5.2 CONDUCCIÓN DE PRESENTACIÓN ORALES Y ESCRITOS

Las diferencias entre una presentación oral adecuada y una presentación oral profesional son muy sutiles. Sin embargo, es relativamente fácil llegar a desarrollar una presentación altamente profesional si se le planifica de antemano y se practica. El objetivo de este informativo es explicitar aquellos factores que conducen a una presentación efectiva y exitosa.

Presentaciones Orales

Al prepararse para una presentación oral de un trabajo, debe considerar una minuciosa planificación del esquema a seguir, con la finalidad de encontrar un óptimo del tiempo de presentación antes de efectuarse la misma. Deje lo menos posible a la improvisación, ya que por lo general ésta trae consigo pérdida de tiempo. Si es posible, ensaye su presentación antes de efectuarla, y realice en ese tiempo los ajustes necesarios. Para improvisar exitosamente es por lo general necesario un mínimo de experiencia previa en planificación de presentaciones. Siga las indicaciones a continuación:

1.-El límite de tiempo para las presentaciones será, sin excepción, de 10 min. Un exceso del tiempo disponible podrá ser penalizado. Al finalizar la presentación, se abrirá una discusión de no más de 5 min. Al final de la sesión de presentaciones se abrirá un periodo de discusión general.

2.-Aproveche el equipo audiovisual disponible en su presentación. Este consiste en proyectores de diapositivas y láminas de acetato. Hacer esto ayuda a: (1) fijar la atención del auditorio, (2) lograr una mejor transferencia de información, y (3) ayudarle en la organización y recuerdo de los puntos a comunicar. Una presentación oral carente de apoyo audiovisual corre el riesgo de tornarse desorganizada y retórica.

3.-Las láminas y/o diapositivas deben contener poca información escrita, ya que un exceso de texto puede desviar la atención del auditorio, y si existen limitaciones de tiempo, podría inclusive resultar en pérdida de material. Considere el ejemplo extremo de presentar en varias láminas un texto extenso, mientras el relato oral se concentra en resumir este texto: por lo general no habrá tiempo para que el auditorio tenga oportunidad de leer el texto, al mismo tiempo que su retención del relato oral será poca, al estar concentrado en la lectura.

4.-La presentación no debe ser una mera lectura de las láminas y/o diapositivas. Esto da la impresión de que el presentador no sabe de lo que está hablando, además de que implica no observar al auditorio e inclusive darle la espalda.

5.-En muchas ocasiones, la mejor forma de transmitir la información en láminas y/o diapositivas es mediante el uso de gráficos y esquemas. A menos que sean de tamaño reducido o sean el punto central de una discusión, las tablas ocasionan el mismo efecto que el exceso de texto. No incluya la misma información en formato de gráfico y tabla.

6.-El número total de láminas y/o diapositivas varía según la cantidad de información en cada una y el uso que haga de ellas el expositor. Sin embargo, considere que existe un tiempo mínimo para el cambio de láminas, usualmente no aprovechado.

7.-Es convenientes que las láminas, esquemas o gráficos resalten un título conciso e informativo, que permitan al auditorio en primera instancia decidir si desean prestarle atención a la lámina, al expositor, o a ambos.

8.-Nunca suponga que el auditorio sabe lo que usted quiere decir, pero tampoco abunde en explicaciones sobre detalles. Sea concreto en los puntos de su exposición, y evite usar términos que abran caminos a discusiones que no van a ser abordadas por usted. Durante la discusión podrá hacerlo.

9.-Observe al auditorio en el momento de hablarles, ya que esta práctica crea un puente que facilita con frecuencia la comunicación y el interés, pero no permita que las expresiones asumidas por las personas frente a usted modifiquen el esquema previamente establecido.

Presentaciones escritas:

Las presentaciones escritas (ya sean guías de lectura, trabajos prácticos, etc) deben ser entregadas en la fecha establecida por el docente, la que es previamente comunicada.

El mismo día de la presentación, cada grupo deberá presentar al menos una (1) copia escrita de un resumen de su trabajo, siguiendo las siguientes indicaciones:

1. Los resúmenes deben ser informativos, es decir, no deben fundamentarse en la discusión de los resultados, sino en los resultados en sí mismos. El aspecto central del resumen es la exposición de los objetivos, la cual debe ser clara y concisa. Los resultados deben corresponderse con tales objetivos, y en la mayoría de los casos es necesaria una breve explicación de la metodología empleada. Asimismo debe resumirse las principales conclusiones derivadas del estudio, una vez más en correspondencia con los objetivos planteados.

