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Manual de Uso COMUNICACIÓN DE OFICIOS DGRN y Colegios Fecha del documento: 13/11/2017 Versión: 1.6

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Page 1: COMUNICACIÓN DE OFICIOS DGRN y Colegios

Manual de Uso

COMUNICACIÓN DE

OFICIOS DGRN y Colegios

Fecha del documento: 13/11/2017

Versión: 1.6

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Índice del Manual

Índice del Manual .............................................................................................. 2

Introducción y Objetivo .................................................................................... 3

Ventajas del Servicio ........................................................................................ 3

Acceso a la Aplicación ..................................................................................... 4

Visión General de la Aplicación ...................................................................... 6

Nueva comunicación: ................................................................................... 7

Comunicaciones: ........................................................................................... 7

Buscador: ....................................................................................................... 7

Configuración: ............................................................................................... 7

Nueva comunicación a DGRN/Colegio Notarial ............................................. 9

Nueva comunicación para concurso a la DGRN .......................................... 14

Listado de comunicaciones ........................................................................... 18

Comunicaciones de oficio Pendientes de envío ....................................... 18

Comunicaciones de oficio Enviadas ......................................................... 19

Comunicaciones de oficio Archivadas ...................................................... 21

Detalle de una comunicación ........................................................................ 22

Estados de una comunicación ...................................................................... 23

Tipos de oficios sujetos a comunicación ..................................................... 24

Bandeja de entrada (comunicaciones recibidas y avisos) .......................... 25

Preguntas Frecuentes (FAQ’s) ...................................................................... 27

Contacte con nosotros ................................................................................... 29

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Introducción y Objetivo

La aplicación Comunicación de oficios, que permite comunicar telemáticamente, de forma ordenada y homogénea, a otras notarías la modificación, revocación o anulación de documentos que estas últimas custodien y que han sido afectadas por otras nuevas, ha ampliado su servicio para permitir el envío de oficios de diferentes tipos (oposiciones, fianzas, tomas de posesión, concursos, etc.) por parte del Notario a la DGRN y a su Colegio, todo desde un mismo entorno.

El objetivo es proporcionar los medios electrónicos necesarios para la comunicación de oficios de notarios a la DGRN tal y como se articula en la instrucción 25 de octubre de 2016, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre utilización de medios electrónicos en las comunicaciones de notarios y registradores con la Dirección General de los Registros y del Notariado, garantizando la seguridad en el envío de los comunicados entre ambas plataformas y que actualmente no están resueltos en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia.

Esta comunicación se realiza de forma telemática mediante firma electrónica, aportando una gestión organizada y controlada dentro de un mismo entorno, con mayor seguridad y valor al servicio, tanto para quien emite el oficio como para quien lo recibe.

Ventajas del Servicio

Las principales ventajas que ofrece este servicio son:

Existencia de un único entorno para el envío de oficios a notarios y a la DGRN y Colegios Notariales, donde se recibirán los correspondientes acuses de recibo, justificantes y número de registro asociados.

Seguridad: la comunicación telemática a través de la utilización de este servicio desde cada una de las Notarías, aporta fundamentalmente seguridad jurídica, tanto al emisor como al receptor de los oficios, al ir firmados electrónicamente.

Control, agilidad e inmediatez: La Notaría, como custodio de documentos, y, a su vez, emisor y receptor de los oficios, se le facilita una forma ordenada y homogénea de gestión de los mismos, ofreciéndole, además, control, seguridad e inmediatez, certificando, de ese modo, la comunicación de cualquier acto que modifique las escrituras autorizadas por cualquier Notario y el envío de los oficios correspondientes a la DGRN y a los Colegios Notariales.

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Acceso a la Aplicación

Para acceder a este trámite, se deberá seleccionar “Comunicación de oficios” dentro de “Gestión de Trámites”.

Inicio

Al acceder al trámite Comunicación de oficios, una pantalla inicial nos muestra una visión global del estado de estos trámites en la notaría, ofreciéndonos información sobre los siguientes aspectos:

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Tareas pendientes:

Desde este apartado tendremos visibilidad de las tareas pendientes relacionadas con este trámite. La línea de Oficios con error hace referencia a los oficios cuyo destinatario sea la DGRN o los Colegios notariales. Se mostrará en rojo si existiese algún oficio en tal estado.

Estadísticas:

Este apartado nos indicará una relación del total de oficios enviados en el mes en curso.

