contabilización (deudores y acreedores) · 2010-02-24 · finanzas / deudores / op. cierre /...

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24/02/a 14:50 Nombre de Archivo: Provisión Cuentas a Cobrar Último cambio por: Equipo FI

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RECLASIFICACIÓN A DUDOSO COBRO

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1. - Reclasificación a Dudoso Cobro ................................................. 3

2. - Grupo 1 ...................................................................................... 3

2.1 Criterio de Provisión ............................................................... 3

2.2 Tratamiento en SAP ................................................................ 4

2.3 Marcar deuda como Prov. no Deduc. y como no Provis. ........ 14

Ejemplos de deudas marcadas como Provis. no Deducible ................ 15

3. - Grupo 2 ...................................................................................... 17

3.1 Criterio de provisión ............................................................... 17


4. - Grupo 3 ...................................................................................... 25



5. - Grupo 4 ...................................................................................... 26

5.1 Criterio de Provisión ............................................................... 26


6. - Grupo 5 ...................................................................................... 27

7. - Grupo 6 ...................................................................................... 27


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1. - RECLASIFICACIÓN A DUDOSO COBRO.

De cara a establecer unos criterios homogéneos respecto a la provisión de cuentas a cobrar, se han dividido en 6 grupos las diferentes cuentas que en SAP son susceptibles de ser reclasificadas, bien por ser cuentas asociadas ó cuentas de mayor especial (CME) de deudores.

La composición de estos grupos, cada uno de los cuáles tendrá un tratamiento diferente, es la siguiente: 2. - GRUPO 1

430000 CLIENTES 430400 CLIENTES MONEDA EXTRANJERA 440000 DEUDORES 440001 DEUDAS DE LIQUIDACIÓN 440002 RECONOCIMIENTO DE DEUDA 440400 DEUDORES EXTRANJEROS 542000 CRÉDITOS A CORTO PLAZO 543000 CRÉDITOS A C/P POR ENAJENACIÓN DE INMOVILIZADO 547000 INTERESES A CORTO PLAZO DE CRÉDITOS

431500 EFECTOS COMERCIALES IMPAGADOS 2.1 Criterio de provisión

Traslado a dudoso cobro del 100% de la deuda con una antigüedad de más de un año desde su vencimiento y aquellas que estén marcadas con alguno de los Status considerados Incobrables, y de los cobros parciales, que se hubieran realizado.

Los status de deuda considerados incobrables son los siguientes: - INCOBRO IN - ASESORIA - INCOBRO FI - AGENCIA

Este traslado será individual para todas las partidas abiertas, es decir, se generará una partida por cada deuda original y por cada cobro parcial, además referenciará cada cobro al documento de reclasificación de la deuda.

Las nuevas partidas abiertas en las cuentas 435000 – Clientes dudoso cobro o 445000 – Deudores dudoso cobro, deben tener deben tener los mismos valores en los siguientes campos que tenían las partidas originales:

o Status deuda. o Objeto de la concesión o Concepto de Liquidación o Fecha de Vencimiento o Texto

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o Fecha de documento

De tal forma que toda está información no se pierda en los nuevos documentos.

En el campo “Texto de cabecera del documento” se traspasará el texto “SAPF103 0000XXXXXX” donde XXXXXX será la cuenta de la deuda original que estamos reclasificando

La provisión se dotará de forma individual por el saldo de las cuentas de dudoso cobro (435000 y 445000). Ver manual Dotación Provisión de Insolvencias.

2.2 Tratamiento en SAP

El programa que debemos ejecutar en SAP nos permite realizar una reclasificación automática e individual de todas las partidas abiertas que cumplan el criterio establecido. Dicho criterio se corresponde con el método de provisión parametrizado en SAP (COD).

