CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA III – PROPIEDAD HORIZONTAL

NIT: 900392932-5

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS

SABADO: 28 DE MARZO DE 2015 HORA: 8:00 A.M

BOGOTA, CALLE 97 – 70- 89

CONSEJO DE ADMINISTRACION Sirley Serna, Luz Mila Mora, Miryam Gallego, Jaime Castro, Jhon Pinilla, Edmundo Burgos,

Nelson Fonseca, Fabian Vivas, Alvaro Caviedes, Juan Carlos Villalba.

COMITÉ DE CONVIVENCIA María Lupe Galeano, Marlen Rodríguez, Nancy Villescas

ADMINISTRACION Representante Legal: Hernando Carrillo Pulido

Administradora: Angélica María Cañón V Revisora Fiscal: Olga Leonor Márquez

Contador: Samuel Galvis Jiménez

INFORME DE GESTION ADMINISTRATIVA CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA III

ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DE 2014

Implementar en su condición de Representante Legal del Conjunto Residencial Portal de Pontevedra III, presenta a ustedes el informe correspondiente al año inmediatamente anterior; el cual contó con la colaboración y participación decidida del Consejo de Administración, quienes trazaron las políticas que enmarcaron dicha gestión y cuyo acompañamiento y control permanente genera los resultados que hoy ponemos en conocimiento de todos los copropietarios; de igual manera el plan de inversiones y la valoración del riesgo, fueron estudiados y avalados conjuntamente, en estrecha colaboración, supervisión y control de la Revisoría Fiscal.

CONTENIDO

1. Objetivos Misionales: Calidad de Vida

1.1 SEGURIDAD INTERNA Y EXTERNA:

1.1.1 Seguridad Interna:

Se viene prestando el servicio de seguridad interna, con la empresa Seguridad Apolo, con quienes se gestionó un valor agregado de $15.000.000. Se realizó seguimiento de las cámaras del conjunto a través de la IP Pública a los DVRS por parte de dos consejeros y de la administración, con el fin de obtener mayor control sobre el sistema de seguridad. De acuerdo al informe de seguridad presentado por la empresa Seguridad Apolo y con el fin de fortalecer el esquema, se instalaron los siguientes equipos adquiridos con el valor agregado de la empresa de seguridad:

1 DVR de 16 canales

7 Mini-domo infrarojo

2 Cámaras infrarrojas de 36 LED

1 Semáforo de dos tonos para la salida vehicular

1 Disco duro USB para DVR

4 Biométricos acceso peatonal

Mantenimiento correctivo y preventivo al sistema de protección perimetral.

Instalación de 6 metros de cerca eléctrica para encerramiento muro de basuras.

Instalación sensor de movimiento para oficina de administración.

Instalación películas espejo portería

Control de acceso electroimán, brazo hidráulico y botón de apertura, e instalación biométrico en el gimnasio.

Instalación sanblastig ventana recepción

Instalación reja parte posterior oficina de administración

Instalación reflector LED Esquina Morato. Durante este periodo se realizaron las siguientes actividades encaminadas a fortalecer el esquema de seguridad del Conjunto:

- Levantamiento y actualización de huellas. - Capacitación llamada millonaria con residentes y empleadas del

servicio. - Creación de indicadores y plan de acción para la empresa de vigilancia,

con el fin de evaluar la gestión. - Capacitación a guardas de seguridad en temas de servicio al cliente y

manejo de CCTV. - Reuniones periódicas con el personal de seguridad para evaluar

aspectos de la seguridad del conjunto, como protocolos y verificación en el cumplimiento de consignas a fin de optimizar los procesos y establecer indicadores.

- Se retiró el botón de salida con el fin de promover el uso de la huella y la seguridad del conjunto.

