1.1 Introducción a la contabilidad computarizada.

La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización”.

A finales de los años setenta y comienzos de los ochenta los programas administrativos computarizados, como consecuencia de la globalización de las transacciones comerciales, trajo como consigo la necesidad de contar con información confiable y refinada para la toma de decisiones, así como la emisión oportuna de informes y reportes financieros para un cabal cumplimiento de los deberes formales de la empresas.

Contabilidad Computarizada

La importancia de la contabilidad computarizada es que es más veloz; ya que por medio de la creación del software o programas creados en el computador se pueden realizar labores hasta antes propias de los contadores. Se puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, por que la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual; Se puede manejar un volumen de operaciones mayor; Se reduce mucho el número de errores, por que la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano; El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada. En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones. Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es prácticamente intelectual. El contador nada mas deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema hará el resto.

Sistema contable que se implementan dentro de una empresa

La contabilidad financiera: Es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.

1.2 Segregación de funciones en ambientes electrónicos de datos.

En el ambiente actual de los negocios, el establecimiento de una adecuada segregación de funciones se ha convertido en uno de los pilares básicos de un modelo de control interno efectivo, por cuanto es fundamental para reducir el riesgo de errores y fraude. Tener sistemas de información con un adecuado esquema de seguridad no es suficiente para mitigar el riesgo de un fraude dentro de la organización, si no se segregan las funciones de forma adecuada. En los últimos años se ha exigido a los desarrolladores de seguridad, que manejen usuarios, perfiles y responsabilidades y, sin embargo, los fraudes se siguen consumando, aprovechando las vulnerabilidades de los sistemas de información. Esto se debe en buena parte a una inadecuada segregación de funciones.

Cómo controlar con inteligencia

La segregación de funciones está orientada a evitar que un individuo tenga control sobre dos o más fases de una transacción u operación, por lo que las responsabilidades de autorizar transacciones, registrar dichas transacciones y mantener la custodia de activos (p. ej. tesorería, inventarios, activos fijos, etc.) se asignan a diferentes personas, reduciendo así las oportunidades para que una persona esté en posición de cometer y ocultar errores o fraude, en el curso normal de sus funciones. Por regla general, y es nuestra recomendación, las siguientes funciones deben estar separadas entre los empleados:

Registro y conciliación

- Gestión y custodia de activos

Un examen detallado del esquema de supervisión de actividades que están relacionadas es fundamental, y sirve como un control adicional muy efectivo, especialmente cuando estas funciones no pueden ser separadas en organizaciones o departamentos muy pequeños.

Aprobación

Cómo actuar frente a una incompatibilidad de funciones

Sugerimos las siguientes etapas para implementar una estrategia efectiva de segregación de funciones:

Identificación de riesgos.

En esta etapa se debe identificar, en los procesos de la organización, aquellas transacciones que son sensibles a un fraude y susceptibles de él. En cada caso, es importante indicar los riesgos existentes si una misma persona tiene acceso a estas transacciones.

Identificación de aplicaciones.

En esta etapa se establecen las aplicaciones o módulos con los que se realiza cada una de las transacciones sensibles.

Identificación de conflictos.

El objetivo de esta etapa consiste en utilizar la información de las dos etapas anteriores para identificar usuarios con conflictos de segregación de funciones, según sus actividades y accesos a los sistemas de información. Desde el punto de vista de los sistemas de información, es importante que estos ofrezcan niveles de acceso que le permitan a cada usuario acceder sólo a aquellas operaciones, parámetros y actividades que estén de acuerdo con su rol en la organización.

Remediación y mitigación.

En esta etapa se proponen y realizan los cambios necesarios para reducir el riesgo de las transacciones sensibles.

Monitoreo.

Una vez implementada la segregación de funciones, la auditoría interna y externa deben realizar auditorías periódicas, para asegurarse de que estas definiciones perduran a lo largo del tiempo, pero también con el fin de identificar nuevos conflictos y riesgos, por cuanto las organizaciones son dinámicas.

1.3 La importancia de la automatización del área financiera

El área de producción se usa desde el comienzo de la utilización de los productos informáticos en el mundo empresarial, en el campo contable. De ahí se aplica la Informática a la gestión de inventario que ya forma parte de la función de Producción. La gestión de inventario se ocupa de la optimización de las cantidades de materiales existentes en la empresa.