Para acceder al programa de reclasificación automática nos situaremos en el

submenú de Deudores a través de:

Finanzas / Deudores / Op. Cierre / Reclas. Dudoso Cobro y Prov. Insolvencias / Reclasif. Dudoso Cobro Deudas (ZZMENF256)

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En dicha pantalla indicaremos la sociedad y el campo Fecha clave, si bien podremos delimitar para un deudor en concreto, no ocurriendo lo mismo con las cuentas asociadas, las cuales vienen ya prefijadas en cada caso.

El flag de “Test” debe estar marcado inicialmente para poder primero ver en informe y comprobar que todos los datos son correctos.

En el apartado Reclasificaciones si tenemos marcada la opción “Periodo actual” lo que obtendremos son las deudas a reclasificar en la fecha clave que haya seleccionado. Y la opción “Periodos anteriores” lo que nos muestra son las deudas ya reclasificadas en esa fecha.

En nuestro caso de momento vamos a reclasificar las deudas a dudoso

cobro para el mes de febrero, por eso pulsaremos ejecutar y accederemos a un informe detallado de las partidas que serán reclasificadas.

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En dicho informe nos apareceran todas las partidas que cumplan los requisitos de dudoso cobro y el motivo exacto por el que serán reclasificadas en el campo “Tipo reclasificación”. Los distintos tipos de reclasificación son los siguientes:

- Dudoso Cobro. Aquellas deudas que superan el año de vencimiento y no tienen ningun Status de Deuda de los considerados incobrables.

- Incobrable a L/P. Aquellas deudas que superan el año de vencimiento y tienen algún Status de Deuda de los considerados incobrables.

- Incobrable a C/P. Aquellas deudas que no superando el año de vencimiento tienen algún Status de Deuda de los considerados incobrable.

- Baja de Activo. Aquellas partidas contabilizadas en la cuenta 440000 y con Concepto de Liquidación “BAJA DE ACTIVO”, independientemente de su fecha de vencimiento y de su status de deuda.

- Reconocimiento de Deuda. Aquellas partidas contabilizadas en la cuenta 440002 y con Concepto de Liquidación “RECONOCIMIENTO DE

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DEUDA”, y que no cumplen ninguno de los criterios anteriores. Es decir, no llevan un año vencidas ni tienen status de deuda. Estas partidas sólo se reclasificaran cuando en el documento al que pertenecen haya al menos una partida que si lleva más de un año vencida.

- Ya no Incobrable. Cuando una deuda ya reclasificada, por el motivo que sea, deje de ser reclasificable a dudoso cobro (Por ejemplo que se le quite el status de deuda) nos aparecera con el texto “YA NO INCOBRABLE”

- Marcado como No Deducible. Para aquellas deudas que por un motivo concreto no deban provisionarse de manera deducible, aún cuando cumpllan el año de vencimiento, se ha creado una tabla en la que las indicariamos y en el informe nos aparecerán con el tipo de reclasificación “MARCADO COMO NO DEDU”.

* Ver Apartado 2.3 de este manual (página 14)

También podemos ver los días que lleva vencida dicha deuda en la columna “Días”.

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Desde este informe haciendo doble click sobre el nº de documento iriamos a ver el asiento contable en cuestión:

En la columna “Descripción” aquellas líneas que nos aparezcan con el texto “COBRO NO REFERENCIADO” no se reclasificarán a dudoso cobro:

Esto se debe a que como dice el mensaje de error se trata de cobros no referenciados a la deuda a la que pertenecen:

Para que dichos documentos sean reclasificados a dudoso cobro debemos referenciarlos manualmente antes de lanzar el programa de Reclasificación a dudoso cobro en real.

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En dicho campo también tenemos el mesaje “COBRO SIN FACTURA”, lo cual significa que aúnque el cobro si tiene referencia a factura, dicho documento al que está referenciado en ese momento ya está compensado (y el cobro en cuestión no). Para este tipo de casos habría que analizar a que se debe esta incongruencia.

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Como en otros informes de deuda podemos añadir otras columnas con otras

datos de interes pulsando el icono de modificar disposición :

Por ejemplo puede ser interesante ver la CME original de la deuda y la CME a la que se va a reclasificar:

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Para lanzar la reclasificación en real debemos ir para atrás y quitar el flag de Test.

