cajas que identifican los propietarios de la agenda. Si selecciona dos usuarios diferentes Kleos le mostrará ambas agendas.
A la derecha de la pantalla se encuentra la lista de tareas pendientes y vencimientos. Puede utilizar la caja situada bajo la cabecera para aplicar diferentes filtros a la lista.
La pantalla de calendario no incluye una caja de búsqueda rápida. La opción de búsqueda abrirá una ventana de búsqueda avanzada. Los resultados de las búsquedas serán mostrados en forma de lista.
El menú del calendario contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción abre la ventana de eventos para crear un nuevo evento de calendario o una cita.
• Editar. Esta opción abre la ventana de evento de calendario incluyendo la información del evento seleccionado. Es posible editar toda la información del evento, incluyendo la fecha y hora a las que está programado.
• Añadir/Nuevo documento. Esta opción permite crear un nuevo documento DOC o DOCX utilizando una plantilla. Es necesario asignar el documento a un expediente antes de crearlo. Es posible elegir la hoja de estilo y la plantilla. El documento se abrirá utilizando el editor de textos configurado por defecto en su ordenador. Una vez grabado el documento será cargado automáticamente en la nube.
• Añadir/Nuevo correo. Esta opción crea y envía un correo electrónico utilizado opcionalmente una plantilla. Deberá asignar el correo a un expediente antes de redactarlo y enviarlo.
• Añadir/Nuevo memorándum. Esta opción crea un nuevo memorándum utilizando el editor de textos interno de Kleos. Es posible asignar opciones de seguimiento al memorándum.
• Imprimir. Esta opción abre la ventana del gestor de informes. Puede utilizar esta ventana para generar e imprimir los informes asociados a los eventos de calendario que tenga definidos en su configuración de Kleos.
• Copiar a una nueva fecha. Esta opción crea una copia del evento de calendario seleccionado en la fecha y hora que elija. La descripción del evento copiado incluye por defecto una indicación de que dicho evento es una copia de un evento previo.
• Abrir expediente. Esta opción abre el expediente relacionado con el evento de calendario o la cita.
• Ir a. Esta opción permite navegar rápidamente a una fecha diferente del calendario.
• Sincronización con Outlook. Si tiene Outlook instalado en su ordenador y ha sido previamente configurado en Kleos, esta opción el permite sincronizar los eventos de calendario y las tareas entre Kleos y Outlook.
• Borrar. Esta opción borra el evento de calendario seleccionado.
Ventana de eventos
La ventana de eventos se utiliza para crear o editar eventos de calendario. La ventana contiene dos pestañas: evento y notas. La primera (evento) contiene toda la información relevante del evento. La segunda (notas) permite añadir notas de texto sin estructura que quedarán asociadas al evento de calendario.
Puede indicar el tipo de evento utilizando el campo Tipo. En Kleos, desde un punto de vista práctico, no hay diferencias entre reuniones, citas o audiencias. Todos ellos son diferentes tipos de eventos de calendario.
Bajo la cabecera de c ampos adicionales se encuentran cinco botones:
• Nueva tarea.
• Nueva cita.
• Nueva actividad.
• Nuevo documento.
• Nuevo correo electrónico.
Estos botones permiten crear elementos relacionados con el nuevo evento. Poor ejemplo. Si activa el botón de nueva tarea, después de grabar el evento Kleos generará una nueva tarea a través de la ventana de diálogo correspondiente. Es posible combinar estos botones de la forma que considere conveniente.
La pestaña de notas incluye tres funciones básicas:
• Añadir. Esta opción crea una nueva nota de texto utilizando el editor básico interno de Kleos.
• Editar. Esta opción permite editar la nota de texto seleccionada.
• Borrar. Esta opción borra la nota de texto seleccionada.
Pantalla de tareas
La pantalla de tareas contiene la lista de tareas. Puede utilizar los filtros situados en la parte superior central de la pantalla para organizar la lista. Es posible mostrar las tareas pendientes, todas las tareas, las tareas asignadas a su usuario o las tareas de todos los usuarios. La estructura de autorizaciones definida en la configuración de Kleos determina las tareas de otros usuarios que usted podrá ver y las tareas suyas que otros usuarios podrán ver.
La caja de búsqueda localiza tareas utilizando como criterio el título y la descripción de la tarea. La búsqueda avanzada es similar a otras bçusquedas avanzadas de Kleos. Permite combinar todos los campos para realizar búsquedas complejas.
Como sucede en otras pantallas de Kleos es posible reutilizar búsquedas previas o guardar el criterio de búsqueda para utilizarlo posteriormente.
El menú de tareas contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción abre la ventana de tareas para crear una nueva tarea.
• Editar. Esta opción abre la ventana de tareas con la información de la tarea seleccionada para su actualización.
• Marcar como completada. Esta opción marca la tarea seleccionada como hecha. Las tareas marcadas como completadas no volverán a ser mostradas en la lista como tareas pendientes.
• Añadir/Nuevo documento. Esta opción permite crear un nuevo documento DOC o DOCX utilizando una plantilla. Es necesario asignar el documento a un expediente antes de crearlo. Es posible elegir la hoja de estilo y la plantilla. El documento se abrirá utilizando el editor de textos configurado por defecto en su ordenador. Una vez grabado el documento será cargado automáticamente en la nube.
• Añadir/Nuevo correo. Esta opción crea y envía un correo electrónico utilizado opcionalmente una plantilla. Deberá asignar el correo a un expediente antes de redactarlo y enviarlo.
• Añadir/Nuevo memorándum. Esta opción crea un nuevo memorándum utilizando el editor de textos interno de Kleos. Es posible asignar opciones de seguimiento al memorándum.
• Imprimir. Esta opción abre la ventana del gestor de informes. Puede utilizar esta ventana para generar e imprimir los informes asociados a las tareas que tenga definidos en su configuración de Kleos.
• Abrir expediente. Esta opción abre el expediente asociado a la tarea seleccionada.
• Sincronización con Outlook. Si tiene Outlook instalado en su ordenador y ha sido previamente configurado en Kleos, esta opción el permite sincronizar los eventos de calendario y las tareas entre Kleos y Outlook.
• Borrar. Esta opción borra la tarea seleccionada.
Ventana de tareas
La ventana de tareas se utiliza para crear nuevas tareas o editar tareas existentes. La ventana contiene dos pestañas: tareas y notas. La primera (tareas) contiene toda la información relevante acerca de la tarea. La segunda (notas) permite añadir notas de texto relacionadas con la tarea.
Al igual que en la ventana de eventos de calendario, es posible encontrar cinco botones bajo el epígrafe campos adicionales:
• Nueva tarea.
• Nueva actividad.
• Nueva cita.
• Nuevo documento.
• Nuevo correo electrónico.
Funcionan exactamente de la misma forma que en la ventana de evento de calendario (ver apartado Ventana de eventos).
La pestaña de notas incluye tres funciones básicas:
• Añadir. Esta opción crea una nueva nota de texto utilizando el editor básico interno de Kleos.
• Editar. Esta opción permite editar la nota seleccionada.
• Borrar. Esta opción borra la nota seleccionada.
La pantalla de documentos
La pantalla de documentos muestra la lista de documentos almacenados en Kleos. Es posible configurar el diseño de la lista utilizando las funciones estándar de Kleos descritas en el apartado Elementos comunes.
En la parte superior central de la pantalla se encuentran los filtros rápidos. Utilícelos para obtener los documentos utilizados recientemente o todos los documentos.
La caja de búsqueda permite buscar documentos por su nombre y descripción. Es posible utilizar la caja desplegable anexa para recuperar las últimas búsquedas y las búsquedas almacenadas.
