confidencial y de uso interno - cooprogreso.fin.ec · propender al progreso económico y social de...

Código: MP 05-P 05 Versión: V 02

Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo

Status: Propuesto Aprobado Publicado

MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA

Fecha de elaboración: Octubre 2014

Fecha de última revisión: Febrero 2016

Fecha de próxima revisión:

1 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118

Confidencial y de Uso Interno

Diciembre 2016

VIGENCIA CODIGO VERSION PAGINAS

2016 MP 05-P 05 V02 Página 1 de 55

ALCANCE:

TODAS LAS OFICINAS DE LA COOPERATIVA

TITULO:


Aprobado por:

Consejo de Administración


04/07/2009 Acta # 464

Revisado por:

Comité Integral de Riesgos

Comité Integral de Riesgos

04/07/2009 Acta # 464

Enrique Carvajal

Gerente Financiero

04/07/2009 Acta # 464

Isabel Betancurt

Gerente de Negocios

04/07/2009 Acta # 464

Luis Martinez Asesor Jurídico 04/07/2009 Acta # 464

Freddy Enríquez

Gerente de Riesgos

04/07/2009 Acta # 464

Patricia Batallas

Auditoría Interna

04/07/2009 Acta # 464

Iván Tobar Gerente General

04/07/2009 Acta # 464

Silvia Ortiz Gerente de

Talento Humano

04/07/2009 Acta # 464

Elaborado por:

Adolfo Casares Jefe de Calidad

y Procesos 04/07/2009 Acta # 464









CONTROL DE CAMBIOS

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

FECHA DE EJECUCIÓN

REALIZADO POR SOLICITADO POR

NOMBRE CARGO NOMBRE CARGO

Actualización de Políticas de Responsabilidad Social en

documento: Manual de Responsabilidad Social

Corporativa

Mayo 2014 Viviana Bustos

Asistente Gestión

Organizacional

Pamela Acosta

Jefe Responsabilidad

Social

Octubre 2014 Carolina Toapanta

Analista Gestión

Organizacional

Publicación del Manual Responsabilidad Social

Corporativa, Acta de aprobación. N. 118

Abril 2016 Carolina Toapanta

Analista Gestión

Organizacional









Contenido

1 OBJETIVO ......................................................................................................................................................5

2 ALCANCE .......................................................................................................................................................5

3 DEFINICIONES ..............................................................................................................................................5

4 POLÍTICA GENERAL ....................................................................................................................................9

5 POLÍTICAS ESPECÍFICAS ..........................................................................................................................9

5.1 ECONOMICO .........................................................................................................................................9

5.2 SOCIOS/ CLIENTES .............................................................................................................................9

5.3 PROVEEDORES ................................................................................................................................ 10

5.4 PRESTAMISTAS ................................................................................................................................ 10

5.5 IMPACTOS ECONOMICOS INDIRECTOS .................................................................................... 10

5.6 TALENTO HUMANO .......................................................................................................................... 11

5.7 SOCIAL ................................................................................................................................................ 11

5.8 SERVICIO Y PRODUCTOS .............................................................................................................. 13

5.9 PROMOCION Y PUBLICIDAD ......................................................................................................... 13

5.10 AMBIENTE ........................................................................................................................................... 13

5.11 COMITÉ DE RESPONSABILIDAD SOCIAL .................................................................................. 14

5.12 COOPERACIONES COMUNITARIAS ............................................................................................ 14

6 PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................................... 16

6.1 Administración y Generación del Balance Social .......................................................................... 16

6.1.1 Diagrama de Flujo....................................................................................................................... 16

6.1.2 Descripción de procesos ........................................................................................................... 19

6.2 Atención a Solicitud de la Comunidad ............................................................................................. 22



6.3 Convenios de Cooperación Interinstitucional ................................................................................. 36











6.4 Ejecución de programas de responsabilidad social ...................................................................... 41



6.5 Desarrollo de memoria de responsabilidad social ......................................................................... 45



7 ANEXOS ...................................................................................................................................................... 49

7.1 ANEXO 1. MONTOS DE APROBACIÓN ........................................................................................ 49

7.2 ANEXO 2. FORMULARIO PARA SOLICITUD DE COOPERACIÓN O INICIATIVA ............... 50

7.3 ANEXO 3. ACUERDO DE CORRESPONSABILIDAD ................................................................. 52

7.4 ANEXO 4. MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES .............................................................. 53

7.5 ANEXO 5. REQUISITOS SOLICITUD DE COOPERACIÓN ....................................................... 54

7.6 ANEXO 6. SOLICITUD DE PAGO ................................................................................................... 55

7.7 ANEXO 7. MONTOS DE CONTRIBUCIONES PARA COOPERACIONES EN LA

COMUNIDAD .................................................................................................................................................. 56

7.8 ANEXO 8. PARAMETROS DE NO APROBACION ...................................................................... 58









1 OBJETIVO

Formalizar y dar a conocer a todo el personal de la Institución, el objetivo, políticas y procedimientos

de Responsabilidad Social Corporativa; para transparentar las acciones, medir impactos y fortalecer

las relaciones de corresponsabilidad; con el fin de establecer un vínculo de crecimiento entre lo

económico, ambiental y social en Cooprogreso.

2 ALCANCE

Aplica al Grupo de Interés: personal de la Cooperativa, socios, clientes, proveedores y comunidad en

general.

3 DEFINICIONES

Acción social: Conjunto de acciones filantrópicas que realizan las empresas.

Áreas de influencia: Las áreas de influencia son lugares donde se desarrollan las actividades de la

institución, afectando de manera directa o indirecta al desarrollo social, ambiental y productivo de las

zonas.

Balance Social: Es una herramienta de la gestión socioeconómica que facilita a las cooperativas

medirse y rendir cuentas a los/as asociados/as –sus dueños/as– especialmente y a todos los demás

grupos de interés que están involucrados por su accionar en relación con el cumplimiento de su

propia esencia o identidad, es decir desde sus valores y sus principios cooperativos.









Código de ética1: Documento que reglamenta la actuación de todos los involucrados en el quehacer

de la Cooperativa, promoviendo altos estándares de conducta ética; a fin de asegurar los intereses de

los representantes, directivos, funcionarios, socios, clientes y público en general.

Comunicación responsable: Proceso por el cual una empresa establece acciones de información,

transparencia, medición de impacto y rendimiento de cuentas de las relaciones que mantiene con su

entorno.

Desarrollo sostenible: Satisfacer las necesidades actuales sin comprometer las generaciones

futuras.

Desarrollo sustentable: Garantizar el éxito comercial a largo plazo, contribuyendo al desarrollo

social, económico y cuidado ambiental.

Espíritu empresarial responsable: Según las Naciones Unidas este reconoce el rol que

desempeñan las empresas para conseguir un desarrollo sostenible y la gestión en sus, de modo que

fomenten el desarrollo social, económico y ambiental; garantizando su sostenibilidad y promueve la

responsabilidad social corporativa.

Ética: Conjunto de valores éticos que asume la institución y permite evaluar moralmente sus

comportamientos. Es el conjunto de valores que maneja la Institución, concordantes con los

preceptos y filosofía cooperativista2.

Gobierno corporativo: Conjunto de normas, reglas y compromisos que definen y expresan la

gestión, la toma de decisiones y comportamiento de una institución.

Impacto ambiental: Cualquier cambio en el ambiente que se ha suscitado como resultado total o

parcial de la operación de la institución en la zona.

1 Código de Ética de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Cooprogreso Ltda.

2 Código de Ética de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Cooprogreso Ltda.









Incidente: Sucesos relacionados con el trabajo, el cual puede afectar a la salud.

Inversión social: Es la contribución al desarrollo de la comunidad que se encuentra en nuestra zona

de influencia directa e indirecta. Al hablar de inversión social, nos referimos a una inversión financiera

enfocada a nuestros grupos de interés. A diferencia de una donación, este tipo de inversión requiere

de corresponsabilidad y compromiso social.

