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AArrcchhiivveeccoonnoommííaa

CCOONNSSTTRRUUIIRR PPAARRAA CCOONNSSEERRVVAARR TTEESSOORROOSS

Daniel L. Di Mari

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Curso l Archieveconomía Autor l Daniel Di Mari

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Lic Creative Commons

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/ar/

Di Mari, Daniel Lorenzo Archiveconomía, Construir para Conservar Tesoros 1a ed. - Córdoba : Alejandría Editorial, 2012. 230 p.; 20,5 x 14,5 cm. ISBN 978-987-1780-08-2 1. Archivología. I. Título CDD 069

Fecha de catalogación: 13/12/2012

De la presente edición: Copyright © 2012 by Daniel Lorenzo Di Mari

Diagramación de Interior: Leonardo M. Santillán – Alejandría Editorial Diseño de Tapa: Leonardo M. Santillán – Alejandría Editorial Corrección: Sergio Iturbe ([email protected])

Está prohibida la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier método fotográfico, fotocopia, mecánico, reprográfico, óptico, magnético o electrónico, sin la autorización expresa y por escrito de los propietarios del copyright.

IMPRESO EN LA ARGENTINA – PRINTED IN ARGENTINA Todos los derechos reservados - Queda hecho el depósito que prevé la ley 11723.

Colombia 33 – Bº Nueva Córdoba Córdoba – República Argentina

Tel.: (351) 460 8065

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A mi esposa e hijas, que me acompañaron. A todos aquellos que lean este libro y puedan con ello, ser cada día mejores

profesionales.

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Prólogo

Realizar el prólogo del primer libro de un colega y amigo es una gran responsabilidad y, al mismo tiempo, un inmenso halago.

Ante todo debe destacarse el esfuerzo que implica la tarea de escribir, difícil en todas las ciencias, aunque en Archivología ese esfuerzo puede calificarse de titánico, teniendo presente que es mínimo lo que se escribe y publica en Argentina, no solo por lo alambicado del proceso sino también por los costos que ello implica.

La obra del Licenciado Daniel Di Mari es única respecto a su temática: la Archiveconomía. Además, es sumamente didáctica en cuanto a su estructura y contenido, y puede decirse que llena un vacío en esta materia.

Con un sabor local, sin perder los aportes teóricos y académicos, el autor nos introduce en los distintos aspectos que debe tener el edificio de archivo, sus características esenciales, mantenimiento, áreas de archivo, así como también temas relacionados y no menos importantes, como la seguridad e higiene o las especificaciones legales para la edificación, todo en una redacción clara, ágil y amena.

En síntesis, es una guía para el profesional -sea éste archivero, arquitecto o ingeniero- que debe enfrentar la construcción o adecuación de un edificio de archivo o elegir el mobiliario más adecuado al fondo documental, así como también se enarbola en una guía para los alumnos en tanto que resume la base fundamental de los estudios sobre archiveconomía.

La concreción de una obra como la presente se tiene que apoyar y fomentar, y por esta razón brindo mis mejores augurios para “Archiveconomía. Construir para conservar tesoros”.

Prof. Arch. Ruth Gómez Córdoba, diciembre 2012

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Introducción Cuando se habla de la ciencia de la archivología, es común

discurrir sobre la descripción y la ordenación de los documentos que componen el patrimonio documental de los pueblos. Al ir avanzando en la lectura de este libro, seguramente se comprenderá la importancia de interiorizarse sobre los aspectos de la archiveconomía.

Es lógico pensar que, indefectiblemente, debe haber un lugar, un espacio apto para cumplir con la tarea archivística. Precisamente en esta presentación se contempla el estudio de las características que debe reunir un edificio de archivo para que se garantice la óptima conservación de toda la documentación depositada en él y preparar un eficaz servicio, adecuando zonas que serán destinadas para la consulta de los usuarios.

Es fundamental tomar conocimiento de los aspectos que nos ayudarán a lograr la correcta ubicación física de un edificio de archivo que, como se sabe, es parte la sociedad urbana. Por ello, también encontraremos en este escrito, indicaciones necesarias para ayudar al profesional en dar con la elección apropiada.

Otro aspecto de principal importancia es saber dotar al edificio de archivo de un mobiliario que se adapte perfectamente a las tareas que desarrolla el profesional archivero, permitiendo una eficaz instalación de las diferentes series que integran el fondo del archivo. Por ello incursionaremos en los tipos de muebles y estanterías que se requieren para el trabajo en archivos, con las premisas pertinentes para lograr la correcta disposición de los mismos, que permitirá optimizar la tarea profesional del archivólogo.

También se presentan las normativas municipales generadas en la ciudad de Córdoba, Argentina tendiente a que el lector pueda tener a su alcance normativas que sirvan de ejemplo.

Así, el lector terminará las últimas páginas de este libro comprendiendo el porqué de la archiveconomía, la importancia que tiene la elaboración de un proyecto de edificio de archivo,

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trabajando en la interdisciplina, es decir con los aportes de diversos profesionales, como arquitectos e ingenieros.

En síntesis, el lector se encontrará preparado para poner en práctica todo lo concerniente a ubicación edilicia, tipo de edificio para cada archivo, medidas de seguridad, mobiliario, información que el archivólogo debe comunicar al arquitecto y un conocimiento general de la legislación vigente.

Por último es bueno destacar que no existe mucha bibliografía sobre el tema y que, por ello, considero que este libro es un gran aporte para mis colegas y al público en general que quiera trabajar en proyectos de archivos. Los invito a introducirse en la lectura de esta temática que no puede estar ajena a la persona que desarrolle su trabajo en archivos de documentos. Construyamos juntos para conservar tesoros.

Prof. Lic. Daniel L. Di Mari

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CCAAPPIITTUULLOO II CCOONNCCEEPPTTOOSS GGEENNEERRAALLEESS DDEE LLAA

AARRCCHHIIVVEECCOONNOOMMIIAA

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12 Lic. Daniel L. Di Mari

Conceptos Generales

1. Significado actual de la palabra archivo

Siguiendo los conceptos de Aurelio Tanodi1 vertidos sobre el término “archivo” en su uso común y corriente se puede decir que tiene varios significados:

a) El edificio donde se conserva la archivalía. b) El local que conserva documentos, dentro de un edificio. c) El mueble donde se deposita la archivalía dentro de una

entidad o institución. d) La institución que conserva y utiliza la archivalía de una o

más entidades. e) El material como tal, es decir la archivalía.

Tanodi llega a la conclusión de la conveniencia de utilizar el término “archivo” para señalar, al mismo tiempo, los locales y el material que ellos conservan para concluir con la definición de “archivo” como las secciones de entidades y las instituciones que reúnen, conservan, ordenan, describen, administran y utilizan la archivalía y, eventualmente, los documentos históricos que no son archivalía. Como concepto general, el archivo es el conjunto de materiales de toda índole que todo órgano o ministerio, toda persona física o moral ha reunido automática u orgánicamente debido a sus funciones y a sus actividades, conservado en un edificio que permite su correcta conservación.

2. Definición de archiveconomía

La ciencia de la Archivología es tan vasta que, para su mejor estudio, diversos autores realizaron subdivisiones. En esta oportunidad se propone los siguientes conceptos:

1 TANODI, Aurelio (1961) Manual de Archivología Hispanoamericana - Teorías y Principios, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, Ed. Universidad Nacional de Córdoba, Córdoba. Págs.1 a 8.

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Archiveconomía – Construir para Conservar Tesoros 13

Ø Archivística central o base: abarca todo lo concerniente a la descripción por medio de inventarios, la clasificación, la ordenación de la documentación y la instalación definitiva en el lugar pertinente.

Ø Archiveconomía: comprende las pautas necesarias para la construcción de edificios destinados a archivos de documentos. Algunas de ellas son: ubicación, características de su estructura, espacios necesarios para las tareas de archivo, condiciones de temperatura y humedad, iluminación, prevención de catástrofes, higiene y seguridad en el trabajo. La Archiveconomía abarca también el estudio del mobiliario de archivo, muy especialmente de los diferentes tipos de estanterías que se encuentran en el mercado, todo esto para que el profesional archivero pueda seleccionar y proceder a elegir la mejor opción para el resguardo de los documentos que se conservan.

Ø Legislación: toda normativa, reglamentación municipal, provincial, nacional e internacional que se refiera a archivos de documentos, como asimismo las disposiciones en archivos religiosos.

Ø Marketing: modalidades y procesos tendientes a hacer efectiva la comunicación de la archivalía con la debida atención a los usuarios.

Es importante tener claro que el deber primero e ineludible de los archivos es la conservación de la archivalía, es decir bregar por el resguardo de los documentos, ya que sin ellos no hay posibilidad de brindar el servicio pertinente. En este aspecto colabora con un papel muy importante la archiveconomía, que da las pautas necesarias sobre los tipos de edificios y mobiliarios apropiados para la correcta conservación de los documentos en sus distintos soportes. Incluye también las oficinas administrativas y los diferentes talleres que forman parte del archivo.

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3. El rol del archivero, arquitecto e ingeniero

El programa para definir las funciones de sectores, superficies y equipamiento de un edificio debe ser estudiado minuciosamente para luego poder poner en práctica lo acordado entre las partes intervinientes en el proceso. En la actualidad no es común encontrar a un arquitecto o ingeniero que tenga experiencia sobre la elaboración de un proyecto de archivo, y es por esto que se necesita la presencia del profesional archivero. Si bien el arquitecto es el responsable de los trabajos realizados en la obra, es prioritario que sea informado de las necesidades de los servicios de archivo, para lo cual se necesitará de una colaboración basada en la interdisciplina. Podemos afirmar que la mayor belleza del edificio resultará de la mayor perfección en el cumplimiento de sus funciones y, por eso, cuando se trata de construir un archivo, el primer acto a realizar es poner en contacto a ambos profesionales. Le corresponde al archivero dirigir el programa de trabajos previos y hacer una memoria que recoja las necesidades de las diferentes áreas de trabajo a fin de poder garantizar la correcta conservación de la documentación y los trabajos de archivo. Cuando se llega a la etapa del anteproyecto, el archivero debe dar su opinión, formular las objeciones que crea convenientes y, en fin, debe seguir toda la marcha de los trabajos asistiendo a las reuniones de la obra. Sólo el profesional archivero comprende exactamente la importancia que tiene la documentación a conservar, los espacios necesarios para el trabajo diario y los servicios que brinda el archivo. El arquitecto posee una formación profesional que le es propia y está facultado para el trabajo que se le encomienda. No obstante ello, es aconsejable que el arquitecto visite varios archivos, se interiorice sobre los servicios que se prestan y entienda la problemática archivística. Para que el arquitecto trace los espacios y los planifique en el plano de un modo funcional necesita dos tipos de informaciones: cuantitativas y cualitativas.

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Información Cuantitativa: en primer lugar, el archivero debe relevar la cantidad de metros cuadrados que necesita para la conservación de la documentación, es decir que debe figurar y trazar los espacios necesarios para el público (en función de su número, calidad, tasas de frecuencia, horarios de frecuencia, tipo de consulta de documentos, etc.); debe saber el espacio necesario para el depósito de fondos según sus clases como así también para cada actividad y función del personal en general. Información Cualitativa: se detallarán las funciones de conservación preventiva y curativa de documentos, de los distintos servicios prestados a los usuarios y de los trabajos, métodos y organización interna de los funcionarios. El archivero, por su experiencia profesional, identifica los problemas de estanterías y cajas mal concebidas, la falta de asientos y mesas en la sala de investigación, las carencias de confort en determinados trabajos relacionados a la tarea de archivo, los puntos racionales de vigilancia y custodia, los ruidos y falta de intimidad, las inadaptaciones de los espacios a las nuevas tecnologías, las cercanías y lejanías precisas, la falta de estética y de funcionalidad en locales. Otro aspecto que no se debe olvidar es la demarcación de circuitos fluidos que permitan trabajar con seguridad, garantizando el correcto manejo de los documentos. En definitiva se deberá llevar a cabo un trabajo interdisciplinar para lograr los objetivos planteados. El archivero conoce las necesidades del servicio y el arquitecto conoce las soluciones que permiten satisfacer esas necesidades. En la práctica es necesario que el archivero no proponga ideas irrealizables y que el arquitecto no imponga ideas preconcebidas, manteniendo siempre la relación entre ambos. En el caso en que los profesionales involucrados no concuerden en el trabajo, éste deberá ser sometido al arbitrio de una autoridad superior (el director general o quien financie el trabajo). En cuanto a la forma de contratar al profesional arquitecto, debe llevarse a cabo abriendo un concurso de proyectos y adjudicarse la obra al mejor entre los presentados. Este sistema es altamente

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recomendable ya que el concurso es un sistema noble, por cuanto ofrece iguales oportunidades para todos, pudiendo destacarse arquitectos desconocidos hasta entonces, poseedores de condiciones destacadas. Otra forma es la contratación directa, sólo recomendable para casos de urgencia, ya que la primera opción es costosa y tiene tiempos de demora. No obstante ello, en la actualidad el concurso por medio de la licitación pública es el sistema más aconsejable.

4. Historia del edificio de archivo

Cuando hablamos de la historia de los archivos debemos comprender que sus etapas conceptuales se encuentran ligadas a los acontecimientos sociales de los hombres, es decir que la evolución del concepto de archivo se encuentra estrechamente vinculada a la sociedad imperante en cada época. Es preciso destacar que, desde la antigüedad hasta la actualidad, los archivos han sido valorados por la administración como herramientas fundamentales de gestión y conservación de la memoria de los derechos, siendo éstos celosamente custodiados desde la antigüedad como secretos sacros y tesoros de la cámara, archivos inaccesibles con muros gruesos, puertas dobles y arcas de tres llaves. A través del tiempo, la concepción arquitectónica de los depósitos de archivos ha variado profundamente desde una habitación de archivo dentro de un edificio destinado a alguna otra función administrativa hasta el edificio de archivo como tipo arquitectónico para la finalidad propia. De esta forma se ha avanzado del concepto de archivo como un solo depósito como pieza fundamental y casi única al archivo tripartito con zonas de trabajo cerradas, abiertas y entreabiertas al público. Según lo expresado por Robert Henri Bautier2 hay una clasificación acorde a la división clásica de la historia, que es la siguiente:

2 BAUTIER, Robert-Henri (1961) Les Archives en L´Histoire et ses méthodes, Ed. Brujas, Enciclopédie de la Pleyade.

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§ Archivos de Palacio (Edad Antigua), § Tesoros de Cartas (Edad Media), § Arsenales de Autoridad (Edad Moderna), § Laboratorios de la Historia (Edad Contemporánea).

Tallafigo3 manifiesta que esta división es confusa, argumentando que los archivos de los palacios y de los templos se encuentran en muchas más etapas. Es por esto que propone dividir la historia de los archivos según las categorías de antiguo régimen y de nuevo régimen, que se implantan paulatinamente tras la Revolución Francesa. De los archivos reales se da paso a los archivos nacionales.

4.1. Tipos de archivos según la época

Los datos que se expondrán a continuación tienen la finalidad de ubicar en el tiempo las diferentes construcciones que albergaron los archivos. No es intención de este autor desarrollar cabalmente los acontecimientos sociales e históricos que son de la competencia de los historiadores.

4.2. Edad Antigua (3000 a.C. a 395 d.C.)

Durante milenios, los archivos se encontraban dentro de las dependencias administrativas. Una excepción fue el caso del Tabularium del Senado, hecho exclusivamente para funcionar de archivo en una de las partes más nobles del foro romano, junto al Capitolio. Veremos a continuación algunos ejemplos: Siria: las construcciones de palacios y de templos son características de este pueblo, encontrándose los palacios de Ugarit, hitita de Hatusa, Nimrud y de Mari en la Siria antigua, donde se conservaban tablillas de madera y arcilla. Las más pequeñas se guardaban en cestos y en los templos de la diosa Eanna en Uruk. Una característica destacable fue que el depósito contaba con un suelo acanalado por cuyos surcos fluía el agua 3 ROMERO TALLAFIGO, Manuel (1997) Archivística y Archivos. Soportes, edificio y organización, Ed. S & C. Ediciones Carmona, 3ra. edición, Madrid. Págs. 276 a 286.

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que, al evaporarse, evitaba la sequedad característica del ambiente. Egipto: en este pueblo se le daba una especial atención a los registros de propiedad y heredad, siendo la documentación registrada y catalogada en la oficina del visir o director de los escritos reales, que se llamaba Casa de los Documentos Sellados. Grecia: en la polis griegas, cada magistratura tenía su archeion o lugar en el que se redactaban y conservaban los documentos expedidos por la autoridad. Aristóteles4 afirmó en su Política que los archivos eran oficinas indispensables para el estado modelo. No obstante, los griegos se preocuparon muy tarde de conservar documentos públicos mediante servicios, con edificios y personal organizado. Atenas: Efialtés5 (460 a.C.) instituyó los archivos del Estado ateniense para conservar los papiros y las tablillas que contenían leyes y decretos, y los situó en una de las dependencias del Bouleterion o Senado, con archiveros llamados nomofilaques. En el 350 a.C. se centralizaron todas las escrituras públicas de Atenas en un solo y único edificio, el Metroon, templo de la Diosa Madre de los Dioses. Roma: tanto para Roma como para Grecia es recomendable ver la voz tabularium. El tabularium estaba construido de piedra con arcadas que hacían incombustible el archivo donde se depositaba la memoria escrita del pueblo. La característica del archivo central del Senado era que una sección era contigua a la otra. La plebe y sus magistrados tuvieron sus archivos en el templo de Ceres, administrado por dos ediles de la plebe. A los registros o censos de las personas con fines fiscales los custodiaban los censores en el templo de las Ninfas. El templo de Júpiter se reservaba para los documentos diplomáticos y el de Vesta para los testamentos post mortem.

4 Filósofo griego (Estagira, 384 a.C. - Calcis, 322 a.C.) 5Político ateniense del siglo V a.C. que se convirtió en el jefe del partido democrático de Atenas a partir de 465 a.C.

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El Colegio de Pontífices romanos tenía un archivo de carácter sagrado y secreto donde conservaban fórmulas legales para resolver asuntos litigiosos de la ciudadanía. En el siglo I a.C. (año 78 a.C.), tras un incendio del Capitolio que afectó al erario y archivo del Senado, se construyó y amplió a los pies del Capitolio - en el flanco de la colina del Senado, entre dos templos, y frente al foro- un edificio específicamente para archivo. Éste era de gran porte y consistencia, de sillería de piedra de asperón, sólido y a prueba de fuego. Este archivo, denominado Tabularium, contenía tablillas que pendían en sus asas de unos alambres que se movían con un sistema de poleas. En la época imperial hace aparición un sistema unitario de los archivos centrales y periféricos de la administración. Los archivos (tabularia) de Hispania formaban parte de la estructura administrativa de los gobernadores. Los archivos municipales seguían el modelo de los romanos, que estaban acostumbrados a utilizar templos como recintos sagrados y seguros para conservar sus documentos. Una característica importante es que los decretos adquirían fuerza legal cuando se introducían en el archivo local. Cada colegio sacerdotal debía tener en su templo un tabularium y un escriba. Se cree que los archivos del pontífice máximo se ubicaban en el foro en la regia, sede de su administración. La iglesia organizaba sus documentos en el mismo lugar seguro, preferente y sagrado donde se custodiaban los vasos sagrados.

4.3. Edad Media (395 d.C. a 1453 d.C.)

La herencia del Imperio Romano a través de la iglesia y del monacato, herederos de las funciones sagradas del Estado antiguo, hizo que el clero tuviera un gran protagonismo y monopolio en los archivos de las cancillerías y escribanías de la Alta Edad Media, así como también en la custodia de sus archivos catedráticos y monásticos. Vemos a continuación algunos de ellos:

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Los visigodos: con ellos, la Hispania romana se convierte en sólo Hispania, una monarquía regida desde adentro por una minoría germánica, no por delegación de un emperador distante. El archivo real estaba con la corte de Toledo bajo custodia. Los árabes: uno de los principales funcionarios de la administración central y provincial de los árabes era el al-katib o “el que escribe”, que estaba situado en cada uno de los sectores administrativos llamados diwan. Los cristianos: se distingue entre la Alta Edad Media y la Baja Edad Media. Alta edad media española: en lo concerniente a los archivos reales, se conservaban en arcones o bolsas, sin necesidad de archivos centrales con depósitos específicos. Se seguía la tradición antigua de la dispersión por lugares seguros, en monasterios y palacios. Aragón: en el siglo XIII existían archivos reales con funciones muy específicas cada uno. El Rey Jaime II6, calificado como “enfermizo adicto al papel escrito”, crea en el año 1318 el Archivo Real de Barcelona para privilegios y registros de cancillería. En este lugar se resguardaban tanto documentos como tesoros. Castilla y León: el resguardo de los documentos se llevaba a cabo en la Cámara Real junto con los tesoros. En los años 1371 y 1385 existían archivos reales de gobierno y de justicia. Baja Edad Media española: a diferencia de la corona de Aragón, con su corte fija en Barcelona, la corte de Castilla no tenía sede fija. Por ello, hoy el Archivo de la Corona de Aragón es medievalista, y el Archivo de la Corona de Castilla (Simancas) es fundamentalmente modernista. Castilla no tuvo y por eso no tiene para esa época un archivo real único y general de la Edad Media. Es así que se dio en la Baja Edad Media una fragmentación archivística en que cada organismo tenía su lugar: se elegían para 6 Jaime II: Soberano de Mallorca. Nació en Montpellier en 1243 y gobernó durante los años 1276 a 1311).

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archivo, incluso, diversos monasterios con recias construcciones, rodeadas de la frontera de lo sagrado como en la antigüedad. La ubicación del archivo pontificio con carácter de archivo general en el castillo de Sant´ Angelo fue obra de Sixto IV7 (1471-1484). Era una gran fortaleza en un meandro del Tíber -cerca del Vaticano- que en otro tiempo había sido la tumba de Adriano, y estaba protegida por la espada del arcángel San Miguel. Los documentos se guardaban en sacos dentro de cofres de hierro. Faltaba un siglo para que el papa Paulo V8 lo instituyese (1610-1614) en los palacios del Vaticano junto al patio de Belvedere en el Archivo Secreto.

4.4. Edad Moderna (1492 a 1789)

La consolidación y autoridad del Estado moderno precisó la herramienta documental del archivo como así también las armas y el dinero para el derecho y la política. Los Estados modernos exigieron un enorme esfuerzo de organización de archivos y se vieron forzados a crear archivos generales de documentos. En 1489 los Reyes Católicos9 trataron de concentrar sus archivos reales en una cámara en la cancillería de Valladolid como archivo único y fijo. La fundación de un Archivo Central y General con edificio propio, específico de la corona es mérito de Carlos I10, entre 1540 y 1545.

7 Nacido como Francesco della Rovere en una ilustre familia de Albisola, cerca de Savona, Liguria, formó parte de la Orden de los Franciscanos. Sus habilidades intelectuales fueron demostradas mientras estudiaba filosofía y teología en la Universidad de Pavía. Luego de sus estudios dictó cátedra en varias universidades italianas de importancia. 8 Papa Nº 233 de la Iglesia Católica (1605 a 1621). Nació en Roma (1550-1621). 9 Fernando II de Aragón e Isabel I de Castilla. El reinado de los Reyes Católicos significó el tránsito del mundo medieval al mundo moderno en España. Con su enlace se consiguió la unión, en la dinastía de los Trastámara, de las Coronas de Castilla y de Aragón, además de la paz entre las dos, otrora en pugna por el territorio y la influencia política 10 Carlos de Austria, o Habsburgo (1500-1558) fue Rey de España con el nombre de Carlos I.

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Francisco de los Cobos11, basado en las necesidades de un Estado moderno, manda a construir el Archivo de la Corona de Castilla en Simancas. Felipe II12, en 1561, tras trasladar la corte a Madrid, recoge los papeles del reino creando una fortaleza que albergaría cuatrocientas carretadas de papeles que llegarían a acumularse en depósitos seguros junto a bellos salones con estanterías de pino bien labradas. El 11 de noviembre de 1563, en el Concilio de Trento13 se designan las obligaciones de los párrocos de organizar sus archivos, estipulando la importancia de los archivos parroquiales y conformando los nuevos archivos eclesiásticos. Cuando el archivo de Simancas es desbordado por la gran cantidad de documentos se produce la fundación del Archivo General de Indias en el año 1785.

4.5. Edad Contemporánea (1789)

Uno de los acontecimientos más importantes por sus consecuencias en la historia de los archivos es la Revolución Francesa14, tras lo cual se dispone que los documentos de los archivos franceses fuesen puestos bajo tutela y directa propiedad del estado y conservados en los Archivos Nacionales de París. Esto originó excesos en la tarea de selección y eliminación de

11 Francisco de Cobos (1477-1547). Secretario de Estado del emperador Carlos I, comendador de Castilla e innegablemente una de las personalidades más influyentes y poderosas de su época. 12 Felipe II de Austria o Habsburgo (1527-1598): Rey de España desde el 15 de enero de 1556 hasta su muerte. Es llamado “El Prudente”. 13 Fue un concilio ecuménico de la Iglesia Católica Romana desarrollado en periodos discontinuos durante 25 sesiones entre el año 1545 y el 1563. Tuvo lugar en Trento, una ciudad del norte de la Italia actual, que entonces era una ciudad libre regida por un príncipe obispo. 14 La Revolución Francesa fue un conflicto social y político con diversos periodos de violencia que convulsionó Francia y, por extensión de sus implicaciones, a otras naciones de Europa que enfrentaban a partidarios y opositores del sistema conocido como el Antiguo Régimen. Se inició con la autoproclamación del Tercer Estado como Asamblea Nacional en 1798 y finalizó con el golpe de estado de Napoleón Bonaparte en 1799.

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documentos, cuestión a la que muchos calificaron como salvaje, por lo que se dio lugar a la sucesiva creación de los archivos departamentales. Bajo el concepto de soberanía nacional, muchos fondos y series documentales acumulados en palacios, castillos, catedrales, cofradías, conventos, monasterios, instituciones de beneficencia e incluso municipios cesaron de súbito en su función primaria ejercitada por siglos. El punto de partida de esta nueva concepción del archivo como centro de investigación -con sala de lectura como en las bibliotecas, abierto a personas que no pertenecen ni sirven a la institución que lo produjo- en España es, sin dudas, la Real Orden de Isabel II en el año 1844. El Real Decreto del año 1858 establece al Archivo Central de Alcalá de Henares en las 76 grandes salas del palacio arzobispal para dar solución a la abundante documentación que se encontraba en las suprimidas cámaras, en los consejos reales y en las sedes de los distintos ministerios. Se estipuló que el edificio debía ser espacioso y cercano a la Corte. Posterior a la Constitución Española del año 1978, la creación del Estado de Autonomías genera la transformación de un Estado de corte centralista. El sistema de archivos estatales se distingue de los sistemas de archivos autonómicos en las competencias de los órganos sobre redes de centros que abarcan por titularidades y gestiones, tanto estatales como autonómicas con sus respectivos compromisos de salvaguarda de la documentación existente en ellos.

5. El edificio de archivo

Es importante destacar que la concepción compacta del edificio o dependencia de archivo fue una realidad desde la conservación de tablillas de barro en el templo de la diosa Eanna en Sumer, hasta el mismo Archivo General de Indias, cuyos oficiales archiveros trabajaban en una gran pieza que contaba con bellas estanterías. En esos archivos tradicionales se practicaba un sistema de conservación pasiva: todo se confiaba principalmente

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a la buena calidad de los soportes dejando de lado el estudio de los agentes que dañan la documentación, ya sean externos e internos. No se concebía el laboratorio de investigación, el microscopio, el peachímetro de la acidez, las pruebas de vejez, aparatos diseñados científicamente para captar con objetividad los elementos distorsionantes (humedad, temperatura, polución, luz). Hoy, por el contrario, en los archivos no se contempla sólo la conservación, sino que se promueve e intensifica, es decir que ya se habla de un auténtico confort e higiene sanitaria de los documentos que permita alargar su durabilidad. La aparición del nuevo régimen en el siglo XIX, con conceptos como soberanía nacional, patrimonio documental de la nación y patrimonio cultural de una nación, crea un nuevo y numeroso usuario de archivo que es el ciudadano en general sumado al investigador cultural. El concepto de los documentos como “tesoros de la nación” requería una conservación apropiada de la masa documental y servicios mucho más activos y dinámicos. En resumen, consideramos que, en la historia de los depósitos de archivo, la concepción arquitectónica ha variado entre una pieza de archivo dentro de otro edificio y el edificio de archivo como tipo arquitectónico con finalidad específica, cambiando el concepto del archivo compacto sólo con el depósito como pieza fundamental y casi única al nuevo concepto de archivo con diversas zonas de trabajo. En la actualidad se promueve tanto el auténtico confort para los trabajadores y usuarios como la higiene sanitaria de los documentos que permitan alargar su durabilidad. El archivo que propone la Archivística debe contar con un edificio que posea características propias y concretas, especializado en áreas, sin cohabitaciones y completo con el fin del apropiado desarrollo de las actividades. Para ello debe reunir y reflejar en su concepción los tres aspectos siguientes:

a) el archivo como patrimonio de los pueblos, b) el archivo como un lugar de resguardo que garantiza la

permanencia y durabilidad de los documentos (no sólo con medidas reglamentarias, sino también con todo tipo de

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instalaciones y equipamientos para la seguridad de dicho archivo) y

c) el archivo como edificio emblemático de un Estado de derecho, destinado para la sociedad con la función de laboratorio de alta cultura.

Como toda obra importante, los edificios de archivos responden a problemas arquitectónicos, estéticos, emocionales, ambientales y constructivos. Es por esto que, al no existir un archivo igual, tampoco los edificios de archivo pueden ser diseñados con un estilo idéntico, es decir como una copia de otro. La globalización es inaceptable en arquitectura, aunque sí existen características edilicias que es preciso tener en cuenta para la construcción de estos edificios que contendrán el patrimonio de una sociedad. Tampoco debemos olvidar que la construcción de un archivo, como la de cualquier edificio de carácter institucional, es un problema urbano: debe aportar algo a la sociedad para que se aprecie y sea comprendido integralmente, favoreciendo el desarrollo de la ciudad o de alguna zona específica de ella. Resumiendo se puede expresar que por encima del resto de los edificios, los que tienen funciones culturales -tales como los museos, bibliotecas y archivos- deben ser referencias más sólidas por su sentido de permanencia y su papel en la formación y estructuración social.

5.1. La función del edificio de archivo

La protección y preservación del patrimonio documental de los pueblos implica su control físico e intelectual, es decir que, desde el punto de vista de la archiveconomía, es indispensable contar con un edificio de archivo apropiado para el correcto resguardo documental para, de esta forma, posteriormente proceder a la descripción, ordenación y demás tareas inherentes a la profesión del archivero. Cuando nos referimos a la arquitectura podemos entenderla como el arte de proyectar y construir edificios para satisfacer necesidades materiales y cobijar las diversas actividades del

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hombre. Dicho de otro modo: es un arte en la medida que añade belleza a la realización de esa finalidad práctica. La arquitectura fundamentalmente tiende a dar solidez y comodidad a las actividades humanas. Esto de ninguna manera hace descuidar el diseño de los espacios, que serán serenos, tranquilos, estáticos, ágiles, en base a ciertas cualidades configurativas y métricas requeridas. Las cualidades dinámicas de un espacio son percibidas si tenemos la sensación de movimiento producido por la configuración de sus envolventes, su tamaño y proporciones, los materiales y texturas, las personas que se encuentran desarrollando sus tareas, su disposición y los ritmos de la organización. Además de la funcionalidad debe existir belleza con una decoración arquitectónica pertinente, observando ciertas proporciones de ancho y alto. Las dimensiones se expresan en líneas, planos y volúmenes (elementos geométricos de la configuración) que definen el espacio. Todo edificio de archivo debe estar preparado para satisfacer las funciones generales de la profesión, a saber:

a) recoger y recibir documentos, b) conservarlos y tratarlos intelectualmente y c) comunicarlos a los usuarios.

5.2. Características del edificio público

Un edificio destinado a funciones públicas debe poseer características acordes a la concepción participativa democrática que exige la sociedad moderna. Estos edificios tienen un rol importante dentro de la comunidad, por lo cual deben promover conductas y actitudes sociales adecuadas, procurando el verdadero servicio ya que estos edificios son contenedores de la vida humana y adecuan sus dimensiones a un aspecto pulcro y significativo por ser justamente públicos. Para que el edificio pueda ser simbólico y de interés histórico tiene que reunir las siguientes características:

a) durabilidad prolongada;

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b) intensidad: todo el día, todo el año, toda la población; c) pluralidad: preparado para todos los usuarios que

requieran utilizar la estructura; d) flexibilidad: debe encontrarse estructurado para los

cambios que se requieren debido a las exigencias sociales, tecnológicas, ambientales y funcionales;

e) simbología intelectual y popular y f) crecimiento programado

De lo expuesto se deduce fácilmente que el edificio destinado a las actividades públicas debe tener una duración prolongada y, por su uso intensivo y flexible, tiene un fuerte impacto permanente como parte del patrimonio cultural de los pueblos. La institución debe brindar los espacios necesarios para que la gente se vincule entre sí y con el mismo edificio público, estimulando la participación de la comunidad y mejorando, de esta forma, la calidad de vida de los ciudadanos. En la construcción de un edificio público también se debe tener presente la importancia de su inserción dentro del paisaje y el medio ambiente, brindando la correspondiente seguridad de los ocupantes y de los bienes muebles que se encuentran en su interior. Si el edificio cumple con el rol asignado, contribuye a la buena imagen que los usuarios van a obtener de la institución. Es importante destacar que un edificio bien concebido origina economía en el uso de los espacios -según las actividades y los horarios- para que el público pueda realizar sus consultas sin ningún tipo de inconvenientes. Un detalle importante a destacar es que toda construcción debe tener ingresos adecuados -circulaciones correctas- ya que el ingreso es el nexo entre el edificio y la comunidad que busca ese lugar para satisfacer sus necesidades culturales.

5.3. Las oficinas de archivos

El espacio administrativo, como lo conocernos en la actualidad, se remonta aproximadamente al siglo XVI, pero el origen de los

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espacios destinados a los trabajos diarios realizados por los empleados surgieron en la época de la Revolución Industrial, con el precario concepto de que sólo era necesario un escritorio, una silla y un depósito de archivo donde se acumulaban documentos. Desde entonces se han producido cambios, muchos de ellos generados por el uso de los elementos de trabajo, tales como las máquinas de escribir en un principio y las computadoras en la actualidad. Estos nuevos artefactos han requerido cambios en los modos de construir muebles para oficina, generando especial interés en los diseños de espacios para poder desarrollar las labores. Las oficinas modernas forman parte de un paisaje con espacios abiertos, con pasillos distribuidores, donde la iluminación forma parte integral de la división de los espacios, es decir que cada oficina debe contar con la iluminación necesaria para las actividades que allí se llevarán a cabo. Podemos mencionar algunos postulados para el nuevo diseño de oficina:

a) mejorar las condiciones de comunicación; b) sentido empresarial fluido; c) delimitar el concepto de jerarquía en el sentido de nivelar

los estándares de calidad para todos los empleados y no sólo para las jefaturas;

d) propiciar la participación de todos los empleados; e) tener en cuenta que un buen medio de trabajo propicia

resultados laborales positivos; f) tener en cuenta que los espacios diáfanos son necesarios,

tanto como para los depósitos de archivos como para las oficinas;

g) posibilitar que los diseños permitan cambios sin tener que modificar la estructura edilicia y

h) preparar mobiliario para contener los soportes informáticos que se generan en la actualidad.