La búsqueda avanzada permite combinar todos los campos de los documentos para realizar búsquedas complejas. Es posible filtrar los resultados de la búsqueda por tipo de documento. También es posible realizar búsquedas basadas en los contenidos de los documentos.
El menú de documentos está situado en la esquina superior derecha de la lista de documentos. Contiene las siguientes opciones:
• Nuevo documento. Esta opción permite crear un Nuevo documento DOC o DOCX utilizando una plantilla. El documento debe ser asignado a un expediente antes de crearlo. Es posible elegir la hoja de estilo y la plantilla. El documento generado se abrirá para su edición utilizando el editor de textos que tenga configurado por defecto en su ordenador. El documento será cargado en la nube cuando cierre el editor grabando los cambios.
• Nuevo correo. Esta opción crea y envía un correo electrónico utilizando opcionalmente una plantilla. Deberá especificar el expediente antes de escribir el correo.
• Nuevo memorándum. Esta opción crea un nuevo memorándum utilizando el editor de textos interno de Kleos. Es posible asignar opciones de seguimiento al memorándum.
• Nueva acta. Esta opción crea una nueva acta utilizando el editor básico interno de Kleos. Es posible incluir contactos asociados al acta. También es posible asignar opciones de seguimiento al acta una vez creada.
• Importar fichero. Esta opción abre una ventana de diálogo para importar un fichero en Kleos. Para subir el fichero a la nube deberá seleccionar un expediente y elegir un fichero. También es posible importar ficheros utilizando la función arrastrar y soltar.
• Importar correo. Esta opción conecta Kleos con los servidores de correo de las cuentas que tenga registradas en Kleos y muestra la relación de correos almacenados en el servidor en cada cuenta. Para importar el correo electrónico como documento deberá seleccionarlo de la lista de correos y asignarlo a un expediente.
• Editar. Esta opción descarga el documento seleccionado de la nube y lo abre abriendo el programa configurado en su ordenador para gestionar los archivos de la extensión del archivo seleccionado. Si edita un archivo DOC o DOCX Kleos lo abrirá utilizando su editor de textos. Si el documento es un memorándum o un acta, Kleos utilizará su editor interno básico. El documento actualizado será cargado en la nube cuando termine de trabajar con él y lo cierre guardando los cambios.
• Ver. Esta opción descarga una copia del documento seleccionado y lo abre utilizando el software adecuado. Cuando se utiliza esta opción, el documento original en la nube no será actualizado con los cambios que realice en el documento.
• Enviar. Esta opción es equivalente a “nuevo correo”, pero en este caso el fichero seleccionado es incluido como un archivo anexo en el correo electrónico. Si el archivo seleccionado no es un fichero PDF, Kleos ofrecerá la opción de transformarlo en un PDF y enviar el PDF en lugar del fichero original editable.
• Editar y cerrar seguimiento. Esta opción permite gestionar los seguimientos asignados al documento seleccionado. La opción editar permite crear un nuevo seguimiento o modificar un seguimiento existente. La opción cerrar eliminará los seguimientos asignados al documento seleccionado.
• PDF/Crear. Esta opción sólo está activa cuando el documento seleccionado es de tipo DOC o DOCX. Al utilizarla se crea una copia del documento seleccionado en formato PDF. La versión PDF se almacena como un complemento del documento DOC o DOCX original. Por defecto los documentos PDF son generados de forma local por su ordenador y cargados a continuación en la nube. Para ello necesita tener una impresora virtual instalada con capacidad para generar ficheros PDF (por ejemplo PDFCreator). Es posible configurar Kleos para generar el archivo PDF utilizando un generador PDF genérico instalado en la nube de Kleos. Esta opción se activa en la pantalla de Configuración, pestaña General, botón Mis preferencias y pestaña Documentos.
• PDF/Ver. Esta opción permite ver la versión en PDF de un documento. El archivo PDF debe haber sido creado previamente utilizando la función PDF/Crear.
• PDF/Borrar. Esta opción elimina la versión en PDF de un documento creara previamente con la función DPF/Crear.
• Propiedades. Esta opción abre una ventana de diálogo que puede utilizarse para modificar el nombre, descripción o expediente dl documento seleccionado.
• Imprimir. Esta opción permite imprimir el documento seleccionado.
• Copiar. Esta opción permite crear una copia local de un documento. Deberá escoger la carpeta del sistema de archivos de su ordenador mediante una ventana de diálogo. Es posible seleccionar varios documentos y realizar copias locales de todos ellos en un solo paso. En este caso todos los documentos seleccionados se copiarán en la misma carpeta de su sistema de archivos.
• Duplicar. Esta opción crea una copia en Kleos del archivo seleccionado.
• Autorizaciones. Esta opción permite gestionar los derechos de acceso del documento seleccionado. Es posible autorizar o restringir los accesos para cada documento de la base de datos.
• Historial. Esta opción muestra una ventana de diálogo que incluye la relación de eventos de edición realizados sobre el documento seleccionado.
• Informes. Esta opción abre la ventana de selección de informes. A través de esta ventana es posible generar e imprimir informes relacionados con los documentos.
• Actualizar. Esta opción actualiza la lista de documentos. La lista actualizada conservará el mismo criterio de búsqueda aplicado antes de la actualización.
• Chequear. Esta opción comprueba si el documento seleccionado está siendo editado. En caso de que sea así, la versión actualizada (abierta en su editor de textos) será subida a la nube reemplazando a la versión almacenada en Kleos.
• Deshacer cambios. Esta opción comprueba si el documento seleccionado está siendo editado. En caso de que sea así, los cambios realizados en su editor son descartados y el documento almacenado en la nube es descargado y abierto nuevamente en su editor de textos.
• Borrar. Esta opción borra el documento seleccionado.
La forma recomendada para importar documentos en Kleos es mediante la función arrastrar y soltar. Simplemente arrastre los documentos y déjelos caer en Kleos. Si deposita el documento sobre una pantalla de expediente, el documento será asignado automáticamente al expediente. Si deja caer el documento sobre la pantalla de documentos, entonces tendrá que asignar el expediente mediante.
Es posible arrastrar y soltar varios documentos a la vez. Seleccione los documentos en su ordenador y deposítelos sobre Kleos. Kleos le permitirá escoger si desea importar los documentos uno a uno mediante ventanas de diálogo diferentes, lo que permite asignar cada documento a un expediente diferente, o todos ellos de una sola vez mediante la opción de “importación masiva”. Esta opción asignará todos los documentos al mismo expediente.
Pantalla de actividades
La pantalla de actividades contiene la lista de actividades y elementos facturables. Consulte el apartado Gestión de actividades para saber más sobre la diferencia entre actividades y elementos de facturación.
En la parte superior central de la pantalla podrá encontrar los filtros rápidos. Son una forma muy efectiva re recuperar las actividades que necesite gestionar. Así, puede mostrar todas las actividades, las actividades del mes en curso o las actividades del día. También es posible filtrar las actividades para visualizar sólo las suyas o las de todos los usuarios. Kleos mostrará solo las
actividades de los usuarios para los que tenga autorización, en función de la configuración de Kleos en su despacho.
Puede alternar entre actividades y elementos de facturación utilizando las pestañas situadas en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
La caja de búsqueda permite localizar actividades por su tipo y descripción. Puede recuperar las últimas búsquedas y las búsquedas almacenadas utilizando la caja desplegable. La búsqueda avanzada permite combinar todos los campos de información de las actividades para realizar búsquedas complejas. Es posible grabar los criterios de búsqueda para reutilizarlos más tarde.
