conceptos básicos de sistemas

7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas

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UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS

CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES

UMSA

CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS

1. INTRODUCCIN

El trmino sistema es ampliamente utilizado en diversas situaciones de negocios y

en distintas reas de conocimiento. Por ejemplo, los economistas de un pas

hablan de un sistema econmico, los polticos se refieren al sistema poltico, los

abogados defienden la vigencia del sistema de derecho, los empresarios, la

vigencia de sistemas de libertades econmicas y de esta forma, podramos

encontrar una serie de contextos en los cuales el termino sistema es utilizado.

En el mundo de los negocios, la palabra sistema generalmente se refiere a todos

auellos elementos y relaciones, los cuales soportan y ayudan a la toma de

decisiones !ptimas en las empresas.



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"na empresa es considerada como un sistema ue recibe y genera informaci!n, la

cual ser procesada y utilizada por alguna persona o entidad para el logro de sus

objetivos. #odas las empresas tienen funciones tpicas ue desarrollan en mayor omenor grado. $os sistemas ue soportan las decisiones de negocios, deben

poseer ciertas caractersticas a fin de garantizar ue las decisiones a ser tomadas

por los gerentes tengan el menor error.

El presente trabajo trata de los principales conceptos ue se deben dominar

acerca de los sistemas como herramienta de apoyo gerencial.

2. DEFINICION DE SISTEMAS

$a literatura en el rea de sistemas es bastante amplia y enfoca la definici!n de

los ue constituye un sistema una forma ms o menos similar.

"n sist!" es un conjunto de elementos, entidades o

componentes ue se caracterizan ciertos atributos

identificables ue tienen relaci!n entre s, y ue

funcionan para lograr un objetivo com%n.

&i analizamos detenidamente la definici!n, podemos

identificar los siguientes conceptos'

2.1. ELEMENTOS

&e habla de un conjunto de #!$t%s por cuanto todo

sistema es una agrupaci!n de piezas individuales ue

tienen interrelaci!n entre s. En la figura ()*, se

presenta un esuema conceptual de lo ue podra ser

un sistema contable subdividido en elementos y

subelementos.


Sist!".Elementos ue secaracterizan por ciertosatributos ue tienenrelaci!n entre s.

E#!$t%s.Piezas individualesrelacionadas entre s.


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+ada m!dulo en orden jerruico de izuierda a derecha, puede considerarse un

elemento del sistema contable.

&ubelementos Elementos

&istemas

-"/0 ()* Esuema de un sistema contable en el ue se aplica el concepto de

sistemas.

2.2. ATRIBUTOS IDENTIFICABLES


Mdulo de cuentas

Mdulo deparetros del

s!stea

Mdulo de consultade cuentas

S!stea conta"le#$eneral %ed&er'

Mdulo de reportes

Mdulo &eneradorde reportes

Mdulo de entrada

de o(!!entos

Mdulo deconsol!dac!n

Mdulo de consultas

Mdulo de consultade copro"antes

Mdulo de consultade paretros


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$os "t&i'(t%s i)$ti*i+"'#s de cada elemento estn

constituidos por las caractersticas individuales ue

posee cada uno de esos elementos, es decir losobjetivos especficos para los cuales fueron

dise1ados. En el caso del m!dulo de consultas de

cuentas de un sistema contable, los atributos

identificables pueden ser los siguientes a manera de

ejemplo'

Rst&i++i,$ $ # "++s% ) #%s )"t%s

Es decir, el m!dulo de consulta de cuentas restringir el acceso %nicamente a la

informaci!n referente a los elementos de las cuentas tales como c!digo,

descripci!n, tipo de cuenta, saldo de la cuenta, etc.

A#-%&it!%s ) !"$% ) #%s )"t%s

&e refiere principalmente en la forma en la cual sern tratados los datos y2o

recuperados del almacenamiento principal. En el caso del m!dulo de consulta de

los c!digos contables, el algoritmo de acceso implicara ue primero sea conocido

el c!digo contable ue se desee consultar y2o accesar, para luego obtener la

informaci!n deseada.

2./. RELACIONES


At&i'(t%sI)$ti*i+"'#s.

+onstituidas por lascaractersticasindividuales ue poseecada elemento.

R#"+i%$s.&e refiere a la vinculaci!nue debe existir entre loselementos identificableso componentes delsistema.


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+uando se habla de objetivo com%n, se est especificando ue todos los

elementos componentes de un sistema deben estar elaborados para cumplir una

funci!n especfica. "n sistema de contabilidad debe ser un sistema ue este en lacapacidad de generar informaci!n financiera relevante para la empresa y no

generar informes detallados y extensos, ue solo sern de utilidad para los

usuarios ue trabajen con ese nivel de presentaci!n de informaci!n.

0 medida ue el volumen de transacciones se incrementa, se hace necesario el

manejo de sistemas auxiliares, por lo ue en principio el objetivo de un sistema

contable se deber limitar a manejar informaci!n financiera resumida y com%n a

cualuier sistema contable.

/. CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE UNA EMPRESA

$os sistemas desde el punto de vista de los negocios en las empresas y su

relaci!n con la contabilidad, se pueden clasificar de la siguiente manera'

&istemas de producci!n &istemas de ventas &istemas de administraci!n y finanzas

+ada uno de los sistemas al igual ue la definici!n es un conjunto de elementos

con caractersticas identificables ue estn relacionados o vinculados entre s y

guiados por un objetivo com%n. $as partes del sistema pueden ser un organismo,

un departamento o un subsistema. En otras palabras, todo sistema est

constituido por varios subsistemas, por otro lado, todo sistema es integrante de un

sistema ms grande 4suprasistema o macrosistema5.



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6e acuerdo con el punto de vista ue se uiera utilizar, una empresa puede ser

considerada un sistema compuesto por varios departamentos 4subsistemas5 y es

parte de un sistema ms grande 4macrosistema5 ue es la misma sociedad de lacual es parte.

Por ejemplo, los sistemas de informaci!n de una

empresa sirven de base para sustentar las actividades y

procesos de un negocio, por lo tanto, reuiere conocer

hasta u punto se han mecanizado o automatizado los

procesos y transacciones relacionadas con las

principales actividades y reas operativas.

eneralmente, las empresas empiezan su experiencia con estos sistemas de

informaci!n, a travs de la implantaci!n de programas ue procesan la

informaci!n contable y financiera, su manejo estar a cargo de un funcionario

contable administrativo.

0ctualmente, gracias al desarrollo de la tecnologa es necesario realizar una

divisi!n del trabajo, es decir, identificar y crear sistemas basndonos en las

principales actividades y funciones de un negocio.



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/.1. SISTEMAS DE PRODUCCIN

"n sistema de producci!n tiene como objetivo, manejar y controlar todas lasoperaciones ue se generan dentro del proceso productivo de una empresa

industrial o manufacturera, o en el proceso de prestaci!n de servicios de una

empresa de servicios.

+omo todo sistema dinmico, tiene elementos bsicos' insumos 4inputs5,

procesos, salidas 4outputs5.

Entradas 4-nputs5 o insumos' constituyen todo lo ue ingresa en un sistema

para permitir ue funcione. Pueden ser energa, informaci!n, materias

primas, o sea, todo y cualuier recurso ue alimente el sistema. $as

entradas provienen del ambiente externo.

&alidas 4outputs5 o resultados' es auello ue el sistema produce y

devuelve al ambiente externo.

Proceso 4throughput5 o transformaci!n' es lo ue el sistema 4o sus

subsistemas5 realiza con las entradas para proporcionar las salidas. Es el

funcionamiento interno del sistema.



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/etroalimentaci!n 4feedbac75 o retroacci!n' es la influencia ue las salidas

del sistema ejercen sobre sus entradas, en el sentido de ajustarlas oregularlas de acuerdo con el funcionamiento del sistema. Existen dos tipos

de retroacci!n' la positiva 4ue acelera o aumenta las entradas para

ajustarlas a las salidas, cuando stas son mayores5 y la negativa 4ue

retarda o disminuye las entradas para ajustarlas a las salidas, cuando stas

son menores5.

Esta figura indica el flujo de esuemtico de las actividades comprendidas en la

producci!n en su forma ms concisa.

$as funciones principales del sistema de producci!n son las siguientes'

Planificaci!n de la producci!n Planificaci!n de la materia prima y otros costos +ontrol de la producci!n

E!6#%7 &istema de producci!n de una industria textil



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/.1.1. PLANIFICACIN DE LA PRODUCCIN

El objetivo principal del subsistema de planificaci!n de la producci!n es el de

poder determinar lo ue se va a producir en funci!n de un presupuesto estimado

de ventas, en trminos de cantidades, costos y recursos a utilizar, ya sean

recursos materiales o recursos humanos. El presupuesto de ventas generalmente

se encuentra incluido dentro del plan de mercadeo de la organizaci!n, y su

elaboraci!n constituye el primer paso para determinar la producci!n y los

elementos ue son necesarios para instrumentar el plan.

El sistema de producci!n almacenara las formulas ue determinen los

reuerimientos de producci!n, lo cual nos lleva a la planificaci!n de la materia

prima y otros costos.

