Conciliación bancaria

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los

valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente,

con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de

los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques,

consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y

consignaciones, etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo

llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa),

hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran

todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del

respectivo mes.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la

empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las

diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.

El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos

como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada

uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en

el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.

Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros

auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:

- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario

delcheque.

- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las

ha abonado a la cuenta de la empresa.

- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no

ha registrado en su auxiliar.

- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun

no las ha registrado en sus auxiliares.

- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro

auxiliar.

- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como

base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es

el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la

cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa.

En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:

Saldo del extracto bancario:           XXX

(-) Cheques pendientes de cobro:   XXX

(-) Notas crédito no registradas    XXX

(+) Consignaciones pendientes     XXX

(+) Notas debito no registradas    XXX

(±) Errores en el auxiliar              XXX

= Saldo en libros.                      XXX

Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para

la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite,

que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota

de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.

Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota

crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede

emitir por pago de intereses, por ejemplo.

En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se

suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo

del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.

Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede

a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y

los errores encontrados.

En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe

hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se

debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la

empresa, y como tal se debe contabilizar.

La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la

conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus

causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.

¿Al hacer el cierre contable el saldo del libro bancos debe quedar igual al de los extractos?

Cierre contable

El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de

resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas.

Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado

para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede

ser una pérdida o una utilidad.

Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos,

gastos, costos de venta y costos de producción y las de balance son el activo,

pasivo y patrimonio.

El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a la

respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el

patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se

incrementará.

No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y

gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos.

Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar

los ajustes y conciliaciones del caso.

Entre los ajustes más importantes que se deben hacer está la depreciación de los

activos fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, la provisión de

cartera y los ajustes necesarios en los inventarios.

[Consulte: Depreciación, Métodos de depreciación,Provisión de cartera,

y Amortización de activos intangibles]

Es importante también la conciliación de las cuentas bancarias lo que le permitirá

realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas.

Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a

cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en

cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo

clásico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en

rojo, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo.

Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realización de los ajustes

necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o

desvalorización, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad.

Al hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de

los impuestos y los resultados financieros esperados por los socios.

Esto conlleva implícitamente a la existencia de una planeación con el objetivo de

conseguir el mejor resultado posible según los objetivos que se quieran lograr.

La depreciación, la provisión de cartera, los métodos de valuación de inventarios,

las políticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten

variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para

decidir cual es el procedimiento más adecuado para la consecución de los

objetivos trazados.

Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras

de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos

que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado.

La realización de una correcta planeación de políticas contables permite que la

empresa, además de mostrar una situación económica y financiera real, que pueda

también incidir sobre la carga tributaria que se debe asumir y sobre la estabilidad

económica, en especial de la disponibilidad de capital de trabajo.

La definición de las políticas y procedimientos contables no es una tarea que se

deba hacer al momento del cierre contable, sino al inicio del periodo, puesto que

algunas medidas, sino todas, para que surtan efectos deben ser aplicadas desde el

principio y durante todo el tiempo.

Al momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten

el periodo siguiente, de suerte que la planeación debe ser constante, y para nada

improvisada.

Se debe tener especial cuidado en no abusar de las figurar contables con el

objetivo de incidir en los resultados finales. Éstas deben enmarcarse dentro de una

política de prudencia que no comprometa para nada ni la situación económica ni

financiera de la empresa y no conlleva a la empresa a tener problemas de carácter

legal.

Es importante que al momento de fijar las políticas contables, así como se le brinda

importancia a la parte impositiva, se le brinde la misma o mayor importancia a la

parte económica de la empresa, algo que se suele descuidar en especial en las

medianas y pequeñas empresas, que son precisamente las que mas lo necesitan.

Nos consulta un lector si al hacer el cierre contable el saldo del libro bancos debe

coincidir con el saldo de los extractos bancarios.

La respuesta corta es que no.