El menú de actividades contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción crea una nueva actividad a través de la ventana de actividades.
• Hoja de actividades. Esta opción abre la hoja de actividades (ver el apartado Hoja de actividades).
• Edit. Esta opción abre la actividad seleccionada para su edición en la ventana de actividades.
• Imprimir. Esta opción abre la ventana de selección de informes, a través de la cual es posible seleccionar, generar e imprimir los informes relacionados con actividades y elementos de facturación que estén instalados en su configuración de Kleos.
• Abrir expediente. Esta opción abre el expediente relacionado con la actividad seleccionada.
• Recalcular. Esta opción está disponible sólo en la pestaña de actividades (no está disponible en elementos facturables). A través de esta opción es posible seleccionar una nueva tabla de tarifas para la actividad seleccionada y recalcular el valor monetario de los elementos facturables incluidos en la actividad.
• Marcar como facturada. Esta opción marca la actividad o elemento facturable seleccionado como facturado, con lo que se excluirá de posteriores procesos de facturación.
• Borrar. Esta opción borrará la actividad o elemento facturable seleccionado.
Ventana de actividades
La ventana de actividades se utiliza para crear y editar actividades. La parte superior de la ventana contiene la información de la actividad. La parte inferior contiene la lista de elementos facturables incluidos en la actividad.
Desde un punto de vista técnico no hay límite en el número de elementos facturables que pueden ser incluidos en una actividad. Por otra parte, cada tipo de actividad se compone de un conjunto lógico y limitado de elementos facturables. Kleos incluye por defecto un conjunto estándar de actividades. Cada una de ellas está pre-configurada con un conjunto lógico de elementos facturables. Esta configuración puede personalizarse a través de la pantalla de configuración (ver Configuración de actividades en el Manual del administrador).
El menú de elementos facturables contiene las siguientes opciones:
• Añadir tarifa. Crea un nuevo elemento facturable de tipo tarifa.
• Añadir gasto. Crea un nuevo elemento facturable de tipo gasto.
• Borrar. Borra el elemento facturable seleccionado.
• Recalcular todo. Recalcula el valor económico total de la actividad.
• Restaurar tarifa. Esta opción sólo se activa si modifica la tarifa de uno de los elementos facturables. La opción restaura el valor original de todas las tarifas de la actividad que han sido modificadas.
Para editar un elemento facturable de la lista, simplemente haga click en él y modifique los valores de los campos.
La ventana de actividades es ligeramente diferente cuando la utiliza para crear o para editar actividades. Cuando la utiliza para crear aparece un nuevo botón al lado del botón “OK”. El botón “OK-Nuevo” graba la actividad actual y abre una nueva ventana vacía de actividad.
La hoja de actividades
La hoja de actividades es la forma más rápida de registrar un conjunto de actividades. En muchos despachos la labor de registrar las actividades es realizada por el abogado o un asistente como una tarea en bloques, una vez a la semana o una vez al mes. La hoja de actividades es una herramienta de entrada de datos más rápida que la ventana de actividades estándar. Ha sido diseñada para potenciar la productividad de la tarea de introducción de datos de facturación.
La ventana muestra una lista que incluye tanto las actividades como los elementos facturables en una estructura de árbol. Es muy fácil trabajar con la hoja de actividades, pero es aconsejable seguir una aproximación sistemática (ver el apartado Gestión de actividades en el Manual de usuario)
El menú de la hoja de actividades contiene las siguientes opciones:
• Nueva actividad. Esta opción crea una actividad del tipo seleccionado y sus elementos facturables correspondientes tal y como esté configurado en su instalación de Kleos.
• Nuevo elemento facturable. Esta opción crea un elemento facturable del tipo seleccionado y lo asigna a la actividad seleccionada. Es posible incluir en una actividad tantos elementos facturables como se desee.
• Definir estado de facturación. Esta opción actualiza el estatus de una actividad como facturada o no facturada.
• Borrar. Esta opción borra la actividad o el elemento facturable seleccionado.
• Definir tipo de trabajo. Esta opción actualiza el tipo de una actividad como normal o urgente.
• Expandir todo. Esta opción expande el árbol de actividades y elementos de facturación. Como resultado, la lista mostrará todas las actividades y elementos de facturación.
• Colapsar todo. Esta opción colapsa los elementos facturables de las actividades. Como resultado, la lista mostrará sólo las actividades.
Es posible expandir o colapsar los elementos facturables de una actividad hacienda click en la pequeña flecha situada a la izquierda del icono de actividad.
Es posible crear actividades o elementos facturables utilizando los botones situados sobre la lista o atajos de teclado:
• Nueva actividad o Control-A creará una actividad vacía. Los elementos facturables correspondientes serán creados cuando se defina el tipo de actividad.
• Nuevo elemento facturable o Control-B creará un nuevo elemento facturable y lo asignará a la actividad seleccionada. Esta es la forma más práctica de crear un elemento facturable cuyo tipo no forme parte de la definición configurada en su instalación para el tipo de la actividad seleccionada.
La pantalla de facturación
La pantalla de facturación muestra la lista de documentos de facturación. Es posible filtrar la lista por contabilidad y tipo de documento.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nueva factura. Esta opción permite crear una nueva factura utilizando actividades y elementos facturables existentes o creando nuevos. Es necesario seleccionar una contabilidad y un libro contable antes de completar la selección de elementos facturables.
• Nueva factura. Esta opción permite crear una nueva factura utilizando actividades existentes o creando nuevas actividades sobre la marcha. Para completar la creación
de la factura será necesario seleccionar una contabilidad y un libro contable antes de seleccionar los elementos facturables.
• Nueva nota de crédito. Esta opción permite crear una nueva nota de crédito. Las notas de crédito de Kleos tienen una estructura estándar pre-determinada. La nota de crédito sólo podrá ser creada una vez que se defina su importe.
• Nueva nota de provisión. Esta opción permite crear una nueva nota de provisión. Al igual que sucede con las notas de crédito, las notas de provisión de Kleos tienen una estructura estándar. En la nota de provisión es posible especificar importes separados para reembolsos, tarifas y gastos.
• Editar. Abre la actividad seleccionada para su edición.
• Generar documento. Genera un nuevo documento de facturación. Es posible generar el documento a partir de la lista de plantillas instaladas.
• Enviar por correo. Envía el documento de facturación seleccionado por correo electrónico. El documento de facturación debe haber sido marcado como “definitivo”.
• Imprimir. Esta opción permite imprimir el documento de facturación seleccionado
• Abrir expediente. Esta opción abre el expediente relacionado con el documento de facturación seleccionado.
• Ver documento. Esta opción abre una copia de sólo-lectura del documento de facturación seleccionado utilizando el visor de documentos PDF configurado en su ordenador.
• Informes. Esta opción abre la ventana del visor de informes mostrando la lista de informes relacionados con los elementos facturables. Esta ventana se utiliza para seleccionar, generar e imprimir los informes.
• Abrir entrada de contabilidad. Esta opción muestra la entrada de contabilidad relacionada con el documento de facturación seleccionado en la pantalla de contabilidad.
• Copiar. Esta opción realiza una copia local del documento de facturación seleccionado.
• Actualizar. Esta opción actualiza la lista de elementos de la pantalla.
• Borrar. Esta opción permite borrar el elemento facturable seleccionado, pero sólo en el caso de que no haya sido incluido previamente en una factura.
La pantalla de contabilidad
La pantalla de contabilidad contiene toda la información relacionada con el sistema de contabilidad de Kleos. La información está estructurada en diferentes pestañas.