-

1.1.2 Seguridad Externa:

Durante este período se realizaron reuniones mensuales y trimestrales de Frente de Seguridad con delegados de la Alcaldía Local, miembros de la Comunidad de los Pontevedras, Policía Nacional y Administradores del sector para establecer una mesa de trabajo con respecto a la seguridad, los resultados no fueron los esperados en razón a que no se han ofrecido soluciones concretas por parte de la Policía y la Alcaldía Local, así como por la baja participación de los residentes en estas convocatorias. Durante este año se amplió el servicio de motorizado para la vigilancia externa a dos servicios; uno de 24 horas y uno de 12 horas logrando una mayor efectividad y control en el ámbito delincuencial de la zona. En reuniones periódicas se han analizado los indicadores con el fin de evaluar los eventos presentados en la seguridad externa, que en el año fueron las siguientes:

MES QUEJAS NOVEDADES NEUTRALIZADAS ATRACOS

ENERO 2 14 11 3

FEBERO 3 6 5 1

MARZO 1 7 6 1

ABRIL 2 9 9 0

MAYO 1 16 14 2

JUNIO 1 7 7 0

JULIO 1 13 10 3

AGOSTO 1 18 14 4

SEPT 0 15 13 2

OCTUBRE 0 14 14 0

NOVIEMBRE 1 12 11 1

DICIEMBRE 2 14 13 1

TOTAL 2014 15 145 127 18

1.2 CONVIVENCIA Durante el año 2014, se realizaron las siguientes actividades por parte del Comité de Convivencia y se atendieron las diferentes solicitudes relacionadas con algunos inconvenientes presentados entre la comunidad, Igualmente el comité junto con la Administración han venido trabajando especialmente en tres áreas a saber: Eventos, Bienestar y Campañas.

1.3 EVENTOS:

Se realizaron jornadas de integración para el cambio de monas del álbum del mundial con una importante asistencia. Igualmente se proyectaron en pantalla gigante los partidos del mundial evidenciando gran asistencia en los partidos de la selección Colombia. Logrando integración y participación entre los residentes del conjunto.

Se realizó la celebración del día de la familia, evento que contó con las siguientes actividades:

Parrillada (Dos carnes, arepa, guacamole y papa)

Tres Inflables grandes

Papayera

Juegos de feria

Subasta de Juegos de mesa e integración para la familia

Entrega de (4) Bonos de Falabella cada uno por valor de $50.000. para las familias concursantes.

Venta de Merengones, cerveza, gaseosa y almuerzos adicionales.

Evento que contó con buena asistencia a pesar de la lluvia y que logró la

integración por parte de los residentes, quienes destacaron la calidad del

evento. Se gestionaron las donaciones de los Bonos Falabella con las

empresas Implementar y Seguridad Apolo.

Se realizó jornada de solidaridad en el Conjunto para las familias

damnificadas del incendio en el barrio Villa Cindy de la localidad de Suba, actividad que dio como resultado la entrega a la Secretaria de Integración Social de colchonetas, camas, muebles, sillas mercados, triciclos y 38 cajas de ropa para niños, niñas, mujeres y hombres.

Se realizó un evento de disfraces para las mascotas (perroween) con los diferentes conjuntos de pontevedra, asistieron 61 mascotas con las que se realizó un desfile, vacunación gratuita y se hizo entrega de un Kit para perro y sorpresas. Igualmente se dio la charla de manejo responsable y se levantó una base de datos para promover el club de mascotas de Pontevedra.

Para el día de velitas, se entregó a cada apartamento una linda tarjeta

navideña.

En la realización del evento para la celebración día de los niños, se contó con la participación de 130 niños aproximadamente a los cuales se les ofreció perro caliente, jugo, algodón de dulce y una pequeña sorpresa. Para los bebes gelatinas con galletas, se contrató animación, Dumis e inflables.

Se realizó una Feria empresarial, que contó con la participación de 65 expositores, donde se ofrecieron artículos navideños, ropa, comida, postres entre otros. La asistencia y participación de los residentes fue exitosa. Se alquilaron carpas y sonido que se pagaron con el valor de la inscripción

Se realizó la Novena de Aguinaldos, donde se ofreció natilla y buñuelos. Así mismo se contó con la participación artística de algunos residentes amenizaron la velada con una presentación de trio y saxofón.