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Veremos las comunicaciones de oficio que han sido enviadas en los últimos 30 días, diferenciando el número de oficios remitidos a otro Notario y los remitidos a la DGRN y al Colegio notarial.

Nos mostrará también, a nivel estadístico, una evolución de los oficios comunicados por meses.

Novedades e información:

En novedades podremos encontrar nuevas opciones y actualizaciones, información sobre nuevos concursos de traslado,…

En el apartado Información se mostrará una descripción de la aplicación, cómo funciona y las condiciones de uso.

Visión General de la Aplicación

Desde el menú superior derecho, dentro de la página de Inicio, podremos acceder a las siguientes funcionalidades:

Consejo

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Nueva comunicación:

Se deberá pulsar esta opción para iniciar un nuevo trámite de comunicación de oficio, ya sea notarial o a la DGRN/Mi Colegio.

Comunicaciones:

Desde este punto tendremos visibilidad de todos los trámites realizados.

Como se observa en la imagen, el submenú “Comunicaciones” se encuentra dividido en cuatro pestañas:

1) Pendientes de envío

2) Enviadas

3) Recibidas

4) Archivadas

Buscador:

Mediante esta opción podremos localizar comunicaciones de oficio recibidas, así como las remitidas tanto a Notarios como a la DGRN/Colegio, introduciendo diversos criterios de búsqueda.

Configuración:

Desde esta opción se podrán configurar los avisos, las notificaciones, la visibilidad de los trámites de comunicación de oficio a DGRN/Mi Colegio, y el sello de la notaría.

Avisos y notificaciones:

Desde este apartado de configuración podremos activar la funcionalidad de envío de las comunicaciones y avisos relacionados con los oficios a cuentas de correo electrónico adicionales a la Bandeja de Entrada de SIGNO.

Podremos indicar qué tipo de comunicaciones deseamos: únicamente las comunicaciones de oficios que el resto de notarios nos remitan o recibir también los avisos relacionados con dichas comunicaciones, como por ejemplo los acuses de lectura, acuses de recibo, etc…

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Visibilidad:

El Notario siempre tendrá acceso a todos los oficios que sean enviados tanto por él mismo como por sus empleados.

Los empleados, respecto a los oficios enviados a la DGRN y/o a los Colegios Notariales, únicamente podrán visualizar aquellos oficios creados por ellos mismos, o bien todos los oficios enviados, si así lo ha configurado el Notario desde el Portal SIC - Ancert - Servicios en línea - Datos personales del notario y empleados - Empleados - Administración de permisos. El permiso relativo a la visibilidad de las comunicaciones de oficios a la DGRN y al Colegio es el llamado “Visibilidad CO DGRN CN”.

La asignación/retirada de los permisos tendrá efectos a partir del día siguiente a su modificación.

En este apartado “Visibilidad”, la información de la configuración de visibilidad es sólo consultable, debiendo realizar la asignación de permisos, como se ha indicado anteriormente desde el Portal SIC.

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Sello notaría:

En esta sección podremos configurar el sello de la notaría, que aparecerá en el documento PDF que se genera automáticamente después de la creación del oficio. En caso de no adjuntar ninguna imagen del sello, éste aparecerá en blanco.

Nueva comunicación a DGRN/Colegio Notarial

Para realizar el envío de una nueva Comunicación de oficio a la DGRN y/o al Colegio Notarial, deberemos acceder al submenú “Nueva comunicación” y, a continuación, pulsar en “DGRN/Mi Colegio”.

El siguiente paso es indicar el tipo de comunicación de oficio que se va a remitir.

Si el tipo de comunicación a informar no aparece en el listado que se muestra de Oficios más habituales, deberá indicar el Grupo de comunicación. Al seleccionar el grupo correspondiente, se mostrarán los Tipos de comunicación posibles para dicho Grupo.

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Una vez indicados Grupo y Tipo de comunicación, pulsaremos en “Siguiente”, y se mostrará el formulario de la comunicación.

Si la comunicación a realizar consta en el listado de Oficios más habituales, pulsando sobre él, creará el formulario de la comunicación para que se termine de cumplimentar los datos.

Se mostrará el formulario de la comunicación.