• La pestaña de diarios contiene la lista de diarios. Cada uno de ellos contiene su propia relación de cuentas y movimientos. Es posible aplicar filtros sobre los movimientos para mostrar sólo determinados movimientos y cuentas.
• La pestaña de búsquedas permite realizar búsquedas avanzadas para recuperar movimientos contables.
• La pestaña otros incluye listas de cuentas específicas para cada país.
• La pestaña de informes permite seleccionar, generar e imprimir los informes asociados al sistema de contabilidad que tenga instalados en su configuración local de Kleos.
• La pestaña de exportación contiene la relación de exportaciones de datos realizadas por los usuarios. También se utiliza para realizar nuevas exportaciones. Es posible consultar las cuentas y movimientos incluidos en cada exportación mediante la opción “abrir exportación”.
• La pestaña de recordatorios permite definir recordatorios asociados a la contabilidad. Los recordatorios están asociados a expedientes e incluyen un importe mínimo. El sistema de recordatorios generará alertas cuando el importe pendiente de facturar de un expediente supere el valor definido como importe en el recordatorio.
La pantalla de configuración
Escritorio
La configuración del escritorio permite seleccionar los paneles que aparecerán en la pantalla principal de Kleos.
Es posible configurar el escritorio utilizando cualquier combinación de paneles. Haga click en las cajas para seleccionar o deseleccionar los paneles.
Despacho
La sección de Despacho de la pantalla de configuración se utiliza para configurar la información de su bufete.
Contiene los siguientes elementos:
Despacho
Esta opción muestra la información general del despacho. Los datos del despacho son almacenados en un registro especial de contacto. Haga click en el botón “Abrir” para editar la información. Este botón abrirá una versión especial de la ventana de contactos (ver apartado Ventana de contactos).
Dirección del despacho
Esta opción muestra la lista de direcciones de su despacho. Por defecto Kleos está configurado con una dirección por despacho, pero es posible añadir tantas direcciones como necesite. Para ello, utilice el botón “Nuevo” situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Miembros del despacho
Esta opción muestra la lista de miembros del despacho. Los miembros del despacho son tratados por Kleos como contactos. No es necesario tener registrados todos los miembros del despacho en Kleos. Por otra parte, todos los usuarios de Kleos deben estar registrados como contactos.
La ventana de contactos utilizada para gestionar la información de los miembros del despacho contiene una pestaña adicional (Cuentas) respecto de la ventana estándar de contactos.La pestaña Cuentas es utilizada para identificar la cuenta de usuario de Kleos asignada al miembro del despacho.
El Asistente de cuentas es una herramienta diseñada para facilitar la creación de nuevos miembros de despacho asignando simultáneamente una cuenta de usuario. El asistente sigue un proceso paso por paso para recopilar toda la información necesaria que permite crear el contacto y configurar su cuenta de Kleos.
Grupos de miembros del despacho
Esta opción muestra la lista de grupos del despacho. Para incluir un miembro del despacho en un grupo seleccione el grupo y añada el miembro utilizando el botón correspondiente. Puede definir tantos grupos como sea necesario. La misma persona puede ser incluida en tantos grupos como desee.
Contratos y autorizaciones
Esta opción contiene tres botones
• Administración del contrato. Contiene el resumen del estado de Kleos para su despacho. En la parte inferior de la ventana se muestra el espacio disponible de almacenamiento en la nube para sus documentos.
• Administración de permisos. Este es uno de los principales componentes de la configuración de Kleos. Contiene loss derechos de acceso para cada grupo de usuarios de Kleos. Seleccione el grupo en el panel de la izquierda, a continuación seleccione el área funcional en el panel central y, por último, asigne o elimine los derechos de acceso utilizando el panel central (ver Manual del administrador).
• Información del contrato. Esta opción abre el resumen de sus licencias de Kleos en un navegador web.
Log de actividades
Esta opción muestra el detalle de actividades de los usuarios de Kleos del despacho. Es posible filtrar la lista por usuario e intervalo de fechas.
Expediente
La sección de expedientes de la pantalla de configuración permite definir los tipos de expediente, tipos de partes, las reglas de verificación y los perfiles detallados de acceso a los expedientes.
Contiene las siguientes opciones:
Numeración de expedientes
Esta opción permite definir el formato de numeración de los expedientes. Kleos está configurado por defecto para utilizar dos numeraciones distintas, una para expedientes abiertos y otra para expedientes cerrados. Es posible definir secuencias numéricas adicionales.
El menú de numeración de expedientes contiene tres elementos:
• Nuevo. Esta opción permite definir una nueva secuencia de numeración.
• Editar. Esta opción permite cambiar la configuración de la secuencia de numeración seleccionada.
• Borrar. Esta opción borra la secuencia de numeración seleccionada.
Las secuencias de numeración se construyen combinando diferentes elementos de fecha, separadores y secuencias numéricas. Es posible definir cualquier tipo de secuencia. Para incluir un nuevo elemento haga click en el botón “Añadir” y seleccione el tipo, valor y formato.
Tipos de expedientes
La configuración de los tipos de expedientes es habitualmente uno de los pasos más importantes de la configuración del despacho. La configuración por defecto de Kleos contiene un conjunto reducido de los tipos de expediente más frecuentes. La mayor parte de los despachos necesita definir una lista propia de tipos adecuada a la especialización de la Firma.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite definir un nuevo tipo de expediente.
• Editar. Esta opción permite actualizar la información del tipo de expediente seleccionado.
• Desactivar. Esta opción desactiva el tipo de expediente seleccionado.
• Reactivar. Esta opción está oculta a no ser que el usuario active la opción de mostrar los tipos de expedientes desactivados. La opción permite reactivar un tipo de expediente previamente desactivado.
• Mostrar/ocultar desactivados. Esta opción incluye o excluye de la lista los tipos de expedientes desactivados.
Es posible definir campos adicionales para cada tipo de expediente. Los campos adicionales para tipos de expedientes no sobrescriben la configuración de campos adicionales general aplicable a todos los expedientes (ver apartado Campos adicionales de expedientes). Los campos a nivel de tipo de expediente son una definición complementaria. Si ha definido campos adicionales generales para todos los expedientes y define campos específicos para un tipo de expediente, Kleos mostrará ambos conjuntos de campos complementarios para los expedientes de dicho tipo.
La definición de campos adicionales para tipos de expedientes se hace exactamente de la misma forma que la definición de campos adicionales genéricos (ver apartado Configuración de campos adicionales en el Manual del administrador).
Tipos de partes del expediente
La configuración por defecto de Kleos incluye los tipos de parte más frecuentes. Es posible, no obstante, configurar y personalizar la lista de tipos de parte. Los tipos de parte son mostrados en la pantalla de expediente en la misma secuencia mostrada en la lista de tipos de partes de la pantalla de configuración. Es posible desplazar los tipos de parte para ajustar la ordenación de la lista a sus preferencias particulares.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite definir un nuevo tipo de parte.
• Editar. Esta opción permite editar la información del tipo de parte seleccionado.
• Mover arriba/abajo. Estas opciones desplazan el elemento seleccionado en la lista.
• Desactivar. Esta opción desactiva el tipo de parte seleccionado.
• Reactivar. Esta opción está oculta a no ser que el usuario active la opción de mostrar los tipos de partes desactivados. Reactiva un tipo de parte desactivado.
• Mostrar/ocultar desactivados. Esta opción permite elegir si Kleos mostrará u ocultará en esta lista los tipos de parte desactivados.
