contabilidad gubernamental
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ENFOQUE INTERSISTEMICO DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
El sistema de contabilidad gubernamental expresa en asientos contables las
operaciones financieras y presupuestarias que realiza una entidad publica a través
de sus sistemas administrativos especializados. En este sentido el área de
contabilidad CONTABILIZA los documentos fuentes que se generan en los
siguientes sistemas administrativos:
Sistema de abastecimientos
Sistema de tesorería
Sistema de presupuesto
I. SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS
En una entidad publica, el sistema de abastecimientos comprende las normas y
procesos técnicos orientados a la adquisición de bienes y servicios. Esta a cargo
de la oficina de Logística o de Abastecimientos. Comprende no solo la adquisición,
sino a la programación, almacenamiento y distribución de bienes.
Los documentos fuente que emite este sistema y que son base para el proceso de
contabilización son:
Orden de compra - guía de internamiento
Orden de servicio
Pedido – comprobante de salida(pecosa)
Nota de entrada al almacén
Contratos; se complementa con los comprobantes de pago aprobados por la
SUNAT y que sustenta las adquisiciones en la fase del devengado.
II. PROCESO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS
1. CONCEPTO BASICO DEL PORCESO TÉCNICO DE ABASTECIMIENTOS
El proceso técnico de abastecimientos se da a través de 4 fases claramente
definidas, que son:
1.1 PROGRAMACIÓN
Es la fase donde se planifican las adquisiciones y contrataciones de bienes,
servicios y obras por parte de las entidades del estado. Comprende las siguientes
etapas:
determinación de las necesidades de bienes y servicios que requiere la
entidad en función de cantidad y costo. Consta en el documento
denominado cuadro de necesidad .
formulación del presupuesto correspondiente.
Formulación del plan anual de adquisiciones y contrataciones donde la
cantidad y características de los bienes, servicios y obras a adquirir o
contratar, su fuente de financiamiento y se identifica el Proceso de Selección
a seguir. Los procesos de selección son:
Licitación publica: para contratación de obras y adquisiciones de
bienes y suministros.
Concurso publico: para la contratación de servicios de toda
naturaleza.
Adjudicación directa: para las adquisiciones y contrataciones de
obras.
Adjudicación de menor cuantía: para las adquisiciones y
contrataciones cuyo monto sea inferior a la décima parte del limite
mínimo establecido para la Licitación o Concurso Publico.
1.2ADQUISICIÓN
Es la fase en la que la entidad publica convoca a los proveedores para que
hagan llegar a la entidad sus propuestas, implementando los procesos de
selección que correspondan, seleccionando a la oferta y otorgando la buena
pro. Se complementa con la elaboración de la Orden de Compra o de
Servicio o la firma del contrato según sea el caso. El proceso de adquisición
concluye con la recepción de los bienes o servicios y el pago respectivo.
1.3ALMACENAMIENTO
Se inicia con la recepción de los bienes en el almacén de la entidad.
Comprende los siguientes pasos:
Recepción: se realiza teniendo a la vista l Orden de Compra y el
Comprobante de pago correspondiente(factura, boleta de venta, etc.).
Implica el examen externo, conteo y pesaje de los bienes que se reciben.
Verificación y control: consiste en retirar los bienes de los embalajes,
revisando y verificándole contenido en forma cuantitativa y cualitativa. La
conformidad consta en la Orden de Compra.
Internamiento: consiste en agrupar los bienes según sus características y
su ubicación en zonas apropiadas del almacén.
Registro y control: se procede a su registro en las tarjetas de control
visible, se envía la copia de la Orden de Compra a la oficina
correspondiente para su anotación en la Tarjeta de Existencia Valorada de
Almacén.
Custodia: tiene por finalidad mantener las características físicas y la
cantidad d los bienes ingresados al almacén. Comprende la protección de
materiales, del local del almacén y del personal.
1.4 DISTRIBUCIÓN
Comprende el proceso para entregar los bienes a las diversas instancias de
la entidad para su consumo o uso. Comprende los siguientes pasos:
formulación del pedido: consta en el Pedido – Comprobante de Salida y es
formulado por la oficina solicitante.
Autorización de despacho: es la autorización para entregar los bienes a la
oficina solicitante. Consta en el Pedido – Comprobante de Salida.
Acondicionamiento de materiales: es el acondicionamiento de los bienes
para su entrega a la oficina solicitante. Esta a cargo de los trabajadores del
almacén..
Control de materiales: comprende las medidas para dar seguridad y
vigilancia de los bienes a ser entregados.
Entrega de los bienes: el responsable del almacén hace entrega física de
los bienes al funcionario que se indica en el Pedido – Comprobante de
Salida, firman tanto el que entrega como el que recibe los bienes.
III. GESTION DE LOS DOCUMENTOS FUENTE
A continuación vamos a mostrar la elaboración de los documentos fuente
originados en el sistemas de abastecimientos y que se utilizan en el registro
administrativo y contable.
Adquisición de bienes:
Elaboración de orden de compra – guía de internamiento.
