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CONFIDENCIAL Y DE USO INTERNO
Fecha Código Versión Páginas
Julio / 2014 NAP-CGA-CP-001-2 3.1 1/15
PROCESO:
COMPRAS PÚBLICAS
PROCEDIMIENTO:
CONTRATACIÓN
Actividad Nombre Cargo Fecha Firma
Aprobado por:
Ing. Paúl Ayora Administrador General
Ing. Diego Recalde Coordinador General
Administrativo
Dra. Carla Espinoza Coordinadora General
Jurídico
Ing. Verónica Reinoso Responsable Unidad de
Compras Públicas
Revisado por:
Abg. Christian Iglesias Experto 2
Ing. Alejandro Flores Coordinador General
de Planificación
Ing. Rodmin Echeverría Responsable Unidad de
Procesos
Elaborado por: Ing. Dieguis Coba Analista de Procesos
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION
Tipo de proceso:
Gobernante Agregador de Valor Apoyo
Código: NAP-CGA-CP-001.2
Versión: 3.1
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CONTROL DE CAMBIOS
Descripción
Elaborado por: Aprobado por:
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ÍNDICE
CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................. 2
1. DEFINICIONES ......................................................................................................................... 4
2. OBJETIVO. ............................................................................................................................... 4
3. ALCANCE................................................................................................................................. 4
4. RESPONSABLES ....................................................................................................................... 4
5. BASE LEGAL ............................................................................................................................ 5
6. POLITICAS ............................................................................................................................... 7
6.1 POLÍTICAS GENERALES ................................................................................................ 5
6.2 POLÍTICAS ESPECIFICAS……………………………………………………………………………………………5
7. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO........................................................................................ 7
7.1 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO .............................................................. 7
7.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................... 8
8. PROCESOS O SUBPROCESOS RELACIONADOS...................................................................... 14
8.1 PROCESOS / PROCEDIMIENTOS INTERNOS .............................................................. 14
8.2 PROCESOS EXTERNOS ................................................................................................ 14
9. INDICADORES……………………………….………………………………………………………………………………….15
10. ANEXOS………………………………………………….………………..……………………………………………………...15
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1. DEFINICIONES.
Catálogo Electrónico.- Registro de bienes y servicios normalizados publicados en el portal
www.compraspublicas.gob.ec para su contratación directa como resultante de la aplicación de
convenios marco.
PIE.- Presupuesto Inicial del Estado.
Pliegos.- Documento precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento, que se
sujetaran a los modelos establecidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública.
Portal de Compras Públicas.- (www.compraspublicas.gob.ec). Es el sistema informático oficial de
Contratación Pública del Estado Ecuatoriano. Es una herramienta de uso gratuito que facilita el
encuentro de la oferta y la demanda entre el sector público y los proveedores del Estado, publicando,
agilizando, optimizando y transparentando los procesos de Contratación Pública.
Requirente.- Quien requiere o solicita un bien y/o servicio.
SERCOP.- Servicio Nacional de Contratación Pública.
SOCE.- Sistema Oficial de Contratación del Estado.
TDR.- Términos de Referencia.
2. OBJETIVO.
Realizar la adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras públicas o prestación de
servicios, que beneficien el desempeño de la Asamblea Nacional, esta contratación deberá estar
sujeta a lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
3. ALCANCE.
El Procedimiento de Contratación abarca desde la entrega de la solicitud y requisitos por parte del
área requirente para la compra o adquisición de un bien o servicio, hasta la publicación del proceso
y la determinación de un usuario como Administrador de Contrato en el portal de Compras Públicas.
4. RESPONSABLES.
- Coordinaciones y/o Unidades Solicitantes.
- Coordinación General Financiera.
- Coordinación General Administrativa.
- Administración General.
- Coordinación General Jurídica.
- Comisión Técnica.
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- Evaluador.
5. BASE LEGAL
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.
Normativa del Sistema de Administración Financiera.
Norma de Control Interno de la Contraloría General del Estado.
6. POLÍTICAS
6.1. POLÍTICAS GENERALES
Se aplicará este tipo de compra o contratación a los bienes y/o servicios que superen el valor de
multiplicar el coeficiente 0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado (PIE) y que no se encuentren
registrados en el Catálogo Electrónico del Portal de Compras Públicas.
Si el bien o servicio solicitado por la Coordinación General o Unidad requirente no se encuentra
presupuestado o en la Programación Anual de Contratación se deberá solicitar la reforma respectiva.