Es posible definir campos adicionales específicos para cada tipo de parte. La definición de campos adicionales para tipos de parte se hace exactamente de la misma forma que cualquier otro campo adicional (ver Configuración de campos adicionales en el Manual del Administrador).
Reglas de verificación de conflictos
The “conflict check rules” is a mechanism provided by Kleos to alert for potential conflicts of interest between the parties of different cases. Kleos allows defining simple conflict rules establishing that an identity acting as a specific party type cannot be defined in any other case as other specific party type. For instance and identity acting as “opposing party” in one case cannot be defined as client in other different case.
Conflick check rules may be defined as active or inactive. An active rule will prevent the definition of an identity as a party of a case. An inactive rule will display a waring but it will not prevent the definition of the conflicting identity as a party of the case.
The menu contains the following options:
• New. This option allows defining a new conflict check rule.
• Edit. This option allows updating the selected conflict check rule.
• Delete. This option deletes the selected conflict check rule.
Authorization profile
Authorization profiles are pre-defined set of specific access rigths for cases. Kleos can use authorization profiles to handle the case data. Each profile describes the specific permissions granted for each user or group of users. When an authorization profile is assigned to a case, the case inherits automatically all the defined in the profile.
It is possible to assign the same authorization profile to many different cases, making easier the configuration of access rights to cases.
Contacto
Relaciones entre contactos
En Kleos es posible definir cualquier tipo de relación entre dos contactos. La configuración por defecto de Kleos incluye los tipos más frecuentes, pero es posible definir nuevos tipos y añadir personalización adicional sobre los existentes.
El menú de la pantalla contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite definir un nuevo tipo de relación.
• Editar. Esta opción permite actualizar el tipo de relación seleccionado.
• Borrar. Esta opción elimina el tipo de relación seleccionado.
Kleos permite incluir información adicional para describir los tipos de relaciones entre entidades. Por ejemplo, es posible definir la relación “empleado” que describe que un contacto registrado como persona física es empleado de un contacto registrado como empresa. Kleos permite definir campos adicionales como un componente de la relación “empleado”. Por ejemplo, podemos crear campos adicionales para describir la posición y departamento del empleado (ver apartado Configuración de campos adicionales en el Manual del administrador).
Perfiles
Los perfiles se utilizan para describir grupos específicos de contactos que comparten características comunes. Por ejemplo, es posible definir perfiles para abogados, expertos, notarios o cualquier otro tipo de contacto.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite definir un nuevo perfil.
• Editar. Esta opción permite actualizar el perfil seleccionado.
• Borrar. Esta opción elimina el perfil seleccionado.
Los perfiles son muy útiles para registrar información adicional sobre los contactos en función de su tipología. Kleos permite definir campos adicionales para cada perfil, lo que posibilita registrar toda la información relevante del contacto relacionada con su perfil
La información adicional asociada a los perfiles es definida como campos adicionales del perfil (ver Configuración de campos adicionales en el Manual del administrador).
Calendarios, tareas y vencimientos
Tipos de eventos/tareas
La configuración por defecto de Kleos incluye un amplio conjunto de tipos de eventos y tareas. Es posible definir nuevos tipos o personalizar los tipos existentes.
En Kleos los eventos de calendario, las tareas y los vencimientos comparten la misma estructura de datos. Todos ellos son definidos utilizando la misma ventana. La ventana cambia dinámicamente para mostrar la información relevante asociada a uno u otro tipo.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite definir un nuevo tipo de evento o tarea.
• Editar. Esta opción permite actualizar el tipo de evento o tarea seleccionado.
• Borrar. Esta opción borra el tipo de evento o tarea seleccionado.
La ventana de edición es ligeramente diferente para eventos de calendario, tareas y vencimientos. Cuando crea un nuevo tipo Kleos muestra la configuración de campos propia de los eventos de calendario. Si cambia el tipo a evento o vencimiento Kleos cambia la configuración de la ventana.
Las tareas incluyen un campo etiquetado como recordatorio. Kleos mostrará un recordatorio en la bandeja del escritorio cuando la diferencia entre la fecha actual y la fecha límite en días sea igual o inferior al número indicado en este campo.
Kleos maneja los vencimientos como un tipo especial de tarea. Para definir un tipo de vencimiento sólo debe seleccionar el tipo “vencimiento”. La secuencia de tareas relacionadas con el vencimiento será mostrada bajo los campos de genéricos.
La secuencia de tareas asociada a los vencimientos tiene un menú específico:
• Nuevo. Esta opción permite definir una nueva tarea como parte de la secuencia de tareas asociadas al vencimiento. Seleccione el tipo de tarea y los días que deben transcurrir antes de la siguiente tarea.
• Editar. Esta opción permite actualizar la tarea seleccionada de la secuencia.
• Borrar. Esta tarea elimina la tarea seleccionada de la secuencia.
Documentos
Plantillas
Las plantillas son el principal componente de las funciones de generación automática de documentos de Kleos. Las plantillas pueden ser descritas como bloques pre-escritos de documentos que incluyen diferentes etiquetas y metadatos. Kleos combina las plantillas con la información contextual almacenada en la base de datos para componer documentos. Esta función permite ahorrar mucho tiempo en la redacción de documentos.
Por favor, consulte el apartado Configuración de plantillas en el Manual del administrador para aprender más acerca de la definición de plantillas.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Editar. Esta opción abre la plantilla seleccionada utilizando el editor de textos configurado por defecto en su ordenador (habitualmente MS Word).
• Borrar. Esta opción elimina la plantilla seleccionada.
• Importar plantilla. Esta opción permite cargar un archivo desde su ordenador a la nube de Kleos para utilizarlo posteriormente como plantilla.
• Importar plantilla de correo. Esta opción permite cargar un archivo desde su ordenador en la nube para utilizarlo posteriormente como plantilla de correo.
• Import text block. This option allows uploading a file from your computer to Kleos to be used as a text block. Text blocks are used from templates to generate more complex documents.
• Ver. Esta opción permite descargar una copia del elemento seleccionado (plantilla o bloque de texto) para visualizarlo en su editor de textos.
• Duplicar. Esta opción genera una copia de la plantilla seleccionada. Esta es la forma recomendada para crear variaciones de una plantilla.
• Validar. Esta opción sube la plantilla que está editando actualmente en su procesador de textos reemplazando la plantilla original.
• Deshacer cambios. Esta opción descarta los cambios realizados en la plantilla que esté editando.
• Propiedades. Esta opción abre una ventana de diálogo a través de la cual es posible actualizar el nombre de la plantilla, su descripción y la carpeta virtual en la que se encuentra.
Otros – Carpetas de trabajo
Los documentos de los expedientes están organizados en carpetas de trabajo. Esta opción permite editar la estructura de carpetas virtuales. Todos los expedientes comparten la misma estructura de carpetas virtuales.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Añadir. Esta opción permite crear una nueva carpeta. La nueva carpeta se creará dentro de la carpeta seleccionada. Para crear una carpeta en el nivel más alto de la jerarquía deberá seleccionar la carpeta “Documentos”.
• Editar. Esta opción permite actualizar el nombre de la carpeta seleccionada.
• Borrar. Esta opción permite borrar la carpeta seleccionada. Todas las sub-carpetas definidas dentro de la carpeta serán también eliminadas.
Actividades
Tipos de actividad
Una actividad es una tarea específica que puede ser potencialmente facturada a un cliente. Las actividades pueden ser de diferentes tipos. Cada actividad puede contener varios elementos facturables. Por ejemplo, una actividad de representación legal puede incluir una tarifa relacionada con el tiempo dedicado y diversos tipos de gastos (billetes de viaje, hoteles y comidas).