05/01/07 En la oficina de abastecimientos de acuerdo al cuadro comparativo de
cotizaciones Nº 147, se aprueba la O/C Nº 142 para adquisición de útiles de
oficina, según detalle:
Modalidad de compra : Menor Cuantía
Proveedor : Editorial e Imprenta CRYS S.A.- RUC 20100457512
Fuente de Financiamiento : 00 Recursos ordinarios
Cadena de Gasto : 5.3.11.49 Materiales de Escritorio
Cadena Funcional : 03.003.0006.100267 Gestión Administrativa.
Importe : s/. 345.00
Detalle de los bienes a comprar:
50 cuadernos Patria, cuadriculados de 100 hojas a s/. 3.50 c/u
05 millares de papel Bond A4, de 80 grs. Marca Arpesa a s/. 25.00 c/millar
02 cajas de lapiceros marca Faber Castell, azul a s/.22.50 c/caja
En la oficina de abastecimientos se elabora la orden de compra tal como se
muestra a continuación:
Deberá contar con firmas y sellos de los funcionarios competentes.
Se elabora en original y dos copias. La primera copia será remitida l proveedor
para su atención.
Recepción de la adquisición:
08/01/07 Según F/001-200, se recibe en almacén los materiales adquiridos con
la O/C Nº 125 .
la recepción de los materiales se sustentan en la factura del proveedor y consta en
la misma orden de compra – guía de internamiento. En tal sentido, en el recuadro
inferior derecho de este documento, el jefe de almacén firmara, sellara y
consignara la fecha de recepción dejando constancia de haber recibido conforme
los materiales adquiridos.
Distribución de los Bienes: formulación del pedido
10/01/07 El jefe del Área de administración remite el PCS Nº 001 al Jefe de
Abastecimientos a fin de que le entregue a la Señora Rosa Mamani Huiza los
materiales de escritorio adquiridos con la O/C Nº 125, para su consumo en
actividades administrativas .
la oficina solicitante consignara únicamente, su detonación, lugar y fecha, el
nombre de la persona a quien debe entregarse los bienes, el destino de los bienes,
el número del pedido y la cantidad y descripción de los materiales.
Además, se consignara el numero en letras del renglón utilizado y la firma y sello
funcionario solicitante.
Distribución de los bienes : Autorización de Despacho y Entrega:
11/01/07 el jefe de abastecimientos aprueba el pedido y autoriza al jefe de
almacén entregar los bienes solicitados. La entrega se produce en esta misma
fecha. El Nº de la salida es 010.
En el almacén se acondiciona los bienes a entregar; en la sección despachado de
la PECOSA se consignara la cantidad, marca y otras especificaciones de los
materiales a ser entregados.
El pedido – comprobante de salida queda completada de la siguiente manera:
Se consignara la fecha de la entrega; el formulario contara con firmas y sellos del
Director de Abastecimientos y del Jefe de Almacén o de quienes hagan sus veces;
y también la señorita Rosa Mamani Huisa firmara en la sección recibí conforme.
En cuanto a la valorización; este aspecto debe ser completado en contabilidad o en
el mismo abastecimiento, en base a las Tarjetas Valoradas de Existencia. El código
contable 60101 debe ser colocado en contabilidad.
Almacenamiento de bienes recibidos por donación, transferencias, productos
terminado, etc.
Aquellos bienes que se reciben en el Almacén, cuyo origen es distinta a las
adquisiciones, se sustentan con el formulario Nota de Entrada al Almacén. Es
elaborada en abastecimientos, y la original es enviada a Contabilidad para su
registro.
Recepción de una Donación:
20/01/07 según oficio Nº 025-2007-CN de la empresa comercial Los Patmos
SRL, se recibe en calidad de donación una Fotocopiadora marca Minolta, serie Nº
1445-AD, modelo N-2520, con un valor referencial de s/. 2,500.00, la cual será
utilizada en las actividades administrativas de la entidad.
Esta donación se sustentará en la Nota de entrada al Almacén Nº 004.
Deberá contar con las firmas y sellos del Jefe de Almacén y el director de
abastecimientos o de los funcionarios que hagan sus veces.
Adquisición de servicios : Elaboración de Orden de Servicio
09/01/07 en la oficina de abastecimiento se aprueba la contratación de una
abogada por concepto de asesoría jurídica externa por el mes de enero 2007,
formulándose la orden de servicio Nº 134, según detalle:
Modalidad de compra : Menor Cuantía
Proveedor : Henry Galindo
Fuente de Financiamiento : 09 Recursos directamente recaudados
Cadena de Gasto : 5.3.11.33 Materiales de Escritorio
Cadena Funcional : 03.003.0006.100267 Gestión Administrativa.
Importe : s/. 1,350.00 (incluido la retención del 10% por
concepto del impuesto a la renta de cuarta categoría)
Para que la orden de servicio que se ha elaborado tenga validez, deberá contar
con las firmas y sellos de los funcionarios competentes.
Al termino de la presentación del servicio, el jefe de Almacén, en el recuerdo
inferior derecho denominado recibí conforme , deberá consignar la fecha, y
colocar su sello y firma.