1.4 BIENESTAR:

Simulacro de Evacuación: Se invitó a la comunidad a participar el sexto

simulacro Distrital de Evacuación, hubo una baja participación por parte de los residentes. Posteriormente se realizó una charla de sensibilización con los residentes asistentes de Pontevedra III y IV y se invitó a la comunidad a participar en la conformación de brigadas de emergencias.

Cine Infantil: Durante el espacio de vacaciones recreativas, se organizó la proyección de cine infantil del 6 al 10 de octubre para los niños y niñas del conjunto, donde se les ofreció crispetas.

Actividad Física: Con el objetivo de generar un correcto aprovechamiento

del tiempo libre de los niños y jóvenes y contribuir al mejoramiento del estado de salud de los adultos. La administración en articulación con un grupo de profesionales en actividad física, recreación y deporte, han venido ofreciendo a los residentes diversos programas enfocados a los diferentes grupos poblacionales que residen en el Conjunto.

Se organizaron vacaciones recreativas para los niños del conjunto con actividades lúdicas y recreativas del 16 de Junio al 4 de Julio de 2014.

1.5 CAMPAÑAS

Se realizaron campañas de sensibilización a través de afiches ubicados en las carteleras de las torres y en los avisos ubicados en las lámparas de la plazoleta principal, referente al adecuado manejo de los excrementos de las mascotas, al manejo adecuado de los niveles de ruido, acciones de seguridad y campañas de tolerancia y respeto entre otros.

Con el fin de promover el cuidado del medio ambiente, se realizaron campañas de ahorro de agua y energía.

El Comité de Convivencia, realizó una reunión con los residentes de los primeros pisos a fin de analizar problemáticas y soluciones, las cuales fueron presentadas ante el Consejo de administración para su análisis. Varias de las propuestas deben ser aprobadas por la Asamblea.

Es importante destacar que de las actividades realizadas y de la gestión del Comité de Convivencia, se compraron dos estufas eléctricas, las cuales se asignaron a cada uno del salón comunal.

2. Objetivos Administrativos y de Apoyo

2.1 MANTENIMIENTO GENERAL, PRESENTACION Y ORNATO

En procura de mantener el valor de la copropiedad, se han realizado diferentes actividades tales como: - Para el aseo y mantenimiento de las zonas comunes, se cuenta con

cuatro (4) aseadoras y un (1) todero básico, que laboran a tiempo completo de lunes a sábado.

- Mantenimiento planta eléctrica, cambio de baterías, cambio de aceite, cambio cargador de baterías y mantenimiento preventivo.

- Arreglo y mantenimiento a la casita de juegos, retirando la madera dañada de la base cambiándola por placa de cemento con el fin de brindar mayor seguridad para los niños.

- Barrido de terrazas de las siete torres - Revisión, mantenimiento y reposición de avisos informativos. - Se pintó el reductor de velocidad ubicado frente al conjunto - Durante el año se realizaron tres jornadas de lavado y barrido de

sótanos con aserrín y ACPM. - Limpieza mensual de los domos de los primeros pisos - Mantenimientos puertas entrada peatonal y puertas vehiculares

visitantes. - Mantenimiento tapetes de los ascensores y entradas al conjunto - Mantenimiento y limpieza de los tanques de agua. - Mantenimiento preventivo de los ascensores - Mantenimiento preventivo al sistema de Citofonía. - Mantenimiento y poda de jardines, arbustos, plantas ornamentales,

removida de tierra y fumigación de los jardines. - Instalación letrero de servicios públicos en la salida vehicular. - Instalación aviso procedimiento lavado de manos en los baños del salón

comunal. - Se realizó jornada de desmanche en las escaleras torre 6 y 7 - Mantenimiento preventivo a maquinaria del Gimnasio - Mantenimiento preventivo mensual a los equipos hidráulicos y sistemas

eyectores con una revisión técnica en el mes. - Arreglo y mantenimiento del BBQ, que presentó desprendimiento de

ladrillo. - Mantenimiento equipos de cómputo, biométricos, talanqueras y cámaras

del Conjunto. - Pintura y resane de los bordes de las paredes del salón comunal. - Cumpliendo con las normas de seguridad se hizo la recarga de