+ada empresa adopta un sistema de producci!n para realizar sus operaciones y

producir sus productos o servicios de la mejor manera posible, para as garantizar

su eficiencia y eficacia. El sistema de producci!n es la manera por la cual la

empresa ordena sus organismos y realiza sus operaciones de producci!n para

lograr una interdependencia l!gica entre todas las etapas del proceso productivo,desde el momento en ue los materiales y las materias primas salen de la bodega

hasta llegar al dep!sito como producto acabado.

$as entradas e insumos ue vienen de los proveedores ingresan en el sistema de

producci!n a travs de la bodega de materiales y materias primas, y all se



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$os materiales directos forman parte sustantiva de los productos, determinan la

calidad y presentaci!n de los mismos en el mercado, tienen un valor econ!mico

significativo, son de fcil medici!n y control dentro del proceso productivo.

$os materiales indirectos por el contrario, aunue hacen parte del producto y son

indispensables para su elaboraci!n, no son fcilmente identificables por su

naturaleza dentro del producto o la orden de producci!n o tienen poco valor

econ!mico, por lo ue resulta ms conveniente considerarlos como costo

indirecto.

M"$% ) O'&"

+onsiderada como el costo total del recurso humano involucrado en la producci!n

del bien o prestaci!n del servicio. &i el personal se involucra de manera directa

con la producci!n del bien o prestaci!n del servicio es considerada 8ano de 9bra

6irecta, y en su costo se tienen en cuenta la totalidad de las erogaciones ue se

relacionen directamente con el bien o servicio.

&i el personal apoya el departamento de producci!n, ayudan

a la elaboraci!n del producto pero no de manera directa se

considera 8ano de 9bra indirecta y de igual forma en su

costo se tienen en cuenta la totalidad de las erogaciones por

este concepto.

C%st%s I$)i&+t%s ) F"'&i+"+i,$ % ) P&st"+i,$ )# S&4i+i%

&on auellos costos ue por su naturaleza no son fcilmente identificables, pero

ue son indispensables para la elaboraci!n del producto y2o prestaci!n del

servicio. 6entro de los costos indirectos encontramos materiales indirectos, mano

de obra indirecta y otros costos indirectos como depreciaciones 4fbrica,

mauinaria etc.5, servicios p%blicos, repuestos de mauinaria, mantenimiento de



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mauinaria, elementos de aseo, envases y empaues, impuesto a la propiedad

raz, entre otros.

/.1./. CONTROL DE LA PRODUCCIN

6espus de determinar las necesidades de insumos y planificar la producci!n, es

necesario implantar medidas de control 4feedbac75 para todos los recursos ue se

manejan, para la captaci!n de se1ales o datos sobre los resultados de un proceso

y para la evaluaci!n 4monitorizar, medir y comparar5 de las se1ales para

determinar si avanzamos hacia los fines u objetivos.

"no de los controles ue se pueden implantar para el manejo de la producci!n, es

el ue hace referencia a la fijaci!n de estndares de producci!n para cada uno de

los elementos del costo de un producto. "n sistema de costos estndar permite

controlar y comparar la producci!n ue se espera y lo realmente incurrido o

consumido.



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$os +ostos Estndar representan los costos planeados o presupuestados de un

producto y se establecen mediante un estudio de ingeniera ue establece losestndares de cantidad y precio, antes del inicio de la producci!n, en

consecuencia, el establecimiento de los estndares, proporciona a la gerencia las

metas a alcanzar 4Planeaci!n o presupuesto de la producci!n5 y las bases para

comparar con los resultados reales ue se obtengan 4+ontrol5.

$os +ostos Estndares son auellos ue esperan

lograrse en determinado proceso de producci!n en

condiciones normales. #ambin se conocen como

+ostos Planeados, presupuestados, pronosticados

y costos programados. Por lo tanto los costos

estndar se convierten en objetivos fijados por la

gerencia ue funcionan como controles para

supervisar los resultados reales.

/.1./.1. FI3ACIN DE ESTNDARES

Para iniciar la fijaci!n de los estndares de costo, hay ue agrupar datos

fundamentales, ello hace ue suela exigirse el servicio de personal calificado

como ingenieros, proyectistas, umicos, ingenieros, expertos en producci!n y

tiempos y movimientos, etc., as como tambin funcionarios del departamento de

contabilidad de costos, ingeniera, producci!n, uienes debern recopilar entre

otros los hechos pertinentes a'

: +lase, calidad y cantidad de cada una de las materias primas.: +lase, calidad y cantidad de materiales para algunas piezas especficas.

Est8$)"& ) !"t&i" 6&i!"



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$os estndares de costo de materiales directos se dividen en' estndares de

precio y estndares de uso 4o cantidad o eficiencia5. El departamento decontabilidad de costos y2o compras, normalmente son los responsables de fijar el

estndar de precio porue tienen acceso rpido a los datos de precios,

condiciones de mercado y otros factores relevantes. El departamento de compras

es responsable de examinar cual proveedor otorgar el mejor precio, el nivel de

calidad deseado, plazos o exigencias de entrega y otros. 0nte modificaciones en

los precios, el departamento de contabilidad y2o compras pueden alterar de

manera peri!dica el precio estndar en respuesta a los cambios reales de los

precios de compra.

$os estndares de cantidad son especificaciones predeterminadas de la cantidad

de materiales directos ue deben usarse en la producci!n de una unidad

terminada y estos se deben calcular para cada material directo. &e desarrollan a

partir de estudios de ingeniera, anlisis de experiencias anteriores, periodos de

prueba en condiciones controladas. 6ebido a ue el departamento de ingeniera

dise1a el proceso de producci!n est en la mejor posici!n para fijar en forma

realista los estndares de calidad alcanzables.

Est8$)"& ) !"$% ) %'&"

$os estndares de 8ano de 9bra al igual ue los estndares de materiales

directos, se dividen en estndares de precio 4tarifas de mano de obra5 y

estndares de cantidad o eficiencia 4;oras de 8ano de 9bra 6irecta5.

Est8$)"&s ) P&+i%



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&on tarifas predeterminadas para un periodo. $a tarifa estndar de pago ue un

individuo recibir usualmente, se basa en el tipo de trabajo ue realiza y la

experiencia ue la persona ha tenido en el trabajo. &e deben tener en cuenta lossalarios ue se le han venido pagando ms un porcentaje 4


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C8#+(#% Esti!")%. +onsiste en estimarlo anticipadamente. Es %til cuando

una operaci!n no se ha realizado antes, sobre todo en eventos donde la

operaci!n no se vaya a repetir y por lo tanto representa una operaci!n deuna consecuencia extraordinaria. Por lo tanto es posible desarrollar

formulas empricas, cedulas, tablas, graficas, de las cuales pueden

deducirse los estndares para las actividades no realizadas anteriormente,

a esto se le llaman estndares flexibles.

Est8$)"& ) C%st%s -$&"#s ) F"'&i+"+i,$

Para un manejo adecuado de los estndares de los costos indirectos convienetener en cuenta lo siguiente'

Di4isi,$ )6"&t"!$t"# % 6%& +$t&%s ) +%st% % 8&"s ) #%s CIF . El

prop!sito final de esta asignaci!n es el de facilitar la localizaci!n o

asignaci!n de estos en una de las reas o secciones de la empresa para

ejercer el control de dichos costos. El primer paso sera hacer un anlisis de

los costos por secciones o departamentos de la empresa entre reas

productivas o no productivas 4de servicios5, es decir una

departamentalizaci!n o descomposici!n primaria, separando los de

producci!n de los de servicio para hacer los cargos a los departamentos

ue utilizan dichos servicios. &e deben determinar las tarifas de los

departamentos del servicio para hacer los cargos directos a los

departamentos o secciones ue utilizan sus servicios.

S6"&"+i,$ ) #%s +%st%s *i%s 9 #%s +%st%s 4"&i"'#s. Este paso ue se

debe hacer posterior a la departamentalizaci!n teniendo en cuenta su

comportamiento, es decir' $os +- variables aumentan o disminuyen en

proporci!n al volumen de trabajo y por consiguiente su control se hace

sobre los niveles de actividad fijados. &i los +- fijos no se separan de los



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+- variables no podremos controlar y determinar si los ue suben o bajan

son los fijos o los variables.

$a capacidad normal se define de dos maneras'

C"6"+i)") P&8+ti+". Es la capacidad de producci!n de una empresa, en

condiciones normales. Esta capacidad es menor a la capacidad fsica mxima

debido a los paros inevitables por averas, reparaciones, mantenimientos, etc. 3o

es un estado de actividad excesiva, sino el punto ms alto al ue puede trabajar el

departamento sin someterse a un esfuerzo excesivo a los trabajadores o los

medios de producci!n. C"6"+i)") M)i". 6ebe ser aproximadamente el =>< de la capacidad

prctica.

R-ist&% ) C%st%s st8$)"&

+uando se han establecido los estndares de materiales, 8ano de 9bra y +ostos

indirectos se alimenta la ;oja de Especificaciones Estndar o #arjeta de +osto

Estndar la cual describe los tres elementos del costo para un producto particular

en funci!n del precio y la cantidad estndar. El costo estndar de un producto esla suma del costo estndar de materiales, mano de obra y +-? cada uno de ellos

expresado en variables de cantidad y precio estndar.

