conciliacion administrativa.docx

1 CONCILIACIÓN ADMINISTRATIVA

FLUJO GRAMA SUBPROCESO CONCILIACIÓN CONTENCIOSA ADMINISTRATIVAFASE 1

FASE 1

PRESENTACIÓNREVISION

DE LA SOLICITUD

RADICACION Y

REPARTO

LA PETICION VIENE COMPLETA


DE LA SOLICITUD

RADICACION Y

REPARTO

Constancia de insistenciaDe radicación

LA PETICION VIENE INCOMPLETA


FASE 2 FASE 2

FASE 2

RADICAREPARTO

ESTUDIO DE LA SOLICITUD

AUTO DE RECHAZO

CONSTANCIA

10

REGISTRO

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DE LA SOLICITUD

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CITACIÓN

SOLICITUD

PRUEBAS ADICIONALES

AUDIENCIAESTUDIO

CONSTANCIA

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10

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REGISTRO

5

SUBSANA

SI

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FASE 3

FASE 3

INASISTENCIA

NO JUSTIFICA

CONSTANCIA

JUSTIFICA

CITACIÓN

REGISTRO

AUDIENCIA

303

ACUERDO NO ACUERDO

CONSTANCIA

AUDIENCIA

ACTA

REGISTRO REGISTRO

COMUNICACIÓNJURISDICCION


COCEPTOS GENERALES La conciliación en los términos del artículo 64 de la ley 446 de 1998, es definida como el mecanismo alternativo de resolución de conflictos en virtud del cual dos o más personas gestionan la solución de sus diferencias con la ayuda de un tercero neutral y calificado denominado conciliador La conciliación es una de las más eficaces herramientas para la resolución de los conflictos jurídicos y con su implementación se busca involucrar a la comunidad en la solución directa de sus diferencias a través de un instrumento flexible, ágil, efectivo y gratuito en materia contencioso administrativa. La Ley Estatutaria de Administración de Justicia, Ley 1285 de 2009, contribuye a la necesidad de fortalecer la conciliación extrajudicial como mecanismo eficaz para la solución de conflictos, con el propósito de avanzar en la descongestión de la Administración de Justicia y hacer efectivo el derecho de acceso a la misma El artículo 13 de la Ley 1285 establece como requisito de procedibilidad para acudir a la jurisdicción contencioso administrativa el adelantamiento de la conciliación extrajudicial, cuando se trate del ejercicio de las acciones previstas en los artículos 85, 86 Y 87 ( 138. 140, 141 Ley 1437 de 2011) del Código Contenciosos Administrativo, se hace necesario impartir instrucciones para el adecuado ejercicio de la conciliación por parte de los Comités instituidos para el efecto, en los siguientes términos todo ello de conformidad con el Decreto No. 1716 de 2009 y demás normas concordantes 1.- Los Comités de Conciliación deben aplicar de manera rigurosa los principios de la función administrativa contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política y, en ese sentido, están obligados a tramitar las solicitudes de conciliación con eficacia, economía, celeridad, moralidad, imparcialidad y publicidad. 2.- La solicitud de conciliación deberá ser estudiada por el Comité de Conciliación de manera oportuna, la decisión acerca de su viabilidad debe tomarse en el menor tiempo posible y con la debida antelación a la citación a audiencia. Para cumplir con lo anterior, el Secretario Técnico asignará un número consecutivo a las peticiones y el Comité las estudiará en el mismo orden de ingreso salvo que exista justificación para alterar el correspondiente orden 3.- Los miembros de los Comités de Conciliación tendrán en cuenta que, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 16 del Decreto No. 1716 de 2009, las decisiones acerca de la viabilidad de conciliar no constituyen