Extintores - Lavado general de Plazoleta - Lavado tapete parque de los niños

- Pintura en el salón comunal del primer y segundo piso - Adecuación, mantenimiento y pintura en el Salón de Juegos - Limpieza permanente de paredes de cada una de las torres. - Lavado y desinfección permanente de Shut y canecas en cada una de

las torres. - Lavado de las 97 cajas de inspección de drenajes - Tres jornadas en el año de fumigación y desratización - Aplicación de sellante en la portería y recepción del Conjunto, así como

en el área de zonas comunes de salones comunales y Gimnasio. - Mantenimiento y soldadura a las divisiones de las plaquetas de los

sótanos. - Instalación decoración navideña. - Pintura a las cajas de los contadores ubicados en la parte externa de las

casas. - Reubicación de plantas ornamentales.

INVERSIONES:

- Compra de 100 mts de manguera para el conjunto - Compra de tres gabinetes de extintores para la zona de las casas y

parqueadero de visitantes de la plazoleta - Compra Monitor industrial Samsung 32 Pulgadas - Compra DVR de 16 canales - Compra de un Video Beam y un teatro en casa, equipos con los que se

organizó la proyección de partidos de futbol del mundial y se realizaron las reuniones de Consejo, a fin de reducir gasto en la papelería.

- Compra de siete tapetes para los ascensores de las torres - Compra de siete carteleras en aluminio en la entrada de cada torre. - Compra tarjeta de control Bomba para sistema Hidráulico - Compra de contactores para motobomba - Compra e instalación de siete cajas para almacenar cables en el cuarto

de ascensores, dando cumplimiento a la normatividad. - Compra de matas para arreglo jardín de entrada principal - Compra de decoración navideña (Manguera LED, guirnaldas,

instalaciones y adorno pesebre para la entrada del conjunto) -

2.2 CONSTRUCTORA AMARILO:

Durante este año se gestionaron los siguientes arreglos con la constructora Amarilo: 1. Se finalizó el arreglo pendiente correspondiente a filtración de Agua en

placas sótano ubicado frente a la entrada de la torres 2 y el parque de los niños.

2. Los muros externos y laterales (callejón peatonal), presentaban desprendimiento del pañete con presencia de pasto, la Constructora realizó el arreglo correspondiente a las fisuras presentadas, dejándolo en óptimas condiciones.

3. Se logró que la Constructora terminara de colocar los adoquines pendientes en el andén de parqueadero de visitantes.

4. Se gestionó con la constructora Amarilo el arreglo de goteras y humedades presentadas en cinco depósitos del sótano.

5. Se realizó visita al Centro Empresarial, proyecto de la Constructora Amarilo y se habló con el Director de obra, con el fin de abordar las diferentes temáticas de impacto para los alrededores del conjunto, tales como ruido, seguridad, manejo de personal, horarios de trabajo entre otros. Posteriormente se recibo respuesta de la constructora generando acuerdos para disminuir el impacto.

6. Se realizó seguimiento al radicado de los pendientes de la Constructora Amarilo, asistiendo a la audiencia de conciliación, donde se logró establecer acuerdos para el arreglo de nuevas humedades, filtraciones y fisuras encontradas en el conjunto.

7. Se gestionó reconstrucción del muro ubicado al lado de la casa 15, que presentaba desprendimiento y fisuras.

8. Arreglo de adoquín entrada vehicular.

9. Arreglo desprendimiento ladrillo fachada torre 3.

10. Arreglo adoquines andén peatonal.

11. Lavado e impermeabilización tanque de almacenamiento de red contraincendios.

GESTION ADMINISTRATIVA:

Con el fin de dar cumplimiento a la normatividad referente a la revisión general anual obligatoria de los sistemas de los trasporte vertical, Acuerdo 479 de 2011, se contrató la empresa Servimeters para adelantar la certificación de los siete ascensores del conjunto.

Se atendió visita de la Secretaría de Salud – dependencia Salud Pública donde se revisaron varios ítems obteniendo un concepto satisfactorio.