/.2. SISTEMAS DE VENTAS



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El segundo sistema en el cual

se basa la actividad de un

negocio, lo constituye el sistema de ventas. "n sistema de ventas cubre lassiguientes funciones o subsistemas'

acturaci!n y cobranzas +ontrol de los canales de distribuci!n 8ercadeo

0 continuaci!n se explicar %nicamente el primer subsistema, debido a ue tiene

relaci!n directa con el principal objetivo de estudio de la materia' los sistemas

contables.

/.2.1. FACTURACIN Y COBRAN:AS

"n subsistema de facturaci!n y cobranzas debe tener separadas las principales

funciones, es decir, la facturaci!n segregada de los cobros. "n sistema de

facturaci!n se dise1a con el objetivo de registrar y controlar las operaciones de

ventas de la organizaci!n. "n sistema de cobranzas permite controlar el proceso

de cobranzas a travs del registro y mantenimiento de las cuentas por cobrar.



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En el cuadro ()*, se muestra en forma comparativa las principales funciones de un

sistema de facturaci!n y cobranzas.

F"+t(&"+i,$ C%'&"$;"s +ontrol de los precios de cada

producto. +lasificaci!n de productos por

grupos y subgrupos. Emisi!n de presupuestos. 6efinici!n de condiciones de

pago.

+ontrol de pedidos de clientes. Emisi!n de facturas, giros y

recibos. Emisi!n de las !rdenes de

entrega. 0nlisis de la gesti!n de ventas

o facturaciones. +onsulta de inventarios. 0ctualizaci!n de inventarios.

0ctualizaci!n de saldos declientes.

/egistrar las cuentas por cobrar

bajo diferentes condiciones de

cobro, intereses o formas de

financiamiento. /egistro de cancelaciones

parciales o totales. &eguimiento a los procesos de

cobranza. +lculo de comisiones de

vendedores. 0nlisis de cobranza. Emisi!n de notas de dbito y

crdito. Emisi!n de estados de cuenta. 0ctualizaci!n de saldos. +ontrol de gastos de cobranzas.

CUADRO 2


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+uentas por pagar +ompras 0ctivos fijos -nventarios @ancos /ecursos humanos +ontabilidad

/./.1. MANE3O DE INVERSIONES

"na entidad puede manejar una serie de inversiones bajo distintas modalidades y

monedas. "na empresa transnacional, por lo general, posee inversiones en

monedas de distintas denominaciones, por lo ue el departamento de tesorera sever necesitado de disponer de una herramienta ue le permita controlar

administrativamente todas las operaciones referentes a las inversiones realizadas.

"n sistema de inversiones puede manejar las siguientes funciones de control'

-nversiones a la vista 4call5 +olocaciones a plazo -nversiones en fondos mutuales -nversiones en papeles comerciales -nversiones en la bolsa de valores

Punto de observacin: Importancia del efectivo



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8uchas empresas han visto como surge la necesidad de implantar controles sobre

el manejo y movilizaci!n de las cuentas ue representan el numerario y fondos

con los cuales se manejan las operaciones del negocio. #ales controles se dise1ancon el objetivo de reducir el riesgo de prdidas, debido a manejos dolosos con

este tipo de activo. 6esde la simple centrfuga de fondos llevada a cabo por

empleados de menor rango, hasta la posibilidad ue puedan tener los tesoreros de

grandes corporaciones para distraer fonos de capital de trabajo.

El principal objetivo de los estados financieros, es el reflejar la razonabilidad de las

cifras a una fecha determinada, con base en principios de contabilidad de

aceptaci!n general. Por las cuentas de efectivo de una compa1a pasanoperaciones de montos importantes, sean estas pocas o muchas operaciones, por

lo ue el saldo de las partidas de efectivo a una fecha determinada en el balance

general, deberan reflejar con razonable exactitud el disponible ue se tena en

esa oportunidad.

6ebe entenderse en este sentido ue el grado de seguimiento dado al efectivo

tiene ue ser inmediato y ajustado a estrictas medidas de control. "na instituci!n

financiera, por ejemplo, no puede dejar ue al cierre de un da de operaciones, los

cajeros no efect%en un cuadre y conciliaci!n de todos los movimientos realizados

en el da, ya ue ello conllevara a disminuir la confianza ue deben tener las

cifras reflejadas en el balance general. Por las razones antes explicadas, las

compa1as tratan de establecer sistemas y mtodos ue protejan a la entidad

contra errores o irregularidades.

"n sistema de control del efectivo asegurar ue los recursos y fondos

manejados se estn realizando sobre una base de autorizaci!n y segregaci!n de

funciones. &i la entidad no posee un sistema para la conciliaci!n de saldos para

cuentas con un gran volumen de operaciones, los saldos del efectivo reflejados en

los estados financieros, pudieran estar alejados de las cifras razonables. Por todas



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estas razones, las partidas del efectivo deben ser constantemente controladas, ya

sean por sistemas manuales o mecanizados.

/./.2. CUENTAS POR PA=AR

$as cuentas por pagar se originan por la necesidad de financiamiento ue tiene

una empresa para la aduisici!n de bienes y2o servicios necesarios, ue le

permitan llevar a cabo el proceso de producci!n, o mantener operativamente las

funciones e apoyo de servicios a las distintas unidades del negocio. &e clasifica un

sistema de cuentas por pagar como de administraci!n y finanzas, debido a ue el

objetivo principal del sistema es el controlar todos los desembolsos realizados por

la empresa. 6entro de un sistema de cuentas por pagar, se pueden identificar las

siguientes funciones'

/egistro de los pasivos de la empresa 6efinici!n de condiciones de pago +lculo de intereses en caso de aplicarlos 8anejo de cancelaciones parciales o totales Proyecciones de tipo financiero 0nlisis de los pagos a realizar Envos de estados de cuenta +ontrol de retenciones de impuesto Emisi!n de !rdenes de pago eneraci!n de notas de dbito y2o crdito

/././.COMPRAS



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"n sistema

de compras

surge como

una necesidad para controlar todas las aduisiciones ue se realicen, ya sea para

el proceso de producci!n o para el funcionamiento de las operaciones e tipo

administrativo. Entre las principales funciones de un sistema de compras podemos

enumerar'

Emisi!n de Ardenes de compra +ontrol de mercanca recibida /egistro de proveedores y control de los mismos eneraci!n de puntos de reorden

0nlisis de las compras realizadas 8anejo de anticipos a proveedores

/./.. ACTIVOS FI3OS

0uellas empresas ue reuieren el uso intensivo de bienes de capital, necesitan

llevar un estricto control sobre el rengl!n de los activos fijos aduiridos.

$as cifras del rubro de activos fijos para una empresa manufacturera ue posea

varias plantas de producci!n, junto a los inventarios para la venta por lo general,

representan un monto importante con respecto al total de activos, por lo ue

surgir la necesidad de llevar un registro detallado de todos los activos fijos y los

inventarios ue se posean. 0dicionalmente, ciertos reuisitos de tipo legal



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inventarios conceptualmente maneja dos tipos de movimientos' entradas y

salidas. Para cada movimiento podemos identificar las siguientes operaciones'

E$t&")"s

+ompras de materia prima, materiales y suministros #ransferencia de productos entre almacenes #erminaci!n de fabricaci!n de productos 6evoluciones de productos

S"#i)"s

acturaci!n o venta de productos #ransferencia de productos entre almacenes 6estrucci!n de productos o incineraci!n +onsumo interno para la empresa

6entro del dise1o conceptual o esuema de funcionamiento, cada una de las

operaciones antes enumeradas, son llevadas a cabo mediante la implantaci!n de

las siguientes funciones previamente definidas'

/egistro de productos y definici!n de grupos de productos 6efinici!n de almacenes y localidades -ngreso de costos de factura y otros costos asociados al

inventario +ontroles sobre el movimiento de mercancas entre

distintos almacenes +ontroles sobre las devoluciones



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/./.?. BANCOS

"no de los rubros de los estados financieros sobre los cuales una compa1a debe

mantener un estricto control desde el punto de vista operativo y administrativo, lo

constituye el efectivo y sus euivalentes. 6esde la sencilla prctica de efectuar

reconteos o arueos peri!dicos, hasta el hecho de sistematizar todas las

operaciones, s reuiere ue existan algunas normas, procedimientos y controles

aplicables al efectivo. $as principales funciones ue debe llevar a cabo un sistema

para el manejo y control del mismo son las siguientes'

+reaci!n de bancos en el sistema mecanizado +ontrol sobre las operaciones de cheues manuales /egistro de retiros y dep!sitos Efectuar clculos de la disponibilidad bancaria +ontrol sobre las conciliaciones bancarias /egistro y control de notas de dbito y de crdito eneraci!n automtica de comprobantes contables

/./.@. RECURSOS UMANOS

8uchas veces limitado %nicamente a un sistema ue tenga la funci!n de procesar

una n!mina, realmente un sistema de recursos humanos abarca algo ms ue una

sola funci!n. eneralmente, los sistemas administrativos de recursos humanos



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UMSA

son los ue mayores problemas generan desde el punto de vista de los registros

contables, debido a errores en la transferencia de informaci!n y porue, en

muchos casos, las regulaciones de tipo legal generan cambios frecuentes en losprogramas ue son usados para el procesamiento de la n!mina. El cuidado ue

debe existir en este sentido, es el de asegurar la integridad de los datos cuando

son transferidos a los registros financieros.