DE LA SOLICITUD

RADICACIONY

REPARTO





DE LA SOLICITUD

RADICACIONY

REPARTO




ESTUDIO DE LA SOLICITUD

CONSTANCIA

AUTODE RECHAZO

CONSTANCIA

AUTO DECITACIÓN

SOLICITUDPRUEBAS ADICIONALES

AUDIENCIA ESTUDIO CONSTANCIA

NO

SI

30

20

REGISTRO

REGISTROAUTO QUE ORDENA

SUBSANAR

REGISTRO

5

SUBSANA

NO

SI

NO SI

Término optativo

INASISTENCIA ACUERDO NO ACUERDO

NO JUSTIFICA

CONSTANCIA

JUSTIFICA CONSTANCIA

CITACIÓN

REGISTRO

ACTA

REGISTRO REGISTRO

COMUNICACIÓNJURISDICCION

3

30


ordenación del gasto y que los acuerdos que se lleguen a celebrar tienen control de legalidad previo al desembolso de los dineros públicos, lo que brinda seguridad y garantía al manejo fiscal. De lo anterior se desprende que la decisión de conciliar constituye la primera etapa de la consolidación jurídica del acuerdo, en la medida en que éste sólo hace tránsito a cosa juzgada una vez se lleve a cabo la revisión de legalidad por parte de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. 4.- La decisión sobre la procedencia de la conciliación debe ser adoptada con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, de manera que las entidades públicas deben conciliar siempre que se presenten los supuestos jurídicos y probatorios que hagan viable la celebración de un acuerdo conciliatorio. 5.- Tanto la decisión de procedencia de la conciliación, como la de su improcedencia, deberá ser debidamente argumentada y sustentada por el Comité de Conciliación y estará contenida en el acta respectiva. 6. En los asuntos en los cuales exista alta probabilidad de condena, con fundamento en el acervo probatorio allegado al expediente y en la jurisprudencia reiterada y decantada de las altas Cortes, especialmente en asuntos relacionados con reconocimientos pensionales y eventos de responsabilidad objetiva, los miembros de los Comités de Conciliación deberán analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada. 7.- Será política de los Comités de Conciliación buscar prioritariamente solucionar las controversias que se presenten entre entidades estatales, a través de la conciliación o de cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, de conformidad con el procedimiento establecido en la Directiva Presidencial 05 de 20039 con el propósito de descongestionar los despachos judiciales o las jurisdicciones coactivas de las entidades. 8.- Los Comités de Conciliación deberán ser especialmente cuidadosos en la identificación de los casos en que se presente indebida legitimación de la parte convocada, a fin de decidir oportunamente la improcedencia de la conciliación y comunicarán de manera inmediata tal pronunciamiento, tanto al convocante como al agente del Ministerio Público ante quien se adelante el trámite extrajudicial. Para dar cumplimiento a estas instrucciones se deberán modificar, en cuanto resulte pertinente, los reglamentos internos de los Comités de Conciliación y se remitirá copia de tales modificaciones a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado, dentro del mes siguiente a la expedición de la presente Directiva. Los Comités de Conciliación tienen entre sus obligaciones la de formular políticas de prevención del daño antijurídico e implementar políticas generales de defensa de los intereses litigiosos de la entidad y demás obligaciones consagradas en el Decreto No. 1716 de 2009. CONTROL Y MEDICION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LOS COMITES DE CONCILIACIONCONTROL Y MEDICION Serán objeto de control y medición las actividades desarrolladas por los Comités de Conciliación en cumplimiento de la Ley 1285 de 2009 y de la Directiva Presidencial 05 de 2003. Para el efecto, las entidades y organismos a quienes se dirige esta circular, deberán adoptar los siguientes indicadores: 1) la eficacia de la conciliación reflejada en la disminución de procesos en contra de la entidad 2) la eficacia de la conciliación reflejada en la disminución porcentual de condenas contra la entidad 3) la efectividad de las decisiones del Comité de Conciliación traducidas en el porcentaje de conciliaciones aprobadas judicialmente 4) el ahorro patrimonial que se logre con ocasión de los acuerdos conciliatorios aprobados por la jurisdicción. El resultado de estos indicadores deberá ser reportado bimestralmente a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

PRESUPUESTOS DE LA CONCILIACIÓN EN MATERIA ADMINISTRATIVA


De conformidad con la normatividad vigente y la jurisprudencia sobre el tema, los siguientes son los presupuestos del acuerdo conciliatorio prejudicial en materia contencioso administrativa, que se debe adelantar exclusivamente ante el respectivo Procurador Judicial:

Debida representación de las personas que concilian. Obrar por medio de apoderado, quien deberá ser abogado titulado y contar con facultad expresa para conciliar. Decisión favorable del respectivo Comité de Conciliación, cuando a ello hubiere lugar. Que el asunto a conciliar sea susceptible de transacción, desistimiento o conciliación y además sea de carácter

particular y contenido económico, lo que permite que el acuerdo sea viable aún en los casos en los que verse sobre la totalidad de las pretensiones del convocante.

Que no haya operado la caducidad de la acción que eventualmente se ejercería en caso de no llegar a acuerdo conciliatorio.

Que lo reconocido patrimonialmente cuente con adecuado respaldo probatorio en la actuación, tal como se dispone en el artículo 73 de la Ley 446 de 1998, según el cual, “la autoridad judicial improbará el acuerdo conciliatorio cuando no se hayan presentado las pruebas necesarias para ello”.

