Antes de comenzar… • Dado el tiempo de duración del taller, y para

poder ver todo el contenido, se solicita que se

apague el celular o se coloque en “silencio” y no

vibración.

Antes de continuar… • Debemos descargar el siguiente

documento para que podamos trabajar los

distintos conceptos que se verán.

• Ingresar la siguiente dirección web en los

navegadores.

https://goo.gl/sMjilb • Es un documento cualquiera hecho en

Word.

Temas a ver… 1. Captura de pantalla con Word.

2. Pestaña Vista.

3. La barra de estado.

4. Salto de Página y Salto de Sección.

5. Generar un documento con formato.

6. Enriqueciendo el documento.

7. Referencia Cruzada.

8. Envío de correspondencia desde WORD.

9. Llevar lo hecho en Excel a Word.

10. Pestaña Revisar.

11. Autocorrección.

Hacer capturas de pantalla para nuestro documento.

Esta opción está disponible en casi todos los programas de Microsoft Office.

Capturas de pantalla. • Ir a Insertar y luego ir al

apartado de

Ilustraciones y ahí está

la opción.

• Esta nos permite

capturar toda la

pantalla, parte de ella,

una ventana en

específico, entre otras

opciones más.

• Su utilización es muy

sencilla.

Capturas de pantalla. • Hagamos algunas capturas de

pantalla.

Pestaña Vista.

La lengüeta “Vista”.

• Cuando se trabaje en documentos extensos, la vista será un gran aliado.

• Lo que está encerrado en el rectángulo rojo son las principales opciones, mientras que lo que está hacia la derecha son las opciones secundarias.

La lengüeta “Vista”. • Cada una de estas

“vistas de documento” es útil en cierto momento al estar trabajando en un documento.

• Por ejemplo: la de “esquema” es útil cuando debemos ubicar saltos de páginas o de sección, o hacer cambios en la numeración de los títulos, entre otros más.

Barra de estado. Una de las herramientas olvidadas por todos y que está

presente en todos los programas de Office.

Barra de estado. • Es la barra que está al pie

de la ventana de Word.

• Esta barra está disponible en Word, Excel, Power

Point, Publisher, Access, entre otros, y sólo tiene la

finalidad de llevar estadísticas y acceder rápidamente a ciertas opciones de gran uso.

• Para personalizar su contenido, sólo hay que hacer clic con el botón

derecho del mouse sobre ella.

Barra de estado. • Veamos algunas de sus funciones con el

documento descargado inicialmente.

Diferencia entre “Salto de Página” y “Salto de

Sección”.

Los saltos. • Se puede insertar un salto en cualquier lugar

del documento y para ello se debe colocar el cursor en el lugar deseado y activar la opción deseada.

• Entre “Salto de Página” (SP) y “Salto de Sección” (SS) hay diferencias.

• La diferencia radica en que: Con el SP se indica que se continúa en la siguiente página.

Con el SS se hace que el documento se pueda dividir en partes.

• Esto quedará más claro en los siguientes ejercicios.

Salto de Página. • Para insertar un

SP sólo basta con

ir al reglón que se

desea generar el

SP.

• Ir a Insertar y

luego clic en

Salto de Página.

Salto de Sección. • Este permite dividir el documentos en partes,

permitiendo combinar entre páginas verticales y horizontales, utilizar

diferentes numeración de hojas, entre otros.

• Lo recomendable es siempre ingresar un salto de

sección inicial y otro final.

• Para insertarlo, sólo se debe ir a Diseño de Página y

luego a Saltos.

• Aquí también se puede elegir el salto de página.

Hoja horizontal entre verticales.

• Insertar una hoja horizontal es muy sencillo, sólo se

debe hacer lo siguiente.

Ir a la parte del documento (reglón) en donde

se desea hacer el inserto de la hoja horizontal.

Generar un Salto de Sección inicial.

Ir al reglón o lugar en donde se desea generar el

Salto de Sección final.

Dejar el curso de escritura en la página que se

desea dejar horizontal.

Ahora, hacer clic en Diseño de Página, y luego

en Orientación, para luego indicar Horizontal.