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6. Diseño estructural del edificio

6.1. Historia

Desde la antigüedad, el hombre usó estructuras en su vida cotidiana y fue capaz de construir utensilios, armas para su cazar y alimentarse, viviendas para habitar, embarcaciones para poder desplazarse, etc. Las primeras construcciones fueron realizadas con materiales naturales, tales como hierba, hojas, árboles, etc., animales (pieles y huesos), rocas y piedras y, en el caso de los esquimales, hielo y nieve. Cada grupo humano ha construido artefactos de diferentes diseños, los que fueron mejorando en los procesos evolutivos del hombre. A medida que las sociedades crecían se fueron construyendo edificios cada vez más complejos, tales como templos, pirámides, almacenes y castillos. La adquisición de conocimientos técnicos sobre el comportamiento de las estructuras fue lenta y hasta el siglo XIX no se conocían la mayoría de las técnicas importantes para la construcción. No obstante, esto no impidió que se desarrollaran obras monumentales tales como catedrales y catapultas de notoria envergadura. Desde la antigüedad, lentamente aparecieron materiales elaborados por el hombre (telas tejidas, ladrillos de barro y piedras con formas específicas); más tarde se utilizaron ladrillos cocidos al horno, morteros de cal y hormigón. Parece extraño que el bronce que se fundió alrededor de 4500 a.C. y el hierro alrededor del 2500 a.C., siendo estos materiales tan resistentes, no hayan sido desarrollados apropiadamente, resultando extremadamente caros en esa época. En definitiva podemos decir que durante miles de años las estructuras de los edificios fueron elaboradas en madera, ladrillo y piedra. Esta situación cambió a partir de la llamada Revolución Industrial dado que, gracias a los nuevos procedimientos de fabricación, lograron bajar el costo y, por ende, la utilización de estos materiales se hizo rutinaria. En esos tiempos, el tamaño de las estructuras y la magnitud de cargas

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eran mucho más grandes que en los edificios tradicionales, por lo que se construyeron nuevas estructuras con nuevos materiales: el hierro colado, el hierro fundido y el acero fueron utilizados para la construcción. En el año 1891 se fabricó por primera vez el cemento artificial. En 1892, en Francia, se patentó la construcción a base de hormigón armado con hierro y acero, conocido en la actualidad como hormigón armado. En la actualidad, las estructuras de edificación se construyen utilizando hormigón en masa y armado, madera, ladrillo o bloques y acero.

6.2. El proceso del diseño estructural

Desde la construcción de su primer cobijo fuera del que le ofrecía la naturaleza en la cueva, el hombre, como constructor, ha manejado implícitamente una serie de postulados de manera intuitiva y experimental. Estos postulados se refieren a los aspectos que determinan y condicionan la “construcción de la forma” u objeto arquitectónicos, y tienen su base en la manera de localizar un objeto en un sitio dado, el uso de materiales, la distribución y organización funcional de espacios, como así también el empleo de colores y el acondicionamiento del objeto con respecto a los factores climáticos. De esta forma podemos expresar que el diseño estructural abarca las diversas actividades que desarrolla el proyectista para determinar la forma, dimensiones y características detalladas de una estructura. Dicho de otro modo, el diseño estructural se encuentra inserto en el proceso más general del proyecto de una obra civil, en el cual se definen las características que debe tener la construcción para cumplir de manera adecuada con las funciones que está destinada a desempeñar, es decir la conformación en base a la demanda del espacio y del equipo. Un requisito esencial para que la construcción cumpla sus funciones es que no sufra fallas o mal comportamiento debido a su incapacidad para soportar las cargas. Asimismo, también deben cuidarse otros aspectos relativos al funcionamiento y a la habitabilidad.

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Una construcción u obra puede concebirse como un sistema, entendiéndose por sistema un conjunto de subsistemas y elementos que se combinan en forma ordenada para cumplir con determinada función. Un edificio, por ejemplo, está integrado por varios subsistemas: el de los elementos arquitectónicos para encerrar espacios, el estructural, las instalaciones eléctricas, las sanitarias, las de acondicionamiento del aire y los elevadores. Todos estos subsistemas interactúan entre sí, de manera que en un diseño debe tenerse en cuenta la relación que existe entre ellos. El diseño, entonces, es un proceso creativo mediante el cual se definen las características de un sistema de manera que cumpla en forma óptima con sus objetivos. Es importante resaltar el aspecto creativo: la bondad del proyecto depende esencialmente del acierto que se haya tenido en imaginar un sistema estructural que resulte el más idóneo, de modo que pueda absorber los efectos de las acciones exteriores a las que va a estar sujeto. Se debe tener siempre presente que el proyecto no constituye un fin en sí mismo, sino que representa sólo una parte del proceso que conduce a la construcción de una obra determinada, de modo que lo que se proyecta se tendrá que construir y elegir las soluciones que mejor se ajusten a los materiales y técnicas de construcción disponibles. Por último retomamos la cuestión fundamental de la existencia de un dialogo preciso entre el archivero y el profesional que hace el proyecto. Las pautas deben ser tratadas en forma meticulosa, ya que existen proyectos de grandes y pequeñas construcciones que han fracasado por haberse basado en lo que el proyectista consideraba adecuado, pero no en lo que el futuro habitante hubiere deseado.

6.3. Subdivisión del proceso de diseño:

Es importante para los profesionales archiveros tener claro cómo trabaja el arquitecto o ingeniero en el proceso de diseño, para de esta forma poder colaborar con la información que el proyecto necesita.

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Cualquier intento de clasificación o subdivisión del proceso de diseño resulta hasta cierto punto arbitrario. Sin embargo es útil, para entender su esencia, considerar tres aspectos fundamentales:

• La estructuración. • El análisis. • El dimensionamiento.

La estructuración: en esta parte del proceso se determinan los materiales de los que va a estar constituida la estructura, la forma global de ésta (asignación de espacios), el arreglo de sus elementos constitutivos, sus dimensiones y características más esenciales. En esta etapa es donde desempeñarán un papel preponderante la creatividad y el criterio. El análisis: se incluyen bajo esta denominación las actividades que llevan a la determinación de la respuesta de la estructura ante las diferentes acciones exteriores que pueden afectarla. Es muy importante el estudio de las cargas, que pueden afectar a la estructura durante su vida útil. Las cargas y otros agentes que introducen esfuerzos en la estructura están definidos por los códigos y es obligación del proyectista sujetarse a ellos. En esta etapa también se determinan las fuerzas internas: momentos flexionantes y de torsión, fuerzas axiales y cortantes y deformaciones potenciales. El dimensionamiento: en esta etapa se define en detalle la estructura y se revisa si cumple con los requisitos de seguridad adoptados. Además, se elaboran los planos y especificaciones de construcción de la estructura.

6.4. El diseño de estructura. Las cargas

Todo edificio se encuentra rodeado de estructuras, tanto naturales como artificiales. Para diseñar una estructura, en una primera etapa, se debe preguntar: ¿qué es la estructura? y ¿cuáles son las cargas? Una

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vez analizado esto, en una segunda etapa, se preguntará: ¿la estructura es suficientemente fuerte y rígida? Para dar respuesta a lo inquirido, a modo general, diremos que una estructura de ingeniería es algo que soporta cargas, pero llegando a un concepto más específico diremos que toda estructura debe no sólo soportar cargas sino también el transporte de las cargas. A fin de ejemplificar lo expresado, para poder comprender mejor el concepto, diremos que cuando uno quiere cruzar un arrollo y no se cuenta con un puente, se puede colocar un tablón (como si fuera un puente). De esta forma, cuando las personas se encuentran encima del tablón, su peso (sus cargas) son transferidas desde un punto encima del agua, que no puede soportarlas, a unos puntos en las orillas que si pueden. En este caso, el tablón es una verdadera estructura que permitirá el cruce de las personas de un lado a otro. Este ejemplo hace tener en cuenta que el objeto del diseño de estructuras consiste en saber elegir estructuras que permitan transferir cargas en forma satisfactoria y, para lograrlo, es necesario una correcta elección de formas estructurales y de los materiales apropiados para ser usados. La causa de la aparición de cargas se divide en dos: Cargas Naturales: aparecen debido a la propia existencia de la estructura en la naturaleza, a saber:

• La fuerza de la gravedad: las estructuras deben soportar cambios continuos sobre la superficie de la tierra, como por ejemplo el aire que fluye a lo largo de la superficie. Esto quiere decir que las estructuras deben resistir la fuerza del viento si se coloca un obstáculo en el camino del viento, ya que altera su flujo. Este concepto es sumamente importante para tener en cuenta sobre todo en los depósitos de archivos, es decir que la orientación de un edificio de archivo debe estar diseñada de modo tal que reciba la aireación correcta según el área de trabajo.

• El empuje de tierra donde se encuentra asentado: esto dependerá de la geología, el clima del lugar y, si existe, de la presencia de agua a un cierto nivel del terreno.

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• El terremoto: este es otro tipo de movimiento del terreno que produce cargas en la estructura por los movimientos súbitos intensos bajo la corteza de la tierra. Éstos pueden ser horizontales o verticales.

• Cambios diferenciales en las dimensiones de la estructura: todos los materiales estructurales se alargan cuando se calientan y se contraen cuando se enfrían debido a las diferentes temperaturas a la que están expuestos los edificios.

Cargas Accidentales: la aparición de cargas accidentales está unida al concepto de seguridad. Teniendo en cuenta que los accidentes son posibles e inevitables es que la estructura debe ser capaz de resistir las cargas que producen esos accidentes. Los accidentes pueden ser de variada índole: choques contra las paredes, explosiones, huída en masa de personas, el peso de las estanterías amuradas en la pared, etc.

6.5. Consideraciones generales sobre cargas

Una de las tres leyes de Newton15 establece que “toda acción se encuentra acompañada de una reacción igual y de sentido contrario”, es decir que si una persona pisa el suelo, el peso de la misma empuja hacia abajo con una fuerza igual a aquél y por equilibrio el suelo debe empujar hacia arriba con una fuerza igual y opuesta. Aunque es verdad que la carga y la reacción actúan en el punto de aplicación de la carga, una estructura transfiere la carga a otro punto: la reacción al peso, de la persona se encuentra dentro de la estructura y ésta transfiere la reacción a las orillas. Otro aspecto a tener en cuenta es que la estructura también se deforma bajo el efecto de las cargas y la magnitud de la deformación depende de la rigidez de la estructura. Por este motivo es bueno destacar la importancia de la correcta construcción de los pilares y vigas que soportan las deformaciones.

15Físico, filósofo, teólogo, inventor, alquimista y matemático inglés (1642-1727).

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6.6. Las sobrecargas

Las sobrecargas de uso son aquellas denominadas predecibles y aparecen a pesar de que el edificio se encuentra preparado para las actividades que se realizarán en él: así como un puente ha sido construido para resistir el peso de personas, automóviles, trenes, etc., un edificio de archivo se construye para albergar una gran cantidad de documentos con su peso característico sumadas a las actividades que se desarrollan en cada área. En definitiva, todo edificio debe encontrarse preparado para soportar sobrecargas. A diferencia de las cargas naturales, las sobrecargas de uso pueden variar enormemente dependiendo de las actividades diarias realizadas en el edificio.

7. Medidas para la construcción de un edificio de archivo

Unas de las funciones básicas e indispensables de los archivos es la protección de su acervo y servir al público, pudiendo darse a conocer fácilmente la información contenida en él. Es por esto que, cuando se trata de construir un edificio destinado a archivo, la elección de los materiales de construcción debe ser siempre buscando la buena calidad para poder brindar seguridad contra posibles accidentes, agresiones ambientales o biológicas, y para de esta forma poder cumplir con las condiciones de resistencia a las cargas a las que están expuestos estos edificios. La construcción debe prepararse para maximizar la seguridad y minimizar accidentes. Muchos elementos constituirán el sistema del edificio de archivo: los aparatos de aire acondicionado mejoran la condición de trabajo del personal; las medidas contra robos limitan las posibles pérdidas de materiales y las estanterías protegen los documentos. Cuando se construye un depósito de archivos, el arquitecto sabe que debe calcular la cimentación, no solamente en función del peso de la misma construcción, sino también teniendo en cuenta el peso de los documentos que se van a colocar allí. No se pueden fijar normas absolutas, pero se estima que el peso del

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metro lineal de los papeles -que varía según su naturaleza- como cifra media es de 50 a 60 Kg. sin contar el peso del estante. Por otra parte, el peso de los documentos por metro cuadrado de los depósitos varía según la cantidad de estantes que compongan la estantería (normalmente tienen cinco, seis y siete tablas por estantería). Esto hace que sea recomendable que los pisos de los depósitos de archivo puedan soportar una carga de 1.500 a 2000kg por metro cuadrado. Esta cifra debe aumentar cuando se trata de estanterías con sistema móvil. En los lugares donde es necesario aislar al máximo los depósitos de archivos del suelo -para combatir la humedad, las termitas, etc.- hay que recurrir al sistema de depósitos sobre pilotes, que soportan una plancha de hormigón gruesa sobre la cual reposa toda la estructura.

7.1. Materiales estructurales

Para realizar una estructura es imprescindible que los componentes del material con la que está construida sea el adecuado, es decir que posea las propiedades básicas de resistencia y rigidez, ya que la estructura debe transferir esfuerzos y, a su vez, debe mantener en su conjunto la forma y permitir un cierto estiramiento sin producir fisuras, lo que asegura la conservación de su función durante toda la vida útil del edificio. La estructura de un edificio de archivo debe construirse de hormigón, columnas, vigas, losas plegadas, viga-losa, etc. No se recomienda el uso de hormigón premoldeado, ya que no se ha evaluado suficientemente su durabilidad.

7.1.1. El suelo como material estructural

Todas las estructuras de edificación descansan en la superficie de la tierra y los cimientos son la parte final de la estructura. La misión de los cimientos es asegurar que la tensión en la superficie en donde se asienta la estructura no supere los valores admisibles que puede soportar el suelo. Por lo tanto, el ingeniero no sólo

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debe tener en cuenta la resistencia del suelo, sino también los movimientos y la cimentación.

7.1.2. Tipos de suelos:

• Suelos en rocas: granito, la arenisca y la caliza. • Suelos granulares: las arenas y las gravas. • Suelos arcillosos: varios tipos de arcilla. • Mixtos: los suelos pueden presentar una consistencia

variada. De acuerdo al tipo encontrado será la cimentación que el ingeniero proyectará.

7.1.3. Efectos no estructurales:

Los materiales de las estructuras tienen también propiedades no estructurales que influyen en su utilización para la construcción. El cambio de temperatura generada por el fuego, los cambios climáticos y las variaciones producidas por la humedad producen que el edificio crezca o se encoja. Para resolver esto se realizan las necesarias juntas de dilatación. Los materiales estructurales se comportan de forma diferente cuando se encuentran expuestos al fuego: el acero y el hormigón son incombustibles cuando se encuentran expuestos a fuego normal, pero la madera arde, aunque curiosamente una estructura de madera puede ser más resistente al fuego que una de acero.

7.2. Sistemas de construcción

7.2.1. Cimientos

Se deberá evitar la absorción de humedad por capilaridad: entre los materiales aceptables para su construcción están la piedra, el ladrillo y el acero.

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7.2.2. Las paredes exteriores

La elección de los materiales varía según los recursos y las tradiciones de cada país. Cuando hablamos de un edificio destinado para archivo de documentos, como norma general diremos que las paredes deberán asegurar un aislamiento térmico perfecto, protección contra la humedad y contra el exceso de luz solar. Para el aislamiento térmico, el hormigón de espesor simple siempre es insuficiente. La mejor solución es construir paredes de doble tabique con un vacío de aire en medio: este tipo de construcción tiene el inconveniente de ser un sistema muy costoso. El ladrillo es un material excelente, sobre todo si se asocia con el hormigón. Los revestimientos de piedra de cantera son demasiados costosos como para emplearlos en un depósito de archivos, pero sería lo óptimo pues son sólidos, aislantes y elegantes. Los muros de bloques de cemento resultan muy calientes en verano y fríos en invierno. Los tabiques de yeso, muy utilizados actualmente, no cuentan con un estudio concreto de durabilidad sino que son recomendables únicamente para divisiones interiores. Terminaciones: se recomienda un revoque grueso y sobre éste el fino. También son buenos los revoques grueso y fino unificados, pudiendo tener el color incorporado, cosa que hace prescindir de la pintura posterior. En definitiva, la elección de los materiales del revestimiento debe decidirlo el arquitecto según sus conceptos profesionales y los medios financieros disponibles.

7.2.3. Los pisos

La solidez de los pisos es una condición esencial para un local destinado a la conservación de documentos. En un edificio administrativo, la resistencia de los pisos es de alrededor de 400kg/m², lo que demuestra que para el caso de los archivos se deberá contar con pisos reforzados, cualquiera sea la naturaleza del edificio donde deban ser instalados.

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Hay que evitar los pisos de maderas, de hierros o de aceros laminados, ya que son muy peligrosos en caso de incendio. La característica de los pisos en general es que deben ser duraderos, silenciosos, limpios y secos. Deben ser duros en el depósito de archivo y en las salas de mucho tránsito y blandos en salas de investigación, donde hace falta que aíslen el ruido. En ningún caso serán resbaladizos. La madera tiene el defecto de ser muy ruidosa y se aconseja no encerarla para evitar accidentes por el piso resbaladizo. Lo recomendado es el piso de hormigón con baldosas. También es bueno el granito compacto, de diferentes tamaños, espesores, texturas y colores. Estas dos opciones son las más aptas para uso generalizado debido a sus excelentes prestaciones en cuanto a resistencia a la abrasión y al impacto. En cuanto a los cerámicos, también pueden ser incorporados en las obras públicas. Los pisos de cemento hechos a máquina son buenos, pero con el paso del tiempo tienen el problema de desprendimiento de material, lo que hace necesario tratarlos en forma continua. Por último diremos que los pisos de goma no son recomendables puesto que no resisten la abrasión.

7.2.4. Las cubiertas

El tratamiento del problema de estancamiento de agua en los techos es primordial. Su solución varía según los climas, tradiciones locales, etc., pero deben ser estudiados con mucho cuidado, pues los depósitos de archivos son lugares amplios y puede haber lugares, por ejemplo, donde podrían producirse filtraciones de agua sin ser notadas enseguida. Por estas razones no es recomendable techos en terrazas, donde se corre el riesgo de escurrimiento del agua de lluvia. Los techos sin declive o con declive muy leve no se deben usar en países donde llueve o nieva mucho, ya que se estanca en grandes cantidades. La conservación de las canaletas de desagües es primordial en todo edificio de archivo.

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Los materiales tradicionales -hormigón, tejas, etc.- son satisfactorios desde el punto de vista técnico. Los techos metálicos -aluminio, cinc, cobre, acero inoxidable, etc.- tienen el inconveniente de ser buenos conductores del calor. Si se los emplea, sin embargo, es necesario reservar un vacío de aire importante que funcione como aislante. En zonas industriales hay que evitar ciertas coberturas metálicas por el riesgo de corrosión al contacto con el gas sulfuroso de la atmósfera. En general se deben evitar los techos que forman bóvedas por ser oscuros. Por el contrario se recomiendan los techos planos y cercanos al borde superior de las ventanas. La acústica también está dentro de los problemas de los techos, ya que éstos no sólo reflejan la luz, sino que también absorben o amplifican los sonidos.

7.2.5. Pinturas

Se encuentra perfectamente demostrado que la suavidad de los matices en los colores hace muy bien al sistema nervioso, siempre propenso al cansancio del trabajador intelectual. La gradación de color en los diversos pisos debe ser de manera tal que los bajos tiendan a ser más oscuros, conviniendo mantener cierta uniformidad de luz en la totalidad del edificio. El color del techo y de las paredes influye directamente con la refracción de la luz recibida, que es de un 80% para un color blanco a un 13% en un color marrón oscuro.

7.2.6. Aberturas

Las aberturas deben ser de chapa reforzada o de aluminio según se disponga. La carpintería de aluminio se está utilizando cada vez con más frecuencia, pero aún no ha reemplazado a la de chapa doblada. La ventaja de las aberturas de aluminio es que son herméticas y no exigen pintarlas. A las ventanas se les debe incorporar un mosquitero para impedir el ingreso de insectos al depósito de archivo.

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Puertas cortafuego: las puertas destinadas a los depósitos de archivos deben ser construidas de tal forma que permitan detener o atrasar los efectos del fuego (aproximadamente durante una hora). De esta forma se logra proteger tanto a las personas como a los documentos existentes en el lugar. Para ello han sido diseñadas las puertas cortafuegos garantizando durante un tiempo determinado su estabilidad mecánica, la estanqueidad de gases y llamas, y el aislamiento térmico exigido (resisten aproximadamente temperaturas de 1.200ºC, no emitiendo durante el proceso del incendio gases inflamables). Sus características son:

• Dos chapas de acero tratadas con imprimación antioxidante con un espesor de aproximadamente 0,8 mm.

• Grueso de hoja de 52 mm. • Marco de acero pintado. • Relleno de lana de roca 180kg/m³ • Medidas de las puertas: 0,8 cm a 1,10 m,

(aproximadamente según la marca de la empresa que las fabrica). Si se trata de puertas doble hoja, las medidas duplican las dimensiones mencionadas anteriormente

7.2.7. Divisiones interiores

También son llamadas particiones, ya que son muy utilizadas para divisiones de espacios internos. Su uso permite lograr despachos independientes, pero no muy aislados del resto. Es posible conseguir particiones móviles de todas clases. En cuanto a los materiales utilizados para su construcción, podemos mencionar los cristales, plásticos, maderas y yeso, que deben garantizar aislamiento a prueba de sonidos. Pueden ser correderas, de particiones fragmentarias con cristales en la parte superior y de madera o yeso la inferior. Proporcionan un ámbito privado, pero no interrumpen el flujo de trabajo ni complican la ventilación ni la iluminación y se trasladan fácilmente.

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Aunque el costo inicial de las particiones movibles es superior al de los tabiques corrientes, son económicas cuando se prevé la necesidad de cambios frecuentes en la distribución. Es recomendable, siempre que se utilicen, mantener la uniformidad del tipo de partición. Es también aconsejable incluir una cláusula en el contrato de arrendamiento autorizando a la empresa a conservar la propiedad de las particiones. De lo contrario, pueden convertirse en una instalación permanente que pasaría a pertenecer al propietario del local.

8. Mantenimiento del edificio

Es necesario conservar con cuidado el edificio de archivo, evitando su deterioro o destrucción. Para ello se torna imprescindible tener un cabal conocimiento de los materiales y componentes que constituyen la estructura, para de esta forma poder prever su durabilidad y capacidad de resistir acciones a fin de prolongar su vida útil. Es muy importante el estudio de las patologías que se observan en los edificios. Éstas pueden ser leves o graves, según se manifiesten. Comúnmente el mantenimiento realizado es el correctivo y se efectúa cuando no ha existido una evaluación del edificio en uso. Lo aconsejable es poder realizar un mantenimiento preventivo para reducir al mínimo las contingencias.

8.1. Habitabilidad del edificio. Condiciones de confort y calidad ambiental

Para que un edificio sea apto para ser habitado se necesitan condiciones indispensables, tales como la calidad ecológica o ambiental y el confort. Ambas se encuentran estrechamente vinculadas, ya que las condiciones de confort son algunas de las resultantes de la arquitectura bioclimática que posibilita que los ambientes interiores se aproximen al confort dentro de un margen de variación de las condiciones exteriores. Esto favorece a la ecología en cuanto al ahorro de energía, por ejemplo. Tomando


modalidades puestas en práctica por países desarrollados, para ciertas regiones los pliegos de licitación, en la actualidad, exigen el uso obligatorio de energías alternativas por medio de paneles solares fotovoltaicos para la generación de agua caliente y calefacción.

9. Patología edilicia

A modo general podemos denominar a la patología de la construcción como la ciencia que se dedica a estudiar los problemas y enfermedades que surgen en los edificios después de ser construidos. Detectar problemas constructivos a tiempo ayuda a prevenir antes que tener que restaurar daños ya ocasionados. Específicamente, la patología es la especialidad dentro de la tecnología que estudia las alteraciones que se producen en el estado ideal de equilibrio de funcionamiento o de servicio de un edificio. Es importante considerar otras definiciones, a saber: Lesión: toda alteración que tiene lugar afectando el estado de salud del objeto arquitectónico. Síntoma: manifestación extrema sensible de una alteración producida en el estado ideal de equilibrio, de funcionamiento o de servicio de un edificio. Colapso: estado de inhabilidad de una obra o de alguno de sus subsistemas por el cual ya no puede cumplir con el fin para el cual fue diseñada y construida, debiendo procederse a su reparación, reemplazo o demolición. El edificio actúa como un escudo protector para todas las personas que lo ocupan. Recibe sobre sí y soporta todas las agresiones de los agentes que lo atacan. Los agentes agresores se pueden dividir en: Agentes internos o endógenos: hacen referencia a la tendencia propia de cualquier material de construcción a autodegradarse. Todos los materiales tienden a volver a su estado natural y esta

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predisposición es tanto mayor cuanta más energía se empleó durante el proceso de fabricación de dicho material. Agentes externos o exógenos: estos son productos de los agentes meteorológicos, tales como el viento, lluvia, granizo, los saltos térmicos, la acción de sismos, como así también toda acción del hombre, sobre todo cuando se deciden cambios de destino del local sin efectuar los estudios previos de factibilidad.

9.1. Modo de enfrentar la lesión edilicia

En caso de existir riesgo de estrago o colapso estructural se deben seguir los siguientes pasos:

1) El primer y fundamental paso es salvar las vidas humanas, luego los bienes materiales para posteriormente evacuar el edificio y apuntalar la estructura.

2) Visualizar la lesión principal tratando de determinar las causas.

3) Relevar las lesiones secundarias para que éstas no pasen a ser una preocupación más grande.

4) Elaborar un diagnóstico que incluya pruebas hidráulicas, cimentación, estudio de suelo, etc. Posteriormente realizar un pronóstico sobre cómo se desarrollará el deterioro estructural.

5) En base a los estudios realizados, tomar la decisión de reparar, reemplazar o demoler, según corresponda.

6) Según la decisión tomada, elaborar un proyecto para la ejecución de lo planeado.

7) Ejecución de la obra según el proyecto. 8) Relevar la efectividad de los trabajos realizados. 9) Reparación de los detalles menores. 10) Documentar lo realizado en el legajo de obra, es decir que

deben estar documentadas las constancias de las falencias edilicias y de lo realizado a fin de preservar la estructura.

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9.2. Organismos patológicos

Las alteraciones en las maderas y el hierro son motivadas por agentes abióticos y bióticos. Abióticos: son aquellas causas de alteración de origen no vivo que comprenden las anomalías producidas por agentes atmosféricos tales como la radiación solar, humedad ambiental, acción corrosiva de la lluvia y el viento, temperatura, etc. Bióticos: son las anomalías ocasionadas por seres vivos. Algunos ejemplos son el hongo y los insectos que atacan a la madera.

9.3. Diferencia entre conservación y restauración

La transmisión generacional de nuestro patrimonio edificado se ve condicionada por la degradación propia de los materiales, la obsolescencia de los sistemas constructivos y la renovación de las necesidades funcionales que llevaron a erigirlo, es decir los cambios en destinos para lo que inicialmente no había sido construido. Es por esto que se deben tener presente los siguientes conceptos: Conservación del patrimonio arquitectónico: son las acciones tendientes a mantener el bien cultural en un estado óptimo y lo más intacto posible. Por ende, al hablar de conservación, estamos aludiendo al mantenimiento preventivo anterior a la aparición de cualquier síntoma de deterioro. Restauración: implica una actuación de consecuencias más agresivas tendiente a rehabilitar un objeto -o parte de él- que ya ha sufrido deterioro de un proceso patológico. La restauración es muy costosa y, en definitiva, consiste en poner el edificio en las mismas condiciones en las que estaba. La restauración es bien recibida en los edificios históricos en el aspecto psicológico, ya que el público visitará un edificio público de construcción de sentir nacional, es decir que forma parte del patrimonio cultural de la ciudad o país.

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10. La implementación de la maqueta de estudio

Si bien los profesionales encargados de diseño estructural de edificios son los arquitectos, no es menos cierto que otros profesionales como los archiveros pueden y deben hacer uso de estas técnicas a fin de diagramar con fines de estudio, espacios necesarios para el desempeño de las actividades archivísticas. Asimismo pueden elaborar maquetas con el fin de aplicar los conocimientos adquiridos en la carrera profesional, para experiencia propia o bien para efectuar presentaciones en jornadas o congresos. Las maquetas vistas como un anticipo de realidades futuras y objetos de preciosismo artesanal despiertan una fascinación y gran interés, constituyendo objetos de estudio donde se expresan los procesos creativos del autor. Las maquetas hacen comprensible una lectura de los espacios necesarios de cada construcción, que de otra forma se observaría como compleja. El papel de la maqueta es importante como banco de pruebas de diferentes soluciones que pueden darse a las necesidades de los edificios destinados a archivos, pudiendo confirmar o poner en crisis el proyecto. Otro aspecto de importancia es la expresividad que caracteriza a la maqueta con respecto al proyecto real que representa. En ella se observa la capacidad de síntesis del autor para conseguir representar la esencia del proyecto en la reducción de escala y, a su vez, demostrar la habilidad técnica adquirida en las múltiples elecciones operativas, tales como materiales, técnicas constructivas, colores, tratamientos de superficies, etc. Las maquetas de trabajo como instrumentos de proyectos, a pesar de la forma extremadamente sintética que las caracteriza, deben presentar todos los contenidos expresivos que permitan la descripción de la obra. Es por esto que requieren una extrema intencionalidad y conocimiento de las características fundamentales de lo proyectado.

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10.1. El proyecto de la maqueta

La forma y el material son los aspectos determinantes de la maqueta. La forma: lo importante es la elección del tipo de maqueta que se quiere realizar, de modo que permita observar los recorridos que se darán en el edificio real. Para ello, es importante elegir una escala y cortes en sección adecuados a la presencia de partes móviles o fijas, todo esto encaminado a generar la lectura del proyecto que se presenta. La materia: nos referimos a la elección que se efectuará del material o materiales en concordancia con el tipo de maqueta que se requiera, ya que no es igual trabajar sobre una maqueta de estudio que en otra preparada para presentación y exposición en congresos. A modo de ejemplo, según el criterio de la persona que trabaja en la maqueta, la utilización de dos cartulinas, una rugosa de material reciclado (irregular y áspero) y otra lisa (de color uniforme) puede indicar por un lado la arena y, por otro, pavimento, respectivamente.

10.2. Relación entre maqueta y usuarios

El papel comunicativo de la maqueta es fundamental para que el mensaje llegue a las personas. Existe una diferencia marcada en la preparación de la maqueta para el gran público o para iniciados, ya que la finalidad (la función del uso que queremos hacer de ella) es diferente según el caso. Por ejemplo, una maqueta confeccionada por un archivero, a fin de demostrar sus conocimientos sobre los espacios necesarios que debe tener un edificio de archivo, tendrá una lectura menos directa que una realizada por un arquitecto para ser presentada a un gran público especialista. Es más: sería antieconómico el uso de materiales y terminaciones extremadamente sofisticadas en un ámbito en el cual el grado de elaboración del proyecto o simplemente el tipo de comunicación deseado no lo requiera.

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Los archiveros podemos y debemos utilizar esta técnica, que es un elemento que aporta al desarrollo de nuestra profesión.

Bibliografía

BAUTIER, Robert-Henri, (1961) Les Archives en L´Histoire et ses

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CASANOVA, Eugenio (1966) Archivística, Ed. Siena, Lazzeri,

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CCAAPPÍÍTTUULLOO IIII BBIIEENNEESS IINNMMUUEEBBLLEESS.. EELL EEDDIIFFIICCIIOO

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1. La ciudad

Antes de comenzar a desarrollar las características del edificio de archivo es necesario comprender que toda construcción es parte integrante del desarrollo de la ciudad como centro social. En la actualidad se considera a la ciudad como una verdadera herramienta educativa. En ese sentido, se sostiene que la cuidad “es el mejor instructor y, en efecto, la ciudad, sobre todo cuando sabe mantenerse a escala humana, contiene con sus centros de producción sus relaciones sociales y administrativas y sus redes culturales un inmenso potencial educativo, no sólo por la intensidad de los intercambios de conocimientos que allí se realizan, sino por la escuela de civismo y solidaridad que ella constituye”.16 La urbe, así, es entendida como un instructor continuo, como un sistema de educación permanente que comprende las realidades sociales, que se constituye como fundamento para la formación de los ciudadanos. Los profesionales arquitectos consideran a la metrópoli como un lugar apto para la formación de las personas y en ella se deben crear espacios culturales para el desarrollo de las actividades humanas. El concepto de periferia: Es importante rescatar este concepto, puesto que es de suma importancia la realización de estudios preliminares cuando se trata de buscar un lugar para la construcción de un edificio de archivo. La concepción de periferia fue comprendida, hasta la Revolución Industrial, como la demarcación del límite de la ciudad, donde se confrontaban los territorios construidos con los no construidos, demarcando lo artificial de lo natural. El paradigma de entender el centro como dominante y la periferia como dependiente ha sufrido en la actualidad cambios notables que modifican el concepto de ciudad monocéntrica para transformarse en la ciudad de fragmentos policentral. 16 FAURE, Edgar y otros (1983) Aprender a ser, Ed. Alianza Universidad, UNESCO, Madrid.

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La noción de periferia depende directamente del modelo de crecimiento en que se inscribe la ciudad en cuestión, ya que no es lo mismo una ciudad europea, norteamericana o latinoamericana. Modelo europeo: consiste en un núcleo principal que es el corazón espiritual y laico en donde se mezclan distintas clases sociales, mientras que las clases medias y altas tienden a vivir en la periferia, abastecidos por centros secundarios. Modelo norteamericano: la ciudad posee zonas de negocios principales con poca población. Alrededor se ubican viviendas de clases bajas y medias, dotadas de pequeños comercios, quedando para las clases altas las afueras, lejos de las zonas centrales o industriales. Modelo latinoamericano: consiste en un centro dominado por la plaza, en torno a la cual se observa la iglesia y las sedes gubernamentales. Los barrios industriales de población obrera se sitúan a lo largo de los ejes principales, no existiendo un núcleo bien definido de zona comercial. La clase alta no tiene un lugar definido, generando barrios mixtos a diferentes distancias del centro.

1.2. Desarrollo urbano en la ciudad de Córdoba, Argentina

Sin dudas, cada ciudad posee sus propias características. Los profesionales dedicados a la construcción estudian la formación de la urbe: comprender la formación de los barrios tradicionales significa el comienzo de la clasificación y definición de la comprensión global de la ciudad. Estudiar el desarrollo histórico de cada ciudad, desde su generación hasta nuestros días, sirve para comprender y poder asumir el desarrollo urbano desde los municipios, lo que implica considerar una idea o conciencia acerca de su imagen como resultado de su conformación física y de su desarrollo histórico.

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A modo de ejemplo se presenta el crecimiento de la ciudad de Córdoba17, con la que el lector seguramente encontrará similitudes o no con respecto a la ciudad en la que vive. El origen del centro fundacional coincide con el modelo general para Latinoamérica: la plaza y los edificios importantes. Se destaca que la ciudad de Córdoba posee la característica que condicionó su expansión, por estar precisamente rodeada de dos cursos de agua: el río Suquía18 y el arroyo La Cañada19, cuyos crecimientos estacionales fueron, por muchos años, descontrolados y flanqueados por las barrancas del sur y del norte. Esto dio motivos a los estudiosos para comparar a Córdoba con las ciudades europeas amuralladas. La expansión generada entre los años 1870 y 1890, conjuntamente con el centro histórico fundacional, fue por muy largo tiempo la única parte constitutiva de la ciudad. En 1930 ya se aprecia la expansión, abarcando una vasta extensión en la década del ´50 generando, por el asentamiento industrial, una explosión demográfica acompañada de faltas de planificación y legislación adecuadas. Esto motivó un crecimiento desordenado, asentado sobre todo en la periferia de la ciudad, con graves falencias de infraestructura y servicios urbanos. En la actualidad se trabaja constantemente para tratar de organizar el aislamiento barrial, partiendo de los barrios tradicionales como Alberdi, Güemes, San Vicente, General Paz, Alta Córdoba y San Martín, que actúan como zonas-puentes entre la ciudad y los nuevos barrios. Estos barrios, en las sucesivas expansiones posteriores, generaron la periferia de la ciudad, llegando a ser zonas que contienen edificaciones de valor histórico en buen estado de conservación, aportando a estos barrios una clara identidad propia. Esta característica es aún más 17 Provincia que conforma la región centro de la República Argentina. 18 Es uno de los ríos más importantes de la provincia de Córdoba (Argentina). Nace por la unión de varios ríos y arroyos en la zona de las sierras pampeanas del oeste cordobés, principalmente en el denominado Valle de Punilla. 19 En el centro de la ciudad de Córdoba se desarrolla La Cañada. Ésta es un arroyo que baja desde las vertientes orientales de las sierras chicas que fueron encausadas por medio de un canal-paseo hasta volcar sus aguas definitivamente en el Río Suquía.

