Consideraciones para presentación de

la propuesta

Fuentes:

• Information Technology Project Management, Fifth Edition,

Copyright 2007

• PMBOK, Cuarta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Objetivos

Presentar los pasos generales que se siguen para hacer contratación

Comprender la importancia de la gestión para hacer contratación de

proyectos y el uso creciente de la subcontratación para proyectos de

tecnología de la información

Comprender el proceso de solicitar respuestas del proveedor y la

diferencia entre las propuestas y las ofertas

Indicar los entregables que se esperan al hacer la propuesta, criterios para evaluar los proveedores, criterios para evaluar las propuestas y seleccionar al ganador

Mostrar los soportes que se pueden usar como base del trabajo

Ver la importancia de una buena administración del contrato

Describir el proceso de cierre del contrato

Sobre el trabajo a realizar

Plan gestión para la

contratación

Planificación estratégica

Estudios previos

SOW

Análisis FODA

Solicitar presupuesto

Solicitar propuesta

Términos de referencia

Seleccionar proveedores

Oferta / Propuesta

Criterios calificación

Ponderación

Cumplimiento Experiencia Organización Equipos Plazo Precio Jurídica

Técnica Económica

Evaluar Seleccionar ganador Selección objetiva

Cronograma

Calidad

Riesgos

Compras Contrato Pólizas

Recursos humanos

Presupuesto

Materiales

Normas

Legislación

Medio Ambiente

Objeto Limitaciones Condiciones

Costos

* SWOT analysis: Analyzing Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats * FODA Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

* SOW Statement Of Work - Enunciado del trabajo

Plan de gestión para la contratación

Describe cómo serán gestionados los procesos para la contratación,

desde la elaboración de documentación para realizar los términos de

referencia hasta la terminación en un contrato.

El contenido varía en función de las necesidades del proyecto

Planificar la contratación Identificar las necesidades

Determinar qué contratar, cómo, cuándo, cuánto, a quién, condiciones, recursos, riesgos

Implica la preparación de varios documentos, necesarios para que los potenciales proponentes preparen sus respuestas y para establecer los criterios de evaluación para la adjudicación del contrato

Solicitud de propuesta (RFP Request For Proposals)

Se utiliza para solicitar propuestas de posibles proponentes de productos o

servicios

Una propuesta es un documento preparado por un proveedor cuando existen diferentes

enfoques para satisfacer las necesidades del comprador

Solicitud de presupuesto (RFQ Requests For Quotes)

Se utiliza para solicitar presupuestos u ofertas de precio a posibles

proveedores de productos o servicios comunes o estándar

La oferta, también llamada cotización, es un documento preparado por los proveedores

proporcionando los precios de los artículos que ha definido el comprador

Proceso de selección de proponentes

Usualmente las organizaciones hacen una evaluación inicial y

después crean una lista más corta de proponentes potenciales para

su futura invitación/evaluación

Los proponentes en la lista corta usualmente realizan una oferta final

(BAFO Best And Final Offer)

La salida final es un contrato firmado por el comprador y el

proponente(es) seleccionado(s)

Criterios de calificación de propuestas

Se incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud

de propuestas

En muchas oportunidades se limita al precio de compra

Otros criterios (lista parcial): Comprensión de la necesidad

Costo total

Capacidad técnica

Riesgo

Garantía

Capacidad financiera

Capacidad de producción

Tamaño y tipo de negocio

Desempeño pasado de los proponentes

Referencias

Derechos de propiedad intelectual

Derechos de propiedad exclusiva

Enunciado del trabajo (SOW*)

Enunciado del trabajo relativo a la Adquisición (SOW)

Descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados

Define los artículos que se van a comprar o adquirir

Es un tipo de declaración de alcance

Un buen SOW da a los participantes en una licitación una mayor comprensión de las

expectativas del comprador

* SOW Statement Of Work

Plantilla de SOW*

I. Enunciado del trabajo: Describe el trabajo a ser realizado. Especifica el

hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajo

II. Ubicación del trabajo: Describe donde será realizado el trabajo y la ubicación de

hardware y software

III. Periodo de realización: Especifica cuando se espera que comience y termine el

trabajo, horas de trabajo, número de horas por semana, cuando debe ser realizado

el trabajo e información relacionada con el cronograma.