2. Los resúmenes no deben ser únicamente indicativos. El texto debe hilarse con coherencia para facilitar su comprensión, y no consistir meramente en una compilación de frases independientes.

3. El texto debe ser breve. El conjunto de título, autores, y texto del resumen no deberá exceder una cuartilla, siguiendo las indicaciones de formato.

4. A excepción de circunstancias inusuales, los resúmenes no incluyen referencias bibliográficas. Un caso común en el cual esto no se cumple es cuando uno de los objetivos importantes del trabajo está referido al apoyo o la crítica del trabajo citado.

5. El texto debe escribirse en un solo párrafo, sin dejar sangría al inicio.

6. Formato: márgenes de página convencionales (3 cm superior e izquierdo, 2 cm inferior y derecho); si es escrito en computadora, tamaño de letra 12; escrito a doble espacio; dos espacios entre título y autores, dos espacios entre autores e inicio del resumen; el título debe centrarse en el tope de la página y escribirse en mayúsculas; los autores deben centrarse justo debajo del título; el texto del resumen no debe estar justificado, sino alineado a la izquierda.

7. El título del resumen debe ser informativo. Debe iniciarse con una palabra que indique el área general dentro de la cual el trabajo puede ser clasificado, con la finalidad de facilitar su búsqueda en bases de datos indexadas. No debe contener más de quince palabras.

5.3. ELEMENTOS DE UNA PRESENTACIÓN EFECTIVA

* Profundidad de la investigación:

El desarrollo de ideas debe ser mayor que el tiempo dedicado a preparar las diapositivas. Búsqueda de información.

Se necesita evidencia y datos suficientes para sustentar un argumento sólido que cubra los tópicos y dimensiones exigidos por el tema a tratar.

* Ética:

Desde un comienzo se debe establecer el respeto por los derechos de autor, observando a lo largo de la presentación el citar las fuentes de las cuales obtuvieron todos los elementos utilizados en su presentación (texto, fotografías, imágenes, mapas, etc.).

* Diseño: Seleccionar texto e imagen. Utilizar la creatividad.

Se debe tener un guión como base para una estructura lógica, y guión con los temas y subtemas puede ser la diapositiva inicial de la presentación.

A partir de ésta se definen los títulos de las otras diapositivas y bajo cada título se incluye el texto explicativo, las imágenes de apoyo y las notas personales.

El texto de cada diapositiva se debe limitar a unas cuantas frases. En general, cada diapositiva debe contener sólo seis líneas de texto, no importa que un par de diapositivas tengan 8 líneas, pero que esto no sea la regla.

Se debe tener especial cuidado con la redacción y ortografía.

La presentación es el soporte de su discurso verbal, no el reemplazo de éste, debe hacer comentarios adicionales.

Simplificar, volver a editarla

Armonía

Debe promoverse la simplicidad a lo largo de toda la presentación.

Sea consistente en el tipo de letra, su tamaño y formato.

Se debe usar un tipo de letra clara y fácil de leer.

Como Arial, Tahoma o Verdana. Así como fondos de pantalla sencillos.

Todas las palabras deben ser legibles desde el lugar más alejado del salón. Las combinaciones de mayúsculas y minúsculas son las más legibles.

* Eliminar Distracciones.

Los diseños muy vistosos y coloridos pueden opacar el impacto del mensaje.

Use transiciones naturales, como el texto que cae o que aparece desde la izquierda. Es más fácil leer cuando el texto proviene siempre del mismo lugar. No se exceda con las transiciones, pues no todas las diapositivas requieren efectos especiales.

Una presentación muy cargada distrae a la audiencia

* Presentación:

Hablar.

Si el presentador se comunica con seguridad y transmite sus conocimientos con sinceridad, la audiencia tiende a darle mayor credibilidad y confianza.

El orador efectivo crea una conexión fuerte con la audiencia y establece contacto visual con cada miembro.

Actuar.

No se puede olvidar su primera y mas útil herramienta audiovisual: ¡uno mismo!.

Haga pausas deliberadas con diapositivas neutrales que le permitan acercarse más a su audiencia.

Otra de las formas de involucrar a la audiencia con el presentador además del contacto visual y el entusiasmo, consiste en contar anécdotas personales.

* La audiencia.

Analice su objetivo y las expectativas de la audiencia.

Si el mensaje llega a la audiencia de una manera convincente, es probable que varios de los asistentes den señales de aprobación mediante alguna forma de lenguaje corporal.

Es importante que dentro del tiempo de la presentación haya espacio para hacer preguntas.