como reunirse sin perder miserablemente el tiempo

20
7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 1/20 Como reunirse sin perder miserablemente el tiempo 1. Resumen 2. Mitos y realidades de las reuniones 3. No se equivoque de reunión. Un intento de clasificarlas 4. Enfoque participativo en el desarrollo de las reuniones 5. Una reunión es una integración de técnicas. Usted debe saber manejarlas 6. Nmero de participantes 7. Calidad de participantes 8. Condiciones materiales 9. !mplicados 10. "oluntad de trabajar con el grupo 11. Momento 12. #reparación 13. $rate siempre de %allar un método 14. &torgue jerarquia al tiempo 15. 'juste la tecnica a las circunstancias 16. (esconfie de la minimi)ación 17. Evite que *estrec%en* los problemas  18. Negocie los conflictos 19. +inton,cese con la personalidad del grupo 20. Recapitule 21. 'segure la base de trabajo 22. (efina bien las condiciones 23. Estudie la mejor manera de %acer el cambio 24. -aga seguimiento 25. ibliograf,a  RE+UMEN No importa donde y quienes hagan los estudios, el resultado siempre es el mismo las reuniones o!upan el por!enta"e m#$imo en el tiempo que los dire!ti%os dedi!an a su tra&a"o. 'u!hos las a!usan de ser una %erdadera p(rdida de tiempo, mientras otros aseguran que la solu!i)n no est# en eliminarlas, sino en ha!er que !umplan su %erdadera *un!i)n !omo *uente de inteligen!ia !ole!ti%a. +l autor presenta un en*oque eminentemente parti!ipati%o a!er!a de !)mo planear y e*e!tuar las reuniones y aporta numerosas ideas para impedir que sean mu!has, largas e in-tiles. odo esto a partir de una idea !entral, si puede e%itar !ele&rarla, no la !ele&re. #'/'R'+ C/'"E+ /a&ilidades geren!iales, reuniones, "untas, en*oque parti!ipati%o, din#mi!a de grupos, equipos M!$&+ 0 RE'/!('(E+ (E /'+ REUN!&NE+ Una %istoria de %orror +l teatro esta&a lleno. odos los pro*esores ha&an sido !on%o!ados para dis!utir !on amplitud modi*i!a!iones a la organia!i)n do!ente. +n la mesa presiden!ial, los dirigentes prin!ipales de la *a!ultad. l *ondo, a mano iquierda esta&an sentadas tres pro*esoras e$tran"eras, &astante aplatanadas por !ierto, que tampo!o ha&an es!apado al in!lemente re!lamo de la !ita!i)n.

Upload: adolfo-carlos-gutierrez-sosa

Post on 04-Mar-2016

22 views

Category:

Documents


0 download

DESCRIPTION

Adminsitración

TRANSCRIPT

Page 1: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 1/20

Como reunirse sin perder miserablemente el tiempo

1. Resumen 2. Mitos y realidades de las reuniones 3. No se equivoque de reunión. Un intento de clasificarlas 4. Enfoque participativo en el desarrollo de las reuniones 5. Una reunión es una integración de técnicas. Usted debe saber manejarlas 6. Nmero de participantes 7. Calidad de participantes 8. Condiciones materiales 9. !mplicados10. "oluntad de trabajar con el grupo 11. Momento 12. #reparación 13. $rate siempre de %allar un método 14. &torgue jerarquia al tiempo 15. 'juste la tecnica a las circunstancias 16. (esconfie de la minimi)ación 17. Evite que *estrec%en* los problemas 

18. Negocie los conflictos 19. +inton,cese con la personalidad del grupo 20. Recapitule 21. 'segure la base de trabajo 22. (efina bien las condiciones 23. Estudie la mejor manera de %acer el cambio 24. -aga seguimiento 25. ibliograf,a 

RE+UMEN

No importa donde y quienes hagan los estudios, el resultado siempre es el mismo las reunioneso!upan el por!enta"e m#$imo en el tiempo que los dire!ti%os dedi!an a su tra&a"o. 'u!hos las

a!usan de ser una %erdadera p(rdida de tiempo, mientras otros aseguran que la solu!i)n no est#en eliminarlas, sino en ha!er que !umplan su %erdadera *un!i)n !omo *uente de inteligen!ia !ole!ti%a. +l autor presenta un en*oque eminentemente parti!ipati%o a!er!a de !)mo planear ye*e!tuar las reuniones y aporta numerosas ideas para impedir que sean mu!has, largas ein-tiles. odo esto a partir de una idea !entral, si puede e%itar !ele&rarla, no la !ele&re.

#'/'R'+ C/'"E+ /a&ilidades geren!iales, reuniones, "untas, en*oque parti!ipati%o,din#mi!a de grupos, equipos

M!$&+ 0 RE'/!('(E+ (E /'+ REUN!&NE+

Una %istoria de %orror 

+l teatro esta&a lleno. odos los pro*esores ha&an sido !on%o!ados para dis!utir !on amplitudmodi*i!a!iones a la organia!i)n do!ente. +n la mesa presiden!ial, los dirigentes prin!ipales dela *a!ultad. l *ondo, a mano iquierda esta&an sentadas tres pro*esoras e$tran"eras, &astanteaplatanadas por !ierto, que tampo!o ha&an es!apado al in!lemente re!lamo de la !ita!i)n.

Page 2: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 2/20

  +l que presida el de&ate e$puso las modi*i!a!iones que se pensa&an introdu!ir y di"o que se

traan a dis!usi)n para lograr el enrique!imiento de las ideas, so&re todo de aquellos que de&anapli!arlas.

esde el punto de %ista de las inter%en!iones la reuni)n *ue &uena. 'u!hos pro*esores ha&laron,algunos m#s de una %e. /u&o a!uerdos, desa!uerdos, !ontradi!!iones, re!lamos y todo lodem#s, pero entre esa maraa de !riterios se i&a per*ilando !on !laridad que la propuestaoriginal tena %arios puntos *lo"os y algunos !asi ina!epta&les. onsumidas ya unas tres horas,ha&an apare!ido dos o tres proposi!iones diametralmente opuestas a la original y se dis!uta!omo ha!er de ellas una sola.

e manera !ontraria a lo esperado, el que diriga la reuni)n se %ea !ada %e mas preo!upado ome"or di!ho alarmado. %e!es !onsulta&a !on los restantes miem&ros de la presiden!ia, pero nopor ello de"a&a de !ondu!ir !on e*i!ien!ia el de&ate. l *in se de!idi) a ha!er una inter%en!i)na!laratoria, seg-n di"o.

+$pli!) que la dis!usi)n ha&a sido muy &uena y que una %e m#s ha&a pre%ale!ido elne!esario espritu !rti!o, pero que qui#s no se ha&a !omprendido &ien el prop)sito de ladis!usi)n, por lo que era ne!esario e%itar desgastarse por gusto. adi) que la propuestaoriginal ya ha&a sido %ista !on el e!tor, que este la ha&a apro&ado y que la resolu!i)n!orrespondiente esta&a al salir por lo que no pro!edan modi*i!a!iones. ue no o&stante (l ha&atomado notas de todo lo di!ho y que... en este punto el rumor no de"a&a or.

:as tres pro*esoras e$tran"eras se le%antaron a sugeren!ias de una de ellas. 'ientras seale"a&an, la que pare!a de mayor edad di"o en su maltratado espaol Están locos,definitivamente locos".

12uien es el villano3

/istorias !omo estas otorgan a las reuniones su *ama de !osa maldita, y de distorsionadora de laorgania!i)n. ;n pro*esor amigo mo no !esa de de!larar que las reuniones son la *orma m#se*i!iente de perder tiempo y dinero y a!ompaa tal a*irma!i)n !on estadsti!as y an(!dotas quedan que pensar.

Page 3: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 3/20

+n mu!hos !asos lo que se trata es de diluir la responsa&ilidad entre un grupo de indi%iduos,poder  a*irmar que el asunto se dis!uti) !on todos antes de ser ele%ado, lle%ar una ideapre!on!e&ida y or a los dem#s pero sin es!u!har realmente, &us!ar respaldo o simplemente!umplir el sagrado rito de reunirse.

'u!hos !olegas piensan que las reuniones son realmente un quitatiempo. espeto mu!ho esas

opiniones pero pertene!o al grupo de los que opinan lo !ontrario. reo que el he!ho de que lasreuniones se identi*iquen !omo el mayor !onsumidor  de tiempo no impli!a autom#ti!amente quesean tiempo perdido.