Debido a que el acoplamiento perfecto de actividades no se produce aparecen tiempos de espera, lo que implica un tiempo de almacenamiento. Aparecen los inventarios, éstos han de ser gestionados.

Las empresas se enfrentan a presiones empresariales: unas para que los inventarios sean grandes y, por contra, otras para que sean pequeños. Esto implica la búsqueda de un equilibrio entre ambas situaciones.

1.4 Diferencias entre la contabilidad manual y la computarizada

Contabilidad manual

Un sistema de contabilidad manual requiere que el contador o tenedor de libros registre a mano las transacciones comerciales en el diario general, libro mayor y en la hoja de trabajo. Este proceso puede ser completado por cualquiera utilizando papel real y hojas de contabilidad o mediante la creación de estas hojas en un programa informático como Excel. Se considera manual, ya que cada transacción se introduce en el sistema de manera individual.

Contabilidad computarizada

Un sistema de contabilidad automatizado permite al usuario introducir la transacción en el programa una sola vez y todas las cuentas se actualizarán según sea necesario. Por ejemplo, si tu empresa compra US$1000 en material de oficina con una combinación de efectivo de US$500 y un crédito de US$500, en lugar de ir a cada cuenta y registrar la transacción, con un sistema computarizado marcarías el material de oficina, dinero en efectivo y la cuenta de cuentas por pagar y las transacciones automáticamente se registrarían a las cuentas.

Los sistemas computarizados ofrecen grandes ventajas.

La contabilidad manual requiere que todas las anotaciones, facturas y otros documentos financieros estén hechos a mano. En cambio, la computarizada le permite a los usuarios ingresar la información en software de programas de contabilidad.

Las desventajas de la contabilidad manual

Velocidad

La contabilidad computarizada produce información más rápido que la manual. Los paquetes de software de contabilidad, como QuickBooks y Peachtree, vienen con bases de datos incorporadas que les permiten a los usuarios ingresar información.

Precisión

Los sistemas de contabilidad manuales son más propensos a los errores matemáticos y a la equivocación de ubicación de números. Al usar un sistema computarizado, la información de tu compañía se calcula de forma automática basada en los números que ingreses.

Estados contables

En un sistema de contabilidad manual debes preparar el estado contable del ingreso de tu compañía, el balance general y el estado del patrimonio del dueño. La información de tus anotaciones te ayuda a formular los estados contables de tu compañía. Los sistemas computarizados permiten que los

estados contables se puedan crear partiendo de información almacenada en la base de datos.

Costo

El costo de los sistemas computarizados pueden variar desde cientos a miles de dólares para las grandes empresas. Un sistema de contabilidad computarizado puede ahorrar horas de trabajo para un empleado que debe crear estados contables y otros informes. Por esta razón, muchas empresas pequeñas y medianas utilizan software de contabilidad computarizado.

Informes

Los informes se pueden crear de forma puntual al utilizar un sistema computarizado. Los informes generados con este tipo de software le permite a los administradores dirigir la compañía de forma más eficiente. La creación de un informe en un sistema manual puede llevar a una frustración mayor del personal y como consecuencia se puede llegar a tener que trabajar con información desactualizada.

Informes del fin del período

Los paquetes computarizados de contabilidad elegirán automáticamente todos los movimientos contables correspondientes a los informes de la época. Una contabilidad manual toma más tiempo, pero puede ayudar a un tenedor de libros a entender mejor el proceso de publicación y de fin de período. Esta es una razón por la cual los estudiantes de contabilidad no pueden tomar un curso de contabilidad informatizada hasta que las clases iniciales e intermedias de contabilidad se hayan completado.

Manipulación de datos

Con un sistema de contabilidad computarizado, la información para un determinado período de tiempo puede ser compilada con rapidez. Con un sistema manual, puede tomar tiempo para localizar la información de cada libro y poder compilarla en un informe.

Cosas a tener en cuenta

Si no eres bueno con los números, la contabilidad te asusta y contratar a un contador o contable no es una opción, un sistema informático hará más fácil el mantenimiento de registros. Para las personas que se sienten cómodas trabajando con un sistema contable, un sistema manual o computarizado estaría bien, pero el sistema computarizado ofrece la ventaja de la velocidad. Si estás acostumbrado a los métodos viejos y prefieres tener los libros en papel real, puedes utilizar un sistema de contabilidad computarizado sólo para imprimir los libros de contabilidad, tomando lo mejor de ambos mundos.