Generar un documento con formato.

Word y los documentos. • Word ofrece realizar un documento

de dos formas.

Forma 1: usando los diseños preinstalados

o llamadas “plantillas”.

Forma 2: de manera manual.

Forma 1: Plantilla. • En ocasiones debemos elaborar un tipo de

documento que no realizamos todos los días y, por tanto, no estamos seguros de los elementos que debe tener. Ese es el caso de un memorando, una carta formal, un currículum o un informe. Word ofrece ayuda para elaborar ésos y otros tipos de documentos a través de las plantillas.

• Las plantillas, como su nombre lo indica, documentos bases ya generados.

• Una vez que elegimos una plantilla sólo hay que ir recorriendo el documento e ir insertando la información correcta.

Forma 1: Plantilla. • Abrir Word y luego

hacer clic en Archivo y

luego en Nuevo.

• Con ello accedemos a

las plantillas que Office

ofrece.

• Naveguemos un poco

para ver las distintas

opciones que nos

ofrece.

Forma 1: Plantilla. • Un ejemplo de formato

para un documento completo está en

Educación, y ahí ubicar el que dice Informe

(Diseño Académico).

• Una vez ubicado, hacer doble clic sobre el

archivo.

• Ahora, cada vez que se agregue una nueva hoja,

esta tomará el formato de la página 2.

Forma 2: Manual. • A ver…

Portada.

Bordes y sombres.

Encabezados y pies de

página.

Estilo.

Tema.

• El formato manual permite más libertad y personalización.

• Sin duda, si queremos hacer único el documento, esta es la mejor elección.

• A continuación, sólo veremos las opciones más comunes y que permiten hacer una personalización del documento.

Forma 2: Manual. • Portada. Con esta opción podemos

comenzar el documento con alguna portada ya predefinida y que, si se desea, se puede modificar.

Para ellos sólo basta con ir a Insertar -> Portada.

Ahora, sólo basta con elegir la que más guste.

NOTA: Recuerde el nombre del la portada elegida (está debajo de cada imagen de muestra)

Forma 2: Manual. • Bordes y sombras. Algunas partes del documento

pueden destacarse del resto con

el uso de bordes y sombreados.

Para aplicar bordes, como

sombreado, debe resaltar la parte

del texto que va a modificar.

Para acceder, sólo basta ir a

Diseño de Página y luego clic en

Bordes de Página. Ello hará que un cuadro de diálogo se abra con las

opciones de sombreado que nos

permite hacer una enorme

cantidad de combinaciones.

Al sombrear un párrafo y luego ir a

la lengüeta Bordes, se podrá elegir lo deseado. Ahora, a

experimentar.

Forma 2: Manual. • Encabezados y pies

de página. La utilización de las opciones

de la sección "Encabezado y pie de página" de la pestaña "Insertar", nos permite agregar elementos comunes a todas las páginas de un modo simple y automático.

Cuando utilizamos los botones para crear un encabezado o pie de página, Word nos presenta una lista de opciones de diseño para los mismos. Después de seleccionar dicho estilo, podemos editar nuestro encabezado o pie con nuestra información.

Forma 2: Manual. • Estilo. En la pestaña Inicio

está la parte de Estilos.

Esta opción es una de

las más interesantes y

la que permite generar

índices, tabla de

contenidos, entre otros.

Más adelante lo

veremos con mayor

detalles para poder

“sacarles el jugo”

Forma 2: Manual. • Temas. En la ficha "Diseño de página"

usted podrá ver la sección "Temas", que no es más que distintos grupos de estilos. En otras palabras, si elige un tema distinto para su documento, el estilo "Título" seguramente cambiará sus características de formato. Los temas, por tanto, son un método aún más global para rediseñar fácil y rápidamente todo un documento cuyos estilos han sido claramente definidos.

NOTA: Es importante recordar el nombre del tema elegida (está debajo de cada imagen de muestra)

Enriqueciendo el documento.