+s una a!ti%idad legtima que resulta insustitui&le para el logro de o&"eti%os donde la inteligen!ia !ole!ti%a, la ne!esidad de !oopera!i)n, el !omprometimiento !on la e"e!u!i)n, el surgimiento deideas o el inter!am&io de !ono!imientos sean *a!tores *undamentales.

+s ne!esario enton!es despe"ar esa ona !on*usa donde se !ontradi!en &uenos prop)sitos ymalos resultados, mitos y realidades.

<i ;d. usa un !ami)n de 20 toneladas para lle%ar a pasear a su no%ia a una e$!ursi)n al !ampoel %illano no es pre!isamente el !ami)n. =or supuesto, si todos los !amiones *ueran &ien

utiliados se ahorrara una &uena !antidad de !om&usti&le, pieas de repuesto y posi&lementeno haran *alta tantos.

on las reuniones resulta igual. <i se utiliaran para lo que son realmente y se plani*i!aran ydirigieran ade!uadamente, los salarios y el tiempo empleado para e"e!utarlas seran mu!homenores y el n-mero de ellas se redu!ira de modo nota&le.

Muc%as4 largas e intiles

 +stos son los tres ad"eti%os *undamentales que se apli!an !on mayor *re!uen!ia a las reuniones.<eg-n estudios realiados en u&a entre %i!eministros, delegados territoriales y dire!tores de

empresas, las reuniones o!upan respe!ti%amente el 28>, el 30> y el 26> de su tiempo total detra&a"o lo que representa en todos los !asos, la a!ti%idad de mayor peso. +studios m#sre!ientes, no pu&li!ados a-n muestran que los por!enta"es son mu!ho mayores. +studioshe!hos en otros pases re%elan que las reuniones tienen tam&i(n el primer lugar en !uanto a!arga de tra&a"o se re*iere. :os dirigentes en!uestados, men!ionados anteriormente, se que"ande que

• e&en asistir a mu!has reuniones en las que su presen!ia no es ne!esaria• :a mayora de las reuniones son e$!esi%amente largas

Page 4: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 4/20

• <e !ita a mas personas de las que ha!en *alta• +n mu!hos !asos no se o&tienen los resultados deseados• +s *re!uente que haya que %ol%erse a reunir para dis!utir lo mismo.• Numerosas reuniones son simplemente in*ormati%as, las que pueden sustituirse por una

!omuni!a!i)n por es!rito o por la presen!ia de un empleado de menor "erarqua.

?tro estudio, esta %e en muni!ipio del sistema de salud indi!a pudimos !ompro&ar a&undan!iaen las a!ti%idades de !ontrol en reuniones por parte de los @i!edire!tores, que seg-n !riterios%ertidos por estos ... *lu!t-an entre el 45.6> y el 55> del tiempo total de tra&a"o de unasemana tipo

<i tomamos en !uenta tanto el peso propor!ional que tienen las reuniones en la !arga de tra&a"ode pro*esionales y dire!ti%os, as !omo el he!ho de que una !antidad importante de ellas se!onsideran inne!esarias, largas e in-tiles, la !on!lusi)n mas dire!ta a sa!ar es que en estaa!ti%idad est# el poten!ial mas alto de me"orar la organia!i)n personal de tra&a"o de undirigente o pro*esional.

:a solu!i)n no est# en ha!er una !ampaa de redu!!i)n de reuniones, pasarlas para un horario*uera de tra&a"o o ponerles por plantilla una dura!i)n m#$ima. odas esas a!!iones a!t-an so&reel e*e!to y no so&re la !ausa.

:os estudios men!ionados simplemente !on*irmaron lo que todos sa&an o sospe!ha&an, perosin lugar a dudas ha!a *alta argumentarlo de una *orma t(!ni!a. :as reuniones son mu!hasde&ido a que se emplean para lo que son y para lo que no son y se %uel%en largas e in-tilesde&ido a que no son mane"adas !on la ha&ilidad que se requiere.

No se aprende espont#neamente a dirigir reuniones o por lo menos no se aprende en un tiemporaona&lemente pruden!ial, y mientras tanto el destino de mu!has entidades y personas,empeando por las que est#n presentes en la reuni)n, pueden ser a*e!tadas por lo que se diga ose haga en ellas.

#ocas4 cortas y eficientes

<eg-n un !l#si!o de estos temas, 'i!hael oyle las reuniones son una *orma intensi%a dein%olu!rar a otros en la solu!i)n de pro&lemas y en la toma de de!isiones. No es una de*ini!i)nuni%ersal pues hay reuniones !uyo o&"eti%o no es ese, pero sin lugar a dudas se puede apli!ar ala mayora de ellas. :o mas importante a apre!iar en esta de*ini!i)n es que en po!as pala&rasto!a los puntos que ha!en de las reuniones un tra&a"o t(!ni!o !on !omple"idades propias.

An%olu!rar a otros impli!a dominar las t(!ni!as rela!ionadas !on el mane"o de los grupos, las!uales tienen su propia !omple"idad y !ara!ter sti!as. :a solu!i)n de pro&lemas y la toma dede!isiones requieren el dominio de !ierta l)gi!a del pro!eso del pensamiento que al a&ordarlo en!ole!ti%o se ha!e mas e*e!ti%o pero al mismo tiempo mas !omple"o. e todos estos temastratamos en el !apitulo anterior 

<i adem#s, todo esto hay que lograrlo de una *orma intensi%a tendremos al menos una no!i)n deque dirigir una reuni)n no es !uesti)n de tener &uena suerte o na!er !on una inspira!i)ndeterminada, sino una t(!ni!a que requiere ser aprendida y dominada.

+l he!ho de que mundialmente las reuniones o!upen el primer lugar en la !arga total de tra&a"ode dirigentes y pro*esionales, no signi*i!a que ne!esariamente sea una !onse!uen!ia dede*i!ien!ias organiati%as o a!titudes err)neas de los "e*es, pueden ha&er otras raones.

Page 5: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 5/20

?tra e$pli!a!i)n para el papel rele%ante de las reuniones est# en que el mundo a!tual demanda un alto ni%el de !oopera!i)n e intera!!i)n in!luso para tareas que algunos !lasi*i!aran !omo delmont)n, lo que impli!a que mu!has reuniones pudieran !onsiderarse ne!esarias e in!luso!on%enientes.

+l tru!o estara enton!es en !on%ertir eso de mu!has, largas e in-tiles en algo as !omo

po!as, !ortas y e*i!ientes. =or otra parte, si lograra por lo menos ha!erlas e*i!ientes no ha&raque preo!uparse mu!ho por lo dem#s.

N& +E E2U!"&2UE (E REUN!5N. UN !N$EN$& (E C/'+!6!C'R/'+

/ay reuniones y reuniones. on*undir unas !on otras es una e$!elente *orma de perder tiempo yes*uero pues el !amino para lograr lo que se desea puede resultar enton!es tortuoso osimplemente ine*i!a. +sto se produ!e generalmente !uando se emplea el m(todo equi%o!adoya sea porque se utilia un *a!ilitador !uando lo que se requiere es un nego!iador o porque seapli!an t(!ni!as de de&ate intera!ti%o para asuntos que solo de&en in*ormarse, pues ya est#nde!ididos.

e ah la importan!ia de distinguir unas reuniones de otras. ;na *orma de ha!erlo es !lasi*i!arlas

seg-n alg-n !riterio. <i se quiere %in!ular el tipo de reuni)n !on el m(todo a emplear, lo maspr#!ti!o es partir del o&"eti%o que se quiere al!anar !on la reuni)n misma. +se es el queutiliaremos. +s &ueno, sin em&argo, ha!er %arias a!lara!iones

• +sta !lasi*i!a!i)n es s)lo una !on%en!i)n !omo otra !ualquiera y no pretende esta&le!erninguna pauta, s)lo ser%ir para re%elar que los m(todos y t(!ni!as no son de apli!a!i)nuni%ersal.

• <e quedan *uera de esta !lasi*i!a!i)n algunos tipos de reuniones, por e"emplo las de!ar#!ter  so!ial o amistoso, pues se han identi*i!ado s)lo aquellas que tienen inter(s para laorgania!i)n personal del tra&a"o, dentro del !ampo de la dire!!i)n. 

• +s muy raro en!ontrar reuniones puras, o sea que pertene!en s)lo y -ni!amente a !iertotipo de los aqu !lasi*i!ados. e ah que %arios puntos de una misma reuni)n pudieran!orresponder a !ategoras di*erentes y requieran por tanto m(todos y t(!ni!as distintas.