0lgunas de las funciones ue debe desarrollar un sistema de gesti!n de la n!mina

son las siguientes'

/egistro de empleados 6efinici!n de la estructura organizativa y sus cargos +reaci!n de tabuladores de suelo +onfiguraci!n de asignaciones y deducciones +lculo de prestaciones sociales y utilidades +lculos y emisi!n de liuidaciones 8anejo y control de prstamos +ontrol de comisiones a vendedores

+ontrol de vacaciones por empleado Emisi!n de reportes necesarios para entidades

gubernamentales.

/./.. CONTABILIDAD

Por excelencia, el sistema de contabilidad es el ue centraliza y agrupa todos los

movimientos generados por los subsistemas antes descritos. $a importancia de un

sistema contable radica en ue es la columna vertebral alrededor de la cual se

mueven todos los dems sistemas. &i el sistema de cuentas por pagar genera

informaci!n err!nea y sta es transferida al sistema contable, las cifras de los

estados financieros ue hayan sido afectados, tendrn ue ser analizadas y

corregidas manualmente con el consiguiente trabajo y prdida de tiempo ue ello



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UMSA

ocasiona. "no de los principales temas de estudio del libro son los sistemas

contables, por lo ue su anlisis y explicaci!n ser realizado en varios captulos.

. ANLISIS DE SISTEMAS

"na de las debilidades ue se observan con cierta frecuencia en los

departamentos de informtica o de sistemas, es la inexistencia de alguna

metodologa ue se siga para analizar, desarrollar o efectuar cambios a los

programas. "no de los aspectos o puntos crticos del ciclo de vida de desarrollo de

sistemas +B6& es el referente a la apropiada documentaci!n de cada una de las

etapas por las cuales evoluciona o pasa un sistema.

El proceso de "$8#isis ) sist!"s se puede

definir como todas auellas actividades ue se

realizan para descomponer y explicar un sistema de

informaci!n en cada uno de sus elementos.

+uando utilizamos el trmino computadora,

inmediatamente debemos de pensar en el softCare

ue debe utilizar el euipo y el objetivo a cumplir

por el mismo. +uando unimos los conceptos de

computador y softCare, nace intuitivamente el concepto de sistemas de

informacin.

0ctualmente es posible encontrarse con una gran diversidad de softCare para todo

uso y2o reuerimientos, desde un sencillo recetario de cocina totalmente

automatizado hasta un sistema experto de varios miles de d!lares para anlisis

de crditos u otras funciones.

El concepto de sistemas de informaci!n nace por el trabajo de anlisis ue con

anterioridad se ha efectuado, ya sea si el softCare ha sido desarrollado por la

empresa o si fue aduirido a un proveedor. Para el caso en ue una empresa

compre softCare pre elaborado, no puede correr el riesgo e aduirir programas sin


A$8#isis ) sist!"s

"+ti4i)")s ( s

&"#i;"$ 6"&"

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($ sist!" )

i$*%&!"+i,$.


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3/



UMSA

al menos previamente, haber determinado los reuerimientos mnimos de

informaci!n, es decir, los anlisis de sistemas deben haber realizado un estudio de

lo ue la empresa necesita o dispone con respecto a'

-nformaci!n a procesar Bolumen de transacciones a procesar /euerimiento de informaci!n resumida o detallada

Podramos agregar otros reuerimientos determinables para el anlisis, sin

embargo, siguiendo el proceso de la informaci!n a travs de un sistema, los tres

aspectos mencionados cubren los puntos bsicos ue un sistema de informaci!n

debe abarcar en el cuadro ()(, se muestra un resumen comparativo de los riesgos

ue se pueden tomar si no se efect%a un trabajo previo de anlisis, sea si los

programas son desarrollados en la empresa.

&oftCare aduirido &oftCare desarrollado) $as necesidades de informaci!n

pueden no ser satisfechas en

raz!n a ue los parmetros del

sistema ya vienen preestablecidos.) $a capacidad del euilibrio de

procesamiento puede no satisfacer

los reuerimientos de los

programas aduiridos.) 6esde el punto de vista

econ!mico, el riesgo de los

programas aduiridos hasta el

momento en ue son puestos en

funcionamiento, estn limitados al

momento del costo del softCare, el

cual siempre es conocido.

) $os usuarios del sistema pueden

reuerir todo tipo de informaci!n y

ello podra hacer ue el desarrollo

del softCare se demore

sustancialmente) El desarrollo de sistemas puede

estar limitado en funci!n a las

capacidades de la muina y a los

recursos disponibles para su

desarrollo.) 8uchas veces se conoce la

pregunta' Dcundo comenzar el

desarrollo, pero se desconoce'

Dcundo terminar, y ello

ocasiona ue se incurra en costos



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31



UMSA

adicionales no previstos.+"06/9 ()( /iesgos ue se pueden correr por no analizar sistemas.

>. CICLO DE VIDA Y DESARROLLO DE SISTEMAS

El concepto de ciclo de vida y desarrollo de los sistemas constituye la piedra

angular de los sistemas de informaci!n computarizados haciendo un smil de lo de

lo ue sucede con un activo fijo a lo largo de su vida %til, es decir al construirse o

comprarse y luego , ponerse en funcionamiento para luego de crecer el

rendimiento ,hasta el punto ue hace necesario aduirir otro activo ,ponerlo enfuncionamiento y repetir el ciclo ?de esa misma forma un sistema ue se compra o

desarrolla ,se pone en funcionamiento y ,generalmente su rendimiento se degrada

en la medida en ue se va usando , en raz!n al crecimiento del volumen de

transacciones a procesar y las necesidades de informaci!n de los usuarios .en la

figura ()F ,se muestra comparativamente la fase o etapas por las cuales pasan un

sistema de informaci!n y la vida %til de un activo fijo de la empresa .

$as fases ue se pueden identificar en el ciclo de vida y desarrollo de sistemasson los siguientes'

0nlisis previo ijaci!n de reuerimientos 6ise1o y desarrollo de sistemas -mplantaci!n del sistema 8adurez y mantenimiento del sistema

+ada una de las fases anteriormente mencionadas posee ciertas caractersticas

ue las diferencian unas de otra, por lo ue el analista de sistemas tendr ue

conocer cada una en detalle para identificar en un sistema, cada una de las etapas

anteriormente nombrada .veamos cuales son las caractersticas de estas fases.



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32



UMSA

A+ti4% *i%

CVDS

-"/0 ()F comparaci!n entre la vida de un activo fijo y el +B6&.


El ciclo se

repite

Construcc!n 0 copraInstalac!nManten!!entoBaa o des!ncorporac!nConstrucc!n 0 copra

El ciclo se

repite

ANA%ISIS PEIO OMAD4E5 6IMP%NTACION DE%

DISE7O 6 DESAO%%O

ANA%ISIS PEIO O8I9ACION DE


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33



UMSA

>.1. ANLISIS PREVIO

El anlisis previo al desarrollo o aduisici!n de un sistema viene como

consecuencia del surgimiento de un problema, o reuerimiento de alg%n usuario o

grupo de usuarios en la empresa .en este momento, el departamento de sistemas

debe establecer alg%n mecanismo para controlar y procesar todos los

reuerimientos en ue vaya generndose en raz!n a las solicitudes de los

usuarios, y evaluar la factibilidad o viabilidad del futuro proyecto de sistemas.

El usuario una vez determinada e identificada la necesidad, podra solicitar la el

inicio de un +B6& a travs de un formulario como el ue muestra la figura ()G

para la fase de anlisis previo. En este formulario, se debe especificar la siguiente

informaci!n'

El departamento ue lo solicita $a persona ue hace la solicitud $a fecha de solicitud "na breve descripci!n del problema $a raz!n de la solicitud $os beneficios ue se esperan como consecuencia de la

solicitud $a aprobaci!n correspondiente ue realice un funcionamiento

de cierto nivel $a fecha de aprobaci!n

SOLICITUD DE ANLISIS DEL SISTEMA6epartamento ' echa de solicitud&olicitado por' 6a 8es a1o



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3)



UMSA

&ervicio solicitado '

/azones de la solicitud '

@eneficios 2 resultados esperados '

0probaci!n ' echa de aprobaci!n6a 8es a1o

igura ()G formularios para reuisitos de anlisis de sistemas

+on el cumplimiento de esta formalidad se habr dado inicio a la fase de anlisis

previo. El estudio y el anlisis previo generaran una de estas tres decisiones'

0probar el proyecto ya ue existe realmente la necesidad. /echazar el proyecto ya ue no es viable. Evaluar la factibilidad de comprar el sistema.

+on cierta frecuencia el inicio del desarrollo de un sistema no es adecuadamente

planteado por los usuarios ni por los analistas, y proyectos ue pudieran ser



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3*



UMSA

totalmente factibles son desestimados por no haber sido enfocados

adecuadamente, debido a ue debe existir alg%n tipo de control en el proceso de

desarrollo de sistemas el departamento de sistemas se deber abocar %nicamentehacia auellos proyectos ue resulten en una necesidad real a los usuarios y sean

viables.

Por ejemplo para una empresa puede ser de mayor costo beneficio el desarrollar

un sistema de contabilidad propio pero debido al nivel de estandarizaci!n y

diversidad de programas de aplicaci!n existentes para esta funci!n primero se

debe investigar si existe en el mercado un softCare ue satisfaga las necesidades

de informaci!n de la empresa en caso de ue no exista este softCare la empresatomara la decisi!n de desarrollar uno a la medida.