Marketing social: Actividades de promoción y comunicación comercial entre la empresa y la acción

social.

Memoria de sostenibilidad: Documento cuyo propósito es difundir y transparentar las acciones e

impacto a la comunidad; medido por indicadores sociales, económicos y ambientales.

Peligro: Situación que suscite un daño humano o deterioro de la salud.

Responsabilidad social empresarial (RSE)3: Conjunto de acciones que toman en consideración las

empresas para que sus actividades tengan impactos positivos en la comunidad y que afirman los

principios y valores por los que se rigen en sus procesos internos, como su relación con su grupo

interlocutor –Grupos de Interés-.

Riesgo: Probabilidad de que ocurra un hecho generador de pérdidas o la exposición a uno.

Stakeholder: Personas, organizaciones, grupos de interés, que son afectados o afectan las

operaciones de la organización y se relacionan con la institución de manera interna como externa.

Hexágono de responsabilidad social empresarial: Modelo conceptual que comprende seis

categorías sobre las cuales una empresa o institución deberá enfocarse de manera integral para

alcanzar una conducta de responsabilidad para con la sociedad donde opera.

3 Definición tomada de la OIT –Organización Internacional de Trabajo-.









Las seis categorías definidas son: Transparencia, valores y prácticas anti-corrupción; colaboradores;

públicos de interés clave (clientes, proveedores y comunidad); medio ambiente; fortalecimiento

Institucional; y sostenibilidad económica.

El núcleo de una conducta empresarial socialmente responsable lo constituye el compromiso de los

propietarios, directores, gerentes y empleados de las empresas. Los accionistas y altos directivos de

las compañías son los primeros llamados a impulsar iniciativas de RSE en sus organizaciones, y

paralelamente desarrollar la cultura de responsabilidad social entre sus colaboradores. Este

compromiso debe darse a todo nivel y traducirse en acciones concretas en cada una de las seis

categorías definidas.









4 POLÍTICA GENERAL

La Cooperativa incluirá en la definición de sus procesos y gestión, las políticas y principios de la

Responsabilidad Social Corporativa, permitiendo la consecución de los objetivos Institucionales de

beneficio integral a todos sus grupos de interés internos y externos.

Buscará el desarrollo sostenible y sustentable para satisfacer necesidades presentes sin

comprometer las de generaciones futuras, estableciendo un vínculo y relación permanentes entre

crecimiento económico, ambiental y social.

5 POLÍTICAS ESPECÍFICAS

5.1 ECONOMICO

La Cooperativa garantizará la entrega de información transparente a sus socios/clientes,

empleados y comunidad en general.

Propender al progreso económico y social de la comunidad en nuestra zona de influencia directa

e indirecta.

5.2 SOCIOS/ CLIENTES

Generará y promoverá la aplicación y ejecución adecuada de prácticas económicas sanas, para

brindar servicios de calidad, oportunos y equitativos, buscando satisfacer las necesidades de

socios/clientes y su fidelidad.

Desarrollará los mecanismos necesarios para informar todas las características de funcionamiento

de sus productos/servicios y de sus costos respectivos.









5.3 PROVEEDORES

La Gestión de adquisiciones propenderá a mantener relaciones comerciales con personas

naturales o jurídicas que orienten su gestión hacia el cumplimiento de los principios y conceptos

de Responsabilidad Social como son: honestidad, transparencia de información y cumplimiento de

compromisos; debiendo las empresas, evidenciar la práctica de los principios sobre lo que la Ley

norma.

La Calificación de Proveedores exigirá a las personas naturales y jurídicas, en atención a las

actividades de Responsabilidad Social, la certificación del pago de los beneficios legales a sus

empleados, la contratación ilegal de menores de edad, el cumplimiento de contratación de

personal con discapacidad de conformidad con la Ley así como sus obligaciones tributarias.

La Cooperativa socializará y propenderá entre sus proveedores los principios y prácticas de

Responsabilidad Social y su implantación.

5.4 PRESTAMISTAS

El compromiso con los prestamistas, generará acciones preventivas y correctivas, que permitan

mantener un buen gobierno corporativo y prudencia financiera.

5.5 IMPACTOS ECONOMICOS INDIRECTOS

La institución, a través de un adecuado manejo económico, financiero, social, de equidad y

competitividad laboral, contribuirá al crecimiento personal y profesional de sus colaboradores

aportando al crecimiento económico de la sociedad.

La Institución desarrollará mecanismos de prevención e información sobre los riesgos de posibles

impactos sociales, ambientales y económicos.









5.6 TALENTO HUMANO

A fin de transparentar la lucha contra la corrupción y el tráfico de influencias, todo el personal que

Ingrese a la Cooperativa debe cumplir con el proceso de selección, sin excepción alguna.

La Cooperativa incentivará el desarrollo integral de su Talento Humano, bajo procesos

permanentes de Capacitación y el Desarrollo de Carrera, extendiendo las acciones hacia la familia

y su bienestar.

La Cooperativa promoverá el principio Cooperativo de Público Interno - Empleabilidad continúa: a

través de programas de gestión de habilidades y de formación continua que fomenten la

empleabilidad de los funcionarios y que les apoyen en la gestión al concluir sus carreras

profesionales o de jubilación.

5.7 SOCIAL

Orientará acciones contra la corrupción, para impedir en las adquisiciones institucionales,

comportamientos que no se adapten ni respeten las políticas, procedimientos y valores de la

Institución.

Garantizará la incorporación sin discrimen de personas que cumplan con el perfil establecido para

desempeñar las funciones que requiera para cubrir la estructura organizacional.

Privilegiará en sus procesos selectivos la contratación de personas con discapacidad que

cumplan con el perfil profesional requerido para el desempeño de las funciones.

Promocionará y garantizará un ambiente laboral adecuado que facilite la generación y práctica de

valores que se orienten al cumplimiento de la misión de la institución sobre todo en sus

componentes de Responsabilidad Social.

Ejecutará acciones y actividades orientadas a garantizar la implantación de programas de salud y

seguridad ocupacional.

Gestionará la implementación de alianzas y convenios con entidades de educación superior para

apoyar el interés de superación de su personal en la búsqueda de su profesionalización alineada

a los objetivos de la Institución.









No efectuará contratación infantil en la búsqueda del fortalecimiento a cumplimiento de la

observación y cuidado de los niños.

Reconocerá todo trabajo adicional en jornada extraordinaria de sus empleados en sujeción a los

procedimientos internos establecidos para el efecto garantizando así la no ejecución de trabajo

forzado, salud y seguridad ocupacional de los empleados en todo nivel jerárquico.

Garantizará la cancelación de los haberes de sus empleados en forma oportuna, equitativa,

competitiva y en cumplimiento de disposiciones legales.

Las prácticas disciplinarias de Cooprogreso se orientarán a garantizar la seguridad física y

emocional de sus trabajadores, expresando su intolerancia ante actos de corrupción y acoso

sexual en todo nivel jerárquico.

Deberá promover y ser parte del desarrollo de la sociedad, ejecutando con ética y transparencia

los valores Corporativos

Promoverá y ejecutará la educación y capacitación de sus socios/clientes y colaboradores en

temas relacionados a: economía personal, familiar, y adecuada utilización de recursos.

Aprovechará las oportunidades sociales y de mercado en mira de generar diversidad de

beneficios para la institución, para socios/clientes y comunidad.

Deberá aplicar estrategias en busca de canalizar adecuadamente los recursos financieros y no

financieros para un apropiado desarrollo social en la población, por medio de sus socios/clientes

hacia la sociedad.

Deberá apoyar y trabajar con todos los actores sociales sin distinguir sexo, raza ni condición

social, apoyándose en los valores institucionales como pilar fundamental.

Deberá eliminar de su ámbito de acción a socios/clientes, proveedores, etc. que no actúen con

ética en el desenvolvimiento de las actividades diarias de la institución.