Reuniones para informar. 6ic%a técnica

&bjetivos7

+nterar de algo a un grupo de personas

'plicaciones7

ar a !ono!er una de!isi)n tomada, responder a inquietudes re!i&idas de %arias *uentes !uyarespuesta pudiera ser de inter(s !om-n, dar instru!!iones para la realia!i)n de una tarea,!om&atir un rumor, in*ormar nue%os pro!edimientos, et!.

6lujo y caracter ,sticas7

;nidire!!ional del que in*orma ha!ia los que se in*orman. An!luye generalmente a!lara!iones dedudas y amplia!iones a peti!i)n del grupo en este punto pueden produ!irse !ompli!a!iones. Nohay de&ate.

Condiciones de trabajo4 técnicas y métodos a utili)ar7

Page 6: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 6/20

'uy simples, pues no se &us!a un resultado de grupo. No hay lmites para la !antidad depersonas a reunir. :a distri&u!i)n *si!a de los parti!ipantes e$ige s)lo que todos puedan or y %er al in*ormante al menos orlo. :o mas importante a tener en !uanta es que la in*orma!i)n seatransmitida !on !laridad y !omprendida por los re!eptores. =ueden emplearse medios audio%isuales si hay !ondi!iones para ello y si se sa&en usar &ien.

1En que casos emplearlas3

<)lo !uando no sea posi&le utiliar otro m(todo mas sen!illo de transmitir in*orma!i)n o !uandosea muy importante asegurarse que los re!eptores entienden. <i una !ir!ular, una !arta, el!orreo ele!tr)ni!o, el mural o los despa!hos logran el mismo resultado, es mas e!on)mi!o y!onsume mu!ho menos tiempo.

&bservaciones7

+sta es una reuni)n sen!illa que mu!hos tienden a !ompli!ar por gusto in!orpor#ndoledis!usiones o de&ates so&re asuntos ya de!ididos.

Reuniones para informarse. 6ic%a técnica

&bjetivos

?&tener in*orma!i)n o ideas de un grupo

'plicaciones7

'uy amplias. Bus!ar !riterios so&re un proye!to o una de!isi)n no apli!ada a-n, !aptar estado de #nimo o sentimientos de un grupo, o&tener un *ondo amplio de ideas !on respe!to a unasunto, hallar *a!tores a tomar en !uenta para la solu!i)n de un pro&lema, et!.

6lujo y caracter,sticas7

;nidire!!ional, de los miem&ros del grupo ha!ia el que preside, anima o *a!ilita la reuni)n.An!luye una o %arias a!!iones de (ste para estimular el aporte de in*orma!iones e ideas. No hayde&ate.

Condiciones de trabajo4 técnicas y métodos a utili)ar7

No de&e ser mayor de 15 ) 20 personas. +s pre*eri&le que la reuni)n la !ondu!a alguien quedomine t(!ni!as de tra&a"o en grupo pues de esta *orma se garantia la mayor !antidad dein*orma!iones e ideas por parte de los parti!ipantes. :e son apli!a&les t(!ni!as de entre%ista degrupos, de din#mi!a de grupos y de !reati%idad. No in!luye e%alua!i)n o sele!!i)n de solu!ionesa ni%el de grupo.

1En que casos emplearlas3

uando la o&ten!i)n de la in*orma!i)n deseada no puede lograrse mediante m(todos massen!illos !omo puede ser una en!uesta o una indaga!i)n a ni%el del despa!ho !on elsu&ordinado. +s muy -til !uando hay seguridad de que lo que diga un miem&ro del grupo puedeestimular positi%amente a otros para ampliar la in*orma!i)n o generar una nue%a idea. No es -til!uando determinados miem&ros del grupo o el propio "e*e tiene un ni%el de in*luen!ia tan alto queanulan la ini!iati%a del resto.

Page 7: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 7/20

&bservaciones7

+sta !ategora a&ar!a reuniones que pueden di*eren!iarse &astante en !uanto a !iertos mati!ese in!luso en !uanto a la t(!ni!a a utiliar. =or e"emplo si el prop)sito espe!*i!o *uera e$plorar elestado de #nimo de los parti!ipantes, primara !omo m(todo la entre%ista de grupo pero si lo*undamental *uera o&tener un *ondo de ideas lo mas grande posi&le, la !la%e del tra&a"o estara

en emplear la tormenta de ideas &rainstorming.

+ste reuni)n puede %erse tam&i(n !omo *ase de una mayor donde se ha!e un alto para entrar enun pro!eso espe!ialiado y !on!entrado de o&ten!i)n de in*orma!i)n

Reuniones para debate pblico. 6ic%a técnica

&bjetivo7

<ometer a dis!usi)n ante una masa relati%amente grande de personas, uno o %arios asuntospara que se pronun!ien !on respe!to a ellos y adoptar a!uerdos.

'plicaciones7

odos aquellos !asos donde prima un en*oque parlamentario tales !omo !ongresos, asam&leas,plenos, !laustros, et!.

6lujo y caracter,sticas7

'ultidire!!ional pero !on alto grado de *ormalismo. <e e*e!t-a &a"o la !ondu!!i)n de alguien queostenta la "erarqua superior del grupo. :os asuntos se dis!uten &a"o un en*oque rgido ygeneralmente lineal donde las inter%en!iones orales indi%iduales predominan so&re el tra&a"o engrupo. :os a!uerdos se toman por mayora de %otos o por de!isi)n del "e*e.

ondi!iones de tra&a"o, t(!ni!as y m(todos a utiliar

No hay limita!iones en la !antidad de parti!ipantes ni e$igen!ias espe!iales en !uanto adisposi!i)n del lo!al. eglas muy sen!illas el que preside otorga la pala&ra se!uen!ialmentepre%ia soli!itud, esa se!uen!ia solo es interrumpida &a"o !ondi!iones e$!ep!ionales tales !omouna !uesti)n de orden o una a!lara!i)n, no se permiten di#logos o al menos se restringen&astante, se admite la !rti!a a&ierta o %elada, se me!lan la presenta!i)n de ideas !on sue%alua!i)n, se estimula la presenta!i)n de proposi!iones de a!uerdos los que son sometidos a%ota!i)n o se de!iden por el que preside. <e le%anta a!ta. <us m(todos tienen sus ante!edentesen los pro!edimientos parlamentarios del siglo pasado mu!hos de los !uales son %#lidos a-npara este tipo de reuni)n.

1En que casos emplearlas3

<)lo !uando el de&ate requiere una !i*ra de parti!ipantes naturalmente alta !omo en los!ongresos y las asam&leas, y donde las reglas de tra&a"o son rgidas.

&bservaciones7

+l prin!ipal de*e!to de este tipo de reuniones es que genera perdedores y ganadores, puesresulta muy di*!il llegar a una integra!i)n total !on tal gran n-mero de personas o porque lasreglas o*i!iales de tra&a"o no permiten ha!er un pro!eso distinto. iene una me!#ni!a que en&uena medida le es ade!uada. +l pro&lema est# en que por tradi!i)n o !ostum&re tal me!#ni!a 

Page 8: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 8/20

se ha apli!ado por e$tensi)n a !asi todos los otros tipos de reuniones, donde otros m(todos yt(!ni!as son mu!ho mas e*e!ti%os y r#pidos pues no hay las limita!iones deri%adas del tamaoe$!esi%o o la *ormalidad impuesta.

Reuniones para desarrollo del personal. 6ic%a técnica

&bjetivos7

ue el grupo per*e!!ione sus !ono!imientos y ha&ilidades y desarrolle nue%as *ormas de pensary tra&a"ar, empleando su propia !apa!idad indi%idual y !ole!ti%a de an#lisis y sntesis.

'plicaciones7

+ntrenamiento de dirigentes y pro*esionales

6lujo y caracter,sticas8

'ultidire!!ional &a"o la orienta!i)n de alguien que presenta una tesis, un !aso, e$hi&e un *ilme o

simplemente !oordina. Bus!a me"orar  el !ono!imiento !om-n a partir del inter!am&io intensi%o ydin#mi!o de in*orma!i)n hasta lograr que todos se identi*iquen !on nue%as ideas, tenden!ias ot(!ni!as propuestas o surgidas !omo produ!to de la intera!!i)n. No se toman a!uerdos pero sellega a !on!lusiones de !onsenso. +l que dirige el de&ate puede ser un pro*esor pero su papel no es de maestro de es!uela ni de *igura prin!ipal, sino de promo%er que la gente aprenda aha!er y a pensar por su propio es*uero.