Las Referencias. • En la pestaña o lengüeta de nombre

"Referencias“, Word colocó todas las

herramientas que permiten la organización

y administración de la estructura de un documento, como su índice o su bibliografía final.

• A continuación, veamos sus herramientas.

Tabla de contenido. • Es el conocido Índice.

• Esta tabla permite mostrar sólo título de

cada capítulo, o contenido con más

detalles como mostrar los subcapítulos y, si

los tiene, sus diversos apartados o

numerales, lo cual es muy propio de los

ensayos, manuales técnicos o materiales

científicos.

Tabla de contenido. • Para que quede más claro, vaya al

documento descargado en un inicio.

• Ahora, a cada párrafo genere un título (si

desea, puede numerar cada título)

• Luego seleccione el primer título creado y

luego ir a Estilos y elegir el nivel del título 1

que más guste.

• Ahora, repita el mismo paso ya descrito en

cada título creado (Siempre use título 1).

Tabla de contenido. • Ahora, vayamos al reglón en donde deseamos colocar la

tabla de contenido y ahí hacemos clic en Referencia -> Tabla de Contenido.

• Ello generará algo parecido a la imagen siguiente.

• Ahora, elija uno de los títulos creados y colóquelo como título 2, y elija otros y colóquelos como título 3 y título 4, y a cualquiera, cámbiele el nombre.

Tabla de contenido. • Como la elaboración de un documento extenso es

algo dinámico, puede ocurrir que un capítulo cambie de nombre, desaparezca o bien cambie de lugar, y Word permite de forma casi automática, la actualización de esta tabla.

• Para actualizar la tabla, sólo basta con colocar el cursor de escritura en alguna parte de la tabla y presionar la tecla F9 del teclado para que se muestre la siguiente ventana.

Título a imágenes, tablas y gráficos.

• Se selecciona el ítem a titular.

• Se accede con el botón derecho del mouse y luego elegimos Insertar Título...

• Esta opción permite generar leyendas que identifiquen o expliquen una imagen, tabla o gráfico en un documento.

• También se pueden enumerar, para luego generar listado (tipo índice) para ubicarlos fácilmente.

Título a imágenes, tablas y gráficos.

• Para usarlo, lo primero es entender lo que la

ventana resultante al clic en el menú del

botón derecho genera.

Aquí

colocamos el

título que

llevará la

imagen, tabla

o gráfico.

En Rótulo

permite

diferenciar el

título de los

demás, es decir,

generamos

grupos.

Aquí podemos

crear nuevos

Rótulos.

Aquí indicamos

si es arriba o

abajo del

objeto a dar

título.

Referencia Cruzada.

Referencia Cruzada. • Esta opción que está en la pestaña Referencias, en

la parte de Títulos, permite hacer referencias o citas en el propio documento.

Por ejemplo: “El siguiente capítulo ‘Erase una vez’, que está en la página 18 del presente documento, etc…”

• Hasta aquí, ninguna novedad, pero esta opción permite que a medida que el texto se modifique, el número como también el nombre del capítulo, se cambien según corresponda.

• Para una mejor comprensión, hagamos el siguiente ejercicio.

Referencia Cruzada. Abra un documento nuevo.

Ahora, crear un título en la hoja 1.

Luego, inserte una hoja nueva y cree un título en la

hoja 2.

Ahora, coloquese en una parte de la hoja 1 y

ahora hacer clic en Referencia y luego en la

sección título, clic en Referencia Cruzada, en la

sección de Títulos.

Lo anterior hará que se genere la siguiente

ventana.

Referencia Cruzada.

Imagen de ejemplo.

Aquí podemos

seleccionar el

tipo al hacer

referencia.

Referencia Cruzada.

Imagen de ejemplo.

Aquí

seleccionamos

el tipo de

referencia.

Referencia Cruzada.

Imagen de ejemplo.

Aquí aparece a

lo que se puede

hacer

referencia

según el “tipo”.

Referencia Cruzada. • Cada vez que hagamos clic en Aceptar, se

generará un ingreso en el documento.