Además debemos completar la fecha de contabilización porque sino el

sistema nos dará el siguiente mensaje de error:

Al contabilizar en real se nos completará la columna “Descripción” con el número de documento de reclasificación de cada partida (deudas y cobros).

Una vez realizada la reclasificación en real podemos ejecutar la opción:

Con ello vemos el documento de reclasificación de cada partida de deuda y el motivo por el que cada deuda se encuentra en dudoso cobro.

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En caso de que una deuda cambie su causa de reclasificación el informe

mostraría el tipo de reclasificación a la fecha de situación que se teclee en los campos de selección:

Por ejemplo si una deuda en Incobrable a C/P cumple el año de vencimiento

dicha deuda pasaría a Incobrable a L/P. Si nosotros sacamos el informe de las deudas ya reclasificadas para este deudor a 29.02.07 tiene dos deudas en Incob. C/P.

29.02.08

Dichas deudas tienen fecha de vencimiento 13.03.08 y 20.04.08 respectivamente. Por tanto si yo ejecuto el informe un mes después la primera deuda ya habrá vencido y por tanto su causa de reclasificación ya será Incob. L/P

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31.03.08

Otro caso puede ser que a una deuda con status de deuda y por tanto en

Incob. C/P o L/P le quiten el status. En esta situación la deuda pasaría a su situación origen si estaba en C/P y a DUDOSO COBRO si esta en L/P.

Si por ejemplo a la segunda deuda del deudor anterior que estaba en Incob. C/P con status ASESORIA le quitamos el status nos aparecería de la siguiente manera:

Con status

Sin status

Cuando lancemos el programa en real al mes siguiente dicha deuda será

“desreclasificada”, es decir, volverá a su cuenta origen:

Para desreclasificar aquellas deudas que ya no cumplan los requisitos de dudoso cobro se han creado la clase de documento ZD - Inverso Recla.Dud.Co con la codificación 1770****

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2.3 Marcar deuda como Provisionable no Deducible y como no Provis.

Tenemos la opción de provisionar ciertas deudas siempre de manera no deducible, independientemente de que dichas deudas lleven más de un año vencidas, y de no reclasificar ni provisionar algunos deudores concretos, independientemente de las caracteristicas de sus deudas.

Para ello se ha creado una tabla en la que sólo tenemos que incluir las deudas o deudores especiales. Esta tabla se encuentra en la siguiente ruta:

Finanzas/ Deudores/ Op. Cierre/ Reclas.Dudoso Cobro y Prov. Insolvencias/ Deudas con Provisión no deducible (Transacción ZZMENF307)

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Si lo que necesitamos es que no se reclasifique ni se provisione ninguna deuda de un deudor en concreto debemos realizar una entrada como la siguiente:

Sólo debemos indicar el código del deudor y en la última columna debemos seleccionar la opción “1 No reclasificar” de las dos opciones que tenemos.

Si lo que necesitamos es una deuda en concreto siempre se provisione a corto plazo lo que tenemos que hacer es completar todos los campos de la tabla con los datos del documento en cuestión y seleccionar la opción “2 Solo corto” de la siguiente manera:

Ejemplos de deudas marcadas como Provisionables no Deducible

Si indicamos en esta tabla un documento que lleva más de un año vencido y sin status, dicho documento pasará de tener como tipo de reclasificación DUDOSO COBRO a tener MARCADO COMO NO DEDU y posteriormente provisionara de manera no deducible: ANTES DE INCLUIR LA DEUDA EN LA TABLA

DESPUÉS DE INCLUIR LA DEUDA EN LA TABLA

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Cualquier tipo de deuda incluida en la tabla de deudas con provisión no deducible y marcadas con el tipo “2 Solo corto” pasaran a parecer en el programa de reclasificación a dudoso cobro como MARCADO COMO NO DEDU y en el programa de provisión de insolvencias se provisonaran de manera no deducible. ANTES DE INCLUIR LA DEUDA EN LA TABLA