Desde un punto de vista práctico las actividades pueden ser descritas como una forma de agregar elementos facturables bajo un nombre que tiene sentido desde un punto de vista de negocio.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción crea un nuevo tipo de actividad.
• Editar. Esta opción permite actualizar la actividad mediante la ventana de tipo de actividad.
• Desactivar/Reactivar. No es posible eliminar actividades de la base de datos porque esto podría ocasionar errores de integridad en los datos históricos. Por este motivo, si no desea seguir utilizando un tipo de actividad concreto deberá desactivarlo. Es posible reactivar actividades previamente desactivadas.
• Mostrar/Ocultar desactivadas. Esta opción alterna entre mostrar u ocultar los tipos de actividad desactivados en la lista de tipos de actividad.
Cada tipo de actividad contiene por defecto una lista específica de elementos facturables. Es posible añadir, editar o borrar elementos facturables de la lista.
Tipos de elementos facturables
Este apartado está incluido bajo el epígrafe Actividades sólo si el despacho no dispone del módulo de facturación. En caso contrario los elementos facturables se encuentran en el epígrafe Facturación.
Los elementos facturables son las unidades básicas para calcular el importe de las facturas. Un elemento facturable representa un tipo específico de tarifa, gasto o reembolso.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite crear un nuevo elemento facturable. El campo Tipo indica si el elemento facturable es una tarifa o un gasto.
• Editar. Esta opción permite actualizar el elemento facturable seleccionado a través de la ventana de elementos facturables.
• Desactivar/Reactivar. No es posible eliminar elementos facturables de la base de datos. Si no desea seguir utilizando un elemento facturable concreto deberá desactivarlo. Es posible reactivar elementos facturables previamente desactivados.
• Mostrar/Ocultar desactivados. Esta opción alterna entre mostrar u ocultar los elementos facturables desactivados en la lista de elementos facturables.
Tablas de tarifas
Las tablas de tarifas contienen los valores por defecto para los elementos facturables. Cada tabla de tarifas contiene una lista de elementos facturables y sus correspondientes valores. Puede definir tantas tablas de tarifas como desee.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nueva tabla de tarifas estándar. Esta opción permite crear una nueva tabla de tarifas estándar a través de la ventana de tarifas.
• Nueva tabla de tarifas personalizada. Esta opción permite crear una tabla de tarifas personalizada. La diferencia entre las tablas de tarifas estándar y personalizada es que en las tablas personalizadas es posible definir las opciones bajo las cuales se puede utilizar la tabla de tarifas.
• Abrir. Esta opción abre la tabla de tarifas seleccionada en la ventana de tarifas.
• Desactivar/Reactivar. No es posible borrar tablas de tarifas de la base de datos de Kleos. Si no desea seguir utilizando una tabla de tarifas deberá desactivarla. Es posible reactivar una tabla de tarifas desactivada.
• Duplicar tabla de tarifas. Esta opción crea un duplicado de la tabla de tarifas seleccionada.
• Derivar tabla de tarifas. Esta opción crea una nueva tabla de tarifas utilizando los mismos intervalos de fechas de validez de la tarifa seleccionada.
• Mostrar/Ocultar desactivadas. Esta opción alterna entre mostrar u ocultar las tablas de tarifas desactivadas en la lista de tablas de tarifas.
La ventana de tabla de tarifas es utilizada para definir los valores por defecto de los elementos facturables. La lista de tarifas se construye utilizando el menú situado encima de la lista de elementos facturables contenidos en la tabla. El menú contiene las siguientes opciones:
• Nueva tarifa específica. Esta opción permite definir una nueva tarifa para un tipo de elementos facturables.
• Nueva tarifa genérica. Esta opción permite definir una nueva tarifa para un elemento facturable específico.
• Abrir. Esta opción abre la tarifa seleccionada en la ventana de tarifas.
• Borrar. Esta opción borra la tarifa seleccionada.
Vea el apartado de Configuración de actividades y elementos facturables en el Manual del Administrador para aprender más acerca de cómo definir y usar las tablas de tarifas.
Herramientas de cálculo
Tipos de interés
Esta opción de configuración permite definir diferentes tipos de interés. Los tipos de interés pueden utilizarse para calcular el valor económico de los elementos facturables y para obtener tablas de amortización de préstamos.
Es posible definir tantos tipos de interés como sea necesario. El menú contiene tres opciones: Nuevo, Editar y Borrar. Estas opciones permiten crear, modificar o eliminar tipos de interés.
La definición y edición de tipos de interés se hace a través de la siguiente ventana:
Para cada tipo de interés definido es posible definir diferentes valores para cada intervalo temporal. Utilice el botón Añadir para incluir un nuevo tipo e intervalo de tiempo. El botón Editar permite modificar ambos valores. No es posible tener intervalos de tiempo superpuestos para el mismo tipo de interés.
General
Campos adicionales para expedientes
Los campos adicionales son un mecanismo para extender la información estructurada registrada en los expedientes. Todos los campos adicionales definidos a través de esta opción estarán disponibles en todos los expedientes, incluso en aquellos creados antes de definir los campos adicionales.
Los campos adicionales son creados utilizando la ventana de campos adicionales para expedientes.
El menú de la ventana contiene las siguientes opciones:
• Añadir grupo. Todos los campos adicionales deben formar parte de un grupo de campos. Esta opción permite crear un nuevo grupo. Para crear un nuevo grupo, haga click en el botón y proporcione un nombre.
• Añadir campo. Esta opción crea un campo dentro del grupo seleccionado. El primer paso para crear un campo es definir su tipo. Una vez seleccione el tipo, la ventana se auto configura para mostrar las opciones de validación relacionadas con el tipo de campo.
• Mover arriba/abajo. Estas opciones permiten reordenar los campos dentro del grupo al que pertenecen.
• Borrar. Esta opción borra el campo o el grupo seleccionado.
• Pre-visualizar. Esta opción muestra el aspecto que tendrán los grupos y los campos en la ventana de expedientes.
Consulte el apartado Configuración de campos adicionales en el Manual del administrador para aprender más acerca de los campos adicionales.
Campos adicionales para contactos
Los campos adicionales para contactos permiten definir información estructurada personalizada para los contactos. Todos los campos adicionales definidos a través de esta
opción estarán disponibles en todos los contactos, incluidos aquellos creados antes de definir los campos adicionales.
Los campos adicionales son creados a través de la ventana de campos adicionales para contactos, idéntica en aspecto y funcionalidad a la ventana de campos adicionales para expedientes.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Añadir grupo. Todos los campos adicionales deben formar parte de un grupo de campos. Esta opción permite crear un nuevo grupo. Para crear un nuevo grupo, haga click en el botón y proporcione un nombre.
• Añadir campo. Esta opción crea un campo dentro del grupo seleccionado. El primer paso para crear un campo es definir su tipo. Una vez seleccione el tipo, la ventana se auto configura para mostrar las opciones de validación relacionadas con el tipo de campo.
• Mover arriba/abajo. Estas opciones permiten reordenar los campos dentro del grupo al que pertenecen.
• Borrar. Esta opción borra el campo o el grupo seleccionado.
• Pre-visualizar. Esta opción muestra el aspecto que tendrán los grupos y los campos en la ventana de expedientes.
Consulte el apartado Configuración de campos adicionales en el Manual del administrador para aprender más acerca de los campos adicionales.
Sugerencias
Kleos permite registrar diferentes formas de tratamiento y títulos de protocolo que son utilizados en diferentes ventanas de edición como texto sugerido. Es posible definir títulos y tratamientos para personas físicas, personas jurídicas (compañías, corporaciones y administración pública), direcciones y tipos de dirección.