El usuario deberá contar con los estudios y diseños completos, definitivos y actualizados, planos y
cálculos, especificaciones técnicas, debidamente aprobados por las instancias correspondientes.
6.2. POLÍTICAS ESPECÍFICAS
Para aplicar este tipo de compra o contratación será indispensable presentar:
- Solicitud.
- Tres proformas de proveedores diferentes.
- Términos de Referencia con firmas de responsabilidad.
- Estudios de mercado.
- Certificado de Bodega en caso de bienes.
La Coordinación General Financiera certificará los fondos de cada una de las solicitudes de compra de
bienes o servicios realizadas por las Coordinaciones Generales o Unidades.
La Coordinación General Jurídica emitirá el Informe jurídico luego de la revisión y análisis de todo el
proceso. Podrá elaborar y corregir las resoluciones entregadas para su revisión.
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En caso de bienes el requirente solicitará a Almacén o a Bodega la certificación de no disponibilidad
de existencia, el mismo que no podrá ser mayor de 30 días a la fecha de presentación de la
documentación.
Los Secretarios de los procesos pertenecientes a la Unidad de Contratación Pública deberán dar fe de
todo lo actuado por las Comisiones Técnicas.
Los integrantes de las Comisiones Técnicas y los Designados de procesos, así como los Secretarios de
Proceso deberán trabajar de manera conjunta y coordinada.
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7. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
7.1 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
COMPRAS PÚBLICAS
Má
xim
a
Au
tori
dad
o
de
leg
ado
Co
ord
inac
ión
Ad
min
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ativ
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Ju
ríd
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Ofe
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teR
eq
uir
ente
Contratación
CÓDIGO: NAP-CGA-CP-002.3VERSIÓN: 3.1
FECHA: Julio 2014
Página: 1 de 5
DOCUMENTOSD1. Documentos Habilitantes (Requisitos)D2. Informe de Tipo de Proceso aplicarD3. Certificación de fondosD4. Certificado de no constar en catálogoD5. Pliegos y Resolución de inicio de Proceso.D6. Informe jurídicoD7 Memorando de NotificaciónD8. Acta de Contestación D9. Acta de Recepción de OfertasD10. Acta de apertura de sobresD11. Acta de Calificación de ofertasD12. Resolución de Adjudicación o de proceso desiertoD13. Documentos HabilitantesD14. Solicitud de elaboración de contrato
MACROPROCESO: Coordinación General
Administrativa
PROCESO: Compras Públicas
PROCEDIMIENTO: Contratación
1. Elaborar y entregar Requisitos para la contratación
de un Bien o Servicio (físico y
magnético.
Certificación de Fondos
1
3
8. Elaborar Pliegos
9. Elaborar resolución de Inicio
10. Suscribir Resolución y
aprobar pliegos
7. Verificar Catálogo del
SERCOP y certificar
4
5
6
12. Revisar Portal de Compras Públicas
19. Elaborar y enviar Oferta
14. Realizar preguntas a través del
portal
no 13. Tienen Inquietudes
?
si
11. Publicar Pliegos,
cronograma en el Portal
20. Recibir ofertas
16. Consolidar y Remitir preguntas
29. Publicar la Adjudicación en
el portal
25. Verificar proveedor
habilitado y Elaborar
Resolución
28. Publicar resolución Proceso
desierto
1
15. Informar del proceso a miembros Comisión
18. Publicar respuestas
9
Contractual
26. Suscribir Resolución
Adjudicación27. Tipo?
21. Apertura y Análisis de
ofertas
22. Convalidación
de errores
23. Evaluación y Calificación
de ofertas (*)
24. Elaborar acta de
calificación (*)
1
17. Contestar las preguntas
81110
2. Revisar TDR e Indicar el tipo de
compra
3.Revisión y validación de
requisitos
30. Recopilar documentos habilitantes
1413
7
12
5. Completa y/o corrige requisitos
4. Correcto?
no
si 6. Solicitar Certificación de
Fondos
ProcesoDesierto
2
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7.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Elaborar y entregar
requisitos para la
contratación de un
bien o servicio
(Físico y magnético
ODT)
La Unidad requirente deberá elaborar y
adjuntar los siguientes requisitos:
1.- Solicitud de compra en el formato
establecido para el efecto en la que deberá
constar la descripción del bien o servicio
solicitado, partida presupuestaria, código del
producto, actividad planificada en la PAPP,
valor referencial y la justificación
debidamente suscrito por los responsables y
los representantes.