En la parte superior se muestra el apartado referente a los Datos de la comunicación, que recoge la Fecha del oficio, el Notario remitente y el Título de la comunicación. El campo relativo a los Destinatarios de la comunicación se cumplimentará automáticamente con la información correspondiente dependiendo del Grupo y Tipo de comunicación seleccionados en la pantalla de inicio del trámite.

Además, sólo en el caso de los oficios de tipo “Otros”, se mostrará el campo “Prioridad urgente” para que se marque la comunicación como tal, si así se considera.

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

En el apartado Detalle de la comunicación, aparecerá cargada la plantilla correspondiente al Tipo de comunicación seleccionada, la cual podremos modificar y completar.

Podremos hacerlo de manera manual modificando directamente el texto de la plantilla y sustituyendo los campos en rojo por el valor correspondiente; o bien, utilizando el editor de campos habilitado a tal efecto.

Si se opta por esta última opción, deberá seleccionar de los campos de tipo desplegable la opción correspondiente, y cumplimentar los campos de texto libre.

Se da la opción de eliminar el campo mediante el icono situado a la derecha de cada uno. Esta acción supondrá la desaparición de dicho campo en el cuerpo de la plantilla.

Si se eliminase el campo desde el texto de la plantilla, aparecerá un aviso a la derecha del campo informando al respecto:

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Una vez cumplimentados los campos, éstos se mostrarán en verde en la plantilla.

También tendremos la opción de adjuntar ficheros PDF junto a la comunicación del oficio. Para ello, deberemos pulsar en “Añadir”.

Se permite adjuntar hasta 5 archivos, con un

tamaño máximo de 5MB cada uno.

En ambos casos, podremos recuperar el campo

eliminado pulsando en Recargar plantilla, lo que implicará el borrado de la información introducida, y cargará la plantilla original del oficio.

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Cumplimentados todos los campos, tendremos varias opciones, como “Guardar como borrador”, o “Enviar a la bandeja de firmas”:

Al pulsar en “Ver documento de comunicación” visualizaremos la comunicación que recibirá la DGRN/Colegio, con el sello de la notaría (si se ha configurado en el menú “Configuración – Sello de la notaría”). Este documento se incluirá automáticamente en el protocolo, en la pestaña Documentos.

Para el envío de la comunicación, se deberá pulsar en “Enviar a bandeja de Firmas”, debiendo el Notario acceder a la misma para firmarla.

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Nueva comunicación para concurso a la DGRN

Para realizar una comunicación de concurso a la DGRN, tras seleccionar la opción “Nueva comunicación” y pulsar en “DGRN/Mi Colegio”, se deberá seleccionar el Grupo de comunicación “Concurso”, y, a continuación, el Tipo de comunicación correspondiente: “Concurso de traslado”.

Se habilitará el enlace a un informe para que pueda consultar el Informe sobre las notarías vacantes.

Si no existiese un concurso activo en el momento de realizar la comunicación, se mostrará un mensaje informando al respecto.

Pulsaremos Siguiente para acceder al formulario de la comunicación.

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

En los Datos del notario deberá hacerse constar la información relativa a su dirección, y los datos de contacto: Teléfono y Correo electrónico (se requiere la confirmación del correo electrónico). El nº de documento y el nombre del notario lo informará la aplicación automáticamente.

En Notarías solicitadas se deberá informar por orden de preferencia las notarías que entran dentro del Concurso de traslado sobre el que estamos tramitando la comunicación. Pulsaremos en Añadir notarias, y se mostrará la siguiente ventana:

Tras seleccionar el Municipio de la notaría que se solicita, aparecerá un mensaje informando sobre el número de solicitudes recibidas a través de SIGNO para dicha Notaría en este concurso:

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

A continuación, pulsaremos en “Añadir”, y se mostrará la notaría añadida en el detalle de la comunicación. Se proseguirá de la misma forma para añadir el resto de notarías, en su caso.

El apartado Información adicional recoge los aspectos relativos:

- a la utilización del Abono de oposición entre Notarios,

Turno:

1 - Antigüedad en la carrera 2 - Antigüedad en la clase

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

- a si alguna de las notarías solicitadas pertenece a algún municipio de Cataluña, en cuyo caso se deberá marcar la opción correspondiente mostrándose la información a tener en cuenta:

- la opción a marcar por parte de los Antiguos agentes de cambio y bolsa.

Se podrá consultar el documento de comunicación desde las opciones disponibles al final del formulario.

Finalmente, deberemos enviar la comunicación a Bandeja de firmas y firmarla desde allí.

