compras para no compradores

Mtro. José del Carmen Magaña González

Procedimiento de compras para no compradores.


Introducción.

El proceso de compras es un proceso mucho más complejo, que implica más que una buena negociación y que simples trámites burocráticos (mencionamos esto ya que muchas empresas consideran que los procedimientos solo atrasan a las operaciones de la empresa), con un buen procedimientos de compras bien definido y con bases sólidas la organización conseguirá ahorrar costos, mejor rendimiento del tiempo pero sobre todo y lo más importante satisfacer plenamente las necesidades de los clientes.

En este sencillo manual se explica paso a paso de qué manera realizar el proceso de compras y cada uno de los pasos para ejecutarlo.


Este proceso de compras se puede realizar o desarrollar siguiendo solamente cinco sencillos pasos que se mencionan a continuación.

Reconocer una necesidad. Selección de proveedores Hacer el pedido Seguir el rastro del pedido Recibir el pedido

Reconocer una necesidad.

Es aquí donde comienza el proceso de compras, es cuando el Depto. De compras recibe una solicitud de compras de materiales o servicios externos a la empresa u organización. Este normalmente lo generan el Depto. De ingeniería, Depto. De producción, Depto. De recursos materiales o cualquiera de los departamentos que requieren o tengan una necesidad por satisfacer. Normalmente esta solicitud se realiza por varios medios (telefónico, escrito, etc.) aunque para efectos de llevar un mejor control siempre es recomendable generar una requisicion de compras.

¿Qué es una requisición de compras?

La requisición de compras es un documento ya sea electrónico o físico por el cual los departamentos realizan un pedido de un bien o servicio y que para un mejor uso debe de contar con las siguientes características básicas:

Lugar y FechaNombre del solicitanteDepartamento del solicitante

Centro de costos del solicitanteNúmero de proyectoNombre del artículoCódigo o número del artículoCantidad solicitadaProveedor o sugerencia del mismoFecha de entrega requerida

http://es.wikipedia.org/wiki/Centro_de_costos


Figura1 ejemplo de una requisición de compra


Figura 2 proceso que sigue la requisición de compras.

Ya envié mi requisición ¿y ahora qué sigue?

Selección de proveedores.

Considero que esta parte del proceso de compras es la más importante ya que es la parte que implica identificar o reconocer que proveedores son capaces para suministrar los servicios o artículos que requiere el departamento solicitante.

Dentro de esta parte del proceso de compras también es importante mencionar que se realizan las siguientes actividades:

Agrupar los elementos que pueden ser proporcionados por el mismo proveedor, es decir identificar de una requisición de compras que producto o servicio puede suministrar el proveedor seleccionado.

También se puede solicitar licitaciones para los artículos o servicios requeridos. (Normalmente este tipo de selección se realiza en dependencias gubernamentales que requieren transparentar el gasto de sus recursos, o empresas grandes en donde la compra del bien o servicio es de grandes dimensiones)

Evaluar las cotizaciones esto en función de varios criterios (Costo, tiempo de entrega, calidad de los productos y servicios adicionales que pudiera ofrecer el proveedor al momento de realizarse la compra). No siempre el mejor costo es el ideal.

Finalmente seleccionar el proveedor idóneo.

Depto. SolicitanteRequisición de compras

Depto. De compras


Figura 3. Proceso que sigue la selección de proveedores.

Depto.de Compras Proveedor

Solicitud de Cotización.Solicitud de Cotización

Solicitud de Cotización

Proveedor 1

Proveedor 2

Proveedor 3CotizacionesCotizaciones

Selección del mejor proveedor

Selección del mejor proveedor


¿Y después de seleccionar mi proveedor que paso sigue?

Una vez que seleccionamos a nuestro proveedor prosigue hacer el pedido de nuesto bien o servicio a adquirir.

Este proceso puede ser de dos formas complejo o lento cuando se trate de artículos caros, o especializados y que se compren una sola vez es decir que no son servicios que se usen cotidianamente.

O puede ser tan sencillo como hacer una llamada telefónica cuando se trata de artículos estándar es decir que se usen cotidianamente y que se soliciten de manera constante a un proveedor.

¿Pero cómo hago el pedido?

Para realizar un pedido se realiza un documento llamado orden de compras, este documento es el que permite al proveedor producir, comprar o realizar los bienes o servicios solicitados por el comprador.

Al momento de que el comprador genere una orden de compra existe un compromiso legal, entre el comprador y el proveedor; por parte del primero garantiza al proveedor el pago de los artículos bienes y servicios y por parte del segundo cumplir en tiempo y forma con lo estipulado en la orden de compra.


¿Qué debe de incluir la orden de compra?

Numero de pedidoLa cantidad de bienes y serviciosLas especificaciones del materialLa fecha y la ubicación de la entregaLas instrucciones de embarque y de facturaciónEl precio unitario y el precio totalEl descuento en efectivo y otras condiciones de pago

Figura 4 Ejemplo de formato de orden de compra.


Y llegamos al final de este procedimiento el rastreo del producto.

Esta parte del proceso es de suma importancia ya que el comprador o el departamento de compras deberá dar seguimiento al producto, si es enviado de otra parte, y si es un bien o producto fabricado localmente deberá verificar que se cumpla con lo requerido por el departamento solicitante, en ambos caso el departamento de compras deberá estar en constante comunicación con los departamentos solicitantes y asi recibir un producto bien o servicio de acuerdo a las especificaciones solicitadas de no cumplir con lo solicitado es el depto. de compras el que tomara las acciones necesarias para lograr asi la

satisfacción del departamento solicitante.

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