P($t% ) %'s&4"+i,$ sist!"s " #" !)i" 6%& ( s(&-$

"na de las razones por las cuales se desarrollan los sistemas se debe a los

reuerimientos de informaci!n ue tienen los usuarios en la empresa y ue por lo

general, no son cubiertos por los programas pre elaborado. "na de las razones

ue sirve para justificar el desarrollo de un sistema es ue su elaboraci!n es uesu elaboraci!n venga a mecanizar una suficiente cantidad de operaciones ue se

pueden estandarizar y no ue para cada caso exista una soluci!n especial o

particular por ejemplo las operaciones para empresas con funcionamiento similar

tomemos como muestra hospitales pueden ser estandarizadas de esta forma se

puede desarrollar un sistema de facturaci!n especial si pensamos en otras

empresas de actividades distintas como sera un hotel nos encontraremos ue

debido a las operaciones diferentes el sistema de facturaci!n desarrollado para un

hospital no cubrir probablemente las necesidades o reuerimientos de un hotel

por lo ue este tipo de establecimiento tendr ue recurrir a dos opciones

alternativas'

-ndagar si en el mercado existe alg%n softCare ue cubra con las

necesidades de informaci!n reuerida.



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3+



UMSA

6esarrollar un sistema a la medida

$a necesidad de desarrollar un sistema a la medida implica para la empresa

algunos riesgos tales como' demora en el desarrollo por problemas de falta de

metodologa para el desarrollo incurrir en los costos adicionales a los previamente

planificados o sencillamente no disponer de personal especializado. $os sistemas

a la medida se desarrollan para cubrir los reuerimientos de informaci!n ue no

son satisfechos por el softCare existente en el mercado.

$a principal ventaja de los sistemas hechos a la medida es la adaptaci!n total a

las caractersticas de las operaciones de una compa1a. +uando se desarrollansistemas bajo este concepto, los reuerimientos son fijados para las situaciones

particulares de la empresa. Este concepto debe aplicarse tomando en cuenta ue

se disponen de todos los recursos humanos, financieros y tecnol!gicos necesarios

a fin de concluir con xito el proyecto.

El ejemplo anteriormente planteado, se hace com%n para auellas empresas ue

por su grado de especializaci!n y necesidades de informaci!n, reuiere ue se

desarrollen sistemas de acuerdo con los reuerimientos particulares no as enauellas compa1as cuyas operaciones se encuentran totalmente estandarizadas,

y ue un softCare con ciertas caractersticas mnimas podra cubrir

satisfactoriamente los reuerimientos de informaci!n , la industria petrolera

representa un ejemplo del primer tipo y una empresa de servicios mediana, sera

un ejemplo para el segundo tipo de empresas.

>.2. FI3ACION DE REGUERIMIENTOS.

"na vez aprobada la factibilidad de un sistema, los analistas de sistemas pasan a

la fase de fijaci!n de reuerimientos, en la cual se debe empezar el trabajo de

campo para determinar las necesidades y objetivos del sistema ue se vaya a

desarrollar. Para realizar esto, los analistas deben sostener reuniones con todas



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3,



UMSA

las personas ue de una u otra forma tengan ue ver o estn involucradas en el

desarrollo del nuevo sistema.

En esta fase, se re%nen todos los datos relevantes al mximo nivel de detalle, de

tal forma ue se conozca en profundidad todas las operaciones o actividades ue

se vayan a mecanizar.

El mtodo utilizado para el levantamiento de informaci!n en esta fase, ser la

entrevista directa con las personas involucradas, previamente el analista deber

haber establecido un plan de entrevistas a realizar con especificaci!n de los

nombres, cargos, objetivo de la misma y fechas de realizaci!n, entre otras.

ijaci!n de reuerimientos determinar necesidades de sistema

"na vez aprobada la factibilidad de un sistema los analistas de sistema pasan a la

fase de reuerimientos, en la cual se debe empezar el trabajo de campo para

determinar las necesidades y objetivos ue se vaya a desarrollar. Para realizar

esto los analistas deben reunirse con todas las personas ue de una u otra forma

tengan ue ver o estn involucradas en el nuevo sistema.

En esta fase se re%nen todos los datos relevantes al mximo de detalle de tal

forma ue se conozca en profundidad todas las operaciones y actividades ue se

vayan a mecanizar. En la figura ()H, se muestra el sistema de un formulario ue

pueda ser utilizado por una forma apropiada de esta fase, en l se muestra , al

igual ue para el formulario mostrando la figura ()G, datos generales y detalles

necesarios, a fin de documentar apropiadamente las entrevista realizadas concada uno de los empleados o funcionarios involucrados.

El mtodo utilizados por el levanta miento de esta fase ser la entrevista directa

con las personas involucradas, previamente el analista deber haber establecido

un plan de entrevistas a realizar con especificaci!n de las nombres cargos,



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3-



UMSA

objetivo de la misma y fecha de aceptaci!n, entre otras. "n ejemplo de

planificaci!n de entrevistas se muestra en la figura ()I.

>.2.1. REUNION DE REGUERIMIENTOSDE SISTEMAS

6epartamento echa

&olicitado por 6a 8es 01o

.


0genda

*. Personas participantes

(. 6escripci!n de la solicitud

F. @eneficios esperados

G. echa esperada de implementaci!n

H. 6ecisi!n

/esultados

*. Personas participantes'Juan onzales 2 directores de proyectos9scar ;ernndez2 contador generalJos arca 2analista de sistemas

(. 6escripci!n de solicitud'&olicitar modificaciones en los parmetros de contabilizaci!n de losmovimientos mecanizados de cuentas por pagar.

F. @eneficios esperados'Eliminar el trabajo manual generado como consecuencia de los erroresen los parmetros de contabilizaci!n automtico de las cuentas porpagar.

G. echa de esperada de implementaci!n6ebido a la urgencia del problema la soluci!n del mismo, deber serparta 6el pr!ximo cierre mensual de operaciones.

H. 6ecisi!n'

&e toma la decisi!n de nombrar un lder de proyectos para efectuar lasmodificaciones y correcciones ue amerite la situaci!n


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3.



UMSA

6ecisi!n' fecha

0probaci!n estudio mayor 6a 8es 01o

>./. DISEO Y DESARROLLO DE SISTEMA

En los mercados altamente competitivos de hoy en da, las organizaciones y

empresas dependen cada vez ms de sus sistemas de informaci!n para alcanzar

sus objetivos con efectividad y eficiencia. $as nuevas tecnologas traen consigo

nuevas oportunidades para mejorar la comunicaci!n organizacional y, si no se

aprovechan, las organizaciones corren el riesgo de uedar en desventaja o de

fracasar en sus misiones. El centro tiene una larga experiencia en el anlisis,

dise1o e implementaci!n de sistemas de informaci!n en distintos mbitos'

aplicaciones de gesti!n y bases de datos, inteligencia ambiental 40m-5 y sistemas

ubicuos, -nternet de las +osas, gen!mica, etc. 0dems, el centro es experto en

diversos paradigmas de desarrollo de softCare, desde los ms tradicionales

desarrollos estructurados hasta los ms punteros marcos de desarrollo dirigido por

modelos.

El desarrollo de sistemas es un proceso ue consiste en dos etapas principales de

anlisis y dise1o de sistemas? comienza cuando la gerencia, o en algunas

ocasiones el personal de desarrollo de sistemas, se da cuenta de cierto sistema

del negocio necesita mejorarse.



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)/



UMSA

El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades de los

analistas, dise1adores y usuarios, ue necesitan llevarse a cabo para desarrollar y

poner en marcha un sistema de informaci!n. &e debe tener presente ue en lamayora de las situaciones del negocio, las actividades estn ntimamente

relacionadas y son inseparables.

En los mercados altamente competitivos de hoy en da, las organizaciones y

empresas dependen cada vez ms de sus sistemas de informaci!n para alcanzar

sus objetivos con efectividad y eficiencia. $as nuevas tecnologas traen consigo

nuevas oportunidades para mejorar la comunicaci!n organizacional y, si no se

aprovechan, las organizaciones corren el riesgo de uedar en desventaja o de

fracasar en sus misiones. El centro Pros tiene una larga experiencia en el anlisis,

dise1o e implementaci!n de sistemas de informaci!n en distintos mbitos'

aplicaciones de gesti!n y bases de datos, inteligencia ambiental 40m-5 y sistemas

ubicuos, -nternet de las +osas, gen!mica, etc. 0dems, el centro es experto en

diversos paradigmas de desarrollo de softCare, desde los ms tradicionales

desarrollos estructurados hasta los ms punteros marcos de desarrollo dirigido por

modelos.

El desarrollo de sistemas es un proceso ue consiste en dos etapas principales de

anlisis y dise1o de sistemas? comienza cuando la gerencia, o en algunas

ocasiones el personal de desarrollo de sistemas, se da cuenta de cierto sistema

del negocio necesita mejorarse.

El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades de los

analistas, dise1adores y usuarios, ue necesitan llevarse a cabo para desarrollar yponer en marcha un sistema de informaci!n. &e debe tener presente ue en la

mayora de las situaciones del negocio, las actividades estn ntimamente

relacionadas y son inseparables.