2.- Términos de Referencia, conforme
aspectos determinados en la guía de
elaboración de TDR, estos deberán estar
correctamente sumillados, numerados y
foliados. Se deberán adjuntar los estudios de
mercado y/o proformas de mínimo tres
proveedores.
3.- En caso de requerir bienes, el Certificado
de Almacén o Activos Fijos, en el que se
certifique el no poseer en inventario ese bien.
Todos los documentos descritos en esta
actividad deberán estar debidamente
suscritos por los responsables y/o
representantes.
Requirente
(Coordinaciones y/o
Unidades de la
Asamblea Nacional)
2 Revisar TDR e
indicar el tipo de
compra
La Asistencia de la Coordinación General
Jurídica recibirá la documentación, esta será
sumillado por el Coordinador General Jurídico
y asignará a un Técnico Jurídico para la
revisión de los TDR; según el criterio de
normativa indicará mediante un informe el
tipo de procedimiento de compra a seguir,
este informe será suscrito por el Coordinador
General Jurídico y será enviado con todo el
expediente a la Coordinación General
Administrativa.
La Asistencia de la Coordinación General
Administrativa recibirá el informe y el
expediente de parte de la Coordinación
General Jurídica y lo remitirá a la Unidad de
Compras Públicas para su gestión.
Coordinación
General Jurídica –
Personal de Compras
Públicas
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3 Revisión y
validación de
requisitos, TDR y/o
especificaciones
técnicas
La Asistencia de Coordinación Administrativa
recibirá las solicitudes con sus respectivos
requisitos y registrará en la base de datos de
control para posteriormente entregar a la
Unidad de Compras Públicas para que registre
en la base de datos de control la información
complementaria.
El Técnico recibirá la solicitud y revisará que
los requisitos estén completos conforme las
guías y formatos pre establecidos, de
presentar novedades en este proceso serán
observadas y devuelto al requirente con
memorando sumillado por el Coordinador
General Administrativo.
Se elaborará el cronograma con su respectiva
secuencia cronológica.
Coordinación
General
Administrativa –
Personal de Compras
Públicas
4 Correcto SI: Solicitar Certificación de Fondos (6)
NO: Completar y/o Corregir requisitos (5)
Coordinación
General
Administrativa –
Personal de Compras
Públicas
5 Completar y/o
Corregir requisitos
El Usuario deberá corregir o completar
conforme sea el caso, de acuerdo a las
observaciones recibidas de la Coordinación
General Administrativa.
Requirente
(Coordinaciones y/o
Unidades de la
Asamblea Nacional)
6 Solicitar
Certificación de
Fondos
Se recibirá el expediente, se registrará en la
base de datos.
Se elaborará la solicitud de certificación
presupuestaria, para la Coordinación General
Financiera y se enviará con una copia del
expediente.
La solicitud será suscrita por el Coordinador
General Administrativo.
La Coordinación General Financiera procederá
conforme el procedimiento de Certificación
Presupuestaria.
Coordinación
General
Administrativa –
Personal de Compras
Públicas
7 Verificar catálogo
del SERCOP y
certificar.
La Asistencia de la Coordinación General
Administrativa recibirá de la Coordinación
General Financiera la Certificación de Fondos,
se registrarán y entregará a la persona
asignada en la Unidad de Compras Públicas.
El Técnico responsable registrará en la Base de
Coordinación
General
Administrativa /
Personal de Compras
Públicas
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Datos y posteriormente con su usuario y
contraseña en el portal de Compras Públicas
consultará el bien que se va a comprar.
Imprimirá la hoja de resultado generada en el
portal.
Se elabora una certificación de no constar el
producto en el catálogo que la suscribirá el
técnico y el responsable de la Unidad de
Compras.
En caso de ser una contratación Directa y/o
Consultoría se verificará que el oferente esté
habilitado en el portal.
8 Elaborar Pliegos El Técnico de compras públicas elaborará los
pliegos basados en los modelos detallados en
la página del SERCOP, estos se adecuarán de
acuerdo al tipo de compra requerida, se
adjuntará también el cronograma.
Se elaborará un memo a suscribirse por el
Coordinador General Administrativo en el cual
detalle la entrega de los pliegos y el
expediente a la Coordinación Jurídica para la
elaboración de la Resolución de Inicio del
Proceso.
Una vez suscrito se registrará y se remitirá a la
Coordinación General Jurídica.
Coordinación
General
Administrativa
/Personal de
Compras Públicas
9 Elaborar
Resolución de
inicio
El Coordinador General Jurídico recibe el
expediente, lo sumilla y designa al Técnico
Jurídico correspondiente.
