Consejos para enviar un email

1. OBJETIVO

Dado que hoy en día la forma de comunicación formal más común es el email, el objetivo de este documento es dar una serie de consejos para escribir emails de forma sencilla y eficaz.

2. CONSEJOS

1. Ten un objetivo en mente: Antes de empezar, debes tener claro qué es lo que quieres conseguir enviando ese

mensaje. El objetivo marcará lo que escribas y la forma en la que escribas.

2. Sé breve y conciso: Una línea es mejor que una página. Describe en el primer párrafo lo principal que quieres conseguir

con ese email. Tras la introducción sencilla de lo que deseas puedes añadir una explicación esquematizada, con puntos o

enumerada sobre qué quieres exactamente.

3. Concentra el contenido: Asegúrate que la información que estás dando al receptor es necesaria. Toda la información

que no informa es ruido, y cuanto más te centres en la información auténtica, más exprimirás la atención de la otra

persona. Si rellenas con florituras, el receptor seguramente, no capte la esencia del correo. Por ello, utiliza frases cortas y

sencillas.

4. Usa un estilo directo: Para un primer contacto con una persona a la que no conoces puede ser útil usar un estilo formal

con saludos, despedidas, etc. Pero una vez haya empezado vuestra relación, sobre todo si es de trabajo, contestar con una

frase puede ser suficiente e igualmente práctico para ambas partes.

5. No uses letras mayúsculas: El uso de letras mayúsculas es visto como poco profesional y para la persona que lo están

leyendo, da la sensación de que estuvieras gritando.

6. El asunto debe ser descriptivo: Tu email estará en la bandeja de entrada con otros 50 más. Por eso, en el asunto del

correo debes reflejar claramente el contenido de mismo y cuando el receptor lo reciba podrá ponerse en situación mientras

abre el mensaje. Además, cuando el receptor quiera recuperar tu mensaje, un título descriptivo le ayudará.

7. Llamada a la acción: Si el propósito del mensaje es que la otra persona haga algo, déjalo bien claro en el mensaje,

pídeselo explícitamente, y a ser posible en el primer párrafo. Si no dejas claro qué es lo que quieres del lector, éste lo

tomará como un mensaje informativo y no hará nada al respecto. Si existe una fecha límite, házselo saber con educación.

8. Actualiza el asunto: A medida que discurre una conversación a menudo se cambia de tema. Modifica el asunto de los

mensajes para que siempre estén relacionados con lo que se escribe.

9. Cuidado con la opción "Responder a todos". Asegúrate de no enviar un mensaje personal de forma masiva por

error.

10. Revisa antes de enviar: Relee todos tus correos antes de enviarlos para asegurarte de que no llevan faltas de

ortografía o puntuación.

3. BIBLIOGRAFÍA

Estos útiles consejos han sido obtenidos de los siguientes artículos: - http://www.dutudu.com/siete-consejos-para-escribir-un-e-mail/e-mail/2011/07/27/ - http://www.tecnologiapyme.com/productividad/voy-a-mandar-el-mail-perfecto - http://noticias.universia.com.ar/en-portada/noticia/2012/09/18/967160/escribir-emails-profesionales-forma-correcta.html