Condiciones de trabajo4 técnicas y métodos a emplear7

Crupo no mayor de 15 personas. :a disposi!i)n *si!a de&e *a!ilitar la intera!!i)n entre todos y la!er!ana a !ualquier medio %isual que se emplee. /a!e uso amplio y *le$i&le de m(todos a!ti%osde enseana y t(!ni!as de din#mi!a de grupos que hay que !om&inar !on ade!uadas!ondi!iones materiales y una retroalimenta!i)n sistem#ti!a. emanda un *a!ilitador muy &ien

preparado y un registrador que anote a la %ista de todos la sntesis de lo que se di!e y !on!luyememoria de grupo. :os parti!ipantes de&en estar moti%ados para este tipo de reuni)n.

En que casos emplearlas3

+n general para *orma!i)n de adultos, pues no gustan %ol%er a sentirse es!olares. 'uyimportante para el desarrollo de la !apa!idad de an#lisis, la !reati%idad y la adquisi!i)n de!ono!imientos y ha&ilidades por parte de dirigentes y pro*esionales. +s una *orma de aprenderha!iendo. iene una importan!ia espe!ial en la enseana de t(!ni!as de dire!!i)n. No !on%ieneemplearlas !uando el "e*e, algunos de los miem&ros o el pro*esorD*a!ilitador tienen o pra!ti!anuna in*luen!ia tan alta que puede interrumpir el *lu"o natural de ideas y !riterios.

&bservaciones7

iene generalmente resultados superiores en !uanto a per*e!!ionamiento de !ono!imientos quelas !lases !on%en!ionales. epresenta una &uena oportunidad para que los miem&ros del grupopuedan demostrar sus posi&ilidades de raonamiento, ganen en !ohesi)n y desarrollenini!iati%as. =ermite re%elar talentos o!ultos. <us %enta"as se multipli!an !uando se utilian !omo!asos de estudio, los propios pro&lemas de la entidad donde tra&a"an los parti!ipantes. emanda&uenas !ondi!iones materiales y do!entes.

Reuniones para solucionar un problema. 6ic%a técnica

Page 9: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 9/20

&bjetivos7

 naliar un pro&lema en grupo hasta en!ontrar de !on"unto su solu!i)n

'plicaciones

+sta&le!imiento de polti!as, instrumenta!i)n de de!isiones, aumentos de produ!ti%idad,medidas a tomar *rente a emergen!ias, ele%a!i)n de la !alidad de los ser%i!ios, sele!!i)n entreop!iones y en general todos aquellos asuntos que su !omple"idad, in!ertidum&re, posi&les!onse!uen!ias, oposi!i)n o limita!iones demandan un estudio a *ondo en !ole!ti%o.

6lujo y caracter,sticas7

'ultidire!!ional intensi%o &a"o la !ondu!!i)n de un *a!ilitador !on dominio de las t(!ni!as detra&a"o en grupo. equiere identi*i!ar &ien el pro&lema y el e*e!to que de&e lograrse para!onsiderar !omo &uena determinada solu!i)n, des!omponer el pro&lema en todos sus elementosy *a!tores, hallar posi&les solu!iones, e%aluarlas y es!oger la mas apropiada. odos estos pasosse de&en !orresponder !on un tra&a"o intensi%o de grupo donde el !onsenso es el !riterio parapasar de uno a otro.

Condiciones de trabajo4 técnicas y métodos a utili)ar 

emanda alto ni%el en su prepara!i)n y e"e!u!i)n. :a !antidad de parti!ipantes no de&e e$!ederlos 15 ) 20. olo!arlos de manera que todos se %ean entre s y puedan adem#s leer sindi*i!ultad la ona de memoria de grupo donde se anota en grandes pliegos de papel lo que se %adi!iendo y !on!luyendo. +s impres!indi&le el empleo de t(!ni!as de din#mi!a de gruposparti!ularmente las que estimulan la !reati%idad y las que *a!ilitan el !onsenso, el uso de unametodologa de solu!i)n de pro&lemas y !uanto instrumento asegure sa!ar el mayor partido dela inteligen!ia de grupo y permita arri&ar a una solu!i)n que posea la mayor !alidad posi&le y!uente !on la a!epta!i)n y !on*ormidad de todos los parti!ipantes.

1En que casos emplearlas3

+n pro&lemas donde el grupo tenga las !ondi!iones y la moti%a!i)n para tra&a"ar de !on"unto ensu solu!i)n. +n tal !aso, es una reuni)n &ien "usti*i!ada

&bservaciones

equiere !on%o!ar al grupo para un tra&a"o !reati%o legtimo y no para !on*irmar de!isionespre!on!e&idas. equiere adem#s un entrenamiento &#si!o de los parti!ipantes y &uen dominiode sus papeles por parte del *a!ilitador que es quien !ondu!e la reuni)n y por el registrador quees quien lle%a la memoria de grupo. e no estar aseguradas estas !ondi!iones lo -ni!o quequeda despu(s son de!enas de pliegos de papel !onsumidos por gusto. =or otra parte, a %e!ese$isten las !ondi!iones y sin em&argo se emplean t(!ni!as de tipo parlamentario.

EN6&2UE #'R$!C!#'$!"& EN E/ (E+'RR&//& (E /'+ REUN!&NE+

+egunda %istoria de %orror 

+l onse"o de ire!!i)n de los Crandes lma!enes Na!ionales est# reunido. /ay un tema -ni!ode dis!usi)n rea!i)n de una representa!i)n en la pro%in!ia de amagEey. +l ire!tor Cenerales un ingeniero de mu!ha e$perien!ia en la a!ti%idad y ha llegado a este !argo desde la &ase. +lresto de los miem&ros son tam&i(n espe!ialistas en sus respe!ti%as es*eras.

Page 10: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 10/20

+l estudio so&re amagEey lo prepar) un equipo de tres t(!ni!os del epartamento de?rgania!i)n que %isitaron esa pro%in!ia y las limtro*es. <u tra&a"o demor) tres meses. +lin*orme *ue distri&uido !on dos semanas de anti!ipa!i)n y presenta&a tres %ariantes a asignarla aten!i)n de amagEey a la representa!i)n de :as unas, & no !rearla ni asignarla y ! !rearla representa!i)n en el propio amagEey. ada op!i)n traa sus respe!ti%as %enta"as ydes%enta"as.

+l dire!tor, al ini!iar la reuni)n, di"o " !omo sa&en, yo pre*iero dis!utir estos pro&lemas en!ole!ti%o pues as las de!isiones se enrique!en grandemente. reo que este pro&lema es!omple"o y requiere meditar &ien, aunque lo que s pare!e dudoso es que esa pro%in!ia puedadesempearse &ien sin poseer su propia representa!i)n pues hay all !in!o alma!enes de granimportan!ia e!on)mi!a. Fo por lo menos pienso resistirme a a&andonar esa idea, pero !omosa&en soy muy re!epti%o.

:a dis!usi)n no dur) mu!ho. 'u!has propuestas se !on!entraron en !)mo organiar larepresenta!i)n de amagEey, !uantos tra&a"adores de&ieran tener e in!luso a quien de&ieranom&rarse !omo delegado. <olo =an!hito, uno de los t(!ni!os que hio el estudio mantu%o laidea de ellos de que se !reara una representa!i)n -ni!a radi!ada en :as unas a%alada porraones de !osto y mayor !er!ana *si!a de las unidades a la !apital de esta pro%in!ia que a la

de amagEey. No en!ontr), sin em&argo, mu!ho apoyo en su es*uero ni siquiera de su propioequipo.

<e apro&) !rear la representa!i)n y se hio in!luso un proye!to de organigrama. +l ire!torCeneral al ha!er el resumen se re*iri) a lo ri!a que ha&a sido la reuni)n y a la sa&idura !on laque los !ompaeros ha&an en!ontrado la me"or op!i)n, lo que lo !on*irm) en su idea de que laparti!ipa!i)n del !ole!ti%o es !la%e para el tra&a"o.

erminada la reuni)n, la mayora de los parti!ipantes se *ueron a la !a*etera. ll se produ"o unde&ate muy interesante donde el h(roe prin!ipal era =an!hito. su alrededor se da&ane$!elentes !riterios a!er!a de lo e*e!ti%o y e!on)mi!o que hu&iera sido !rear la delega!i)n -ni!aen :as unas.

Muc%as veces4 la reunión m9s sincera y espont9nea es la que se produce después en lospasillos

1(onde est9 la participación3

/istorias !omo la anterior muestran !uan *alsa puede ser la !ara de la parti!ipa!i)n. No &astaque las personas asistan a la reuni)n, ni siquiera es su*i!iente que ha&len mu!ho o que lareuni)n sea muy larga para !onsiderar que hay parti!ipa!i)n, pues en mu!has o!asiones *alla laprepara!i)n para parti!ipar aqu la hu&o, la !ondi!iones para que se aporten ideas y solu!ionesno las hu&o y el m(todo para que el pro!eso sea !ompleto y politi%alente tampo!o lo hu&o.@eamos enton!es !omo de&iera ha!erse.

