CONCEPTO

Archivo alfabtico geogrfico, como su nombre lo indica, es la organizacin de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localizacion, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabetico.este sistema es similar al alfabtico nominativo (personas naturales y juridicas), porque la clasificacion final se hace tambin por nombres de individuos o empresas.

USOS

Su utilizacin es recomendable en los siguientes casos:

1)Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores consecionarios, etc.2)En institucione cuyas ventas se organizan por reas geogrficas.3)En empresas de servicios pblicos como luz, telfono, gas, etc.4)En compaias dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRFICOS

Todo archivo geogrfico consta de dos elementos importantes:1) Un archivo principal:

Se ordena alfabticamente por paises, estados o territorios,zonas, direcciones, etc, y puede organizarse de la siguiente forma:a)Con guias alfabticas y con guias de divisiones geogrficas o politicas.b)Con solo guias de diviciones geogrficas o politicas.

2) Un tarjetero o fichero:puede ser:a)Auxiliar: Se ordena alfabticamente con los nombres de los corresponsales.b)Principal: Tambien encontramos el archivo geogrfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sera conveniente tener una lista, alfabtica, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geogrficamente.

3)Un mapa, una guia, un visocontrol, etc:Sirven para indicar la localizacion de la clientela, ya sea geogrficamente o por zonas o direcciones.1.2. ORGANIZACIONES DE LOS ARCHIVOS GEOGRFICOS En primera instancia ira:Gua alfabtica: esta gua puede ser la A, por ser la primera letra del al alfabeto y abarcara todos los pases que comiencen por la A, (Argentina, Alemania, Angola).Gua del pas: comprende al pas que representa y su nombre puede ser Argentina, Argelia, Alemania, AngolaSubgua de ciudades: que corresponde a las ciudades o pueblos de cada pas donde existen clientes de esa empresa. Todas aparecen en orden alfabtico y en ese orden ir primero Buenos Aires que Rosario, ambas ciudades de Argentina.Carpetas individuales: corresponden a los clientes de cada ciudad que a su vez irn en estricto orden alfabtico ya sea como persona natural o jurdica.