El área de Responsabilidad social, es la responsable de emitir el informe de Balance Social de la

Cooperativa.

Cada Gerencia es la responsable de la información entregada por su área para el informe de

Balance Social.









5.8 SERVICIO Y PRODUCTOS

La institución deberá realizar investigación y estudios de necesidades de socios/ clientes para

desarrollar a través del tiempo los servicios y productos para satisfacer estas necesidades, el área

de responsabilidad corporativa promoverá e intervendrá en que el desarrollo de estos productos

sean desarrollados con principios de sostenibilidad y sustentabilidad, con el fin de satisfacer las

necesidades actuales sin comprometer las generaciones futuras tanto en su impacto

El área de responsabilidad corporativa promoverá para que el desarrollo de los productos y

servicios sean basados en los principios de comercio justo y responsabilidad social.

5.9 PROMOCION Y PUBLICIDAD

La publicidad de la Cooperativa deberá incluir aspectos relacionados a Responsabilidad Social,

sostenibilidad, sustentabilidad, equidad y comercio justo.

Promoverá la generación del empleo directo mediante el desarrollo de su actividad, e indirecto, a

través de los productos y servicios financieros que brinda con responsabilidad y calidad, a la

Microempresa.

5.10 AMBIENTE

Promoverá la utilización de materiales no contaminantes y de fácil re utilización en suministros y

materiales que requieran para la ejecución de su trabajo diario.

Promoverá el ahorro de los niveles de energía, mediante la utilización de equipos y accesorios de

bajo consumo, enseñando al ahorro de energía en las instalaciones laborales y del hogar de

colaboradores, socios/ clientes y proveedores

Fomentar entre sus proveedores la entrega de insumos y materiales elaborados con elementos

biodegradables, reciclables.

Capacitará anualmente a los empleados sobre los impactos y riesgos ambientales como

consecuencia de su gestión diaria.

Desarrollará programas de reciclaje de los residuos sólidos que genera la empresa









Difundirá e implementará políticas de otorgamiento de Microcrédito por sectores productivos de

impacto a la naturaleza.

Implementar mecanismos de comunicación que no requieran traslado físico de personal.

Velar por el consumo adecuado de recursos, a través del seguimiento a la información

proporcionada por las áreas que custodian cada recurso administrativo y servicios básicos.

Promoverá la preservación y conservación del ambiente al interno y externo de la organización.

Para la limpieza de todas las instalaciones de la Cooperativa se utilizarán productos naturales y

biodegradables que no dañen al ser humano y al ambiente

Informará a socios/clientes de las zonas de influencia sobre los daños provocados por el exceso

de ruido con el fin de disminuir este alto riesgo.

5.11 COMITÉ DE RESPONSABILIDAD SOCIAL

Está conformado por dos miembros del Concejo de Administración, Gerente General, Gerencia de

Marketing y Jefe de Responsabilidad Social.

El Comité de responsabilidad social estará presidido por un miembro del Consejo de

Administración.

El delegado del Consejo de Administración que no presida este consejo, participará con voz pero

sin voto.

El Gerente General, Gerente de Marketing y la Jefatura de Responsabilidad Social, tendrán voz y

voto en el comité.

Los proyectos de Responsabilidad Social, serán conocidos y aprobados por el Consejo de

Administración.

El Comité de Responsabilidad Social se reunirá de forma ordinaria cada tres meses; y

extraordinaria ha pedido de los miembros del comité.

5.12 COOPERACIONES COMUNITARIAS

El área de Responsabilidad Social velará por que las relaciones comunitarias estén enmarcadas

dentro de política de buenos vecinos.









Se financiará proyectos puntuales de beneficio comunitario, más no intereses particulares.

Toda cooperación deberá ser enfocada y trabajada con autoridades y líderes comunitarios

estratégicos

La cooperación nunca se realizará a través de dinero efectivo.

Los montos de contribución se realizarán de acuerdo a lo establecido en el anexo 7.

El área de Responsabilidad Social maneja las relaciones interinstitucionales para generar

alianzas estratégicas públicas y privadas con el fin de fortalecer nuestro relacionamiento

institucional, nuestros programas y proyectos de RSC, productos y servicios, afianzando de esta

manera la proyección de la institución en el país.

No se financiarán cooperaciones bajo los parámetros detallados en el anexo 8.









6 PROCEDIMIENTOS

6.1 Administración y Generación del Balance Social

6.1.1 Diagrama de Flujo

Administración y Generación del Balance Social

Octubre 2014

Elaborado por:

Calidad y Procesos

JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014

Validado por:

OBSERVACIONES

Página

1 de 3

MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05

PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01

SUBPROCESO: Administración y Generación del Balance Social MP-04:PP-01-SPP-01

INICIO

Asistente de Responsabilidad Social

Revisar matriz de medición de indicadores por área.

Información ingresada en matriz:-Código-Indicador-Numerador-Denominador-Observaciones de explicaciones –referente a tipo de indicador--Fuente de información-Área responsable-Frecuencia de cálculo-Nivel-Datos COAC-Comentarios –explicación-

**Los indicadores son solicitados según lo indicado por el ente de control –Superintendencia de la Economía Popular y Solidaria y previa verificación de la matriz por

parte de la Jefatura de Responsabilidad Social-.

Excel

Matriz de medición de indicadores

E 1


E 1

Jefe de Responsabilidad Social

Solicitar información de indicadores vía mail a las distintas gerencias.

Mail con detalle de :-Tipo de información requerida-Adjunto de formato en el cual se requiere la información –formato por área-.-Fecha de recepción de información.-Solicitud delegación de Responsable para levantamiento y compilación de información.

La solicitud se la realiza de forma:Semestral: seguimiento de estado de indicadores

Anual: Generación de Balance Social

Outlook - mail


E 1

Mail solicitud de información a

gerencias

S 1

Gerencia /Delegado responsable

Remitir vía mail la información sobre los

indicadores solicitados para elaboración del

Balance Social.

Mail enviado a: Jefe de Responsabilidad Social

y Asistente de Responsabilidad Social.


E 1

Mail solicitud de información a

gerencias

S 1


E 1

Mail con información de

indicadores

S 2


E 1Outlook - mail

A

C 1 C 1

C 1

C 1

C 1 C 1


Definir estrategia de implementación del balance que debe ser relacionada con la estrategia institucional.

Excel


E 1

C 1

Estrategia de implementación de

balance.

S 8

C 7










Octubre 2014

Elaborado por:

Calidad y Procesos


Validado por:

OBSERVACIONES

Página

2 de 3





Compilar información remitida por Gerencia /

Delegado responsable.

La información es condensada en la matriz general de medición

de indicadores Excel

Mail con información de

indicadores

S 2


E 1


E 1


Analizar y generar informe en base a los resultados de los indicadores.

Contenido general de informe:-Resultados de indicadores por principio cooperativo-Cumplimiento en base a metas-Cumplimiento en base a principios-Análisis por principio cooperativo


E 1

Informe de indicadores

S 3

¿Es información de

indicadores presentada por cada

gerencia responsable?NO


Presentar informe (anual) a Gerencia de Marketing con la finalidad de presentar los resultados los resultados de indicadores.

Los resultados son presentados indicando el balance social del año analizado.


S 3


S 3

Gerencia de Marketing

Presentar informe –balance social- para su

aprobación a Gerencia General.

Gerencia General deberá presentar informe ante

Asamblea General de Socios para su

aprobación.

La Gerencia General deberá realzar la

presentación hasta el 31 de marzo.


S 3


E 1

A

B

C

C 1

C 1

C 1

C 1

C 2

C 2

C 2

C 2

2

2


Revisar si la información indica resultados de

indicadores que no cumplen con lo establecido

como cumplimiento.

Presentar información a Gerencia de Marketing

para su revisión.


