John Jairo cañaveral DíazArnold marin Rodríguez

Rodolfo atención RamírezValentina muñoz

Dairo Luis Martínez

Comprobantes o soportes de contabilidad Los soportes contables son los documentos que sirven

de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos.

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en el libro de contabilidad, pero a su vez paraqué cada uno de esos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por eso que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el siclo contable, su definición y sus principales características.

Libros contables obligatorio

Contenido de un comprobante: Fecha

Origen

Descripción

Y el valor de la operaciones, así como las cuentas afectadas con los registros.

Esquema de un comprobante de contabilidad

Función la función de los comprobantes es dejar huellas de los

hechos económicos que tiene la empresa, consolidando dicha información periódicamenteen dichos comprobantes

EXISTEN VARIOS TIPOS DE COMPROBANTES Las empresas estipulan un comprobante para

cada tipo de transacción, con el fin de facilitar su manejo, por esto citaremos los siguientes comprobantes

El recibo de caja o comprobante de ingreso

Es un soporte de contabilidad en el que se reflejan los ingresos en efectivo, cheque y otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente y las copias se archivan (una para archivo consecutivo y otra se anexa al comprobante diario de contabilidad).

COMO SE CONTABILIZA Se contabiliza con debito a la cuenta caja y el crédito de

acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Habitualmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado.

Comprobante de Egreso Llamado también orden de pago, es un soporte de

contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Nota débito Es un comprobante que utiliza la empresa para

cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Nota crédito Cuando la empresa concede descuentos y rebajas

que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Nota de Contabilidad Es el documento que se prepara con el fin de

registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

Comprobante Diario Es un documento que debe elaborarse

previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

Siempre que se ingrese un dato en la contabilidad, debe existir algún respaldo documental, pues de lo contrario la contabilidad no sería verificable ni confiable.La característica fundamental de un comprobante externo, es que se trata de un documento elaborado por terceros, el cual resulta para ellos un comprobante interno.

La norma exige la existencia de los “comprobantes de contabilidad”

Justamente, entre las normas que todo obligado a llevar contabilidad debe observar, se encuentra la de elaborar los respectivos “comprobantes de diario” o “comprobantes de contabilidad”, pues las siguientes normas así lo confirman:

“ART. 53 del Código de Comercio (decreto ley 410/71).—En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden.

“Art. 124 del decreto 2649/93 .—Comprobante de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes [ver art.123 del mismo decreto 2649/93], por cualquier medio y en idioma castellano

Cuál es la costumbre que se tiene respecto a los “comprobantes de contabilidad”? La razón básica para que hayamos hecho este editorial

radica en que muchas veces los encargados de los registros contables se han descuidado en el proceso de imprimir y firmar los respectivos “comprobantes de contabilidad” en la practica, lo único que se hace es digitar uno a uno los respectivos “soportes” (ej; los recibos de caja, o los comprobantes de egreso), pero una vez finalizada la captura de tales “soportes” no se culmina el trabajo en debida forma imprimiendo y firmando el respectivo “comprobante de contabilidad” en el cual fueron capturados tales “soportes”.