construcciÓn de obras pÚblicas y mejoras permanentes sr. charlie febus sepúlveda auditor senior...

CONSTRUCCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS Y MEJORAS

PERMANENTES

Sr. Charlie Febus SepúlvedaAuditor Senior

25 de abril de 2006

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006

Áreas a Cubrir

• Programa y objetivos

• Definición de términos

• Pruebas a realizar

• Experiencias del Auditor

• Hallazgos más comunes


Programa de Auditoría (LA-06A)

• Se utiliza como guía o modelo

• Puede ser modificado para ajustarlo a

la naturaleza de la unidad auditada.


Subdivisiones del Programa

• Construcción- Servicios Profesionales (LA-06B)

• Proceso de subasta• Proyectos realizados sin subasta• Construcción-Obras realizadas por

Administración Delegada (LA-06C)• Formalización del contrato• Órdenes de cambio


Cont. Subdivisiones del Programa

• Desembolsos

• Finalización del proyecto

• Otras pruebas a realizar

• Conclusión

• Comunicación a la gerencia


Objetivos del Programa

• Determinar si los procedimientos utilizados para realizar la obra están de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable. (Anejo 1-B)

• Identificar los indicadores de fraude que existan en los procesos.

• Determinar la comisión de irregularidades por parte de los funcionarios públicos y personas privadas a cargo del desarrollo de las obras.


Cont. Objetivos del Programa

• Determinar si los procedimientos utilizados en el otorgamiento de contratos de servicios profesionales están de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable.

• Determinar si los desembolsos se realizaron de acuerdo con lo establecido en el contrato y la reglamentación aplicable.

• Determinar si el contratista cumplió con todas las obligaciones, requisitos y especificaciones antes de emitir la carta de aceptación de la obra.


CONTRATO DE OBRAS


La Muestra (Paso 1-4)

Prepare una relación de los proyectos terminados y en proceso durante el período intervenido. (Anejo 2)Verifique los documentos de incorporación del contratista

Selección

Considere Querellas radicadas Denuncias en los medios de

comunicación Confidencias Presupuesto asignado para obras Importe individual de los

proyectos Órdenes de cambio emitidas

Demandas Pagos de penalidades Atrasos en el desarrollo

del proyecto Paralización del proyecto


Junta de Subastas (Paso 7-9)

• Obtenga una relación de los miembros de la Junta de Subastas y verifique que esté constituida conforme a la ley

• Funciones:– Recibe y evalúa las propuestas recibidas.– Hace las recomendaciones para la

adjudicación del contrato.


Expediente de la Subasta (Paso 10)

• Documentos básicos (Anejo 3)• Examine:

– Aviso de subasta• Periódico de circulación general• Anuncio (dentro del tiempo establecido)• Las especificaciones eran descriptivas• Fecha, hora, lugar y fianzas

– Actas• Descriptivas y detalladas• Miembros presentes, licitadores y sus firmas• Acuerdos tomados y razones para adjudicar• Encuadernadas y archivadas


Expediente de la Subasta

Documentos básicos:

• Propuestas o licitaciones y sus especificaciones

• Notificaciones de adjudicación

• Las fianzas requeridas

• Otros pormenores de actas

– Cuando se declara desierta una subasta y se autoriza al Director administrativamente comprar o adquirir el servicio debe ser aprobado por la Junta de Subastas y la Legislatura Municipal

– Si hubo un licitador agraciado se debe evaluar la razonabilidad de su oferta


Métodos de Adquisición de Servicios en la Contratación de Obras y Mejoras (Paso 7-19)

• Subasta pública o formal– Media un anuncio en la prensa

• Subasta por invitación– No media un anuncio en la prensa

• Sin subasta – Solicitud de propuesta

– Selección por partes (fracción) del proyecto


Subastas Pública (Formal – Paso 7)

• Se anuncie en un periódico de circulación general

• Se somentan licitaciones o propuestas que cumplan con:– las especificaciones

– las condiciones y demás requisitos establecidos en los documentos de subasta

– Las garantías establecidas • La obra se adjudique al mejor postor• Prepare un expediente del proyecto y de la subasta

ImporteAutenticidad


Sin Subastas (Informal – Paso 12)

• Determinar cuáles fueron las razones para no celebrar subasta (Paso 6)

• Fraccionamiento – examinar– Órdenes de cambio

– Otros contratos para trabajos relacionados

– Disponibilidad de fondos, fecha de los contratos, contratistas

• Confirme las cotizaciones

• Forma de adjudicación

• Fianzas y/o pólizas sometidas


Formalización del Contrato(Paso 20 al 25)