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firme en el centro de la ciudad, cuyas particularidades reflejan mucha personalidad. La principal injerencia es la Universidad, además de las estructuras organizadoras que se consideran básicas, tales como las estaciones ferroviarias, las cárceles y los hospitales. Desde el punto de vista de su organización política y económica, Córdoba tiene asignado un rol importante a partir de la implementación del MERCOSUR20, que exige a la ciudad características competitivas en un contexto de globalización de la economía. Las políticas de desarrollo urbano persiguen la finalidad de suplir las carencias, tendiendo a reordenar la red vial urbana y resolver graves problemas de tránsito y de polución ambiental, para lo cual se hace indispensable la recuperación de espacios verdes y vías alternativas de circulación. En materia normativa, la ordenanza municipal 8057/85 dio buenos resultados por el respeto hacia el patrimonio histórico y el reordenamiento particularizado por sectores. Algunos aspectos han debido ser modificados en función de la dinámica de cambio y de la voracidad inmobiliaria, que ha transformado zonas como el barrio de Nueva Córdoba (muy cercano a la Universidad), que hoy enfrenta una realidad social problemática. Este barrio ha sufrido un cambio de identidad y una transformación de la imagen que tenía hace dos décadas, con un notable aumento de la presencia de estudiantes. En este sentido se realizaron ajustes en las exigencias de ocupación de centros de manzana hasta determinada altura y para ciertos usos, como las cocheras. La obra pública tuvo una gran participación como promotora del desarrollo urbano que incentiva el mejoramiento de áreas de la ciudad mediante la participación privada a través de cámaras de profesionales, de comerciantes, empresarios, entes vecinales, etc.

20 El Mercado Común del Sur (MERCOSUR) es una unión subregional integrada por Argentina, Brasil, Paraguay y Uruguay, con Bolivia y Venezuela en proceso de incorporación. Tiene como países asociados a Chile, Colombia, Perú y Ecuador. Fue creado el 26 de marzo de 1991 con la firma del Tratado de Asunción.

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En resumen, el plan de desarrollo urbano debe implementarse en toda ciudad y debe responder a objetivos que apunten al mejoramiento ambiental, a la estructuración de la periferia, a la dotación y mejoramiento de las redes de infraestructura, a la valoración del patrimonio arquitectónico y a la definición de planes estratégicos.

1.3. La ciudad y su relación con la historia

Toda ciudad es producto de los desarrollos sociales. Siguiendo con el ejemplo de la ciudad de Córdoba, desde la época de la independencia hasta nuestros días se han acumulando factores tales como la dependencia en el mercado internacional, de la agro-exportación y de su expansión dentro del territorio, el hacinamiento del campesino en tierras no aptas para el cultivo y su migración a los centros poblados, creando ciudades subsidiadas por los recursos naturales y el crecimiento acelerado de la población. En las últimas décadas han ejercido mayor presión sobre los recursos que han empezado a deteriorar en forma acelerada el ambiente, no sólo en lo que atañe a los alimentos, al agua o la energía, sino también a los grandes desechos sólidos o líquidos que producen la contaminación que tanto mal hace a la sociedad y al patrimonio documental de los pueblos. Por todo lo expresado surge la obligación de la planificación, el reordenamiento y la regulación urbana. Sólo de esta forma se logrará que la ciudad se convierta en un sistema eficiente. La importancia de la arquitectura es tal que se asume como la síntesis de un movimiento histórico donde interactúan muchos valores, de los cuales mencionaremos los culturales e ideológicos. Por último, haremos una breve mención a los pueblos de Latinoamérica. Éstos tienen sus orígenes coloniales comunes, heredaron problemas de la época y presentan aspectos similares en cuanto a los modelos de desarrollo actuales adoptados. Frente a estos aspectos existen procesos de construcción que disponen de un planeamiento integral tendiente al desarrollo urbano.

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2. Patrimonio

Cuando se habla de patrimonio, uno se encuentra con que contiene diversas enunciaciones que no siempre son bien entendidas. Veremos a continuación algunas de ellas. Patrimonio referido a entidades concretas: está relacionado con la propiedad, capital, acervo, posesión e implica un conjunto de pertenencias físicas vinculadas al concepto de herencia. Patrimonio como heredad: deviene en legado y sucesión, idea no lejana a la de transferencia de identidad. Patrimonio como bien cultural: se encuentra relacionado con “propiedades” como conjunto de principios y valores reveladores de la naturaleza, de las esencias y de las sustancias. He aquí la importancia de identificar la cultura con una permanente reinterpretación y recuperación del pasado y de los momentos esplendorosos del desarrollo cultural de cada sociedad.

2.1. Patrimonio histórico

Se hace necesario establecer un apartado a los fines de desarrollar el concepto de patrimonio histórico, entendiéndolo como la necesidad de expresar una supuesta identidad, de poder mostrar la diferencia. Cuando es destruido es quizás una de las causas más graves del desorden urbano. Es aquí que el concepto de patrimonio es objeto de reflexión permanente, y en términos muy generales podemos expresar que patrimonio es todo aquello que heredamos y, en consecuencia, todo lo que construimos en la ciudad forma parte del patrimonio que legaremos a las generaciones venideras. Un edificio emblemático, como puede ser el de un archivo, una biblioteca o un museo es, pues, una verdadera obra de arte, e importa en cuanto contribuye a conformar el patrimonio urbano del futuro asegurando la permanencia de la cultura humana y la riqueza de la vida social. Son de suma importancia las medidas a implementarse a fin de hacer tomar conciencia sobre la importancia de la temática en cuestión, siendo las estrategias pedagógicas en cuanto a la enseñanza-aprendizaje los puntos de partida y puestas en

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práctica permanente en defensa del patrimonio del pueblo, destacando la importancia de los relevamientos. Todo esto es a los fines de registrar las condiciones existentes, modificaciones realizadas o restauraciones efectuadas a edificios que hacen al sentir cultural de la sociedad. Es importante que el profesional archivero comprenda la importancia de defender el patrimonio edilicio, evitando los malos trabajos de mantenimiento, la eliminación de revestimientos originales o la incorporación de muros y aberturas de manera contraria al planteo de la obra original. De esta manera estaremos contribuyendo a crear conciencia en cuanto al reconocimiento de estos edificios como pieza clave del legado recibido, como valores arquitectónicos que hacen a la cultura del pueblo.

2.2. La dimensión urbanística del paisaje en concordancia con la ecología y el patrimonio

Podemos comenzar manifestando que el paisaje no es estable, sino dinámico, ya que se encuentra permanentemente expuesto a diversas acciones tanto del hombre como de la naturaleza. El concepto del edificio fue variando, siendo primero el edificio dentro del jardín, luego fue el jardín dentro del edifico, pero también encima, debajo, en la fachada, hasta cubrir completamente los espacios, integrando lo natural a la estructura de cemento. No cabe duda de que la construcción se encuentra ligada al paisaje, conformando un marco conceptual ideológico, sobre todo desde el Estado, puesto que a éste le compete dotar de sentido el crecimiento de su población y las comodidades necesarias que deberán tener las personas para su desarrollo. La técnica modifica y construye el paisaje, y la modificación del paisaje natural debe ser estudiada minuciosamente. Es allí donde participan los ambientalistas con los aportes de la ecología, arbitrando los modos de concebir ensanches urbanos y asentamientos nuevos desde una metodología asociada a una teoría del paisaje como desarrollo que conlleva a un gran compromiso de poder lograr lo mejor para la sociedad y la naturaleza, es decir un paisaje donde se pueda disfrutar, ya que la

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mirada paisajística es siempre una mirada estética en el sentido amplio de la palabra, cuestión que indica una conexión inseparable entre forma percibida y sentido. El equilibrio entre el paisaje, la naturaleza y los objetos fabricados es lo que hace a la condición del hombre y al legado que se deja a nuestros sucesores. Innumerables veces los especialistas de la arquitectura se han encontrado en la disyuntiva entre objeto edificado y conservación del paisaje, ya que el urbanismo de un territorio es quizás, en términos ecológicos, el principal problema de deterioro del entorno natural. Es por esto que se exige que el edificio deba minimizar el impacto negativo tanto en el entorno cercano como en el medioambiente en general. En la actualidad, el edificio de archivo moderno se encuentra diseñado en base a la premisa de obtener un máximo de eficiencia y un mínimo de impacto ambiental. Es por esto que se dice que los proyectos arquitectónicos son un diálogo entre la arquitectura y el lugar. La infraestructura cobra un enorme valor en su manera de definir el paisaje, y es así como en muchos países la vegetación que se encontraba en el lugar de la construcción ha dado lugar a un edificio donde en su cubierta posee césped y sus patios permiten el acceso a la luz natural. El uso de vidrios diferentes con diversos colores y grado de transparencia son determinantes en las diferentes formas de colocación. Es así que en los archivos la zona donde se realizan las exposiciones suelen tener una enorme expresividad formal que logra integrar la sala al paisaje. Asimismo en las salas de lecturas, los árboles en el exterior sirven como transición suave y gradual entre la carretera o paseo concurrido y la callada serenidad que debe poseer dicha sala. En muchos edificios de archivo también se ha adoptado la modalidad de elevaciones para así poder aislarse de una carretera bulliciosa, accediendo al mismo por medio de escaleras y rampas. Cuando hablamos de archivos no se debe olvidar el pertinente estudio de las condiciones meteorológicas del lugar, para de esta forma diagramar las formas y espacios que conservarán la

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documentación. Asimismo, encontrar la mejor ubicación de las áreas de trabajo es tarea ineludible del proyecto formal arquitectónico. El uso de persianas permite el control sobre las incidencias del sol, y esto hace que el interior mantenga una temperatura constante con respecto a las oscilaciones de temperatura entre el día y la noche. En la actualidad son muy utilizadas las construcciones de torres cilíndricas, que logran ocupar una mínima superficie del terreno disponible, permitiendo utilizar el resto para espacios verdes. También estos modernos proyectos tienden, por un lado, a ahorrar energía y, por otro, a apostar al confort y a la creación de un ambiente de trabajo más saludable que tenga en cuenta las necesidades individuales de los usuarios con respecto a la climatización, a la ventilación y a la luz natural. Es digno de mencionar que la cultura define la propia arquitectura a construir y en muchos casos hasta los accesos a los edificios concuerdan con el entorno, no siendo de manera directa, sino por medio de senderos que suben serpenteantes. Espacio, tiempo, cultura y clima es el justo equilibrio entre artefacto, naturaleza, tradición, tecnología, memoria y modernidad. Asimismo se debe tener en cuenta que, cuando se trata de un edificio emblemático, también puede estar catalogado dentro del patrimonio cultural, lo cual exige igual cuidado de conservación que la documentación contenida en él. Sólo conservando correctamente el patrimonio cultural y documental las generaciones venideras podrán tener la identidad del pueblo al que pertenecen.

3. Características arquitectónicas del edificio de archivo

Numerosos investigadores de la archivología han estudiado y publicado sobre la importancia de la correcta descripción y ordenación de los fondos documentales, como así también sobre las modalidades de registros de documentos. La temática que

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trata este libro desentraña las premisas de la archiveconomía, que abarca el estudio imprescindible de la estructura edilicia, tan necesaria para el correcto resguardo documental y para poder desarrollar los servicios que demanda la sociedad. Se debe tener en cuenta que las disposiciones de los espacios en los archivos es netamente artificial, a diferencia de la naturalidad del orden original y de procedencia que poseen los documentos. Es en este punto donde el asesoramiento del profesional archivero debe fusionarse con la creatividad del arquitecto, a fin de demarcar los espacios necesarios para el correcto trabajo diario de los empleados y el acceso del público. Cada archivo tiene una característica que le es propia, y podemos mencionar diferentes tipos tales como históricos, generales, intermedios, judiciales, religiosos, sólo por nombrar algunos, por lo cual cada archivo tendrá un tipo de construcción específica respetando los espacios necesarios para el desarrollo de sus actividades. A esto añadiremos el diseño en general que puede ser moderno, gótico, barroco, o bien respetando la construcción de una región geográfica específica. En todo caso, el edificio debe, a los ojos del espectador, ser un invitación a visitarlo, sentirse seducido por el ideal intelectual, despertando en el usuario y en el ciudadano en general el concedido amor a las ciencias y la historia documentada. Nada es tan económico en un archivo como una planificación detalladamente trazada que abarque incluso los últimos detalles de su instalación. El archivo, según las necesidades, puede estar constituido por uno o más edificios equipados exclusivamente para dicho fin, o reducirse a uno o más locales integrados en las instalaciones de una entidad. Es conveniente aclarar que las características arquitectónicas del archivo varían con la función propia de cada una de sus áreas, así como la del depósito garantizará la seguridad en la custodia de los documentos, en los locales de trabajo y la sala de consulta el diseño dispondrá la seguridad y bienestar de las personas, etc.

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A modo general podemos expresar que la estructura estará compuesta preferentemente de hormigón armado y, en casos excepcionales, acero laminado. En edificios adaptados que tengan elementos constructivos de madera no sustituibles, serán consolidados y tratados con productos ignífugos e insecticidas. Los cerramientos al exterior serán con preferencia de piedra natural o artificial, de ladrillo visto u otros materiales de fácil conservación. En cuanto a las cubiertas serán preferentemente inclinadas con cámaras de aire y elementos impermeabilizantes; las bajantes se colocarán preferentemente al exterior, por fachadas o patios. En cualquier caso habrá que tener en cuenta la eliminación de barreras arquitectónicas que impidan el acceso a los minusválidos. Cuando hablamos de la economía hay que tener en cuenta el coste, espacio, rotación administrativa, necesidades de personal, fluido, tiempo, etc. Un presupuesto de construcción demasiado elevado o desproporcionado en relación a la población de usuarios está condenado al fracaso, y en este caso será muy conveniente adaptar un edificio al servicio que construir uno de nueva planta. Asimismo se deberán considerar los costos de manutención de la estructura edilicia y de los muebles que llenan los espacios internos del edificio. Otra de las condiciones que deben ser calculadas para evitar el fracaso económico del edificio es la de su crecimiento y duración. Muchos arquitectos aconsejan que, por las constantes del progreso de la arquitectura y de los equipos e instalaciones, no se planeen los edificios que excedan los tiempos de una generación. No se debe comenzar ninguna obra hasta no tener el dinero que nos pueda demandar dicho emprendimiento, un arquitecto que dirija la construcción y un archivero para el asesoramiento correspondiente. Se pueden aprovechar los modelos de archivos construidos anteriormente y que puedan aportar experiencias positivas, pero en ningún caso se deberán copiar planos de los ya existentes.

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En definitiva, todo edificio destinado a archivo debe proyectarse de acuerdo a:

a) La clase de trabajo y naturaleza de los servicios que se van a realizar en él.

b) La distribución de las dependencias debe proyectarse antes que las fachadas o parte exterior.

c) En los planos deben preverse los aumentos futuros y el crecimiento normal del archivo en cuestión.

d) Las salas públicas deben proyectarse de manera que puedan vigilarse con el menor número posible de funcionarios.

e) Ningún servicio de archivo debe sacrificarse al buen gusto o efecto arquitectónico.

f) Deben eliminarse decoraciones que distraigan la atención del investigador o del personal en las salas de consulta y de trabajo.

g) Se recomienda que ningún estante se encuentre tan alto que no permita alcanzarlo con la mano de una persona de mediana estatura.

h) Las escaleras deben ser rectas, desechando las de caracol.

i) Debe haber comunicación telefónica en las diferentes áreas de trabajo.

j) En un estudio del proyecto no sólo debe figurar el del edificio y sus planos, sino también el de todos y cada uno de sus servicios, emplazamientos de muebles, estanterías, etc.

k) Cuando el archivo es de cierta envergadura deberá preverse un local para conferencias y actividades públicas.

l) El archivo debe ejercer una influencia atractiva en su fachada exterior.

m) Deberá haber el máximo posible de luz natural en las salas de investigación y de trabajo.

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n) Deberá planearse de manera que brinde la mayor seguridad contra siniestros tales como el fuego, el agua, los insectos, etc.

o) Al distribuir las dependencias en el edificio de archivo es aconsejable tener presente que los sótanos se destinan a calefacción, cañerías en general, electricidad, etc., y que el piso del nivel de la calle corresponde a la sala de lectura y servicios de circulación.

3.1. El edificio. Concepto general

Desde el punto de vista arquitectónico podemos definir el archivo como el edificio o conjunto de edificios donde se concentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo con los anexos necesarios. En general, los archivos deben contar por lo menos con tres elementos esenciales:

Ø Depósitos. Ø Locales de clasificación. Ø Locales de consulta.

La correcta planificación de las instalaciones destinadas para archivo, tanto si se considera la construcción de un edificio de nueva planta como si se trata de una adecuación de un edificio antiguo, es una cuestión esencial para facilitar las actividades archivísticas que se van a desarrollar. De más está decir que los edificios de archivos tienen condiciones especiales, tales como:

Ø Selección del lugar donde está ubicado. Ø El medio donde desarrolla su actividad. Ø Los medios constructivos.

En las previsiones para la instalación de un archivo se tiene que considerar la reserva del espacio suficiente para los servicios que ofrece y una previsión del crecimiento de sus fondos. La falta de este espacio suele ser uno de los problemas más graves que

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condiciona su organización y reduce la efectividad de sus servicios. Es recomendable no compartir el espacio del archivo con otros usos o servicios administrativos, como por ejemplo el espacio correspondiente a las publicaciones y libros. Es importante estudiar los accesos y la seguridad de las instalaciones. Las galerías son necesarias toda vez que es preciso evitar a toda costa que las áreas de trabajo y la sala de investigación tengan que ser utilizarlas como paso a otra dependencia. Se deberá procurar que los pisos de los corredores y hall excluyan todo posible ruido de pisadas. Se deberán evitar, además, los terrenos húmedos, deslizantes, las oscilaciones de temperaturas, las contaminaciones, etc., ya que todo ello afecta muy directamente a la conservación de la documentación y condiciona la efectividad de la difusión de sus fondos. Aunque la responsabilidad de la obra siempre recae en el arquitecto y en los servicios patrimoniales de la empresa, se debe tener en cuenta la opinión del archivero, que en definitiva es quien mejor conoce las necesidades del servicio.

3.2. Factores a considerar para una correcta ubicación del edificio de archivo

La localización comprende los componentes de sitio, es decir el terreno en cuanto a su constitución, configuración, orientación y la situación en referencia a la elección geográfica donde estará ubicada la construcción, todo acorde a la función social que tendrá el edificio. Todo equipo que se organice a los fines de la construcción o remodelación de un archivo debe estar guiado por un archivero, tanto en lo teórico como en lo práctico, siendo primordial hacer un seguimiento en base a la obra en cuestión. Para el comienzo de una obra en un lugar específico es indispensable tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

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El plan regulador: la ubicación de un edificio de archivo origina una serie de interrogantes que son de orden urbanístico, es decir que atañen a la modificación de su entorno y a su funcionalidad, relativo a cómo acceder y a su espacio interior. La regulación del funcionamiento urbano está basado en el denominado plan regulador, que se aplica en todas las ciudades, sobre todo a las nuevas y las que son de formación espontánea. Infraestructura urbana (servicios públicos): comprende todo lo que es servicio de uso común, tales como la limpieza de calles, iluminación, semáforos, agua, instalaciones sanitarias, gas, teléfono, transporte, etc. Ubicación del edificio: se deben considerar los siguientes elementos básicos: Proximidad de los usuarios: cuando se habla de la elección de un lugar para construir un edificio destinado a archivo de documentos, sin dudas es un tema muy complicado. Es aconsejable, por eso, asesorarse bien antes de tomar una decisión definitiva. No obstante ello, en el caso de un archivo histórico éste no debería estar ubicado en el centro de la ciudad debido fundamentalmente al smog que tanto afecta a los documentos. También se debe tener en cuenta que estos archivos emblemáticos son visitados en su mayoría por investigadores y otros especialistas, por lo que se recomienda que la construcción esté emplazada en una zona cercana a una ciudad universitaria, ya que de ésta se desprenderán numerosos usuarios, sin olvidar la importancia que tiene contar con un lugar alejado de la contaminación atmosférica urbana. Si ubicamos un archivo de estas características muy lejos de las zonas pobladas, beneficiará a los documentos con respecto a la no contaminación del aire, pero sin dudas será un obstáculo para los usuarios que necesitarán recorrer una gran distancia hasta llegar al lugar. Diferente es el caso de los archivos administrativos, que deben estar en el centro administrativo correspondiente, ya que son consultados con mucha frecuencia por la misma administración o

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usuarios que son parte interesada de la documentación que se conserva. En definitiva, el edificio de archivo debe estar ubicado en un lugar de fácil acceso, porque es ante todo un centro cultural a cuyos usuarios se les debe garantizar comodidades para la consulta sin descuidar la correcta conservación de los documentos. Existen países que poseen un sistema de construcción de archivos mediante el cual tienen un edificio dotado de grandes depósitos documentales emplazado en un área suburbana, garantizando mayor cantidad de suelo disponible para la construcción, y otro edificio más pequeño orientado al público en un enclave céntrico. Este modelo requeriría unir las instalaciones mediante un sistema de transporte propio. Seguridad: se deben evitar zonas peligrosas, tales como rutas de gran caudal de vehículos, empalmes ferroviarios, objetivos militares, fábricas, industrias nocivas, zonas expuestas a siniestros, polvo, olores, insectos, contaminación atmosférica y acústica. Pureza de la atmósfera: se debe evitar, también, la incidencia de factores naturales como vientos y zonas de mucha bruma -que propicia la humedad- y factores artificiales tales como industrias nocivas que tengan emanaciones peligrosas y, en menor grado, las industrias pesadas. Es muy importante tener en cuenta el smog, ya que es un gas formado de una serie de elementos de alta concentración que son nocivos y que la atmósfera no logra absorber. Este gas es producido por la contaminación de los gases atmosféricos, provocando el llamado efecto invernadero. Vegetación: la vegetación es un recurso que mejora las condiciones ambientales, purifica el aire, forma una barrera contra los vientos, los contaminantes atmosféricos y el ruido, ofrece sombra y ayuda a reducir la temperatura. No obstante ello, se deberá tener cuidados especiales, ya que las plantas generan humedad, lo que facilita la proliferación de insectos. Es por esto que la construcción deberá ser realizada manteniendo una distancia prudente de los árboles a fin de evitar riesgos de daño a

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la estructura causados por ramas y raíces, o sombra excesiva sobre las paredes que conduce, acumulación de humedad y proliferación de microorganismos. Conviene evitar plantar árboles susceptibles al ataque de insectos, tales como termitas y hormigas, así como los que producen flores, frutos y hojas muy grandes que necesitan mucho tiempo para degradarse, obstruyendo desagües y cañerías. Zonas propensas a siniestros: se debe evitar toda zona que pueda sufrir incendios, inundaciones, inclinadas a la procreación de agentes orgánicos tales como los vegetales (hongos) y animales (roedores). Características geológicas: estas zonas con características especiales deben tenerse en cuenta, ya que un edificio para archivo debe incluir datos sobre topografía. En ese sentido, la consistencia del suelo es fundamental, siendo preferible un terreno elevado y seco, con inclinación para drenar las aguas pluviales y evitar riesgos de inundación o deslizamientos. Se recomienda evitar:

• Terrenos húmedos y pantanosos. • Zonas próximas al mar, ríos o lugares sujetos a inundaciones. • Regiones de vientos fuertes y tempestades. • Regiones de vientos salinos o con residuos arenosos. • Áreas cercanas a plantas de generación eléctrica o nuclear. • Zonas de conocida actividad sísmica. • Áreas próximas a centros comerciales, industrias o grandes zonas de estacionamiento.

Económicos: es importante considerar los costos del terreno (tener en cuenta que si nos ofrecen terrenos económicos pueden tener problemas tales como tierra húmeda, estar infestados y ser deslizantes). Asimismo cuando se fracciona el terreno se debe procurar tomar una reserva de superficie de terreno para las posibles ampliaciones del edificio.

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Ubicación exenta de viviendas perimetrales: evita la propagación de incendios desde otros edificios al archivo y desde el archivo a otros edificios. Factor legal: Se debe prestar mucha atención en los trazados de calles, considerar e investigar si son zonas sujetas a remodelación con sus problemas de expropiaciones, litigios judiciales, etc. En toda ciudad debería existir un plan regulador que estudie el crecimiento de la ciudad, como también hay que tener en cuenta las remodelaciones anteriores que se le hayan efectuado al edificio y considerar que la documentación del dominio se encuentre en regla. Todo lo expresado en este punto nos permitirá evitar algunos errores esenciales, como los focos de contaminación industrial, emplazamientos demasiado alejados de los centros urbanos o mal comunicados.

3.3. Clasificación o tipos de archivos según su función

En la actualidad se distinguen categorías de archivos para la conservación de la documentación: los que contienen documentos de interés histórico (a conservar indefinidamente), documentación destinada a archivos intermedios, y los indispensables archivos administrativos. Estas diferencias conllevan a una diversa organización de funcionamiento, que indudablemente se traduce en diferencias edilicias, es decir que de ninguna manera será igual un edificio de archivo destinado a conservar documentos de toda una provincia que el de alguna sociedad pequeña. La construcción, la instalación de los diferentes mobiliarios y el servicio de estos archivos demandarán diferentes estructuras edilicias. Las dimensiones y disposición de un edificio deben responder al tipo de archivo al que será destinado. Para nuestro estudio clasificaremos los archivos de la siguiente manera: Archivos locales (Administrativos): por lo general se encuentran ubicados en el mismo edificio de la administración, es decir que el archivo funciona junto o en el mismo edificio donde se produce la documentación. Son archivos pequeños integrados a un edificio.

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Archivos intermedios: son edificios exclusivos para tal fin y puede darse la condición de ser sectoriales o centrales. Debido a su función, las áreas de trabajo son mayores que los archivos administrativos. Archivos históricos o generales: son edificios diseñados especialmente para su importante función, que es mucho más compleja que los casos anteriores. Sus numerosas actividades requieren diferentes áreas de trabajo y mayor cantidad de espacios disponibles, tanto para los documentos como para los usuarios.

4. Sistemas constructivos del edificio de archivo

Para construir un edificio de archivo, ya sea que se trate de hacer uno nuevo o transformar uno existente, es necesario contar con un planeamiento preciso. Muchas veces las profundas remodelaciones son tan costosas como la construcción de un nuevo edificio, otras veces se mantiene la estructura intacta modificando el interior para adecuar los espacios a la conservación de los documentos que se resguardarán. Otro caso es cuando se fusionan dos o más edificios adaptando los mismos a las actividades que se realizarán en ellos. A pesar de lo que se pueda pensar dejándose llevar por la nostalgia de lo pintoresco, lo ideal para un archivo, es un edificio nuevo construido específicamente para ello; puesto que es difícil acomodar locales edificados con otros fines que nada tienen que ver con las necesidades del trabajo de archivo, por razones de capacidad, resistencia de materiales y estructura de la construcción. Las posibilidades de construcción son: Edificio nuevo: es la solución más funcional. En este caso, el proyecto está condicionado por disposiciones municipales que se deben cumplir inexorablemente. Estos edificios, bien diseñados, permiten el empleo de mejores técnicas de aprovechamiento de espacios y la elección correcta

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de materiales e instalaciones. Se deberán tener en cuenta las secciones para el resguardo documental y la sala de consulta. En una obra nueva se podrá obtener una mayor comodidad en la distribución, ya que todas las necesidades se proyectarán juntas en un plan armónico, utilizando todos los materiales y recursos técnicos modernos. El hecho de que el edificio esté destinado a un archivo no significa que la construcción carezca de creatividad arquitectónica. La construcción debe ser agradable y, en lo posible, teniendo en cuenta los espacios verdes necesarios para los fines ecológicos. A modo de ejemplo podemos decir que el edificio puede desarrollarse en forma longitudinal, enclavado en la posición más alejada, detrás de la barrera acústica formada por los árboles. En cuanto al acceso peatonal, puede ser realizado en una calle secundaria o lateral a fin de quitarle monumentalidad y darle un carácter paisajista. También se pueden diseñar depósitos en subsuelos: el procedimiento consta de una excavación y, por arriba la construcción, se deben prever los espacios para la ventilación. En cuanto a las salidas de emergencias, lo más aconsejable es la instalación de todas las necesarias según las normativas vigentes. Debe evitarse todo aquello que pueda obstruir dichas salidas. Asimismo se sugiere descartar las salidas angostas, secciones estrechas, escaleras de caracol o escaleras con descansos muy pequeños. Es fundamental la instalación de dos salidas de manera tal que sea muy improbable la obstrucción de las dos al mismo tiempo. Las puertas de escape siempre deberán abrirse hacia fuera. La distancia máxima desde cualquier punto de un lugar o zona de trabajo, hasta la salida más cercana no debe sobrepasar de:

• 25 metros para lugares de mucho riesgo (archivos). • 30 metros para lugares de riesgo moderado o de poco riesgo. • 45 metros para lugares de poco riesgo.

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No debemos olvidar que en la actualidad, cuando hablamos de construir grandes edificios, estamos inmersos en la problemática de la ciudad, por lo que se hace necesario aplicar los métodos científicos de análisis urbano, que son debidamente interpretados por los arquitectos. En definitiva, cuando se trata de construir un edificio nuevo, hay que respetar y reconocer las características del entorno, cuyas expresiones territoriales son elementos que conforman conjuntos según sus similitudes paisajísticas, relaciones y problemáticas. Edificio remodelado: cuando se trate de adaptar un edificio para el uso de archivo, se requiere analizar la legislación urbanística, es decir el grado de protección y restricciones al uso y modificación, capacidad portante de la estructura, característica de la cimentación y las variaciones climáticas en diferentes épocas del año. Hace mucho tiempo atrás, los archivos se establecían en edificaciones donde prevalecían hábitos deplorables: estancias de techos altos, grandes ventanales vidriados u oficinas de tamaño muy reducido. En la actualidad, esto no debe permitirse. Sin lugar a dudas, la mejor solución para alojar a los servicios administrativos son los edificios específicamente construidos para ellos según las normas de construcción actuales. Las reparaciones de agua, luz, ventilación, etc. son muy costosas, acercándose al de una obra nueva. Cuando se habla de remodelar, muchas veces es porque se desea el aprovechamiento de edificios de carácter histórico, tales como palacios, grandes fábricas, iglesias, conventos y prisiones (que cuentan con grandes espacios utilizables) con el fin de habilitarlos para fines culturales, como la función de archivo. En estos casos se deberán seleccionar correctamente los edificios, desechando toda fuente de peligro y, a la vez, permitir modificar los espacios con amplia libertad para que se adapte a las necesidades del servicio. Es preferible vaciar por completo el edificio -manteniendo los muros exteriores- y remodelar a voluntad los espacios interiores.

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Hay que descartar las construcciones que obliguen a respetar la distribución interior e incluso la decoración, tales como las casas de familias antiguas, mansiones o los castillos.

Los argumentos a favor de este tipo de construcción son los siguientes:

• En principio tienen costes menos elevados, aunque su mantenimiento y funcionamiento sea otra cuestión y resulten más onerosos. • La concepción de salvar a edificios históricos cuadra en la visión cultural de los pueblos. • Generalmente se encuentran ubicados en lugares urbanos de cierto prestigio.

En definitiva, el rehúso de edificios existentes ahorra dinero, protege el medio ambiente, la atmósfera y la cultura. Estos conceptos fueron afirmados por los arquitectos en diferentes congresos internacionales. En la actualidad se comprenden las políticas que controlan el impacto humano en el medio ambiente, defendiendo la calidad de vida y siendo una buena propuesta la de reubicar y utilizar edificios antiguos para la educación y la cultura, adaptando los espacios existentes a las actividades específicas.

Edificio nuevo adosado a otro antiguo. Solución mixta: éste es el caso en el que se requiere conservar una parte del edificio y adosar a ésta una construcción nueva, es decir la apariencia exterior noble, que es parte de la historia de la ciudad o pueblo, junto con la funcionalidad del nuevo edificio. Para ello, el arquitecto o ingeniero hace el estudio de las condiciones de la estructura existente, ya que en muchos casos es mucho más conveniente hacer una estructura nueva que remodelar o ampliar la existente. No obstante, la decisión que se tome deberá tener en cuenta el valor patrimonial del edificio en cuestión. Esta solución mixta depende de una planificación exhaustiva basada en un relevamiento de los diferentes ambientes que constituye el edificio existente, para, de esta forma, poder determinar cuál va a ser el justo aprovechamiento de los espacios

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estudiados. Así, se determinará cuál será la parte destinada a la función netamente administrativa del archivo, la recepción, el depósito para el resguardo de la documentación y los diferentes talleres de trabajo que debe tener el archivo. A modo general, la solución más recomendada es aprovechar el edificio antiguo para las oficinas administrativas y construir, a continuación, un local nuevo que tenga el diseño pertinente para el resguardo de los documentos (depósito). De más está decir que, para realizar este proyecto, es necesario que exista un terreno apropiado para construir la ampliación correspondiente.

5. Emplazamiento del edificio de archivo

Si queremos diseñar un archivo ideal y, a su vez, administrar los costos de manera que el proyecto no rebase el presupuesto, lo ideal es la construcción horizontal con techos bajos y con estanterías que no superen los dos metros. Esto se debe a que, de esta forma, los costos de construcción son menores y permiten el trabajo dentro de los depósitos sin la necesidad de utilizar elementos para acceder a los documentos, tales como escaleras, por ejemplo. No obstante, debemos expresar que, actualmente, los diseños para la construcción de grandes edificios son variados, eficaces y con un costo moderado.

5.1. Desarrollo horizontal

Tanto tradicional como modernamente, los edificios destinados para archivos se han construido en forma horizontal. Esto es debido a que la construcción horizontal tiene menos servidumbres técnicas, permite el transporte de masas de documentos con comodidad y los espacios se adaptan perfectamente a la escala humana. En estos edificios no existen las escaleras, ascensores ni desniveles. La comodidad que brinda un archivo plano con zonas diáfanas, cuya cubierta no exceda los 2,40m, es altamente recomendable.

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5.2. Desarrollo en altura

Las formas de urbanización y edificación son reflejo de la vida humana y de las características de su estructura social. Desde que el hombre planificó y construyó ha sido siempre muy difícil prever el desarrollo y creación de las estructuras urbanas convenientes. Las murallas de las ciudades medievales se hicieron débiles ante la invención de la pólvora, y la Revolución Industrial modificó las estructuras que se desarrollaban alrededor de los palacios del Renacimiento. Cuando el hombre comenzó con la producción del hierro fundido y del acero, las construcciones variaron notablemente, desarrollando la construcción en altura cuando la densidad de la población así lo requirió. Actualmente existen innumerables programas de construcción de edificios en altura para ser destinados a hoteles, hospitales, bibliotecas y archivos, entre otros. El edificio para archivo construido sobre pilotes permite la edificación en zonas céntricas y ahorra espacio de pasillos, pero supone la servidumbre de montacargas, ascensores y escaleras, restringiendo la circulación horizontal de personas y documentos. Estos edificios destinados para archivo de documentos suelen colocar los depósitos por encima de las salas de consulta mediante una zona diáfana intermedia de seguridad. Esto es bueno para evitar que personas no autorizadas puedan ingresar fácilmente al depósito, aunque la comunicación entre salas se hace relativamente difícil para actuar en caso de siniestros. Esto hace que el edificio requiera materiales más resistentes al fuego. No se debe olvidar considerar la correcta planificación de cálculos de sobrecargas, cimentación, calefacción, ventilación conducciones de agua, desagües para alta y baja tensión y aislamiento térmico.

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5.3. Desarrollo en subsuelo o en profundidad

La construcción en subsuelo tiene la ventaja de la solidez, que es muy necesaria para soportar el peso de grandes masas de documentos. La ventaja en ciudades es que ahorra terreno, pues permite ampliar espacios de una superficie estrecha por hondura, posee seguridad en caso de incendio o convulsiones sociales bélicas. Las desventajas de estos depósitos en el subsuelo son las humedades por filtración y capilaridad, el estanco nocivo del aire por falta de salidas, la lógica proliferación y dependencia del aparato eléctrico y lo caro de la excavación para realizar la construcción.

5.4. Previsiones de capacidad

Cualquiera sea el emplazamiento del edificio de archivo, es de suma importancia prever la capacidad de recepción de documentos y asistencia de usuarios en un período de tiempo futuro o, en su caso, las posibilidades de ampliación edilicia, tanto en superficie como en altura. Asimismo se deberá programar la posibilidad de sustitución de estanterías tradicionales no aptas o con defectos estructurales por las de última generación. Los parámetros para calcular la capacidad del depósito de archivo son el volumen de transferencias recibidas en diez años, la tasa de crecimiento de población del territorio y el volumen de documentos eliminados. Además, en las diferentes áreas administrativas del archivo es necesario prever el impacto de la informática y sus instalaciones con respecto a la organización de las diferentes actividades del archivo, es decir que se deben diseñar espacios donde se contemplen las instalaciones, tales como redes internas, cableados y mobiliario.