Por supuesto que lo ideal para todos sería que los saldos del auxiliar de bancos

coincidieran con el saldo de los extractos bancarios, ya que de suceder, nos

evitamos un proceso que suele ser engorroso llamado conciliación bancaria.

No es obligación que el saldo del auxiliar de bancos y el extracto sea igual, y de

existir diferencia, que es la norma general, habrá que averiguar las razones que

causan esa diferencia, y para ello es la conciliación bancaria.

La conciliación bancaria no tiene como objetivo hacer coincidir los saldos de

bancos y los extractos. Su objetivo es identificar con claridad que ha generado la

diferencia, pero no pretende anular las diferencias.

Por ejemplo, si la empresa ha girado un cheque para pagar a un proveedor y eso

proveedor no lo ha cobrado, el saldo del libro auxiliar de bancos será inferior al

saldo del extracto, ya que el extracto no contiene el valor del cheque puesto que

no ha sido cobrado, pero ello no significa que la empresa deba hacer un ajuste a

su contabilidad, ya que esta refleja la realidad económica: el pago del pago de la

deuda con el giro del cheque. En este supuesto tanto la contabilidad como el

extracto bancario reflejan su realidad, por tanto no hay que modificar ni uno ni

otro, pues ninguno está errado.

Para efectos de control, la empresa sí debe conocer la causa de las diferencias. La

contabilidad se modificará sólo si el valor del saldo del extracto lleva a la empresa

a detectar un error en su contabilidad, pero será una consecuencia de su propio

error u omisión  y no una obligación derivada de un valor diferente del extracto

bancario.

Notas débito y crédito

Las notas debito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas

hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el

cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo

cuenta.

Nota debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se

le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor,

por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el

valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación,

interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el

incremento del saldo de una cuenta.

Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente,

con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el

concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota

crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de

precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la

facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para

ésta, y la nota crédito significa una erogación.

Por ejemplo, si se le cobran intereses a un cliente por incurrir en mora en el pago

de sus obligaciones, la empresa emite una nota debito por el valor de los

intereses, intereses que son un ingreso financiero para la empresa. En este caso,

para el cliente la nota debito se convierte en un egreso puesto que con ella se le

esta causando un cobro de intereses.

Caso contrario, si por error, al cliente se le cobró por las mercancías que se le

vendieron, un valor mayor al real, la empresa emite una nota crédito mediante la

cual disminuye la deuda del cliente por el valor cobrado en exceso. Esta nota

crédito es una erogación para la empresa puesto que se debe disminuir el valor

que inicialmente se registró como venta. Desde el punto de vista del cliente, como

su obligación se disminuye con la nota crédito, ésta se convierte en un ingreso en

la medida en que disminuye el valor de las mercancías que adquirió inicialmente a

un mayor valor.

En la Conciliación bancaria, es común confundirse con el concepto de la nota

debito y crédito, puesto que el banco envía a al empresa propietaria de una cuenta

de ahorros o corriente, una nota debito y la confundimos como un ingreso para la

empresa, pero en realidad lo que el banco ha hecho con esa nota debito es

disminuir el saldo de la cuenta bancaria por conceptos como la cuota de manejo,

que es un ingreso para el banco (Recordemos que la nota debito es un ingreso sólo

para quien la emite, para el que la recibe es un egreso).

En el caso de las cuentas bancarias, la nota crédito que emite el banco, sí es un

ingreso para la empresa, puesto que con ésta el banco ha consignado en la cuenta

valores como por ejemplo los intereses ganados por el dinero depositado en la

cuenta. (Caso contrario a la nota debito, la nota crédito es un egreso para quien la

emite y un ingreso para quien la recibe).

Reclasificación de cuentas

La reclasificación de las cuentas es otro tema que hace parte de los conceptos

básicos de contabilidad y que algunos usuarios nos han solicitado abordarlo.