ANTES DE INCLUIR LA DEUDA EN LA TABLA


ANTES DE INCLUIR LA DEUDA EN LA TABLA


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Informe de deudas marcadas como Provisionables no Deducible

Para identificar que deudores o que deudas están marcadas como no deducibles o como deducibles a corto plazo, se ha creado una query. Para ejecutarla tenemos que seguir la siguiente ruta:

Y la query es la ZNORECLAS:

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Podríamos filtrar por sociedad y cliente en caso necesario, y el listado que obtenemos es el siguiente:

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3. - GRUPO 2 448000 DEUDORES RECAUDACIONES ANTICIPADAS DE MAQ.B

3.1 Criterio de provisión

Traslado a dudoso cobro de aquellos préstamos con una antigüedad de más de un año y de aquellos marcados con algún status de deuda de los considerados incobrables.

Dicho traslado se hará de manera automática e individual por la parte

pendiente de los préstamos. Los diferentes motivos por los que un préstamo debe ser reclasificado a

dudoso cobro son los siguientes: - Dudoso Cobro. Aquellos anticipos de recaudación que tienen su

primera cuota pendiente parcial o totalmente con un vencimiento superior al año y no tienen ningun Status de Deuda de los considerados incobrables.

- Incobrable a L/P. Aquellos anticipos de recaudación que tienen su primera cuota pendiente parcial o totalmente con un vencimiento superior al año y tienen algún Status de Deuda de los considerados incobrables.

- Incobrable a C/P. Aquellos anticipos de recaudación que no superando el año de vencimiento tienen algún Status de Deuda de los considerados incobrable.

3.2 Tratamiento en SAP

Debemos seguir la siguiente ruta:

Finanzas/ Deudores / Op. Cierre / Reclasif. Dudoso Cobro y Prov. Insolvencias / Reclasif. Dudoso Cobro Préstamos (ZZMENF257)

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En esta pantalla de selección de datos indicaremos los campos Sociedad y fecha clave (el informe nos facilitará los préstamos que a esta fecha tengan cuotas vencidas con más de un año y no pagadas, y los que tengan algún status de deuda incobrable). Inicialmente debemos ejecutarlo con la opción de Test marcada y en el periodo actual.

Igual que el programa de reclasificación a dudoso cobro de deuda normal,

tenemos la opción de reclasificar las deudas de ese mes y de listar todas las deudas reclasificadas hasta ese momento.

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En este informe nos encontramos los siguientes campos: - Marcador de error. Aquellos préstamos que tengan algún error aparecerán

con este marcador en rojo. En el ejemplo vemos que las dos primeras líneas se encuentran en este caso. El motivo del error podemos verla en la columna Error.

- Sociedad - Nº documento. Documento asociado al préstamo - Ejercicio. Ejercicio del documento asociado al préstamo - Cliente. - Cme – cuenta. CME y cuenta a la que se va a reclasificar cada préstamo. - Asignación. Número del préstamo - Fecha documento. Del documento asociado al préstamo. En el documento

de reclasificación está fecha no cambiará. - Fecha de contabilización. Del documento asociado al préstamo. - Fecha vencimiento. Es la fecha de la primera cuota pendiente parcial o

totalmente de la tabla del préstamo.

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- Status deuda. Status de deuda del préstamo. - Status documento. Status de deuda del documento FI asociado al

préstamo. Estos dos status deben ser siempre el mismo, en caso de no ser así el préstamo estaría erróneo y habría que arreglarlo.

- Importe pendiente. Es el total pendiente del préstamo, tanto principal como intereses.

- Error. Hay dos tipo de errores que no nos van a permitir reclasificar un préstamo. Hasta que no arreglemos el problema el préstamo no se a va reclasificar:

Status distintos. Cuando el status del préstamo y el del documento FI no son el mismo. En estos casos hay que marcar el préstamo con status correcto.

Falta Objeto de la Concesión. Para los P01 el campo Objeto de la Concesión es obligatorio, por tanto hay que completarlo en el préstamo.