S 3

C 2

SI

FIN


S 3

C 2


S 3

C 2










Octubre 2014

Elaborado por:

Calidad y Procesos


Validado por:

OBSERVACIONES

Página

3 de 3




¿Asamblea General de

Socios aprueba balance

social?


Ajustar y validar la viabilidad de aplicación de las

observaciones emitidas por la Asamblea

General de Socios.

Los ajustes o cambios serán realizados cumpliendo con lo que dispone el organismo de control.

NO


S 3


S 3


S 3

Acta de aprobación

1

1SI


Ingresar a página del organismo de control:

www.seps.gob.ec

Usuario y clave

Cargar información de balance.

**Realizar print de pantalla y guardar como

respaldo de envío de información.

**La información es ingresada a la página en

base a la fecha solicitada por el organismo de

control.

Página de organismo de control

S 5

Portal SEPS


Realizar acta de aprobación de balance social

ante la Asamblea General de Socios.Informe de indicadores

S 3S 6


Difundir información de balance social a la

comunidad.

La forma de difusión puede realizarse mediante

entregables físicos.


S 3

Balance Social

S 7

FIN

B

C

Usuario y clave.

Ingreso a organismo de control: SEPS

E 2

C 2 C 2

C 2

C 2

C 2

C 3

C 4

C 5

C 6









6.1.2 Descripción de procesos

N° Responsable Actividad

1 Asistente de

Responsabilidad Social

Revisar matriz de medición de indicadores por área (Anexo 4). Información ingresada en matriz: -Código -Indicador -Numerador -Denominador -Observaciones de explicaciones –referente a tipo de indicador- -Fuente de información -Área responsable -Frecuencia de cálculo -Nivel -Datos COAC -Comentarios –explicación- Los indicadores son solicitados según lo indicado por el ente de control –Superintendencia de la Economía Popular y Solidaria-. y previa verificación de la matriz por Parte de la Jefatura de Responsabilidad Social.

2


Definir estrategia de implementación del Balance que debe ser atada a la estrategia institucional.

3

Solicitar información de indicadores vía mail a las distintas gerencias. Mail con detalle de : -Tipo de información requerida. -Adjunto de formato en el cual se requiere la información –formato por área-. -Fecha de recepción de información. -Solicitud delegación de Responsable para levantamiento y compilación de información La solicitud de información se realizará según la necesidad de frecuencia establecida por la Gerencia Responsable









4 Gerencia /Delegado

responsable

Remitir vía mail la información sobre los indicadores solicitados

para elaboración del Balance Social.

Mail enviado a: Jefe de Responsabilidad Social y Asistente de

Responsabilidad Social.

**Las Gerencias deberán delegar un responsable de su área para

el levantamiento y compilación de información en los formatos

establecidos por el ente de Control y la envíe al área de

Responsabilidad Social para el desarrollo y publicación de un

Informe de Balance Social en el formato solicitado por el ente

regulador. Para tal efecto se realizará una capacitación para el

manejo de la herramienta.

**Cuando la información no pueda ser remitida por correo, debe

ser compartida a través de carpeta compartida.

5 Asistente de


Compilar información remitida por Gerencia /Delegado

responsable.

La información es condensada en la matriz general de medición de indicadores (Anexo 4).

6


Analizar y generar informe en base a los resultados de los indicadores. Contenido general de informe: -Resultados de indicadores por principio cooperativo -Cumplimiento en base a metas -Cumplimiento en base a principios -Análisis por principio cooperativo

7

¿Es información de indicadores presentada por cada gerencia

responsable?:

Revisar si la información indica resultados de indicadores que no

cumplen con lo establecido como cumplimiento.

Presentar información a Gerencia de Marketing para su revisión.

***Fin del proceso









8

¿Es información anual de indicadores?:

Presentar informe (anual) a Gerencia de Marketing con la finalidad de indicar los resultados de indicadores. Los resultados son presentados en el balance social del año analizado.

9 Gerencia Marketing

Presentar informe –balance social- para su aprobación a Gerencia

General.

Gerencia General deberá presentar informe ante Asamblea

General de Socios para su aprobación.

La Gerencia General deberá realzar la presentación hasta el 31 de

marzo.

10 Jefe de Responsabilidad

Social

Asamblea General de Socios NO aprueba balance social:

Ajustar y validar la viabilidad de aplicación de las observaciones

emitidas por la Asamblea General de Socios.

Los ajustes o cambios serán realizados cumpliendo con lo que dispone el organismo de control. **Volver a actividad N.-9

11


Asamblea General de Socios SI aprueba balance social:

Realizar acta de aprobación de balance social ante la Asamblea

General de Socios.

12

Ingresar a página del organismo de control: www.seps.gob.ec

Usuario y clave

Cargar información de balance.

**Realizar print de pantalla y guardar como respaldo de envío de

información.

**La información es ingresada a la página en base a la fecha

solicitada por el organismo de control.

13

Difundir información de balance social a la comunidad.

La forma de difusión puede realizarse mediante entregables

físicos.

http://www.seps.gob.ec/









6.2 Atención a Solicitud de la Comunidad


Atención a solicitud de la comunidad

Octubre 2014

Elaborado por:

Calidad y Procesos


Validado por:

OBSERVACIONES

Página

1 de 7



SUBPROCESO: Atención a solicitud de la comunidad MP-04:PP-01-SPP-02

INICIO


Receptar solicitudes de colaboración, la cual

debe redactarse según los requisitos

establecidos (Anexo 5).

-Agencias distintas a Matriz: receptar solicitud y enviar a área de responsabilidad social.

Requisitos establecidos

E 3

Solicitudes de colaboración

E 4


E 4


Realizar formulario de solicitud de cooperación o

iniciativa y solicitar firma del interesado –

stakeholder-.

**Formulario desarrollado en base a la solicitud

receptada del interesado –stakeholder-.


Entregar formulario de solicitud de cooperación

o iniciativa a Jefe de Responsabilidad Social

para su revisión.


E 4

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

¿Formulario se encuentra completo?


Entregar formulario a Asistente de

Responsabilidad Social para su corrección.

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

NO

1

1


Analizar y observar la viabilidad de la solicitud, en base a la información registrada en el formulario de solicitud de cooperación o iniciativa.

Revisión de:-Monto-Beneficiarios-Verificación de si el beneficiario se registra como socio de la cooperativa-Impacto a generarse por la atención de la solicitud

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

2SI

2

A

C 7

C 8

C 8

C 8 C 9

C 9 C 9

C 9 C 9

C 9 C 9

C 10










Octubre 2014

Elaborado por:

Calidad y Procesos


Validado por:

OBSERVACIONES

Página

2 de 7




A


Observar información registrada en la matriz de cooperaciones. Información revisada:-Categoría (tipo de Stakeholder que requiere la cooperación).-Frecuencia con la cual se ha dado cooperaciones e información que permita observar si se prosigue o no con la solicitud.-Ingresar información de nueva solicitud.

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

¿Solicitud a

aprobarse es por un monto

de: $1 - $500?

¿Se aprueba solicitud de

cooperación o iniciativa?

SI


Comunicar a Jefe de Responsabilidad Social

sobre la NO aprobación de la solicitud.

**Jefe de Responsabilidad Social entregara la

solicitud de cooperación o iniciativa al Asistente

de Responsabilidad Social.

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

NO


Comunicar al Interesado sobre la NO aprobación de la solicitud de cooperación o iniciativa ingresada.

***Archivar solicitud de cooperación o iniciativa.

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

FIN

SI B

DNO

EFIJMN

C 9 C 9

C 9 C 9

C 9 C 9

C 11

C 11










Octubre 2014

Elaborado por:

Calidad y Procesos


Validado por:

OBSERVACIONES

Página

3 de 7





Firmar solicitud de cooperación como constancia

de revisión y aprobación.

Comunicar a Jefe de Responsabilidad Social

sobre la aprobación de la solicitud.

** Jefe de Responsabilidad Social entregara la

solicitud de cooperación o iniciativa al Asistente

de Responsabilidad Social.