>./.1. INVESTI=ACIONES PRELIMINARES



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)1



UMSA

D+untas veces se est en situaciones en donde se pregunta si no existe una

mejor manera de hacer algo Por ejemplo, abrir una tienda departamental

adicional ue crear una necesidad para nuevos procedimientos de facturaci!n,cuando un alto porcentaje de clientes utiliza la cuenta de crdito de esta compa1a

de esta compa1a y compra en todas las tiendas. 6uplicar el n%mero de clientas

para agrandar las instalaciones y la introducci!n de muchos nuevos productos,

puede traer nuevos reuerimientos de pago e cuentas. "n cambio en las reas de

los gerentes departamentales puede guiarlos hacia nuevas formas para registrar

las ventas, con implicaciones para el sistema de entrada de pedidos basado en

computadora. "na compa1a en crecimiento, puede contemplar los sistemas de

informaci!n computarizados como una forma para hacer posible el crecimiento

continuo, sin tener dificultades en el proceso de los pedidos de los clientes.

&e puede inicias una petici!n por muchas razones, pero la clave es ue alguien,

ya sea gerente, un empleado o un especialista de sistemas, inicie un

reuerimiento para recibir ayuda de un sistema de informaci!n. +uando ese

reuerimiento se realiza, la primera actividad de sistemas, es decir, la

investigaci!n preliminar, se inicia. Esta actividad tiene tres partes' clasificaci!n dereuerimiento, estudio de la factibilidad y aprobaci!n del reuerimiento. El

resultado ser aprobar el reuerimiento para la atenci!n posterior o rechazarlo

como no factible para un desarrollo futuro.

>./.2. CLARIFICACIN DEL REGUERIMIENTO

En las empresas muchos reuerimientos de los empleados y usuarios no estn

establecidos claramente? por lo tanto, antes de ue pueda considerarse lainvestigaci!n del sistema, le proyecto reuerido debe examinarse para determinar

para determinar precisamente lo ue desea la empresa. "na simple llamada

telef!nica puede ser suficiente si la persona ue reuiere el servicio tiene una idea

clara, pero no sabe c!mo establecerla. Por otro lado, la persona ue hace el

reuerimiento puede estar simplemente pidiendo ayuda sin saber u es lo ue



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)2



UMSA

est mal o por u existe un problema. $a clarificaci!n del problema es este caso,

antes de poder llagar a otro paso, el reuerimiento de proyecto debe estar

claramente establecido.

>././. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

"n resultado importante de la investigaci!n preliminar es la determinaci!n de ue

el sistema reuerido es factible. Existen tres aspectos en el estudio de factibilidad

de la investigaci!n preliminar'

*. actibilidad tcnica. DPuede realizarse el trabajo para el proyecto con el euipo

actual, tecnologa de softCare y el personal disponible &i se reuiere nueva

tecnologa, Du probabilidades hay de ue pueda desarrollarse

(. factibilidad econ!mica. DExisten suficientes beneficios en la creaci!n del

sistema para hacer ue los costos sean aceptables 9, en forma inversa, Dson tan

altos los costos como para ue el proyecto no deba llevarse a cabo

F. actibilidad operativa. D&e utilizar el sistema si se desarrolla y pone en

marcha ;abr resistencia de los usuarios, ue los posibles beneficios reducirn

del sistema.

El estudio de factibilidad se lleva a cabo con un peue1o grupo de gente,

familiarizada con las tcnicas de los sistemas de informaci!n, ue entienden la

parte de la empresa ue ser afectada por el proyecto y tienen los conocimientos

suficientes del proceso de anlisis y dise1o de sistemas.

>./.. APROBACIN DEL REGUERIMIENTO

3o todos los proyectos reueridos son deseables o factibles. &in embargo,

auellos ue son tanto factibles como deseables deben anotarse para tomarlos en

cuenta. En algunos casos, el desarrollo puede comenzar inmediatamente, pero en



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)3



UMSA

la mayor parte, los miembros del departamento de sistemas estn ocupados en

otros proyectos ue se encuentran en marcha. +uando esto sucede, la gerencia

decide ue los proyectos son ms importantes y entonces los programas.6espus de ue se aprueba la reuisici!n de un proyecto, se estima su costo, la

prioridad, el tiempo de terminaci!n y los reuerimientos del personal ue se

utilizan, para determinar u lista existente los proyectos se incluirn.

Posteriormente, cuando se terminan algunos proyectos anteriores, puede iniciarse

el desarrollo de la aplicaci!n propuesta. En este momento, comienza la

recaudaci!n de datos y la determinaci!n de los reuerimientos.

>./.>. DETERMINACIN DE REGUERIMIENTOS

El punto clave de anlisis de sistemas se consigue al aduirir un conocimiento

detallado de todas las facetas importantes dentro del rea de negocios ue se

investiga.

Para contestar estas preguntas, los analistas de sistemas hablarn con diferentes

personas para recabar los detalles en relaci!n con el proceso, as como susopiniones sobre las causas por las cuales suceden las cosas de esa manera y

algunas ideas en relaci!n a modificarlas. &e utilizan cuestionarios para recopilar

esta informaci!n, aplicndolos a grandes ue no pueden entrevistarse en forma

individual. $as investigaciones detalladas tambin reuieren el estudio de

manuales y reportes, la observaci!n real de las actividades de las actividades de

trabajo y algunas veces la recabaci!n de formas y documentos para entender

completamente el proceso.

+onforme se recopilan los elementos, los analistas estudian los reuerimientos de

datos para identificar las caractersticas ue tendr el nuevo sistema, incluyendo la

informaci!n ue el sistema debe producir y las caractersticas operativas, como



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))



UMSA

son controles de procesamiento, tiempos de respuesta y mtodos de entrada y

salida.

>.. DISEO DEL SISTEMA

El dise1o de un sistema de informaci!n produce los elementos ue establecen

c!mo el sistema cumplir los reuerimientos indicados durante el anlisis de

sistemas. 0 menudo los especialistas de sistemas se refieren a esta etapa como

en dise1o l!gico, en contraste con desarrollo del softCare de programas, ue se

conoce como dise1o fsico.

$os analistas de sistemas comienzan por identificar los informes y otras salidas

ue el sistema producir. 0 continuaci!n los datos especficos con stos se

se1alan, incluyendo su localizaci!n exacta sobre el papel, la pantalla de

despliegue u otro medio. "sualmente, los dise1adores dibujan la forma o la

visualizaci!n como la esperan cuando el sistema est terminado.

El dise1o del sistema tambin describe los datos calculados o almacenados ue

se introducirn. $os grupos de datos individuales y los procedimientos de clculose describen con detalle. $os dise1adores seleccionan las estructuras de los

archivos y los dispositivos de almacenamiento, como son discos magnticos,

cintas magnticas o incluso archivos en papel. $os procedimientos ue ellos

escriben muestran c!mo se van a procesar los datos y a producir la salida.

$os documentos ue contienen las especificaciones de dise1o utilizan muchas

formas para representar los dise1os, diagramas, tablas y smbolos especiales,

algunos de los cuales el lector puede haber utilizado ya y otros ue pudieran ser

totalmente nuevos. $a informaci!n del dise1o detallado se pasa al grupo de

programaci!n para ue pueda comenzar el desarrollo del softCare.

$os dise1adores son responsables de proporcionar a los programadores las

especificaciones completas y escritas con claridad, ue establezcan lo ue debe



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)*



UMSA

hacer el softCare. +onforme comienza la programaci!n, los dise1adores estn

pendientes para contestar preguntas, esclarecer ideas confusas y manejar los

problemas ue confronten los programadores cuando utilicen las especificacionesde dise1o.

>..1. DESARROLLO DEL SOFTHARE

$os desarrollares del softCare pueden instalar o modificar? por ejemplo, softCare

comercial ue se haya comprado, o pueden escribir programas nuevos dise1ados

a la medida. $a decisi!n de u se va a hacer depende del costo de cada una de

las opciones, el tiempo disponible para describir el softCare y la disponibilidad deprogramadores. En forma usual, en las grandes empresas los programadores de

computadoras 4o la combinaci!n de analistas)programadores5 son parte del grupo

profesional permanente. $as compa1as ms peue1as en donde los

programadores permanentes no se han contratado, pueden obtener servicios

externos de programaci!n con base en un contrato.

$os programadores tambin son responsables de documentar el programa e

incluir los comentarios ue expliuen tanto c!mo y por u se utilizo cierto

procedimiento conforma se codifico de cierta forma. $a documentaci!n es esencial

para probar el programa y darle mantenimiento una vez ue la aplicaci!n se ha

puesto en marcha.

>..2. PRUEBA DE LOS SISTEMAS

6urante la prueba, el sistema se utiliza en forma experimental para asegurar ue

el softCare no falle? es decir, Kue corra de acuerdo a sus especificaciones y a la

manera ue los usuarios esperan ue lo haga. &e examinan datos especiales de

prueba en la entrada del procesamiento y los resultados para localizar algunos

problemas inesperados. Puede permitirse tambin a un grupo limitado de usuarios

ue utilice el sistema, de manera ue los analistas puedan captar si tratan de



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)+



UMSA

utilizarlo en forma no planeadas. Es preferible detectar cualuier anomala antes

de ue la empresa ponga en marcha el sistema y dependa de l.