- Tipo. Es el tipo de reclasificación a dudoso cobro: Dudoso Cobro, Status a L/P o Status a C/P

- Grupo tesorería. Grupo de tesorería del deudor. - Nº efecto / Objeto concesión. Objeto de la concesión del préstamo.

Haciendo doble clíck sobre el campo nº documento accedemos al asiento contable:

Y sobre el campo Asignación al préstamo:

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Para ejecutar el programa en real debemos ir hacia atrás y desmarcar el flag de Test.

Ejecutamos y nos vuelve a aparecer el informe:

Entonces tenemos que pulsar el icono y nos aparecerá:

Aquí podemos ver el documento de reclasificación de cada uno de los documentos asociados al préstamo.

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En este programa también podemos ver todos los préstamos que se encuentran reclasificados en dudoso cobro en una fecha en cuestión.

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Para ello tenemos que marcar la opción “periodos anteriores” y completar algún dato de selección de los campos de “Selección periodo anterior”

Igual que en el programa de reclasificación a dudoso cobro de deuda normal, si algún préstamo cambia sus características y el tipo de reclasificación se ve afectado en este informe el campo Tipo se actualizaría al tipo de reclasificación correcto. Por ejemplo, el préstamo P-1009861 tiene como fecha de vencimiento 29.03.2007, por tanto si ejecutamos el informe a 29.02.2008 saldría como Incob. C/P:

Y si lo ejecutamos a 31.03.2008 saldría como Incob. L/P:

Los cambios que pueden producirse son los siguientes:

Motivo Origen Cambio Motivo Destino

Dudoso Cobro Se le hace un cobro* Origen

Dudoso Cobro Se le pone status Incob. L/P

Incob. L/P Se le quita el status Dudoso Cobro

Incob. L/P Se le hace un cobro* Incob. C/P

Incob. C/P Se le quita el status Origen

Incob. C/P Se cumple el año de vencimiento Incob. L/P

*Pasando a ser la fecha de vencimiento > (fecha situación – 1 año)

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Aquellos préstamos que deben volver a su origen, se “desreclasifican” a través de un documento como el siguiente:

Es decir, compensaremos la deuda en la cuenta de dudoso cobro (445480 CME {) traspasándola de nuevo a la cuenta de préstamos (448000 CME C) Todos los documentos de reclasificación de préstamos a dudoso cobro mantendrán los mismos valores que el documento original asociado al préstamo en los siguientes campos: - Status de deuda - Objeto de la concesión - Concepto de Liquidación - Fecha de Vencimiento - Asignación - Fecha de documento

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4. - GRUPO 3 219000 ANTICIPOS DERECHOS DE EXCLUSIVIDAD 250300 APORTACIÓN A COPARTÍCIPES GESTORES 267000 CONTRATOS DE SEÑALES O ARRAS 419500 ACREEDORES POR OPERACIONES EN COMÚN GESTOR 449001 DEUDORES POR OPERACIONES EN COMÚN 449500 DEUDORES OPERACIONES EN COMÚN PARTÍCIPE GESTOR 542500 CREDITOS A C/P A PARTÍCIPES 547500 INTERESES DE CRÉDITOS A C/P DE PARTÍCIPES 548000 IMPOSICIONES A CORTO PLAZO 565000 FIANZAS CONSTITUIDAS A CORTO PLAZO 566000 DEPÓSITOS CONSTITUIDOS A CORTO PLAZO 567000 CONTRATOS SEÑALES O ARRAS 4.1 Criterio de provisión

Estas cuentas siempre se aprovisionarán ajustándose al criterio fiscal y tras un análisis especial y detallado de dichas partidas. 4.2 Tratamiento en SAP

En cualquier caso, la reclasificación a dudoso cobro siempre será manual (no a través del programa estándar) y de forma individualizada. Para generar el informe de análisis de las partidas correspondientes, seguiremos el camino: Finanzas / Gestión Financiera / Deudores / Op. Periódicas / Cierres / Reclas. Dudoso cobro / Gr. 3 Análisis MENÚ CODERE DE FINANZAS / Deudores / Op. Cierre / Reclas. Dudoso Cobro / Gr. 3 Análisis En la pantalla de selección de datos únicamente habrá

que indicar la Sociedad y las fecha clave correspondiente, y pulsaremos para obtener el informe.