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

B


Realizar acuerdo de corresponsabilidad.

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Acuerdo de

corresponsabilidad

S 9


Comunicarse telefónicamente con el interesado

–Stakeholder- e indicar que su solicitud fue

aprobada.

Solicitar o informar:

-Firmar el acuerdo de corresponsabilidad

-Factura por el valor detallado como

requerimiento de cooperación.

-Monto de aprobación o detalle de lo aprobado.

Línea Telefónica

Acuerdo de

corresponsabilidad S 9

Solicitud de

cooperación o

iniciativa S 8Comunicación a interesado –

Stakeholder-

S 10


Revisar acuerdo de corresponsabilidad.

***La revisión se efectuará antes de registrar la

firma del interesado –Stakeholder-.

Acuerdo de

corresponsabilidad

S 9

Acuerdo de

corresponsabilidad

S 9


Registrar firma del interesado –Stakeholder- en

el acuerdo de corresponsabilidad.

Receptar del interesado –Stakeholder- factura

por el valor detallado como requerimiento de

cooperación.

Acuerdo de

corresponsabilidad

S 9

FacturaE 5

Acuerdo de

corresponsabilidad

S 9

FacturaE 5


Indicar al interesado:

*Pago se lo realizará 15 días a partir de la entrega de la documentación.*Pago se lo realizará mediante cheque en la ventanilla de pago o mediante transferencia a cuenta del interesado –Stakeholder-.

Acuerdo de

corresponsabilidad

S 9

FacturaE 5

Comunicación a interesado –

Stakeholder-

S 10

C


Realizar solicitud de pago.

Enviar solicitud de pago firmada junto con

factura a área financiera.

FacturaE 5

Solicitud de pago

S 11

G KLL

C 9 C 9

C 9

C 9

C 12

C 12

C 12 C 12

C 12 C 12

C 12

C 13 C 13

C 13

C 13C 14










Octubre 2014

Elaborado por:

Calidad y Procesos


Validado por:

OBSERVACIONES

Página

4 de 7




C


Archivar:

-Solicitud de cooperación o iniciativa.

-Solicitud de pago junto con factura (copias de

entrega a área financiera)

-Acuerdo de corresponsabilidad

Solicitud de pagoS 11

FacturaE 5

Solicitud de

cooperación o

iniciativa S 8

Acuerdo de


FIN

D

¿Solicitud a

aprobarse es por un monto

de: $501 - $30000?



SI

ENO




Solicitar a Gerencia General la revisión y

aprobación de la solicitud.

***Aprobación de Gerencia General: $501 -

$30000

SI

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8



FNO


Revisar y firmar la solicitud de cooperación

como constancia de aprobación.


FacturaE 5

Solicitud de

cooperación o

iniciativa S 8

Acuerdo de


SI

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8


Entregar solicitud de cooperación o iniciativa al

Asistente de Responsabilidad Social.

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

G

HNO

C 9 C 9

C 9 C 9

C 9 C 9

C 9 C 9

C 11

C 11

C 11

C 12 C 12

C 13 C 13

C 14 C 14










Octubre 2014

Elaborado por:

Calidad y Procesos


Validado por:

OBSERVACIONES

Página

5 de 7




H

¿Solicitud a

aprobarse es por un monto de:

$30001 - $80000?



SI

I NO





aprobación de la solicitud, previa presentación

para aprobación ante Comité de Adquisiciones.

***Aprobación de Comité de Adquisiciones:

$30001 – $80.000:

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

SI



JNO


Realizar acta de aprobación, en la cual se

solicita firmas como constancia de aprobación

de la solicitud.

Firma solicitada a delegado representante del

Comité de adquisiciones.

SI

Acta de aprobación

S 12




Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

K

LNO

C 9 C 9

C 9 C 9

C 11

C 11

C 11

C 4 Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

C 9










Octubre 2014

Elaborado por:

Calidad y Procesos


Validado por:

OBSERVACIONES

Página

6 de 7




L

¿Solicitud a

aprobarse es por un monto de:

$80001- en adelante?



SI

MNO





aprobación de la solicitud, previa presentación

para aprobación ante Consejo de

Administración.

***Aprobación de Consejo de Administración:

$80.000 – en adelante.

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

SI



NNO


Realizar acta de aprobación, en la cual se

solicita firmas como constancia de aprobación

de la solicitud.

Firma solicitada a delegado representante del

Consejo de Administración.

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Acta de aprobación

S 12

SI




Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

LL

ÑNO

C 9 C 9

C 9

C 9 C 9

C 11

C 11

C 11

C 4










Octubre 2014

Elaborado por:

Calidad y Procesos


Validado por:

OBSERVACIONES

Página

7 de 7




Ñ


En caso de montos que superen el 25% del

patrimonio técnico de la institución y conforme lo

que dice la Ley -Art.30 Literal N del Decreto

Ejecutivo 194 – Montos que superen el 25% del

Patrimonio Técnico de la Institución-, la

aprobación se efectuará por la Asamblea

General.

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

¿La Cooperación aprobada

NO es un proyecto?FINNO


Realizar acompañamiento durante la

implementación y ejecución del proyecto.

***El acompañamiento se realiza según impacto

del proyecto.

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

Solicitud de

cooperación o

iniciativaS 8

SI


Realizar informes de cumplimiento e impacto

una vez culminado el proyecto.

Informes de

cumplimiento

E 6

FIN

Informes de

cumplimiento

E 6

C 9 C 9

C 9 C 9

C 15 C 15

C 16











1


Receptar solicitudes de colaboración, la cual debe redactarse

según los requisitos establecidos (Anexo 5).

-Agencias distintas a Matriz: receptar solicitud y enviar a área

de responsabilidad social.

2

Realizar formulario de solicitud de cooperación o iniciativa

(Anexo 2) y solicitar firma del interesado –stakeholder-.

**Formulario desarrollado en base a la solicitud receptada del

interesado –stakeholder-.

3 Entregar formulario de solicitud de cooperación o iniciativa a

Jefe de Responsabilidad Social para su revisión.

4


Formulario NO se encuentra completo:

Entregar formulario a Asistente de Responsabilidad Social para

su corrección.

***Regresar a actividad N.-2

5

Formulario SI se encuentra completo:

Analizar y observar la viabilidad de la solicitud, en base a la información registrada en el formulario de solicitud de cooperación o iniciativa. Revisión de: -Monto -Beneficiarios -Verificación de si el beneficiario se registra como socio de la cooperativa -Impacto a generarse por la atención de la solicitud CRITERIOS DE APROBACIÓN • El área de Responsabilidad Social velará por que las relaciones comunitarias estén enmarcadas dentro de política de buenos vecinos. • Se financiará proyectos puntuales de beneficio comunitario, más no intereses particulares. • Previa a la toma de cualquier decisión se analizará y cuantificará el monto de la cooperación, que será aprobado considerando los montos de aprobación (Anexo 1). • Se elaborará una ficha de seguimiento y control de las cooperaciones con detalles de la solicitud. Formulario para









solicitud de cooperación o iniciativa (Anexo 2). • Toda cooperación deberá ser enfocada y trabajada con autoridades y líderes comunitarios estratégicos • La cooperación nunca se realizará a través de dinero efectivo. • Los montos de contribución se realizarán de acuerdo a lo establecido en el anexo 7. • Todo beneficiario de nuestras cooperaciones deberá firmar y comprometerse a cumplir un acuerdo de corresponsabilidad con la cooperación (Anexo 3). • El área de Responsabilidad Social maneja las relaciones interinstitucionales para generar alianzas estratégicas públicas y privadas con el fin de fortalecer nuestro relacionamiento institucional, nuestros programas y proyectos de RSC, productos y servicios, afianzando de esta manera la proyección de la institución en el país. • No se financiarán cooperaciones bajo los parámetros detellados en el anexo 8.

6

Observar información registrada en la matriz de cooperaciones. Información revisada: -Categoría (tipo de Stakeholder que requiere la cooperación).