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Listado de comunicaciones

Podemos visualizar todas las comunicaciones de oficio accediendo a la aplicación y pulsando en “Comunicaciones”.

Dependiendo de su estado, podremos localizarlas en la pestaña “Pendientes de envío”, “Enviadas” “Recibidas” o “Archivadas”.

Comunicaciones de oficio Pendientes de envío

En la pestaña “Pendientes de envío” localizaremos las comunicaciones no enviadas en estado “Borrador”, “Pendiente de firma” y “Error”.

La aplicación nos permitirá filtrar las comunicaciones por “Todos”, “Destinatario” (Notario o DGRN/Colegio) o “Estados”, e incluso realizar una búsqueda introduciendo el número de documento o ID de SIGNO y pulsando en el icono con forma de lupa.

La información que podemos observar en esta pestaña es la siguiente:

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

El número indicado en la columna “ID” identifica los oficios dirigidos a la DGRN/Colegios, ya que estos trámites no disponen de número de protocolo. Por defecto, se mostrarán los trámites pendientes de envío ordenamos por ID en orden descendente (se muestran en primer lugar los trámites más recientes).

En la columna “Tipo comunicación”, aparecerá el título de la plantilla del tipo de comunicación utilizado.

En la columna “Acciones” se mostrarán las siguientes opciones posibles:

- Editar sólo posible si el trámite está en estado Borrador, permitiendo :

visualizar su contenido y modificarlo.

- Subsanar acción que permite modificar un oficio con Error.:

- Eliminar se da la posibilidad de eliminar el trámite siempre que esté en :

estado Borrador y con Error.

- Ver detalle acción que permite visualizar el detalle del trámite, sin poderlo :

modificar, sólo disponible para el trámite en estado Pendiente de firma.

Comunicaciones de oficio Enviadas

En la pestaña “Enviadas” localizaremos las comunicaciones ya enviadas, en estados Pdte. Justificante, Enviado, Pdte. lectura y Leído, pudiendo buscar y filtrar las comunicaciones por “Todos”, “Destinatario” (Notario o DGRN/Colegio) o “Estados”, e incluso realizar una búsqueda introduciendo el número de documento o ID de SIGNO y pulsando en el icono con forma de lupa.

La información que podemos observar en esta pestaña es la siguiente:

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Podemos acceder al oficio enviado y a los ficheros adjuntados en dicha comunicación pulsando en el icono PDF y en el icono con forma de carpeta respectivamente, dentro de la columna Fecha envío.

Y desde la columna Fecha recepción, podremos consultar el justificante del envío realizado en formato PDF.

Hay que puntualizar que para los envíos a los Colegios Notariales no existirá el justificante de envío ni el acuse de lectura, puesto que los Colegios reciben la comunicación vía correo electrónico. Un ejemplo del correo recibido por los Colegios notariales es el siguiente:

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Comunicaciones de oficio Archivadas

En la pestaña “Archivadas” localizaremos todas las comunicaciones de oficio enviadas que se archivaron desde las pestañas “Enviadas” y “Recibidas”, estas últimas sólo en el caso de las comunicaciones de oficio realizadas por otros Notarios, en la cual visualizaremos la misma información que aparece en dichas pestañas.

Podremos enviarlas de nuevo a “Enviadas” pulsando en “Desarchivar”.

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Detalle de una comunicación

Podremos consultar el detalle de una comunicación enviada o recibida accediendo a las pestañas “Enviadas”, “Recibidas” y “Archivadas”, pulsando en “Ver detalle”, ubicado en la columna “Acciones”.

Esta pantalla nos mostrará toda la información relacionada con el oficio y sus movimientos relacionados.

En la sección superior localizaremos los datos de la comunicación.

En la sección central visualizaremos el detalle de las comunicaciones enviadas.

Seguidamente, tendremos acceso a los archivos adjuntos recibidos.

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Finalmente, en la sección inferior localizaremos los movimientos de la comunicación, un listado con todos los movimientos del oficio con fechas y horas, como por ejemplo la creación, el envío, error en el envío, la recepción y la lectura del oficio. En algunos de los movimientos es posible acceder al documento relacionado con dicho movimiento pulsando en “Ver documento” en la columna “Acciones”.

Estados de una comunicación

A continuación detallamos los estados de una comunicación de oficio.