$rabajo en equipo y reuniones. 1qué se puede aplicar3

 naliado *ramente, el tra&a"o en equipo no es m#s que una reuni)n !on !iertas !ara!tersti!asespe!*i!as, tales !omo

o +s un grupo pequeo, entre quin!e a %einte !omo m#$imoo +$iste un o&"eti%o !om-n de desempeo o sea un produ!to !ole!ti%o que de&en

al!anar.

Page 11: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 11/20

o :os miem&ros del equipo est#n identi*i!ados y !omprometidos !on esa meta!om-n, tra&a"an para lograrla y son indi%idualmente responsa&les de los resultados que seal!an!en.

o <u tra&a"o se e$presa mediante una !om&ina!i)n din#mi!a y a!ti%a de talentos,ha&ilidades, e$perien!ias y !ono!imientos que resulta estimulado por el o&"eti%o de desempeo.

o ra&a"an sistem#ti!amente !omo equipo lo que les permite superar !on el propio

tra&a"o las &arreras naturales del desempeo en !ole!ti%o y !rear un !ultura que los identi*i!a ylos !omprometeo <us miem&ros se sienten retados y moti%ados para ha!er el tra&a"o !om-n y de

he!ho dis*rutan y se di%ierten !on realiarlo.o ;tilian los m(todos y t(!ni!as del en*oque parti!ipati%o %er !aptulo anterior

que es el %eh!ulo ideal para asegurar las !ondi!iones para un tra&a"o de este tipo.

eterminados tipos de reuniones pueden me"orarse sensi&lemente mediante el empleo total opar!ial del en*oque parti!ipati%o, sin que ne!esariamente se !onsidere que sus miem&ros *ormanun equipo. +st#n en este !aso las siguientes

• Reuniones para informarse. dmiten la apli!a!i)n de algunas t(!ni!as de din#mi!a degrupos y de !reati%idad, pues *a!ilitan la o&ten!i)n de numerosas in*orma!iones e ideas en un

!orto plao de tiempo.• Reuniones para desarrollo del personal. =ueden organiarse en *orma de tra&a"o en

equipo !on un empleo amplio del en*oque parti!ipati%o, siempre que se !reen las !ondi!ionesque este en*oque demanda. +l dominio por parte de los asistentes de las t(!ni!as de din#mi!ade grupos puede ser parte integrante del propio pro!eso de desarrollo del personal. +n este !asoel impa!to en la prepara!i)n del personal es muy superior al de los m(todos !on%en!ionales deenseana

• Reuniones para solucionar un problema o tomar una decisión. ;na reuni)n de estetipo puede organiarse per*e!tamente empleando el en*oque parti!ipati%o, siempre que laspersonas que integran la reuni)n est(n *amiliariados !on las t(!ni!as de din#mi!a de grupos yse garanti!e el !umplimiento de las &ases organiati%as de di!ho en*oque. +n este !aso el lmiteen el n-mero de parti!ipantes es importante.+s !on%eniente a!larar que la solu!i)n de pro&lemas y la toma de de!isiones en grupo es un

!aso parti!ular del empleo del en*oque parti!ipati%o al !ual se in!orpora una l)gi!a deapro$ima!i)n por pasos que ha demostrado ser muy e*e!ti%a.e he!ho, este tipo de reuni)n es tpi!a de tra&a"o en equipo, pero es innega&le que sin llegar alalto grado de desempeo que los equipos permiten, los resultados que se pueden al!anarutiliando en*oque parti!ipati%o son superiores a los que o&tendran de utiliar los m(todostradi!ionales estamos suponiendo que no hay trampas, es de!ir que el que !on%o!a la reuni)ndesea de %erdad ha!er un tra&a"o !reati%o legtimo.

UN' REUN!5N E+ UN' !N$E:R'C!5N (E $;CN!C'+. U+$E( (EE +'ERM'NE<'R/'+

 naliada en toda su dimensi)n !ualquier reuni)n de alguna importan!ia requiere seradministrada o sea es o&"eto de apli!a!i)n de las *un!iones, m(todos, t(!ni!as y estilos de

dire!!i)n. /asta ahora hemos %isto todos esos aspe!tos por separado. +n este in!iso, a manerade resumen, %amos a tratar de %er el desarrollo de una reuni)n de una *orma integral!onsiderando sus tres grandes momentos ntes, durante y despu(s.

'ntes de la reunión7 si puede4 ni siquiera la celebre

<e ha di!ho m#s de una %e que las reuniones son el mayor  !onsumidor  de tiempo, un aumentodel ago&io de dirigentes y pro*esionales, un e%ento !ostoso y poten!ialmente un quitatiempo.odo eso de&iera ha!ernos meditar &ien antes de e$!lamar ante !ualquier pro%o!a!i)n 

Page 12: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 12/20

:u!re!ia, !tame a tales *ulanos y menganos para las !in!o" . <i usted pade!e del <ndrome dela euni)n <iempre , no se que"e enton!es de que el ago&io lo mata.

+s por esto que los pasos anteriores a la !ele&ra!i)n de una reuni)n tienen tanta importan!ia. +santes !uando usted de!ide si da la reuni)n o no, !omo %a a darla, que !ondi!iones %a a !rearpara ello y !uando y donde se %a a !ele&rar. Buena parte del desen%ol%imiento e*i!iente de la

reuni)n depende de esta *ase.

:o primero que usted de&e ha!er es es!lare!er el moti%o, o sea lo que quiere lograr !on eltra&a"o en grupo. ;na reuni)n es una a!ti%idad la&oral y !omo tal de&e tener un o&"eti%o pueseste !ondi!iona todo lo dem#s hasta la propia !ele&ra!i)n de la reuni)n. +l o&"eti%o es el !entro yla ra)n de ser de toda reuni)n y el !riterio para medir su ($ito.

+i no sabe a donde tiene que llegar4 1para qué convocar 

a tantas personas3

e*inido el o&"eti%o y suponiendo que se rati*i!a la ne!esidad de !ele&rar la reuni)n se de&en%alorar otros elementos. ;no de ellos es la *orma en que desea mane"ar el asunto y!onse!uentemente el tipo de reuni)n que ha&r# que !ele&rar para ello. <i el o&"eti%o !onsiste por e"emplo en, de!idir la me"or *orma de redu!ir los !uellos de &otella en la produ!!i)n, se puedeha!er una reuni)n para de&ate p-&li!o o una de solu!i)n de pro&lemas dependiendo de sipre*iere mo%erse en el terreno parlamentario y no dar demasiada rienda suelta a las personas osi por lo !ontrario quiere propi!iar una alta parti!ipa!i)n e intera!!i)n entre todos los miem&rosdel grupo.

=ero si el o&"eti%o *uera in*ormar so&re la estru!tura de surtido de produ!!i)n para el pr)$imoao, no sera ade!uado ha!er un tipo de reuni)n que impli!ara de&ate, so&re todo si la de!isi)nya *ue tomada. s, en una !om&ina!i)n de !onsidera!iones de o&"eti%os, modo de tra&a"odeseado y tipo de reuni)n posi&le, se de!ide si la reuni)n se da o no y de que tipo.

<i lleg) hasta aqu pensando a-n que la reuni)n de&e !ele&rarse, haga un -ltimo intento parae%itarlo. <i le !uesta mu!ho tra&a"o en!ontrar raones para ello, le presentamos a !ontinua!i)ndie argumentos, algunos de los !uales pudieran ser%irle

(!E= R'=&NE+ #'R' N& CE/ER'R UN' REUN!5N

1. ;<+ +<G =+H;AA? I@? + ;N ++'AN <?:;AJN2. <+ =;++ /+ '+H? ANA@A;:'+N+3. <+ =;++ +<?:@+ AC;: ?N ;N '+'?, +:+:KI?N? ? +: ';:4. +: <;N? N? +<G +N? + :?'=++NA +: ?:+A@?5. ;<+ N? :+ AN++< ;N A+A? + C;=?6. : <?:;AJN : ;+ <+ =;++ AB +< LNA7. +: <;N? N? AN++< :?< =AA=N+<

8. <; =A KNA +N +: +' +<G ';F =? +NA' + ??<9. N? /F ANI?'AJN A<=?NAB:+ = BH +N +: +'10. N? +< A'=?N+ ?N<+C;A : +=AJN +: ?:+A@?

e!uerde que hay un &uen n-mero de tareas que se pueden ha!er y ha!er &ien sin !ele&rar unareuni)n, aunque por pura %o!a!i)n mu!has personas pre*ieran !ele&rarla. +s m#s, a %e!es lareuni)n es la peor manera de e"e!utar algunas !osas.