-Frecuencia con la cual se ha dado cooperaciones e

información que permita observar si se prosigue o no con la

solicitud.

-Ingresar información de nueva solicitud.

7


Solicitud a aprobarse SI es por un monto de $1 - $500:

Proceder a la aprobación según la revisión efectuada.

8

NO se aprueba solicitud de cooperación o

iniciativa:

Comunicar a Jefe de Responsabilidad Social sobre la

NO aprobación de la solicitud.

**Jefe de Responsabilidad Social entregara la solicitud

de cooperación o iniciativa al Asistente de


9 Asistente de


Comunicar al Interesado sobre la NO aprobación de la

solicitud de cooperación o iniciativa ingresada.

***Archivar solicitud de cooperación o iniciativa.

***Fin del procedimiento.









10 Gerencia de Marketing

SI se aprueba solicitud de cooperación o iniciativa:

Firmar solicitud de cooperación como constancia de

revisión y aprobación.

Comunicar a Jefe de Responsabilidad Social sobre la


** Jefe de Responsabilidad Social entregara la solicitud

de cooperación o iniciativa al Asistente de


11


Realizar acuerdo de corresponsabilidad (Anexo 3).

12

Comunicarse telefónicamente con el interesado –

Stakeholder- e indicar que su solicitud fue aprobada.

Solicitar o informar:

-Firmar el acuerdo de corresponsabilidad

-Factura por el valor detallado como requerimiento de

cooperación.

-Monto de aprobación o detalle de lo aprobado.


Social

Revisar acuerdo de corresponsabilidad.

***La revisión se efectuará antes de registrar la firma

del interesado –Stakeholder-.

14 Asistente de


Registrar firma del interesado –Stakeholder- en el

acuerdo de corresponsabilidad.

Receptar del interesado –Stakeholder- factura por el

valor detallado como requerimiento de cooperación.

15


Indicar al interesado:

*Pago se lo realizará 15 días a partir de la entrega de

la documentación.

*Pago se lo realizará mediante cheque en la ventanilla

de pago o mediante transferencia a cuenta del

interesado –Stakeholder-.

16

Realizar solicitud de pago (Anexo 6).

Enviar solicitud de pago firmada junto con factura a

área financiera.

***En caso de monto mayor a $500 solicitar firma de

Gerencia General en la solicitud de pago.

17 Archivar:

-Solicitud de cooperación o iniciativa.









-Solicitud de pago (copia de entrega a área financiera)

-Acuerdo de corresponsabilidad


18


Solicitud a aprobarse NO es por un monto de $1 - $500:

Proceder a revisar si el monto solicitado por cooperación es de

$501 - $30000

Ir a la actividad N.25

19 Solicitud a aprobarse SI es por un monto de $501 - $30000:


20


iniciativa:

***Volver a la actividad N.-8.

21




Solicitar a Gerencia de General la revisión y


***Aprobación de Gerencia General: $501 - $30000

22 Gerencia General

NO aprueba solicitud de cooperación o iniciativa:


23 Gerencia General

SI aprueba solicitud de cooperación o iniciativa:

Revisar y firmar la solicitud de cooperación como

constancia de aprobación.

24




***Volver a la actividad N.-11

25

Solicitud a aprobarse NO es por un monto de $501 -

$30000:


$30001 – $80.000

Ir a la actividad N.33









26

Solicitud a aprobarse SI es por un monto de $30001 –

$80.000:


27


iniciativa:






Solicitar a Gerencia General la revisión y aprobación

de la solicitud, previa presentación para aprobación

ante Comité de Adquisiciones.

***Aprobación de Comité de Adquisiciones: $30001 –

$80.000:

29 Comité de Adquisiciones NO aprueba solicitud de cooperación o iniciativa:


30



Realizar acta de aprobación, en la cual se solicita

firmas como constancia de aprobación de la solicitud.

Firma solicitada a delegado representante del Comité

de adquisiciones.

31





Social

Solicitud a aprobarse NO es por un monto de $30001 –

$80.000:


$80.001 – en adelante.


Social

Solicitud a aprobarse SI es por un monto de $80.001 – en adelante: Proceder a la aprobación según la revisión efectuada.









34


iniciativa:






Solicitar a Gerencia General la revisión y aprobación

de la solicitud, previa presentación para aprobación

ante Consejo de Administración.

***Aprobación de Consejo de Administración: $80.001

– en adelante.

36 Consejo de Administración NO aprueba solicitud de cooperación o iniciativa:


37



Realizar acta de aprobación, en la cual se solicita

firmas como constancia de aprobación de la solicitud.

Firma solicitada a delegado representante del Consejo

de Administración.

38





Social

Solicitud a aprobarse NO es por un monto de $80.001 – en adelante: En caso de montos que superen el 25% del patrimonio técnico

de la institución y conforme lo que dice la Ley -Art.30 Literal N

del Decreto Ejecutivo 194 – Montos que superen el 25% del

Patrimonio Técnico de la Institución-, la aprobación se

efectuará por la Asamblea General.

40 La Cooperación aprobada NO es un proyecto: ***Fin del procedimiento


Social/Asistente de Responsabilidad Social

La Cooperación aprobada SI es un proyecto: Realizar acompañamiento durante la implementación y ejecución del proyecto. ***El acompañamiento se realiza según impacto del proyecto.

42 Interesado –Stakeholder-. Realizar informes de cumplimiento e impacto una vez

culminado el proyecto.









6.3 Convenios de Cooperación Interinstitucional


Convenios de Cooperación Interinstitucional

Octubre 2014

Elaborado por:

Calidad y Procesos


Validado por:

OBSERVACIONES

Página

1 de 3



SUBPROCESO: Convenios de Cooperación Interinstitucional MP-04:PP-01-SPP-03

INICIO


Receptar o realizar propuestas de convenios

interinstitucionales.

Nota:

-Convenios realizados de acuerdo a análisis

estratégico de relacionamiento interinstitucional.

-En función de programas y necesidades

establecidos en POA.

-Realizado con empresas públicas o privadas.

Propuestas de convenios

interinstitucionales

E 7



E 7

¿Convenio se requiere en función de nuestras

necesidades?FINNO


Realizar reuniones de acercamiento:

-Definir la meta que se busca con el convenio

-Definir objetivos mutuos

***Reunión realizada entre los representantes

quienes realizarán el convenio.



E 7

Reuniones de convenios

S 13

SI

Jefe de Responsabilidad Social/Área legal

Realizar el documento del convenio a firmarse –

borrador-.

***Documento realizado en conjunto con el área

legal, considerando criterio legal.

*** El convenio tiene establecido monto total y

tiempo en el cual se va a realizar le mismo.


S 13

Convenio

S 14

Jefe de Responsabilidad Social/Gerencias o

Autoridaes de Instituciones

Efectuar reunión con gerencias o autoridades de

las instituciones que van a efectuar convenio.

***Reunión efectuada con la finalidad de dar a

conocer a las respectivas gerencias los

acuerdos y términos del convenio a firmarse.

Convenio

S 14

Convenio

S 14

Gerencias o Autoridades de Instituciones

Definir acuerdos y términos del convenio a

firmarse.

Convenio

S 14

Convenio

S 14

A

C 17

C 18

C 18 C 19

C 19 C 19

C 19 C 19










Octubre 2014

Elaborado por:

Calidad y Procesos


Validado por:

OBSERVACIONES

Página

2 de 3




A


Remitir nuevos acuerdos y términos del

convenio a firmarse a área legal para emisión de

documento final de convenio.


S 13

Convenio

S 14


S 13

Convenio

S 14

Área legal

Realizar y remitir documento definitivo

–convenio- a Jefe de Responsabilidad Social.


S 13

ConvenioS 14

Convenio

S 14


Revisar documento definitivo –convenio- en

base a acuerdos y términos definidos en

reuniones con gerencias.