El Técnico Jurídico revisará y analizará el
contenido del expediente, y el cronograma.
Se elabora la resolución de inicio de proceso
en la que se incluirá al evaluador o los
miembros de la comisión.
Elaborará el informe del proceso, conforme la
revisión realizada, para remitirlo adjunto al
expediente al Coordinación General Jurídico
para la sumilla respectiva y posterior envió a
la Coordinación General Administrativa.
Coordinación
General Jurídica /
Personal Jurídico
10 Suscribir
Resolución y
aprobar pliegos
Revisar el informe jurídico y el expediente, de
estar conforme se procede a suscribir los
documentos pertinentes, caso contrario se
devolverá para su corrección.
Administración
General
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Se remitirá a la Unidad de Compras Públicas.
11 Publicar pliegos,
cronograma en el
Portal
La persona asignada en la Unidad de Compras
Públicas recibirá el expediente y registrara en
la base de datos de control, se entregará al
Técnico asignado del proceso para revisar la
suscripción de todos los documentos.
Los pliegos se ingresan al sistema SOCE, en el
link NUEVA CONTRATACIÓN (VER MANUAL
DEL USUARIO DEL SISTEMA), al igual que el
cronograma.
Se imprimirá la pantalla del SERCOP que
indique que el trámite fue subido con éxito y
se lo adjunta al expediente.
Coordinación
General
Administrativa /
Personal de Compras
Públicas
12 Revisar portal de
compras públicas
El oferente al ingresar al portal de compras
públicas conocerá y revisará los pliegos del
proceso.
Oferente
13 Tiene inquietudes Si: (Paso 14) Realizar preguntas a través del
portal.
No: (Paso 19) Elaborar y enviar ofertas.
Oferente
14 Realizar preguntas
a través del portal
El oferente registrará sus inquietudes en el
portal.
Oferente
15 Informar del
proceso a
Miembros de
Comisión
La notificación para comunicar a los
integrantes de la Comisión Técnica o al
Evaluador designado, será realizada por
memorando adjuntando la Resolución de
Inicio, en el que constarán las designaciones.
Coordinación
General
Administrativa
/Personal de
Compras Públicas
16 Consolidar y remitir
preguntas
El Técnico encargado del proceso ingresará al
sistema de Compras Públicas para monitorear
la etapa de preguntas conforme al
cronograma.
Se copiará las preguntas al formato
establecido y vía correo electrónico con copia
al Coordinador General Administrativo se
enviará al Presidente de la Comisión Técnica,
o al Evaluador.
Coordinación
General
Administrativa /
Personal de Compras
Públicas
17 Contestar las
preguntas
La comisión recibirá y analizará las preguntas,
estas serán respondidas en el formato tipo
acta establecida, este documento será
elaborado en el caso de comisiones por el
Secretario.
Evaluador/Comisión
Técnica
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Si no existiese comisión el Evaluador será el
responsable de la elaboración de este
documento.
Esta acta deberá ser firmada por todos los
integrantes de la comisión de ser el caso o el
Evaluador en su defecto y adjuntando el
respectivo archivo electrónico será entregada
a la persona asignada en la Unidad de
Compras Públicas para el registro.
18 Publicar respuestas Con las respuestas recibidas mediante Acta
física y electrónica, se ingresa al sistema de
Compras Públicas, se busca el código del
proceso y se transcribe las respuestas,
además de subir el acta escaneada al sistema.
En caso de cancelación del proceso, conforme
lo describe el Art. 34, igualmente se deberá
publicar dicha cancelación
Coordinación
General
Administrativa
/Personal de
Compras Públicas
19 Elaborar y enviar
ofertas
Los oferentes elaborarán y enviarán sus
ofertas cumpliendo y de acuerdo a lo
publicado en el Portal de Compras Públicas.
Oferente
20 Recibir ofertas Las ofertas serán recibidas a través de Gestión
Documental y ésta entregará los sobres a la
persona asignada en la Unidad de Compras
Públicas quien recibirá las ofertas en sobre
cerrado y procederá al registro y elaboración
una Acta para entregar al Evaluador o a la
Comisión Técnica.
Coordinación
General
Administrativa
/Personal de
Compras Públicas
21 Apertura y análisis
de ofertas
Una vez cumplido el plazo de entrega de
ofertas, el Evaluador o los miembros de la
Comisión Técnica proceden con la apertura
de los sobres y analizan la información
proporcionada por los oferentes de no
requerir convalidación de errores procederá a
calificar las ofertas.