Todos ellos son almacenados como listas no estructuradas.
Cuentas de Email
Esta opción abre la ventana de cuentas de correo electrónico y muestra la relación de cuentas registradas. Es posible definir cuantas cuentas sea necesario, pero sólo una de ellas puede actuar como la cuenta por defecto.
El menú de la ventana contiene las siguientes opciones:
• Añadir. Esta opción abre el asistente de configuración de cuentas de correo.
• Abrir. Esta opción permite actualizar la información de la cuenta de correo seleccionada. La ventana inicial contiene los datos de configuración básica de la cuenta. Para actualizar los datos técnicos utilice el botón “mostrar configuración del proveedor”.
• Borrar. Esta opción borra la cuenta de correo seleccionada.
• Por defecto. Esta opción identifica la cuenta seleccionada como la cuenta por defecto.
Consulte el apartado Configuración del correo en el Manual del administrador para aprender más sobre la configuración de cuentas de correo.
Mis preferencias y Configuración global
Cada una de estas opciones abre una ventana que permite la configuración de diferentes parámetros relacionados con el comportamiento general de Kleos y algunas de sus principales entidades de datos.
Es posible configurar los siguientes parámetros:
Mis preferencias
• Pestaña general
o Mostrar errores al compilar los documentos. Cuando esta opción está activa, Kleos mostrará los errores relacionados con la integración de los campos variables en las plantillas al crear un documento y abrirlo utilizando MS Word.
o Editor de plantillas. Es posible escoger entre el editor interno de Kleos y la aplicación externa configurada por defecto en su ordenador (habitualmente MS Word).
o Importar correo desde Outlook. Es posible escoger entre los formatos EML o MSG.
o Activar la confirmación de entrega. Cuando se activa, los correos son enviados incluyendo la petición de confirmación de recepción.
o Activar la confirmación de lectura. Cuando se activa, los correos son enviados incluyendo la petición de confirmación de lectura.
o Utilizar el editor de correo avanzado. Cuando se activa, el gestor de correo integrado en Kleos mostrará todas las opciones de edición de textos.
o Configuración regional. Abre la ventana de configuración regional de su ordenador.
o Herramienta de importación contable externa. El módulo de exportación de datos contables es opcional. Este campo contiene la localización y el nombre del conector (fichero ejecutable) que traducirá el formato de exportación generado por Kleos al formato legible por el programa de contabilidad externo.
• Pestaña de documentos
o Formato por defecto para los documentos. Es posible alternar entre DOC y DOCX.
o Habilitar la validación directa. Cuando está activo los documentos son cargados automáticamente en Kleos cuando cierra el documento cerrando MS Word y guardando los cambios.
o No ocultar mensajes durante la conversión a PDF. Cuando está activo Kleos mostrará los errores y advertencias relacionados con la conversión local de documentos a PDF.
o Extensiones de archivos de sólo lectura. Si el documento pertenece al tipo descripto por una de las extensiones de esta lista, entonces Kleos no permitirá descargarlo y abrirlo para edición. Sólo podrán descargarse copias para su visualización.
o Activar la importación automática de los archivos de la carpeta. Cuando está activo Kleos subirá automáticamente todos los documentos almacenados en la carpeta local especificada.
• Pestaña de actividades
o Tipo de actividad por defecto para cronómetro. Esta opción permite definir un tipo de actividad por defecto cuando se utiliza el cronómetro para crear una actividad.
o Elemento facturable por defecto para el cronómetro. Esta opción permite definir un elemento facturable por defecto que se adjuntará a la actividad creada con el cronómetro.
o Cerrar un expediente. Tipo de actividad por defecto. Esta opción permite definir una actividad por defecto asociada al cierre de un expediente.
o Tiempo mínimo transcurrido. Esta opción permite especificar la duración mínima de una actividad. Kleos no permitirá registrar actividades cuya duración sea inferior al especificado en este valor.
o Creación de documentos. Este conjunto de opciones permite definir las actividades que se crearán por defecto cuando se crean documentos, notas, actas o correos electrónicos.
o Importación de documentos. Este conjunto de opciones permite definir las actividades que se crearán por defecto cuando se importan documentos o correos electrónicos.
o Edición de documentos. Este conjunto de opciones permite definir las actividades que se crearán por defecto cuando se editan documentos, notas o actas.
• Pestaña de citas
o Muestra una pantalla de confirmación al mover una cita. Auto-explicativo.
o Propietario de cita predeterminado. Esta opción permite definir el propietario por defecto de las citas y eventos de calendario.
o Creación de documentos. Esta opción permite definir eventos y citas por defecto cuando se crean documentos, actas, notas y correos electrónicos.
o Importación de documentos. Esta opción permite definir eventos y citas por defecto cuando se importan documentos y correos electrónicos.
o Edición de documentos. Esta opción permite definir eventos y citas por defecto cuando se editan documentos, actas y notas.
• Pestaña de tareas
o Propietario de tarea predeterminado. Esta opción permite definir el propietario por defecto de las tareas.
o Mostrar plazos en la programación. Cuando está activo los plazos y vencimientos son mostrados en el calendario. Cuando no está activo, los plazos y vencimientos se muestran sólo en la lista de tareas pendientes.
o Creación de documentos. Esta opción permite definir tareas por defecto cuando se crean documentos, actas, notas y correos electrónicos.
o Importación de documentos. Esta opción permite definir tareas por defecto cuando se importan documentos y correos electrónicos.
o Edición de documentos. Esta opción permite definir tareas por defecto cuando se editan documentos, actas y notas.
• Opciones de sincronización
o Sincronizar elementos de __ días en el pasado. Esta opción permite definir el número de días en el pasado que serán sincronizados entre los calendarios de Kleos y Outlook.
o Tipos predeterminados de citas y tareas. Esta opción permite definir los tipos por defecto asignados a citas y tareas cuando son importados desde Outlook.
o Comportamiento con nuevas citas y tareas de Outlook. Este par de opciones permite definir cómo debe gestionar Kleos las asignaciones de expediente para las citas y tareas importadas desde Outlook.
o Comportamiento de los elementos que cambiaron tanto en Outlook como en Kleos. Esta opción permite definir cómo gestionará Kleos los conflictos de
agenda entre Kleos y Outlook. Es posible dar preferencia a uno de ellos o mostrar una ventana de diálogo cuando se detecte un conflicto.
Configuración global
• Pestaña de actividades
o Duración. Esta opción permite especificar el formato utilizado para describir la duración de las tareas. Es posible alternar entre formato tipo hora o formato numérico.
o Gestionar tarifas internas. Cuando está activo, se utilizan las tarifas internas para calcular el margen de las actividades.
o Partes de horas de un día de duración. Duración máxima en horas que puede declararse en las hojas de tiempos.
o Seleccionar fracción de tiempo. Este conjunto de opciones permite definir la duración de los intervalos de tiempo de las actividades.
• Pestaña de calendario
o Duración de la cita. A través de esta opción se especifica la duración por defecto de las citas.
o Duración del día laborable. Esta pareja de campos determina los límites de la jornada laboral.
• Pestaña de documentos
o Control de versions. Este conjunto de opciones permite definir la configuración del control de versiones de documentos. Los tres campos son auto explicativos.
o Rastreo de Email. Cuando está activo, los Emails son enviados con un identificador único insertado en el texto del mensaje. Este código es utilizado para importar los correos de respuesta automáticamente en el expediente desde el que se enviaron.
o Habilitar la administración de carpetas para el expediente. Cuando está activo es posible definir carpetas específicas en cada expediente.
o Reemplazar los textblocs comunes con los locales durante el proceso de compilación. Una plantilla puede incluir varios bloques de texto. A veces la misma variable se encuentra definida en diferentes bloques de texto. Esta opción define qué bloques de texto son utilizados como referencia en caso de que la misma variable esté definida en más de uno.