Convenio

S 14

Convenio

S 14


Agendar reunión con gerencias o autoridades de

las instituciones que van a efectuar convenio.

***Reunión efectuada para firma de convenio.

ConvenioS 14

Convenio

S 14


S 13

¿Se requiere efectuar

pago parcial según lo acordado

en convenio?

Beneficiarios de Convenio

Presentar informes de cumplimiento del

convenio junto con factura.

***La factura debe registrar los valores

acordados en el convenio.

SI

Informes de

cumplimiento del

convenio E 8

FacturaE 5

Informes de

cumplimiento del

convenio E 8

FacturaE 5


Revisar informes de cumplimiento de convenio.

***En caso de incumplimiento de convenio se

suspende el pago, cumpliendo con lo

establecido en el documento firmado: convenio.

Informes de

cumplimiento del

convenio E 8

Informes de

cumplimiento del

convenio E 8

B

1NO

1

C 18 C 18

C 18

C 18

C 13 C 13

C 19

C 19

C 19

C 19

C 19

C 19

C 19

C 19

C 20

C 20 C 20

C 20 C 20










Octubre 2014

Elaborado por:

Calidad y Procesos


Validado por:

OBSERVACIONES

Página

3 de 3




B


Realizar solicitud de pago.

Enviar solicitud de pago firmada junto con

factura a área financiera.

***Solicitud de pago firmada por Gerencia de

Marketing y Jefe de Responsabilidad Social.

FacturaE 5


FacturaE 5



Registrar en archivo Excel las solicitudes de

pago emitidas por concepto de convenios.


Archivo Excel - solicitudes de

pagoS 13

Archivo Excel - solicitudes de

pagoS 13


Archivar:

-Solicitud de pago (copia de entrega a área

financiera)

-Informe de cumplimiento de convenio



Informes de

cumplimiento del

convenio E 8


Informes de

cumplimiento del

convenio E 8

FIN

C 13 C 13

C 14C 14

C 14

C 14C 14

C 20C 20

C 21

C 21











1


Receptar o realizar propuestas de convenios interinstitucionales.

Nota:

-Convenios realizados de acuerdo a análisis estratégico de

relacionamiento interinstitucional.

-En función de programas y necesidades establecidos en POA.

-Realizado con empresas públicas o privadas.

2

Convenio NO se requiere en función de nuestras necesidades:

***Fin del procedimiento

3

Convenio SI se requiere en función de nuestras necesidades:

Realizar reuniones de acercamiento:

-Definir la meta que se busca con el convenio

-Definir objetivos mutuos

***Reunión realizada entre los representantes quienes realizarán el

convenio.


Social/Área legal

Realizar el documento del convenio a firmarse –borrador-.

***Documento realizado en conjunto con el área legal,

considerando criterio legal.

*** El convenio tiene establecido monto total y tiempo en el cual se

va a realizar el mismo.

5

Jefe de Responsabilidad Social/Gerencias o

Autoridades de Instituciones

Efectuar reunión con gerencias o autoridades de las instituciones

que van a efectuar convenio.

***Reunión efectuada con la finalidad de dar a conocer a las

respectivas gerencias los acuerdos y términos del convenio a

firmarse.

6 Gerencias o Autoridades

de Instituciones

Definir acuerdos y términos del convenio a firmarse.


Social

Remitir nuevos acuerdos y términos del convenio a firmarse a área

legal para emisión de documento final de convenio.

8 Área legal

Realizar y remitir documento definitivo –convenio- a Jefe de










9


Revisar documento definitivo –convenio- en base a acuerdos y

términos definidos en reuniones con gerencias.

10

Agendar reunión con gerencias o autoridades de las instituciones

que van a efectuar convenio.

***Reunión efectuada para firma de convenio.

11 Beneficiarios de convenio

SI se requiere efectuar pago parcial según lo acordado en

convenio:

Presentar informes de cumplimiento del convenio junto con factura.

***La factura debe registrar los valores acordados en el convenio.


Social

Revisar informes de cumplimiento de convenio.

***En caso de incumplimiento de convenio se suspende el pago,

cumpliendo con lo establecido en el documento firmado: convenio.

13


Realizar solicitud de pago (Anexo 6).

Enviar solicitud de pago firmada junto con factura a área financiera.

***Solicitud de pago firmada por Gerencia de Marketing y Jefe de


14 Registrar en archivo Excel las solicitudes de pago emitidas por

concepto de convenios.

15

Archivar:

-Solicitud de pago (copia de entrega a área financiera)



Social

NO se requiere efectuar pago parcial según lo acordado en

convenio:

Realizar seguimiento a cumplimiento de convenio en base a

informe presentados por beneficiarios del convenio.

***Volver a actividad N.- 11









6.4 Ejecución de programas de responsabilidad social


Ejecución de programas de responsabilidad social

Octubre 2014

Elaborado por:

Calidad y Procesos


Validado por:

OBSERVACIONES

Página

1 de 2



SUBPROCESO:

Ejecución de programas de responsabilidad social MP-04:PP-01-SPP-04

INICIO


Realizar el programa seleccionado:

-Programa definido en base a necesidades de

las comunidades o internas del grupo de

stakeholders, y son enfocados a la

sostenibilidad.

-Programas planificados anualmente o según

surgimiento de necesidades durante el

transcurso del año.

Programas de responsabilidad

social

E 9


social

E 9


Solicitar a Gerencia de Marketing la aprobación

del programa seleccionado:

-Capacitaciones

-Talleres

-Charlas

-Campañas, etc.


social

E 9


social

E 9

¿Se aprueba la ejecución

o planificación de desarrollo del

programa?INICIONO


Identificar y contactar telefónicamente a

proveedor que pueda brindar el servicio según el

programa a ejecutarse.

Solicitar propuestas y cotizaciones según

servicio requerido.


social

E 9


social

E 9

SI

Línea Telefónica


Receptar propuestas de proveedores.

Seleccionar mejores propuestas y cotizaciones

para presentar a aprobación de Gerencia de

Marketing

Propuestas y cotizaciones del

proveedor

E 10


proveedor

E 10

Jefe de Responsabilidad Social / Gerencia de

Marketing

Revisar cotizaciones y ventajas según propuesta

del proveedor.


proveedor

E 10


proveedor

E 10


Marketing

Definir proveedor al cual se va adquirir el

servicio.

Solicitar se califique como proveedor para

brindar servicios en la cooperativa.


proveedor

E 10

A

B

C 22

C 23 C 23

C 23 C 23

C 23


proveedor

E 10

C 23









Ejecución de programas de responsabilidad social

Octubre 2014

Elaborado por:

Calidad y Procesos


Validado por:

OBSERVACIONES

Página

2 de 2



SUBPROCESO:

Ejecución de programas de responsabilidad social MP-04:PP-01-SPP-04

A


Marketing

Solicitar aprobación de adquisición de servicio

según monto.


proveedor

E 10


proveedor

E 10

¿Se aprueba ejecución de

programa según monto?BNO


Solicitar a área legal la realización de contrato

por el servicio a adquirirse.


proveedor

E 10


proveedor

E 10

SI

Área legal

Realizar contrato por el servicio a adquirirse.


proveedor

E 10

ContratoS 15

Jefe de Responsabilidad Social/Proveedor/


Agendar reunión entre proveedor y gerencia

general en la cual se procederá a la firma del

contrato.

ContratoS 15

ContratoS 15


Enviar contrato firmado a área administrativa

para su archivo.

ContratoS 15

ContratoS 15


Realizar seguimiento de ejecución de desarrollo

del servicio:

-Resultados

-Tiempos

-Informes

***Seguimiento en base a lo descrito en el

contrato.

ContratoS 15

ContratoS 15

FIN

C 11

C 23 C 23

C 23 C 23

C 23

C 24 C 24

C 24 C 24

C 24 C 24

C 24











1


Realizar el programa seleccionado:

-Programa definido en base a necesidades de las comunidades o

internas del grupo de stakeholders, y son enfocados a la

sostenibilidad.