La provisión de estas partidas debe estar incluida en la dotación global que se realiza por el saldo de las cuentas 435000 y 445000.

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5. - GRUPO 4 430001 CLIENTES PERSONAL 432000 CLIENTES EMPRESAS DEL GRUPO 432400 CLIENTES EMPRESAS DEL GRUPO (MONEDA EXTRANJERA) 433000 CLIENTES EMPRESAS ASOCIADAS 442000 DEUDORES EMPRESAS DEL GRUPO 443000 DEUDORES EMPRESAS ASOCIADAS 534000 CRÉDITOS A C/P A EMPRESAS DEL GRUPO 534800 CRÉDITOS A C/P A EMP.GRUPO POR EFECTO IMPOSITIVO 535000 CRÉDITOS A C/P A EMPRESAS ASOCIADAS 536000 INTERESES A C/P DE CRÉDITOS A EMPRESAS DEL GRUPO 537000 INTERESES A C/P INVERSIONES FRAS. EN EMP.ASOCIADAS 544000 CREDITOS A CORTO PLAZO AL PERSONAL 545001 DIVIDENDO A COBRAR A EMPRESAS DEL GRUPO 545002 DIVIDENDO A COBRAR A EMPRESAS ASOCIADAS 545003 DIVIDENDO A COBRAR OTRAS EMPRESAS 547400 INTERESES DE CRÉDITOS A CORTO PLAZO AL PERSONAL 551001 CUENTA CORRIENTE CON EMPRESAS DEL GRUPO 552001 CUENTA CORRIENTE CON EMPRESAS ASOCIADAS 553000 CUENTA CORRIENTE CON SOCIOS Y ADMINISTRADORES Criterio de provisión

En principio estas cuentas, las cuáles recogen operaciones con empresas del grupo y empleados, no son provisionables salvo que los empleados dejen de serlo ó las empresas se declaren en quiebra.

En el caso de empleados deberá establecerse un procedimiento de control de estos saldos en el caso de baja de un trabajador del grupo.

Por tanto, al igual que las cuentas del grupo anterior, requieren de un análisis específico.

Tratamiento en SAP

En cualquier caso, la reclasificación a dudoso cobro siempre será manual (no a través del programa estándar) y de forma individualizada. Para generar el informe de análisis de las partidas correspondientes, seguiremos el camino:

Finanzas / Deudores / Op. Cierre / Reclas. Dudoso Cobro / Gr. 4 Análisis

En la pantalla de selección de datos únicamente habrá que indicar la

Sociedad y las fechas correspondientes, y pulsaremos para obtener el informe.

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6. - GRUPO 5 435000 CLIENTES DUDOSO COBRO 445000 DEUDORES DUDOSO COBRO

Cuentas que recogen las partidas reclasificadas y por cuyo saldo se dotará la correspondiente provisión.

Se establecerá como proceso de cierre la comprobación de que dichos

saldos coincidan con las dotaciones contabilizadas.

7. - GRUPO 6 43100x EFECTOS COMERCIALES EN CARTERA 437000 ANTICIPOS DE CLIENTES 447000 ANTICIPOS DE DEUDORES 562000 DEPÓSITOS POR CUSTODIA 566002 DEPÓSITOS CAJAS 566003 DEPÓSITOS MÁQUINAS DE CAMBIO Criterio de provisión

Cuentas no provisionables Como parte del proceso de cierre de estados financieros se establecerá los pasos de validación apropiados para evitar que existan importes en estas cuentas en situación “extraña”. (P.Ej efectos en cartera vencidos, saldo de anticipos de clientes antiguos, ...).

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