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6. Características arquitectónicas de un depósito de archivo

En primer lugar diremos que el depósito de archivo tiene la funcionalidad primaria de asentar y conservar los documentos aislados del público con la debida seguridad para su permanencia y durabilidad. En segundo lugar, el depósito debe proporcionar facilidad de acceso para recibir transferencias documentales, acceso controlado y agilidad en el servicio para que los documentos lleguen a las áreas que lo soliciten, ya que los documentos se asientan y conservan para ser servidos. Los depósitos son parte del área reservada del archivo –de uso exclusivo- destinados a la conservación de la documentación. Si todo el edificio de archivo debe reunir las características arquitectónicas de seguridad, en el depósito deben extremarse. Se deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones para la correcta construcción de un depósito de archivo:

1. Si bien cada archivo es único y sus características dependerán de la cantidad de documentos que se conserven, en general se calculará que el espacio destinado a depósito de archivo abarcará aproximadamente un 60% del total del espacio del edificio de archivo.

2. Es preciso calcular la resistencia de las estructuras de pisos de los depósitos de archivo, que deberán soportar una carga aproximada de 1.500 a 2000kg por metro cuadrado cuando se instalen estanterías fijas. En el caso de utilizar estanterías que se desplazan sobre rieles habrá que aumentar la resistencia.

3. Cada espacio del depósito contará con señalizaciones visibles de acuerdo a las normativas existentes.

4. Dentro del depósito no deberá haber puestos de trabajos fijos.

5. Es recomendable que la altura de las salas de los depósitos no supere los 2,50m.

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6. Los muros exteriores deben proporcionar aislamiento térmico e higrométrico.

7. Los muros, suelos y techos deben estar construidos de materiales que resistan el fuego durante dos horas.

8. Las puertas deben ser metálicas cortafuegos, con cerraduras antipánico. Se deberán proyectar las correspondientes salidas de emergencia.

9. Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas y tener un secado necesario, evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

10. Prever tanto la instalación de sistemas seguros de detección de incendios como el control de acceso, para limitar la entrada exclusiva del personal autorizado.

11. Se deberán mantener siempre las condiciones necesarias de temperatura y humedad relativa dentro de los límites que garanticen la correcta conservación de los documentos, es decir que, en los depósitos de archivos, la climatización debe estar en función del papel y otros soportes que contenga la información.

12. Las ventanas deberán ser metálicas o de aluminio anodizado o lacado. Este tipo de aberturas proporciona hermetismo.

13. En los depósitos con ventanas es recomendable que el total de las superficies de éstas no supere al 10% de la superficie total del depósito.

14. Los vidrios de las aberturas deben ser inastillables, absorbentes de radiaciones, aislantes acústicos y térmicos.

15. No se accederá al depósito desde ningún tipo de ascensor o montacargas, pero el depósito deberá estar cerca de los servicios internos, talleres, despachos y salas de consulta.

16. El piso será despiezado de material pétreo pulimentado o de resinas sintéticas termoestables.

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6.1. Cuidados para la buena conservación de los documentos

Los depósitos para la documentación en soporte papel deben ocupar zonas del edificio que permitan una ventilación natural con una estabilidad climática óptima que prevenga los factores de degradación, causados sobre todo por niveles inapropiados de temperatura y humedad relativa. Es importante aislar de la humedad a los documentos por medio de muros gruesos y pasillos internos para la circulación. En la actualidad se considera que resulta más eficaz construir depósitos sencillos que utilicen recursos naturales y de bajo costo para aprovechar las condiciones ambientales de preservación. Estos depósitos exigen poco mantenimiento. Se deberá tener en cuenta lo siguiente:

• Evitar la acción directa de la luz natural. • Evitar la acción directa de la luz artificial. • Evitar la acción contaminante del polvo y de otros

contaminantes sólidos o gaseosos. • Contar con control integrado de plagas. • Contar con plan de desastres (prevención y control de

incendios e inundaciones y control de robos).

7. La planificación de un cambio de distribución

Una distribución funcional es el resultado de un plan sistemático. Al frente de la tarea planificadora debe encontrarse una persona competente, con jerarquía dentro de la institución o empresa. Si nos encontramos trabajando en un edificio de archivo, es el profesional archivero el que debe estar a cargo de las tareas pertinentes. Cuando nos encontramos preparando un cambio de distribución a los fines de optimizar los servicios, se deberán tener presente las necesidades del conjunto de la empresa y tener aptitud para evaluar objetivamente las demandas de cada departamento y de cada supervisor.

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Los problemas de distribución no son iguales para todos los archivos. El que se presenta a continuación servirá como ejemplo a los fines de adquirir los conocimientos de las pautas necesarias para lograr un cambio en la distribución dentro del edificio. Las etapas que hay que recorrer para resolver el problema de alcanzar la disposición de las diferentes oficinas son las siguientes:

1. Estudiar la distribución actual. 2. Examinar el trabajo a realizar y la posibilidad de expansión. 3. Determinar los principales movimientos de tráfico y los

circuitos. 4. Examinar las necesidades de los empleados individuales. 5. Analizar el equipo. 6. Determinar la superficie necesaria para cada

departamento. 7. Ubicación de la superficie. 8. Preparar la nueva disposición en planta. 9. Proceder al cambio.

1 - Estudio de la distribución actual El estudio de la distribución actual de los muebles, equipos, emplazamiento, procedimientos y relaciones entre departamentos y actividades proporcionará los antecedentes de información que delimitarán las áreas de conflicto para luego poder efectuar los indispensables cambios. Es importante trazar planos de disposición o valerse de planillas móviles para lograr un diseño realista y verificar la ubicación de mesas, equipo y máquinas. Son también recomendables planos, dibujos arquitectónicos y esquemas mecánicos donde se muestren empalmes eléctricos y telefónicos, cañerías, acondicionamiento de aire e instalaciones de calefacción. El plano de pisos debe mostrar con exactitud las situaciones de paredes, ventanas, puertas, escaleras, columnas, particiones permanentes, radiadores, teléfonos, entradas y salidas.

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2 - Examen del trabajo a realizar Este examen empieza por el diagrama de organización, que debe indicar las responsabilidades de cada directivo principal, jefe de departamento y supervisor, para luego continuar analizando los procedimientos de oficina y las tareas específicas de los empleados. Esto debe estudiarse para determinar su importancia relativa, los canales de tráfico entre los departamentos y lugares de trabajo de los individuos y para identificar las actividades básicas de cada unidad.

3 - Determinación de los principales movimientos de tráfico y los circuitos Los diagramas sucesivos y los esquemas de distribución señalan la marcha normal del trabajo y sus desviaciones. Aquí se tienen en cuenta el flujo de trabajo y la disposición de los espacios en el edificio. Todos los flujos de trabajo principales deben ser controlados para de esta forma tener claro el cambio que deberá realizarse de ser necesario. En cuanto al edificio, el plan de tráfico abarcará los pisos y cada una de las secciones. Por ultimo es importante diagnosticar la situación de pasillos principales y secundarios, escaleras, ascensores, entradas y pasadizos interiores.

4 - Examen de las necesidades de los empleados individuales La distribución es realizada alrededor de las necesidades de los grupos de empleados de la empresa. Todas las personas deben ser identificados por área de trabajo o función y consultar sus opiniones sobre cambios que estimen pertinentes.

5 - Análisis del equipo Se debe tomar nota de la cantidad, medidas y clase de los equipos, maquinarias y mobiliarios existentes, además de cotejar la lista con las necesidades del personal y valorarla cuidadosamente. También se procederá a anotar las necesidades de nuevo mobiliario y equipo.

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Es imprescindible destacar que cada unidad del equipo se debe enumerar durante esta etapa de planeamiento con el fin de ser utilizada en la distribución final.

6 - Determinación de la superficie necesaria para cada departamento Todas las etapas anteriores se juntan en la determinación de espacio necesario para cada departamento. Para el caso de los edificios de archivo, en general, se sugiere como guía de promedio 8 m² por persona. Esto incluye pasillos y mobiliario.

7 - Ubicación de la superficie Las ubicaciones deben ser diagramadas objetivamente. Las características concretas de los departamentos, tales como acceso del público, flujo de trabajo y relaciones con otros departamentos, deben ser factores que hay que considerar antes de decidir cualquier cambio. Se recomienda dividir el espacio en bloques, o por pisos, según las dimensiones de la operación. Posteriormente pueden decidirse cambios de menos importancia y arreglos específicos dentro de los departamentos.

8 - Preparación de la distribución del local Las fases principales en la preparación de una distribución del local comprenden lo siguiente:

Ø Preparación de un plano por pisos. Ø Preparación de plantillas. Ø Distribución de las plantillas. Ø Preparación de la distribución final.

Es fundamental planear sobre el papel antes de proceder a los cambios físicos, además de preparar un modelo para cada elemento de la distribución y, si es posible, debe ir acompañado de una reproducción a escala o maqueta. Los modelos pueden guardarse en sobres que se adjuntan a los diagramas de distribución. Es útil la utilización de colores para diferenciar los departamentos, el equipo nuevo y el viejo, o los despachos de los directivos del de los empleados. También

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pueden añadírseles símbolos que representen, por ejemplo, teléfonos o lámparas. Al confeccionar un dispositivo de planta de un departamento cualquiera es recomendable no perder de vista las directrices que damos a continuación: 1) Los pasillos y corredores que conducen a la salida principal no

deberán tener un ancho menor a 1,10m, siendo lo aconsejable 1,50m o 1,60m. A modo de referencia, el ancho de los pasillos, según su tipo, no deberá ser inferior a las siguientes medidas:

• Pasillo principal: 1,50m a 1,60m. • Pasillo intermedio: 1,10m a 1,20m. • Pasillo secundario: 0,80m a 0,90 m.

2) Las mesas no deben encararse entre sí, a menos que dos personas tengan que trabajar en equipo. Tampoco deben colocarse mesas muy pegadas a la pared o partición.

3) El espacio de trabajo entre la parte trasera de una mesa y la delantera de otra (el espacio para sentarse) no debe ser inferior a 0,90m.

4) Persiguiendo la máxima eficiencia, no deben colocarse lateralmente más de dos mesas, permitiendo a cada persona la accesibilidad a un pasillo para entrar y salir de su puesto de trabajo sin molestar a los compañeros. Se deberá tener mucho cuidado al emplear particiones curvadas o agrupar mesas de manera tal que puedan alterar las líneas de flujo directas.

5) Para la correcta apertura de los muebles archivadores con cajones se necesita un pasillo de 0.90m como mínimo. En el caso en que los archivadores sean dispuestos de forma tal que se encaren entre sí (uno frente a otro), su apertura requerirá un pasillo con un ancho mínimo de 1,65 m.

6) Aquellas personas que realizan trabajos en los que se requiere buena vista deben estar situadas cerca de la luz natural.

7) Las personas que escriben a mano deberán recibir la luz por encima del hombro izquierdo. Quienes emplean máquinas de

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escribir recibirán la iluminación por encima de los hombros. Ningún empleado debe estar de cara a la luz.

8) Los empleados que intervienen en muchas líneas de comunicación y atienden a visitantes y a otras personas deberán estar situados cerca de las salidas.

9) Cuando se instalan particiones alrededor de grupos de oficinistas hay que prever salidas adecuadas.

10) No es recomendable que los empleados se encuentren lejos de las personas que ejercen autoridad sobre ellos.

En la distribución final es preciso señalar todas las especificaciones necesarias para cambios de estructuras, tales como flujos de trabajo, nombre de las personas, número de identificación del equipo, particiones, mostradores, gabinetes, colgadores, teléfonos, sistema de intercomunicación, etc. Los jefes de departamento deberán aprobar y firmar la distribución final que se presentará a la alta gerencia para que efectúe el consentimiento. En realidad, los mejores resultados se obtienen cuando todos los empleados han intervenido en la aprobación parcial de las modificaciones. La participación puede lograrse colocando unos cuantos modelos de distribución en diversos lugares de la empresa para que los empleados puedan revisar los cambios propuestos. Una vez hecho el traslado final debe considerarse claramente que no se efectuarán cambios ulteriores durante un plazo de 90 días como mínimo, que es lo normal para que los empleados se acostumbren completamente a la nueva distribución.

9 - Proceder al cambio (traslado) El trasladar una oficina sin perjudicar la marcha normal del trabajo es posible, pero puede ser realizado sólo con un planeamiento previo. La programación y el planeamiento disminuirán las confusiones y las interferencias con el trabajo normal. Durante las horas habituales de trabajo pueden efectuarse pequeños traslados. En cambio, los traslados mayores deberán llevarse a cabo durante el fin de semana para reducir la pérdida de tiempo administrativo.

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Al efectuar dicho traslado es aconsejable preparar instrucciones escritas detallando las fases que demandará la tarea, asignando a cada individuo instrucciones precisas.

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1. Esquema de funcionamiento de archivo

Para que los procesos tendientes a brindar un servicio de calidad puedan ser cumplidos, todo archivo debe contar con espacios bien determinados, que responden a las funciones básicas y principales: recoger, custodiar, conservar e informar. Así, es imprescindible distinguir, como mínimo, cuatro áreas o zonas de trabajo:

• Área de depósitos documentales. • Área de servicios técnicos. • Área privada. • Área pública y de consulta

1.1. Área de depósitos documentales

La planificación de la instalación del archivo en las diferentes dependencias incluye la previsión de un espacio suficiente destinado al almacenamiento de los fondos documentales. Los depósitos constituyen la razón de ser de los archivos. En ellos trabajan denodadamente los profesionales archiveros con el objetivo de lograr un almacenamiento óptimo de los documentos con la seguridad que se requiere, permitiendo que puedan ser accesibles para su uso. La conservación segura se logrará si se construyen locales especiales arreglados para este fin. Es recomendable un estudio exhaustivo sobre el crecimiento documental de los fondos, sobre las características arquitectónicas del lugar escogido, sobre las condiciones ambientales y sobre los aspectos funcionales. La falta de espacio suficiente para el almacenamiento de la documentación que ingresa periódicamente en el archivo es uno de los problemas más graves para su organización y un obstáculo importante para cumplir sus responsabilidades. Otro aspecto importante para destacar es la obligación de prever espacios acondicionados con equipamientos especiales para la conservación de documentos cuyo soporte no es el tradicional: películas, microformas, soportes magnéticos, ópticos y CD.

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Por razones de seguridad y a los fines de evitar la propagación de incendios dentro del depósito de archivo y optimizar la climatización de los ambientes, es recomendable que la superficie de los salones de los depósitos no exceda los 150m² a 200m² aproximadamente. Para lograr esto es conveniente dividir los espacios con paredes y puertas cortafuego.

1.2. Área de servicios técnicos

Cerca de los depósitos documentales deben destinarse lugares para los laboratorios y talleres del archivo, aunque este espacio nunca debe situarse dentro de los depósitos documentales. Como cada taller es diferente, deben ser diseñados en función de las actividades que se realizan y del personal que trabajará en esos espacios. Su mobiliario es muy especial y plantea problemas arquitectónicos tales como el diseño de la distribución de luz, de energía eléctrica, emplazamiento de las tomas de corriente, conducciones de agua, filtraciones, emanaciones, etc. Hay que garantizar el aislamiento de los depósitos y de las salas de consulta. A continuación detallamos las características de algunos de los talleres: Laboratorio fotográfico: debe contar con salas propias para filmación, ampliaciones, acabado, montaje, almacenamiento de papel, filmes y productos químicos. Con la excepción de la sala de montaje, las demás tendrán ventiletes pequeños o carecerán de ventanas, pero deben contar con los correspondientes extractores y sistemas independientes de climatización. Las puertas de acceso a las áreas oscuras deben tener entrecámaras que impidan la entrada de luz. Laboratorio de microfilmes: debe incluir áreas de preparación, filmación, procesamiento, duplicación y control de calidad, copias de papel y montaje. Puede haber cámaras planetarias y ampliadoras de hasta 3,20m de altura, lo que implica elevar las instalaciones.

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Restauración: Los talleres estarán provistos de extractores cuya expulsión de gases rebasará el punto más alto del edificio. Los líquidos serán tratados adecuadamente para luego verterlos al alcantarillado. Reprografía: allí donde debe emplearse máquinas y equipos ruidosos implicará prever instalaciones de material silenciador en el techo y placas de goma en el piso para contribuir a sofocar el ruido. Si el equipo multicopista utiliza reactivos y genera calor, convendrá instalar renovadores de aire y ventiladores.

1.3. Área privada

Recepción de la documentación: es una sala simple con el espacio suficiente, según la cantidad de documentación que se reciba. Los documentos pueden dividirse utilizando carritos o una cinta transportadora, de modo tal que los empleados puedan colocar la documentación en estanterías espaciosas preparadas para tal fin (estantes de una profundidad de 0,50m a 0,80m), evitando siempre que la documentación sea depositada, aunque sea provisoriamente, en el piso. El emplazamiento en la trama del edificio será hacia el exterior, pero garantizando la seguridad de la custodia de los documentos y la comodidad de la descarga. Es preciso prever las condiciones atmosféricas que se pueden desatar en el exterior del edificio, para lo cual es exigible una expansión de aparcamiento con techado para que los vehículos no entorpezcan la circulación vial y para que la operación pueda hacerse con la tranquilidad que requiere en casos de mal tiempo. Sala de desinfección: una vez recibida la documentación pasa a las diferentes secciones, siendo la siguiente la desinfección, que es de vital importancia para la eliminación de organismos que puedan dañar al papel. Es importante destacar que en esta sala se debe velar por la seguridad y la salud del personal que trabaja, garantizando que los plaguicidas utilizados no perjudiquen a la salud de las personas. Los documentos desinfectados permanecerán en esta sección durante 24 horas. Si no se cuenta

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con maquinaria hermética de desinfección, las puertas de esta área deberán ser herméticas. Una vez realizada la desinfección, la documentación debe pasar a la siguiente sala para la correspondiente clasificación y ordenación. Sala de clasificación y ordenación: deberá contar con amplios espacios, sobre todo cuando las transferencias sean frecuentes y voluminosas. Las mesas deben estar a una altura que permita al personal trabajar sentado o parado. Asimismo se deberá contar con buena iluminación, tanto natural como artificial. Para la carga de datos y confección de inventarios se pueden dar dos casos: el primero es que, dentro de este espacio, se coloque una partición para allí colocar las computadoras necesarias; el segundo, más recomendable, es contar con una oficina contigua con todas las comodidades para la carga de datos. Una vez clasificada y ordenada la documentación, será transferida a los diferentes talleres o al depósito, según se disponga. Administración: los aspectos arquitectónicos de las oficinas de archivos no tienen diferencia con respecto a cualquier otra dependencia administrativa. Éstas deberán ubicarse lo más cerca posible de los depósitos para evitar pérdidas de tiempo en los traslados. En cuanto a sus dimensiones, deben ser capaces de alojar los puestos de trabajos necesarios acorde con la cantidad de empleados y mobiliario. Oficinas privadas: por lo general, todas las empresas cuentan con despachos privados, y su uso está aconsejado a los efectos de prestigio, trabajo confidencial y concentración. La alta gerencia, los jefes de departamento y los técnicos especializados generalmente disponen de despachos privados. No obstante, la tendencia actual es la de reducir el número de éstos debido al gran espacio que ocupan con sus correspondientes aumentos de gastos (calefacción, iluminación y ventilación). Otro aspecto importante para destacar es que estas oficinas son menos flexibles, hacen más onerosos los cambios de distribución y más difícil la supervisión.

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1.4. Área pública y de consulta

Se define como un área abierta al público para la consulta de los fondos, sea cual sea la naturaleza o las dimensiones del archivo. Este espacio se encuentra diseñado para la correcta atención de los usuarios y deberá estar dotada de los equipos y servicios necesarios, ajustándose a las normas de seguridad y a las normas para discapacitados. La distribución será la siguiente: Recepción del público: esta zona es el centro de control de acceso y vigilancia, y en ella se brindará información y asesoría para los visitantes, en tanto que la información puede suministrarse en el mismo lugar o constituir un local aparte pero inmediato. También en este espacio se realizará la promoción de la institución y venta de materiales de archivo. En un gran archivo, el vestíbulo debe ser un lugar amplio y atractivo con un buen sistema de señalización que indique al usuario los itinerarios para localizar las distintas áreas. Un buen servicio debe contar con medios informáticos para el registro y acreditación de los usuarios y con sistema de autogestión para que ellos mismos puedan resolver sus necesidades en primera instancia. En un archivo de dimensiones modestas, este local se ubicará contiguo a las oficinas administrativas o junto al servicio de préstamo en la sala de lectura, separado por una ventanilla. Esta área de recepción puede contar con una decoración que incluya fuentes de agua, plantas y vegetales que son benéficos para la fisiología y psicología humana. También se suele utilizar vegetación en ciertas oficinas administrativas, en zaguanes, en pasillos o en zonas de escaso contacto con la documentación. Sala de lectura, inventarios y biblioteca: el diseño y las características ambientales de la sala de consulta tienen que responder al estudio general de la instalación del archivo en cuestión. Se accederá a esta sala sin necesidad de pasar por zonas restringidas y estará prudentemente cercana al depósito para reducir al mínimo los desplazamientos de los documentos.

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Las salas deben expresar un lenguaje arquitectónico de aspecto agradable con espacios cómodos distinto al de los depósitos, ya que aquéllas están destinadas a cobijar personas y no documentos. Esta sala debe ser de fácil acceso, de dimensiones adecuadas a la cantidad de usuarios -previéndose un espacio de cinco metros cuadrados por usuario incluyendo el mobiliario-, silenciosa, aislante, ventilada, de temperatura agradable y decoración sencilla. La altura del techo deberá ser más elevada que la de los depósitos para que no resulte opresiva para los usuarios. Deberá estar bien iluminada, preferentemente con luz natural que no sea directa ni cenital, complementada con luz eléctrica de modo que se logre una iluminación ambiente óptima, que va entre los 500 y los 750 lux. La sala de lectura debe dar a cada lector la sensación de comodidad como si estuviera en su propia casa, y sentirse en su puesto de lectura lo suficientemente aislado para que el trabajo no se perturbe. En este sentido son aconsejables las mesas amplias de una sola vertiente o de lectura de un solo lado. De emplearse mesas para leer por dos de sus vertientes, el tablero deberá, en lo posible, impedir a cada lector ver al que lee enfrente. Este sistema tiene el inconveniente de que dificulta la observación clara del encargado de la sala para el control pertinente. En cuanto a las mesas planas, tienen a favor que el control puede realizarse sin inconvenientes, pero su desventaja es que los lectores pueden molestarse, no permitiendo la concentración necesaria que se requiere en la investigación. Las sillas deben tener sus patas cubiertas con goma, con lo cual no sólo se obtiene un asiento más blando, sino que evita el ruido y la posibilidad de arruinar el piso. Además de tener capacidad, la sala debe poseer condiciones acústicas, es decir que no debe producir resonancia. Se requieren, además, agua corriente, instalaciones eléctricas y cafeterías disponibles próximas a este sector del edificio. Un aspecto muy importante es la vigilancia de los puestos de consulta para evitar los robos. Para tal fin, lo mejor es que la sala

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sea un espacio diáfano, donde permanentemente se controlen los pedidos, vigilando desde un punto preferentemente sobreelevado que puede ser reforzado mediante cámaras de televisión en circuito cerrado. Todo esto está destinado a eliminar la posibilidad de robos o daños en los documentos. Además se debe disponer que los lectores dejen sus pertenencias (bolsos, carteras, carpetas, etc.) en casilleros cerrados con llave en el exterior de la sala de lectura. Junto a la sala de lectura se ubicará otra para la consulta de los instrumentos de descripción (fichas, libros de inventarios o computadoras con servicio de búsquedas y pedidos, en función del grado de automatización del centro). A veces es necesario destinar locales especiales para la consulta de microfilms, diapositivas, grabados en bandas o discos, documentos electrónicos y audiovisuales, para lo cual habrá que prever el equipamiento necesario para tal fin. Sala de exposiciones, conferencias, reuniones y servicio educativo: el desarrollo de las actividades de los archivos a favor de la enseñanza y la apertura al público más amplio comporta el diseño consecuente de locales afecto a estas actividades. Este espacio debe ser fácilmente accesible y preferentemente debe contar con una doble entrada: una por el mismo archivo y otra desde la calle. Este espacio, debido al ruido, debe estar aislado de la sala de lectura, por seguridad debe alejarse de los depósitos y, finalmente, deben contar con salidas reglamentarias de emergencia. Todo archivo de cierta envergadura debe poseer al menos un local multiuso, aunque lo ideal es contar con salas separadas: una para exposiciones temporales y otra para reuniones o conferencias. Las exposiciones son muy didácticas y hacen marketing, pero deben estar programadas de forma tal que el documento no tenga daño alguno. Velar por la exposición correcta es nuestro objetivo, y habrá que vigilar el sistema de ventilación, iluminación y exposición a la luz natural del documento, ya que seguramente salió de una caja de archivo donde las condiciones son otras.

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2. Accesos al edificio de archivo

El edificio de archivo requiere accesos separados e independientes para los documentos, empleados y público en general, impidiendo la circulación de personas no autorizadas en áreas de depósitos y oficinas administrativas. Dichos accesos deberán reunir las siguientes condiciones:

2.1. Acceso para documentos

El acceso para las transferencias documentales debe ser único y dar directamente al área de desinfección de los documentos a fin de evitar la propagación de insectos, hongos u otros microorganismos. El área de recepción de documentos debe contar con un acceso vehicular amplio y cubierto, para proteger la documentación del viento y la lluvia y para que los vehículos puedan maniobrar con comodidad. Es preferible que la zona de carga y descarga de documentación se encuentre a un metro por encima del suelo para facilitar la manipulación de la carga.

2.2. Acceso para empleados

El acceso a las áreas de trabajo debe ser exclusivo para los empleados y deberá estar cerca de las oficinas administrativas, pudiendo esta zona contar con vestidores, salas de descanso, cafeterías y estacionamiento.

2.3. Acceso para el público

Se debe tener mucho cuidado con este acceso, que deberá reunir las siguientes condiciones:

1. Todos los accesos deben poseer rampas, pasamanos y puertas para las personas con discapacidad física.

2. Los accesos, tanto para el peatón como para los vehículos, deberán estar correctamente señalizados.

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3. El plano de rutas para la evacuación del edificio deberá ser conocido por todos los empleados y usuarios del archivo.

4. Los accesos peatonales o vehiculares deben ser controlados preferentemente por personal de seguridad y poseer sistemas electrónicos para identificar a todos los que ingresen.

5. El acceso vehicular y los estacionamientos deben estar alejados de las áreas de consulta y de depósitos.

3. Circuitos de archivos

En un edificio de archivo es importante que las distintas áreas que lo componen se encuentren arquitectónicamente coordinadas de acuerdo a sus funciones. Circuitos y circulaciones: cuando diagramamos los circuitos de archivo es muy importante tener en cuenta que el elemento circulante es el documento, siendo la circulación de tipo interna (cuando el documento no es manipulado por personas ajenas a la institución o empresa) y externo (cuando el usuario toma contacto con el documento). Para lograr la interrelación de funciones en las diferentes áreas se hacen organigramas o esquemas de funcionamiento, y es así como surgen las circulaciones denominadas “circuitos”. Los programas y organigramas de esquemas de funcionamiento son gráficos en los que se consigna a cada sección determinada forma y dimensión de acuerdo a las funciones que cumplen. Los circuitos pueden ser progresivos (movimientos de documentos que son desplazados por las distintas secciones administrativas en un solo sentido, es decir que vinculan distintas funciones progresivas) o, en algunos casos, de ida y vuelta (el documento es trasladado y regresa al lugar donde se encontraba con anterioridad, lo que genera un doble sentido de circulación). En las diferentes zonas del edificio, donde se desarrollan los servicios de archivo, deben existir comunicaciones ágiles y aislamientos necesarios. Si se diagraman correctamente las interrelaciones, se distinguirán los siguientes circuitos:

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• Circuitos cerrados: estas zonas son de acceso restringido para el público en general y en ellas sólo desarrollarán las tareas los profesionales de la archivología y empleados abocados al manejo documental.

• Circuitos entreabiertos: estos circuitos tienen esta particularidad porque comprende el momento en el que el documento pasa de un área de acceso restringido a otra abierta al público. También es el caso en que algún investigador pide hablar con un alto directivo y debe ingresar a áreas restringidas.

• Circuitos abiertos: comprenden las zonas que se encuentran diseñadas para la atención a los usuarios.

A continuación desarrollaremos los circuitos en particular:

3.1. Circuitos cerrados al público

Primer circuito o circuito de documentos arribados: este circuito comprende el ingreso de los documentos al edificio de archivo -en una sala preparada para tal fin donde se realiza el primer control-, la desinfección y el traslado a la sala de clasificación y ordenación. En este circuito, el avance del documento es progresivo y sin retorno, salvo la documentación que deba ser devuelta al remitente o realizar una segunda desinfección. Segundo circuito o circuito de selección y destino de documentos: la documentación llega a la sala de clasificación y ordenación donde se acondicionan los documentos recibidos y son enviados a:

1) Sección de eliminación (por desglose o eliminación total). 2) Talleres según la necesidad (reprografía, restauración,

fotografía, microfilmación, etc.) 3) Depósito donde se lo preservará y custodiará.

En este circuito, el documento tendrá una circulación de ida y vuelta según las necesidades.

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3.2. Circuitos entreabiertos al público

Tercer circuito o circuito de solicitud de documentos: este circuito consta de dos posibilidades:

1) El recorrido de los documentos desde el depósito hasta la sala de lectura en doble sentido de circulación. Este circuito se encuentra integrado de tal forma que el usuario realiza su consulta e investiga en la sala de lectura, pero no tiene acceso al archivo propiamente dicho.

2) El recorrido de los documentos desde el depósito hasta las oficinas administrativas. En este circuito el documento tiene una circulación obligatoria de ida y vuelta.

Cuarto circuito o circuito de visitas a los servicios administrativos: abarca las secretarías, oficinas administrativas, área de despacho de archiveros y dirección general. Asimismo, los empleados tendrán acceso a zonas como la cocina, los cambiadores y la vivienda. Un investigador puede solicitar el ingreso a las oficinas administrativas con la finalidad de hablar sobre un tema específico con algún directivo o empleado en particular. En este circuito, tanto el documento como las personas tienen una circulación obligatoria de ida y vuelta.

3.3. Circuitos abiertos al público

Quinto circuito o circuito de ingreso del público: estipula la entrada de las personas y abarca el área de recepción del público, informes, sala de lectura y sanitarios. En este circuito las personas tienen una circulación obligatoria de ida y vuelta es decir ingreso y salida del archivo.

Sexto circuito. Promoción y marketing: en esta parte del edificio se encuentran comprendidas las zonas de exposiciones permanentes y temporales, las aulas destinadas a cursos y seminarios, y los auditorios donde se realizan las conferencias.

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En este circuito, las personas tienen una circulación obligatoria de ida y vuelta (ingreso y salida del archivo).

4. Instalaciones

Para tener una certeza de lo que hace falta instalar en un edificio de archivo es importante realizar un proyecto que deberá tener en cuenta lo estipulado por la archiveconomía y determinar costos, es decir que cuanto mejor se encuentre realizado el proyecto menor será el tiempo de ejecución, ya que se habrá resuelto un sinnúmero de pequeños problemas que lógicamente gravitarán sobre el costo. Por el contrario, el proyecto poco estudiado dará lugar a dudas, errores y modificaciones que ocasionarán erogaciones extras. El profesional archivero deberá observar cuidadosamente las reglamentaciones vigentes para la instalación de los diferentes artefactos en el edificio.

4.1. Artefactos para el control ambiental

Cualquiera sea el sistema de control que se adopte a fin de lograr las condiciones climáticas óptimas, es esencial que el depósito de archivo cuente con un nivel adecuado de circulación de aire para impedir que se formen bolsas de humedad elevada. Para el fin de lograr esto es aconsejable colocar los respiradores de los acondicionadores de aire directamente arriba de la parte superior de los estantes o instalar ventiladores para mejorar la aireación. También la circulación del aire en los edificios puede mejorarse mediante la utilización de ventiladores en los muros o techos exteriores a fin de extraer el aire a través de la estructura. La temperatura y la humedad relativa son parámetros interrelacionados: teniendo en cuenta la definición de la humedad como la relación en porcentaje entre el volumen de aire y la cantidad de vapor de agua que éste puede contener a una temperatura proporcionada, nos da la certeza de que cuanto más alta es la temperatura mayor será la cantidad de vapor de agua que el ambiente puede retener. Para evitar los efectos nocivos de

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la humedad es necesario tener un control mediante la instalación de sistemas que garanticen una temperatura y humedad estables.

4.1.1. Aire acondicionado y/o aparatos deshumidificadores

Estos artefactos permiten mantener estables la humedad y temperatura ambiente durante todo el día, en toda época del año. Los hay eléctricos, automáticos o no automáticos y otros de sustancias higroscópicas, como el gel de silicio, sepiolita o fluoruro de litio. Además de los controles incorporados al sistema de aireación, un simple higrómetro-termómetro será suficiente para conocer las oscilaciones en torno a la media y adoptar las medidas necesarias. Las condiciones ambientales han de vigilarse constantemente para evitar deterioros en la documentación. Se debe tener en cuenta que la temperatura del depósito de archivo no debe ser inferior a los 15ºC ni superior a 21ºC. Por lo tanto, en la instalación de equipos de aire acondicionado, tenemos que prever que nos brinde una temperatura ideal para el archivo de 17 o 18ºC con oscilaciones inferiores a 3ºC. Asimismo, la humedad relativa se situará entre 45 y 65% con unas variaciones del 5%. Como la relación entre humedad y la temperatura tiene que ser constante, ha de evitarse la incidencia de la luz solar en la documentación. Para ello se debe colocar, de ser necesario, filtros solares en las ventanas permanentes. Es importante tener en cuenta que el sistema de refrigeración o calefacción no debe ser por agua, sino por aire, siendo imprescindible una ventilación natural controlada que haga circular el aire, evitando la entrada de polvo mediante filtros. Funcionamiento de los aparatos de aire acondicionado: un sistema de aire acondicionado es un conjunto de equipos que proporcionan aire y mantienen el control de la temperatura, humedad y pureza en todo momento, con independencia de las condiciones climáticas. Estos sistemas son costosos para instalar,

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su funcionamiento necesita un mantenimiento permanente y consumen mucha energía. En cuanto a su funcionamiento, podemos decir que cuando se precisa aire seco suele obtenerse por refrigeración o por deshidratación; después se conduce a unas cámaras que contienen compuestos químicos absorbentes -como gel de sílice (óxido de silicio)-; y para humedecer el aire se le hace circular por agua pulverizada. En el caso de los archivos, el aire debe estar libre de polvo, para lo cual es necesario que el sistema de aire acondicionado lleve incorporado filtros de alta calidad. El diseño del sistema de aire acondicionado depende del tipo de estructura en la que se va a instalar, de la cantidad de espacio a refrigerar, del número de ocupantes y del tipo de actividad que realicen.

Funcionamiento específico:

Existen dos tipos:

a) Sistema convencional. b) Aparatos de bomba de calor. a) El sistema convencional: es el tradicional y consta de dos

unidades: una interior y otra exterior. Estos dos aparatos están comunicados por un circuito y, dentro de éste, hay un líquido refrigerante llamado Freón R22. Mientras en el interior el refrigerante se evapora porque absorbe el calor, la unidad exterior transforma de nuevo el refrigerante en líquido y despide el aire caliente. Por esto se puede decir que el verdadero protagonista del invento es el refrigerante, ya que produce aire frío dentro del local y expulsa el calor afuera.

b) Aparatos con bomba de calor: estos sistemas cuentan con un circuito reversible: además de producir frío, también pueden dar calor a una habitación y expulsar el frío al exterior, por lo que el mismo aparato se puede utilizar durante todo el año. Más que de un mecanismo de aire acondicionado se trata de un climatizador.

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Actualmente, la mayoría de los modelos ofrecen la bomba de calor con el fin de rentabilizar la inversión, ya que con un costo un poco mayor se puede utilizar como calefacción en invierno y como aire acondicionado en verano. Este tipo de sistema proporciona una serie de ventajas y ahorros porque tienen la capacidad de aportar más energía que la que consume (aproximadamente dos o tres veces más) debido a que este equipo recupera energía del exterior y la convierte en energía útil.

Características de los aparatos deshumidificadores: los sistemas de deshumidificación son numerosos y de eficacia variable. Sea por refrigeración o por absorción química del agua, se encuentran casi siempre acoplados a la calefacción y a la refrigeración. Sin dudas, estos aparatos contribuyen a mejorar el nivel de humedad relativa del aire, obteniendo los niveles ideales en zonas donde el nivel de humedad es alto. Es un aparato ideal para combatir el aire viciado, los ácaros y demás partículas que ensucian diariamente el aire que respiramos. En la actualidad, estos sistemas son muy seguros, ya que necesitan muy poco mantenimiento y el consumo de electricidad es moderado. Los equipos, al no emanar vapor caliente, evitan cualquier tipo de quemaduras, accidentes o incendios. Otra característica es que poseen un tubo permeable que permite que pase la humedad y no las bacterias logrando, de esta forma, que el vapor del humidificador se encuentre siempre limpio.