Page 13: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 13/20

;n e"emplo son aquellas que demandan !onta!tos indi%iduales !on %arias personas !on %istas aal!anar !ierto ni%el de nego!ia!i)n o de !oordina!i)n que de reunirlas todas "untas para ha!erloresultara un *ra!aso. =rue&e para que %ea que le resulta menos ago&iante ha!erlo porseparado.

?tro e"emplo son las tareas que demandan un tra&a"o !onstru!ti%o o analti!o de in*orma!iones.

+sa la&or puede ser he!ha !on mu!ha *a!ilidad y e*i!ien!ia por una o dos personas, pero se%uel%e !omple"a y lenta si se intenta ha!erlo durante una reuni)n.

:a ne!esidad de en!ontrar un *ondo amplio de ideas no es tampo!o ra)n su*i!iente parareunirse, pues se puede ha!er por separado y e$isten t(!ni!as para ello siendo el e"emplo masrepresentati%o el m(todo elphi. +sta %ariante resulta muy re!omenda&le en los !asos en que lagenera!i)n de ideas por aso!ia!i)n no es un *a!tor de peso, la presen!ia de determinadaspersonas puede inhi&ir la parti!ipa!i)n o el n-mero poten!ial de parti!ipantes est# muy dispersogeogr#*i!amente.

<e sa&e que el he!ho de unir %arias personas en un sal)n, no impli!a ne!esariamente queen!ontrar#n mayor n-mero de ideas que si lo hi!ieran por separado. =ara lograrlo, se requiereemplear ade!uadamente las t(!ni!as parti!ipati%as.

<i al llegar aqu usted se siente un po!o aplastado por tantos argumentos en !ontra, %amos aaadirle algunos elementos de !ompensa!i)n para no pe!ar de e$agerados. +n general, lasreuniones se "usti*i!an para tareas !omo las siguientes

o omar de!isiones o solu!ionar pro&lemas en !ole!ti%o !uando e$iste lain*orma!i)n &#si!a su*i!iente y la gente !apa de a&ordarlo

o Cenerar ideas so&re todo !uando el !omponente de originalidad es importante yno hay *a!tores inhi&itorias en el !ole!ti%o

o espe"ar un estado de opini)n !on ayuda de todo el grupoo :legar a a!uerdos para realiar un tra&a"oo +le%ar los !ono!imientos mediante la intera!!i)n de todos los miem&ros.

<uponiendo que despu(s de todas estas !onsidera!iones ha llegado usted a la !on!lusi)n que lareuni)n de&e darse, quedan a-n %arios asuntos por resol%er y de!idir antes de !ele&rarla.@eamos los mas importantes

o N-mero de parti!ipanteso alidad de parti!ipanteso ondi!iones materialeso Ampli!adoso @oluntad de tra&a"ar en grupoo 'omentoo =repara!i)n

N>MER& (E #'R$!C!#'N$E+

:as estadsti!as demuestran que a mayor !antidad de parti!ipantes aumenta la dura!i)n de lasreuniones y se redu!e su e*e!ti%idad. ;n estudio he!ho por espe!ialistas en psi!ologa so!ial,demostr) que para de!idir un *allo so&re un mismo asunto, los "urados de do!e miem&rosrequieren mu!ho mas tiempo que los de seis y sin em&argo no hay di*eren!ias signi*i!ati%a en!uanto a lo que de!iden.

Page 14: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 14/20

'antenga el n-mero en lmites raona&les no mas de die en reuniones que demanden altaintera!!i)n !omo es el !aso de las destinadas a solu!ionar pro&lemas. =uede llegar hasta 15 )20 en las de *orma!i)n de personal y des&ordar esos lmites en las meramente in*ormati%as.

+l prin!ipio es mantener el tope al mnimo posi&le. :as !i*ras pequeas poten!ian la intera!!i)n ypermiten llegar !on mas rapide a un !lima de tra&a"o en grupo adem#s son m#s &aratas. :as

!i*ras grandes mas de 20 o&ligan a seguir m(todos parlamentarios !on lo que la parti!ipa!i)nse redu!e y tam&i(n la posi&ilidad de e%itar ganadores y perdedores.

C'/!('( (E #'R$!C!#'N$E+

:a !omposi!i)n de los parti!ipantes es otro de los *a!tores de ($ito de una reuni)n !uya solu!i)nes anterior a la reuni)n misma. :a ele!!i)n de quienes %an a ser !itados in*luir# en la mayor omenor intera!!i)n, en la posi&ilidad de que apare!an su*i!ientes puntos de %ista di*erentes, enel ritmo y estilo de dis!usi)n y en la !antidad y !alidad de los aportes.

 lgunos parti!ipantes pueden ser realmente terri&les so&re todo los que pre*ieren a!tuar !omo*ran!otiradores y no en el grupo, los superagresi%os, los autosu*i!ientes, los que les en!antan las

reuniones pues la apre!ian !omo un modo de no tra&a"ar, los que no tienen que %er !on elasunto, los hiper!rti!os y otros e"emplares m#s.

<in em&argo, es muy atra!ti%o !onsiderar a los !riteriosos, los !reati%os, los que no se resignan!on los esquemas, los que !ono!en del asunto, los dispuestos a dar y re!i&ir, los portadores dedi*erentes puntos de %ista y en general los que pueden !ontri&uir a apro%e!har realmente eltiempo.

e!uerde ha!er una &uena sele!!i)n del *a!ilitador y el registrador en !aso que %aya a utiliarlosy a%seles !on tiempo.

C&N(!C!&NE+ M'$ER!'/E+

 qu hay %arios temas. ;no es el lo!al, que de&e pro%eer a!!esi&ilidad *#!il, tranquilidad yespa!io su*i!iente.

?tro es la distri&u!i)n de las sillas a la !ual de&e !on*errsele importan!ia parti!ular. 'u!hos!oin!iden en que una *orma!i)n en !r!ulo es la mas apropiada para disol%er las di*eren!ias

 "er#rqui!as y *a!ilitar que todos se %ean entre si, pero es totalmente in!on%eniente si pretendeemplear memoria de grupo pues no hay ning-n lugar al que todos a la %e tengan a!!eso %isual.

Page 15: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 15/20

;na *orma!i)n en semi!r!ulo o en ; puede resol%er ese in!on%eniente siendo la primerasuperior a la segunda. :as dos *a!ilitan el desplaamiento del *a!ilitador y la !on!entra!i)n en latarea. :o ideal en am&os !asos, es que la parte a&ierta de la *orma!i)n apunte ha!ia la pareddonde se !olo!a la memoria de grupo. <i la inter!omuni!a!i)n no tiene importan!ia, !ualquier*orma!i)n sir%e.

:a &ase material en !uanto a piarra, mar!adores, pliegos grandes de papel, *a!ilidades parapegar o !la%ar los pliegos, retroproye!tor, !omputadora, data shoM, et!. de&e ser asegurada y%eri*i!ado su *un!ionamiento en caso de que se vaya a emplear .

!M#/!C'(&+

No todos los parti!ipantes %an a ser igualmente per"udi!ados, &ene*i!iados o simplementemoti%ados por lo que se %a a dis!utir, resol%er o de!idir en la reuni)n. ampo!o todos tienen elmismo ni%el de in*luen!ia so&re el asunto.

+s &ueno tratar de identi*i!ar los mas representati%os de !ada !aso, por e"emplo los que tienensu*i!iente *uera para inhi&ir a los dem#s, &loquear determinado !urso de a!!i)n, o liderear!iertas solu!iones, los que resultaran mas per"udi!ados o &ene*i!iados !on una u otra solu!i)n,

los que tienen un dominio a *ondo del tema, et!. :a presen!ia de todos ellos es importante parael resultado y para la a!epta!i)n de lo que se a!uerde.

"&/UN$'( (E $R''<'R C&N E/ :RU#&

+s de suponer que si usted de!idi) ha!er la reuni)n es porque est# preparado psi!ol)gi!amentemas para or que para ha&lar, mas para tra&a"ar !on las di*eren!ias de opini)n que !on launi*ormidad, mas para promo%er los !riterios que para imponer el suyo.

No es de suponer que lo que usted pretenda sea manipular el grupo para que rati*ique la ideasque ya usted tiene ela&oradas, o para que es!u!hen em&elesados lo que usted di!e.