En muchas compa1as la prueba se lleva a cabo por personas diferentes a

auellos ue los escriben en forma original? es decir si se utilizan personas ue no

conocen como se dise1aron ciertas partes de los programas, se asegura una

mayor y ms completa prueba, adems de ser imparcial, lo ue da a un softCare

ms confiable.

>../. PUESTA EN MARCA

+uando el personal de sistemas verifica y pone en uso el nuevo euipo, entrena al

personal.

&e instala la nueva aplicaci!n y constituye los archivos de datos ue se necesiten,

entonces el sistema est puesto en marcha.

6e acuerdo con el tama1o de la empresa ue emplear la aplicaci!n y el riesgo

asociado con su uso, los desarrolladores del sistema pueden escoger una prueba

piloto para la operaci!n del sistema solamente en un rea de la compa1a? por

ejemplo, en un departamento o s!lo con una o dos personas. 0 veces corrern en

forma paralela tanto el sistema anterior como el nuevo para comparar los

resultados de ambos? en otras situaciones, los desarrolladores pararn por

completo el sistema anterior un da y al siguiente empezarn a utilizar el nuevo.

+omo se puede apreciar, cada estrategia para la puesta en marcha tiene sus

mritos, ue dependen de la situaci!n del negocio considerado. &in importar la

estrategia para la puesta en marcha ue se haya utilizado, los desarrolladores

tendrn ue asegurarse ue el uso inicial del sistema est libre de problemas.

"na vez instalada, con frecuencia la aplicaci!n se utiliza por muchos a1os? sin

embargo, tanto la empresa como los usuarios cambiarn, y el medio ambienta

ser diferente tambin a travs del tiempo. Por lo tanto, la aplicaci!n indudable



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),



UMSA

mente necesitar mantenimiento? es decir, se harn cambios y modificaciones al

softCare, y a los archivos o procedimientos para cubrir los reuerimientos nuevos

de los usuarios.

$os sistemas de la empresa y el medio ambiente de los negocios estn en

continuo cambio. $os sistemas de informaci!n deben mantenerse de la misma

forma? es este sentido, la propuesta en marcha es un proceso continuo

"na vez determinados los reuerimientos del sistema y establecidos los objetivos

del mismo., se debe proceder a su desarrollo, al igual para construir un edificio,

previamente se elabora los planos de edificaci!n y una vez elaborados estos seproceder a la construcci!n previamente dicho, un sistema, a se construir de

manera similar, por lo ue en esta fase podemos distinguir dos etapas definidas'

6ise1o de sistema 6esarrollo de sistema

El dise1o y desarrollo de sistemas tiene el objetivo de especificar el sistema l!gico

como ira a funcionar, el sistema y la relaci!n entre sus distintas componentes. "na

de las metodologas ue garantizan el desarrollo de un sistema bajo mnimos

estndares de calidad, es el anlisis y dise1o estructural. Esta metodologa se

basa en una serie de herramientas de dise1os ue son las siguientes'

6iagramas de flujos de datos 6iccionarios de datos' procesos flujos entidades almacenamientos. +artas estructuradas 6iagramas de acci!n #ablas ;-P9 0rboles de decisi!n


6ise1o y desarrollo de sistema especifica l!gica como ira a funcionar el

sistema y la relaci!n entre sus distintos componentes.


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)-



UMSA

#ablas de decisi!n

>.>. IMPLANTACION DEL SISTEMA

En la fase de implantaci!n, las especificaciones del dise1o del sistema sirven

como base para la construcci!n del nuevo sistema. En este punto, los

programadores y los analistas de sistemas asumen diferentes

responsabilidades. El analista debe proveer especificaciones claras y correctas

al programador. El programador codifica, prueba y documenta los m!dulos de

programas, mientras ue el analista de sistema planifica la integraci!n de los

programas y asegura ue trabajen unidos para satisfacer las necesidades de la

organizaci!n.

0 lo largo de nuestra experiencia hemos tenido interesantes discusiones con

usuarios, clientes y colegas sobre el trmino a utilizar para denominar al proceso

ue ejecutamos cuando trabajamos con los usuarios de una 9rganizaci!n para

poner en funcionamiento un nuevo sistema de informaci!n.

Entendiendo la implantaci!n de un sistema de informaci!n como el proceso ue

tiene como fin %ltimo ue ese sistema se inserte en la 9rganizaci!n ue lo recibe,

ue interact%e adecuadamente con el resto de las acciones ue se ejecutan y con

las personas ue lo utilizan y ue funcione sin causarle problemas al resto de esa

9rganizaci!n.

+uando el prop!sito entonces es L-mplantarM y no solo L-mplementarM obviamente

el proceso es ms largo y complejo pero su beneficio ser ms amplio y duradero.

El xito se medir por la mejora sustancial en las operaciones ue dependen deese nuevo sistema, luego de haber pasado el lapso de estabilizaci!n en su uso.

"na vez desarrollado el sistema la siguiente fase es la implantaci!n del mismo es

decir, ponerlo en funcionamiento. Existen F estrategias principales para llevar a

cabo la implementaci!n, entre las cuales se pueden encontrar.



49/67

).



UMSA

Pruebas piloto +orridas en paralelo -nstalaci!n inmediata.

>.>.1. PRUEBAS PILOTO

"na prueba piloto consiste en poner en funcionamiento el sistema en una sola

parte de la empresa y no una instalaci!n a la actualidad de usuarios de sistema.

$a raz!n principal por la cual se efect%a una prueba piloto, es con el fin de

asegurarse ue el sistema funcionara aceptablemente en todas las unidades y

divisiones ue sean similares, o iguales a la unidad escogida a la unidad como

prueba piloto.

Por ejemplo' "na direcci!n cooperativa puede elegir esta metodologa cuando se

desee estandarizar el softCare en todas las empresas del grupo. Es importantedestacar ue en principio, la instalaci!n piloto empezara en una sola empresa y

luego, de acuerdo con los resultados obtenidos y hachas las correcciones del caso

se procedern a la instalaci!n del sistema contable en la totalidad de las empresas

de la corporaci!n. 9tro ejemplo para aplicar este mtodo de aplica lo constituye

una cadena de supermercados e donde se desee instalar puntos de venta en cada

uno de las tiendas de las cadenas.

>.>.2. CORRIDAS EN PARALELO


+onsiste en poner en funcionamiento el sistema en unasola unidad de la empresa.

+onsiste en procesar por un periodo determinado tanto el sistemanuevo como el ue ser reemplazado.


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"na corrida en paralelo consiste en procesar por un periodo de tiempo

previamente determinando el sistema nuevo como el ue se desea implantar, a fin

de asegurarse ue el nuevo desarrollo satisface las necesidades planteadas en un

principio. $as corridas en paralelo no deben en efectuarse por periodos largos ya

ue el objetivo es asegurarse ue el nuevo sistema funcione adecuadamente y no

generar una mayor carga de trabajo, cosa ue pudiera suceder con la estrategia.

>.>./. INSTALACIN INMEDIATA.

@ajo el esuema de instalaci!n inmediata se establece ue el sistema empezar a

funcionar un da determinado, el sistema remplazado es puesto fuera de servicio.

"na instalaci!n inmediata debe utilizarse cuando se tenga unja alta seguridad ue

el nuevo sistema se utilizara a apropiadamente ue habr en el sistema, en el

momento ue es instalado.

+ada una de las estrategias tiene sus ventajas y desventajas, sin embargo, el

objetivo de personal de sistemas deber ser en todo caso llevar a cabo la

instalaci!n con el mnimo n%mero de fallas o errores y ocasionando el menor

impacto a nivel de los usuarios como consecuencia de los cambios efectuados.

>.?. MADURE: Y MANTENIMIENTO

$os aspectos humanos y tecnol!gicos ue influyen en el proceso de

implementaci!n de la concepci!n del mantenimiento y de la definici!n del modelo

de gesti!n, precisan ser caracterizados en la forma de variables cuantificables, o


El sistema empezara a funcionar un da adecuado y el sistemareemplazado es puesto fuera del sistema reemplazado es puestafuera del servicio.


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sea, asimilar un valor o un concepto bien definido para cada estado en ue las

variables ue modelan el sistema bajo estudio puedan presentarse, el cual es el

objetivo principal de este trabajo. Esta forma de anlisis permite al administradorconocer el estado actual de los recursos fsicos y humanos de la organizaci!n y,

junto al estado final ue es deseado, proponer alternativas de acci!n para eliminar

todos los aspectos ue no contribuyen de forma positiva para alcanzar el objetivo

propuesto

Es importante comprender ue todas las organizaciones 4y no est excluida la

funci!n mantenimiento5 atraviesan sus propios procesos de madurez y ue se

trata de un proceso ue debe preceder a excelencia. $a madurez es la calidad o el

estado de ser madura. +uando se aplica el concepto de madurez a una

organizaci!n operativa, se analiza el estado donde la organizaci!n se encuentra

en relaci!n a una condici!n ideal para conseguir sus objetivos.

$a madurez de la organizaci!n para el mantenimiento significara entonces ue la

organizaci!n est perfectamente condicionada para tratar sus proyectos. Pero la



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madurez dentro de la organizaci!n para el mantenimiento es explicada por la

suma de la acci!n 4habilidad de actuar y decidir5, de la actitud 4deseo de estar

involucrado5 y del conocimiento 4una comprensi!n del impacto de la voluntad dehacer algo nuevo y de la acci!n5.