Junto con el Contador, la administración realizó tres jornadas de depuración de cartera, con el fin de poder aclarar transferencias sin identificar, logrando actualizar algunas cuentas.

Circulares sobre el tema de aseo en los primeros pisos.

Se realizaron reuniones para revisar procedimientos para el conjunto.

Se realizaron varias reuniones de Plan Estratégico, donde se trabajó sobre la Misión, Visión, Objetivos Específicos y Plan de Acción del conjunto. (Anexo Matriz No. 1).

Se gestionaron los planos eléctricos del conjunto con la firma maxi eléctricos ya que estos no existían.

Se gestionó informe de inspección técnica general del Conjunto con CODENSA y se solicitó revisión y arreglo del estado de las luminarias en el parque del frente con el fin de promover seguridad. CODENSA realizó los arreglos correspondientes y entregó el informe.

Se reformuló el reglamento de uso de parqueadero de visitantes y se socializó a través de la página Web y las carteleras del Conjunto.

Se envió carta a Amarilo en relación a los daños ocasionados en el Parque y zonas verdes contiguas al conjunto, que han presentado daños importantes. Se recibió carta de compromiso por parte de la Constructora en reparar la totalidad de las zonas afectadas y e informa que se contempla la unificación del parque y el diseño actual sufriría ajustes.

Se estableció contacto con el personal contratista de la EAAB para la limpieza del caño. Se invitaron a los residentes a través de circulares para la charla informativa y se realizaron las siguientes actividades: Poda, Movimiento de sedimentos y limpieza. La obra tuvo una duración de cuatro meses y posteriormente se realizó fumigación en el Conjunto.

Se hizo entrega del aguinaldo navideño para el personal de aseo y vigilancia por valor de $ 2.855.000, más un bono por parte de la administración de $100.000 a cada uno del personal del conjunto y $50.000 a los motorizados. Aprovecho este espacio para dar las gracias a las personas que contribuyeron con este aporte, con el fin de motivar al personal que labora en el conjunto.

Empaste libros contables del año 2013.

El Consejo de Administración y la administración han venido trabajando en el diseño en la elaboración del “Plan de Estratégico 20/20”. Anexo No. 1, 2 y 3.

Una vez iniciado el proceso de planeación estratégica, y como complemento, la Administración del Conjunto, presenta a consideración de los residentes el documento del Plan de Acción 2015. El cual contiene el agregado general de iniciativas estratégicas y operativas que deberán ejecutarse durante el transcurso del año 2015. Al tener como referente la matriz del Plan Estratégico 20/20, las actividades propuestas, están enmarcadas en cuatro perspectivas o ejes temáticos claves y que son comunidad, entorno y ambiente externo, procesos y administración y la perspectiva de recursos humanos y conocimiento. Anexo No. 4.

2.3 ASPECTOS LEGALES:

Actualización de la Representación Legal del Conjunto ante la Alcaldía Local.

Se adquirió una póliza de áreas comunes con la compañía CHUBB DE COLOMBIA, con una vigencia de 18 de Febrero de 2015 al 18 de Febrero de 2016, cuyo costo fue de $38.352.907, Como valores agregados se obtuvo la elaboración de un análisis de riegos, subvención por valor de $1.983.771 para que el Conjunto lo destine en las necesidades que considere, así como beneficios para la adquisición de pólizas para los apartamentos para aquellos que decidan tomarla de un 5% sobre el valor de la prima, descuentos en la compra del Soat y revisión tecnomecanica.

Mensualmente se consignó en la cuenta de ahorros el valor correspondiente al Fondo de Imprevistos quedando a diciembre 31 de 2014 un valor de $ 28.656.239, con el fin de dar cumplimiento al Art. 35 de la Ley 675 de 2001.

Todas las personas que trabajan para el conjunto tales como: personal de vigilancia, personal de servicios generales y administrador, cuentas con sus respectivas afiliaciones a salud, seguridad social y riesgos profesionales.