Se elaborará el Acta de apertura en caso de
requerirse convalidación o el Acta de Apertura
y calificación en caso de no requerir
convalidación de errores y haberse calificado
las ofertas.
Evaluador/Comisión
Técnica
22 Convalidación de
errores
Posterior a la revisión de la documentación, la
Comisión Técnica determinará si los oferentes
deben subsanar algunas omisiones y/o
Evaluador/Comisión
Técnica
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defectos en su documentación, para lo cual
elaborarán un Acta para la convalidación de
errores, la misma que será suscrita por el
todos los integrantes de la Comisión Técnica o
el Evaluador según corresponda, para que
esta sea comunicada a través del portal por la
Coordinación General Administrativa, para
que sea subsanada en el plazo estipulado en la
misma.
23 Evaluación y
Calificación de
ofertas
Con las Ofertas una vez convalidado los
errores de haber sido el caso, se procede a
evaluar y calificar las ofertas utilizando los
criterios definidos previamente en los pliegos
para el efecto se elaborará el acta de
Calificación de ofertas.
Evaluador/Comisión
Técnica
24 Elaborar acta de
calificación
Luego de la calificación se procederá a
elaborar un acta para informar a la máxima
autoridad o su delegado respecto del proceso.
En esta constarán las novedades del proceso y
la recomendación para la adjudicación o la
declaratoria del proceso desierto.
En caso de no haber solicitada convalidación
se elaborará una sola Acta de Apertura y
calificación de Ofertas suscrita igualmente por
integrantes de la Comisión Técnica o el
Evaluador según corresponda.
Evaluador/Comisión
Técnica
25 Verificar proveedor
habilitado y
elaborar resolución
Se recibirá de la comisión Técnica y/o
evaluador el acta y los documentos del
proceso y se registrará, en caso de
adjudicación ingresar al portal de compras
públicas, verifica que los proveedores que
presentaron sus ofertas estén habilitados por
el SERCOP.
Imprimir el registro del SERCOP que indique la
habilitación del proveedor.
Elaborará la resolución según sea el caso de
adjudicación o proceso desierto. En caso de
ser adjudicación se indicará el Administrador
del Contrato.
Coordinación
General
Administrativa /
Personal de Compras
Públicas
26 Suscribir resolución La Administración General revisa y suscribe la
resolución.
Administración
General
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27 Tipo Proceso Desierto (paso 28) Publicar resolución
de Proceso Desierto.
Adjudicación (paso 29) Publicar la
adjudicación en el portal.
Administración
General
28 Publicar resolución
proceso desierto
Escanear la resolución y subir el documento al
portal de compras públicas en el link
DECLARAR DESIERTO.
Imprimir la captura de pantalla, donde conste
el estado DESIERTO, adjuntarlo al expediente
y comunicar al requirente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Coordinación
General
Administrativa/
Personal de Compras
Públicas
29 Publicar la
resolución en el
portal
Escanear la resolución y subir el documento al
portal de compras públicas en el link
ADJUDICAR.
Imprimir la captura de pantalla, donde conste
el estado ADJUDICADO.
Comunicar al proveedor adjudicado
solicitando la documentación habilitante
(Copia del RUC, Garantías, etc). Para la
elaboración del contrato.
Coordinación
General
Administrativa
/Personal de
Compras Públicas
30 Recopilar
documentos
habilitantes
Recopilar la documentación necesaria para la
elaboración del Contrato y remitirlo con la
respectiva solicitud de elaboración del
contrato, el mismo que será firmada por el
Responsable de Compras Públicas y será
entregado al Coordinador General Jurídico.
Coordinación
General
Administrativa
/Personal de
Compras Públicas
8. PROCESOS O SUBPROCESOS RELACIONADOS
8.1 PROCESOS / PROCEDIMIENTOS INTERNOS
Código Nombre
NAP-CGJ-CP-001.3 Contractual
NAP-CGF-PRE-002.3 Certificación de Fondos
8.2 PROCESOS EXTERNOS
Institución Nombre
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION
Tipo de proceso:
Gobernante Agregador de Valor Apoyo
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9. INDICADORES.
10. Nombre del Indicador Fórmula de Cálculo Responsable del
control Frecuencia
% Procesos gestionados acumulados #Procesos
adjudicados+#Procesos
declarados desiertos
# Procesos ingresados
Responsable de
Compras
Mensual
10. ANEXOS.
10.1. Formato de solicitud.
10.2. Cuadro Comparativo Contratación.
10.3. Guía de Elaboración de Términos de Referencia.