IV. Cronograma de entregables: Lista los entregables, los describe en detalle y

especifica cuando serán terminados

V. Estándares aplicables: Especifica estándares relevantes para la realización del

trabajo

VI. Criterios de aceptación: Describe como el comprador determinará si el trabajo

es aceptable

VII. Requerimientos especiales: Especifica requerimientos especiales como

certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal,

requerimientos de viajes, etc

* SOW Statement Of Work

Planeación Estratégica y Selección del Proyecto

La planificación estratégica consiste en determinar los objetivos a

largo plazo, la predicción de tendencias futuras, y la proyección de la

necesidad de nuevos productos y servicios

Las organizaciones suelen realizar un análisis FODA*

Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

Como parte de la planificación estratégica, las organizaciones:

Identifican proyectos potenciales o posibles proyectos

Utilizan métodos realistas para seleccionar en qué proyectos trabajar

Formalizan la iniciación del proyecto mediante la elaboración del Acta de

constitución del proyecto

* SWOT analysis: Analyzing Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats

Solicitar respuestas a los proponentes

Decidir:

A quién(es) invitar

Prepararles la documentación pertinente

Qué se espera como respuesta

Propuestas

Ofertas

Las organizaciones pueden anunciar la adquisición de bienes y

servicios de varias maneras

Ir al proveedor preferido

Buscar varios proveedores potenciales

Publicar en medios que frecuenten los posibles proveedores

Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a

aclarar las expectativas del comprador)

Plantilla de solicitud de propuesta

I. Propósito del RFP*

II. Antecedentes de la organización

III. Requerimientos básicos

IV. Entorno de hardware y software

V. Descripción del proceso de solicitud de propuestas

VI. Estado del trabajo e información del cronograma

VII. Posibles apéndices

A. Descripción general del sistema actual

B. Requerimientos del sistema

C. Volumen y tamaño de datos

D. Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP*

E. Ejemplo del contrato

* RFP Request For Proposal

Ejemplos de licitaciones

Información sobre legislación

Ejemplos de normas

Criterios de evaluación de propuestas

Es importante establecer los criterios de evaluación, y las

preferencias, antes de hacer una solicitud formal de Solicitud de

propuesta o Solicitud de presupuesto (RFP o RFQ)

Se debe tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en

el papel

No hay que olvidar evaluar ciertos factores, tales como el rendimiento

en el pasado y el enfoque de la gestión

Se puede pedir/exigir una presentación técnica, como parte de una

propuesta

Ejemplo de hoja de evaluación de propuestas

Propuesta 1 Propuesta 2 Propuesta 3

Criterio Peso Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje

Enfoque

técnico

30%

Enfoque a la

gestión

30%

Rendimiento

pasado

20%

Precio 20%

Total 100%

Selección de proveedores

También se conoce como selección de fuente

Involucra:

Evaluar propuestas u ofertas de los proveedores

Escoger la mejor

Negociar el contrato (si hay lugar para ello)