<i usted no siente que tiene realmente tal %oluntad, piense &ien si %ale la pena emplear as eltiempo de tantas personas y el suyo propio.

M&MEN$&

:a ele!!i)n del da y la hora es importante, so&re todo si la reuni)n lo es. lgunos e$pertosopinan que el lunes por la maana no es &uen momento de&ido a que las personas no handespegado a-n y que el -ltimo da de la semana en la tarde tampo!o lo es sal%o que se quieraterminar pronto.

+n general, las horas que se apro$iman a la del almuero o la de salida sir%en &ien parareuniones que se desea liquidar r#pido.

<al%o e$!ep!iones, la maana temprano es &uena para el tra&a"o !reati%o en grupo y la no!hetodo lo !ontrario.

#RE#'R'C!5N

;no de los requisitos para una parti!ipa!i)n real es que las personas !itadas tengan lain*orma!i)n su*i!iente que les permita e$presarse y aportar ideas, !on !ono!imiento del asunto.

Page 16: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 16/20

+sto demanda la remisi)n !on su*i!iente anti!ipa!i)n de los materiales y ante!edentesne!esarios. ?tro punto !la%e es la *orma en que se e$presen los temas en la agenda. Irases!omo  productividad de la empresa son demasiado es!uetas, siendo mu!ho mas pro%o!ati%o*ormula!iones tales !omo búsqueda de criterios para elevar la productividad  de la empresa enel corto plazo.

:a !ita!i)n de&e ha!erse !on su*i!iente anti!ipa!i)n y mu!hos re!omiendan que se in!luya unalista de todos los !itados pues eso estimula a los dem#s a prepararse.

;sted de&e prepararse a-n me"or que los dem#s y de&e ser !apa de tener una %isi)n masglo&al del tema, de sus ante!edentes y de su importan!ia.

(urante la reunión7 si la va a %acer4 %9gale bien

uando se e$pli!) el en*oque parti!ipati%o apli!ado a las reuniones se hi!ieron algunasre!omenda!iones en*o!adas a tales situa!iones. :as que siguen a !ontinua!i)n tienen un!ar#!ter  mas glo&al, *un!ionan para !asi todos los !asos y pretenden !ompletar aquellas.

$R'$E +!EM#RE (E -'//'R UN M;$&(&

+n la mayora de los !asos hay siempre una *orma me"or de ha!er las !osas. +st( siempreatento a &us!ar y dar sugeren!ias para el tratamiento de todos aquellos puntos que requieren!ierta ela&ora!i)n. <i es ne!esario, emplee primero unos minutos en ponerse de a!uerdo so&re!omo %an a a&ordarlo. ;n m(todo ade!uado le ahorra tiempo y le asegura me"ores resultados.

&$&R:UE <ER'R2U!' '/ $!EM#&

+l tiempo de&e ayudarle a regular las a!!iones. +stimule a todos a su"etarse a su di!tado. <i lees posi&le, asigne una dura!i)n glo&al a !ada punto. plique despu(s mi!rotiempos, pore"emplo, es me"or de!ir "vamos a encontrar entre todos diez soluciones en diez minutos"  queproponer "encontremos soluciones" .

oloque un relo" a la %ista de todos so&re todo a la suya y si le es posi&le nom&re a alguiensupremo !ontrolador del tiempo sin que tal nom&ramiento le impida parti!ipar. :a esen!ia no esestar apurado sino apro%e!har me"or !ada minuto.

'<U+$E /' $ECN!C' ' /'+ C!RCUN+$'NC!'+

No sea un purista de las t(!ni!as. ada una tiene !iertos prin!ipios &#si!os que hay querespetar, mas all# de los !uales usted puede usar su !reati%idad y la del grupo para sa!arle elm#$imo.

Nada le impide ha!er una tormenta de ideas en medio de una reuni)n de tipo parlamentario sirespeta el "ui!io di*erido y es!ri&e al menos en una piarra, la memoria de grupo.

ampo!o esta es!rito en ning-n lugar que en medio de !ualquier !ir!unstan!ia no pueda ustedemplear alguna herramienta para el e"er!i!io del pensamiento lateral sin siquiera estar en mediode una reuni)n !reati%a o de una sesi)n de tra&a"o en equipo.

<i el grupo es muy pequeo es dis!uti&le la !on%enien!ia de emplear *a!ilitador y registradorpues estara anulando dos personas para el de&ate. <i por las !ara!tersti!as de la reuni)n *uera!on%eniente garantiar esas *un!iones, %are un po!o las reglas &#si!as. =or e"emplo, rote eltra&a"o del *a!ilitador para que !ada uno tenga sus oportunidades de parti!ipar y haga que todos

Page 17: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 17/20

a!t-en !omo registradores. <i el grupo domina las t(!ni!as, esta %ariante puede *un!ionare*i!ientemente.

?tra idea !uando haga reuniones para el desarrollo de personal, utili!e !omo o&"eto de estudiosu propia entidad. +sto permite !om&inar el aprendia"e !on la solu!i)n de pro&lemas reales dela organia!i)n personal del tra&a"o, el apro%e!hamiento del tiempo, la toma de de!isiones, el

an#lisis e!on)mi!o, et!. e esta *orma, tales reuniones se ha!en mu!ho mas %aliosas a-n paratodos los asistentes.

(E+C&N6!E (E /' M!N!M!='C!5N

  %e!es los parti!ipantes !on !argos e"e!uti%os tratan de minimiar los asuntos !rti!os en quepueden estar impli!ados, so&re todo si en la reuni)n est# presente un "e*e superior importante.

+n esos !asos los pro&lemas se des%ane!en !omo por milagro gra!ias al in*lu"o de *rases !omolas siguientes "no hay lío, eso es ya historia antigua", "pura anécdota, eso no tiene influenciaimportante en los resultados", "ese es un problema nuestro que somos capaces de resolver porlo que no vale la pena discutirlo aquí", et!.

<olo lo alertamos, puede ser que e*e!ti%amente no sean pro&lemas, pero e%ite que lo !on*undan.

E"!$E 2UE *E+$REC-EN* /&+ #R&/EM'+

:a de*ini!i)n del pro&lema a dis!utir es importante en !ualquier tipo de reuni)n. udese de*ormula!iones que no den mu!ho margen al an#lisis amplio y al de&ate, no importa que lareuni)n sea de tipo tradi!ional.

=or e"emplo, el pro&lema ampliar el hospital es mu!ho menos pro%o!ati%o para el tra&a"o!reati%o que ampliar la !apa!idad en !amas del hospital. :o mismo puede de!irse de aadirop!iones a los turistas, en !ompara!i)n !on &us!ar posi&ilidades para !aptar mas dinero de&olsillo de los turistas. Ansista en este detalle.

NE:&C!E /&+ C&N6/!C$&+

+s normal que se presenten !on*li!tos aparentemente irre!on!ilia&les entre di*erentessegmentos del propio grupo, sin que la reuni)n se haya !itado pre!isamente para resol%er eso.+n este !aso aplique algunas de las t(!ni!as &#si!as que emplean los nego!iadores. qu %analgunas

• =ro!ure lograr primero una disposi!i)n de am&as partes para llegar a a!uerdo.• rate de distinguir entre el !omponente emo!ional y el ra!ional del !on*li!to, entre las

personas y el pro&lema.

Page 18: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 18/20

• =ermita la e$presi)n de las emo!iones, no las re*rene, pero pida que se haga dentro deun mar!o de respeto.

• rate de identi*i!ar y es!lare!er los intereses pro*undiando en las posi!iones. No haga "ui!ios prematuros.

• =ro!eda a es!lare!er las onas de a!uerdo y desa!uerdo, oriente el tra&a"o !om-n s)loha!ia las primeras empleando la memoria de grupo.

• =osponga el an#lisis de los desa!uerdos para !uando termine !on aquellas y esto puedeha!erlo en una segunda reuni)n si le pare!e mas !on%eniente.

• +$plore si las di*eren!ias son pro&lemas de interpreta!i)n o de *ondo y ayude aes!lare!erlas.

• rate siempre de en!ontrar puntos e intereses !omunes y de ir !reando pequeas &asesde a!uerdos que le sir%an de apoyo para a%anar a una siguiente.

• <i el !omponente emo!ional es muy *uerte posponga la reuni)n para dar tiempo are*res!arse.

:a !la%e del ($ito en estos !asos es en!ontrar, !on la ayuda de las propias partes, una *)rmulaque todos puedan a!eptar tanto desde el punto de %ista ra!ional !omo emo!ional, nadie quede!omo %en!edor o %en!ido y queden sal%ados los prin!ipios polti!os, (ti!os y morales de !ada!ual.