Que el acuerdo no resulte abiertamente lesivo para el patrimonio público. Que el acuerdo no sea violatorio de la ley. Que no proceda la vía gubernativa o que ésta estuviere debidamente agotada Que se presente alguna de las causales de revocatoria directa previstas en el artículo 93 del C.C.A (Ley 1437 de

2011), cuando se trate de conciliación respecto de los efectos económicos de actos administrativos. CONTENIDO DE LA SOLICITUD

1. La solicitud de conciliación extrajudicial puede presentarse en forma individual o conjunta y, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6° del Decreto 2511 de 1998, debe contener los siguientes requisitos:

2. La designación del funcionario a quien se dirige; 3. La individualización de las partes y de sus representantes si fuere el caso; 4. Las diferencias que se quieren conciliar y los hechos en que se fundamentan; 5. La relación de las pruebas que se acompañan y de las que se harían valer en el proceso; 6. La demostración del agotamiento de la vía gubernativa, a través del acto expreso o presunto, cuando ello fuere

necesario; 7. La estimación razonada de la cuantía de las aspiraciones; 8. La manifestación, bajo la gravedad del juramento, de no haber presentado demandas o solicitudes de conciliación

con base en los mismos hechos; 9. La indicación del lugar para que se surtan las notificaciones, y 10. La firma del solicitante o solicitantes;

ASUNTOS NO CONCILIABLESDe conformidad con el parágrafo primero del artículo 2 de la ley 640 de 2009, n o son susceptibles de conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo:

I. Los asuntos que versen sobre conflictos de carácter tributario.II. 'Los asuntos que deban tramitarse mediante el proceso ejecutivo de que trata el artículo 75 de la Ley 80 de 1993.

III. Los asuntos en los cuales la correspondiente acción haya caducado.IV. Cuando la acción que eventualmente se lIegare a interponer fuere la de nulidad y restablecimiento de derecho, la

conciliación extrajudicial sólo tendrá lugar cuando no procedan recursos en vía gubernativa o cuando ésta estuviere debidamente agotada, lo cual deberá acreditarse, en legal forma, ante el conciliador.

CONTROL JUDICIAL El procurador judicial debe remitir al juez o tribunal administrativo competente las actas contentivas de conciliaciones judiciales a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a la celebración de la audiencia, a fin de que se verifique el respectivo control y se apruebe o impruebe el acuerdo al que llegaron las partes. El acta de conciliación y el respectivo auto aprobatorio debidamente ejecutoriado, prestan mérito ejecutivo y tienen efecto de cosa juzgada. La autoridad judicial improbará el acuerdo conciliatorio cuando la respectiva acción haya caducado[27], cuando no se hayan presentado las pruebas necesarias, cuando el acuerdo sea violatorio de la ley o resulte lesivo para el patrimonio público.


Aprobación ParcialEn cuanto a la posibilidad de efectuar aprobaciones parciales, el Consejo de Estado ha sido enfático al señalar: “si bien puede comprender la decisión sobre varias pretensiones que podrían analizarse de manera individual o autónoma, lo cierto es que la misma constituye un “universo único”, es decir, un acuerdo de voluntades genérico, sobre el cual debe restringir su estudio a la legalidad de aquel y a la posible lesividad del mismo en relación con los intereses patrimoniales del Estado”. “El acuerdo conciliatorio es un “universo único” y en dicha medida, no resulta jurídicamente posible hacer aprobaciones parciales, esto es, sobre alguno de sus puntos conciliados, porque ello implicaría alterar la voluntad de las partes que pretendieron conciliar totalmente la controversia.” “en ese orden de ideas, no es posible que el juez adelante aprobaciones parciales del acuerdo según su criterio y sana crítica, por cuanto en sede de la conciliación, el operador judicial sólo cuenta con competencia para verificar una serie de requisitos establecidos en el ordenamiento jurídico, sin que sea posible invadir la órbita de las partes en cuanto a los acuerdos a los que llegaron en la audiencia correspondiente (v.gr. aprobar el acuerdo respecto de los perjuicios morales, pero improbarlo frente a los materiales).” inasistenciaDebe tenerse en cuenta que la inasistencia injustificada a la audiencia de conciliación convocada por el procurador judicial, dará lugar a la imposición, por parte del juez, de la correspondiente multa. Además, si las partes o alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliación y no justifica su inasistencia dentro de los tres (3) días siguientes, “su conducta podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos” Debe tenerse en cuenta que la inasistencia injustificada a la audiencia de conciliación convocada por el procurador judicial, dará lugar a la imposición, por parte del juez, de la correspondiente multa. Además, si las partes o alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliación y no justifica su inasistencia dentro de los tres (3) días siguientes, “su conducta podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos” NORMAS