Borrador:

Al crear una comunicación nueva y guardarla como borrador, permanecerá en este estado hasta que la enviemos a la “Bandeja de firmas”.

Pendiente de firma:

Al enviar una nueva comunicación o una comunicación en estado Error dirigida a la DGRN una vez subsanada, a la “Bandeja de firmas”, permanecerá en este estado hasta que sea firmada. Una vez firmada pasará al estado “Pendiente recepción”.

Error:

Este estado es sólo para envíos a la DGRN. Pasarán a este estado las comunicaciones en las que se devuelva un error en la recepción de la comunicación en el sistema de la DGRN.

Pdte. Justificante:

Este estado es sólo para envíos a la DGRN hasta que se reciba el acuse de recepción de la DGRN.

Enviado:

Si el destinatario del oficio es sólo el Colegio, al recibir la confirmación del envío del correo, el oficio queda en estado Enviado.

En el caso de que los destinatarios de la comunicación sean la DGRN y el Colegio, se realizará el primer envío a la DGRN. Si no se produce error, se

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

procede al envío del oficio al Colegio, quedando el trámite en estado Enviado una vez se reciba la confirmación del envío al Colegio.

Tipos de oficios sujetos a comunicación

A continuación, se detallan los distintos tipos de oficios sujetos a comunicación a través de la aplicación:

Actas con Parte Colegial

- Acta de notoriedad para inmatriculación: inicio

- Acta de notoriedad para inmatriculación: parte previo

- Acta de reagrupación familiar

Ausencias, Licencias y Excedencias

- Ausencia: comunicación (art.44 RN)

- Ausencia: reincorporación (art.44 RN)

- Excedencia voluntaria: prórroga y renuncia a reserva de reingreso (arts. 109.V y 110 RN)

- Excedencia voluntaria: solicitud (art. 109cc. RN)

- Licencia extraordinaria: enfermedad

- Licencia ordinaria: comienzo

- Licencia ordinaria: interrupción (art. 48 RN)

- Licencia ordinaria: maternidad

- Licencia ordinaria: reanudación

- Licencia ordinaria: reincorporación

- Licencia ordinaria: solicitud (art. 45 RN)

Archivo de Protocolos del Colegio

- Solicitud de escritura

- Solicitud de testamento

Concurso

- Concurso de traslado

Consultas

- Consultas: Sobre la Ley del Notariado y el Reglamento Notarial (art. 70 RN)

Copias

- Copias: Denegación de copia a juzgados y tribunales (art. 232 RN)

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Otros

- Honores: Solicitud del título de notario honorario (art. 68 RN)

- Otros: otros

- Otros (Colegio)

- Otros (DGRN)

- Ratificación de escrituras

- Revocación de poderes y escrituras

- Subsanación de escrituras

Protocolos, Toma de Posesión y Cese

- Cese: comunicación del Delegado (nota del art. 277 RN)

- Cese: comunicación del Notario (art.41 RN)

- Fianza: prórroga para ampliación (art. 29 RN)

- Fianza: Solicitud de sustitución (art. 31 RN)

- Informe sobre estado de protocolos (art. 40 RN)

- Toma de posesión: comunicación (art. 39 RN)

- Toma de posesión: solicitud certificado literal de duplicado del título de Notario (art. 37 RN)

- Toma de posesión: solicitud de prórroga (art. 35.III RN)

Bandeja de entrada (comunicaciones recibidas

y avisos)

En la Bandeja de entrada se recibirán los mensajes que informan de nuevas comunicaciones y diversos avisos de comunicaciones ya realizadas, (acuses de recibo, errores, etc.).

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Por ejemplo, al enviar una nueva comunicación, el destinatario recibirá un mensaje en la Bandeja de entrada de su SIGNO informándole que ha recibido una nueva comunicación, en el caso de envíos a Notarios, y el remitente recibirá un mensaje de acuse de recibo. Para los envíos de oficios a la DGRN/Colegios, se recibirá en la Bandeja de entrada un aviso sobre la recepción del acuse de recibo.

Además, si hemos configurado que las notificaciones de nuevas comunicaciones y avisos se envíen a cuentas de correo adicionales, también recibiremos los avisos en dichas cuentas de correo.

Los oficios enviados a DGRN/Colegios únicamente serán visibles para los notarios y para los empleados con permisos. En el caso de que un empleado sin permiso acceda al oficio, sólo podrá ver el ID de la comunicación.