<i usted es el "e*e, nada lo o&liga a seguir todo este pro!eso y puede optar por tomar la de!isi)nque !rea mas apropiada. am&i(n se %er# pre!isado a ha!erlo si el arreglo no se al!ana. +lmayor in!on%eniente en estos !asos es que ine%ita&lemente unos se sentir#n ganadores y otrosperdedores.

+!N$&N?CE+E C&N /' #ER+&N'/!('( (E/ :RU#&

No es lo mismo un grupo !ompuesto por o&reros que por intele!tuales, por dirigentes que portra&a"adores simples, por personas en disputa que en armona, por gloriosos retirados que porimpetuosos ")%enes. :a personalidad del grupo demanda un tono y un estilo que usted de&etratar de al!anar si pretende lograr !omuni!a!i)n y !oopera!i)n.

(espués de la reunión7 si la %i)o4 no la pierda al final

<a&a usted que las me"ores ideas pueden *allar durante el pro!eso de su e"e!u!i)n y quemu!has %e!es llegan a ser dese!hadas sin ha&erlas pro&ado realmente o ha!i(ndolo sin las!ondi!iones, los requisitos o las medidas de !ontrol ade!uadosO.

<a&a usted que mu!has personas dis*rutan de puro gusto de las reuniones, ya seadirigi(ndolas o parti!ipando, pero no les interesa en a&soluto lo que %enga despu(sO +s !omo siel o&"eti%o *uera simplemente reunirse.

<i usted ya est# !on%en!ido de lo importante que es apro%e!har &ien su tiempo, no le ser# di*!ilper!i&ir lo terri&le que es perder todo el empleado en preparar, organiar y e"e!utar la reuni)npara despu(s no al!anar ning-n resultado o peor aun para des!artar una idea *ormida&le queahora se !ali*i!a !omo de*i!iente, simplemente por ha&er sido mal apli!ada. !ontinua!i)nalgunas sugeren!ias para despu(s de la reuni)n

REC'#!$U/E

epase mentalmente la reuni)n ya !ele&rada y e%al-e si !umpli) !on el o&"eti%o pre%isto, si eltiempo no *ue e$!esi%o, si el pro!eso se !ondu"o &ien, si hu&o una &uena parti!ipa!i)n e

Page 19: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 19/20

identi*i!a!i)n !on los resultados, si los a!uerdos *ueron !on!retos y !ontrola&les. onsidere las*allas que pueden ha&erse !ometido y a!umule e$perien!ias.

'+E:URE /' '+E (E $R''<&

:a &ase para la e"e!u!i)n se origina en la reuni)n donde se tom) la de!isi)n. +n pro&lemas

simples &astar# !on un a!uerdo pre!iso, una tarea &ien de*inida y una *e!ha de e"e!u!i)n.

+n pro&lemas de mayor ela&ora!i)n se requiere la de*ini!i)n del m(todo que se %a a emplear yen algunos !asos ha&r# que !rear el m(todo. +so es tam&i(n parte integrante de la &ase y de&eresol%erlo.

+sos pro&lemas de alguna !omple"idad demandan adem#s un %erdadero programa de tra&a"o,!ompuesto por tareas que de&en tener !ierta sin!ronia!i)n y es!alonamiento y por supuesto,identi*i!ados sus e"e!utores y esta&le!idas sus *e!has.

oda tarea de&e estar reda!tada de manera tal que pueda ser %eri*i!a&le y su !umplimientomedi&le. +s pr#!ti!o, en tales !asos, emplear m(todos de programa!i)n de proye!tos.

+ste tipo de prepara!i)n no se puede ha!er durante una reuni)n por lo que de&e ser en!argadoa alguien y despu(s apro&ado por el grupo o por usted

(E6!N' !EN /'+ C&N(!C!&NE+

+l ($ito de numerosas de!isiones depende del !umplimiento de !iertas !ondi!iones que %aranmu!ho seg-n el asunto. +n unas o!asiones puede ser la prepara!i)n del personal, en otros!iertos par#metros *si!os y qumi!os, una determinada se!uen!ia en las opera!iones o laha&ilita!i)n de alguna instala!i)n ade!uada.

 lgunas de estas !ondi!iones son impres!indi&les y otras re!omenda&les. <i se %iolan lasprimeras la a!!i)n *ra!asa y no pre!isamente porque sea una mala idea. seg-rese que las

!ondi!iones est(n &ien de*inidas y que se programe su !umplimiento. ontrole.

E+$U(!E /' ME<&R M'NER' (E -'CER E/ C'M!&

'u!has de!isiones impli!an sustituir una *orma de tra&a"ar por otra totalmente nue%a o muydi*erente. /ay %arias *ormas de introdu!ir tales !am&ios y la me"or es aquella que mas se adaptaa las !ir!unstan!ias e!on)mi!as, polti!as y so!iales a que de&e en*rentarse el !am&io. +stasson las mas empleadas

Page 20: Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

7/21/2019 Como Reunirse Sin Perder Miserablemente El Tiempo

http://slidepdf.com/reader/full/como-reunirse-sin-perder-miserablemente-el-tiempo 20/20

• !N+$'N$'NE'. +l !am&io se ha!e de *orma inmediata o en un plao pr#!ti!amenteinsigni*i!ante. No hay un perodo de tr#nsito en que el sistema o pro!edimiento anterior y elnue%o *un!ionen "untos. <e emplea en aquellos !asos de una a&soluta seguridad en !uanto a la!alidad de la de!isi)n a apli!ar, so&re todo si est# amparada por su*i!ientes prue&as e$perimentales de *un!ionamiento.

• #'R'/E/' . :o nue%o y lo %ie"o *un!ionan a la %e durante !ierto tiempo !on el

prop)sito de no eliminar el segundo hasta que el primero haya demostrado que es e*e!ti%o.• #!/&$E'('. +s una *orma intermedia o&tenida a partir de apro%e!har las %enta"as de

las dos anteriores y redu!ir sus des%enta"as. onsiste *undamentalmente en apli!ar el !am&io enun mar!o redu!ido e irlo generaliando a medida que se !omprue&an sus &uenos resultados y seha!en los a"ustes de opera!i)n que sean ne!esarios.

-':' +E:U!M!EN$&

+sta&le!a me!anismos de !ontrol que le permitan %eri*i!ar el !umplimiento de las tareas ytomar a tiempo las medidas !orre!ti%as !orrespondientes, las !uales de&en in!luir las a!!iones!ontra los in!umplidores. plique t(!ni!as de !ontrol. =ara los !asos !omple"os en!argue a suin*orm#ti!o que le disee un sistema de !ontrol y seguimiento de tareas que puede mane"arlo por el sistema en red de la empresa o u&i!#ndolo en su m#quina personal en !aso de que las

m#quinas no est(n inter!one!tadas.

!/!&:R'6?'

arnota, ?rlando. 2000 +l !amino ha!ia el alto desempeo. :a /a&ana +N<=.

arnota, ?rlando. 2000 Ceren!ia sin ago&io. :a /a&ana. +N<=.

astell Ilorit, =astor. 2001 +n*oque sist(mi!oDepidemiol)gi!o y el pro!eso geren!ial enCeren!ia en <alud. pp 1D16. :a /a&ana. +N<=

oleman, aniel. 1988, 7 "unio e!ent <tudies /elp +$plain Phy <ome 'eetings Iails. he

NeM ForQ imes, p CD9

oyle '. R <trauss . 1985 /oM to 'aQe 'eetings PorQs. +;. +ditorial Ho%e

Iern#nde de la Nue, ?dalys. 1999 +strategia de =er*e!!ionamiento ?rgania!ional para las@i!edire!!iones de /igiene y +pidemiologa de =oli!lni!os. 'uni!ipio =laya. ra&a"o para optaral ttulo de 'aster  en <alud =-&li!a. +s!uela Na!ional de <alud =-&li!a, :a /a&ana. u&a

Saten&a!h, Hon .1998 'aQing teams MorQ at the top . :eader to :eader, No. 7 Pinter.

<enge, =eter. 2000 :a quinta dis!iplina en la pr#!ti!a. '($i!o. +ditorial Crani!a. .

Parren, Bennis. 2001 :eading in the neM millennium +$e!uti%e +$!ellen!e. 'aro %ol. 18.Assue 3, p 5

Pild&lood, =eter. 2001.Building +**e!ti%e eams. httpTTMMM.managementDtrainingD!onsultants.!om