I. Ley 446 de 1998. II. Decreto Reglamentario 2511 de 1998.

III. Ley 640 de 2001.IV. Ley 1285 del 22 de 2009.V. Decreto 1716 de 2009

VI. Circular No. 005 de febrero de 2009 VII. Directiva Presidencial No. 005 de mayo de 2009 OTRA DIAPOSITIVAANTECEDENTES CONSTITUCIONALES Artículo 1. Colombia es un Estado Social de Derecho con fundamento en el respeto de la dignidad humana y la prevalencia del interés general sobre el particular. Artículo 2. Uno de los fines esenciales del Estado es asegurar la convivencia pacífica. Artículo 116. (…) Los particulares pueden ser investidos transitoriamente de la función de administrar justicia en la condición de jurados en las causas criminales, conciliadores o en la de árbitros habilitados por las partes (…)Artículo 229. Se garantiza el derecho de toda persona para acceder a la administración de justicia

ANTECEDENTES ESTATUTARIOS Ley 270 de 1996 y Ley 1285 de 2009


La ley podrá establecer mecanismos alternativos al proceso judicial para solucionar los conflictos. 13.Ejercen función jurisdiccional los particulares actuando como conciliadores. LA CONCILIACIÓN es un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador (Ley 446 de 1998)ASUNTOS CONCILIABLES Se podrán conciliar todas las materias que sean susceptibles de transacción, desistimiento y conciliación, ante los conciliadores de centros de conciliación, ante los servidores públicos facultados para conciliar y ante los notarios (Ley 640 de 2001) EVOLUCIÓN LEGAL LEY 23 DE 1991En trámite Constitución Política.Descongestión de despachos judiciales.Da a la conciliación autonomía e independencia de los procesos judiciales.DECRETO 2651 DE 1991Artículo 5 transitorio C.P. Faculta al Presidente para expedir normas temporales de descongestión.42 meses. Prorrogado sucesivamente por las leyes 192 de 1995, 287 de 1996, 377 de 1997.LEY 446 DE 1998Requisito de Procedibilidad.Centros de Conciliación o servidores públicos competentes: Laboral, familia, contencioso administrativo, civil, comercial, agrario y policivo.Ley 640 de 2001Fomenta cultura de la autocomposición.Quiénes son conciliadores.Cómo se selecciona el conciliador. Ley 640 de 2001 Procedimiento Centros de Conciliación.Control, inspección y vigilancia.Suspensión término de prescripción y caducidad.Requisito de Procedibilidad. Ley 1395 de 2010 Requisito de procedibilidad en asuntos civiles. Antes de acudir a la jurisdicción civil en los procesos declarativos, con excepción de los de expropiación y los divisorios.Judicatura en Centros de Conciliación Públicos (7 meses)Conciliación en equidad.Documentos. Sentencia C-598 de 2011 LEY 1564 DE 2012 CÓDIGO GENERAL DEL PROCESONo se necesita agotar requisito de procedibilidad para restitución de inmueble arrendado.Insolvencia de persona natural no comerciante.Requisito de procedibilidad en los procesos declarativos, con excepción de los divisorios, los de expropiación y aquellos en donde se demande o sea obligatoria la citación de indeterminados. DECRETO 1829 DE 2013 Por qué se expide el Decreto 1829 de 2013?

1. Racionalizar 2. Simplificar 3. Modernizar 4. Fortalecer 5. Seguridad Jurídica 6. Impactar


Creación de Centros de Conciliación y Arbitraje1-Quién. 2-Solicitud: Ciudad, Recursos financieros para dotación, puesta en funcionamiento y operación. (proyecto de inversión)3-Anexos: Certificado de Existencia y Representación Legal (no aplica para la Nación, Departamentos, Municipios y entidades de creación legal o constitucional). Fotografías, planos, folio de matrícula inmobiliaria o contrato de arrendamiento.-Instalaciones:

1. Área de espera.2. Área de atención al usuario.3. Área para el desarrollo de procesos administrativos4. Área para conciliación y arbitraje.5. Archivo.6. -Proyecto financiero.7. -Diagnóstico de Conflictividad y Tipología del Conflicto.8. -Reglamento Reglamento

Estructura Administrativa, Funciones del Director, Integración y exclusión de listas.Deber de información.Procedimiento de conciliación y de arbitraje.Designación de árbitros y conciliadores.REGLAS DE LA AMIGABLE COMPOSICIÓN.Mecanismos de información al público.Tarifas.Código de ética.