Presentación de medios magnéticos ante la DIAN

Pago mes a mes la retención en la fuente

Se registraron los libros de contabilidad

2.5 GESTION FINANCIERA Financieramente obtuvimos unos excedentes en el periodo de $792.959, los cuales consideramos satisfactorios; sin embargo merecen una consideración especial en el análisis para llegar a estos resultados de la siguiente manera: En cuanto a los ingresos estuvimos el 4.35% por encima de la predicción es decir contabilizamos $30.418.804 adicionales, fundamentalmente por descuentos por pronto pagos no concedidos, interés por mora, multas por inasistencia. En cuanto a los gastos excedimos en un 4.24% lo proyectado, es decir $29.625.485, los cuales pudimos suplir gracias a los ingresos adicionales anteriormente descritos. Las cifras más significativas donde excedimos la predicción fueron mantenimiento del sistema hidráulico, por las adquisiciones descritas en el informe de administración, la certificación de los ascensores que no estaba presupuestado, el frente de seguridad porque se hizo posterior a la aprobación de este presupuesto. Sumado a algunos ahorros que se obtuvieron en mantenimiento de las puertas y el rubro de inversión, es importante anotar que se sigue manteniendo la política de generar la provisión para coayudar con los mantenimientos que no son periódicos En cuanto a la liquidez, tenemos $83.887.141 para cancelar un exigible de $60.423.563, sin embrago el efectivo total que corresponde a $138.497.854 para cubrir un total de pasivos de $154.585.304. es decir por cada peso que debemos tenemos 0.89 para cancelar cambiando a largo plazo el panorama de la disponibilidad. Con respecto a las cuotas en mora, estas incrementaron en un 29.28%; sin embargo, tenemos un indicador del 5.8% en mora del total de cuotas del periodo lo que sigue siendo bastante aceptable. Sin embargo se ha mantenido los cobros jurídicos correspondientes donde el 45% de la cartera contabilizada corresponde a cinco apartamentos en cobro jurídico. Patrimonialmente, consolidamos nuestro balance general en un 3.0% adicional al año inmediatamente anterior, consolidando una mejora en las cifras. Presupuestalmente hemos considerado mantener el incremento del 4.66% aumento que se viene ejecutando desde el mes de enero, inclyendo nuevos

rubros y algunas partidas que no se habían presupuestado lo que hace que su redistribución sea mas racional y tengamos que optimizar su ejecución para cumplir con la predicción. Los Estados Financieros fueron presentados por el Contador Auditados por la Revisoría Fiscal y del conocimiento del Consejo de Administración periódicamente.

2.6 CARTERA: La cartera, se viene manejando con la firma de abogados de Implementar y esta discriminada de la siguiente manera: Se enviaron cobros jurídicos y pre jurídicos y se tomaron acciones como cierre de casilleros entre otros. Igualmente se realizaron jornadas para establecer acuerdos de pago. Cartera Cobro Judicial:

TORRE Y APARTAMENTO

JUZGADO VALOR

3-103 JUZ 52 CM $ 8.090.352

7-104 JUZ 57 CM $ 7.863.300

7-103 JUZ 59 CM $ 2.686.800

2-104 ABOGADO $ 3.253.500

6-603 ABOGADO $ 3.603.200

4-804 ACUERDO DE PAGO $ 3.277.200

TOTAL 28.774.352

Del total de la cartera mayor a 90 días, se vienen realizando los cobros pre-jurídicos, a través del envío de comunicaciones y establecimiento de acuerdos de pagos.

Propuestas de Mejoramiento en infraestructura Física

1. Resane y pintura de los puntos fijos y Áreas comunes del Conjunto.

Igualmente instalación de esquineros.

2. Mantenimiento general y compra de tapete del parque de los niños.

3. Arreglo sistema de Alarmas de los 336 apartamentos y 17 casas.

Para concluir, nos permitimos agradecer al Consejo de Administración por su participación activa, al Comité de Convivencia quien contribuyo enormemente con la cultura y relaciones de vecindad, a todos y a cada uno de los propietarios, la colaboración, los pronunciamientos para adoptar los correctivos necesarios del servicio, inquietudes y sugerencias que en el transcurso del periodo fueron elementos que ayudaron en el ejercicio de nuestra gestión Administrativa.