• Ahora, cada vez que se haga una modificación en

el documento a algún campo referenciado, para

actualizar dichos referenciados se debe de

seleccionar los referenciados o todo el documento

y luego presionar la tecla F9, lo cual hará que se

actualice los datos respectivos (Palabra, número

de página, entre otros).

Envío de correspondencia desde WORD.

Para un documento base y con datos cambiantes según destinatario.

¿Correspondencia en Word?

• En ciertos casos es necesario crear un documento

para que sea enviado a muchas personas. Y ocurre

también que aunque el contenido es el mismo

para cada destinatario, hay que agregar o

cambiar algunos datos propios de quien lo recibe.

• En otras palabras, escribimos nuestra carta modelo

indicando los lugares en donde se insertará

información personalizada de una fuente de datos

que debemos crear o ya está creada. Después se

combinan ambos documentos dando como

resultado las cartas personalizadas deseadas.

Antes de continuar… • Descargar el siguiente archivo

https://goo.gl/pL3wNM

• Es un Excel con datos para poder

ejercitar esta parte.

Pasos… • Es un proceso fácil, pero también delicado, ya que

si no hay un orden, es muy fácil cometer un error.

• Para acceder a esta opción, sólo basta con ir a la

pestaña Correspondencia y luego a Iniciar

combinación de correspondencia.

Pasos… • Ahora, ir a Seleccionar

destinatarios, ello hará desplegar un menú, del cual elegimos la opción deseada.

La primera permite generar una lista de datos.

La segunda usar un Excel u otro documento que tiene los datos.

La tercera permite usar los contactos de Outlook.

Pasos… • Elegida la opción

dos, nos solicita indicar la ubicación del documento.

• Luego se despliega la ventana que se ve adjunta.

• En ella elegimos la hoja en la cual están los datos. Y luego clic en Aceptar.

Es importante que el documento no tenga líneas

blancas iniciales antes de los datos a considerar.

Pasos… • Al ya seleccionar el

documento, nos

solicita que

indiquemos con

qué datos se

trabajará. En otras

palabras, elegimos

las filas que se

usarán.

Pasos… • Ahora sólo queda redactar el documento e ir

colocando en los lugares correspondientes los

datos que variarán según corresponda.

• En Insertar Campo Combinado, nos permite

ingresar los datos contenidos en el documento que

se enlazó.

Pasos… • En Vista preliminar, permite intercambiar la vista

entre el documento final y el documento base.

• Una vez activa la opción anterior, se puede ver el

resultado que tendrá el documento con cada

dato del documento enlazado.

Pasos… • Una vez terminado con la redacción y

construcción del documento y si se está conforme

con el resultado, sólo basta hacer clic en Finalizar y

combinar. Esta opción nos permite tres opciones,

de la cual elegimos la que más nos acomode.

Observaciones… • El envío de correo sólo funciona si está el gestor de

correos Outlook instalado en el PC y configurado correctamente (tiene un mail asociado).

• El archivo en donde estén los datos, no puede tener filas vacías antes de los datos.

• Es ideal que cada columna tenga su nombre, así será más fácil el ubicar el dato correctamente en el documento.

• Es ideal que cada dato del documento origen, no sean resultado de fórmulas u otras opciones, si no un dato ingresado.

• Esta opción permite tanto enviar correos masivos como generar documentos personalizados para imprimir de forma masiva.

Llevar lo hecho en Excel a Word

En Excel se generan tablas y gráficos, y llevarlos a Word no es nada complicado.

Antes de… • Siempre considerar que el espacio de escritura en Excel

es mayor que en Word. En otras palabras, mientras que en Excel tenemos una hoja casi infinita, en Word ya se parte con un espacio limitado al tamaño de la hoja, por lo tanto hay que tener presente que quizás no todo quede visible en Word.

• Cuando se trabaja algo de Excel en Word, el PC puede comenzara funcionar más lento.

• Al agrandar o achicar el tamaño de la ventana de Excel en Word, se eliminan o se agregan filas y columnas.

• Al agrandar o achicar el tamaño el resultado de la ventana de Excel en Word, el contenido se achica o agranda.

Insertar en Word una tabla de Excel.