4.1.2. Extractores eólicos

Considerados como equipos de ventilación ecológica y altamente recomendados por compañías aseguradoras y asesores de seguridad industrial, estos aparatos son utilizados para lograr obtener una buena ventilación a un costo moderado, por su calidad, duración y servicio. La concentración de calor, que se genera tanto por los efectos de la irradiación solar como por la carga térmica emitida por los trabajos realizados dentro del local, se acumula debajo de la cubierta, registrándose altas temperaturas al nivel del techo. La

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falta de vías de escape del aire caliente produce un impacto directo en la temperatura promedio y en la humedad del inmueble, incrementándolos hasta niveles que pueden ser nocivos para la salud de las personas que allí trabajen y para los documentos, en el caso de los depósitos de archivo. Es por esto que es altamente recomendable el uso de sistemas de ventilación eólico, que generan un proceso ininterrumpido de circulación de aire, permitiendo el ingreso de aire fresco al local como consecuencia de la extracción permanente de aire caliente, produciendo con ello un equilibrio de la temperatura ambiente. Este sistema de ventilación controla el suministro y la salida de aire de forma independiente o en combinación con los sistemas de calefacción o aire acondicionado para proporcionar el oxígeno suficiente a los ocupantes del recinto. Una perfecta evaluación del ambiente a ventilar es fundamental para la instalación de estos extractores. A los fines de tener una idea de la cantidad de extractores que se deben colocar en cada local, la ventilación industrial se calcula en metros cúbicos (m³) y, para poder trabajar en metros cuadrados (M²), tomaremos como base una altura promedio de 7m (residencias, auditorios, depósitos de mercaderías, bibliotecas, archivos, etc.). Siguiendo este concepto se recomienda colocar extractores cada 60 m² y, para el caso de los eléctricos, cada 75 m².

4.1.3. Ventiladores de techo

Estos aparatos son muy beneficiosos para los archivos, especialmente cuando el depósito no tiene buena ventilación, aunque se deberá tener extremo cuidado con la limpieza para que el aire circulante no levante polvo. En la elección de ventiladores de techo, dan mejor resultado cuando el motor se encuentra montado sobre rulemanes y tiene transmisión directa a las paletas.

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4.1.4. Calefacción

El profesional archivero debe tener en cuenta que el uso de calefacción dentro del depósito de archivo no es aconsejable, salvo para casos de baja temperatura extrema. El uso de calefacción deberá ser de uso racional y sólo para permitir los valores térmicos normales para la documentación. Es recomendable revisar la legislación vigente en cada región respecto a la colocación de calefacción en los depósitos de archivos. Para un edificio destinado a archivo es evidente que el sistema de calefacción no puede ser de agua por los riesgos que comporta, sino preferentemente eléctrico, con termostato y temporizador.

4.2. Artefactos para el control de incendios

El fuego conocido y empleado desde los inicios de la humanidad es un fenómeno físico beneficioso para el hombre, pero se puede convertir en una fuente potencial de peligro cuando se descontrola, llegando a causar grandes pérdidas y desgracias. Es por esto que siempre debe estar debidamente controlado. Los profesionales que trabajan a diario con el patrimonio documental de la sociedad tienen la responsabilidad de preservar los documentos, para lo cual es importante aplicar los conocimientos que brinda la archiveconomía para, de esta forma, lograr crear un edificio incombustible para custodiar un material combustible. Lograr esto no es tarea fácil, por lo que es imprescindible buscar el aislamiento de las partes del edificio mediante puertas metálicas. Las instalaciones de luz eléctrica, los montacargas y la calefacción deben establecerse de manera que pongan al archivo al cubierto de cualquier percance, como así también deben proveerse cristales de seguridad contra el fuego para las ventanas. Si se tomaron todas las precauciones pertinentes y una fatalidad inicia un incendio es importante, para toda persona que desarrolle sus actividades en el archivo, conocer los equipos, estudiar los

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tipos de extintores de incendio que existen en plaza y para qué situación de fuego deben ser utilizados. Según las normas IRAM21 son los siguientes:

Clase A: se aplica para la extinción de fuego cuyo material, una vez que se ha logrado apagarlo, deja residuos carbonosos o cenizas. Estamos refiriéndonos al caso de maderas, papel, productos textiles y otros materiales combustibles. Éstos son extinguidos por enfriamiento y sofocación con agua impidiendo además el reencendido. Para los depósitos de archivo se deben utilizar los que contienen polvo químico triclase, ya que sofoca y refrigera los materiales a fundirse en presencia del fuego. Por último, también es efectiva la espuma química en este tipo de fuego. Los extintores para esta clase de fuego deberán estar ubicados a una distancia de 20m.

Clase B: es el recomendado para el apagado de fuego que se produce en combustibles líquidos (aceites, grasas y pinturas que se volatilizan durante la combustión). Éstos son extinguidos por sofocación y desplazamiento del oxígeno, siendo muy eficaz el uso de anhídrido carbónico, el polvo químico y la espuma química. El agua finamente pulverizada es muy efectiva aunque no en forma de chorro, pues tiende a esparcir el combustible. Los extintores para esta clase de fuego deberán estar ubicados a una distancia de 15m.

Clase C: cuando el fuego se produce en instalaciones eléctricas en actividad (motores, interruptores, tableros de control, etc.) para el apagado se requiere de un agente que no sea conductor de la electricidad: el anhídrido carbónico es excelente para esa tarea y, además, no deja residuos que puedan dañar los equipos. También es efectivo el polvo químico seco.

21IRAM: Instituto Argentino de Normalización y Certificación. Asociación civil sin fines de lucro.

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Los extintores para esta clase de fuego deberán estar ubicados a una distancia de 5 a 10m.

Clase D: cuando el fuego se produce en metales, combustibles que arden a elevada temperatura (a más de 1000 grados) tales como el magnesio, el titanio, el zirconio, el sodio, el potasio y otros, se requiere de un agente muy especial para su extinción, tal como el cloruro de sodio o materiales grafitados. Esta clase de fuego no debe tratar de extinguirse con agua, ya que ésta produce una reacción violenta en forma de explosión. Los extintores para esta clase de fuego deberán estar ubicados a una distancia de 5 a 10m.

Nota: los extintores deben recargarse todos los años y realizar la correspondiente prueba hidráulica cada 5 o 10 años, según el tipo de extintor.

4.2.1. El hidrante

El hidrante es un equipo que tiene la función de suministrar una gran cantidad de agua en poco tiempo. Permite la conexión de mangueras y equipos de lucha contra los incendios, así como también el llenado de las cisternas de agua de los camiones de bomberos. Los hidrantes se conectan en forma integrante a la red de agua específica de protección contra incendios del establecimiento a proteger. Existen dos tipos de hidrantes:

a) Hidrante de columna: • Columna seca: el hidrante se vacía

automáticamente tras su utilización, protegiéndolo de daños por heladas. Cuenta también con un sistema de antirrotura, que asegura la estanqueidad en caso de rotura por impacto.

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• Columna húmeda: tiene válvulas individuales que permiten el uso independiente de cada una de las bocas.

b) Hidrante bajo el nivel del agua: Diseñado para cuando existen problemas de espacio, como en las veredas de las ciudades. Al permanecer bajo tierra, el riesgo de daños por heladas es mínimo.

En general, para la disposición de cualquier tipo de hidrantes, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

• Los hidrantes deberán instalarse en forma que resulte cómodo su acceso y la utilización.

• La distancia entre el hidrante y la fachada de la zona protegida deberá ser entre 5 y 15m.

• La boca central del hidrante quedará en dirección perpendicular y de espaldas.

• Para considerar una zona protegida por hidrantes, la distancia de un punto cualquiera al hidrante deberá ser inferior a los 100m en zonas urbanas y 40m en el resto.

• Los hidrantes deben estar situados en lugares accesibles fácilmente, fuera de espacios destinados a la circulación y estacionamiento de vehículos y deben estar, además, debidamente señalizados.

4.2.2. Sistemas de extinción de incendios por gases

Estos sistemas son fijos, utilizando la extinción basados en agentes gaseosos. Proporcionan una protección limpia contra incendios para la vida humana, los bienes y el medio ambiente. Históricamente, el agente gaseoso más común fue el anhídrido carbónico, pero este agente es peligroso en las concentraciones necesarias para la extinción y no es aceptable su uso donde las personas puedan estar presentes en el momento de la descarga. Por este motivo se comenzó a utilizar el halón 1301, que proporcionó una protección limpia y segura contra el incendio. Sin

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embargo resultó ser una sustancia destructora del ozono y, en cumplimiento con el protocolo de Montreal sobre la protección del medio ambiente, se prohibió en la mayoría de los países, incluyendo todos los de la Unión Europea. Como alternativa, han sido desarrollados gases extintores alternativos con potencial destructor de ozono nulo, tales como gases inertes y los HFCs. Como éste es un sistema fijo, su funcionamiento cuenta con un sistema de almacenamiento, que consiste en botellas que contienen suficiente cantidad para extinguir incendios, con sus respectivas válvulas de seguridad. Se requiere que el edificio disponga de la instalación de un sistema de tuberías para que llegue el gas extintor y, asimismo, tener colocados los respectivos difusores, que son los encargados de distribuir homogéneamente el agente dentro de la sala. Las ventajas de este tipo de sistema son las siguientes:

• No son conductores de electricidad. • Se distribuyen en la sala protegida en forma de gas. • Adecuados para fuegos de clase A, B y C. • Los gases inertes y los HFCs no son tóxicos en las

condiciones de uso habituales.

4.2.3. Recomendaciones generales

Todo edificio de archivo deberá contar con sistema de extinción en todas las plantas, con bocas de incendio y extintores portátiles. Serán automáticos en depósitos documentales, con un sistema de extinción de espuma seca, ya que el agua perjudicaría a todo aquello que no hubiese sido afectado por el fuego. El archivo también deberá estar equipado contra descargas eléctricas atmosféricas, por ejemplo con pararrayos no radiactivo. En todo edificio de archivo no se debe olvidar la correcta instalación de bocas de incendio, cuya longitud mínima de manguera es de 20m. Asimismo se deben instalar avisadores manuales de incendios de modo que puedan ser utilizados cuando alguna persona observe alguna anormalidad.

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4.3. Sistemas de alarmas

4.3.1. Instalaciones de alarmas contra incendios

Los sistemas de alarmas son elementos de seguridad pasiva. Esto significa que no evitan una situación de incendio, pero son capaces de advertir sobre ella para la inmediata intervención del personal preparado para actuar en esos momentos. Las instalaciones de alarma contra incendio son circuitos cerrados en los cuales la interrupción de la corriente ocasiona la puesta en marcha de las alarmas. Los detectores de fuego se colocan estratégicamente en los locales a proteger, de tal forma que cada uno cubra unos 50m² de superficie. Es obligación instalar sistemas de detección automática de humos en los depósitos, servicios generales y locales de trabajo especializados, sala de consulta, de reunión, guardarropa, cuartos de maquinaria y calderas, estación de transformación y grupo electrógeno. Las instalaciones de alarmas pueden ser de varios tipos, existiendo avisadores que actúan por simple concentración de gases de combustión, sean éstos visibles o invisibles. Hay algunos, también, que actúan por apreciación óptica del humo (por modificación de la transparencia del aire), y también existen detectores de presencia de llamas, (por la claridad variable que produce el fuego). Otros detectores de incendio se accionan por temperatura. En todo edificio de archivo es imprescindible instalar pulsadores de alarma y megafonía. Desarrollaremos a continuación algunos ejemplos: Detectores de humo iónico: actúan por ionización. Éstos permiten la detección de partículas visibles o invisibles de humo o gases originados por sustancias en combustión por la acción de la ionización efectuada en cámara ionizante. Detectores fotoeléctricos de humo: permiten la detección de partículas de humo utilizando el principio de dispersión lumínica, por acción de la difracción de un haz de luz que incide en una fotocélula en el interior del recinto, que constituye la cámara sensible de detección.

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Detectores de humo autónomos: funcionan de modo autónomo con una batería de 9v y buzzer incorporados, para dar aviso en el mismo local en que se encuentra. Su uso es recomendable para lugares pequeños. Detectores térmicos: permiten censar el valor de umbral prefijado de ajuste por el método de temperatura fija e incremento brusco. Detectores de doble tecnología: son detectores de humo con una combinación del tipo fotoeléctrico y térmico. Detectores de humo por láser: permiten la detección de partículas de humo, diferenciándolas de partículas de polvo mediante algoritmos que reciben la señal de un diodo láser combinado con lentes especiales y espejos ópticos, permitiendo una velocidad entre diez y cincuenta veces mayor en la detección de humos que la provista por un detector fotoeléctrico convencional. Barrera infrarroja: son detectores indicados para áreas de grandes dimensiones, tales como depósitos, galpones, etc. Constan de un emisor de haz infrarrojo y un receptor de haz que se montan en lados opuestos del área protegida. La alarma se activa cuando el humo causa una disminución en la fuerza de la señal en el receptor. Su alcance es de 100m y tienen un dispositivo de ajuste para compensar defectos de acumulación de polvo.

4.3.2. Recomendaciones para la instalación de detectores de humo

1. Si la temperatura en el techo supera los 37,8ºC, se deberá trabajar con detectores homologados para dicha temperatura.

2. Una vez instalados, se deberá controlar su buen funcionamiento cada tres meses.

3. Se deberá controlar y cumplir con las indicaciones estipuladas en el manual de instrucciones sobre las distancias sugeridas.

4. La instalación de los detectores de humo debe ser efectuada una vez que el local se encuentre terminado por completo, puesto que, por ejemplo, un aire acondicionado puede influir en el funcionamiento del aparato.

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5. Se debe evitar la instalación en lugares sometidos a vibraciones.

6. Es preciso controlar la humedad ambiente, puesto que las humedades influyen fuertemente en el funcionamiento del detector.

7. El humo el polvo o los aerosoles producidos por actividades pueden provocar alarmas intempestivas. En estos casos se deben instalar detectores térmicos.

8. El empleo de detectores de humo para locales con una altura superior a los 12m deberá justificarse adecuadamente.

4.4. Instalaciones eléctricas

Durante la ejecución del proyecto del edificio, la parte eléctrica debe diagramarse conjuntamente con la construcción general de la obra, por lo que se hace indispensable una completa coordinación con el arquitecto o el ingeniero que tiene a cargo la construcción. Si el local es pequeño, no cabe duda de que habrá que proveerlo de una sola boca de alumbrado colocada en el centro del techo o de la pared, o en un lugar más apropiado según su forma. Si el local es grande, como es el caso de los depósitos, salas de lectura, auditorios, etc., es probable que se proyecte separadamente una instalación de alumbrado apropiada, circunstancia que conducirá a la determinación del número de bocas y de su ubicación. En cuanto a los comandos de luces, se debe tener en cuenta que su disposición debe contribuir a la comodidad, ya que estas disposiciones tienden a que la persona realice el menor número de movimientos y encuentre con facilidad la llave en la oscuridad. En algunos depósitos de archivos suele colocarse la llave fuera del local para permitir rápidamente el encendido del interior. Las alturas a que se deben colocar las llaves deben estar sujetas a las reglamentaciones vigentes, siempre tratando de buscar la practicidad que se requiere en los archivos. En cuanto a las tomas de corriente, las que se ubican en la parte baja de la pared son

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cómodas, pero se objeta que son peligrosas cuando hay presencia de niños en la zona. Sin embargo, este problema desaparece colocando tomas con dispositivos de seguridad. En el caso de los escritorios, conviene colocar una toma en el piso, en el lugar en que se presume que irá la mesa de trabajo. En general, la cantidad de bocas y tomas se encuentran condicionadas por el uso que tendrá el local. No es la misma la necesidad de bocas y tomas en un depósito de archivo que debe ser justa y reducida al mínimo que la de la sala de lectura, que necesitará gran cantidad de enchufes y una excelente iluminación. Otro aspecto a tener en cuenta es que, en los planos, debe conocerse la forma en que se abren las puertas y ventanas y, si es posible, la presunta ubicación de los artefactos y muebles importantes -como cocinas, placares, sanitarios, chimeneas, mesas, piletas, etc.-, pues todo ayuda a una ubicación racional. Ya en posesión de los datos en las condiciones descriptas, se debe proceder a ubicar en los planos de planta todos los elementos de la instalación. Es necesario contar con un interruptor de corriente general en la entrada y varios más, parciales, en pasillos y paredes, así como también tomas de electricidad con cubierta de seguridad.

4.4.1. Iluminación

En la antigüedad eran tradicionales los depósitos oscuros. En el siglo XIX y primera mitad del XX, por miedo a los incendios, se abren grandes vanos para aprovechar la luz natural, e incluso en la década de los cincuenta muchos de los depósitos del archivos históricos europeos eran montados sin instalación eléctrica, pero con grandes ventanales. En la actualidad, las características de iluminación en los archivos es considerado por la bibliografía archivística: es misión del profesional archivero transmitir los conceptos al arquitecto que diseña los edificios destinados a archivo. En el caso de los depósitos de archivos, una luz moderada es buena -para combatir los insectos lucífugos y para descomponer

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mejor los insecticidas- siempre que se evite la incidencia directa de los rayos solares y se filtre la luz a través de vidrios apropiados. La instalación de luces afecta muy esencialmente a la economía, y de ella depende el éxito del edificio, ya que sin luminarias ni ventanas que permitan la entrada de luz natural es imposible el trabajo intelectual. Si el usuario debe disfrutar de buena luz, el funcionario y los empleados la requieren todavía más, pues necesitan trabajar todos los días del año durante gran cantidad de horas diarias. Dentro de los factores que influyen en el diseño de iluminación en un edificio de archivo podemos distinguir:

• Función del espacio. • Dimensiones y detalles

del espacio. • Equipamiento y

disposición.

• Estética del espacio.

• Terminaciones superficiales.

• Presupuesto de iluminación.

Estamos en condiciones de asegurar que toda economía en la luminaria va en contra de los fines fundamentales y en contra de la razón de ser del edificio de archivo, puesto que la elección de un sistema de iluminación se realizará en función a la habitación, su ocupación, las tareas visuales que se llevarán a cabo allí y el estilo de la decoración.

4.4.2. Luz natural

Teniendo en cuenta la importancia que tiene la iluminación en el desarrollo del plan arquitectónico, los arquitectos trabajan denodadamente a los fines de aprovechar al máximo la luz natural en sus proyectos por el color extraordinario que se genera y sus beneficios psicológicos (comodidad de los empleados y usuarios), lo que contribuye a un considerable ahorro de energía. No obstante, la iluminación natural debe ser utilizada con cuidado para que no incida directamente sobre los documentos, ya que los

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constituyentes básicos de los documentos de archivo son el papel, tintas, cueros, materiales fotográficos, filmes y cintas magnéticas, todos materiales propensos a deteriorarse por la acción de la luz y sus efectos. El arquitecto debe diseñar con exactitud los espacios de archivo, puesto que es muy difícil conseguir una correcta iluminación en todas las áreas del edificio. Si se desea iluminar un ambiente principalmente con luz natural, se debe tener en cuenta que con ventanas normales la iluminación que ingresa sólo alcanza una profundidad de 5 a 6m, por lo cual todo ambiente que exceda estas cotas requiere una iluminación complementaria. La mejor luz natural estará destinada a la sala de lectura y a las de trabajo del personal administrativo, pero de todas formas no basta que el local se encuentre bien iluminado, sino que, además, hace falta que la luz posea una distribución acorde a la necesidad de los usuarios, es decir que la luz no sea tan fuerte que ciegue ni tan débil que canse la vista. Se deberá considerar que es más fácil corregir una luz excesiva que una luz deficiente. Si en el proyecto no se tienen en cuenta las recomendaciones sobre la iluminación natural, se generará un mal diseño, que puede obligar a colocar numerosas divisiones o particiones allí donde debería colocarse una ventana, originando la formación de un rincón oscuro. Existen en el mercado modos para proteger los espacios interiores de la fuerte incidencia de la luz del sol, tales como: Vidrios reflectantes de control solar: el proceso de fabricación consiste en la deposición de moléculas metálicas sobre una de sus superficies por un sistema de bombardeo iónico. Su principal objetivo es el de reflejar una parte sustancial del calor que incide sobre la superficie con la transmisión de un alto porcentaje de luz. Este vidrio no es ni una pintura ni una película autoadhesiva. El mecanismo de reducción de la carga térmica se produce preponderantemente por reflexión, lo cual permite devolver al exterior parte del calor antes de que ingrese al interior del edificio. Este vidrio especial permite atenuar el resplandor y crear una atmósfera libre de luces estridentes, obteniendo un efecto de

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filtración de luz que otorga un carácter definido a los ambientes, aumentando el confort de las personas ubicadas en su interior. Posee un doble vidriado hermético que se adapta a las exigencias climáticas del verano y del invierno, proporcionando un ahorro de energía destinado a la calefacción. Se puede utilizar el doble vidriado hermético formado por un vidrio transparente incoloro y un reflectante, con una cámara de 6 a 12mm. Para su limpieza se deben utilizar productos no abrasivos, recomendando la utilización de agua jabonosa tibia, enjuagando con agua limpia y tibia. Película reflectante: es una película de poliéster, traslúcida, autoextinguible (ignífuga) y autoadhesiva sobre la cual ha sido depositada al vacío una fina y uniforme capa de aluminio molecular altamente reflectante. Se fija al cristal mediante un poderoso adhesivo que lleva incorporado. Es inmune a la humedad, a la temperatura y a otros factores climáticos. Su característica más importante es que reflecta hasta un 81% de los rayos infrarrojos del sol que, sumados al 8% que absorbe el vidrio, significa un rechazo de hasta un 89% del calor solar durante el verano, y durante el invierno mantiene por más tiempo el calor de la calefacción, no permitiendo la fuga de temperatura a través de las superficies vidriadas. Otra característica es que evita el estallido del cristal, y en caso de rotura mantiene los fragmentos unidos. Asimismo, al transformar la cara externa del vidrio en un virtual espejo, impide la visión hacia el interior del ambiente. Su limpieza debe ser realizada con detergente neutro debidamente diluido en agua y una esponja suave de tipo sintético.

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4.4.3. Luz artificial

La técnica de iluminación es una verdadera especialidad dentro de la electrotecnia, por lo que debe advertirse que los conceptos que se exponen a continuación sólo deben tomarse como una somera guía para calcular iluminaciones, sin pretender socavar la exactitud que resultaría de un proyecto luminotécnico. Luminarias: modernamente se llama “luminaria” al artefacto provisto de una o más lámparas. Las luminarias se identifican y caracterizan por las llamadas “curvas de distribución luminosa”: se trata de representaciones gráficas, proyectadas sobre un plano, de los valores de intensidad luminosa medida en candelas. La curva de distribución luminosa sirve para conocer la forma en que un artefacto o luminaria emite luz. La unidad de iluminación es el “lux”, que se mide en el flujo luminoso por unidad de superficie. A modo de ejemplo, si tomamos una columna de alumbrado público con una curva de distribución luminosa, la luz llega a cada punto del piso y produce efectos luminosos, de acuerdo a la intensidad luminosa de la dirección considerada en forma inversa al cuadrado de la distancia entre el punto en cuestión y la luminaria. Lámparas: técnicamente se denominan lámparas a las fuentes luminosas. Veremos tres tipos de lámparas que son utilizadas en los edificios de archivos: 1) Incandescentes: es la fuente de luz artificial que más se aproxima a la luz del día. A fin de clasificarlas podemos mencionar dos grupos: a) Lámparas incandescentes tradicionales: son fabricadas en tipo estándar clara y opalina, con filamento reforzado. Este tipo de lámparas tiene una vida útil de 1000 horas. Sin embargo, su uso es cada vez menor por la necesidad del ahorro de energía. b) Halógenas: se obtienen en los tipos bi-pin, dicroica y super-spot con pantalla metálica del grupo del yodo como componente

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halógeno. La vida útil de ese tipo de lámparas es de 2000 a 4000 horas. Estas lámparas son aconsejables para las áreas del edificio de archivo en donde no se exponga la documentación. 2) Fluorescentes: estas lámparas se caracterizan principalmente por su gran eficiencia, alcanzando una vida útil de 8000 horas. Se presentan con una variada gama de tamaño y potencia: los tradicionales tubos fluorescentes, lineales, los compactos y los circulares permiten romper con la direccionalidad que caracterizó durante mucho tiempo a este tipo de lámparas mediante la utilización de artefactos más versátiles. Es importante destacar que este tipo de lámparas tienen un diseño para funcionar a una temperatura de 25ºC. Un nivel superior o inferior a este valor, afecta notablemente la emisión del flujo luminoso y lo reduce. Las lámparas fluorescentes poseen un rendimiento muy superior a las lámparas incandescentes. Se estima que sobrepasan las 3 o 4 veces. Como las lámparas fluorescentes se mantienen tibias tienen poca influencia en la temperatura del medio ambiente y el encandilamiento es escaso. Estas lámparas fluorescentes filtradas constituyen la fuente más económica de iluminación de uso general y, en especial, en los depósitos de archivos, puesto que estas lámparas casi no generan calor.

3) Led: llamadas así por su derivación de las siglas en inglés de “Light-Emitting Diode” (diodo emisor de luz), es un dispositivo semiconductor que emite luz policromática, es decir con diferentes longitudes de onda. El color depende del material semiconductor empleado en la construcción del diodo. Las ventajas de este tipo de lámparas son muchas. Entre ellas, mencionaremos las siguientes:

1) Reducción del consumo de energía en una proporción de 1 a 10.

2) Vida útil prolongada (80.000 a 100.000 horas de operación continua).

3) Funcionamiento a baja corriente (2v- 3v, según el tipo). 4) No generan calor.

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5) No emiten longitudes de onda UV. 6) Por ser un dispositivo compacto, pueden ubicarse en zonas

propensas a vibraciones o impactos. 7) Tienen reducido tamaño, por lo cual se hace práctica su

ubicación. 8) El encendido y apagado es casi instantáneo. 9) Tiene la posibilidad de poder atenuar su brillo sin variación

de color.

Estas lámparas son altamente recomendables para ser utilizadas en todo el edificio de archivo, incluyendo al mismo depósito de documentos. Su único aspecto negativo es el costo ya que, por tratarse de un dispositivo relativamente nuevo, el mercado todavía no lo muestra competitivo en cuanto al precio final.

La elección de luz general o individual

Frente al dilema de si es mejor emplear luz general o individual, se deberán tener presente las siguientes consideraciones:

Luz general: tiene la ventaja de asemejarse más a la luz natural: se instala en frisos, molduras, etc. Lanzada sobre el techo y, por refracción, llega a todas partes. Esta clase de luz es ideal para la vista, pero tiene el inconveniente de su alto costo de instalación y, a su vez, obliga a mantener encendida totalmente la sala aunque sólo haya un mínimo de lectores.

Luz individual: para el usuario tiene la ventaja de permitir fijar más la visión sobre el documento que se encuentra leyendo, evitando distracciones motivadas por los movimientos de los usuarios dentro de la sala, ya que ésta puede quedarse en cierta penumbra.

Las luces de mesa deben: a) quedar fuera de la línea visual, b) evitar la refracción del papel, c) estar desprovista de radiaciones, d) evitar la intensidad excesiva, e) ser constante y homogénea, y f) evitar la sombra del propio lector.

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Luminancia: se denomina así a la sensación lumínica que tiene un observador de diversas fuentes luminosas. Cualquiera que sea el tipo de iluminación (natural o artificial) debe estar perfectamente conformada en cada puesto de trabajo de tal manera que no produzca diferencias considerables de luminancia. Las grandes diferencias de iluminación dentro de un sector obligan a quienes trabajen en él a un continuo suceso de adaptaciones visuales, lo que hace que disminuya el rendimiento, que en casos extremos puede ser perjudicial para la salud. A continuación se presenta un cuadro de iluminación con las recomendaciones pertinentes:

Iluminación Necesaria Tipo de local o tarea Iluminación en lux

Ventanillas de bancos 180 a 250 Salas de lectura en bibliotecas 250 a 500 Aulas y oficinas 300 a 350 Cuadros en museos 150 a 200 Frentes de edificios 150 a 500

Para tener en cuenta: la iluminación existente en un día nublado de invierno en una latitud como la de Buenos Aires es de aproximadamente de 3.000 lux, y en un día de verano puede llegar hasta 10.000 lux al medio día.

Iluminación en el depósito de archivo La iluminación artificial dentro del depósito de archivo deberá ser suficiente con 100 lux de nivel de pavimento. Se situarán 60W cada 2 metros en los pasillos entre estanterías y 75W cada 4 o 5 en los pasillos centrales.

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4.5. Instalaciones de seguridad contra robos

La problemática relativa a la seguridad en los archivos no ha sido ampliamente desarrollada en las numerosas publicaciones específicas. No obstante los problemas latentes de hurtos en los archivos, numerosas Instituciones suelen no admitir las pérdidas por temor a perjudicar su reputación o a disuadir a los depositantes potenciales. En este sentido es importante conocer los peligros que corren los archivos, como por ejemplo: 1. Sustracción de piezas previamente seleccionadas en las salas de lectura por personas del público ya que, muchas veces, se ha detectado que las personas intentan introducir material falsificado en los registros como reemplazo de la pieza original. 2. Sustracción de registros por empleados. 3. Actos ocasionales de vandalismo contra el edificio, que pueden ocasionar hasta un incendio premeditado. 4. Pillaje de depósitos y equipos por el público, el personal o contratistas que pueden estar trabajando en el edificio. 5. Delitos con móviles políticos. En la actualidad, los archivos no se encuentran exentos de ataques terroristas, y numerosos archivos contienen registros que podrían ser considerados objetivos políticos. Con la finalidad de evitar acontecimientos desagradables, es pertinente seguir las siguientes recomendaciones: Verificación: se refiere a la importancia que tiene el hecho de corroborar cuidadosamente los antecedentes de los empleados nuevos. Habría que considerar la posibilidad de no tomar personal que se dedique a coleccionar manuscritos o a comercializarlos. Asimismo siempre se debe verificar la identidad de las personas que ingresen a consultar los registros. Gestión: es preciso tener en cuenta que la autoridad más alta de la institución o empresa es el directo responsable de todos los aspectos vinculados a la seguridad en los archivos. En grandes instituciones es recomendable designar un comité de seguridad,

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que será el encargado de prestar asesoramiento sobre el tema. También deberá mantenerse contacto regular con las autoridades locales de prevención y de los sistemas de protección contra robo y vandalismo.

4.5.1. Modos de prevención

Las salas de archivos deben estar dotadas de puertas con cerraduras de seguridad y ventanas sólidas. Para la detección de intrusos se puede emplear un sistema con detectores y barreras de infrarrojos. Cuando se trata de un archivo, las estadísticas demuestran que el robo se produce con mayor frecuencia en la sala de consulta y no tanto en los depósitos. Por ello, las salas de lectura deberán tener, en lo posible, un solo acceso con instalación de alarma por señalización magnética. Esta área no deberá tener recovecos ni obstáculos que dificulten la visión de la persona encargada de la seguridad y, para ello, se dispondrá de un mostrador ubicado de manera tal que se pueda tener una visibilidad total de la sala, para lo cual deberá elevarse sobre un estrado. Son recomendables los cerramientos acristalados que faciliten la visión desde las dependencias contiguas, así como la instalación de cámaras de circuito cerrado de televisión con monitores en los puntos de control. Las medidas de seguridad deben definirse con precisión y aplicarse estrictamente. Es aconsejable disponer lo siguiente: 1. Todas las entradas y salidas deben estar vigiladas, incluso las salidas de emergencia. 2. Hay que mantener un registro de las personas y de los vehículos que entran y salen del edificio. 3. Los visitantes, cuando por alguna necesidad deban ingresar a las zonas no públicas, deben ir siempre acompañados. 4. A la hora de cierre debe verificarse cuidadosamente que ninguna persona o vehículo no autorizado quede dentro del edificio.

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5. Debe existir alguna forma de vigilancia nocturna, ya sea mediante guardia permanente, patrullas efectuadas por guardianes a intervalos irregulares o bien mediante la utilización de alarmas contra intrusos. 6. En las salas de lectura no se debe permitir a los lectores llevar bolsos, que deberán ser depositados en casilleros diseñados especialmente para la conservación temporal de las pertenencias. 7. El edificio debe mantenerse limpio y ordenado, ya que se encuentra fehacientemente comprobado que las buenas condiciones inducen a los lectores a respetar la institución y desalientan el vandalismo. 8. Ha de existir un sistema eficaz de control de la utilización de las llaves.

4.6. Instalación de sistemas de comunicaciones

Las comunicaciones constituyen un importante elemento dentro de la institución o empresa. El transmisor, también llamado micrófono, y el receptor, también llamado teléfono, son los elementos básicos de la telefonía. Actualmente, los modelos existentes en plaza son muchos y variados, y para el caso de los edificios de archivos es recomendable elegir el sistema que más se adecue a las necesidades del trabajo diario, teniendo en cuenta las comodidades que presentan los aparatos y la fidelidad del sonido.

5. Seguridad contra la flora y la fauna

El buen diseño del edificio es importante para combatir de modo eficiente la flora y la fauna maléficas. El medio más efectivo es el control de temperatura y humedad dentro de los locales, que impide la proliferación de insectos puesto que la eficacia de las fumigaciones químicas es transitoria si existe una falla en la base constructiva y de equipamiento. Es indispensable la colocación de mallas mosquiteras en todas las ventanas del edificio de archivo. Cuando en un depósito exista riesgo de invasión de roedores, que son peligrosos por su voracidad, ellos desgastan sus incisivos

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frotándolos en documentos y cables eléctricos, por los parásitos que transportan, por las orinas y excrementos altamente corrosivos que pueden caer sobre los documentos, es necesario un vacío sanitario o zona diáfana entre la tierra y el suelo de los depósitos, formando un cinturón de hasta 1,50m. Este sistema de protección también es útil para repeler termitas.

6. Seguridad contra la polución atmosférica

El polvo es un enemigo fácil de combatir, pero difícil de vencer y eliminar. Tiene una acción corrosiva, química y física sobre los documentos, además de ser portador de gérmenes de fauna y flora maléfica, como esporas y huevos. Cuando hablamos de polución atmosférica vamos a distinguir la polución interior de la que proviene del exterior, ya que la meta está en conseguir que por las estanterías circule aire limpio, seco y fresco constantemente, evitando todo tipo de impurezas. Polución Interior: se produce por fuentes antiguas de humo de tabaco, gas, calefacción, petróleo o carbón, e incluso la respiración de las personas aglomeradas que genera humedad. Asimismo contribuyen a la polución interna el roce de suelas, ruedas, contracciones y dilataciones por cambios bruscos de temperatura en mampostería, aglomerados y pinturas (determinadas pinturas alcalinas y aglomerados de madera generan peróxidos que queman y oxidan los soportes). Otra fuente es el gas ozono que emiten las fotocopiadoras electrostáticas y muchos sistemas de aire acondicionado. Una instalación de aire acondicionado puede emitir ozono oxidante y sulfuros desde los filtros electrostáticos, elementos que atacan a la celulosa. Polución exterior: la atmósfera exterior contiene elementos dañinos que manchan y corroen los documentos (gases, partículas sólidas y aerosoles). El anhídrido de ázoe es muy corrosivo de los soportes documentales y procede de gases de coche o de incendios.

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El diseño de los edificios de archivos tendrá en cuenta la entrada de viento a los recintos, puesto que la excesiva aireación puede dispersar materias provenientes de zonas industriales.

6.1. Modos de prevención

Es conveniente distinguir entre medidas arquitectónicas, reglamentarias, preventivas y represivas contra el polvo. Preventivas: consisten en dispositivos filtrantes en los conductos de aire acondicionado. En la construcción de espacios para archivos deben suprimirse ángulos, esquinas, grietas que dificultan la limpieza; los suelos deben ser resistentes al desgaste o abrasión (se aconseja baldosa, mármol o cerámica), las paredes deben ser lisas con pinturas que impidan la adhesión de polvo (el cemento al descubierto produce un permanente polvo corrosivo que, por el contacto, oxida las superficies sobre las que cae. Represivas: se tomarán medidas no sólo para levantar el polvo, sino también para eliminarlo. Por ello, la limpieza con plumero y trapo seco debe descartarse, utilizando el cauteloso empleo de aspiradoras que deriven el aire hacia contenedores, impidiendo de esta forma crear una nueva polución interna.