Para hacer una evaluaci!n de la madurez dentro de la funci!n mantenimiento es

preciso medir el estado en ue la empresa se encuentra.

"no de los factores ue influyen de forma negativa en el momento de implementar

una nueva concepci!n o tipo de gesti!n del mantenimiento es el desconocimiento,

o no tener una percepci!n completa del ambiente tecnol!gico y humano ue est

presente en la organizaci!n. &e hace necesario tener un mecanismo para tener

una retroalimentaci!n entre el estado actual de la madurez, los objetivos

estratgicos y los planes de acci!n para mejorar la madurez de la organizaci!n.

Enfocndonos en la madurez y comportamiento en el sistema contable y sistema

de informaci!n nos referimos de la manera siguiente.

0l igual ue un activo fijo reuiere de mantenimiento o reparaciones menores, un

sistema de informaci!n tambin necesita de modificaciones y mantenimiento, ya

sea a nivel de la estructura de los datos o a los programas ue componen el

sistema de informaci!n.

En la fase de madurez y mantenimiento todo sistema necesita ue se le realicen

modificaciones menores para mantener su operatividad. "na reparaci!n mayor de

un activo fijo puede a veces resultar insatisfactorio, por lo ue la aduisici!n de un


Madure; < anten!!ento=> od!?cac!ones enores para antener laoperat!(!dad del s!stea


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activo nuevo solucionara las deficiencias de funcionamiento del activo fijo.

-gualmente, el mantenimiento a un sistema de informaci!n puede no resultar

suficiente y se hace necesario, el inicio de un nuevo ciclo de vida y desarrollo desistemas.

Existen se1ales ue pueden identificarse en un sistema contable para ver si se

encuentra en la etapa de madurez'

$os tiempos de respuesta para la generaci!n de informaci!n son

razonablemente aceptables. El c!digo de cuentas dise1ado en un principio soporta y maneja todas las

operaciones actuales de la empresa. $os procesos automticos de contabilizaci!n no generan problemas en la

codificaci!n de los movimientos. El mantenimiento del sistema, est enfocado a subsanar errores fsicos de

la informaci!n almacenada en el computador.

El mantenimiento de un sistema de informaci!n contable, generalmente se realiza

a corregir errores en'

$as bases de datos $o programas

El mantenimiento a las bases de datos ue almacenan la informaci!n, se presenta

por errores de informaci!n, inconsistencias o prdidas de la misma por causas

ajenas a interacci!n ajena con los datos, tales como fallas de procesador central o

cadas de tensi!n. "n error de inconsistencia se presenta como consecuencia


Manten!!ento a las "ases de datos se presta por errores a la!n@orac!n !ncons!stenc!as o prd!das por la !sa a causas aenas a!nteracc!n d!recta con datos=


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directa de la interacci!n con los datos y genera informaci!n errada en su

organizaci!n l!gica. "na de las inconsistencias ms comunes en los sistemas, se

origina por la desorganizaci!n ue a veces se presenta en la informaci!n y laconsecuente generaci!n de reportes ue no reflejen apropiadamente los datos.

El mantenimiento a los programas de un sistema contable generalmente se

presenta por errores en la programaci!n o nuevas necesidades de informaci!n, no

previstas en un principio de acuerdo con los reuerimientos iniciales.

6ebe ponerse especial cuidado a las se1ales ue emite un sistema de informaci!n

cuando est en el momento de reuerir el inicio de un nuevo ciclo de vida y

desarrollo de sistemas.

Es com%n encontrar situaciones en las cuales se invierten recursos en poner

correctivos temporales ue no solucionan el problema de fondo de un sistema? al

igual ue para un activo fijo, debe tenerse en cuenta ue existe un mximo de

rendimiento, a partir del cual se degrada el mismo, independientemente de ue

reciba mantenimiento en forma intensiva.

?. RESUMEN DEL CAPITULO

+ada vez ms, se hace necesario ue los profesionales del rea contable y de las

disciplinas administrativas aduieren conocimientos bsicos de sistemas. El

termino sistema tiene amplios usos en las empresas y los negocios. "na empresa

puede ser considerada como un sistema ue recibe y genera informaci!n ue ser

procesada o utilizada por una entidad. ormalmente se puede considerar un

sistema como un conjunto de elementos entidades operacionales componentes

ue se caracterizan por ciertos atributos identificables ue tienen relaci!n entre s,

y ue funcionan para lograr un objetivo com%n. Para lograr sus objetivos, las


Manten!!ento a los pro&raas se presta por errores en la pro&raac!no nue(as neces!dades de !n@orac!n=


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empresas disponen de los sistemas de informaci!n la teora de sistemas a

establecido distintas clasificaciones de los sistemas, sin embargo al aplicarlo a las

empresas y desde el punto de vista de nuestro inters, consideramos lossiguientes' sistemas de producci!n, de ventas y de administraci!n y finanzas.

Previo al establecimiento de los sistemas de informaci!n en una empresa, estos

deben ser analizados y definidas aspectos tales como' informaci!n a procesar,

volumen de transacciones y los reuerimientos de informaci!n o detallada.

"no de los sistemas ms importantes, es el ciclo de vida y desarrollo de sistemas

+B6& 4ciclo de vida y desarrollo de sistemas5, el cual establece ue todos los

sistema, as tienen un comportamiento diferente a lo largo de su vida %til. Bariosautores especializados establecen distintas fases en el +B6&4ciclo de vida y

desarrollo de sistemas5 pero en todo caso, se maneja bsicamente las siguientes'

0nlisis previo, fijaci!n de reuerimientos, dise1o y desarrollo de sistema

implantaci!n del sistema, madurez y mantenimiento del sistema. +ada una de

estas fases tiene actividades especficas ue pueden ayudar a entender la vida %til

de un sistema

@. CONCLUSIONES

$os sistemas constituyen uno de los aspectos estratgicos claves para el buen

hacer de la empresa. Para ello es necesario ue la totalidad de la organizaci!n

est consciente de su utilidad, tanto por parte de la alta direcci!n, la cual ha de

tenerlos en cuenta a la hora de realizar el proceso de planificaci!n estratgica de

la empresa, como por parte de los distintos usuarios de la empresa. ;a de existir

una poltica de informaci!n y motivaci!n dentro de la empresa. &i esto se lleva acabo, la empresa lograr superar a sus competidores, podr aumentar su poder

de negociaci!n e incluso podr evitar la entrada de nuevos competidores logrando

la denominada Lventaja competitiva sostenibleM.

0 la hora de planificar, desarrollar e implantar los sistemas ha de realizarse por

parte de la empresa un alineamiento de la estrategia global de la compa1a y los



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sistemas, identificando las principales necesidades y evaluando los distintos

mtodos de satisfacci!n, teniendo presente en todo momento cules son las

tecnologas de informaci!n disponibles en el mercado y como estas puedenutilizarse.

0dems han de definirse claramente cuales son los objetivos de los sistemas. El

proceso de desarrollo de los sistemas de negocio afectar en gran medida al xito

o fracaso de la organizaci!n? las organizaciones tendrn ue adecuarlos a sus

recursos de capital y las necesidades de la organizaci!n.

$a posesi!n de la compa1a, los ordenadores ms avanzados, los mejores

programas y la mejor red de telecomunicaciones no resulta indicativo de un mejor

sistema, pues en ocasiones puede ue con tecnologas de informaci!n ms

modestas se satisfagan de igual manera las necesidades de la compa1a. Por ello

toda empresa ha de considerar los sistemas de informaci!n como un todo, un

elemento ms de su poltica de negocio.

. RECOMENDACIONES

+ualuier tarea empresarial se compone de una combinaci!n de actividades

independientes, ue suelen representarse como bloues funcionales. +uando

cada una de ellas se representa de forma sistemtica en relaci!n a las dems, el

resultado es un Lsistema de negocioM.

Para definir el sistema adecuado para la empresa se sugiere y recomienda

comenzar estudiando el sistema de negocio de la industria, ue es el conjunto

interrelacionado de actividades creadoras de valor en las cuales participan variasempresas, organizaciones e instituciones de la industria. El sistema contempla

actividades ue van desde la obtenci!n de materias primas o de conocimiento

hasta la entrega al consumidor final 4 incluyendo actividades de posventa como

devoluciones, garantas, mantenimiento, etc5. +ada una de ellas crea valor para



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los clientes. Este anlisis en el marco de la cadena de valor de la industria le

permitir al empresario entender en u parte de ella operar su proyecto.

Posteriormente se deber identificar el sistema de negocio de la empresa. Para talefecto, deber basarse en un modelo genrico y adaptarlo a las necesidades de

su caso particular.

inalmente se deber identificar las actividades clave ue le permitan

diferenciarse de la competencia.

E!6#%76ell y su sistema de negocio

6ell -nc. es uno de los fabricantes de euipos informticos ms importantes del

mundo. +omo muchos de sus competidores, la empresa ofrece una gama de

productos diversificados y ha desarrollado una prestigiosa imagen de marca.

&in embargo, en un sector caracterizado por la intervenci!n de m%ltiples niveles

de intermediarios, el xito de 6ell se basa en su sistema de negocio,

fundamentado en la venta directa a los consumidores a travs d

conceptos básicos de sistemas

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