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ACCESS 2007.

CFGS GESTIÓN COMERCIAL Y

MARKETING.

Curso 2013/14.

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INTRODUCCIÓN.

A continuación realizamos un breve resume de los conceptos básicos

sobre base de datos Access 2007. Ampliados en el libro de la Editorial

Rama Access 2007.

Access es un sistema de gestión de base de datos.

Una base de datos es un sistema de almacenamiento masivo de datos

estructurados, estos se encuentras estructurados y organizados mediantes

tablas.

Las tablas se construyen mediante registros, y cada registro está

compuesto por campos.

Para el profesional de comercio y marketing es imprescindible el

conocimiento de la base de datos, con ella se podrá extraer la información

necesaria para que la empresa gestione adecuadamente la prestación de

servicios a clientes y otros agentes, a la vez que pueda promocionar su

productos.

TIPOS DE CAMPOS CON ACCESS.

Los tipos de campos que ofrece ACCESS SON:

Texto: Datos textuales, se puede utilizar cualquier tipo de carácter.

Máximo 255 caracteres.

Memo: Se puede almacenar hasta 65.535 caracteres.

Número: Almacena cifras-números en la que se pueda operar

matemáticamente.

Fecha/hora: Datos horarios o de fecha.

Moneda: Tipo de moneda, puede almacenar hasta 4 decimales.

Autonumérico: Algún tipo de recuento que Access incrementa

automáticamente.

Sí/No: Trabaja datos posibles que sean solo SI o NO.

Objeto OLE: Se utiliza para incorporar imágenes, sonido o vídeo.

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Hipervínculo: Contiene una dirección de internet – url. Haciendo

clic el usuario iría a esta dirección.

Datos adjuntos: Permite almacenar archivos del disco como datos

anexos.

Asistente para búsqueda: Es un asistente que consigue que un dato

de una tabla se pueda rellenar mediante una lista desplegable o

buscando los datos en una tabla.

CAMPOS CLAVE:

Un valor clave es un dato que identifica por si solo un registro de una

tabla.

RELACIONES ENTRE TABLAS.

Las tablas de una base de datos al estar relacionadas pueden combinar

información útil para el usuario de Access 2007, las relaciones aumentar la

generación de información adaptada a las necesidades de la empresa.

Importante establecer unas relaciones correctas para obtener la

información.

CREACIÓN Y MANTENIMIENTO DE TABLAS.

Lo primero en Base de Datos es crear las tablas con los campos adecuados

y en modo VISTA DISEÑO.

CREAR - DISEÑO DE TABLA. ( Nombre del campo – Tipo de Datos –

Descripción – Propiedades)

Debemos tener en cuenta la utilidad que ofrece cada propiedad. Access

2007. Editorial Rama.

CREACIÓN DE CAMPOS CLAVE.

Para crear un campo clave se selecciona en la lista de la ventana de diseño

y se pulsa el botón Clave Principal del grupo Herramientas de la ficha

Diseño en la cinta de opciones. La tabla solo puede tener una clave

principal, aunque se pueden seleccionar dos o más campos y activar la

clave principal.

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RELACIONES ENTRE TABLAS.

Una de las herramientas más útiles que ofrecen los sistemas de bases de

datos relacionales son las relaciones entre tablas.

Dos tablas de una base de datos pueden tener un campo común, lo que

facilita la relación entre ellas.

- La integridad referencial es una función automática mediante la que

el sistema asegura de que los datos de dos tablas relacionadas

mantienen coherencia. Debemos tenerla en cuenta.

CONSULTAS EN ACCESS.

Las consultas se emplean para contener datos precisos extraídos de las

tablas con el fin de obtener una información concreta. Utilizando el

Asistente para Consultas encontraremos distintas posibilidades para

realizarlas.

Las Consultas en modo Diseño. Operadores de comparación

Es otro modo de crear consultas en el que podemos observar que las

tablas elegidas se muestran una pequeña ventana. Por ejemplo:

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Como podemos observar en la condición de datos extraídos de esa

consulta podemos establecer los siguientes criterios:

- =Sí =NO Cuando el tipo de dato es Sí/No , no olvidar poner la tilde

para que funcione el criterio.

- Los datos tipo Texto, Memo e Hipervínculo deben ir entre comillas.

“JUAN LAGO”.

- Los datos Número, Autonumérico y Moneda no necesitan nada.

Pueden teclearse sin más. =100

- Los datos tipo Fecha/Hora. Deben teclearse entre almohadillas

=#12/05/2014#

- El tipo Objeto OLE no puede emplearse como criterio para realizar

consultas.

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OPERADORES DE COMPARACIÓN.

= igual que.

> menor que

> mayor que

<= menor o igual que

>= mayor o igual que

<> distinto que

Es nulo Busca datos vacíos.

Es no nulo. Busca campos que contengan datos con independencia

de los que sean.

“xxx*” que comiencen por xxx; solo para texto, hipervínculo y

memo.

“*xxx” que termine en xxx, sólo para texto, hipervínculo y memo.

“*xxx*” que contenga xxx, sólo para texto, hipervínculo y memo

Entre. Que su valor oscile entre unos de los datos. Entre 1000 y

1500.

[pregunta] Con el fin de que el sitema solicite un dato antes de

ejecutar las consulta.

Campos calculados.

Es posible realizar cálculos para cada registro de la tabla en lugar de

obtener un único resultado aplicado con Totales.

+ para sumas [Cantidad]+10

- Para restar. [precio]-[descuento]

* para multiplicar

/ para dividir

^ para realizar potencias.

Siempre utilizaremos los campos calculados entre [ ]

( ) Paréntesis para agrupar operaciones. ([PRECIO]+[IVA])/2

Importante tener en cuenta que se pueden realizar consultas de tablas

combianadas.

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FORMULARIOS

Los formularios permiten diseñar ventas de trabajo que, habitualmente

contienen datos extraídos de tablas o consultas para trabajar más

cómodamente con ellos.

Podemos crear formularios con el asistente, dinámicos, en blanco

personalizándolos en MODO DISEÑOR CON LOS BOTONES que nos

faciliten el trabajo en las base de datos INCORPORANDO OBJETOS DE

CONTROL

INFORMES.

Los informes constituyen una manera de presentar los datos de las tablas

y consultas en la impresora, en forma de documentos de texto.

Se pueden crear con el asistente, personalizando distribución,

orientación…

Se pueden realizar informes para etiquetas postales, automáticos…

HERRAMIENTAS MÁS ÚTILEZ DE ACCESS.

Deshacer.

Botón derecho.

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Búsqueda de datos.

Filtros

Copias de Seguridad

Etc

También se puede trabajar con MACROS y hemos de tener en cuenta que

Access incorpora un lenguaje de programación Visual Basic - Access

Basic.

Bibliografía.

Access 2007 Editorial Rama. Libro que podéis consultar en la biblioteca

del centro.