7. Equipamiento e instalaciones especiales

Parte de las instalaciones especiales son adicionadas al edificio de archivo, y por ello las incluiremos dentro de lo que se denomina “equipamiento”. Mencionaremos las siguientes:

7.1. Salas de máquinas

Deberán ubicarse en la zona menos importante del edificio (subsuelo), donde se instalarán equipos y maquinarias que originan o distribuyen determinados tipos de flujos, tales como cables eléctricos, agua, gas y sistemas neumáticos.

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En la sala de maquinarias suele ubicarse la caldera, que produce agua caliente, compresores para la producción y el aire comprimido. Las instalaciones para la modificación de corriente común suelen estar ubicadas en este sector, y son utilizadas para reducir el voltaje de determinados equipos, tales como los de microfilmación, foto duplicación, etc.

7.2. Equipamientos de traslados en archivos

Si el almacenamiento o depósito consta de varios pisos se debe prever un sistema para el envío de la documentación. Los montacargas pueden ser una opción eficaz para el traslado vertical de documentación. Las normas de seguridad requeridas serán las mismas que se establecen para ascensores. En cuanto al traslado horizontal puede efectuarse por medio de sistemas mecánicos que constan de rieles con cables móviles y cintas transportadoras donde se ubica la documentación que requiere ser trasladada de un sector a otro.

8. Acústica

La acústica es una rama de la física interdisciplinaria que estudia el sonido, infrasonido y ultrasonido, es decir que estudia las ondas mecánicas que se propagan a través de la materia. En definitiva podemos decir que la acústica estudia la producción, transmisión, almacenamiento, percepción y reproducción del sonido. En la sociedad actual se perciben numerosos sonidos y vibraciones que pueden repetirse con mayor o menor velocidad, siendo éstas captadas por el oído. Cuando se habla de acústica se debe tener presente la frecuencia, que es un fenómeno periódico como una onda sonora. Dicho de otro modo es el número de veces que ese fenómeno se repite por una unidad de tiempo. La frecuencia normalmente se designa mediante un número seguido de una unidad, el hertzio (Hz).

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Un dato para tener en cuenta es que la temperatura tiene un efecto significativo sobre la velocidad del sonido. Si tenemos 20°C, la velocidad es de 344m/s, incrementándose 6m/s cada 10°C de aumento de la temperatura. La frecuencia contenida en un ruido afecta a la sonoridad percibida y, por lo tanto, aumenta la molestia que causa a la persona. Es por esto que el acondicionamiento acústico, requiere mucha atención para poder preparar los respectivos materiales aislantes y absorbentes del edificio.

8.1. Tratamiento acústico de edificios

Se denomina aislamiento acústico a la protección de un recinto contra la penetración de sonidos que interfieran a la señal sonora deseada. La calidad de la audición sonora o el ambiente acústico necesario para facilitar una escucha determinada depende del tipo de recinto: no es lo mismo una sala de lectura que una oficina administrativa. Si nos referimos a instituciones, las necesidades son diferentes cuando se trata de teatros, auditorios, estudios de grabación sonora, archivos, bibliotecas o museos. Las medidas de aislamiento acústico de los edificios y de los elementos constructivos se encuentran especificadas en la Norma Internacional ISO-14022. En todo edificio de archivo es imprescindible trabajar sobre el aislamiento y el acondicionamiento acústico, tanto para los ruidos estructurales como la aérea. Para ello es común utilizar paredes divisorias teniendo en cuenta los espesores, puertas dobles y ventanas con acristalamiento rígido aislante, que logra reducir los ruidos en un 20%. También es recomendable la utilización de

22 Organización Internacional de Normalización o ISO: del griego, ἴ σος (isos), 'igual'. Nacida tras la Segunda Guerra Mundial (23 de febrero de 1947), es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales, a excepción de la eléctrica y la electrónica. Su función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas y organizaciones a nivel internacional.

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cortinas para el aislamiento acústico, y se debe tener mucho cuidado en la elección de los aparatos de aire acondicionado y de las fotocopiadoras, ya que suelen emitir ruidos molestos.

8.2. Materiales para el acondicionamiento acústico

Los materiales acústicos se pueden usar como parte integral de la estructura de un techo de un edificio. Materiales porosos: su estructura es granular o fibrosa. Es muy importante el espesor de la capa y la distancia de ésta a la pared. Materiales porosos rígidos: estos materiales se usan en forma de yesos absorbentes con una estructura granular o fibrosa, de tela o esterilla hecha de mineral orgánico, de lana artificial o de losetas acústicas y bloques comprimidos de fibras con la adición de aglutinantes. Los yesos absorbentes son los más resistentes y se montan con facilidad en superficies convenientemente preparadas. La mayoría de los paneles pueden instalarse como un techo completo, y los mismos son suspendidos por medio de elementos metálicos. Algunos de los materiales acústicos permiten ser repintados, no afectando la absorción acústica. Éstos son los que tienen perforaciones o rendijas integrales, cuyo repintado no tiene incidencia sobre la absorción acústica. Cuando hablamos de un edificio de archivo se exige que estos materiales acústicos sean resistentes a las llamas. Es necesario hacer saber que existen materiales porosos elásticos que tienen un esqueleto que no es rígido, pero sí elástico. Materiales para argamasa: son materiales acústicos que se aplican en estado húmedo, con paleta o pistola, para formar superficies continuas de un espesor deseado. Estos materiales están compuestos de una mezcla de ingredientes secos, a los cuales se les añade un aglutinante líquido. Los llamados “morteros acústicos” se aplican normalmente a una capa de cemento -o sobre cualquier otro material- y se utilizan para

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reducción de ruido, cuando no se requiere una absorción acústica muy alta. Sistema de paneles perforados: los sistemas de paneles perforados, como los paneles rígidos, suelen incluirse de manera práctica al diseño arquitectónico, habiendo la posibilidad de elegir entre diferentes formas. Estos paneles son placas separadas que tienen el objetivo de romper la impresión de continuidad de la superficie en el tratamiento decorativo de las paredes o techo. Los más usados son los paneles metálicos perforados con relleno de fibra mineral –que es una lana mineral envuelta en papel ligero ignífugo para prevenir el desprendimiento de partículas pequeñas- que es un material apto para la absorción del sonido.

Bibliografía

LASSO DE LA VEGA, Javier (1948) La biblioteca como edificio

funcional, Ed. Gráficas González, Madrid.

LEUPEN, Bernard (1999) Proyecto y Análisis. Evolución de los

Principios en Arquitectura, Ed. Gustavo Gili S.A., Barcelona.

RECUERO LOPEZ, Manuel (1999) Acústica. Arquitectura

Aplicada, Ed. Paraninfo, España.


Soportes, edificio y organización, 3ra. edición, Ed. S.&C.,

Ediciones Carmona, Madrid.

SOBREVILA, Marcelo Antonio (2000) Instalaciones eléctricas en

viviendas, industrias y grandes edificios, Ed. Alsina, Buenos Aires.

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1. Mobiliario para archivos

La implementación de mobiliario para archivo ha ido avanzando paulatinamente con el desarrollo de las diferentes sociedades, desde las estanterías de obra de los templos y palacios al uso de arcones, cántaros y bolsas de cuero en la edad media, hasta llegar a la conservación del documento en soporte papel, que permite una normalización de formato. Es en este momento cuando se comienzan a utilizar estanterías artesanales, en sus comienzos, hasta que fueron evolucionando vertiginosamente a medida que pasaron los años, estandarizando sus modelos. En la actualidad se cuenta con una variada gama de estanterías para ser destinadas al resguardo documental. Cuando hablamos de bienes muebles en un archivo no debemos olvidar que también incluyen los amoblamientos para oficina, que son los equipamientos que se utilizan para resguardo u ordenamiento de todo material administrativo, como así también los sistemas de informática, difusión y consulta. Otro caso particular son los mobiliarios destinados a los diferentes talleres y laboratorios. La temática en cuestión es amplia y por eso es que se torna indispensable, para el profesional archivero, conocer el diseño de las estanterías de archivo con el fin de lograr una elección correcta según las necesidades y, de esta forma, asegurar el correcto resguardo documental.

2. Tipos de materiales

2.1. Materiales naturales

Son aquellos elaborados con sustancias orgánicas: Madera: este material es utilizado para la construcción de estanterías. En el caso de los archivos se recomienda madera de cedro -por su estabilidad- o de similares propiedades, debidamente tratada.

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Aglomerados: el aglomerado es realizado con residuos de material agropecuario y madera triturada. Todo este material es empastado y colocado en moldes para su posterior prensado. Formica: se denomina de esta forma al procedimiento que se le efectúa al aglomerado, agregándosele en su parte superior un plástico resistente. La formica permite reducir el espesor de 10 al 15%, eliminando espacios vacíos y quedando un material duro y medianamente resistente.

Las estanterías de madera fueron, durante mucho tiempo, las únicas conocidas, pero actualmente su uso ha sido abandonado por varias razones que pasamos a detallar: a) Combustibilidad. b) Frecuencia con que son invadidas por las termitas u otros

insectos. c) Suelen ser atacadas por parásitos y hongos. d) Por su tendencia a combarse con los cambios de temperatura

y humedad ambiente, sobre todo en zonas de clima húmedo. e) Por su peso excesivo en razón del espesor de las tabletas

necesarias para soportar el peso de los documentos archivados.

2.2. Materiales artificiales

Estos materiales son los que no contienen sustancias orgánicas y, por el contrario, son producidas por el hombre mediante diferentes procesos. Podemos mencionar los siguientes:

Cemento: si bien en su momento han sido utilizadas como medio de prevenir incendios, no son aconsejables por lo siguiente:

a) Alto costo para su construcción. b) Mala aireación, es decir que no permite la circulación de

aire por los documentos. c) Son fijas, por lo que no se pueden ajustar para adaptar al

tamaño de los documentos que se asientan en ellas.

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Fundición de hierro: tienen la ventaja de ser muy bellas, pero el problema es que son muy costosas, voluminosas y poco movibles por su gran peso. Plásticos: tienen diferentes espesores y su uso no es recomendable para estanterías de archivo, pero son aceptables en muebles de oficina. Aluminio: tienen una estructura de aluminio doblado con perfilería inyectada y son recomendables solamente para el uso en oficinas, puesto que no tienen buena resistencia al peso. Acero inoxidable: su estructura es con metal doblado y es recomendable para mobiliarios especiales que son utilizados en los talleres de restauración. Chapa metálica: es el metal utilizado y exigido para la construcción de estanterías, que son destinadas para la conservación de documentos en archivos. Es la chapa de acero con un tratamiento en la parte superior que permite obtener una superficie bien pulida. Las estanterías modulares de chapa metálica ahorran volumen, facilitan la aireación de los documentos, son prácticamente incombustibles, evitan la anidación de insectos y tienen la ventaja de adaptarse a cualquier local. Para mencionar algún inconveniente en estas estanterías, podemos manifestar que, por su sensibilidad metálica, son propensas a condensar algo de humedad, pero sólo si se producen cambios bruscos de temperatura.

3. Protecciones contra el deterioro

Madera: existen procedimientos de tratamientos contra insectos que pueden permitir, teóricamente, considerar las estanterías de madera como aceptables en los depósitos de archivos. Antiguamente se tenía la idea de aplicar aceite de lino para lograr impermeabilizar la madera, pero luego, al pintar, ésta se resquebrajaba, ya que el aceite de lino hace que la pintura no se adhiera, por lo que en la actualidad este procedimiento se ha desechado. Posteriormente se utilizaron diferentes tipos de

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pinturas, antes de cuya aplicación es conveniente pasar una base previa, que puede ser de la misma pintura diluida en un 50% con el objeto de que la madera absorba adecuadamente. Es importante saber que el brillo le da resistencia a la pintura, protegiéndola. Si el brillo disminuye nos está señalando que la resistencia de la pintura ha decaído, en cuyo caso es aconsejable realizar un repintado. En estos últimos años han salido al mercado pinturas nuevas que recubren las superficies con un gran espesor. El problema reside en que, al ser la pintura muy densa, se termina cuarteando. La utilización de laca e impregnantes ha dado resultados satisfactorios. Existe un sistema que es altamente recomendable y que consiste en impregnar pintura a presión en la madera en grandes cámaras. Muchas pinturas modernas se encuentran elaboradas con resinas vegetales que le dan a la madera estabilidad, aumentando la resistencia a las humedades y a los microbios. Aglomerados y fórmica: la pasta que se hace para su elaboración le da cuerpo adhesivo e incluyen productos desinfectantes contra insectos. Chapa: se utilizan esmaltes horneados a alta temperatura con un tratamiento anticorrosivo previo del material para evitar la oxidación. El óxido debe evitarse, puesto que su presencia en estos metales perjudica directamente el comportamiento del material.

4. Características generales del mobiliario para archivo

Si los sistemas de archivo han de proporcionar un buen servicio deben contar con equipo adecuado y funcional. La selección apropiada tiene que convertirse en un arte por sí mismo, y esto implica un considerable grado de conocimiento que el profesional archivero debe tener. El mobiliario debe estar adaptado a fin de permitir colocar y ubicar rápidamente los documentos. Para su instalación se deberán

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tener en cuenta las dimensiones del local, el tipo de documentación, la frecuencia de la consulta y las disponibilidades económicas de la empresa.

4.1. Sistemas de ordenación

Los sistemas de ordenación se definen por la posición que el documento adopta en el interior del mueble que sirve de archivo. La elección del sistema más idóneo se efectúa teniendo en cuenta una serie de factores, tales como: 1. La naturaleza del documento. 2. La frecuencia de su manejo. 3. El número de documentos archivados. Para llegar a la conclusión sobre la utilidad del mobiliario y la correcta elección del más apto para cubrir las necesidades es preciso estudiar las ventajas y los inconvenientes que presenta. Es lógico interpretar que el tipo de mobiliario variará según se trate de un archivo activo, semiactivo o histórico, ya que la función es diferente en cada caso. Se pueden distinguir tres sistemas de ordenación principales: 1. La ordenación horizontal o plana:

En la ordenación horizontal o plana, los documentos y las carpetas se apoyan sobre su superficie mayor. Según los casos, la ordenación horizontal puede hacerse de dos modos:

• Los documentos se archivan de plano sobre los estantes uno a continuación de otro: el empleo de este tipo de ordenación es muy limitado, siendo posible solo para libros gruesos y objetos pesados. Esta ordenación presenta el grave inconveniente de ocupar mucha superficie para un volumen reducido de material.

• Los documentos se colocan unos sobre otros: se agrupan, para su fácil manejo, en estantes que forman casilleros, los cuales tienen las medidas necesarias

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para que cada uno de ellos reciba un grupo de documentos.

En resumen, la clasificación horizontal es recomendable para el manejo de documentos en oficinas administrativas o mesas de entrada, permitiendo que el empleado utilice este tipo de ordenación para dar comienzo a la clasificación por tipos de trámite, o bien para los archivos históricos, especialmente cuando se tiene que proteger alguna colección de manuscritos encuadernados de gran tamaño. En ese sentido, los documentos apoyados sobre una mayor superficie corren un menor riesgo de deteriorarse.

2. La ordenación vertical

Al contrario de lo que sucede con la ordenación horizontal, los documentos no se apoyan sobre la superficie mayor, sino sobre la más pequeña. En otras palabras, se colocan como los libros en una biblioteca.

Este sistema se usa para los libros encuadernados, cajas de cartón, discos, cintas magnetofónicas, etc., permitiendo retirar el volumen que interesa sin cambiar de sitio a los demás.

Este sistema es muy utilizado en diferentes tipos de archivos y es útil para todas las edades de los documentos. No obstante, su mayor uso es en los archivos semiactivos e históricos.

3. La ordenación por suspensión

Es un sistema muy difundido actualmente y usado, por lo general, en archivos activos y semiactivos, puesto que la mayoría de los papeles comerciales se archivan verticalmente y resguardados en carpetas colgantes, es decir que los papeles y fichas se colocan de canto. Es posible obtener equipos de muchas medidas, formas y diseños para contener fichas, cartas, documentos oficiales, etc.

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5. Mobiliario para archivo según el sistema de ordenación

5.1. Mobiliario para el archivo horizontal o plano

El mobiliario utilizado para el archivo horizontal es muy simple. Se reduce a un conjunto de baldas o estantes, sujetas horizontalmente a unos 30cm de distancia una de otra. Este mobiliario puede estar conformado por armarios cerrados o por las clásicas estanterías abiertas, siendo su construcción generalmente metálica de chapa doblada. El coste del mobiliario por unidad no es muy elevado. Sin embargo, como con este sistema se desperdicia mucho espacio, es necesario un mayor número de muebles.

5.2. Mobiliario para archivo vertical

El mobiliario se diferencia poco del utilizado para el archivo horizontal, pero en este caso es fundamental modificar la distancia entre los estantes para poder adaptarlos a la altura de los documentos. Frecuentemente se utilizan estanterías metálicas que permiten todas las combinaciones posibles en longitud y anchura.

5.3. Mobiliario para el archivo por suspensión

Existen dos tipos de mobiliarios diseñados especialmente para este tipo de ordenamiento:

Muebles archivadores verticales con cajones En plaza se consiguen archivadores que contienen de uno hasta cinco cajones. Los cajones tienen un diseño especial con una buena rigidez en las partes delantera y posterior. Asimismo, para su correcto desplazamiento, se dispone de guías reforzadas que se desplazan por medio de rulemanes complementados con cojinetes a bolas.

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Para que las carpetas colgantes queden sujetadas verticalmente se dispone de guías fijas, en las cuales se agarran los extremos superiores de las carpetas para que el ajuste de ellas sea el correcto. Cada cajón dispone de dos o tres varillas separadoras, y de este modo se evitan movimientos que puedan descalzarlas de su guía. Una objeción que se le hace a este tipo de mobiliario es que constituye un archivo ciego, de modo que una vez que se ha localizado una guía es preciso ir removiendo las carpetas o documentos hasta encontrar lo que se busca. Se destaca que la superficie ocupada por este mobiliario se duplica cuando se abre, por lo cual es necesario reservar un espacio suficiente para permitir su apertura. Además, la altura la estipula el número de cajones, prácticamente limitado ya que, de ser más de cinco, la consulta resulta dificultosa. Otro inconveniente deriva del hecho de que cada vez que se retira un documento para su consulta su posición se pierde, a no ser que se trate de un sistema de carpetas continuas unidas entre sí, tipo fuelle, del que se extrae sólo el documento. No obstante, en este caso se plantea el inconveniente cuando se desea intercalar un nuevo documento. Para el uso de este mobiliario es recomendable que cada carpeta o ficha disponga de un borde para su identificación, que facilitará su localización debido a la referencia indicada en el frente del cajón.

Muebles archivadores laterales Se denomina así al mueble preparado para contener carpetas suspendidas con visibilidad lateral. Este sistema cuenta cada día con más aceptación, puesto que permite ahorrar espacios en los pasillos, ya que no es necesario reservar lugar para la apertura. El archivo lateral es una variación del vertical, y las carpetas se colocan en compartimientos uno al lado de otro en vez de situarlos uno detrás de otro. Esta clase de archivos necesitan naturalmente menos fondo y son particularmente útiles en superficies angostas, tales como pasillos o corredores, siendo

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también utilizados en oficinas o en salas de recepción porque se los considera que tienen una mejor apariencia. La gran ventaja en el empleo de este tipo de mobiliario es que permite la consulta simultánea, aunque con cierta dificultad, de todos los estantes por parte de varias personas, cosa que no es posible en el caso de los muebles archivadores con cajones. Como desventaja podemos mencionar el inconveniente de que la documentación está expuesta al polvillo, si es que dicho mobiliario no cuenta con un cierre protector.

6. Archivos rotativos

Este equipo permite colocar miles de fichas al alcance de un operador sentado (las fichas se almacenan alrededor de todo el diámetro de una rueda), o bien como los archivos de tubo (las fichas se almacenan acumuladas en cajas o bandejas que se mueven horizontal o verticalmente ante un operador). Estos muebles ahorran tiempo, energías y espacio, puesto que acercan el trabajo al empleado, siendo que el equipo es parte del puesto de trabajo. Pueden ser motorizados o controlados eléctricamente, disparados y detenidos en cualquier punto o hacerlo marchar en dirección inversa.

6.1. Archivos motorizados abiertos en estanterías

En la actualidad existen equipos motorizados disponibles para archivos abiertos. Es un cofre metálico que tiene un sistema de poleas internas que hace mover los estantes con sólo pulsar un botón, permitiendo que aquéllos lleguen hasta la persona que se encuentra trabajando sentada y, además, pueda acceder a la carpeta o caja deseada. Estos archivos motorizados son algunas veces denominados “archivos de corriente motriz”. Son muy utilizados en los archivos activos o semiactivos cuando la tarea realizada por el operador requiere estar sentado.

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7. Sistemas de estanterías

Las estanterías tradicionales, también llamadas “sistemas de archivos abiertos en estanterías”, suele ser utilizada para el resguardo de la documentación activa, como en el caso de hospitales, empresas comerciales, compañías de seguros, etc. Originariamente fueron concebidas como sistemas para almacenar materiales semiactivos e inactivos donde las consultas no son tan frecuentes. Por ello es posible emplear mobiliario mucho más sencillo y, en consecuencia, menos costoso. Las estanterías son, en este caso, la solución ideal para resolver el problema, sobre todo porque presentan la ventaja de permitir un completo y racional aprovechamiento del espacio disponible. El sistema de estanterías es el componente esencial de los depósitos de archivo. Las estanterías modernas son construidas de chapa doblada, y son incombustibles, inocuas, sólidas, sin elementos cortantes ni punzantes y cómodas de manejar con los laterales cerrados y las divisiones interiores abiertas. Estas estanterías son fáciles de montar y cómodas para el uso, y permiten adaptar el espacio de los estantes según el tipo de documentos que se depositen en ellas. Para una mejor clasificación diremos que existen dos tipos de estanterías: Estanterías soportadas: denominadas también murales por ser justamente soportadas por suelos y pilares de cemento armado, que transmiten su empuje a la estructura del local. Estanterías auto soportadas; son aquellas cuyos montajes metálicos verticales sostienen las baldas o estantes y se constituyen en pilares fundamentales de la estructura arquitectónica que arma el depósito (las estanterías son la estructura). Las características generales de estas estanterías son: a) Solidez: es importante tener en cuenta que los documentos

tienen un peso considerable. Es así que, por seguridad, un

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estante de 0,90m de largo debe poder soportar hasta 100kg de peso repartido. Como el metal se herrumbra en contacto con la humedad de la atmósfera, se deberán prever los cuidados necesarios para el tratamiento antiherrumbre de las estanterías metálicas. El acero laminado debe ser desoxidado, desengrasado, fosfatado y revestido con una capa de pintura al temple, y esta condición técnica es indispensable para que la aplicación de la pintura sea uniforme en toda la superficie. El esmalte debe ser liso y no debe poder rayarse.

b) Seguridad: no basta con que las estanterías sean bastante sólidas para soportar el peso. Además deben ser concebidas de manera que no dañen los documentos ni lastimen al personal encargado. Es por esto que todo ángulo vivo debe excluirse, igual que toda aspereza susceptible de desgarrar los legajos (rebordes, bulones, etc.)

c) Comodidad: es frecuente la necesidad de cambiar la distribución de los estantes, ya que el tamaño de los documentos no suele ser uniforme. Las estanterías de chapa doblada permiten cambiar de altura los estantes con cierta facilidad.

7.1. Recomendaciones específicas para la instalación

Para la correcta colocación de este tipo de estanterías es recomendable seguir rigurosamente las siguientes indicaciones:

1. La altura para que se pueda acceder a los documentos sin necesitar escaleras será de 1,90m.

2. El ancho estándar de cada módulo es de 0,90cm o 1m. 3. En estanterías estándar, el fondo de los estantes es de 30

o 40cm. Se deberá tener en cuenta que las cajas instaladas no deben sobresalir del estante. En casos especiales, para la instalación de cajas de gran tamaño, se pueden solicitar estantes con una mayor profundidad.

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4. Entre la parte más alta de una caja y el estante superior debe haber una distancia de 3cm para permitir la correcta aireación y para que sea fácil retirar la caja del lugar.

5. Entre el suelo y el primer estante deberá haber un zócalo de aproximadamente de seis a diez centímetros para permitir la limpieza del piso.

6. El peso medio que soporta un estante de aproximadamente un metro es de 60 a 80 kilogramos de documentos, y deben estar preparados para recibir un peso máximo de 100 kilogramos.

7. Los bloques de estanterías no deberán ser mayores de 10 metros de largo debido a que frente a una mayor longitud existe una mayor torsión del metal.

8. Los bloques de estanterías tendrán una separación de 1,20 metros y, entre cuerpos, 0,80 metros.

9. La estantería no irá recostada sobre los muros para, de esta forma, evitar el contacto con la pared que es propensa a recibir humedad. Se recomienda dejar un espacio mínimo de 20cm entre la pared y la estantería para permitir la correcta limpieza del lugar. Si por una necesidad de espacio fuera inevitable amurar las estanterías a la pared, se deberá tomar la precaución de colocar tacos metálicos entre la estantería y la pared con la finalidad de eliminar el contacto directo con el muro.

10. La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde con la signatura topográfica. Para las unidades de conservación tales como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar desplazamientos y deformación de la documentación almacenada.

8. Disposición de las estanterías dentro del depósito de archivo

La disposición de las estanterías dentro del depósito de archivo es de suma importancia. La distribución siempre dependerá de la estructura arquitectónica más o menos resistente al peso, de la

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dimensión, de la forma de la planta del depósito y sobre todo de la situación de las ventanas. Una buena disposición de las estanterías beneficiará en que el trabajo diario sea realizado con comodidad y seguridad, evitando pérdidas de espacios y accidentes. Por lo general, los modos de disposición que adoptan en el depósito son los siguientes: Estanterías soportadas: son colocadas siguiendo la pared, aunque esto, sin lugar a dudas, es poco recomendable. Solamente la ganancia de espacio justificará la disposición, siempre y cuando se tomen todos los recaudos para velar por la impermeabilidad hídrica y térmica de los muros, de modo que no se produzca un salto térmico desde el tabique exterior a la estantería y exista un aislamiento absoluto de conducciones eléctricas y bajantes de agua. Estanterías autosoportadas, convencionales, clásicas o estáticas: permiten la disposición de pasillos de circulación, siendo la organización de los tramos de estanterías en peine o en retícula: En peine: se organizan a partir de un pasillo de circulación principal y varios secundarios laterales. En retícula: cuando hay dos o más pasillos principales de circulación, y por éstos se accede a pasillos secundarios en ambas direcciones.

Si bien las disposiciones detalladas anteriormente son las más utilizadas, puede ocurrir que exista otro tipo de diagramación de espacios, como las estanterías en ángulos, cuya decisión se deberá justificar pertinentemente para que no se pierdan espacios necesarios para el depósito de archivo.

9. Sistema de estanterías deslizantes

9.1. Estanterías densas, móviles o compactas

Construidas totalmente de chapa doblada con una estructura reforzada, sus estantes pueden adaptarse a las necesidades de los diferentes tipos de documentos que se requieran resguardar.

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Nos estamos refiriendo a la ordenación horizontal, vertical o por suspensión. Estas unidades modulares de estanterías móviles tienen la particularidad de poder deslizarse sobre rieles empotrados en el pavimento, cuya movilidad puede realizarse en forma manual, mecánica o eléctrica. Lógicamente poseen un sistema antivuelco por medio de tacos metálicos protegidos con goma dura. A diferencia de los archivos clásicos que se componen de estanterías fijas separadas entre sí por pasillos, en este sistema compacto deslizante los pasillos de cruce y separación se reducen normalmente a uno solo. También se puede disponer que el sistema cuente con algunos cuerpos de estanterías fijas y otros que sean móviles: cada tres estanterías, dos móviles y una fija. A modo de ejemplo diremos que con un sistema tradicional, en un depósito de 14m de largo por 10m de ancho se sitúan 10 estanterías con 10 pasillos. En el sistema compacto con el mismo espacio tenemos 20 estanterías: el ahorro de espacio es de un 50 o 60%. Para la instalación de estanterías móviles se debe prever que la estructura resista el peso y, asimismo, que el piso se encuentre nivelado perfectamente. Este sistema se justifica cuando hay una verdadera carencia de espacio, pero nunca es una solución de bajo costo. El desplazamiento de estas estanterías es la siguiente:

Movimiento perpendicular a los estantes: los bloques de estanterías se desplazan perpendicular al riel, es decir que la persona que se encuentre trabajando ingresará al pasillo que se crea al deslizar la estantería y procederá a trabajar con el documento requerido.

Movimiento paralelo a los estantes: los bloques de estanterías se desplazan paralelos al riel. En este caso no hay pasillo, es decir que la estantería se desplaza hacia un costado y de este modo se puede acceder al módulo posterior. Este tipo de estantería es recomendable para lugares largos y estrechos, tipo pasillos.

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Movimiento circular sobre goznes: los bloques de estanterías tienen un desplazamiento similar a los batientes de una puerta. Son recomendables para los lugares en ángulo o en esquinas.

Cuando se habla de estanterías deslizantes se debe tener en cuenta que el deslizamiento sobre rieles requiere cierto esfuerzo. Las estanterías comunes cuentan con una manivela en cada extremo para tomarlas y empujar el módulo.

Si se quiere evitar realizar esfuerzo, en la actualidad se cuenta con los siguientes sistemas:

Estanterías deslizantes a base de poleas: éstas disminuyen o eliminan el esfuerzo, puesto que cuentan con manivelas que, al ser giradas mediante un sistema de poleas, hacen que el módulo se desplace sobre los rieles evitando el esfuerzo físico de la persona.

Estanterías deslizantes electrónicas: el accionamiento electrónico elimina el esfuerzo de la persona, puesto que el desplazamiento de los módulos es realizado en forma automática y simultánea, pudiendo ser comandados por un pulsador automático o por medio de un software específico. Este sistema logra movimientos suaves y silenciosos.

10. Estanterías metálicas modulares en entrepiso

Cuando la altura de los locales es elevada se impone el uso de sistemas de estanterías colocadas en entrepisos, puesto que permiten lograr un importante aprovechamiento y racionalización de las áreas de depósito. La instalación de este tipo de estanterías es fácil e inmediata debido a que su montaje se ejecuta totalmente en seco, permitiendo continuar con las tareas habituales sin interrupciones. Sus componentes son realizados en chapa de acero, conformada en frío y diseñada para formar un entrepiso metálico que permite un cómodo desplazamiento de las personas que trabajan en el sector. La fijación de las columnas con las vigas es efectuada por

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medio de bulones hexagonales que tienen un encaje perfecto, cosa que no permite que se aflojen con los movimientos.

11. Mobiliario para documentos especiales

Actualmente es indispensable prever estanterías cuyos soportes requieran condiciones especiales para contener documentación. Estamos hablando de películas, cintas, fotografías, material magnético, etc. Este tipo de estanterías brindan la posibilidad de que sus estantes (espacios interiores) puedan ser adaptados para todo este tipo de documentos especiales, como las detalladas a continuación:

11.1. Filmotecas

En sus estantes, perfectamente adaptados, son instalados archivos de imágenes y sonido, normalmente con soportes plásticos de diversas composiciones. Para este tipo de soportes, el depósito requiere tener condiciones especiales de luxometría, higrometría y termometría. La temperatura ideal para este tipo de documentos es de 10 a 20ºC y la humedad relativa de 30 a 50%. De lo expresado se desprende que los referentes de temperatura y humedad son más bajos que los requeridos para el soporte papel (15 a 21ºC), ya que la luz empalidece los negativos y el polvo los raya, la gelatina de la emulsión es un buen cultivo de hongos y bacterias, y la excesiva sequedad las resquebraja. Las películas de rollo de microfilm deben resguardarse en cajas de formato cilíndrico de material plástico inerte y, de ser posible, de color mate. Las microfichas también requieren de estos cuidados, pero con un formato distinto. En definitiva, el profesional archivero encuentra en las modernas estanterías todo lo necesario para el almacenamiento de este tipo de documentos.

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11.2. Fototecas

En estas estanterías, los materiales fotográficos son almacenados en carpetillas, sobres o álbumes cuyo material es neutro. Son muy recomendables las láminas o fundas de poliéster. Deben ser colocados en cajas de cartón de PH neutro, de la misma forma que se debe rechazar todo tipo de adhesivos oxidantes. Las fotografías en color requieren menos humedad relativa y no deben estar expuestas a temperaturas mayores a 24ºC.

11.3. Estanterías para documentos electrónicos

El principal enemigo de la capa magnética es el polvo, y es por ello que se precisa que la guarda sea hermética, en cajas y bolsas de papel, cristal y cartón en posición vertical. Son muy sensibles a los excesivos calores y a los campos magnéticos, por lo que se recomienda apartar las estanterías de toda fuente de campo magnético -por lo menos 10cm- y de las corrientes de alta tensión -60 cm-. En cuanto a la temperatura, es recomendable de 10 a 18ºC para los magnéticos y 14 a 18ºC para los ópticos. Para ambos, la humedad relativa debe ser de 40 a 50%.

12. Mobiliario para el resguardo de planos

Los planeros son elementos normalizados. El resguardo de documentos de gran tamaño requiere condiciones especiales, puesto que los planos no deben ser doblados y, en lo posible, deben descansar extendidos en cajones cerrados, no permitiendo que sufran fricciones en sus superficies o bordes. Para el correcto archivado pueden resguardarse en muebles tales como:

12.1 Mapotecas o planotecas

Este mobiliario consta de módulos metálicos cerrados compuestos por 10 a 15 bandejas cada uno acorde al tamaño de los documentos, por lo cual sus cajones tienen una medida de 100 x 70cm, lo que permite albergar el plano típico de 90 x 60cm. El

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diseño de los cerramientos debe evitar la deformación y la entrada de polvo a través de uniones y bordes de láminas. Cada bandeja deberá estar diseñada para soportar una carga de 10 a 15 carpetas en cartulina de 240gr cada una, con un promedio ideal de un plano por carpeta, o entre 5 y 10 planos con soportes tipo vegetal de 90gr a 120gr. La estructura debe garantizar que no exista flexión con el tiempo, para lo cual se podrá optar por dos o tres refuerzos dispuestos convenientemente.

12.2 Porta planos vertical

Es un mueble que tiene un sistema colgante, pues los documentos se encuentran suspendidos por una banda adherida a uno de sus bordes. Es práctico para el resguardo de planos nuevos en las oficinas administrativas, aunque no lo es para planos antiguos cuyo soporte, menos sólido, puede verse afectado si se lo conserva de esta manera.

12.3 Porta tubos

Los planos originales cuyo formato excede el tamaño de los cajones de los planeros, así como en los planos copiados en heliografías, papel bond, plásticos o cualquier otro material no original, pueden estar enrollados en tubos de PVC de 10cm de diámetro. Su principal problema es que éstos se deforman y su manipulación es incómoda. El uso de estos tubos es muy recomendable para efectuar traslados de planos

13. Conservación de documentos

Un elemento importante de la instalación y protección de documentos lo constituyen las cajas de archivo, que son la unidad de instalación ideal para la conservación. Su estructura y forma permiten el cierre hermético que protege a los documentos de la luz solar, de los hongos, del polvo, de la polución atmosférica y de las fluctuaciones de temperaturas y humedad. Las mejores son

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las de cartón, neutro, no ácido y sin lignina. Es de suma importancia que sean resistentes y elaborados en serie, aunque son más económicos y de más fácil montaje los modelos prefabricados y, en cualquier caso, deben rechazarse las de madera, incluidas aquellas que, siendo de cartón, tienen el lomo curvo de madera, pues aún siendo muy vistosas son propensas a la infección por insectos. Las dimensiones normalizadas son de 38 x 12 centímetros y, cuando por el tamaño de los documentos se requiera otras medidas especiales, deberán ser unos centímetros más amplias que éstas para evitar roces y dobleces. En cualquier caso deben ser sólidas, elaboradas con cartonaje rígido, con uno de sus lados y lomo abatibles que pueden tener un cierre con dos cintas. Otros tipos documentales, tales como las microformas, cintas y discos magnéticos, requerirán medidas de protección especiales para preservar la documentación de polvo y campos magnéticos. Como primera medida deben ubicarse alejadas de conducciones eléctricas, en cajas de plástico y armarios ampliamente comercializados para su instalación. Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor, elaborados en material estable y químicamente inerte. Cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas en consonancia con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.

13.1 Los legajos

Es un conjunto de papeles atados bajo la protección de camisas o sacos de papel normalizados, protegidos o no con tapas de cartón en dos o tres de sus lados. Llevará escrito en la cubierta superior el número y título que le corresponda, se atarán con una cinta moderadamente apretada, luego se pondrán sobre un cartón y, con la segunda cubierta más recia que la primera, se atarán con otra cinta, la cual abrazará la carpeta que ha de ir al frente con los indicados números y títulos en letra perfectamente legible.