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Preguntas Frecuentes (FAQ’s)

Con el objetivo de resolver posibles dudas, le ofrecemos algunas Preguntas Frecuentes que le podrán ser de ayuda.

¿Cuál es el objetivo de la funcionalidad de Comunicación de oficios a la DGRN?

El objetivo es proporcionar los medios electrónicos necesarios para la comunicación de oficios de notarios a la DGRN tal y como se articula en la instrucción 25 de octubre de 2016, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre utilización de medios electrónicos en las comunicaciones de notarios y registradores con la Dirección General de los Registros y del Notariado, garantizando la seguridad en el envío de los comunicados entre ambas plataformas y que actualmente no están resueltos en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia.

En el caso de los Concursos de traslado, ¿debo realizar la solicitud obligatoriamente a través de la aplicación de Comunicación de Oficios?

No, es de uso opcional, pudiendo tramitarse también por las siguientes vías:

- En el portal de la Sede electrónica del Ministerio de Justicia.

- En la Sede electrónica del Departamento de Justicia de la Generalitat de Catalunya para notarías de esta comunidad autónoma.

¿Qué periodo de tiempo tengo para remitir a la DGRN la solicitud de Comunicación de oficios de traslado?

En la página de inicio se informa de los plazos para la presentación de la solicitud.

¿De qué forma conoceré el resultado del concurso?

El resultado del concurso lo publicará el Ministerio de Justicia cuando se resuelva en el BOE.

Tengo dudas sobre la información que debo indicar en el formulario de la solicitud. ¿Cómo debo proceder?

Los datos que se informan en la solicitud son los que solicitan el Ministerio de Justicia. Si, según lo informado en el manual de la aplicación, tiene dudas, podrá contactar directamente con el Portal.

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

En la siguiente página se indica las vías de contacto del CAU del Ministerio de Justicia:

http://www.mjusticia.gob.es/cs/Satellite/es/1200666550254/Contacto.html

¿En qué consiste la configuración de la visibilidad de los oficios enviados a la DGRN/Colegios?

Los Notarios pueden visualizar todos los oficios generados en la aplicación.

Sin embargo, los empleados visualizarán los oficios creados por ellos mismos, y el resto siempre que el Notario le haya otorgado permisos desde el SIC.

¿Dónde debe acceder el notario para otorgar los permisos de visibilidad a sus empleados?

En el apartado de Configuración de la aplicación de Comunicación de oficios, sólo se pueden consultar los permisos otorgados. Para dar o modificar el permiso, el Notario deberá acceder al Portal SIC - Ancert - Servicios en línea - Datos personales del notario y empleados - Empleados - Administración de permisos. El permiso relativo a la visibilidad de las comunicaciones de oficios a la DGRN y al Colegio es el llamado “Visibilidad CO DGRN CN”.

¿Cuándo se actualiza la información modificada en cuanto a los permisos de visibilidad de oficios?

Se actualiza por las noches, por lo que la modificación será válida a partir del día siguiente al cambio realizado.

¿Cómo se comunica a los Colegios notariales los oficios remitidos?

La comunicación de los oficios remitidos a través del sistema se realiza vía correo electrónico. Es decir, la notaría cumplimenta y envía el oficio a través de Comunicación de oficios, y el sistema remite al Colegio notarial la comunicación por correo electrónico.

¿Cuál es el tamaño máximo de los archivos que se pueden adjuntar en una comunicación?

Se permite adjuntar hasta 5 archivos, teniendo cada uno de ellos un tamaño máximo de 5MB.

¿Qué ocurre si una comunicación de oficio no se puede remitir a la DGRN?

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Comunicación de oficios a DGRN/Colegios

Se quedará en estado Pdte. Justificante una comunicación hasta que sea entregada a su destinatario DGRN/Colegio. Una vez enviada, quedará en ese estado en la pestaña “Enviadas”.

Podría ocurrir que la comunicación no pudiese ser entregada a la DGRN, por lo que quedaría en estado Con error en la pestaña “Pendientes de envío”, debiendo ser subsanada por la notaría para reintentar su envío.

Contacte con nosotros

Pueden ponerse en contacto con el Centro de Atención a Usuarios de Ancert a través de los diferentes canales:

91 218 76 76

[email protected]

Web de soporte a usuarios

Recuerde que puede encontrar más FAQ’s sobre este trámite en la Web de Soporte a Usuarios.

Recursos