-Programas planificados anualmente o según surgimiento de

necesidades durante el transcurso del año.

2

Solicitar a Gerencia de Marketing la aprobación del programa

seleccionado:

-Capacitaciones

-Talleres

-Charlas

-Campañas, etc.


NO se aprueba la ejecución o planificación de desarrollo del

programa:


4 Asistente de


SI se aprueba la ejecución o planificación de desarrollo del

programa:

Identificar y contactar telefónicamente a proveedor que pueda

brindar el servicio según el programa a ejecutarse.

Solicitar propuestas y cotizaciones según servicio requerido.


Social

Receptar propuestas de proveedores.

Seleccionar mejores propuestas y cotizaciones para presentar a

aprobación de Gerencia de Marketing.

6

Jefe de Responsabilidad Social/Gerencia de

Marketing

Revisar cotizaciones y ventajas según propuesta del proveedor.

7

Definir proveedor al cual se va adquirir el servicio.

Solicitar se califique como proveedor para brindar servicios en la

cooperativa.

8

Solicitar aprobación de adquisición de servicio según monto

(Anexo 1).










Social

NO se aprueba ejecución de programa según monto:

***Continuar con actividad N.-4


Social

SI se aprueba ejecución de programa según monto:

Solicitar a área legal la realización de contrato por el servicio a

adquirirse.

11 Área Legal Realizar contrato por el servicio a adquirirse.


Social/Proveedor/Gerencia de Marketing

Agendar reunión entre proveedor y Gerencia de Marketing en la

cual se procederá a la firma del contrato.

13


Enviar contrato firmado a área administrativa para su archivo.

14

Realizar seguimiento de ejecución de desarrollo del servicio:

-Resultados

-Tiempos

-Informes

***Seguimiento en base a lo descrito en el contrato.









6.5 Desarrollo de memoria de responsabilidad social


Desarrollo de memoria de responsabilidad social

Octubre 2014

Elaborado por:

Calidad y Procesos


Validado por:

OBSERVACIONES

Página

1 de 2



SUBPROCESO:

Desarrollo de memoria de responsabilidad social MP-04:PP-01-SPP-05

INICIO


Condensar información institucional que permita

visualizar el impacto en la comunidad de las

actividades realizadas por la cooperativa.

Información a condensar:

-Procesos

-Documentación

-Programas

-etc.

Información institucional

E 11


E 11


Analizar información condensada.Información institucional

E 11


E 11


Identificar el impacto que genera cada una de

las actividades.

***Actividades visualizadas por cada una de las

áreas que conforma la cooperativa.


E 11

Análisis de información

institucional

S 16

¿El impacto de las actividades

es negativo?


Proponer planes de acciones correctivas.

Los planes son propuestos en base a la

información levantada o condensada.


E 11

Planes de acciones correctivas

S 17

SI


Elaborar contenido de la memoria de

responsabilidad social.

Contenido basado en los resultados y los

impactos observados en el análisis de la

información condensada.

Contenido general:

-Información de impactos por área

-Ejemplos: cantidad de negocios, cantidad de

créditos otorgado a mujeres, productos creados

para atención a sector prioritario, etc.

*** La elaboración de la memoria de

responsabilidad social se lo realiza anualmente.


E 11

Contenido de la memoria de

responsabilidad social

S 18

A

C 25 C 25

C 25 C 25

C 25

C 25

C 25

C 26

C 26

C 27

C 28









Desarrollo de memoria de responsabilidad social

Octubre 2014

Elaborado por:

Calidad y Procesos


Validado por:

OBSERVACIONES

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SUBPROCESO:

Desarrollo de memoria de responsabilidad social MP-04:PP-01-SPP-05

A


Identificar público de interés al cual se difundirá

el trabajo de memoria de responsabilidad social.

Público de interés identificado previo análisis.

Identificación de público de interés

S 18



S 18


Establecer forma de difusión de la memoria de

responsabilidad social:

*Física: continuar con procedimiento: Ejecución

de programas de responsabilidad social.

*Digital: continuar con procedimiento: Ejecución

de programas de responsabilidad social, junto

con intervención de área de marketing o

responsable de página web.



S 18

Identificación de público de interés

S 18

Memoria de

responsabilidad

socialS 19

FIN

C 28

C 28

C 28











1


Condensar información institucional que permita visualizar el

impacto en la comunidad de las actividades realizadas por la

cooperativa.

Información a condensar:

-Procesos

-Documentación

-Programas

-etc.

2 Analizar información condensada.

3

Identificar el impacto que genera cada una de las actividades.

***Actividades visualizadas por cada una de las áreas que

conforma la cooperativa.

4

El impacto de las actividades SI es negativo:

Proponer planes de acciones correctivas.

Los planes son propuestos en base a la información levantada o

condensada.

***Continuar con actividad N.-5

5

El impacto de las actividades NO es negativo:

Elaborar contenido de la memoria de responsabilidad social.

Contenido basado en los resultados y los impactos observados

en el análisis d el a información condensada.

Contenido general:

-Información de impactos por área

-Ejemplos: cantidad de negocios, cantidad de créditos otorgado a

mujeres, productos creados para atención a sector prioritario, etc.

*** La elaboración de la memoria de responsabilidad social se lo

realiza anualmente.









6


Identificar público de interés al cual se difundirá el trabajo de

memoria de responsabilidad social.

Público de interés identificado previo análisis.

7

Establecer forma de difusión de la memoria de responsabilidad

social:

*Física: continuar con procedimiento: Ejecución de programas de

responsabilidad social.

*Digital: continuar con procedimiento: Ejecución de programas de

responsabilidad social, junto con intervención de área de

marketing o responsable de página web.









7 ANEXOS

7.1 ANEXO 1. MONTOS DE APROBACIÓN

MONTO (USD) APROBADO POR

$1 - $500

Gerencia de Marketig

$501 - $30000

Gerencia General

$30001 – $80.000

Comité de Adquisiciones

$80.001 – en adelante


Conforme lo que dice la Ley (Art.30 Literal N del

Decreto Ejecutivo 194 – Montos que superen el 25%

del Patrimonio Técnico de la Institución)

Asamblea General

El Comité de Responsabilidad Social únicamente analiza y aprueba la viabilidad de proyectos que se

encuentran fuera de la planificación anual.









7.2 ANEXO 2. FORMULARIO PARA SOLICITUD DE COOPERACIÓN O

INICIATIVA









7.3 ANEXO 3. ACUERDO DE CORRESPONSABILIDAD









7.4 ANEXO 4. MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES









7.5 ANEXO 5. REQUISITOS SOLICITUD DE COOPERACIÓN









7.6 ANEXO 6. SOLICITUD DE PAGO









7.7 ANEXO 7. MONTOS DE CONTRIBUCIONES PARA COOPERACIONES

EN LA COMUNIDAD









7.8 ANEXO 8. PARAMETROS DE NO APROBACION

PARÁMETROS DE NO APROBACIÓN

Construcción de infraestructura o servicios que ya existan en la comunidad

Obras o servicios que no sean de prioridad y no cuenten con el aval de las propias comunidades.

Mítines, reuniones o asambleas que tengan carácter político o religioso.

Actividades ilegales (extorsiones, amenazas, secuestros, chantajes, etc.)

Actividades técnicamente no viables o con objetivos indefinidos o dudosos.

Viáticos para funcionarios públicos;

Remodelación de terrenos, viviendas u oficinas, cuando estas no son para beneficio de organizaciones

comunitarias legalmente establecidas o para propietarios de los sitios.

Gastos suntuarios o no indispensables para la actividad del proyecto

Cuentas de la institución u organización que no sean directamente atribuibles a la actividad o proyecto;

Vehículos automotores.

El área de Responsabilidad social no da auspicios.

confidencial y de uso interno - cooprogreso.fin.ec · propender al progreso económico y social de...

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