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Para el atado de los legajos, la cuerda fina de cáñamo o hilo debe desaparecer absolutamente de la práctica habitual, porque daña y corta en los lugares del atado. La solución óptima es la cinta ancha de dos a cuatro centímetros, sin aditamentos metálicos oxidables que pueden manchar la documentación. En la actualidad el uso del legajo no es muy frecuente.

14. Mantenimiento y limpieza

En todo archivo se debe garantizar la limpieza de las instalaciones y de las estanterías con un producto que no incremente la humedad ambiental. Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y, para el efecto, se deben emplear aspiradoras. Las más recomendadas son aquellas que contienen un recipiente líquido donde se deposita el polvillo extraído, haciendo imposible que queden partículas en suspensión.

15. Carros de transportes

Los carros utilizados para el traslado de documentación son de muy variada gama. Se recomiendan los construidos de metal, de madera o mixtos con sistema a rulemanes que permiten un excelente desplazamiento. No deben ser muy grandes, ya que esto equivaldría a trasladar mucho peso y, por consiguiente, tener que efectuar un gran esfuerzo físico. Los carros vienen diseñados para el correcto transporte y distribución de cajas, carpetas o documentos, no permitiendo que éstos caigan al piso o tengan movimientos bruscos durante el traslado.

16. Muebles para edificios

Existen innumerables tipos de muebles para edificios y la mejor opción es que sean desmontables con piezas manejables y que se puedan armar fácilmente. El mueble debe adaptarse a las necesidades de las personas que trabajarán en dicho espacio; las

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sillas deben ser cómodas con las seguridades de ergonomía23 que se requieren para la salud de la persona. A fin de poder discernir qué mobiliario es el correcto para las actividades que se desarrollan en la oficina, se deben considerar las siguientes reglas:

• Es importante proceder a estudiar los movimientos simultáneos que deberá realizar el trabajador tanto en sus manos como en sus pies, puesto que este estudio es fundamental para lograr ahorrar tiempo y esfuerzo en los trabajos diarios.

• Hay que tener en cuenta los movimientos que realizará el empleado con respecto al uso de computadoras, impresoras, calculadoras, etc.

• La adaptación de la mesa y silla debe ser acorde con la tarea del individuo, no del individuo a la mesa.

En términos generales, el trabajo debe llegar hasta el empleado en vez de que éste tenga que ir a buscarlo. Los archivos tienen que estar cerca de los empleados que los utilizan y las capacidades y necesidades de las unidades o lugares de trabajo han de ser determinadas, planeando el flujo adecuado para eliminar atascamientos, interrupciones y retrasos innecesarios.

17. Requisitos de espacio para el personal:

Es posible anotar ciertas guías generales en cuanto a los requisitos de espacio para el trabajo, pero en todos los casos influyen factores diferentes. Éstos son:

• Las medidas y la forma del área total disponible. • El número y colocación de columnas y de pilares. • El número y tamaño de las áreas necesarias para almacenaje.

23 La Ergonomía es una ciencia que produce e integra el conocimiento de las ciencias humanas para adaptar los trabajos, sistemas, productos y ambientes a las habilidades mentales y físicas, así como también a las limitaciones de las personas. Busca al mismo tiempo salvaguardar la seguridad, la salud y el bienestar mientras optimiza la eficiencia y el comportamiento.

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• El tipo de trabajo a realizar. • La ubicación de las ventanas. • El número y ubicación de los centros de servicios. • El número de muebles archivadores. • La forma y clase de muebles de oficina. • El equipo de las máquinas.

Una buena distribución facilita el flujo tanto de las personas como de los documentos. Para la correcta utilización del espacio de una oficina se deberán tener en cuenta los siguientes criterios:

1. Agrupar al personal que desarrolle actividades similares. 2. Coordinar los puestos de trabajo para que el despacho

fluya de una mesa a la otra, lateralmente o de frente, si es que el trabajo requiere coordinación grupal. Se pueden colocar dos mesas contiguas para la mejor utilización del espacio, siempre y cuando se deje un pasillo al lado de cada mesa.

3. Colocar todas las mesas de despacho en la misma dirección con el supervisor al fondo. Esto reduce la posibilidad de que los trabajadores molesten a otros cuando van a consultar al supervisor. Esta distribución, además, impide que los empleados se vigilen unos a otros, cosa que ocurre cuando las mesas están colocadas una enfrente de otra. Evitar colocar las mesas directamente contra la pared.

4. Colocar el mobiliario, las computadoras y el resto del equipo cerca de las personas que los han de utilizar.

5. Colocar los teléfonos y otros utensilios en lugar adecuado para facilitar su alcance y reducir pérdidas de tiempo.

6. Las lámparas deben instalarse convenientemente, evitando cordones colocados sobre el piso, en el techo o en la pared.

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7. Planear, siempre que sea posible, espacios rectangulares. Las superficies estrechas o de forma irregular no resultan económicas.

8. No deben existir obstrucciones en las salidas, y en grandes espacios es preciso que existan, como mínimo, dos salidas.

Las obstrucciones en los pasillos, los cajones abiertos, los accesorios de las máquinas sueltos y el apelotonamiento de los empleados administrativos son causa de accidentes que, con un poco de atención y criterio, se pueden eliminar.

Bibliografía

COUTURE Carol y ROUSSEAU, Jean Yves (1988) Los archivos

del siglo XX, Ed. Archivo General de la Nación, Secretaría de

Gobernación de México, México.

PLACE, Irene; HICKS, Charles B. y WILKINSON, Robin L. (1974) Organización de Oficinas, Ed. Hispana Europea,

5ta.Edición, Barcelona.

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CCAAPPÍÍTTUULLOO VV SSEEGGUURRIIDDAADD EE HHIIGGIIEENNEE EENN EELL

TTRRAABBAAJJOO

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1. Introducción

Los archivos conservan la memoria del pueblo, atesoran la información que tantos usuarios -investigadores, docentes, estudiantes y público en general- se presentan a realizar consultas para satisfacer sus necesidades. Es necesario comprender que la propia actividad del archivo y los entornos con que se relaciona pueden poner en peligro los servicios que se prestan. Esto se debe a que la generación de información en nuestros tiempos se ha incrementado notablemente, de manera que ha aumentado la cantidad de entidades dedicadas a archivar documentos importantes. Es por este motivo que surge la necesidad de efectuar un estudio tendiente a identificar los perfiles de riesgo para que se definan cabalmente las medidas de seguridad que se deben tomar en los archivos. Jurídicamente se debe expresar que la protección del empleado (la vida humana) es la prioridad, por ser éste la persona natural económicamente débil. Todos los países tienen normativas relativas a este tema tan importante: la República Argentina cuenta con la ley Nº 19.587/72 de seguridad e higiene en el trabajo, siendo de suma importancia lo estipulado en su artículo 8°: “Todo empleador debe adoptar y poner en práctica las medidas adecuadas de higiene y seguridad para proteger la vida y la integridad de los trabajadores”. Entre otras cosas se menciona la responsabilidad sobre la construcción, adaptación, instalación y equipamiento de los edificios y lugares de trabajo, el mantenimiento de las maquinarias y las protecciones que deben tener los trabajadores cuando manejan ciertos equipos. El empleador tiene responsabilidades sobre las instalaciones eléctricas, sanitarias, servicio de agua potable y la disposición de medios adecuados para la inmediata prestación de primeros auxilios. Asimismo, se debe tener en cuenta que el edificio de archivo debe estar protegido contra los embates de la naturaleza y contra los daños que pueda ocasionar el hombre. Por ello, las estrategias de

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prevención para evitar posibles daños al patrimonio documental deben estar coordinadas por un equipo interdisciplinario compuesto por archiveros, restauradores, arquitectos, ingenieros, biólogos, químicos y físicos. Ahora bien, es bueno preguntarse qué sucede cuando la edificación cumple todas las normativas de seguridad e higiene y el lugar de trabajo es amenazado por catástrofes, actos vandálicos y plagas tales como hongos e insectos, sobre los cuales, llegado el caso, tendremos que actuar, por lo que vale la pena estar preparados para ello. La planificación para enfrentar a los desastres debe ser abordada en todo tipo de archivo, independientemente del tamaño o del tipo de fondo que contenga. El propósito de analizar los desastres de los que pueden ser víctimas nuestros archivos y, en lo posible, la organización de modos de prevención para que no ocurran accidentes son:

• Garantizar la seguridad y salud de los ocupantes. • Preservar la integridad de la documentación y de la

información. • Proteger la disponibilidad de las instalaciones y los

servicios prestados. • Reducir los costes económicos asociados a la catástrofe.

2. Prevención de accidentes en tareas administrativas

Los profesionales archiveros desarrollan múltiples actividades en sus lugares de trabajo. Algunas de ellas son la descripción de la documentación, ordenación e instalación en las correspondientes estanterías, atención a los pedidos solicitados por el usuario, etc. Por esto es que se debe tener sumo cuidado en la prevención de accidentes de trabajo, y para ello desarrollaremos a continuación algunas recomendaciones que son obligatorias para aplicar en cada uno de los archivos:

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• Usar guantes en buenas condiciones siempre que la tarea así lo requiera.

• Si la tarea así lo requiere, utilice barbijo o máscara de protección respiradora.

• Si utiliza ropa de trabajo verifique que cumpla con las condiciones de seguridad: abroche los puños, evite mangas sueltas y mantenga su ropa en buen estado higiénico y de conservación.

• Los cordones de los zapatos siempre deben estar sanos y atados.

• Al trasladar objetos tales como cajas no realizar esfuerzos indebidos.

• En el caso de tener que trasladar estanterías, siempre se deben realizar los movimientos entre muchas personas, evitando que una persona sola cargue con todo el peso. Nunca se deben arrastrar las estanterías, puesto que esto producirá la desestabilización de su estructura.

• Cuando se encuentre cargando una estantería, se debe comenzar a llenar los estantes de abajo hacia arriba, ya que si la misma no se encuentra bien sujeta, caerá sobre la persona que se encuentre trabajando delante de ella.

• Cuando se utilicen los muebles archivadores para carpetas colgantes, no utilizar o cargar sólo la parte delantera, ya que esto producirá la caída de éstos sobre la persona que se encuentra al frente.

• Ubicarse de manera adecuada para trabajar en la computadora.

• Cerrar los cajones de los escritorios. • Al servir bebidas calientes, hacerlo con mucho cuidado

para evitar quemaduras. • No arrojar elementos cortantes al recipiente de la basura

sin haberlos acondicionado previamente, para evitar que el personal de limpieza se corte.

• No se debe fumar en las oficinas ni mucho menos en el depósito de archivo.

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• Antes de utilizar un aparato o instalación eléctrica, asegurarse de su perfecto estado.

• Observar el estado de los enchufes y tomacorrientes. Si éstos se encuentran defectuosos no hay que utilizarlos y se debe llamar al personal especializado. En ningún caso se deben realizar reparaciones momentáneas.

• Nunca se deben desconectar los artefactos eléctricos tirando del cable de alimentación.

• La tercera pata del enchufe es el cable de protección: al usar adaptadores, su conexión a tierra se interrumpe, por lo que no se deben usar adaptadores.

• No se deben modificar las protecciones eléctricas. • Se deben desconectar los equipos después de terminar de

usarlos. • Es fundamental que todo el personal conozca la ubicación

de los extintores y saber cómo utilizarlos correctamente. • Se debe controlar siempre la temperatura del ambiente,

sobre todo cuando se estén utilizando estufas en las oficinas.

• En el caso de contar con ascensores, respetar y hacer respetar la indicación de carga máxima o el número de personas, y nunca utilizar este medio en caso de incendio.

• Los montacargas serán utilizados por personal autorizado. • Cuide los carteles que indiquen medidas de seguridad e

higiene. • En los talleres almacene y etiquete todos los productos

químicos. • En ambientes ruidosos utilice tapones desechables, que se

colocan en el conducto auditivo externo para bloquear el ruido, son casi invisibles e impiden que el ruido y la suciedad ingrese al oído.

• Tener siempre a mano los teléfonos de emergencias médicas, bomberos, policía, defensa civil, electricidad, gas, agua, etc.

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Uso de escaleras: • Tomarse siempre de los pasamanos. • No obstruir la visión al transportar elementos. • No utilizar sillas si se tienen que buscar objetos que se encuentren en altura: usar una escalera de mano, y si no se llega hay que bajarse, desplazarla y volver a subir.

3. Ergonomía

Derivado del griego έργον (trabajo) y νόμος (ley). El término denota la ciencia del trabajo. Podemos definir a la Ergonomía como la disciplina científica que trata del diseño de lugares de trabajo, herramientas y tareas que coinciden con las características fisiológicas, anatómicas, psicológicas y las capacidades del trabajador. La ergonomía busca la optimización de los tres elementos del sistema (humano-máquina-ambiente), para lo cual elabora métodos de estudio de la persona, de la técnica y de la organización. Asimismo tiene un amplio entendimiento del panorama completo de lo físico, cognitivo, social, organizacional, ambiental, entre otros factores relevantes. La Ergonomía, como ciencia multidisciplinar, convoca a profesionales de diversas áreas, tales como ingenieros, diseñadores, médicos, enfermeras, kinesiólogos, terapeutas ocupacionales, psicólogos y especialistas en recursos humanos. Podemos expresar que la Ergonomía es una ciencia que produce e integra el conocimiento de las ciencias humanas para adaptar los trabajos, sistemas, productos, ambientes, a las habilidades mentales y físicas, así como también a las limitaciones de las personas. Busca al mismo tiempo salvaguardar la seguridad, la salud y el bienestar mientras optimiza la eficiencia y el comportamiento. Cuando una empresa no tiene en cuenta los principios de la Ergonomía, seguramente tendrá que soportar diversos efectos negativos, tales como lesiones y enfermedades de los empleados,

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cuya consecuencia derivará en una baja de productividad y eficiencia. Podemos ampliar el concepto diciendo que la ergonomía analiza aquellos aspectos que abarcan al entorno artificial construido por el hombre, relacionado directamente con los actos y acciones involucradas en toda actividad de éste, y ayudándolo a acomodarse de una manera positiva al ambiente y composición del cuerpo humano. Dicho de otro modo adaptan productos, tareas, herramientas, espacios y el entorno en general a la capacidad y necesidades de las personas de manera que mejore la eficiencia, seguridad y bienestar de los consumidores, usuarios o trabajadores. Por medio de la ergonomía se comprende la importancia que tienen las personas por sobre los objetos. Por lo tanto, en aquellos casos en los que se plantee cualquier tipo de conflicto de intereses entre personas y cosas, deben prevalecer las personas. Muchos son los beneficios que brindan los estudios de la Ergonomía, entre ellos podemos mencionar las siguientes: ü Disminución del riesgo de lesiones. ü Disminución de errores. ü Disminución de enfermedades. ü Disminución de pérdidas de horas laborales. ü Disminución de ausentismo del personal. ü Aumento de la tasa de producción. ü Simplificación de tareas.

3.1. Diseño ergonómico de puestos de trabajo

El diseño ergonómico de los puestos de trabajo se encuentra basado en el estudio de movimientos que realiza la persona, teniendo en cuenta los factores biomecánicos y fisiológicos del cuerpo humano, es decir la estructura del músculo, fisiología muscular y organización de la fibra muscular.

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3.2. Alturas y posturas:

La capacidad de la fuerza humana depende de tres factores importantes:

• El tipo de fuerza. • El músculo o coyuntura de movimiento que se utiliza. • La postura.

La exposición a condiciones de trabajo adversas puede derivar en dolores momentáneos o lesiones a largo plazo. Asimismo, los ambientes de trabajo mal diseñados contribuyen a una menor eficiencia laboral y producción, con la consecuente pérdida de ingresos, un mayor número de reclamos médicos e incapacidades permanentes. La superficie de trabajo (ya sea con la persona sentada o de pie) debe determinarse mediante una postura de trabajo cómoda para el operario. Es muy importante el diseño de las mesas de trabajo: si la altura de la mesa se encuentra demasiado alta, los antebrazos se encogen y causan fatiga de los hombros; y si es demasiado baja, el cuello o la espalda se doblan y ocasionan fatiga en esta última. Los antebrazos tienen la posición natural hacia abajo y los codos están flexionados a 90°, de manera que el brazo se encuentre paralelo al suelo. La altura del codo se convierte en la altura adecuada de operación o de la superficie de trabajo. Con respecto a las sillas, debemos mencionar que deben tener un contorno suave, asiento acojinado y cubierto de una tela que deje pasar el aire para prevenir la humedad por sudor. Cuando la persona se encuentra sentada es importante reducir tanto el estrés sobre los pies como el gasto global de energía. La realidad indica que pocas sillas se adaptan a la comodidad de muchas posturas posibles para estar sentado. Es muy importante proporcionar soporte lumbar mediante una protuberancia en el respaldo de la silla o con un cojín lumbar colocado a la altura del cinturón, así como también es importante proporcionar un ajuste sencillo para parámetros específicos del asiento. La altura es muy

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importante: un asiento demasiado alto comprimirá de manera incómoda la parte de abajo de los muslos, disminuirá el ángulo del tronco y aumentará la presión en los discos. Son altamente recomendables las coderas para dar apoyo a hombros, brazos y descansar los pies en el caso de individuos más bajos.

3.3. Manejo y transporte manual de cargas

Para realizar los trabajos diarios en un archivo es necesario poner en práctica técnicas seguras para el levantamiento y transporte de pesos. Se recomienda lo siguiente: Posición correcta de pies

1. Coloque los pies ligeramente separados, uno más adelantado que el otro. Los pies juntos, lejos de facilitar la labor, pueden ser causa de lesiones.

2. Los pies cómodamente separados dan mayor estabilidad. El pie posterior se coloca en posición de fuerza impulsora para efectuar el levantamiento.

Posición correcta de espalda y piernas 1. Mantenga la curvatura normal de la columna con una

inclinación a partir de la cadera. 2. La posición de los pies y la flexión de las rodillas son

factores esenciales para mantener la espalda recta. 3. Para levantar un peso debe utilizarse la fuerza de las

piernas, ya que sus músculos son los más potentes del cuerpo, mucho más que los de los brazos, que son los que habitualmente -y de forma equivocada- utilizamos.

4. El primer impulso para levantar la carga se debe dar con las piernas. Para ello, doble las rodillas sin llegar a sentarse en los talones, ya que resultará difícil levantarse.

Brazos y carga cerca del cuerpo 1. Los brazos deben trabajar estirados, manteniendo

suspendida la carga sin elevarla. 2. La carga debe mantenerse pegada al cuerpo.

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3. En todo caso de levantamiento de peso, la espalda debe permanecer recta.

Agarre correcto 1. Las superficies sucias impiden un agarre seguro y deben

limpiarse siempre. 2. El uso de guantes apropiados no sólo disminuye la

posibilidad de que el objeto se deslice, sino que también protege contra cargas punzantes, cortantes y con aristas vivas.

3. Nunca debe levantarse un peso que resulte excesivo para las condiciones físicas de la persona. En este caso pida la ayuda necesaria.

4. Examine el objeto a transportar para decidir la manera de tomarlo y evitar los bordes afilados, tales como astillas u otro elemento cortante.

5. Inspeccione el camino por donde se ha de transportar el objeto, asegurándose de que no haya obstáculos ni materia derramada con la que pueda tropezar o resbalar.

Transporte en equipo 1. La persona de atrás debe estar ligeramente alejada de la

de adelante para facilitar su visibilidad. 2. Se debe caminar a contrapié (con el paso desfasado), para

evitar sacudidas de la carga. 3. Una sola persona debe llevar el mando de la maniobra,

dando las órdenes de elevación y transporte. Recomendaciones finales

1. Cuando más derecho se encuentre el cuerpo, menor será el trabajo muscular para sostener una carga.

2. La carga debe llevarse de forma que permita la visualización del camino por delante.

3. Debe utilizarse calzado de seguridad y guantes de protección para evitar lesiones.

4. Haga rotar y deslizar la carga, si es posible.

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5. Utilice medios auxiliares como palancas, correas, planos inclinados, elevadores mecánicos, carretillas, etc.

4. Desastres en archivos

Los documentos conservados en los archivos se encuentran amenazados por numerosos factores que producen significativos daños. Podemos mencionar el ácido, los organismos biológicos, la desidia y el robo. Sin embargo, ninguno de ellos posee tanta violencia y capacidad de destrucción como los desastres producidos por incendios, inundaciones y terremotos. Estas catástrofes son fenómenos violentos y destructivos que provocan cuantiosos daños materiales, muerte, sufrimiento y desolación.

4.1. Elementos que identifican a los desastres

Todos los desastres -naturales, provocados o accidentales- tienen una serie de elementos que los identifican: Son imprevisibles: a excepción de ciertos fenómenos naturales, como pueden ser tornados o lluvias torrenciales. Producen mucho daño los pequeños sucesos, como una rotura de cañería, un incendio fortuito o un sabotaje. La violencia de los fenómenos: a modo de ejemplo, se puede afirmar que un incendio provoca la calcinación total o parcial de los objetos. El calor deforma los plásticos y produce reacciones químicas que harán del papel un material sumamente frágil y quebradizo. El hollín y las partículas de combustión, sin dudas, impregnarán todo el local produciendo un gran daño a los documentos. Aparición del problema cuando el edificio se encuentra desocupado: esta característica suele ser común en todos los accidentes, lo que hace propagar el mal a todo el edificio. Poca coordinación del personal implicado: la aparición de un pequeño accidente puede devenir en una catástrofe y, si la persona que lo descubre no sabe a quién acudir o no reacciona debidamente, la falta de coordinación de los trabajos de emergencia suele ser una característica de muchas empresas.

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4.2. Tipos de desastres

Dependiendo de su escala o extensión se pueden señalar cuatro tipos fundamentales: Accidente menor: son los más habituales. Se trata de pequeños accidentes, tales como una gotera, la caída de una estantería, la rotura de una ventana o la entrada al local de elementos como el agua, polvo, nieve, etc. Este tipo de problema no supone la interrupción del servicio de archivo, ni tampoco afecta al normal abastecimiento de agua, electricidad o al funcionamiento de las computadoras. El daño suele afectar a pocos documentos o materiales, que pueden ser rescatados por el personal con una mínima preparación. Pero si se tarda en remediar esta situación, con el tiempo los daños seguramente serán de mayor magnitud. Desastre moderado: las causas son similares a los accidentes menores, pero la diferencia consiste en la cantidad de objetos dañados. En esta instancia no se produce interrupción del servicio de archivo, exceptuando la zona que ha sufrido el percance. Es importante que el personal se encuentre preparado para una pronta acción coordinada tendiente a la recuperación, no siendo necesario llamar a los servicios de emergencia, pero sí la realización de trabajos para recuperar la documentación dañada. En el caso de documentos que hayan sido afectados por el agua, se procederá en una primera instancia al secado por ventilación. Desastre mayor: se considera desastre de una cierta magnitud cuando se produce un incendio, una inundación grave o el derrumbamiento de partes importantes del edificio. Los daños afectan a un gran número de objetos. Los servicios y suministros quedarán suspendidos, siendo normal la situación externa de la institución afectada, es decir que los problemas se circunscriben al propio edificio o a su perímetro próximo. En esta situación será necesario activar el equipo de desastres y esperar a que los bomberos, la policía u otros responsables, según el caso, aseguren la normalización de la situación y el acceso seguro al interior del recinto. Los daños serán cuantiosos y se deberá proceder a un salvamento que demandará mucho tiempo, se

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requerirá restauración -ya que un desastre de estas características puede destruir la totalidad de los fondos y colecciones almacenadas en el archivo-, de forma que la recuperación total será sin dudas imposible. Catástrofe: cuando se producen fenómenos naturales extraordinariamente violentos, tales como terremotos, erupciones volcánicas, huracanes, deslizamiento de terreno, inundaciones o situaciones bélicas, estamos frente a lo que denominamos “catástrofe”. Por lo general, la totalidad de la región queda devastada, y en estas condiciones las tareas de salvamento son muy complicadas y la recuperación de los centros culturales queda supeditada a las tareas de rescate de las personas y la reconstrucción de los servicios fundamentales, tales como hospitales, comunicaciones, suministro de agua y electricidad. Sólo el trabajo en concordancia con otros centros culturales, aplicando un plan regional que marque directrices y prioridades, dará alivio a la situación vivida.

5. Clasificación de los desastres por su naturaleza

La naturaleza o factores que provocan daño en los archivos son: • El fuego. • El agua. • Fuerzas de la naturaleza. • El hombre.

6. Desastres provocados por el fuego

Uno de los sucesos más traumáticos a los que puede enfrentarse un archivo es el fuego, ya que éste genera una reacción química violenta liberando gran cantidad de calor, produciendo grandes volúmenes de humo tóxico y hollín. En un archivo, el fuego puede generarse en las instalaciones eléctricas o en determinados equipos, tales como cocinas, estufas y calderas. Los cigarrillos mal apagados son los responsables de numerosos incendios y, a veces, se provoca en forma intencional.

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A los daños propios del incendio habrá que sumar una serie de elementos destructivos por los efectos del fuego, tales como la caída de estanterías y mampostería. El edificio requiere de un plan permanente de mantenimiento intenso y minucioso que prevenga los daños ocasionados por la fatiga del material, acumulación de contaminantes y la aparición de grietas en las paredes y techos.

Causas de los incendios Numerosos estudios realizados por personas especializadas en siniestros han demostrado que las causas comunes de incendios tienen su origen en:

Falta de orden y limpieza • Materiales acumulados que reducen la correcta circulación. • Falta de limpieza en maquinarias y armaduras de techos. • Acumulación de desperdicios combustibles, tales como

cartones, trapos, aceite, grasa, etc. • Pastos secos y malezas cerca de los edificios.

Cigarrillos y fósforos Las colillas de cigarrillos son una de las mayores causas de incendio, razón por la cual resulta extremadamente riesgoso fumar en lugares donde se trabaja o donde se almacenan productos inflamables. En los archivos debe estar prohibido fumar.

Líquidos inflamables En el caso de los archivos, los líquidos que se utilizan para la restauración de documentos deben mantenerse en lugares aislados y en los recipientes aptos para contener los líquidos correspondientes. Si es necesaria la utilización de barniz, pintura y disolventes en el lugar de trabajo, se mantendrán solamente las cantidades suficientes para la tarea diaria en recipientes y alejados de fuentes de calor.

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Instalaciones eléctricas Las instalaciones eléctricas generales de un edificio, si han sido bien proyectadas, no deberían manifestar problemas. No obstante, deben ser correctamente mantenidas, evitando el contacto de conductores positivos y negativos, como así también evitando la posibilidad de que un conductor positivo toque elementos metálicos. Nunca se debe aumentar la cantidad de artefactos de consumo -tales como lámparas, fotocopiadoras, motores, etc.- si no estaban previstos. Asimismo no se deben colocar triples en los tomacorrientes, ya que el conjunto de aparatos conectados en un mismo enchufe provoca el aumento de temperatura del conductor eléctrico de alimentación, pudiendo dar lugar a la inicio de un incendio. Es importante, también, controlar que los tornillos que ajustan al tomacorriente no se aflojen.

Tramos de chimenea Los que ya se encuentran en el interior del edificio serán tan cortos como sea posible y estarán separados de cualquier material combustible por una distancia que triplique su diámetro.

Cañerías de vapor y agua Las cañerías de vapor y agua caliente deben ser instaladas alejadas de cualquier material combustible.

Electricidad estática La electricidad estática es causa de numerosos incendios. Todos los tratamientos y movimientos relativos entre cuerpos son capaces de generar electricidad estática, generando chispas que, por la descarga que producen, pueden provocar la súbdita ignición o explosión de vapores o gases inflamables.

Calefacción central Los sistemas de calefacción central no suelen generar incendios, y lo mismo puede decirse de los que funcionan a base de gas, siempre y cuando su instalación haya sido efectuada con todas las condiciones de seguridad.

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Artefactos portátiles Los artefactos portátiles de calefacción, tales como estufas y caloventores, no deben utilizarse en los archivos, puesto que por descuido pueden caer sobre los documentos o no ser apagados cuando el personal se retira de su lugar de trabajo.

Tableros eléctricos En todos los casos deben instalarse en lugares secos y limpios, con espacio suficiente para que, en caso de necesidad, el técnico pueda trabajar con comodidad. Nunca utilice este espacio para guardar escobas, plumeros o cualquier otro elemento.

Prevención de incendios

• Realizar inspecciones periódicas del edificio y los materiales de construcción.

• Realizar los arreglos necesarios. • Revisar constantemente las instalaciones eléctricas,

realizando el reemplazo del material que se encuentre en mal estado.

• Evitar la acumulación de desechos de construcción: podemos mencionar los mobiliarios, maderas y pinturas.

• Construir muros y accesos cortafuegos. • Disponer de un sistema de detección de fuego y controlar

las cargas de los matafuegos. • Mantener el orden y la limpieza. Es importante tener a

mano y en óptimas condiciones todo lo necesario para el trabajo diario.

• Limpiar cualquier líquido que se encuentre derramado en el piso.

• Los cables y los enchufes deben encontrarse en buenas condiciones.

• Respete y hacer respetar las indicaciones de PROHIBIDO FUMAR.

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• Si se percibe olor a gas, buscar la pérdida con agua jabonosa, cerrar la llave de paso y de aviso a los especialistas.

• No obstruir los accesos a los matafuegos. • No obstruir pasillos, escaleras ni puertas de emergencia. • Los combustibles deberán guardarse en recipientes

cerrados para evitar que se mezclen con el aire. Asimismo alejar los productos de toda fuente de calor.

• Preparar y divulgar un plan de evacuación del edificio. • Al final de la jornada, dejar el puesto de trabajo en las

condiciones en las que gusta encontrarlo. Recordar que el orden y la limpieza son parte del trabajo.

• No olvidar que el edificio requiere de un plan permanente intenso y minucioso tendiente a prevenir daños ocasionados por la fatiga del material, acumulación de contaminantes y aparición de grietas en las paredes.

6.1. Modo de proceder en el caso de incendio

En caso de tener que enfrentar un incendio deberá seguir las siguientes normas generales:

• Ante un principio de incendio evitar el pánico y planificar el escape.

• Dar aviso de inmediato. • Alertar a las demás personas del piso. • Cerrar las puertas y rejillas de ventilación de ventanas. Así

se evitará la propagación del fuego. • Apagar los equipos eléctricos. • Tomar el matafuego más cercano que sea adecuado para

el tipo de incendio y llevarlo hasta el lugar donde se encuentra desencadenándose el siniestro. Accionar el matafuego sobre el fuego a una distancia cercana, cuidando de no lesionarse.

• Esperar la llegada de la brigada de incendios y seguir las indicaciones de la autoridad.

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• Gatear por debajo del humo y, si la ropa se prende fuego, tirarse al suelo y rodar.

• Si es necesario evacuar el edificio, utilizar siempre las escaleras de emergencia para llegar a la planta baja. Descender siempre (nunca el recorrido debe ser ascendente, salvo en el sector garaje si éstos estuviesen ubicados en profundidad).

• No correr, sino caminar normalmente. • No transponer ventanas. • No transportar bultos. • No regresar al edificio una vez que se lo ha abandonado. • Si uno se encuentra en la cochera, no retirar el vehículo:

subir por la escalera y retirarse por planta baja. • Una vez lograda la extinción del incendio, se recomienda

no abandonar la zona, conservando la vista en el lugar del incendio para poder dar comienzo al relevamiento de daños.

6.2. Matafuegos. Modo de uso

Para el apagado de un incendio utilizando matafuegos se debe proceder a sacar el pasador del seguro y presionar la palanca que permite la salida del polvo. En los modelos ABC es posible la regulación de la intensidad de salida, y es importante saber que el gas nitrógeno es el que se utiliza para mantenerlo bajo presión. Recordar que se debe realizar un movimiento de vaivén en la extinción y siempre debemos colocarnos de espalda al viento. Nunca se utilizará un matafuego que contenga agua para apagar incendios de equipos o instalaciones eléctricas. En este caso utilizar matafuegos clase C.

6.2.1. Características de funcionamiento de matafuegos

Los matafuegos son efectivos sólo en las primeras instancias de un fuego, siendo su eficacia mayor cuando más rápido se hace

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uso de ellos y cuando la persona posea los conocimientos adecuados para su uso. Las características son las siguientes:

• El tiempo de duración de extinción de los matafuegos varía entre 20 segundos a 1 minuto.

• El alcance del material extintor (dióxido de carbono, agua, polvo químico, etc.) que sale del matafuego varía de 2 a 7 metros.

• Los matafuegos que sirven para extinguir más de una clase de fuego están identificados con las letras correspondientes.

• Los equipos de agua o de espuma bajo presión tienen un manómetro cuya aguja indica la aptitud de funcionamiento del mismo en cuanto esta indique el rango de operación verde.

• Los extintores de polvo químico ABC o multipropósito se hallan sometidos a presión permanente y, cuando este agente entra en contacto con las brasas, se produce un película de polvo fundido que sofoca el combustible encendido.

7. Desastres provocados por el agua

Su aparición suele estar relacionada con una rotura de cañería o, en mayor medida, a incendios o desastres naturales como los huracanes, lluvias torrenciales y sus consecuencias: las inundaciones. Los efectos de una inundación en los archivos es caótica, ya que el agua arrastra el lodo que arruinará por completo los equipos electrónicos y la documentación. Esta última se compactará debido a la absorción del líquido, provocando el reblandecimiento de las colas de encuadernación y de las emulsiones fotográficas. Posteriormente aparecerán los hongos con los que habrá que dedicar mucho esfuerzo en la recuperación.

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Prevención Es muy difícil prevenir una inundación que procede del exterior por el efecto de las fuerzas de la naturaleza. El daño disminuirá si se cuenta con una construcción sólida a base de hormigón armado y su diseño ha contemplado sobreelevarse del nivel del piso. Las inundaciones debidas a cañerías rotas no deberían existir, ya que en el depósito no deben instalarse ningún tipo de tuberías que conduzcan agua. En el resto del edificio de archivo se deberán extremar las precauciones para que no ocurra tal siniestro, contemplando un plan de mantenimiento preventivo.

8. Desastres provocados por las fuerzas físicas de la naturaleza

8.1. Movimientos telúricos

Los terremotos provocan con frecuencia la destrucción total, tales como los materiales utilizados para la edificación, documentación contenida en los archivos y la vida de los ocupantes. Durante los terremotos, las estructuras se encuentran en colapso debido al estremecimiento, la ruptura y abertura de grietas en el suelo y paredes. El retorcimiento de la estructura acarrea daños en las instalaciones, pudiendo ocurrir cortocircuitos y rupturas en las tuberías hidráulicas, de aguas limpias y residuales. Un temblor de magnitud 4.0 y 5.0 en la escala de Richter no suele causar daños importantes, pero a partir de 5.1 el edificio y sus ocupantes corren un serio peligro. Un terremoto de 7.0 puede llegar a destruir un edificio.

Medidas de prevención

a. Los edificios deben poseer características antisísmicas y contener mobiliario adecuado para minimizar y reducir cuanto sea posible los riesgos de deterioro de los documentos que se resguardan. Son muy importantes las

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columnas de anclaje para soportar las cargas laterales y de alzamientos.

b. Las estanterías deben estar bien sujetas para evitar que se desplomen fácilmente.

c. Las instalaciones eléctricas y de iluminación también se pueden ver afectadas, y deberán estar correctamente colocadas. Bajo ningún punto de vista se encontrarán cables colgando o sueltos en el piso.

d. Las tuberías hidráulicas y sanitarias pueden quebrarse a causa de un desplazamiento y provocar inundaciones, y es por esto que se recomienda que el área de depósito esté libre de ellas.

8.2. Huracanes y tormentas

Los huracanes se forman a partir de remolinos en las mareas tropicales y, una vez formados, van creciendo y llegan a cubrir áreas de mil kilómetros de diámetro girando a grandes velocidades. Las tempestades se mueven generalmente a velocidades de entre 40 y 64 kilómetros por hora, pero pueden permanecer estacionados, cambiar de dirección y aumentar la velocidad, pudiendo los vientos superar los 320 km/h. La caída de granizo se encuentra siempre asociada con la tempestad. Un tornado o un huracán provocarán el derrumbamiento de techos, muros y estanterías, con roturas de cañerías y de instalaciones eléctricas. La documentación caerá al suelo, produciéndose daños difíciles de reparar tales como desgarros, perdida de legibilidad, erosiones en las superficies de los registros magnéticos, fotográficos o en vídeo discos, etc.

Medidas de prevención

• Construir el edificio con materiales que resistan la tensión ocasionada por los fuertes vientos.

• Para la construcción de los techos se recomienda utilizar vigas de cemento y descartar las de madera.