• Es bastante frecuente crear documentos de texto con Word que tienen tablas con operaciones más o menos complejas, por ejemplo un presupuesto. Lo correcto es crear el presupuesto con Excel y después insertarlo en Word con un vínculo, de tal forma que si el presupuesto cambia en el origen se actualice de forma automática en el destino.

• Creamos en Excel lo deseado y lo guardamos.

• Ahora, seleccionamos solo el rango de celdas con datos a llevar a Word y lo copiamos.

• Vamos a Word y nos colocamos en la parte del documento en el que vamos a insertar los datos de Excel. Inicio, Pegar, Pegado especial.

Insertar en Word una tabla de Excel.

Siempre elegir

esta opción

cuando algo se

lleve de Excel a

Word.

Insertar en Word una tabla de Excel.

Aquí se

muestra el

objeto Excel

en Word.

Aquí se

muestra la

ventana de

Excel abierta

en Word.

• A continuación, observe lo que pasa al agrandar o

achicar el objeto y la ventana.

Gráficos en Word. • En la pestaña Insertar hacemos clic en el botón

Gráfico. Aparecerá un cuadro de diálogo desde

donde podremos seleccionar el tipo de gráfico

que necesitamos. Seleccionaremos uno de la lista y

pulsamos Aceptar.

•

Gráficos en Word. • Como se observa, el gráfico que se ha insertado

representa a la tabla de datos de ejemplo de Excel.

• Ahora, sólo bastará cambiar esos valores por los que se necesiten (que ya podremos tener creado en un archivo Excel). Con un simple copiar y pegar o edición uno a uno bastará.

• Al ir cambiando los datos, hará que el gráfico se dibuje automáticamente con los nuevos valores ingresados, como también cambiando el área que la línea azul encierra en el Excel.

• También podemos modificar el tipo de gráfico. Esto se hace mediante el icono Tipo de gráfico que aparece en la pestaña Diseño, cuando hacemos clic en un gráfico.

Pestaña Revisar.

Su uso. • Esta pestaña nos permite comunicar ideas,

observaciones o sugerir correcciones cuando se

está creando, editando o revisando un

documento.

• Sin dudas, es una de las opciones más interesantes

que Word ofrece.

Revisión. • Esta opción permite revisar la ortografía del

documentos como también el poder buscar

sinónimos a palabras.

• La Referencia nos permite buscar

rápidamente algún significado.

• Contar palabras nos permite llevar estadísticas

del actual documento (Muy útil si el documento

debe cumplir algún requisito en longitud).

Idioma. • Nos permite definir el

idioma del documento,

como también hacer

traducciones en el

documento.

• Para poder utilizar esta

opción, se debe de

contar con una

conexión a internet.

Comentarios. • Esa opción es una de las

más utilizadas debido a su versatilidad y el poder

hacer observaciones o cometarios al

documento sin tener que modificarlo.

• Cada vez que se abra el documento y alguien

dese agregar algún comentario, este

generará un código o nombre que permitirá identificar el autor del

comentario.

Seguimiento. • Esta parte nos permite

ver los cambios realizados en el

documento.

• La revisión de cambios no se activará si no

hacemos clic en el botón Control de cambios que

se encuentra en el grupo Seguimiento. A partir de ese momento se puede

resaltar texto, insertar comentarios y guardar un

histórico de los cambios realizados.

Cambios. • Esta nos permite ver los

cambios que el

documento a sufrido

desde un inicio, como

también el poder ir de

cambio en cambio

hecho en el documento.

• También permite aceptar

o rechazar los cambios

hechos al documento,

con lo cual lograr dar

forma al documento

final.

Comparar. • Permite ver las diferencias entre dos o

más documentos. Muy útil cuando se

deben de hacer documentos que se

repiten mucho en su texto pero que

tienen pequeñas diferencias entre sí,

como por ejemplo los contratos.

• La opción Estilo jurídico compara dos documentos y muestra únicamente lo

que ha cambiado entre ellos. Los

documentos comparados no se

modifican. La comparación con la

opción Estilo jurídico siempre se muestra

en un tercer documento nuevo.