• Pestaña de sistema
o Forzar caducidad de la contraseña. Cuando está activo Kleos obligará a cambiar la contraseña después de los días indicados.
• Pestaña de contactos
o Habilitar gestor de contactos. Cuando está activo Kleos permite definir una persona específica del despacho como la persona preferida para comunicarse con cada contacto.
Color para el calendario y tareas
Esta opción permite definir colores adicionales para las citas, eventos de calendario y tareas. Es posible añadir tantos colores adicionales como se desee.
El menú de la ventana de ajustes de color contiene las siguientes opciones:
• Añadir. Esta opción permite añadir un nuevo color.
• Editar. Esta opción permite cambiar el nombre del color seleccionado.
• Borrar. Esta opción borra el color seleccionado.
Test de velocidad de su conexión a Internet
Esta opción realiza una prueba de velocidad de su conexión a Internet.
Facturación
Modelos de documentos
Este apartado contiene los modelos de facturas, notas de crédito y notas de provisión. Todas ellas son gestionadas por Kleos como documentos de facturación.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Editar. Esta opción permite actualizar el modelo de documento a través de la ventana de modelos de documentos.
• Mostrar/Ocultar no activos. Estas opciones alternan entre mostrar u ocultar los modelos de documentos desactivados de la lista.
Los modelos de documentos son creados a partir de una estructura pre-definida de factura estándar. Es posible seleccionar los elementos que serán mostrados en cada modelo.
Cada elemento está enlazado con una cuenta específica de crédito o débito. Cuando se crea un documento de facturación, el importe de cada elemento es transferido a las cuentas correspondientes del módulo de contabilidad. Este es el mecanismo utilizado por Kleos para automatizar la contabilidad.
Tipos de elementos facturables
Los elementos facturables son las unidades básicas utilizadas para calcular el importe de las facturas. Un elemento de facturación representa un tipo específico de tarifa, gasto o reembolso.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite crear un nuevo tipo de elemento facturable. El campo clase indica si el elemento facturable es una tarifa, un gasto o un suplido.
• Editar. Esta opción permite actualizad el tipo de elemento facturable seleccionado.
• Desactivar/Reactivar. No es posible borrar tipos de elementos facturables de la base de datos de Kleos. Si no desea seguir utilizando un tipo de elemento facturable deberá desactivarlo. Es posible reactivar un tipo de elemento facturable desactivado previamente.
• Mostrar/ocultar no activos. Esta opción alterna entre mostrar u ocultar en la lista los tipos de elementos facturables desactivados.
Plantillas de documentos
Este apartado permite crear, editar y borrar las plantillas de documentos asociadas al módulo de facturación, principalmente facturas.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Editar. Esta opción abre la plantilla seleccionada utilizando el procesador de textos que tenga configurado (habitualmente MS Word). Kleos incluye un editor de plantillas interno que puede ser utilizado en lugar de su procesador de textos.
• Borrar. Esta opción borra la plantilla seleccionada.
• Importar plantilla. Esta opción permite cargar en la nube de Kleos un archivo desde su ordenador para utilizarlo posteriormente como una plantilla de documento.
• Importar plantilla de correo. Esta opción permite cargar en Kleos un archivo para ser utilizado como plantilla de correo electrónico.
• Importar bloque de texto. Esta opción permite cargar un archivo en Kleos para ser utilizado como bloque de texto. Los bloques de texto son combinados con las plantillas para generar documentos complejos que incluyan opcionalmente campos editables.
• Ver. Esta opción descarga una copia del elemento seleccionado (plantilla o bloque de texto) para visualizarlo bien en su editor de textos o bien utilizando el editor interno de Kleos.
• Duplicar. Esta opción crear una copia de la plantilla seleccionada. Esta es la forma recomendada de crear una versión nueva de una plantilla existente.
• Validar. Esta opción sube la plantilla que está editando actualmente en su procesador de textos reemplazando la plantilla original.
• Esta opción descarta los cambios realizados en la plantilla que esté editando.
• Propiedades. Esta opción abre una ventana de diálogo a través de la cual es posible actualizar el nombre de la plantilla, su descripción y la carpeta virtual en la que se encuentra.
Tipos de IVA
Kleos puede manejar diferentes tipos de IVA. Cada uno de ellos debe tener un código de identificación único. Este código es utilizado en la definición de las facturas.
Otros / Campos adicionales para facturación
Esta opción permite definir campos adicionales para los documentos de facturación. Consulte el apartado Campos adicionales del Manual del administrador para obtener más información.
Contabilidad
Entidad fiscal
Kleos incluye por defecto una entidad fiscal, pero puede manejar tantas como sea necesario. El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite crear una nueva entidad fiscal.
• Editar. Esta opción permite cambiar el nombre de la entidad fiscal seleccionada.
• Borrar. Esta opción permite borrar la entidad fiscal seleccionada. El sistema de contabilidad de Kleos requiere que exista al menos una entidad fiscal registrada en la base de datos. No es posible borrar todas las entidades fiscales.
Contabilidades
Cada entidad fiscal de Kleos puede tener varias contabilidades. El año fiscal es definido como un componente de las contabilidades.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite crear una nueva contabilidad.
• Nuevo desde. Esta opción permite crear una nueva contabilidad como una copia de la contabilidad seleccionada.
• Editar. Esta opción abre la contabilidad seleccionada en la ventana de contabilidad permitiendo la actualización de sus datos.
• Borrar. Esta opción borra la contabilidad seleccionada. Sólo es posible borrar una contabilidad si no contiene ningún dato.
• Permisos/Permisos dentro de los expedientes. Estas opciones permiten definir autorizaciones de acceso para las contabilidades, tanto por usuario como por expedientes.
• Mostrar/Ocultar no activos. Esta opción alterna entre mostrar u ocultar las contabilidades inactivas. en la lista de contabilidades.
El año fiscal se define como un componente de la contabilidad.
Para crear un nuevo año fiscal haga click en el botón Añadir y defina el intervalo de fechas (normalmente un año natural).
Plan de cuentas
Kleos incluye por defecto el plan de cuentas estándar de cada país. Es posible definir nuevas cuentas y asociarlas al sistema de contabilidad de Kleos.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite crear una nueva cuenta.
• Editar. Esta opción permite actualizar la cuenta seleccionada.
• Borrar. Esta opción permite borrar la cuenta seleccionada. Las cuentas en uso no pueden ser borradas. Sólo es posible borrar las cuentas que no contienen ningún movimiento.
• Imprimir. Esta opción abre la ventana de informes y ofrece la posibilidad de imprimir el plan de cuentas.
• Ver sólo los no usados/Ver todos. Esta opción alterna entre mostrar sólo las cuentas que no están en uso o mostrar todas las cuentas.
Diarios
Cada contabilidad puede contener diferentes diarios, Cada uno de ellos está relacionado internamente con un conjunto de cuentas. Es posible definir diarios adicionales si es necesario.
El menú contiene las siguientes opciones:
• Nuevo. Esta opción permite crear un nuevo diario.
• Editar. Esta opción permite cambiar el nombre del diario seleccionado.
• Borrar. Esta opción permite borrar el diario seleccionado. Algunos diarios son imprescindibles para el funcionamiento del sistema de contabilidad de Kleos y no pueden ser borrados.