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• Limitar el número y tamaño de las ventanas. • Los techos deben contar con buenos drenajes con una

pendiente considerable. • Instalar los correspondientes pararrayos. • Instalar sistemas de detección y extinción de incendios. • Contar con conexiones eléctricas, sanitarias e hidráulicas

apropiadas.

9. Desastres causados por el hombre

El hombre puede causar cotidianamente grandes daños a los edificios de archivo, a los documentos y a los propios usuarios.

9.1. Contaminación

Uno de los mayores peligros es la contaminación externa e interna: Contaminación externa: en los centros urbanos e industriales, el aire contiene gran diversidad de partículas y gases nocivos tales como el dióxido de azufre, el ozono, el dióxido de nitrógeno, la salinidad del ambiente y el polvo. Medidas de prevención: El polvo puede reducirse cerrando las ventanas e instalando filtros. Es indispensable realizar un plan de limpieza en seco semanal para eliminar el polvo de los documentos y las unidades de conservación. Contaminación interna: en el interior del edificio de archivo funcionan diversos servicios, tales como los laboratorios de microfilmación y de fotografía que emplean máquinas y agentes químicos. Éstos liberan gases y vapores nocivos que afectan a la salud de las personas y de los documentos. Medidas de prevención:

• Evitar el uso de cortinas, alfombras, aglomerados y fibra de vidrio.

• Cuando se realice la desinfección es imprescindible solicitar compuestos químicos que no dañen a los documentos.

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• Cuando se trabaje con agentes contaminantes, lo correcto es llevar estos gases nocivos al exterior por medio del proceso de extracción.

• Se deberá tener un especial cuidado con las pinturas: las que tienen base de látex y acrílico son generalmente seguras, no así las de aceite, que liberan materiales orgánicos volátiles durante el proceso de secado. Esos compuestos pueden ser extremadamente corrosivos, por lo que deben ser evitados.

9.2. Robo o vandalismo

Por desgracia, estas acciones ocurren en los archivos, y es por esto que se deben instalar medidas de seguridad tales como:

• Dotar la entrada y salida del edificio de vigilancia permanente.

• El ingreso a todas las áreas debe ser controlado y restringido en el horario que se estime.

• Mantener informado al personal en forma permanente sobre los controles realizados a los usuarios.

• Instalar las alarmas necesarias según la zona a controlar.

10. Conflictos armados

Se trata de situaciones que ocasionan grandes destrozos a los edificios y pérdidas humanas. Por supuesto, los documentos no quedarán exentos del desastre. Medidas de prevención:

• Los edificios de archivos deben estar localizados fuera de zonas militares o áreas que puedan ser consideradas blancos de guerra.

• En caso de proximidad a un conflicto armado, si es que el depósito de archivo se encuentra en pisos superiores del edificio, se deberá proceder a trasladar los documentos a la parte inferior del mismo y reforzar la seguridad.

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11. Programa de prevención de desastres

Trabajar para la creación de un programa de prevención de desastres no es tarea fácil. Se destaca que, mientras más grande es la institución, más dificultades se presentarán. Es importante planificar los modos de actuar en cada caso según el siniestro ocurrido, siendo fundamental la diagramación de funciones y coordinación de los diferentes miembros que conformen el equipo de trabajo.

11.1. Personal implicado en el plan

Al organizar un equipo de trabajo tendiente a hacer frente a un siniestro con efectividad se deberá prever la cantidad de personal necesario y la preparación que se deberá llevar a cabo para actuar eficazmente en el momento necesario. Podemos mencionar los siguientes integrantes: Coordinador de desastres: esta persona deberá poseer amplios poderes para la toma de decisiones y conocerá la importancia de las diferentes series conservadas en el archivo. La persona indicada para esta función debe ser un profesional de la ciencia de la archivología. El coordinador seleccionará a los integrantes de los grupos de trabajo, asignándole a cada uno las funciones, las que deberá cumplir llegado el momento. Entre las decisiones que deberá tomar el coordinador se encuentran:

• Dar la voz de alarma a todas las personas que se encuentren trabajando en la zona.

• Llamar a los servicios de emergencias externos a la institución, tales como bomberos, cuerpos de seguridad, agencias de gobierno o instituciones análogas.

• Saber transmitir optimismo manteniendo la calma y el clima de trabajo.

• Coordinar actividades de rescate.

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• El traslado a zonas seguras de las series que han sido afectadas.

• Informar al resto de los empleados de la empresa sobre lo sucedido.

• Efectuar los trámites pertinentes con las aseguradoras. Personal especialista: este profesional deberá tener amplios conocimientos de los cuidados que se deberán tener para el manejo de la documentación que ha sido dañada y para poner en ejecución los métodos de restauración que se necesiten. Es deber de esta persona informar constantemente al coordinador sobre las actividades llevadas a cabo. Personal de seguridad o vigilancia: si el archivo cuenta con este tipo de personal, se lo deberá incluir en el plan, ya que su presencia es de vital importancia debido a que los desastres generalmente suelen ocurrir en hora de baja presencia de personal en el edificio. Los vigilantes son generalmente los que darán la voz de alarma y activarán la cadena de comunicaciones, los que deberán poseer actitudes especiales para la toma de decisiones en situaciones críticas y tener conocimiento de los métodos adecuados para la resolución de problemas en sus inicios. Encargado de mantenimiento: será la primera persona encargada de evaluar las condiciones del edificio y de los posibles riesgos, y deberá coordinar los trabajos de los técnicos tales como plomeros, gasistas, electricistas, etc. Asimismo será quien dará las órdenes oportunas para cerrar una vía de agua o crear corrientes de aire que posibiliten el secado de la documentación. Esta persona es la encargada del almacén donde se guardarán los materiales y elementos necesarios para los primeros trabajos que se implementarán. Personal administrativo: los empleados deberán recibir una adecuada formación para conocer sus responsabilidades dentro del plan de salvamento de documentos. Cada grupo formado contará con un responsable, que se encargará de coordinar las tareas y transmitir los resultados al coordinador general.

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En el caso de los archivos que posean poco personal, no se deberá descartar la posibilidad de incluir en el plan a personas voluntarias, que de forma desinteresada se ofrezcan ante la eventualidad de un desastre.

11.2. Definición del plan para prevenir el desastre

El plan para realizar acciones frente a un posible desastre debe ser realista y adaptado a cada tipo de archivo en particular. De nada sirve una planificación excesivamente detallada con objetivos muy complejos si, ante la carencia de medios o de personal, no se puede realizar lo planificado. Por ello, el coordinador general deberá implementar elementos a medida que avance la evaluación del plan analizando cuestiones, tales como el personal con que se puede contar y las partidas presupuestarias para la realización de mejoras en el edificio, o también la colocación de alarmas contra incendio y robo o disponer el cambio de cañerías antiguas. Todo plan de prevención de desastre debe tener en cuenta lo siguiente:

a) Selección de series prioritarias: efectuar una valoración de la documentación más valiosa que contiene el archivo para saber las prioridades en el salvamento. También se tendrá en cuenta si dentro de la serie existen unidades más importantes que otras. Se deberá prever, para la documentación de conservación permanente, un fácil acceso hacia ella para poder actuar debidamente en caso de siniestro. Asimismo, este tipo de documentación deberá detallarse en un plano para que en la emergencia cualquier personal sepa las prioridades de salvamento.

b) Estado de las Instalaciones: se deberá ser consciente de si se cuenta con un edificio moderno y bien equipado o si, por el contrario, es viejo y obsoleto.

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Cuando el edificio no es lo suficientemente confiable para el resguardo documental se deberá encarar aspectos tales como:

• Reformas necesarias. • Las limitaciones estructurales. • Limitaciones legales para una posible transformación

edilicia. • Barreras arquitectónicas para el acceso al archivo. • Espacios libres para las tareas de salvamento y

recuperación. • Zonas con mayor seguridad para el almacenamiento de

documentación valiosa. c) Evaluación del estado de la documentación y posibilidades de

recuperación: dependiendo del tipo de siniestro, se deberá especificar si es posible la recuperación y los costes que demandaría. Es importante analizar si se puede realizar copias de seguridad, todo ello tendiente a la prevención de daños irreparables.

d) Evaluación de otros elementos que no sean documentos para incorporar a la recuperación: efectuar un estudio que indague acerca de si el edificio constituye un bien de interés cultural, si los muebles o enseres poseen valor histórico o artístico. Si este último es el caso, detallar cuáles son sus dimensiones y el peso que tiene cada uno, haciendo constar por escrito la necesidad de ponerlos a salvo con facilidad en caso de emergencia.

e) Recursos económicos para realizar obras de prevención: en este caso se debe analizar si las propuestas de modificación edilicia pueden ser llevadas a cabo al momento de ser detectadas o, por el contrario, si deben ser escalonadas, para lo cual se deberán detallar las reformas más urgentes. Se deberá tener presente si se pueden solventar gastos con financiación externa.

f) Recursos humanos para el desarrollo del plan: es necesario saber con exactitud con cuántos efectivos se puede contar, si existen trabajadores con experiencia en planificación o, en caso negativo, si se puede contratar a algún experto. Por

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sobre todas las cosas es necesario saber si hay predisposición para encarar este desafío. Se deberá planificar quién va a coordinar los grupos y, en el caso de no contar con personal necesario, si es posible contar con voluntarios.

g) Dificultades burocráticas: se refiere a si realmente la dirección de la empresa está dispuesta a encarar este plan, si se cuenta con los recursos económicos para el pago de servicios, o si se deberá apelar a la voluntad de cooperación, pudiéndose efectuar convenios con base legal de cooperación con otras empresas.

h) Métodos para la recuperación de los documentos: se deberá prever si la recuperación de la documentación dañada se puede realizar en el propio archivo con la implicancia de tener equipos y personal necesarios o, en su defecto, con qué organismos se puede contar para la recuperación del daño producido en los documentos. Es importante saber con qué transporte se trasladará la documentación y cómo serán los procedimientos de restauración.

i) Comunicaciones y convenios con otras instituciones: en la cadena de comunicación es muy importante estipular quién llevará el mando de las acciones y, además, quiénes tendrán los números telefónicos en orden de prioridad y sustitutos en el caso de ausencia de algunos de los miembros. Los convenios deben realizarse por escrito para formalizar obligaciones entre las instituciones que se encuentren dispuestas a colaborar.

12. Acciones posteriores al desastre

Es importante que los profesionales archiveros tengan en cuenta cómo desarrollar las primeras acciones después de ocurrido el desastre. Estas tareas demandarán acciones inmediatas y precisas tales como:

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Estabilización del edificio y del entorno: los objetos dentro del edificio podrían estar contaminados, por lo que se recomienda no entrar al lugar si no tiene la vacuna antitetánica y no cuenta con los elementos necesarios tales como guantes, ropa protectora, casco y barbijo. Si se cuenta con la seguridad necesaria realice lo siguiente:

1. Identifique y separe los peligros estructurales, apuntale y refuerce los estantes.

2. Despeje los escombros del piso. 3. Reduzca de inmediato la temperatura y la humedad relativa

para evitar el moho. 4. Retire el agua estancada y vacíe los objetos que contengan

este líquido, retirando alfombras y muebles mojados.

Salvamento del documento en papel: el documento contenido en soporte papel es muy vulnerable, y actuar apropiadamente desde un principio es fundamental para la recuperación. Proceda de la siguiente forma:

1. Separe inmediatamente los documentos dañados de los intactos.

2. Recupere y rotule todos los pedazos de los documentos rotos y, posteriormente, revise diariamente los demás para verificar la presencia de moho. Si lo hay, maneje los objetos con mucho cuidado y aíslelos de los sanos.

3. Si en el edificio no hay un lugar seco, proteja todos los objetos con cubiertas plásticas holgadas.

4. Colocar los documentos horizontalmente en una superficie recta y seca.

5. No separe hojas mojadas. 6. Si se cuenta con medios es muy recomendable el proceso

de congelamiento hasta tanto se disponga de técnicos especialistas para la restauración correspondiente.

7. Para documentos encuadernados y libros, proceder de la misma forma recomendada en el punto anterior.

Fotografías: el soporte de las fotografías sufre mucho daño frente al calor y al agua. Como primera acción realice lo siguiente:

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1. Retire las cubiertas de plástico o papel y, si se encuentran enmarcadas, saque las fotografías.

2. Enjuague las fotografías con agua fresca y limpia. 3. No toque las superficies ni las seque. 4. Colóquelas horizontalmente sobre una superficie recta y

seca con la imagen hacia arriba. Registros electrónicos: para su movilidad siempre usar guantes para evitar el rayado. Nunca use herramientas ni tijeras magnetizadas. Disquetes:

1 Sacar el disquete de la cubierta y lavarlo con agua destilada y limpia.

2 Secar con toallas sin pelusa, dejar terminar de secar un tiempo y luego proceder a realizar una copia.

Cintas: mantener, en lo posible, limpia y seca la cinta, y dejar un tiempo prudente al aire.

Muebles: enjuague y limpie las superficies cuidadosamente con una esponja y seque al aire lentamente. La aparición de una capa blanca sobre la superficie no requiere atención inmediata. Metales: use guantes para tocarlos, enjuague y limpie con una esponja, y seque al aire.

13. Manual de prevención de desastres

Todo archivo debe contar con un manual de prevención de desastres, que deberá estipular todo lo desarrollado en este capítulo. En cuanto a la prevención de desastres, se debe tener un compendio de las acciones que se deben realizar en caso de emergencia. Dichas explicaciones deberán ser breves y esquemáticas. Todo manual debe contener lo siguiente:

1) Nombre y teléfono del Coordinador General. 2) Tareas asignadas a los diferentes grupos de trabajo. 3) Teléfonos de los diferentes servicios de emergencia. 4) Materiales existentes para la emergencia, con planos de la ubicación de extintores, martillos, palas, etc.

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5) Descripción breve y precisa de la documentación de valor trascendental. 6) Enumeración de los diferentes soportes de documentos, tales como papel, microfilm, CD, etc. 7) Modo de tratar la documentación en los primeros auxilios y cómo deben realizarse los traslados.

Tener escrito y aprobado por las autoridades de la empresa o institución un manual de procedimientos tendiente a la prevención de desastres, es fundamental para la seguridad del archivo. El manual será un fiel reflejo de la responsabilidad que se tiene, demostrando la seriedad en materia de seguridad laboral.

Bibliografía

FREDRIKS, Jorge Luis (1985) El deber de Seguridad en la Ley

de Contrato de Trabajo, Ed. Depalma, Buenos Aires.

Sanchez Hernampérez, Arsenio (2000) Manual de Planificación

y Prevención de Desastres en Archivos y Bibliotecas, Ed.

Fundación Histórica Tavera, Instituto de Seguridad Integral de la

Fundación Mapfre Estudios, Madrid.

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CCAAPPÍÍTTUULLOO VVII PPLLAANNOOSS YY EESSPPEECCIIFFIICCAACCIIOONNEESS

LLEEGGAALLEESS

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1. Introducción

Cuando el arquitecto ha realizado el diseño de un edificio de archivo, prepara la documentación que debe presentar a los organismos pertinentes para la aprobación. Nos estamos refiriendo a los planos, y lo que no se puede representar gráficamente se lo hace por medio de las especificaciones, que es la parte escrita que complementa a los planos.

2. Pliegos de condiciones técnicas

Se debe tener en cuenta que toda obra cuenta con pliegos de condiciones técnicas que son generales y particulares: Pliegos generales: suelen ser casi siempre de origen oficial. Por ejemplo, el organismo oficial de arquitectura de la provincia tiene un pliego base para todo tipo de obra. En los pliegos generales se destacan las normativas referidas a la característica del suelo, es decir la dureza que debe tener para poder soportar la edificación, como así también la cantidad de cemento, cal, arena, etc. que es necesaria para la construcción de la obra proyectada. Pliegos particulares: para la construcción de obras específicas hay pliegos que se encuentran separados de los generales. Mencionaremos a modo de ejemplo la construcción de diques y canales. En estos pliegos se agregan los ítems no previstos ya que, como lo hemos expresado, son para los casos de obras poco comunes. La edificación de un edificio destinado al archivo de documentos puede estar comprendida en estos pliegos particulares.

3. Parte legal

Cuando se va a comenzar una construcción se hace un contrato de locación de obra cuyas partes principales son: Objeto del contrato: se describen las obligaciones que van a contraer las partes interesadas.

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Descripción: enmarca cómo se va a realizar la obra y hace referencia a la documentación gráfica (planos) y a la escrita, que también pasa a ser parte integrante del contrato. Pautas de incumplimientos: se especifican cláusulas por si no se cumple con lo convenido, estipulando plazos y penalidades.

Otras de las tareas que debe realizar el arquitecto son: Registro de etapas de la construcción: consiste en asentar en un escrito cómo se va desarrollando la obra en base a un detallado programa realizado previamente Presupuesto: para su realización se determina el valor global de toda la construcción, teniendo en cuenta los gastos que demandarán la mano de obra (cómputos de jornales), los materiales y los gastos generales (esto último es todo aquello que representa la administración de la obra que oscila entre un 10 y 20% del monto básico). Hecho el cómputo, surgirán los porcentajes a determinar por cada tarea y, además, el tiempo que demandará la obra. Esto surgirá en función de la suma de todos estos ítems.

4. Código de edificación y fraccionamiento del suelo

No es la intención de este libro dar a conocer detalladamente las normativas vigentes para efectuar un proyecto para la construcción de un edificio, tarea que le incumbe al arquitecto de acuerdo a las leyes vigentes de cada país. Lo que se hace es presentar un pantallazo general de las normativas vigentes en la ciudad de Córdoba, Argentina, con el objetivo de tener un ejemplo para informarnos. Conocer las disposiciones nos permitirá poder dialogar con el profesional que se encuentre a cargo en el proyecto, para de esta forma poder sugerir o consultar dudas que se nos puedan presentar. El código de edificación y fraccionamiento del suelo que rige en Córdoba se encuentra compuesto por una serie de ordenanzas que regulan la construcción edilicia en la ciudad.

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4.1. Ordenanza 8060/85

Regula el fraccionamiento de tierras en todo el ejido municipal de la ciudad de Córdoba, dividiendo a la ciudad en zonas a las que se aplican en forma diferenciada las presentes normas. Estas disposiciones aseguran el correcto ordenamiento de la ciudad tendiente al aprovechamiento de las infraestructuras existentes, preservando áreas de interés natural, paisajístico e histórico. Se especifican, además, los términos que deberán respetar los profesionales de la construcción. Asimismo estipula cómo y dónde realizar las presentaciones de los proyectos ante los entes administrativos correspondientes. También especifica las penalidades por infracciones: “Los responsables de ventas a terceros de parcelas provenientes de fraccionamientos que no estuvieren debidamente aprobados de conformidad a las disposiciones de la presente Ordenanza, sin perjuicio de las sanciones que correspondieren conforme a normas vigentes de diversa jurisdicción, serán pasible de multa que llegará al máximo establecido por la Ley Orgánica Municipal por cada parcela que hubiere vendido”.

4.2.Ordenanza Nº 673/62

Aprueba el Código de Edificación de la Ciudad de Córdoba. Las disposiciones de este código alcanzan a los asuntos que se relacionan con la construcción, modificación, ampliación, demolición, inspección, reglamentación de la ocupación, uso y mantenimiento de edificios. Se aplicarán por igual a los edificios públicos y particulares en el espacio urbano comprendido en el ejido municipal de la Ciudad de Córdoba. Clasificaciones de los edificios: esta ordenanza estipula una clasificación de los edificios según su destino y su capacidad, expresando que todo edificio, nuevo, existente o parte, ampliación, refacción o modificación parcial o total a los efectos de la aplicación de este Código se clasificará total o parcialmente en uno o varios de los siguiente tipos.

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Tipos de Edificios Capacidad en M² por persona Edificios residenciales 12 Edificios institucionales 16 Edificios para reunión bajo techo o al aire libre: a) Museos b) Bibliotecas c) Locales de reunión con asientos fijos individuales d) Locales de reunión con asientos fijos corridos

8 8

(de acuerdo al número de asientos)

0,50 m (lineal de asiento)

Auditorios 1 Edificios de oficinas 9 Edificios mercantiles 3 Edificios industriales 15 Edificios para depósito 30 Edificios para uso peligroso 15 Edificios educacionales 1,50 (de la superficie de aulas)

Nota: como la normativa no lo manifiesta, se aconseja tomar el ejemplo de museos y bibliotecas, para ser aplicados a los edificios para archivos.

Iluminación, ventilación y altura de los locales: especifica los conceptos a tener en cuenta para la correcta iluminación de los locales. En cuanto a la ventilación, se exponen los casos en que se necesitará ventilación artificial además de la ventilación natural exigida, como así también se habla de la ventilación de baños o cocinas ubicadas en sótanos o planta baja, que se hará por medio de una salida a la vía pública a través de un caño 2m por encima del nivel de la vereda como mínimo.

Tablas de alturas mínimas: la determinación del destino de cada local será la que lógicamente resulte de su ubicación y dimensiones, y no la que arbitrariamente pudiera ser consignada en los planos. La altura de los locales corresponderá a las condiciones de iluminación y de ventilación indicada para ese espacio. Estas alturas podrán ser disminuidas siempre que, a la vez, sean aumentadas las condiciones de iluminación y ventilación exigidas. La altura mínima de cualquier local no será inferior a los 2,20m.

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Medios de evacuación: a los efectos de su dimensionado, se consideran las puertas en general, pasajes, pasillos pasos o galerías, escaleras, escaleras mecánicas, rampas y ascensores.

Tipos de puertas de salida en general: se clasifican en puertas para abrir en un solo sentido (se permitirán en todo tipo de edificios, menos en los de reunión), puertas tipo vaivén (se permitirán en todo tipo de edificios y serán permitidas para los edificios de reunión y galerías o pasajes de uso público), puertas giratorias (únicamente para edificios residenciales, de oficinas o mercantiles). No se consideran puertas de salida las del tipo corredizo.

Servicios sanitarios: todo edificio destinado a la ocupación humana deberá tener un local de salubridad que contará, por lo menos, con un inodoro y un lavatorio, que serán independientes de los locales de trabajo o permanencia. Sus puertas impedirán la visión del interior. Los edificios que alojen personas de ambos sexos deberán tener servicio de salubridad separados por sexo.

Surtidores de agua: la colocación de surtidores de agua para beber será obligatoria en los casos de edificios de reunión bajo techo (excepto iglesias). Se colocarán bebederos distribuidos de manera tal que, horizontalmente, la mayor distancia a recorrer desde cualquier lugar sea de 50 metros.

Edificios existentes: todo propietario está obligado a conservar cualquier parte de los edificios en perfecto estado de solidez e higiene, a fin de que no pueda comprometer la seguridad, salubridad ni la estética. El aspecto exterior del edificio se conservará en buen estado por renovación del material, revoque o pintura. Todo propietario o usuario, según corresponda, está obligado a mantener en buen estado de funcionamiento las instalaciones exigidas para la prevención de incendios.

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4.3. Ordenanza Nº 8057/85

Áreas especiales: son aquellas caracterizadas por sus condiciones funcionales, paisajísticas, ambientales y/o históricas, que requieren un estudio urbanístico especial e integral que posibilite ordenar, proteger y promover sus valores debido al significado y/o impacto de las mismas sobre áreas inmediatas y el conjunto del área central de la ciudad.

4.4. Ordenanza Nº 11131/06

Instalaciones fijas para extinción de incendios: a) Todo edificio entre 25 y 38 metros de altura llevará una

cañería de agua conectada en su extremo superior con el tanque sanitario y en el inferior con una boca de impulsión en la entrada del edificio, y demás exigencias por planta, de acuerdo a los requerimientos de la Dirección de Bomberos de la Provincia de Córdoba o quien la reemplace en el futuro.

b) Para todo edificio que supere los 38 metros de altura, además de lo establecido en el inciso a), se protegerán los medios de escape con sistema de rociadores automáticos completado con avisadores y/o detectores de incendio.

c) Para edificios de 21 metros o más de altura se contará con una reserva de agua de uso exclusivo contra incendios, cuando lo indique la Dirección de Bomberos de la Provincia de Córdoba o quien la reemplace en el futuro.

d) Todo edificio con afluencia masiva de público o de uso industrial deberá contar con reserva de agua contra incendios e instalación fija presurizada conforme a los requerimientos e informe final de obra de la Dirección de Bomberos de la Provincia de Córdoba o quien la reemplace en el futuro.

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Ingresos y salidas Las salidas en general estarán en lo posible alejadas unas de otras, y las que sirvan a todo un piso se situaran de manera que favorezcan la más rápida evacuación. Todo punto ubicado en pisos superiores y entrepisos distará no más de 40 metros a una caja de escalera o salida segura y, en planta baja, a una salida que conduzca a la vía pública, medidos a través de una línea de libre trayectoria. Esta distancia se reducirá a la mitad en subsuelos. En caso de superponerse un medio exigido de egreso con la entrada y/o salida de vehículos, se acumularán los anchos exigidos. En los accesos vehiculares habrá, a su vez, un espacio de circulación peatonal diferenciado del vehicular, ya sea por desnivel de paso, baranda, etc., con un ancho mínimo de 0.60m. No obstante, deberá contarse con una salida de emergencia independiente.

Puertas giratorias: se podrán usar puertas giratorias únicamente en edificios residenciales, de oficinas administrativas y mercantiles. El diámetro mínimo de toda puerta giratoria será de 1,65m. Las puertas giratorias no serán consideradas como integrantes de los medios de escape.

Ancho de puertas de salida: el ancho mínimo de puertas de salida será de 1,50m.

Bibliografía

Código de Edificación y Fraccionamiento del Suelo – Anexos Gráficos – Ordenanzas Nº673/62 y Modificatorias 5922/72 – 6032/73 – 7421/81 – 8057/85 – 8060/85 y 11131/06.

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BIBLIOGRAFIA GENERAL

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URL: http.//www.es.wikipedia.org/wiki/Ergonomía (Consulta: 16/05/2012)

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CAPÍTULO I CONCEPTOS GENERALES DE LA ARCHIVECONOMÍA

1. Significado actual de la palabra archivo ................................................... 12 2. Definición de archiveconomía ................................................................... 12 3. El rol del archivero, arquitecto e ingeniero ............................................... 14 4. Historia del edificio de archivo .................................................................. 16 4.1 Tipos de archivos según la época .......................................................... 17 4.2. Edad Antigua ......................................................................................... 17 4.3. Edad Media ............................................................................................ 19 4.4. Edad Moderna ....................................................................................... 21 4.5. Edad Contemporánea ............................................................................ 22 5. El edificio de archivo ................................................................................. 23 5.1 La función del edificio de archivo ............................................................ 25 5.2. Características del edifico público ......................................................... 26 5.3. Las oficinas de archivos ......................................................................... 27 6. Diseño estructural del edificio ................................................................... 29 6.1. Historia………………………………………………………………………..29 6.2. El proceso del diseño estructural ........................................................... 30 6.3. Subdivisión del proceso de diseño ........................................................ 31 6.4. El diseño de estructuras. Las cargas ..................................................... 32 6.5. Consideraciones generales sobre cargas ............................................. 34 6.6. Las sobrecargas .................................................................................... 35 7. Medidas para la construcción de un edificio de archivo…………………..35 7.1. Materiales estructurales ......................................................................... 36 7.1.1. El suelo como material estructural ...................................................... 36 7.1.2. Tipos de suelos ................................................................................... 37 7.1.3. Efectos no estructurales ..................................................................... 37 7.2. Sistemas de construcción ...................................................................... 37 7.2.1. Cimientos ....................................................................................... 37 7.2.2. Las paredes exteriores ....................................................................... 38 7.2.3. Los pisos ....................................................................................... 38 7.2.4. Las cubiertas ....................................................................................... 39 7.2.5. Pinturas ....................................................................................... 40 7.2.6. Aberturas ....................................................................................... 40 7.2.7. Divisiones interiores ............................................................................ 41 8. Mantenimiento del edificio ........................................................................ 42 8.1. Habitabilidad del edificio. Condiciones de confort y calidad ambiental . 42 9. Patología edilicia ....................................................................................... 43 9.1. Modo de enfrentar la lesión edilicia ....................................................... 44 9.2. Organismos patológicos ........................................................................ 45 9.3. Diferencia entre conservación y restauración ........................................ 45

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10. La implementación de la maqueta de estudio ........................................ 46 10.1. El proyecto de la maqueta ................................................................... 47 10.2. Relación entre maqueta y usuarios ..................................................... 47 Bibliografía ....................................................................................... 48

CAPÍTULO II BIENES INMUEBLES. EL EDIFICIO DE ARCHIVO

1. La ciudad ............................................................................................. 52 1.2. Desarrollo urbano en la ciudad de Córdoba, Argentina ........................ 53 1.3. La ciudad y su relación con la historia ................................................... 56 2. Patrimonio ............................................................................................. 57 2.1. Patrimonio histórico ............................................................................... 57 2.2. La dimensión urbanística del paisaje en concordancia con la ecología y el patrimonio ............................................................................................. 58 3. Características arquitectónicas del edificio de archivo ............................. 60 3.1. El edificio. Concepto general ................................................................. 64 3.2. Factores a considerar para una correcta ubicación del edificio de archivo ....................................................................................... 65 3.3. Clasificación o tipos de archivos según su función ............................... 69 4. Sistemas constructivos del edificio de archivo ......................................... 70 5. Emplazamiento del edificio de archivo ..................................................... 74 5.1. Desarrollo horizontal .............................................................................. 74 5.2. Desarrollo en altura ................................................................................ 75 5.3. Desarrollo en subsuelo o en profundidad .............................................. 76 5.4. Previsiones de capacidad ..................................................................... 76 6. Características arquitectónicas de un depósito de archivo ...................... 77 6.1. Cuidados para la buena conservación de los documentos ................... 79 7. La planificación de un cambio de distribución .......................................... 79 Bibliografía ....................................................................................... 85

CAPÍTULO III ÁREAS DE ARCHIVOS. CIRCUITOS

1. Esquema de funcionamiento de archivo ................................................... 88 1.1 Área de depósitos documentales ........................................................... 88 1.2. Área de servicios técnicos ..................................................................... 89 1.3. Área privada ........................................................................................... 90 1.4. Área pública y de consulta ..................................................................... 92 2. Acceso al edificio de archivo ..................................................................... 95 2.1. Acceso para documentos ...................................................................... 95 2.2. Acceso para empleados ........................................................................ 95 2.3. Acceso para el público ........................................................................... 95

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3. Circuitos de archivo .................................................................................. 96 3.1. Circuitos cerrados al público .................................................................. 97 3.2. Circuitos entreabiertos al público ........................................................... 98 3.3. Circuitos abiertos al público ................................................................... 98 4. Instalaciones ....................................................................................... 99 4.1. Artefactos para el control ambiental ...................................................... 99 4.1.1. Aire Acondicionado. y/o aparatos deshumidificadores ..................... 100 4.1.2. Extractores eólicos ............................................................................ 102 4.1.3. Ventiladores de techo ....................................................................... 103 4.1.4. Calefacción ..................................................................................... 104 4.2. Artefactos para el control de incendios ................................................ 104 4.2.1. El hidrante ..................................................................................... 106 4.2.2. Sistema de extinción de incendios por gases .................................. 107 4.2.3 Recomendaciones generales ........................................................... 108 4.3. Sistemas de alarmas ........................................................................... 109 4.3.1. Instalaciones de alarmas contra incendios ....................................... 109 4.3.2. Recomendaciones para la instalación de detectores de humo ........ 110 4.4. Instalaciones eléctricas ........................................................................ 111 4.4.1. Iluminación ..................................................................................... 112 4.4.2. Luz natural ..................................................................................... 113 4.4.3. Luz artificial ..................................................................................... 116 4.5. Instalaciones de seguridad contra robos ............................................. 120 4.5.1. Modos de prevención ........................................................................ 121 4.6. Instalación de sistemas de comunicaciones ........................................ 122 5. Seguridad contra la flora y la fauna ........................................................ 122 6. Seguridad contra la polución atmosférica ............................................... 123 6.1. Modos de prevención ........................................................................... 124 7. Equipamientos e instalaciones especiales ............................................. 124 7.1. Sala de máquinas ................................................................................ 124 7.2. Equipamientos de traslados en archivos ............................................. 125 8. Acústica ..................................................................................... 125 8.1. Tratamiento acústico de edificios ........................................................ 126 8.2. Materiales para el acondicionamiento acústico ................................... 127 Bibliografía ..................................................................................... 128

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CAPÍTULO IV BIENES MUEBLES

MOBILIARIO DE ARCHIVOS

1. Mobiliario para archivos .......................................................................... 130 2. Tipos de materiales ................................................................................. 130 2.1. Materiales naturales ............................................................................ 130 2.2. Materiales artificiales ........................................................................... 131 3. Protecciones contra el deterioro ............................................................ 132 4. Características generales del mobiliario para archivo ............................ 133 4.1. Sistemas de ordenación ...................................................................... 134 5. Mobiliario para archivo según el sistema de ordenación ....................... 136 5.1. Mobiliario para el archivo horizontal o plano ....................................... 136 5.2. Mobiliario para el archivo vertical ........................................................ 136 5.3. Mobiliario para el archivo por suspensión ........................................... 136 6. Archivos rotativos .................................................................................... 138 6.1. Archivos motorizados abiertos en estanterías .................................... 138 7. Sistemas de estanterías ........................................................................ 139 7.1. Recomendaciones específicas para la instalación .............................. 140 8. Disposición de las estanterías dentro del depósito de archivo ............... 141 9. Sistema de estanterías deslizantes ........................................................ 142 9.1. Estanterías densas, móviles o compactas ......................................... 142 10. Estanterías metálicas modulares en entrepiso .................................... 144 11. Mobiliario para documentos especiales ............................................... 145 11.1. Filmotecas ..................................................................................... 145 11.2. Fototecas ..................................................................................... 146 11.3. Estanterías para documentos electrónicos ....................................... 146 12. Mobiliario para el resguardo de planos ................................................ 146 12.1. Mapotecas o planotecas ................................................................... 146 12.2. Porta planos vertical .......................................................................... 147 12.3. Porta tubos ..................................................................................... 147 13. Conservación de documentos ............................................................. 147 13.1. Los legajos ..................................................................................... 148 14. Mantenimiento y limpieza .................................................................... 149 15. Carros de transporte ............................................................................ 149 16. Muebles para edificios ......................................................................... 149 17. Requisitos de espacio para el personal ................................................ 150 Bibliografía ..................................................................................... 152

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CAPÍTULO V SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO

1. Introducción ........................................................................................... 154 2. Prevención de accidentes en tareas administrativas ............................. 155 3. Ergonomía ........................................................................................... 158 3.1. Diseño ergonómico de puestos de trabajo .......................................... 159 3.2. Alturas y posturas ............................................................................... 160 3.3. Manejo y transporte manual de cargas ............................................... 161 4. Desastres en archivos ............................................................................ 163 4.1. Elementos que identifican a los desastres .......................................... 163 4.2. Tipos de desastres .............................................................................. 164 5. Clasificación de los desastres por su naturaleza ................................... 165 6. Desastres provocados por el fuego ........................................................ 165 6.1. Modos de proceder en caso de incendio ............................................ 169 6.2. Matafuegos. Modos de uso.................................................................. 170 6.2.1. Características del funcionamiento de matafuegos .......................... 170 7. Desastres provocados por el agua ......................................................... 171 8. Desastres provocados por las fuerzas físicas de la naturaleza ............. 172 8.1. Movimientos telúricos .......................................................................... 172 8.2. Huracanes y tormentas ........................................................................ 173 9. Desastres causados por el hombre ........................................................ 174 9.1. Contaminación ..................................................................................... 174 9.2. Robo o vandalismo .............................................................................. 175 10. Conflictos armados .............................................................................. 175 11. Programa de prevención de desastres ................................................ 176 11.1. Personal implicado en el plan ........................................................... 176 11.2. Definición del plan para prevenir el desastre .................................... 178 12. Acciones posteriores al desastre ......................................................... 180 13. Manual de prevención de desastres .................................................... 182 Bibliografía ..................................................................................... 183

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CAPÍTULO VI PLANOS Y ESPECIFICACIONES LEGALES

1. Introducción .................................................................................. 186 2 Pliego de condiciones técnicas ......................................................... 186 3. Parte legal .................................................................................. 186 4. Código de edificación y fraccionamiento del suelo .......................... 187 4.1. Ordenanza 8060/85 ................................................................... 188 4.2. Ordenanza 673/62 ..................................................................... 188 4.3. Ordenanza 8057/85 ................................................................... 191 4.4. Ordenanza 11131/06 ................................................................. 191 Bibliografía .............................................................................. 192

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construir para conservar tesoros...archivo que, como se sabe, es parte la sociedad urbana. por ello,...

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