• Si desea comparar los cambios de

varios revisores, no seleccione esta

opción. Elija Combinar revisiones de varios autores en un documento único

en su lugar.

Comparar. • Para entender mejor esta opción, recuerdan el

documento descargado, bien, con ese trabajaremos.

• Ahora, hagan una copia del mismo archivo pero con un

nombre distinto.

• Ahora, abra uno de los dos documentos y elimina un

párrafo (de preferencia el segundo) y guardar dicho

cambio.

• Ahora, ir a la pestaña Revisar y luego a Comparar (estilo

jurídico).

• Ello hará que se abra una ventana en la cual deben de

indicar el documento original y el documento

modificado.

Comparar.

Comparar. • Una vez elegidos los documentos, como

también las opciones deseadas, hacer clic

en Aceptar.

• Lo anterior hará que aparezca la siguiente

ventana (siguiente lámina) en la cual se

aprecian las modificaciones que el

documento ha sufrido desde su primera

versión o desde la versión que se desea

comparar.

Comparar.

Proteger. • Cuando quiera permitir cambios solo

en determinadas partes de un documento, puede marcar el

documento como de solo lectura y, a continuación, seleccionar las

partes del documento donde quiera permitir los cambios.

• Estas partes no restringidas pueden estar disponibles para cualquier

persona que abra el documento, o bien puede conceder permiso a

individuos específicos para que solo ellos puedan cambiar las partes no

restringidas del documento.

• Esta es una de las opciones con muy poco uso, pero lo importante es saber

que Word posee esta opción.

Proteger.

Autocorrección. Hacer que Word corrija mientras se escribe.

Autocorrección. • Esta herramienta es un arma de doble filo y como

todo, presenta ventajas y desventajas:

Ventaja: Es una forma cómoda de automatizar la

corrección en errores que solemos cometer

frecuentemente.

Desventaja: Hay que ir con cuidado porque en ocasiones

Word cambiará automáticamente una palabra sin aviso

alguno y es posible que no nos interese en algún caso en

concreto. Por lo tanto no es recomendable automatizar

demasiado los errores, porque puede ocurrir que al final

no tengamos apenas control de lo que estemos

escribiendo.

Autocorrección. • Mediante la autocorrección Word puede corregir

algunos errores obvios sin previo aviso y nos ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias correcciones.

• Por ejemplo, si detecta que escribes o once, lo cambiará automáticamente por u once.

• También, si detecta que se empiezas una frase con minúscula, la cambiará por mayúscula.

• También, permite que al ingresar unas siglas (previamente configurado), las cambie a una palabra o frase en sí (Ejemplo: si escribe “GOB”, Word cambia a “Gobierno de Chile”).

Autocorrección. • Sea como sea, lo mejor es configurar la autocorrección

según nuestros intereses. Para hacerlo:

Ir a la pestaña Archivo y luego a Opciones.

Aparecerá un cuadro de diálogo. Ahí seleccionar en

el menú de la izquierda, Revisión.

Ya ahí podemos hacer algunos cambios al sistema

en que Word revisa y modifica el documento.

Hacer clic en el botón Opciones de Autocorrección.

• Aparecerá un cuadro de diálogo en el cual se puede

ver las posibilidades más interesantes.

Autocorrección.

Gracias

Fuente. • http://www.aulaclic.es/guia-word-2010/index.htm

• https://support.office.com/es-hn/article/Combinar-correspondencia-con-

una-hoja-de-c%C3%A1lculo-de-Excel-858c7d7f-5cc0-4ba1-9a7b-

0a948fa3d7d3?ui=es-ES&rs=es-HN&ad=HN

• http://josenrique.es/2014/08/utilizar-reglas-para-mejorar-la-combinacion-

de-correspondencia-en-word/

• http://www.neoteo.com/35-trucos-para-microsoft-word/

• http://www.aulaclic.es/word-2010/t_21_6.htm#ap_21_07

• http://www.aulaclic.es/word-2010/t_18_2.htm#ap_18_04