Adjudicar el contrato

Contratos

Contrato

Acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el proveedor se

obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y

el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra

contraprestación válida

Los contratos pueden aclarar las responsabilidades y agudizar el

enfoque en resultados clave de un proyecto

Debido a que los contratos son jurídicamente vinculantes, hay mayor

responsabilidad para la entrega del trabajo como se indica en el

contrato

Una tendencia reciente en outsourcing es el aumento de tamaño de

los contratos

Cláusulas del contrato

Los contratos deben incluir cláusulas específicas para tener en

cuenta temas únicos del proyecto

Puede exigir pagos diferentes para experiencia laboral y educacional

diferente

Una cláusula de terminación es una cláusula contractual que

permite al comprador o proveedor terminar el contrato

En los contratoss también hay tener en cuenta asuntos de seguridad,

incluyendo la protección de la propiedad intelectual, la integridad de

los datos y la fiabilidad de la infraestructura de los centros

extraterritoriales

Tipos de contratos

Hay diferentes tipos de contratos, que serán más o menos

apropiados en diferentes situaciones

Contrato de precio fijo o suma global: implica un precio total fijo para

un producto bien definido Contratos de precio fijo cerrado

Contratos de precio fijo más honorarios con incentivos

Contratos de precio fijo con ajuste económico de precio

Contrato de costo reembolsable: implica el pago (reembolso) al

proveedor de sus costos reales, más un honorario que, por lo general,

representa la ganancia del proveedor Contrato de costo más honorarios fijos

Contrato de costo más honorarios con incentivos

Contrato de costo más honorarios por cumplimiento de objetivos

Contrato por tiempo y material: son un tipo híbrido de acuerdo

contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costos

reembolsables como de los contratos de precio fijo

Punto de asunción Total

Punto de Asunción Total (PTA Point of Total Assumption )

Costo en que el contratista asume la responsabilidad total por cada peso

adicional del costo del contrato

Los contratistas no quieren llegar al punto de asunción total, porque les

duele económicamente, así que tienen un incentivo para prevenir los

sobrecostos

Cálculo del PTA:

PTA = (precio máximo - precio objetivo) / relación_comprador_proveedor + costo objetivo

Contrato de costo reembolsable

Costo más honorarios fijos (CPFF Cost Plus Fixed Fee).

Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para

realizar el trabajo del contrato y recibe honorarios fijos calculados

como un porcentaje de los costos estimados al inicio del proyecto. El

monto de los honorarios no varía con los costos reales a menos que

se modifique el alcance del proyecto

Costo más honorarios con incentivos (CPIF Cost Plus Incentive

Fee). Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para

realizar el trabajo del contrato, recibe un honorario predeterminado y

una bonificación de incentivo, dependiendo del logro de ciertos

objetivos de rendimiento establecidos en el contrato

Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos (CPAF Cost

Plus Award Fee) Al proveedor se le reembolsan todos los costos

legítimos, pero la mayor parte de los honorarios es obtenida

basándose sólo en la satisfacción de cierto criterio subjetivo general

de desempeño definido e incorporado dentro del contrato

Tipos de Contrato vs Riesgo

Riesgo del Comprador

Riesgo del Proveedor

Alto

Alto

Bajo

Costo más

porcentaje

del costo

(CPPC)*

Costo más

honorarios

fijos

(CPFF)

Costo más

honorarios

con incentivos

(CPIF)

Incentivo

de precio fijo

(FPI)

Precio fijo

cerrado

(FFP)

Bajo

*CPPC Cost Plus Percentaje Cost. Se paga una cuota que se eleva a medida que aumentan los costos del

contratista.

Administrar el contrato

Para asegurar que el desempeño del proveedores cumple con los

requisitos contractuales

Los contratos son relaciones jurídicas, por lo que es importante que los

profesionales del derecho y la contratación se involucren en la realización

y la administración de los contratos

Sugerencias para el control de cambios en

contratos Los cambios en cualquier parte del proyecto deben ser revisados,

aprobados y documentados por las mismas personas y de la misma

manera que fue aprobada la parte original del plan

La evaluación de cualquier cambio debe incluir un análisis de

impacto, ¿cómo el cambio va a afectar el alcance, tiempo, costo y

calidad de los productos o servicios que se prestan?

Los cambios deben ser documentados por escrito, los miembros del

equipo del proyecto también deben documentar todas las reuniones

importantes y las llamadas telefónicas

Sugerencias para el control de cambios en

contratos (continúa)

Los gerentes de proyecto y los equipos deben mantenerse en contacto

para asegurarse de que el nuevo sistema satisface las necesidades

del negocio y del trabajo, en un entorno operativo

Tener planes de respaldo

Usar herramientas y técnicas, tales como

Tener un sistema de control de cambios del contrato

El comprador puede llevar a cabo revisiones de desempeño, inspecciones y

auditorías, …

Cierre del contrato

Involucra completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema

abierto

El equipo del proyecto debe:

Determinar si todo el trabajo se cumplió correctamente y en forma

satisfactoria

Actualizar los registros de los resultados finales

Archivar la información para uso futuro

El contrato siempre debe incluir los requisitos para la aceptación

formal y cierre