Arbitraje virtual. (mecanismos de firma, nombre de dominio al accederán las partes, herramientas de acuse de recibo, alternativa de etapa automatizada de arreglo directo)

Inspección, control y vigilancia-RevocatoriaA-Modificación condiciones mínimas aprobadas en el estudio de factibilidad. B-Listas sin requisitos. C-Multas no canceladas. D-Prestación de servicios durante suspensión. E-No prestación del servicio durante el año anterior. Amonestación escrita F-Multa hasta 200 smlmv G-Suspensión hasta 6 meses.Obligaciones: Listas de conciliadores, árbitros y secretarios Por especialidad jurídica. Cumplimiento requisitos legales e internos. Conciliadores internos. Renovación cada dos años. (cumplimiento deberes, protocolos, procedimientos, satisfacción del usuario, disponibilidad, conocimientos y habilidades)Códigos de identificación. Educación continuada. Registro Jornadas Gratuitas. Gestión documental.

CUANTÍA DE LA PRETENSIÓN CUANTÍA DE LA Tarifas decreto 4089 Tarifas equivalentes decreto 1829 de


SOMETIDA A CONCILIACIÓN en smlmv (decreto 1829 de 2013)

PRETENSIÓN SOMETIDA A CONCILIACIÓN (decreto 4089 de 2007)

de 2007 2013

Menos de 8 Desde 0 y hasta $ 5.000.000 $ 176.850 $ 176.850

Entre 8 e igual a 13 De $5.000.001 hasta $ 7.500.000 $ 255.450 $ 255.450

Más de 13 e igual a 17 De $ 7.500.001 hasta $ 10.000.000 $ 314.400 Mínimo $255.450 máximo $314.400

Más de 17 igual a 35 De $ 10.000.001 hasta $20.000.000 $ 412.650 Mínimo $314.400 máximo $412.650

Más de 35 e igual a 52 De $ 20.000.001 hasta $30.000.000 $ 491.250 Mínimo $412.650 a máximo $491.250

Más de 52 De $ 30.000.001 en adelante

$1.050.000 en adelante

$491.250 o $1.050.890 en adelante

Consultorios (Cuantía, conciliadores, docentes) Tarifas (Inasistencia 70%, incremento 10% luego de cuatro sesiones, indeterminada 14 smldv). Tarifa arbitraje pago inicial de 1 smlmv para menor cuantía y 2 smlmv para mayor cuantía, tarifa si acta de

conciliación. SICAAC. Gestión Documental. NTC 5906. Papelería.

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA DE CALIDAD NTC 5906OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN.Esta norma establece los requisitos que deben cumplir los Centros de Conciliación, para facilitar la conciliación en condiciones de calidad, como Mecanismo Alternativo de Solución de Conflictos (M.A.S.C.).REQUISITOS ENTIDAD PROMOTORA.La entidad promotora en forma permanente debe identificar, planificar e implementar los procesos necesarios para:

a) Disponibilidad de recursos de información, infraestructura, humanos, financieros, necesarios para prestar el servicio.

b) Realizar acciones de difusión de los servicios del Centro.c) Los que la ley establezca.

REQUISITOS DEL CENTRO DE CONCILIACIÓNPoblación objetivo.Responsabilidades del Director.Planificación del Centro.Requisitos de infraestructura.Recurso humano.Comunicación. Prestación del servicio de Conciliación.


EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTOEl Centro debe evaluar al menos una vez al año el cumplimiento de lo planificado contra lo ejecutado y realizar ajustes cuando así se requiera.Debe establecer, implementar y mantener un procedimiento documentado para el tratamiento de las quejas presentadas por el usuario contra los Conciliadores. Dicho procedimiento debe incluir como mínimo:Medio de recepción,Evaluación de la queja (causa de la queja y posibles acciones),Tratamiento de la queja,Información al usuario, cuando sea aplicablePersonal responsable.El Centro debe evaluar la satisfacción del servicio por parte del usuario.Jurisprudencia C-160 de 1999. Califica la actividad de conciliación como función de administrar justicia, que por sus efectos y resultados prácticos se equipara a la solución que resulta del pronunciamiento de la sentencia, con efecto de cosa juzgada. Finalidades. Jurisprudencia Sentencia C-160 de 1999. Laboral.Conciliación como requisito de procedibilidad.Sentencia 893 de 2001. Conciliación contenciosa administrativa ante los conciliadores de los centros de conciliación.Conciliación como requisito de procedibilidad en materia laboral.Sentencia C-1195 de 2001.Requisito de procedibilidad cuando hubiere violencia intrafamiliar.Sentencia C-917 de 2002.Funciones de inspección, control y vigilancia.Sentencia C-417 de 2002.Exequible requisito de procedibilidad. Sentencia C-222 de 2013.Conciliación en materia civil en Centros.

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