• Verificamos– Se formalizó por escrito antes de comenzarse

el proyecto

– Existían asignaciones presupuestarias

– Se registró (partida, fondo y año)

– Relación del contratista con la entidad

– Los Endosos y Permisos se obtuvieran antes de formalizar el contrato


Formalización del Contrato

•Verificamos–Aprobado por funcionario autorizado

–Anotado en registro de contratos del municipio y

fue enviado a la OCPR

–El Contrato concuerda con subasta y licitación

–Contiene las Fianzas y Pólizas requeridas

–Se indica claramente el lugar de proyecto

–Incluyeron las claúsulas requeridas


Cláusulas del Contrato de Obras(Paso 25-G)

• Fecha del contrato

• Seguro Social

• Vigencia

• Retención del 10%

• Penalidades

• Cláusulas sobre conflicto de intereses

• Otros (refiérase al Anejo 4 del Programa de Auditoría)


Radicación de Fianzas o Pólizas(Paso 25-D)

– Payment Bond - se compromete a pagar la labor y materiales utilizados en el proyecto.

– Performance Bond - asegura al dueño que el trabajo se va a completar según aparece en el contrato.

– Póliza del Fondo del Seguro del Estado - proteger a los empleados en caso de accidentes ocurridos en el trabajo.

– Otras• Verifique: radicadas antes de formalizar el

contratoAutenticidadEn original


Examen del Expediente de Obras(Pasos 26)

• Verifique documentos originales y examine:– Plano de construcción

– Estimado de costo del proyecto

– Condiciones generales y especificaciones técnicas y no técnicas

– Breakdown sometido por el contratista

– Informes de inspección y supervisión

– Orden de comienzo– Órdenes de cambio (Paso 32 al 35 y Anejo 5)


Órdenes de cambio(Pasos 32)

• Cualquier trabajo adicional deberá tener una orden de cambio, examine lo siguiente:

– Estén numeradas

– Aprobadas por el funcionario, arquitecto, inspector y la Junta de Subastas antes de realizarse los trabajos

– Descriptivas (medidas, materiales, costos y tiempo)

– Razonables, no exceden el 30 % del costo total del proyecto y ver si requiere subasta

– No estaban contemplados en el contrato original

– Se requirió al contratista las pólizas y seguros adicionales

– Se concedieron extensiones de tiempo

– Evaluar la posibilidad de un perito


Desembolsos(Paso 36 y Anejo 6)

• Obtener y examinar:– Relación de Comprobantes de pago, cheques y

certificaciones.• Aprobados por funcionarios autorizados• Cheque a nombre del contratista• Importe del cheque concuerde con el comprobante• Verifique los endosos de cheques y depósitos

– Preparar una liquidación del Proyecto (Anejo 6)– Certificaciones sometidas por el contratista aprobadas

por el funcionario, inspector y contratista– Retención del 10 % de cada pago parcial– Se impusieron penalidades por entrega tardía (Anejo 7)


Finalización del Proyecto(Paso 37)

• Obtener y examinar:– Lista de deficiencias a corregir antes del

pago final del contrato (punch list)– Substantial completion - Termina período

para aplicar daños líquidos por tiempo y comienza el período de garantía. Aprobados por las partes relacionadas

– Se emitió la carta de aceptación– Se obtuvo permiso de uso


Finalización del Proyecto(Pasos 37 y 38)

• Verifique el informe de inspección final de la obra para:– determinar si las deficiencias señaladas en

el mismo fueron corregidas.– que se emitió carta de aceptación de la

obra.

• Realice una inspección física del proyecto.


Otras Pruebas a Realizar:(Paso 39 y 40)

• Confirme:– el pago de patentes y arbitrios

– que la unidad sea dueña de los terrenos donde realizó la obra.


Terminación del Programa

• Conclusión

• Minuta de hallazgos

• Cartas a la gerencia

Discutido anteriormente


Hallazgos más comunes

• Obras sin permiso de ARPE

• Obras sin utilidad

• Pagos por trabajos no realizados

• Penalidades no impuestas a contratistas por la entrega tardía de las obras


Preguntas


Contacto con la OCPR

E-mail [email protected]

INTERNEThttp://www.ocpr.gov.pr

http://www.ocpr.gov.pr/


CONTAMOS CON SU

COOPERACIÓN PARA MEJORAR

LA FISCALIZACIÓN Y LA

ADMINISTRACIÓN DE LA

PROPIEDAD Y DE LOS

FONDOS PÚBLICOS

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