La reclasificación de una cuenta consiste en que el saldo de la cuenta a

reclasificar, debe ser trasladado a otra cuenta, de forma tal que la presentación de

los estados financieros y la información contable sea lo más adecuada posible.

La necesidad de reclasificar una cuenta por lo general surge cuando el saldo de

dicha cuenta es contrario al de su naturaleza. Ejemplo: las cuentas del activo son

de naturaleza debito, luego, si al finalizar el periodo queda alguna cuenta con saldo

crédito, pues habrá que reclasificarla ya que no se puede presentar así.

Un ejemplo clásico de la reclasificación de las cuentas, es cuando la cuenta de

bancos presenta un saldo rojo, es decir un saldo crédito. Como no es nada

presentable un informa con una cuenta de bancos en rojo, hay que proceder a su

reclasificación.

Si la cuenta de bancos está en rojo, significa que sacamos del banco más plata de

la que teníamos, lo que quiere decir que se ha presentado un sobregiro, de modo

que le estamos debiendo plata al banco, por tanto hay que reconocer un pasivo

financiero.

Supongamos que tenemos la cuenta de bancos con un saldo de -1.000.000. La

reclasificación sería así:

Cuenta Debito Crédito

1110 1.000.000

2105 1.000.000

Se ha debitado la cuenta de bancos debido a que tenía un saldo crédito, y se ha

acreditado la cuenta de obligaciones financieras puesto que se debe reconocer la

deuda que se tiene con el banco al haber sobregirado la cuenta.

Otra cuenta que en ocasiones requiere ser reclasificada, es la cuenta de clientes,

situación que se presenta cuando un cliente paga más de lo que debe, dando

lugar a un saldo a favor del cliente, lo que se convierte en un pasivo para la

empresa, por consiguiente hay que reclasificarlo como tal.

Al realizar el cierre contable, hay que proceder a verificar el saldo de cada cuenta,

para así proceder a realizar los ajustes contables pertinentes, y de ser necesario,

reclasificar las cuentas a que haya lugar.

Presentación de sobregiros bancarios en los estados financieros

Respecto al manejo de los saldos  en las  cuentas corrientes,  en muchas ocasiones

cuando la empresa gira cheques para el pago de proveedores, el dinero no alcanza

para cubrir dicho pago por lo que el Banco realiza el pago del cheque pero se

genera un sobregiro en la cuenta corriente.

Estos casos suceden cuando por ejemplo la empresa gira cheques  al final del mes

para el pago  de proveedores por $160.000.000 pero en la cuenta corriente  hay

un saldo de  $158.000.000, y no se realiza ninguna transferencia a la cuenta o

ninguna consignación, por lo que el banco al realizar el pago del cheque queda un

sobregiro en la cuenta corriente  de $2.000.000.

El registro contable de esta operación o el  pago de proveedores queda de la

siguiente manera en la empresa:

Debito Proveedores 160.000.000

Crédito Bancos 160.000.000

En el momento de realizar el comprobante de egreso en el paquete contable no

hay ningún inconveniente con la anterior contabilización ya que se está debitando

la cuenta proveedores causada anteriormente y realizando el respectivo pago de la

cuenta bancos; pero, cuando se analiza el saldo de la cuenta de bancos en el

paquete contable vemos el saldo en rojo o con saldo de -$2.000.000 y como la

cuenta de bancos es de carácter debito, en esta ocasión debido al pago de los

cheques y la falta de fondos en la cuenta su saldo quedará con saldo crédito.

Como el sobregiro bancario constituye un préstamo temporal de fondos por parte

del banco, dicho saldo deberá ser reclasificado en una cuenta por pagar para

efectos de la presentación de la información financiera al cierre del periodo

contable.

El registro contable  de la reclasificación quedara de la siguiente forma:

Debito Bancos 2.000.000

Crédito Sobregiros bancarios 2.000.000

Así la cuenta de Bancos queda en (o) ceros para efectos de presentación de saldos

en los estados financieros.