Competencia 4

4.1 funciones del departamento de crédito.

4.2 concepto de cobranza, estado de cuenta y control de cobranza.

4.3 métodos para el control de cobranza.

4.1 funciones del departamento de crédito y cobranza.

El Departamento de Crédito de una Empresa es el responsable de liquidar las cuentas por cobrar de sus clientes, es decir de recuperar el importe total de las ventas al crédito que la Empresa realiza.

Las funciones específicas más comunes

de un departamento de Créditos y

Cobranza son:

a) Otorgamiento de los Créditos: 

Otorgar créditos a los clientes que deseen comprar mediante esta modalidad, en las condiciones que están establecidas por la empresa, teniendo en cuenta el análisis del mismo a través de la información recopilada, tratando en lo posible de sujetarse al reglamento existente.

b) Estudio de los Estado Financieros e Información anexa: Es recomendable proveerse de información económico financiera del cliente para tener una mejor posición en la decisión de otorgar el crédito. Para personas jurídicas es indispensable analizar los estados financieros, lo que nos permitirá considerarlo como un buen crédito o en caso extremo, desaprobarlo.

c) Gestión Efectiva de la Cobranza:Las gestiones de cobranza, se deberán realizar con los clientes que se muestren un tanto difíciles en sus pagos, se debe tener en cuenta el motivo de dicho atraso y el Jefe de créditos deberá considerar las medidas que se tomarán en caso de continuar el atraso (negociación).

Estas gestiones son muy importantes, y dan buenos resultados para la recuperación de la deuda registrada en los documentos vencidos.

d) Informes a Gerencia: Deberá presentar informes a Gerencia General, referentes a los créditos solicitados, los montos, si fueron aprobados o desaprobados, así como el número de clientes que los solicitarán, complementando este, con el informe que deberá pasar cada fin de mes de las cuentas en movimiento, que se tienen en cartera en la sección cobranzas, y el análisis de estas en cuanto al atraso.

e) Control de Personal a su Cargo:Como Jefe del departamento de Créditos y Cobranzas, está en la obligación de supervisar al personal a cargo, haciendo cumplir las normas y reglamentos establecidos por la empresa sobre el particular.

f) Determinación de Malas Deudas: En todo negocio, el riesgo de otorgar créditos a ocasionado el nacimiento de malas deudas (Cartera Pesada) que escapan a cualquier control interno e implementado, y es responsabilidad del Jefe de Créditos y Cobranzas de acuerdo a su criterio y experiencia, fijar aquellos clientes a los cuales es inútil ejercitar acción alguna de cobranzas por considerarlos malos deudores.

g) Arqueos de Documentos: Uno de los fundamentos del control interno dentro del departamento de Cobranzas, es el de practicar arqueos de documentos, que nos permitan establecer la exactitud de las cifras de las cuentas de cada cliente, con las tarjetas de cuentas corrientes que son llevadas en el departamento de Contabilidad.

Podemos sintetizar el arqueo de los documentos en los siguientes puntos:De facturasDe letras en carteraDe notas de cargoDe letras protestadasDe cheques sin fondosDe documentos en poder del gestor judicial

4.2 concepto de cobranza, e

stado de

cuenta y control d

e cobranza.

En términos generales, por cobranza se refiere a la percepción o recogida de algo, generalmente dinero, en concepto de la compra o el pago por el uso de algún servicio.La cobranza es el proceso formal que se le hace al girado en donde se presenta uno o varios documentos para que lo pague o lo acepte como el pagare, letra de cambio, etc. La cobranza tiene el fin de recuperar créditos.

concepto de cobranza

Concepto de estado de cuenta

El estado de cuenta es el documento oficial que envía el banco al domicilio del usuario, y en él se desglosan todos los consumos, disposiciones, pagos, intereses y comisiones que se efectuaron o se generaron durante un periodo previamente determinado, aunque generalmente se trata de un mes.Este importante documento cuenta con 10 puntos básicos que el tarjetahabiente debe de tomar en cuenta:

1- Número de cuenta.2- saldo. 3- Saldo a corte.4- Saldo promedio diario.5- Crédito disponible.6- Límite de crédito.7- Pago mínimo.8- Intereses.9- Comisiones. 10- Fecha límite de pago.11- Registro de operaciones realizadas.12-Fecha de corte.

control de cobranza.

Uno de los principales cuellos de botella del cambaceo es la cobranza, cualquier empresa que se dedica al cambaceo y logra controlar la cobranza es capaz de tener una crecimiento exponencial logrando tener un negocio sano y sin deuda, ya que el cambaceo da la posibilidad de tener grandes márgenes de utilidad, que muchas veces esta utilidad, por falta de control, se pierde en cuentas incobrables y fraudes de empleados y esto llega a ocasionar la quiebra de la empresa.

El trabajo de Cobranza dentro de la empresa de cambaceo, podríamos decir, es el más laborioso ya que requiere de manejar una gran cantidad de información, como es estado de cuenta de los clientes, Atrasos acumulados, Atrasos Consecutivos, Fecha de vencimientos, Saldos, Porcentaje pagado, Referencias, Avales, Etc.

4.3 métodos para el control d

e cobranza.

ESTRATEGIA OPERATIVA DE COBRANZA

RECIBO DE COBRANZA IMPRESOLa ventaja de este recibo es que el cliente cada semana revisara su saldo impreso y su pago anterior, convirtiéndose así en el gestor de su saldo.

Ejemplo:

CLASIFICACIÓN DE COBRANZAPara lograr un mejor control de la Cobranza es necesario hacer una clasificación que nos permita dividir el trabajo operativo, de esta manera podremos atender a los clientes dependiendo su estatus, lo cual nos permitirá alcanzar los objetivos, es necesario contar con un sistema de computo para agilizar este proceso. A continuación presentamos las 3 tipos de clasificación, la cual se hace en base a los atrasos consecutivos:

En base a esta clasificación básica se organiza el trabajo operativo de la siguiente manera:

Para que esta estrategia funciones es necesario contar con un pronóstico de cobranza semanal, y un procedimiento operativo de cobranza que nos permita marcar objetivos a los cobradores, supervisores y gestores de cobro especial, y describa la forma en la que se debe trabajar, donde se establezcan horarios de entrada del personal, horarios de monitoreo en calle y políticas de trabajo. Y de esta manera hacer trabajar a la gente en base a objetivos y lograr los resultados de recuperación.

Gracias por su atención